Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбата се отнася до отказа на Европейската комисия да извърши окончателно плащане във връзка с финансиран от ЕС проект.

2. Жалбоподателят, нидерландско дружество, е бил координатор на 14-членен консорциум, който е осъществил финансиран от ЕС проект, озаглавен ST andards in E uropean P ublic P rocurement for IN novation (STEPPIN) от 18 октомври 2006 г. до 17 октомври 2008 г.[1].

3. На 11 октомври 2006 г. жалбоподателят е сключил договор с Генерална дирекция „Предприятия и промишленост“ на Европейската комисия (ГД „Предприятия и промишленост“). Максималният размер на финансовото участие на ЕС в проекта под формата на безвъзмездни средства беше определен на 1 497 364 EUR.

4. Проектът беше координиран от Дирекция D2 (Подкрепа за иновации) на ГД „Предприятия и промишленост“. Четирима служители по проекта последователно са отговаряли за последващите действия по проекта. Комисията извърши предварително финансиране и допълнителни плащания в размер на 358 000 EUR, 150 000 EUR и 253 891,37 EUR съответно на 21 декември 2006 г., 15 ноември 2007 г. и 7 май 2008 г. По този начин консорциумът е получил авансови плащания на обща стойност 761 891,37 EUR.

5. На 18 декември 2008 г. жалбоподателят представи на Комисията финансови отчети и подкрепящи документи за последния отчетен период (вторият от двата отчетни периода). Исканите разходи възлизат на 740 707,61 EUR.

6. През 2009 г. външен одитор извърши одит на проекта от името на Комисията. На 24 ноември 2009 г. тя изпрати на жалбоподателя за коментар проект на одитен доклад.

7. На 25 ноември 2009 г. жалбоподателят изпрати писмо до Комисията. То твърди, че на 18 декември 2008 г. е представило на Комисията цялата необходима информация, но все още не е получило окончателното плащане в размер на 559 819 EUR. Жалбоподателят се позова на договора си с Комисията и посочи, че Комисията е трябвало да изплати неизплатената сума в срок от 90 дни от 18 декември 2008 г., когато е представила окончателния си доклад. То твърди, че е изпълнило договорните си задължения и че Комисията следва да направи същото.

8. Комисията отговори на 1 декември 2009 г. Тя информира жалбоподателя, че е спряла процедурата за плащане, докато не направи необходимите корекции в декларациите за разходи въз основа на окончателния одитен доклад. Той посочва, че съгласно член II.28.8 от Общите условия срокът, определен за одобряване на докладите, може да бъде спрян от Комисията по всяко време, ако тя уведоми координатора на даден проект, че финансовият отчет не е приемлив, било защото не отговаря на изискванията на договора, било защото финансовият отчет не съответства на докладите за дейността, представени на Комисията за одобрение. Освен това Комисията посочи, че предварителните резултати от последващия одит показват, че финансовите отчети трябва да бъдат съществено коригирани, преди Комисията да може да извърши окончателното плащане.

9. На 9 декември 2009 г. жалбоподателят изпрати писмо до външния одитор, в което заяви, че не е съгласен с проекта на одитния доклад. Жалбоподателят твърди, че одиторът е предоставил невярна информация на Комисията по въпроса за „производствените часове“ и не е взел предвид „човекочасовите ставки“ (които според него са общоприетият метод в консултантската индустрия). Той също така посочи, че представянето пред Комисията на предварителните резултати от последващия одит не е в съответствие с Международния кодекс за поведение на одиторите. Към писмото си жалбоподателят е приложил осем страници коментари по проекта на одитния доклад.

10. На 11 декември 2009 г. жалбоподателят информира Комисията, че одиторът е представил проекта на одитен доклад на Комисията, без преди това да се е консултирал с консорциума STEPPIN, като по този начин е нарушил Международния кодекс за поведение на одиторите. Жалбоподателят заяви, че проектът на одитния доклад съдържа невярна информация. Той добави, че не е съгласен с решението на одитора да го изпрати на Комисията и с всяко решение, взето от Комисията за публикуването му. Тя посочи, че заключенията в проекта на одитен доклад относно „производствените часове“ са неправилни и не са в съответствие със собствените насоки на Комисията относно производствените часове. Жалбоподателят също така посочи, че одиторът е включил и несъществуващи партньори по проекта в обзорните таблици. Жалбоподателят заключи, че има сериозни съмнения относно компетентността на одитора.

11. На 16 декември 2009 г. одиторът прие окончателния одитен доклад относно участието на жалбоподателя в проекта (B72-09). Окончателният доклад съдържаше коментарите на жалбоподателя по проекта на одитния доклад и забележките на одитора по тези коментари.

12. На 18 декември 2009 г. Комисията отговори на писмото на жалбоподателя от 11 декември 2009 г. Като се позовава на член II.28.8 от Общите условия, той посочва, че има право да отлага плащанията по всяко време, ако има основание за това. Комисията заяви, че финансовите отчети, представени от жалбоподателя, не са приемливи и ще трябва да бъдат съществено изменени, преди да може да се пристъпи към окончателното плащане. Тя заяви, че предварителните резултати от последващия одит подкрепят тази позиция и че е информирала надлежно жалбоподателя за резултатите от одита. Тя стигна до заключението, че ще определи окончателната дължима сума за проекта веднага щом окончателният (консолидиран) одитен доклад ѝ позволи да направи необходимите корекции в декларациите за разходи. Комисията обясни, че очаква да приключи одита през януари 2010 г.

13. На 23 декември 2009 г. жалбоподателят подаде настоящата жалба до омбудсмана.

14. На 7 януари 2010 г. жалбоподателят отново изпрати писмо до Комисията, в което посочи, че договорът му с Комисията не ѝ позволява да забави плащането въз основа на предварителните резултати от одита. Дружеството твърди, че договорът не предвижда „предварителен последващ одит“. Жалбоподателят заяви, че поради това Комисията не може да се позовава на член II.28.8 от общите условия. Той твърди, че следователно няма основание за спиране на процедурата за плащане и че следователно Комисията е извършила нарушение на договора.

15. На 12 януари 2010 г. одиторът прие консолидирания одитен доклад, обхващащ всички одитирани партньори в консорциума. На тази дата Комисията информира жалбоподателя, че на основание член II.29.1 от Общите условия има право да организира извършването на одити от външни одитори или от собствените си служби, включително OLAF. Комисията обясни, че тези одити започват с посещение на място, след което одиторите представят на Комисията предварителен проект на одитен доклад. След това изпълнителят се приканва да представи коментари по констатациите от одита, които се вземат предвид в окончателния одитен доклад. Комисията обясни, че е следвала този подход в случая на жалбоподателя. Тя напомни на жалбоподателя, че финансовите отчети трябва да са в съответствие с финансовите разпоредби на Договора и че съгласно член II.19.1 от Общите условия разходите трябва да са реални, икономически и необходими за изпълнението на проекта, за да бъдат допустими. Комисията също така се позова на член II.28.4, в който се посочва, че изпълнителят е съгласен безвъзмездните средства да бъдат ограничени до сумата, необходима за заплащане на разходите, и че те не могат да генерират печалба. Тя повтори, че финансовите отчети, представени от жалбоподателя, не са в съответствие с разпоредбите на договора и следователно не са приемливи.

16. С писмо от 18 януари 2010 г. Комисията уведоми жалбоподателя, че ще приложи заключенията от одита. Тя посочи, че понятието „часове, за които се дължи такса“, използвано от жалбоподателя за изчисляване на разходите за персонал, се различава от понятието „продуктивни часове“ или „работни часове“, използвано от одитора. Комисията приложи копие от окончателния одитен доклад към писмото си и заяви, че счита одита за приключен. Тя поясни, че окончателното заключение на одитора е, че жалбоподателят е надценил разходи в размер на 151 624,19 EUR, състоящи се главно от разходи за персонал (114 171,86 EUR) и непреки разходи (22926,20 EUR). На 18 февруари 2010 г. жалбоподателят изпрати писмо до Комисията, в което посочи, че не е съгласен с окончателния одитен доклад. Той заяви, че основният въпрос е изчисляването на „производствените часове“.

