Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. През септември 2018 г. жалбоподателят кандидатства за работа като ръководител на ИТ проект ^[1] в Европейската инвестиционна банка (ЕИБ). ЕИБ не подбира заявлението му за по-нататъшно разглеждане.

2. Жалбоподателят е поискал обратна информация, т.е. поради причините, поради които ЕИБ не го е избрала. По-специално, той искаше да знае как е била отбелязана неговата автобиография. ЕИБ информира жалбоподателя, че предвид големия брой кандидати не е в състояние да предостави подробна обратна информация.

3. След това жалбоподателят подаде жалба до механизма за подаване на жалби на ЕИБ ^[2]. Той поиска информация относно оценката на своята автобиография по категория на оценяване.

4. Механизмът за подаване на жалби на ЕИБ отговори на жалбоподателя през декември 2018 г. Тя се извини за първоначалния отказ да му предостави обратна информация, което се дължи на недоразумение, и потвърди, че ЕИБ обикновено предоставя подробна обратна информация в процедурите за подбор, когато даден кандидат изрично я поиска. Тя информира жалбоподателя, че ЕИБ е получила 122 заявления за тази работа. 40 заявления са били „включени в дългия списък“, а 12 впоследствие са били „включени в краткия списък“. Жалбоподателят е сред 40-те кандидати, включени в дългия списък, но не и сред 12-те кандидати, включени в краткия списък. Практиката на ЕИБ е да подбира кандидати въз основа на сравнение на автобиографиите и на това доколко автобиографиите отговарят на изискванията за обявената работа. ЕИБ обясни, че „една от причините“кандидатурата на жалбоподателя да не бъде включена в краткия списък е, че други кандидати отговарят в по-голяма степен на изискванията за длъжността и че неговата автобиография не отговаря на три специфични изисквания ^[3].

5. Жалбоподателят поиска допълнителна информация от ЕИБ. Той попита дали използването на думите „една от причините“ за това, че не е бил включен в краткия списък, предполага, че има други причини, които не са му били съобщени. Той също така попита дали някои от изискванията за работа са получили по-голяма тежест от други и какви записи съхранява ЕИБ след всяка фаза на подбор. ЕИБ отговори, че комисиите за подбор разполагат с широка свобода на преценка относно начина, по който организират процедурите за подбор на персонал. Те оценяват пълната автобиография спрямо квалификациите, изброени в длъжностната характеристика, но не правят оценка по категории. ЕИБ не записва оценките на всеки етап от процедурата за подбор на персонал.

6. Недоволен от отговора на ЕИБ, през февруари 2019 г. жалбоподателят се обърна към Европейския омбудсман.

Проучването

7. Омбудсманът започна проверка по жалбата, че ЕИБ не е предоставила на жалбоподателя информация относно начина, по който е било оценено заявлението му, и че не е предоставила обратна информация относно причините, поради които заявлението му не е било включено в краткия списък.

8. В хода на проверката омбудсманът получи отговора на ЕИБ на жалбата и впоследствие коментарите на жалбоподателя в отговор на отговора на ЕИБ ^[4].

9. В отговора си ЕИБ обясни как оценява заявленията в процедурите за подбор. Оценката се състои от четири етапа, а именно етап 1 — първоначален скрининг и дълъг списък, етап 2 — технически скрининг и кратък списък, етап 3 — първоначално изпитване и етап 4 — окончателно интервю. Етап 1 се състои от първоначален преглед на заявленията спрямо изискванията за работа, посочени в длъжностната характеристика. Комисията за подбор на ЕИБ изготвя списък с кандидатурите, които отговарят на изискванията. Етап 2 се състои от технически преглед на отдавна включените в списъка заявления чрез сравняване на заявленията помежду им. Приложенията, които отговарят най-добре на изискванията, са включени в краткия списък и преминават към фаза 3. Заявлението на жалбоподателя не беше включено в списъка.

10. ЕИБ заяви, че не прилага никакво претегляне по отношение на специфичните изисквания за работните места. Комисията за подбор сравнява кандидатурите помежду им, без да използва оценки за всяко изискване за работа. ЕИБ не води документация с конкретна информация за всеки кандидат по време на етапи 1 и 2. ЕИБ обаче разполага с информация за това дали кандидатът е бил включен в дългия списък или в краткия списък, както и за обосновката на решението.

11. Накрая, ЕИБ заяви, че използването на формулировката „една от причините“в нейната обратна връзка с жалбоподателя означава, че се дава приоритет на кандидати, чийто профил отговаря в по-голяма степен на изискванията за работа, докато другите причини са фактът, че неговата автобиография не показва, че той отговаря, частично или изцяло, на всички изисквания за работа.

12. Жалбоподателят твърди, че обратната информация, предоставена от ЕИБ, не е прозрачна, тъй като не използва точкова система, което означава, че няма базова линия, спрямо която да се оценяват заявленията. Той твърди, че обратната информация, която е получил, само го е информирала, че други кандидати имат по-добри автобиографии. Поради това той счита, че ЕИБ не е посочила мотивите, поради които е взела решението да не включи кандидатурата му в краткия списък. Жалбоподателят също така твърди, че неизползването на система за оценяване може да противоречи на съдебната практика на ЕС.