17. На 1 март 2010 г. Комисията изготви резюме на проекта STEPPIN („Изпълнителното резюме“). На 8 март 2012 г. Комисията изпрати на жалбоподателя „писмо с информация за плащанията“.

18. На 9 март 2010 г. Комисията извърши окончателното плащане, като взе предвид заключенията от одита.

19. На 19 април 2010 г. жалбоподателят изпрати ново писмо до омбудсмана, в което се прави преглед на последните развития по случая.

Предмет на разследването

20. Твърденията и твърденията на жалбоподателя могат да бъдат обобщени, както следва:

1) Комисията не е изплатила навреме исканата сума (559 819 EUR на партньорите на STEPPIN, 170 083 EUR от които е трябвало да бъдат изплатени на жалбоподателя [2]).

2) Оценката на Комисията, в която се посочва, че жалбоподателят го е надценил с 151 624,19 EUR, което следователно не е допустимо, е неправилна.

3) Комисията не е спазила процедурните правила, определени в договора и общите условия. По-специално жалбоподателят твърди, че:

а) Комисията не я е информирала за спирането на плащането с препоръчано писмо, както е посочено в Договора;

б) Комисията поиска от жалбоподателя, от една страна, да предостави информация, която вече е предоставила на 18 декември 2008 г., но която е изгубена в рамките на ГД "Предприятия и промишленост", и от друга страна, да преформулира същата информация;

в) Комисията неправилно е спряла плащането въз основа на предварителните резултати от одита, положение, което не е посочено в Договора;

г) Комисията е действала неправилно при приемането на одитен доклад, изготвен от одитори, които са пренебрегнали правилата и процедурите, предвидени в договора.

Жалбоподателят заяви, че Комисията следва да плати исканата сума в размер на 559 819 EUR.

Проучването

21. На 23 декември 2009 г. жалбоподателят подаде настоящата жалба до омбудсмана. Жалбата беше препратена на Комисията на 12 февруари 2010 г. за становище. Тъй като Комисията изпрати копие от писмото си от 18 януари 2010 г. до Европейската сметна палата, омбудсманът счете за полезно и целесъобразно също така да информира председателя на Европейската сметна палата за започването на проверката.

22. На 19 април 2010 г. жалбоподателят изпрати допълнителна информация относно последните развития по този случай. На 18 май 2010 г. омбудсманът препрати на Комисията допълнителната кореспонденция на жалбоподателя. Комисията изпрати становището си на 6 юли 2010 г. След това становището беше препратено на жалбоподателя, който изпрати своите коментари на 30 август 2010 г.

23. На 12 април 2011 г. омбудсманът поиска от Комисията допълнителна информация, по-специално по отношение на метода за изчисляване на „производствените часове“. Комисията изпрати допълнителното си становище на 15 юли 2011 г. Допълнителното становище на Комисията беше препратено на жалбоподателя, който изпрати допълнителните си коментари на 29 септември 2011 г. На 18 юни 2012 г. жалбоподателят изпраща електронно писмо до омбудсмана, в което посочва, че е предал иска си срещу Комисията на друго дружество и че в случай че бъде извършено плащане, то следва да бъде изплатено на това дружество.

Анализ и заключения на омбудсмана

А. Предполагаемо неплащане на исканата сума в срок

Аргументи, представени на омбудсмана

24. Жалбоподателят твърди, че Комисията не е изплатила исканата сума навреме. Според жалбоподателя консорциумът е завършил проекта правилно. Тя твърди, че Комисията е трябвало да започне процедурата за плащане на 18 декември 2008 г., когато жалбоподателят е представил финансовия отчет, и плащането е трябвало да бъде извършено в срок от 90 дни от тази дата. Според жалбоподателя този срок може да бъде удължен само ако финансовият отчет не бъде одобрен от Комисията. Комисията обаче не е спазила сроковете за плащане.

25. В своето становище, изпратено до омбудсмана, Комисията заяви, че не е одобрила заявлението за възстановяване на разходи в размер на 740 707,61 EUR, подадено от жалбоподателя за втория отчетен период. Въз основа на резултатите от одита на 1 март 2010 г. Комисията одобри плащане в размер на 433 164,44 EUR. Обработката на докладите, представени от жалбоподателя, отне известно време поради несъответствия в документите, представени от жалбоподателя. Комисията заяви, че е изпратила няколко електронни писма до жалбоподателя относно статуса на плащането и относно възможността да се изиска лихва за всяко неправомерно забавено плащане. В тези електронни писма изрично се споменава отлагането на сроковете за плащане и се обясняват причините за позицията на Комисията. Те също така описаха как сроковете могат да започнат да текат отново.

26. Освен това Комисията заяви, че макар обработването на плащането да е отнело много време, това се дължи на факта, че жалбоподателят не е предоставил точни и съгласувани документи, които са били необходими за обработването на плащанията. Следователно Комисията е имала право да спре процедурата за плащане, докато очаква резултатите от одита.

27. Жалбоподателят не представи коментари по становището на Комисията във връзка с това твърдение.

Оценка на омбудсмана

28. Твърдението на жалбоподателя е, че Комисията не е изплатила навреме исканата сума по проекта STEPPIN. Дължимата сума, която също е предмет на спор между страните, е предмет на второто твърдение и искане. То ще бъде разгледано в раздел Б по-долу.

29. След изменение от страните на член 6 от Договора имаше два отчетни периода, обхващащи съответно месеците от 1 до 12 от Договора (18 октомври 2006 г. до 17 октомври 2007 г.) и месеците от 13 до 24 (18 октомври 2007 г. до 17 октомври 2008 г.). Настоящото твърдение се отнася до предполагаемото забавяне на плащането на поисканата сума в рамките на втория и последен отчетен период, за което жалбоподателят е подал заявление за възстановяване на разходи в размер на 740 707,61 EUR на 18 декември 2008 г.

30. В член 8, параграф 2, букви в) и г) от Договора се посочва, че „в срок от 45 дни след одобряването от Комисията на докладите за последния период и окончателните доклади [...] Комисията извършва окончателно плащане за този период“и че „всяко плащане в края на отчетния период, придружено от одитна заверка, се счита за окончателно, в зависимост от резултатите от всеки одит или преглед“(подчертаването е добавено). В член 8, параграф 2, буква д) се посочва, че: „Когато не се изискват коментари, промени или съществени корекции в някой от докладите за дейността по проекта или финансовите отчети или когато Комисията одобрява докладите повече от 45 дни след получаването им, Комисията извършва съответното плащане в срок от 90 дни от получаването на докладите за дейността по проекта и свързаните с тях финансови отчети. Когато в рамките на този срок Комисията поиска съществени коментари, промени, допълнителна информация или корекции, забавянето [3] се спира след уведомяване от страна на Комисията. Останалата част от 90-дневния срок за плащане започва да тече отново едва след като изпълнителите представят изискваната информация“(подчертаването е добавено).

31. Член II.28.8, първа алинея от Общите условия предвижда, че „сроковете, посочени в член 8 [от Договора] относно [срока] за плащане, могат да бъдат спрени от Комисията по всяко време чрез уведомяване на координатора, че финансовият отчет не е приемлив, било защото не отговаря на изискванията на договора, било защото не съответства на докладите за дейността, представени на Комисията за одобрение. [Крайният срок] за одобрение на финансовия отчет ще бъде спрян до представянето на коригираната или преразгледаната версия, както е поискано, а остатъкът от [крайния срок] за одобрение ще започне да тече отново след получаването на тази информация от Комисията (подчертаването е добавено). Член II.28.8, втора алинея предвижда, че „Комисията може да спре плащанията си по всяко време в случай на неспазване от страна на изпълнителя(ите) на която и да е договорна разпоредба, по-специално по отношение на разпоредбите за одит и контрол в член II.29. В такъв случай Комисията уведомява директно изпълнителя(ите) чрез препоръчано писмо с обратна разписка“(подчертаването е добавено).

32. Що се отнася до прилагането на горепосочените разпоредби към настоящия случай (а именно плащането, съответстващо на втория отчетен период), на 18 декември 2008 г. жалбоподателят представи на Комисията съответните доклади и финансови отчети за втория отчетен период. Следователно, ако Комисията не е отправила искане за коментари, промени или съществени корекции, съгласно член 8, параграф 2, буква д) от Договора плащането е трябвало да бъде извършено в срок от 90 дни, т.е. до 19 март 2009 г.

33. Омбудсманът счита, че предвид фактите по настоящия случай е приложим член 8, параграф 2, буква д), втора алинея от Договора. Резюмето на Комисията действително съдържа преглед на няколко искания, отправени от Комисията след подаването на 18 декември 2008 г. на декларациите за разходи от жалбоподателя. В становището си Комисията приложи копия от тези искания. Омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят не е оспорил фактите, изложени в резюмето. От това резюме и приложенията, изпратени със становището на Комисията, става ясно, че веднага след подаването на декларациите за разходи Комисията е поискала няколко корекции от жалбоподателя с електронно писмо от 19 декември 2008 г. (което съдържа 10 точки). Тези корекции бяха получени от жалбоподателя на 23 януари 2009 г. След това Комисията отправи допълнителни искания за корекции към жалбоподателя с електронни писма от 3 април 2009 г. (коригираните документи бяха получени на 5 май 2009 г.), 5 август 2009 г. (коригираните документи бяха получени на 8 септември 2009 г.) и 17 септември 2009 г. (коригираните документи бяха получени на 13 октомври 2009 г.). В няколко от електронните писма на Комисията се посочва, че плащането няма да бъде извършено, докато не бъдат получени поисканите коригирани документи. Исканията, отправени от Комисията, бяха „съществени“по смисъла на член 8, параграф 2, буква д) от Договора. С електронно писмо от 16 октомври 2009 г. Комисията поиска допълнителни промени в таблицата за проследяване на разходния бюджет. Според резюмето Комисията е получила пълния набор от документи на 20 октомври 2009 г., а докладите са били одобрени на 29 октомври 2009 г. Според резюмето обаче Комисията е решила да не извършва плащането, докато не получи окончателния одитен доклад и не направи необходимите промени в декларациите за разходи. В този контекст тя заяви, че последващите одити, извършени на няколко партньори по проекта, са разкрили високи, недопустими разходи. Настоящият окончателен одитен доклад беше приет на 16 декември 2009 г. С електронни писма от 22 януари и 4 февруари 2010 г. Комисията поиска допълнителна информация от жалбоподателя. С писмо от 8 март 2010 г. („писмо с информация за плащанията“) Комисията предостави на жалбоподателя окончателния си анализ и го уведоми, че плащането ще бъде извършено. Окончателният анализ на Комисията описва различните суми, които въз основа на резултатите от последващия одит са били отхвърлени, включително сумата от 151 624,18 EUR по отношение на жалбоподателя. На 9 март 2010 г. Комисията изплати общо 251 965,10 EUR.

34. Омбудсманът отбелязва в обобщение, че 90-дневният (т.е. 45+45) срок за плащане, който е започнал да тече на 19 декември 2008 г., е престанал да се прилага, след като Комисията е упражнила договорното си право да поиска допълнителна (съществена) информация и разяснения. 90-дневният срок е започнал да тече отново едва след като жалбоподателят е предоставил необходимата информация и разяснения. В резюмето се посочва, че Комисията е получила пълния набор от документи на 20 октомври 2009 г. и ги е одобрила девет дни по-късно. След това в писмото си от 1 декември 2009 г. Комисията информира жалбоподателя, че няма да извърши окончателното плащане, докато не получи окончателния одитен доклад, който ще ѝ позволи да направи необходимите корекции в декларациите за разходи. Омбудсманът счита, че позицията на Комисията е била в съответствие с приложимите правила и освен това е била разумна. Въз основа на гореизложеното Омбудсманът заключава, че не е имало неоправдано забавяне от страна на Комисията при изплащането на исканата сума на жалбоподателя. Следователно не е установено лошо администриране по отношение на този аспект на делото.

Б. Твърдение за неправилна недопустимост на разходите и съответното твърдение

Предварителна забележка

35. Настоящото твърдение се отнася до отхвърлянето от страна на Комисията на част от разходите за персонал на жалбоподателя. Поради това омбудсманът счита, че е полезно да предостави кратко обяснение на своето разбиране за метода за изчисляване на разходите за персонал. Разходите за персонал, които могат да бъдат начислени по проекта, се изчисляват въз основа на следната формула: годишните разходи за персонал на работодателя за всеки член на персонала се разделят на общия брой производствени часове за всеки член на персонала. Това дава почасово заплащане за всеки член на персонала. Резултатът от това изчисление след това се умножава по броя на часовете, прекарани в работа по финансирания от Комисията проект, което дава размера на разходите за персонал, които могат да бъдат начислени на Комисията за проекта. С други думи, въз основа на горната формула, колкото по-малък е броят на „производствените часове“, определени за всеки член на персонала, толкова по-висок ще бъде размерът на разходите за персонал, заявени от Комисията.

Аргументи, представени на омбудсмана

36. Жалбоподателят твърди, че Комисията неправилно е счела, че жалбоподателят е надценил разходи в размер на 151 624,19 EUR. Тя заяви, че отхвърлянето на изчислението на жалбоподателя на „производствените часове“ е неправилно поради следните причини. Жалбоподателят е имал договор с Комисията и предложението му относно тарифите и „производствените часове“ е включено в този договор. Освен това жалбоподателят твърди, че е изчислил разходите в съответствие с правилата, определени в поканата за представяне на предложения. Той добави, че е използвал "производствени часове годишно", което го е довело до заключението, че мениджърите са работили 1046 "производствени часа", а другият персонал е работил 1233 "производствени часа". За разлика от това одиторът счита, че ръководителите са работили 1712 "производствени часа", а другият персонал е работил 1672 "производствени часа".[4] Жалбоподателят настоява, че Комисията никога не е посочвала, че изчислението на "производствените часове", използвано от жалбоподателя, е неправилно. Освен това според жалбоподателя Комисията не е отговорила на искането му за определяне на документа, в който е определено понятието „производствени часове“. И накрая, тя заяви, че прилагането на това определение за „производствени часове“ е довело до неразумни загуби за жалбоподателя, като по този начин е застрашило самото му съществуване.

37. В становището си Комисията посочва, че основава решението си да откаже да плати 151 624,19 EUR като разходи на резултатите от одита, извършен от външния одитор. Комисията информира жалбоподателя за предварителните одитни констатации, които впоследствие бяха преразгледани, когато възраженията на жалбоподателя бяха счетени за основателни. Освен незначителни корекции, тя не одобри разходи в размер на 307 543,17 EUR, заявени от консорциума, от които 151 624,19 EUR бяха заявени от жалбоподателя. На 9 март 2010 г. тя е извършила окончателното намалено плащане по проекта на консорциума. С препоръчано писмо от 8 март 2010 г. тя информира жалбоподателя за окончателния одит и за резултатите от него. Жалбоподателят също е бил уведомен по телефона.