Оценка на омбудсмана

Относно искането за информация относно методологията, използвана в процедурата за подбор

13. Омбудсманът счита, че ЕИБ е предоставила достатъчно информация на жалбоподателя относно процедурата за подбор. ЕИБ обясни по ясен начин различните етапи на процедурата за подбор и методологията, използвана за оценка на заявленията. Тя също така поясни, че съхранява информация за обосновката на взетото решение за включване в дългия списък и в краткия списък на кандидатите на етапи 1 и 2 от процедурата за подбор. Поради това Омбудсманът счита, че ЕИБ е уредила този аспект на жалбата.

Относно искането за индивидуална обратна връзка

14. Омбудсманът разбира разочарованието на жалбоподателя от необходимостта да премине през дълга процедура, за да получи обратната информация, която е трябвало да получи незабавно. ЕИБ заяви, че първоначалният ѝ отказ да предостави обратна информация на жалбоподателя е грешка и му се извини. Тъй като ЕИБ поясни, че обичайната ѝ практика е да предоставя обратна информация на всички кандидати, които я поискат, омбудсманът е удовлетворен, че е малко вероятно грешката да се повтори.

15. Омбудсманът признава, че обратната информация, предоставена на жалбоподателя, би могла да бъде формулирана по-добре. В обратната информация в същото изречение се посочват причини от сравнителен характер (че други кандидати отговарят по-точно на изискванията за работа) и от материален характер (че автобиографията му не отговаря на три специфични изисквания за работа). Това, както и използването на думите „една от причините за “, създадоха известно объркване. ЕИБ обаче вече поясни, че не е имало неоповестени причини жалбоподателят да не бъде включен в краткия списък.

16. Жалбоподателят все още счита, че ЕИБ не е обосновала решението си да не включи в краткия списък кандидатурата му. Съгласно съдебната практика на ЕС целта на задължението за мотивиране на решение, което засяга частноправен субект, е, от една страна, да се предоставят достатъчно подробности, които да позволят на заинтересованото лице да установи дали решението е обосновано, и от друга страна, да се даде възможност за оспорване на решението пред съд ^[5]. В този случай ЕИБ информира жалбоподателя, че неговата автобиография не отговаря на три специфични изисквания в длъжностната характеристика. Поради това омбудсманът счита, че обратната информация дава достатъчно подробности за причините, поради които заявлението на жалбоподателя не е било включено в краткия списък. Тази констатация не противоречи на факта, че процедурата също е от сравнителен характер, т.е. че други кандидатури отговарят по-добре на изискванията в длъжностната характеристика ^[6].

17. Жалбоподателят също така изразява загриженост, че ЕИБ не разполага със система за оценяване на заявленията и няма обективни критерии, по които да оценява всяка автобиография. Съгласно постоянната съдебна практика на ЕС „съобщаването на кандидатите на оценките, получени на различните тестове, които отразяват оценките, направени от конкурсната комисия, представлява подходящо изложение на мотивите, на които се основават решенията на комисията.“ (подчертаването е добавено)^[7] Съдебната практика обаче също така потвърждава, че конкурсните комисии разполагат с широка свобода на преценка при определянето на начина, по който изпълняват работата си.^[8] Това означава, че конкурсната комисия е свободна да не използва точки . Въпреки че даването на оценки е подходящо изложение на мотивите, то не е задължение. Други средства за предоставяне на обратна информация, като например описание на това кои критерии не са били изпълнени, също са приемливи. Както бе посочено в точка 16 по-горе, ЕИБ е предоставила на жалбоподателя достатъчно подробни мотиви, за да не включи кандидатурата му в краткия списък. Ясно е, че критериите, използвани за оценка и сравняване на автобиографиите, са били изискванията в длъжностната характеристика.

18. Въз основа на гореизложеното омбудсманът счита, че ЕИБ е уредила и този аспект на жалбата.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

ЕИБ е предоставила информация относно процедурата за подбор, както и достатъчно обратна информация относно оценката на заявлението на жалбоподателя. По този начин ЕИБ се е произнесла по жалбата.

Жалбоподателят и ЕИБ ще бъдат информирани за това решение.

Емили О'Райли

Европейски омбудсман

Страсбург, 13.2.2020 г.

[1] Отваряне на работно място 105312.

[2] Механизмът на ЕИБ за подаване на жалби има ролята да разследва жалбите, за да гарантира, че ЕИБ спазва вътрешните си политики и процедури, и да предлага корективни действия, когато това не се случи.

[3] А именно „опит в разработването на Java EE“,„опит във финансовия сектор“и „изложение на вътрешно развитие“.

[4] Междувременно жалбоподателят е подал и втора жалба до механизма за подаване на жалби на ЕИБ, с която оспорва решението да не се подбира заявлението му за по-нататъшно разглеждане. Този аспект не беше част от проверката на Омбудсмана.

[5] Вж. решение на Съда от 26 ноември 1981 г., Bernard Michel/Европейски парламент, дело 195/80, точка 22.

[6] Съдебната практика на Съюза поддържа, че сравнителната оценка на кандидатите е приемлив метод за подбор, когато целта е да се подберат ограничен брой кандидати, дори ако обявлението за конкурса не предвижда сравнителен характер на оценката. Вж. решение на Съда на публичната служба от 8 юли 2010 г. по дело Andrzej Wybranowski/Европейска комисия, F-17/08, точка 46.

[7] Вж. решение на Съда от 4 юли 1996 г., Европейски парламент срещу Angelo Innamorati, C-254/95 P, точка 31.

[8] Решение на Общия съд от 11 февруари 1999 г. по дело Mertens/Комисия, T-244/97, точка 44; както и Решение на Съда на публичната служба от 8 май 2008 г., Suvikas/Съвет, точки 86—90.