38. В своите забележки жалбоподателят посочва, че „производствените часове“ трябва да се определят в съответствие с обичайните финансови процедури, следвани от изпълнителя. В този контекст тя се позова на точка II.19 от Общите условия, в която се посочва, че допустимите разходи „трябва да се определят в съответствие с обичайните счетоводни принципи на изпълнителя“и че „при счетоводните процедури, използвани при записването на разходите и приходите, се спазват счетоводните правила на държавата, в която е установен изпълнителят“. Тя добави, че е информирала подробно одитора за това. Одиторът обаче не прие обяснението на жалбоподателя и не беше в състояние да идентифицира документа на Комисията, на който се основава нейното решение. Жалбоподателят добави, че тъй като не е могъл да намери допълнителна информация в поканата за представяне на предложения, той се е свързал с отговорния одитор в Комисията, за да потърси информация относно изчисляването на производствените часове. Жалбоподателят изрично е искал да знае дали е можел да знае приложимите правила, когато е направил предложението си или когато е подписал договора си с Комисията. Жалбоподателят заяви, че от разговора с одитора на Комисията е видно, че изчисляването на „производствените часове“ не се основава на никакъв документ. След това жалбоподателят изпрати писмо до Комисията с искане да изясни своето тълкуване на „производствени часове“ и да посочи датата, от която Комисията е приложила това тълкуване. Комисията отговори на жалбоподателя, че одитният доклад и придружаващото писмо съдържат обясненията, поискани от жалбоподателя. Поради това жалбоподателят счита, че приложимите правила са били променени след започването на проекта. Тя твърди, че е използвала метод за изчисляване на „производствените часове“, който е в съответствие с договора и поканата за представяне на предложения. Изчислението на "производствените часове" също е било одобрено от нидерландския счетоводител, който е установил одиторската заверка. В заключение жалбоподателят посочва, че е претърпял загуба в размер на 151 624,18 EUR в резултат на погрешното тълкуване от страна на Комисията на понятието „производствени часове“.

Допълнителни проучвания

39. На 12 април 2011 г. омбудсманът изпрати писмо до Комисията, в което заяви, че що се отнася до изчисляването на „производствените часове“, той само се е позовал на констатацията на одитора. Поради това омбудсманът поиска от Комисията да доразвие отхвърлянето на метода на жалбоподателя за изчисляване на „производствените часове“ и да разгледа твърденията и забележките на жалбоподателя. Омбудсманът изрично поиска от Комисията да посочи разпоредбите на договора, на които се основава отхвърлянето от нейна страна на изчислението на жалбоподателя на производствените часове. Той също така поиска от Комисията да обясни значението на изчисляването на производствените часове за изчисляването на сумата, която трябва да бъде изплатена на консорциума от Комисията.

Допълнителни аргументи, представени на омбудсмана

40. В допълнителното си становище Комисията заяви, че е основала сумата, която трябва да бъде изплатена на консорциума, на изчисляването на общите допустими разходи. Тя е изчислила тези разходи в съответствие с договора, подписан с жалбоподателя. Член II. 19.1 от Общите условия предвижда по-специално, че разходите трябва да бъдат: а) реални, икономически и необходими за изпълнението на проекта; и б) определени в съответствие с обичайните счетоводни практики на изпълнителя. Комисията поясни, че допълнителни подробности относно изчисляването на разходите за персонал са дадени в Ръководството по финансови въпроси, свързани с непреките дейности на Шестата рамкова програма („Финансовите насоки на 6РП“) и в Насоките за одиторски заверки на 6РП. Участниците в поканите за представяне на предложения по 6РП биват информирани в поканите за представяне на предложения за наличието на тази документация чрез уебсайта на Комисията CORDIS, който е централната информационна платформа на Комисията за участниците в рамковите програми за научни изследвания. В това си качество жалбоподателят е знаел условията за изчисляване на допустимите разходи.

41. За да се определят реалните разходи за персонал, индивидуалните единични разходи се изчисляват, като общите годишни разходи за заетост на всеки член на персонала, участващ в проекта, се разделят на „производствените часове“ или „производствените дни“ на този член на персонала. „Производствените часове“ или „производствените дни“ отчитат общия брой платени часове или дни, през които служителят е работил за бенефициера (работни часове или дни) през въпросната година. По този начин се получава почасова или дневна ставка за всеки член на персонала. След това тази почасова/дневна ставка се умножава по броя на часовете или дните, които могат да бъдат начислени за финансирания от ЕС проект. По този начин се получават действителните разходи, свързани със служителите, за целите на изчисляването на разходите, които трябва да бъдат поискани от Комисията. Финансовите насоки на 6РП (в редакцията им от февруари 2005 г., параграф 6.1.1, стр. 144) посочват по-специално следното по отношение на „Персонал“:

„Общите разходи за персонал, които могат да бъдат начислени по проекта, се определят, както следва: Разходите за възнаграждения на персонала следва да се вземат от ведомостите за заплати и следва да отразяват общото брутно възнаграждение плюс (заплатата) частта на работодателя от социалните разходи (напр. заплащане на отпуск, пенсионни вноски, здравно осигуряване и социалноосигурителни плащания). ... Производствените часове трябва да се изчисляват в съответствие с обичайните практики на изпълнителя (като се вземат предвид по-специално националните празници, отсъствията от работа и т.н.). ... Когато обичайната практика на изпълнителя е да разглежда всички или някои видове разходи за персонал (като административен или помощен персонал) като непреки разходи, разходите за този персонал не могат да бъдат начислявани като преки допустими разходи, а само като непреки разходи“(подчертаването е в оригинала).

42. Указанията за одиторски сертификати [5] съдържат допълнителни указания за метода на изчисляване на производствените часове. Тези бележки са насочени предимно към одиторите, натоварени с изготвянето на одиторски заверки. Приложение 3 („Списък на честите грешки във финансовите отчети“, стр. 25) предвижда:

„Изчисляване на почасовата ставка за персонала

„Допълнителен проблем се отнася до изчисляването на почасовата ставка за персонала. Почасовата ставка за персонала се изчислява като "действителните разходи (брутното възнаграждение и частта на работодателя от социалните разходи), разделени на броя производствени часове". Одитните доказателства показват, че като цяло правдоподобен брой производствени часове са от порядъка на 1680 часа годишно. Ако при изчисляването на почасовата ставка за персонала се използва значително по-малък брой производствени часове, следва да се представи солидна обосновка.

Приложение 4 („Ориентировъчен модел на одитна програма“, стр. 27) предвижда:

„3. Преки
разходи - персонал.

... Да се провери дали почасовите ставки на труда са правилно изчислени, т.е. брутното възнаграждение плюс частта на социалните разходи за работодателите, разделена на производствените часове (показател: 1,680 годишно); проверява дали броят на часовете, за които се дължи заплащане, използван за изчисляване на почасовата ставка, е разумен и в съответствие с обичайната практика на изпълнителя. Уверете се, че действителният брой на отработените производствени часове не надвишава броя на отработените часове, приложен при това изчисление“.

Приложение 5 („Предложени образци на процедури, които трябва да бъдат изпълнени“) предвижда:

„2. Преизчисляване на почасовите ставки за персонала и режийните разходи за персонала (пълно покритие, ако са по-малко от 20 изследователи, в противен случай извадка от най-малко 20 или 20 % от изследователите, в зависимост от това коя от двете стойности е по-голяма), посочване на използваните производствени часове и почасовите ставки. Когато се използва вземане на проби, подборът следва да бъде на случаен принцип с оглед на изготвянето на представителна извадка.

Определение: Като се използва методологията на бенефициера, за всеки включен в извадката изследовател се показва как сумата, начислена по договора, може да бъде получена чрез използване на възнаграждението за заплати, производствените часове, отчитането на времето или друг метод на разпределение.

Пример: Годишни разходи на работодателя 33 600 EUR, производствени часове 1680 = 20 EUR на час X 450 часа, начислени = 9 000 EUR, начислени за проекта. Производствените часове са броят часове, предоставени от служителя за една година след приспадането на отпуск, отпуск по болест и други права. Ако са направени други приспадания на време за определени платени дейности, те следва да бъдат съобщени като фактически констатации.“

43. Комисията твърди, че горепосочената документация дава общи насоки и като такава предоставя достатъчно информация на потенциалните бенефициери за изготвяне на декларация за разходи в съответствие с критериите за допустимост на разходите по договора. Следва да е ясно, че общите насоки не могат да включват позовавания на подробности, които могат да бъдат установени само за всеки отделен случай. Когато договорът и тълкувателните насоки, предоставени на участниците в безвъзмездните средства по 6РП, оставят известна възможност за тълкуване и се позовават на обичайните практики на изпълнителя, проверката на съответствието на декларацията за действителните разходи (и по-специално изчисленията на производствените часове) зависи от професионалната преценка на одитора.

44. В случая на жалбоподателя одиторът е изчислил „производствените часове“, като е взел предвид законоустановените и националните празници, учебните дни, отпуските по болест и специалните отпуски. Жалбоподателят твърди, че е трябвало да има допълнително приспадане от „производствените часове“, за да се обхванат неподлежащите на таксуване дейности. Методологията на жалбоподателя би довела до увеличаване на почасовата/дневната ставка за времето, необходимо за извършване на работата. Одиторът провери дали има дейности, които не попадат в обхвата на обичайните задачи, за които служителят получава възнаграждение от своя работодател, и които следва да бъдат взети предвид, за да се намали броят на производствените часове работа, извършвани от служителя. Той заключи, че няма налични доказателства за такива дейности. С оглед на малкия размер на организацията беше счетено за приемливо при изчисляването на разходите за персонал да се прилагат стандартни производствени часове.

45. Комисията посочи, че методът за изчисляване на „производствените часове“ е бил разгледан по време на процедурата, довела до окончателния одитен доклад, в който на жалбоподателя е била дадена възможност да реагира на заключенията на одитора. В своите забележки по коментарите на жалбоподателя (приложение 5 към одитния доклад, стр. 45) одиторът подчерта, че концепцията за производствени или работни часове, прилагана за изчисляване на реалните разходи, се различава от концепцията за подлежащи на таксуване часове, на която жалбоподателят е основал своето изчисление. Комисията се съгласи със заключението на одитора и потвърди неговата позиция в писмото си до жалбоподателя от 18 януари 2010 г. За изчисляването на реалните почасови разходи на служителя трябва да се вземат предвид всички дейности на служителя (работни часове). Това следва да се разграничава от времето, през което служителят действително би могъл да се свърже с дейности, предприети за клиентите на организацията (часове, за които се заплаща такса). Комисията не е имала никакви основания да постави под въпрос резултатите от одита. Освен това Комисията обясни заключенията си в телефонен разговор с жалбоподателя на 5 февруари 2010 г. Комисията отново потвърди позицията си в писмото си от 8 март 2010 г.

46. По отношение на аргумента на жалбоподателя, че предложението му относно тарифите и производствените часове е включено в договора, Комисията заяви, че изпълнението на даден проект трябва да отговаря на условията на договора (споразумение за отпускане на безвъзмездни средства) и на предложението за проект, известно също като „Описание на работата“, което е приложено към договора. Проектното предложение съдържа индикативен бюджет. Окончателният размер на безвъзмездните средства обаче се определя въз основа на действителните допустими разходи по проекта. Това означава, че за да бъдат допустими за финансиране от ЕС, разходите трябва да бъдат реални, а не прогнозни, включени в бюджета или условни.

47. По отношение на аргумента на жалбоподателя, че Комисията никога не е заявявала, че изчислението на производствените часове на жалбоподателя е неправилно, Комисията посочи, че бенефициерът има задължение да докладва своите разходи в съответствие с критериите за допустимост на разходите по договора. За определяне на окончателния размер на безвъзмездните средства Комисията може да разчита на одитни заверки. Приемането на разходите в рамките на окончателното плащане обаче не изключва възможността допустимите разходи да бъдат коригирани вследствие на резултатите от одит на място.

48. Що се отнася до аргумента на жалбоподателя, че Комисията не е отговорила на въпроса му относно документа, в който може да се намери определението за „производствени часове“, и от кой момент това определение е било приложимо, Комисията заяви, че понятието „производствени часове“ и изчисляването на тези часове са били предмет на няколко съобщения с жалбоподателя. Фактът, че жалбоподателят не е съгласен с изчисленията на одитора, одобрени от Комисията, не означава, че методът за изчисляване на допустимите разходи за персонал, и по-специално изчисляването на „производствените часове“, не се основава на концепциите, посочени в договора и във финансовите насоки на 6РП. Това също така не означава, че резултатът от одита не е мотивиран и обоснован както от одитора, така и от Комисията. Комисията също така посочи, че понятието „производствени часове“ се прилага от началото на 6РП и при същите условия се прилага и в предходните и следващите програми. Тя не е била нововъведена нито по време на изпълнението на проекта, нито по време на одита.

49. В допълнителните си забележки жалбоподателят посочи, че финансовите насоки на 6РП не се позовават на указанията за одиторски заверки. Следователно жалбоподателят добросъвестно е основал предложението си на финансовите насоки на 6РП и не може да бъде упрекнат, че не е действал в съответствие с указанията за одиторски сертификати, които са адресирани до одиторите, а не до изпълнителя. Жалбоподателят също така намира за странно, че Комисията най-накрая е в състояние да даде отговор на въпроса на кой документ се основава изчисляването на „производствените часове“. Жалбоподателят заяви, че изявлението на Комисията, а именно, че изчисляването на „производствените часове“ е било предмет на няколко съобщения с жалбоподателя, не отразява какво всъщност се е случило. Тя посочи, че понятието „производствени часове“ е било повдигнато за първи път едва когато одиторите са взели своето решение.

Оценка на омбудсмана

50. Според твърдението на жалбоподателя Комисията неправилно е заключила, че жалбоподателят е надценил Комисията с 151 624,19 EUR. В писмата на Комисията до жалбоподателя от 18 януари и 8 март 2010 г. се посочва, че сумата от 151 624,18 EUR е била отхвърлена въз основа на резултатите от одита. В одитния доклад B72-09 се посочва, че общата сума от 151 624,19 EUR включва: 1) разходи за персонал (114 171,86 EUR); 2) други преки разходи (459,14 EUR); 3) непреки разходи (22 926,20 EUR); и 4) корекции на вече отчетени разходи (14 066,99 EUR). В жалбата си и в допълнителната информация, изпратена на омбудсмана, както и в забележките си, жалбоподателят не е вписал подробностите за горепосоченото разпределение на разходите, а се е съсредоточил само върху изчисляването на „производствените часове“. Следователно основният въпрос в настоящото твърдение е спорът относно изчисляването на „производствените часове“, който е от значение само за разходите за персонал, а именно сумата от 114 171,86 EUR. Жалбоподателят не е представил аргументи в жалбата си, за да оспори другите отхвърлени суми или сумите, отнасящи се до другите партньори. Следователно, както по отношение на твърдението, така и по отношение на съответното искане, омбудсманът ще се занимава само със спора относно отхвърлянето на разходите за персонал.

51. Първият въпрос, който трябва да бъде разгледан, е дали жалбоподателят е бил запознат със съответните правила относно изчисляването на „производствените часове“. Един от аргументите на жалбоподателя е, че не е могъл да намери информация в поканата за представяне на предложения относно изчисляването на „производствените часове“ и че поради това не е бил сигурен дали приложимите правила вече са му били известни, когато е направил предложението си или когато е подписал договора с Комисията. Жалбоподателят също така твърди, че Комисията не е отговорила на въпроса му относно документа, в който е определено понятието „производствени часове“.

52. Омбудсманът отбелязва, че Комисията е пояснила в допълнителното си становище, че понятието „производствени часове“ е обяснено както във финансовите насоки на 6РП, така и в насоките за одиторски сертификати на 6РП, и че заявителите са били наясно с наличието на тази документация чрез поканата за представяне на предложения. В точка 4 от поканата за представяне на предложения FP6-2005-INNOV-8 действително се посочва, че „Комисията предоставя на вносителите на предложения ръководства за вносителите на предложения, свързани с поканата, които съдържат информация относно подготовката и представянето на предложение за непряка дейност в областта на научните изследвания и технологичното развитие. Комисията също така предоставя насоки относно процедурите за оценка и подбор на предложения. Тези ръководства и насоки, както и работната програма и друга информация, свързана с поканата, могат да бъдат получени от Комисията на следните адреси: ... Интернет адрес: www.cordis.lu/fp6“. Уебсайтът на CORDIS, в рубриките „Намиране на документ“ и „Документи и насоки за управление на проекти по 6РП“, съдържа копие както от финансовите насоки по 6РП, така и от насоките за одитните сертификати. Тъй като жалбоподателят е могъл да се запознае и с двата документа, неговият аргумент, че не е бил запознат със съответните правила, не може да бъде приет. Освен това омбудсманът отбелязва в тази връзка, че самият жалбоподател е изпратил и двата документа като приложения към първоначалната си жалба до омбудсмана.

53. Въз основа на гореизложеното омбудсманът не е съгласен, че приложимите правила за изчисляване на „производствените часове“ са били въведени след приключването на договора и без жалбоподателят да е знаел за тяхното съществуване.

54. Що се отнася до начина, по който одиторът е приложил системата на Комисията за изчисляване на „производствените часове“, таблицата на стр. 15 от одитния доклад показва, че жалбоподателят е изчислил „производствените часове“, като е приел, че ръководният персонал е работил само три производствени дни седмично, а другият персонал е работил три и половина производствени дни седмично. За разлика от това одиторът е работил въз основа на допускането, че всички служители са работили пет производствени дни седмично. Одиторът посочи, че тъй като нормалната работна седмица за организацията е пет дни, стандартното изчисляване на „производствените часове“ следва да се основава на този брой. Това означава, че докато жалбоподателят е достигнал до 1046 и 1233 производствени часа годишно съответно за ръководния и другия персонал, заключението на одитора е 1712 и 1672 производствени часа годишно. Омбудсманът отбелязва, че тези разлики предполагат, че почасовата ставка за управление въз основа на метода на одитора е приблизително 61 % от почасовата ставка за управление въз основа на метода на жалбоподателя и че почасовата ставка за други служители въз основа на метода на одитора е приблизително 74 % от почасовата ставка за други служители въз основа на метода на жалбоподателя.

55. На стр. 17 от доклада одиторът посочва, че приспадането на един и половина и два дни седмично от жалбоподателя е свързано с дейности като връзки с обществеността и придобиване, общо управление и администрация. Собствената подробна таблица на жалбоподателя за изчисляване на производствените часове потвърждава това (стр. 4 от писмото му до Омбудсмана от 19 април 2010 г. и стр. 39 от окончателния одитен доклад) и показва, че той е направил удръжки за следните елементи, които според него са „непроизводствени часове“: i) PR и придобиване; ii) участие в мрежи и организации, свързани с клиенти; iii) външни професионални срещи на мрежата; iv) вътрешни срещи, които не са свързани с клиента; и v) общо управление и свързани с офиса дейности. Одиторът обясни, че счита тези дейности за „продуктивни“ и че поради това е направил корекция.

56. В своите забележки по проекта на одитния доклад (които бяха включени като приложение 4 към окончателния одитен доклад, стр. 37—44) жалбоподателят обясни горепосочените приспадания, като заяви, че: „[п]родуктивните часове или часовете, за които се заплаща такса, са часовете, които генерират пряк принос към оборота на дружеството. Следователно всяка дейност, която не е пряко свързана с работата за конкретен клиент, се счита за непродуктивна. Примери за това са отпуск по болест, обучение, вътрешни срещи, оценки и оценки. В организациите, които наемат консултанти, всички дейности, свързани с маркетинг, придобиване и (само)проучване, също не са продуктивни, тъй като няма клиенти, които плащат за тези дейности ... Следователно броят на наличните производствени часове винаги е по-малък от наличните работни часове"(стр. 38) и че "[п]родуктивните часове са тези часове, които остават след часовете, предвидени в бюджета за придобиване, продажби, работа в мрежа, участие във всички видове мрежи и събития, самообучение и т.н., се приспадат от работните дни годишно" (стр. 41, подчертаването е добавено). В коментарите си по забележките на жалбоподателя (приложение 5 към окончателния одитен доклад, стр. 45—46) одиторът изрази несъгласие с изчисленията на жалбоподателя за производствените часове. В него се обяснява, че „работните часове за работа са работните часове, като се вземат предвид отпуските и отсъствията от работа. Часовете, които се заплащат от изпълнителя, не са същото понятие като производствените часове... По отношение на преразгледаното изчисление на производствените часове, предоставено от изпълнителя, бихме искали да подчертаем, че понятието за платени часове се различава от понятието за производствени или работни часове. Поради това считаме изброените дейности за продуктивно време и по този начин не могат да бъдат приспаднати ... Когато е поискал от изпълнителя допълнителна документация в подкрепа на времето, заявено например за образование/обучение, вътрешни и външни срещи, той е заявил, че дневният ред на персонала (в електронен формат) не се използва за проследяване на всички неплатени дейности. Поради това считаме за приемливо, поради размера на организацията, при изчисляването на ставките за разходите за персонал да се прилагат стандартни производствени часове“ (подчертаването е добавено).

57. Както е обяснено в примера от приложение V към Насоките относно одиторските сертификати, за да се определят реалните разходи за персонал (разходи за персонал), индивидуалните единични разходи се изчисляват, като общите годишни разходи за заетост на всеки член на персонала, участващ в проекта, се разделят на производствените часове или дни, отработени от този член на персонала. С други думи, колкото по-малък е запазеният брой производствени часове, толкова по-високи ще бъдат заявените разходи за персонал. Докато в Насоките относно одиторските сертификати се посочва, че въз основа на одитни доказателства реалистичният брой производствени часове по принцип е от порядъка на 1680 часа годишно, Омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят е запазил 1046 и 1233 производствени часа годишно, които са значително по-малки. Резултатът от разделянето на общите годишни разходи за заетост на жалбоподателя на тези по-ниски стойности е по-висока почасова ставка. Омбудсманът отбелязва, че според одитора изчислението на жалбоподателя на „производствените часове“ погрешно се е основавало на понятието за платени часове, а не на понятието за работни часове. Одиторът по-специално счете, че някои от дейностите на жалбоподателя, а именно: i) PR и придобиване; ii) участие в мрежи и организации, свързани с клиенти; iii) външни професионални срещи на мрежата; iv) вътрешни срещи, които не са свързани с клиента; и v) дейности по общо управление и офис дейности — е трябвало да бъдат взети предвид като производствени часове и следователно не са могли да бъдат приспаднати, както е направил жалбоподателят. Омбудсманът отбелязва, че ако методологията на жалбоподателя бъде приета, ставката за почасова работа, начислявана от жалбоподателя, ще бъде изкуствено увеличена по такъв начин, че от Комисията да се изисква да плаща за цялата работа, извършена от служителите на жалбоподателя, включително за работата, която не е била извършена по проекта (като работата, описана по-горе). Това не би било разумно и не следва да се приема.

58. Поради това Омбудсманът счита, че като е потвърдила констатациите на одитора, Комисията не изглежда да е действала неправилно. По-специално окончателната оценка на Комисията, в която се посочва, че съответните разходи за персонал са били завишени от жалбоподателя, не изглежда неточна, особено с оглед на допълнителните разяснения, предоставени от Комисията в нейното допълнително становище. Поради това омбудсманът не констатира случай на лошо администриране по отношение на настоящото твърдение. Следователно твърдението на жалбоподателя не е основателно.

В. Твърдяно неспазване на процесуалните правила

Аргументи, представени на омбудсмана

59. Жалбоподателят твърди, че Комисията не е спазила процедурните правила, определени в договора и общите условия. По-специално жалбоподателят твърди, че: а) Комисията не я е информирала за спирането на плащането с препоръчано писмо, както е посочено в Договора; б) Комисията е поискала от жалбоподателя да предостави информация, която вече е предоставила на 18 декември 2008 г., но която е загубена в рамките на ГД "Предприятия и промишленост", и от друга страна, да преформулира същата информация; в) Комисията неправилно е спряла плащането въз основа на предварителните резултати от одита, положение, което не е предвидено в Договора; г) Комисията е действала неправилно при приемането на одитен доклад, изготвен от одитори, които са пренебрегнали правилата и процедурите, предвидени в договора.

60. В становището си Комисията твърди, че е спазила процедурите, определени в специалните и общите условия, и че е действала предпазливо по отношение на финансовото управление на безвъзмездните средства. Тя посочи, че жалбоподателят вече е представил повечето от твърденията си в писма, адресирани до генералния директор на Генерална дирекция „Предприятия и промишленост“ (ГД ENTR), и че на тези писма е отговорено предпазливо и своевременно.

61. Що се отнася до част а) от твърдението, Комисията посочи, че в член 8 от договора и член II.28.8 от общите условия се определят условията за спиране на плащанията. Той уточнява, че уведомяване чрез препоръчано писмо с обратна разписка се изисква само при съмнение за нередност или в случай на неспазване от страна на изпълнителя на каквато и да е договорна разпоредба, по-специално по отношение на разпоредбите за одит и контрол. Комисията заяви, че е уведомила жалбоподателя в няколко електронни писма за отлагането на плащането и е поискала допълнителни разяснения и корекции на представените документи. Комисията също така изпрати уведомление до жалбоподателя с обикновена поща от 1 декември 2009 г., в което се посочва, че декларациите за разходи не са приемливи и че плащането е било спряно. Получаването на това писмо не беше оспорено от жалбоподателя и неговите последващи съобщения потвърдиха, че писмото е получено.

62. Що се отнася до част б) от твърдението, Комисията заяви, че не е загубила никакви документи, които е трябвало да бъдат представени отново от жалбоподателя. Комисията обаче действително поиска коригиране на документи, допълнителна информация и представяне на задължителни приложения, за да се състави пълен и съгласуван набор от документи, необходими за одобряването на докладите и декларациите за разходи. В този контекст Комисията се позова на няколко електронни писма, които е приложила към становището си.

63. Що се отнася до буква в) от твърдението, Комисията твърди, че при проверката на спазването на договорните разпоредби може да използва всички законно налични доказателства. Това включва най-вече резултатите от одитите, които обхващат аспекти, свързани с правилното изпълнение на проекта и договора. В случаите, когато има основание да се счита, че констатациите ще окажат значително въздействие върху поисканата сума, Комисията може да спре плащанията в очакване на резултата от одита. Когато се подават декларации за разходи, одиторът проверява дали са изпълнени критериите за допустимост, посочени в член II.19 от общите условия. Големите суми, отхвърлени от одитора за някои партньори на STEPPIN, потвърдиха необходимостта да се установи преди плащането допустимостта на декларираните разходи и да се премахнат всички съмнения, които са обосновали разумното прилагане на правилата.

64. Що се отнася до буква г) от твърдението, Комисията посочва, че съгласно член II.29 от Общите условия тя може да организира извършването на одити, включително от външни одитори. Работата на одиторите, която по-специално се състои в проверка дали декларираните разходи са допустими въз основа на договора, се основава на договорни споразумения между Комисията и назначения одитор и се извършва в съответствие с приложимите международни и национални стандарти за одит. Комисията по никакъв начин не е действала неправилно, когато е счела за подходящи одитните заключения, представени от наетите одитори. Комисията не вижда основания да поставя под въпрос резултатите от дейността на одитора. Одиторът извърши одита и последващата процедура в съответствие с приетата практика и след консултация с Комисията.

65. В становището си по отношение на част б) от твърдението жалбоподателят посочи, че в становището си Комисията е изтъкнала, че не е загубила документи, докато в електронно писмо от 30 юни 2009 г. Комисията е посочила, че липсват части от доклада на жалбоподателя. Според жалбоподателя служителят по проекта е посочил в това електронно писмо, че не може да намери всички документи и доклади, изпратени от жалбоподателя на 19 декември 2008 г. и 23 февруари 2009 г., и е поискал от него да ги изпрати отново.

66. По отношение на буква в) от твърдението жалбоподателят твърди, че съгласно „Кодекса за поведение“ проектът на одитен доклад не е трябвало да бъде публикуван. Жалбоподателят заяви, че поради това се е оплакал от използването на този проект на одитен доклад като причина за спиране на процедурата за плащане.

67. Що се отнася до буква г) от твърдението, жалбоподателят твърди, че според него одитният доклад е напълно неточен по редица точки и че е информирал одитора за това. Жалбоподателят също така е посочил на Комисията, че е отхвърлил одитния доклад поради сериозни грешки от страна на одитора, а именно достигане до заключения относно информация, която не е била одитирана, и заемане на позиции, които не са подкрепени с документи. Жалбоподателят обаче не е заявил, че одиторите са пренебрегнали правилата и процедурите на договора.

Оценка на омбудсмана

68. Що се отнася до част а) от твърдението, че Комисията не е информирала жалбоподателя за спирането на плащането с препоръчано писмо, омбудсманът отбелязва, че член II.28.8 от общите условия определя три различни случая, в които сроковете за плащане могат да бъдат спрени:

„Сроковете, посочени в член 8 относно [крайните срокове] за плащане, могат да бъдат спрени от Комисията по всяко време чрез уведомяване на координатора, че финансовият отчет не е приемлив или защото не отговаря на изискванията на договора, или защото не съответства на докладите за дейността, представени за одобрение на Комисията. ...

Комисията може да спре плащанията си по всяко време в случай на неспазване от страна на изпълнителя(ите) на която и да е договорна разпоредба, по-специално по отношение на разпоредбите за одит и контрол в член II.29. В такъв случай Комисията уведомява директно изпълнителя(ите) чрез препоръчано писмо с обратна разписка.

Комисията може да спре плащанията си по всяко време при съмнение за нередност, допусната от един или повече изпълнители при изпълнението на договора. ... Комисията уведомява изпълнителя(ите) за обосновката за спирането на плащането директно чрез препоръчано писмо с обратна разписка.

69. От горепосочената разпоредба става ясно, че необходимостта от уведомяване на изпълнителя с препоръчано писмо се прилага само в последните два случая, а именно в случай че изпълнителят не спазва договорните разпоредби, по-специално по отношение на одитите и проверките, или когато има съмнение за нередност от страна на изпълнителя. Изглежда, че жалбоподателят не се е намирал в нито една от тези ситуации, тъй като Комисията не е направила такива твърдения срещу него. По-конкретно Комисията не твърди, че жалбоподателят е извършил нередност или не е спазил разпоредбите за одит и контрол, например като не е сътрудничил с одитора. В този контекст следва да се отбележи, че самият факт, че се извършва одит, не изисква от Комисията да информира жалбоподателя с препоръчано писмо за спиране на плащанията. Въз основа на гореизложеното Комисията не беше задължена да информира жалбоподателя с препоръчано писмо. Омбудсманът отбелязва, че по този начин уведомяването на жалбоподателя с няколко електронни писма, както и с писмо от 1 декември 2009 г., е било подходящо [6]. Следователно омбудсманът не намира случай на лошо администриране по отношение на този аспект на случая.

70. Що се отнася до част б) от твърдението, омбудсманът отбелязва, че по отношение на предполагаемата загуба на документи и необходимостта те да бъдат изпратени отново, в досието има три електронни писма, които заслужават по-голямо внимание. Към становището си Комисията приложи две електронни писма, изпратени на 4 февруари 2009 г. от ръководителя на проекта на Комисията до консорциума. Първото електронно писмо, изпратено в 12:10 ч., гласи следното: Погледнахме досието, което ми остави наскоро. Първият и непосредствен въпрос беше: Къде са докладите??? (управление и дейност — периодичен и окончателен). Бихте ли ми предоставили тези документи, дори ако те вече са били изпратени на [X, колега] преди това. Доколкото можех да разбера от имейлите, той беше поискал и някои промени в докладите, поради което би било чудесно да ги получа отново на хартиен носител" (подчертаването е добавено). Второто електронно писмо, изпратено в 17:19 ч., имаше за тема „Намерени документи“и гласеше: "Намерих всичко!!! ...". Налице е и трето електронно писмо от 30 юни 2009 г. от ръководителя на проекта на Комисията до жалбоподателя, което жалбоподателят е приложил към своите забележки и което гласи следното: „Моля, изпратете ми в някои електронни писма докладите и за двата периода, както и всички резултати по електронен път!! Просто подготвям всичко за плащането ви, така че нищо да не се забави по време на моето отсъствие, но не намерих нищо на нашия сървър. Сигурен съм, че [X] ги имаше някъде, но предполагам, че е по-лесно, ако ги спася отново. Много благодаря"(подчертаването е добавено).

71. В член 24 от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията („Водене на адекватна документация“) се предвижда, че институциите водят адекватна документация за своята входяща и изходяща поща и за документите, които получават. Комбинираният прочит на горепосочените електронни писма предполага, че ръководителят на проекта на Комисията е имал известни проблеми с намирането на някои документи, които вече са били представени от жалбоподателя, и че поради това той е поискал от жалбоподателя да изпрати отново тези документи. Фактът, че четирима служители по проекта са отговаряли последователно за проекта, може да обясни тази ситуация. Въпреки това, въпреки че електронните писма показват, че е било трудно да се намерят някои документи, от тези електронни писма не става ясно, че документите са били окончателно изгубени от Комисията. Всъщност от цитираните по-горе електронни писма става ясно, че след известно търсене от страна на ръководителя на проекта са намерени всички изпратени документи. Поради това омбудсманът не констатира случай на лошо администриране в това отношение. Той обаче вярва, че горепосоченият проблем, с който се сблъсква новият ръководител на проекта при намирането на документи, е изолирано събитие. Омбудсманът също така насърчава Комисията да води подходяща документация, особено когато съответните документи са необходими за извършване на плащания.

72. Що се отнася до втория аспект на част б) от твърдението, омбудсманът отбелязва, че жалбоподателят не е уточнил коя информация е трябвало да преформулира. Жалбоподателят не предостави допълнителни разяснения в своите забележки относно становището на Комисията, камо ли да реагира на този въпрос. При липсата на допълнителни подробности не са необходими допълнителни проучвания по този аспект на жалбата.

73. Що се отнася до буква в) от твърдението, омбудсманът би желал да посочи, че проектът на одитен доклад е изпратен на жалбоподателя на 24 ноември 2009 г. Полезно е да се подчертае, че противно на това, което изглежда смята жалбоподателят, процедурата за плащане първоначално не е била спряна въз основа на проекта на одитния доклад, а много по-рано, а именно на 19 декември 2008 г., един ден след като жалбоподателят е представил финансовите отчети и когато Комисията е поискала от жалбоподателя да направи няколко корекции, като същевременно го е информирала, че крайният срок за плащане е бил спрян. Въпросът за отлагането на плащането е разгледан подробно по-горе в рамките на първото твърдение. В този контекст е важно да се припомни, че самият жалбоподател в писмото си от 25 ноември 2009 г. до Комисията посочи, че към този момент ръководителят на проекта вече е посочил девет пъти, че плащането ще бъде отложено. Следователно твърдението на жалбоподателя, че плащането е било отложено въз основа на предварителния резултат от одита, изглежда се основава на погрешно предположение. По този начин не се установява случай на лошо администриране по отношение на този аспект на делото.

74. Що се отнася до буква г) от твърдението, Омбудсманът посочва, че не може да разследва поведението на самите одитори, включително приетия от тях одитен доклад, тъй като може да разгледа само евентуално лошо администриране от страна на институциите, органите, службите и агенциите на ЕС. Омбудсманът би могъл да установи, че Комисията е действала неправилно само ако е приела одитен доклад, който е бил явно погрешен, или от одитори, които явно са пренебрегнали правилата, определени в договора им с Комисията. В писмото си до Комисията от 11 декември 2009 г. жалбоподателят посочи, че одиторът е нарушил Кодекса за поведение, като е представил на Комисията проект на одитен доклад без предварителна консултация с консорциума. Освен това в писмото си жалбоподателят посочва, че е информирал одитора, че проектът на одитния доклад съдържа невярна информация. Тя твърди, че основните ѝ възражения срещу проекта на одитния доклад са следните: Заключението на одитора относно производствените часове не се основава на резултатите от одита и показва, че одиторът не е запознат с насоките на Комисията относно производствените часове. Освен това одиторът е включил несъществуващи партньори по проекта в обзорни таблици и е допуснал редица незначителни грешки. Поради това жалбоподателят заяви, че има сериозни съмнения относно компетентността на одитора. В писмото си от 18 януари 2010 г. до жалбоподателя Комисията отговори, че разбира, че жалбоподателят не е съгласен с констатациите на одитора, но счита, че заключенията на одитора са уместни. В отговора си от 18 февруари 2010 г. до Комисията жалбоподателят твърди, че не е съгласен с констатациите на одитора, като посочва, че основният въпрос се отнася до въпроса за производствените часове. Омбудсманът отбелязва, че този въпрос е разгледан подробно по-горе във второто твърдение. Омбудсманът отбелязва, че в останалата си част жалбоподателят не е посочил конкретно правило от договора на одитора с Комисията, което одиторът би нарушил. Поради това, при наличието на обикновени общи предположения от страна на жалбоподателя, омбудсманът не счита за необходимо да провежда допълнителни проверки по този аспект на случая.

Г. Заключение

Въз основа на своята проверка по тази жалба омбудсманът я приключва със следното заключение:

Няма основания за допълнителни проверки на твърдяната процедурна грешка, а именно, че Комисията е действала неправилно при приемането на одитен доклад, изготвен от одитори, които са пренебрегнали правилата и процедурите, предвидени в договора. Що се отнася до другите твърдения, омбудсманът констатира, че не е налице лошо управление от страна на Комисията.

Жалбоподателят и Комисията ще бъдат уведомени за това решение.

 

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 7 септември 2012 година.

---

[1] Проектът STEPPIN е финансиран по Шестата рамкова програма за научноизследователска и развойна дейност (6РП) след поканата за представяне на предложения FP6-2005-INNOV-8 (ОВ C 91, 2005 г., стр. 6).

[2] Според изчисленията на жалбоподателя.

[3] Омбудсманът приема, че всеки път, когато в договора се прави позоваване на термина „забавяне“, той превежда погрешно термина „délai“ от френски език. По-точен превод на "délai", в настоящия контекст, е "краен срок". Поради това решението на омбудсмана ще внесе необходимите изменения в по-нататъшните цитати.

[4] В съответствие с обяснението, изложено в точка 35 по-горе, ако броят производствени часове, който се счита за приложим, е по-голям, почасовите ставки, които се начисляват от консорциума, ще бъдат по-ниски. Поради това жалбоподателят е имал интерес да оспори позицията на одитора, че изчисленията на производствените часове на жалбоподателя са твърде ниски.

[5] Версията от 2005 г. на Насоките относно одиторския сертификат е актуализирана през 2007 г. (това е версията, която жалбоподателят е приложил към жалбата си), но разпоредбите, които са от значение за настоящия случай, не са променени.

[6] Омбудсманът отбелязва, че никъде не се предполага, че тези съобщения не са били ефективни.