Utfärdad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga [1]

Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden, som tidigare var anställd vid Gemenskapens växtsortsmyndighet, deltog i två urvalsförfaranden för rekrytering av personal vid växtsortsmyndigheten under 2011 och 2013. Klaganden anser att hon rangordnades på tredje plats i båda förfarandena.

2. Under 2013 begärde klaganden tillgång till handlingar i samband med ovannämnda urvalsförfaranden på grundval av EU:s regler om allmänhetens tillgång till handlingar (nedan kallad förordning 1049/2001 [2]). Växtsortsmyndigheten försåg klaganden med ett dokument som sammanställde hennes övergripande resultat i intervjuerna och de skriftliga proven i båda urvalsförfarandena.

3. Under 2015 lämnade klaganden in en andra begäran om allmänhetens tillgång till handlingar som rör dessa förfaranden. Klaganden ville att växtsortsmyndigheten skulle ge henne tillgång till

1) poängsättningen och rangordningen av de tre första sökandena (namnen undanhållna) i de två urvalsförfarandena,

2) Uppgifter om hennes resultat i urvalsförfarandet för 2013.

(3) En del av "protokollet från uttagningskommitténs överläggning 2013 som visar ett försök att ändra uttagningskommitténs sammansättning för [hennes] dåvarande överordnade att inte delta i [hennes] intervju, i enlighet med CPVO:s vägledning för uttagningskommittén för meddelanden om lediga tjänster".

4. Som svar på detta gav växtsortsmyndigheten klaganden ett dokument på en sida som innehöll resultaten av varje del av hennes intervju i urvalsförfarandet 2013. Den lämnade inte ut några ytterligare handlingar [3].

5. Klaganden bad därefter växtsortsmyndigheten att ompröva sitt beslut (genom att lämna in en så kallad bekräftande ansökan [4]). Hon begärde också en förklaring till varför det inte förekom några överläggningar om uttagningskommitténs sammansättning före intervjun 2013.

6. Den 17 december 2015 avslog växtsortsmyndigheten ansökan om tillgång till de aktuella handlingarna.

7. Växtsortsmyndigheten uppgav att de handlingar från urvalsförfarandena 2011 och 2013 som innehöll de tre första sökandenas poäng och rangordning inte kunde lämnas ut. Detta berodde på att uttagningskommitténs arbete enligt EU:s tjänsteföreskrifter [5] och EU:s rättspraxis [6] bör vara hemligt. Den hänvisade också till EU:s dataskyddsregler [7] och hävdade att utlämnande av dessa handlingar skulle undergräva de andra kandidaternas rätt till integritet.

8. Växtsortsmyndigheten uppgav att protokollet från uttagningskommitténs överläggningar 2013 ”inte innehåller de begärda uppgifterna” och att”den begärda delen av handlingen därför inte finns och inte kan göras tillgänglig”. Dessutom angavs att protokollet ”innehåller faktorer som rör individuella och jämförande bedömningar av de sökande och att det därför inte heller kommer att göras tillgängligt”.

9. När det gäller klagandens begäran om en förklaring uppgav växtsortsmyndigheten att förordning (EG) nr 1049/2001 endast är tillämplig på tillgången till befintliga handlingar som innehas av EU:s institutioner och organ. Den nämnda förordningen ålägger inte EU:s institutioner och organ att skapa dokument som förklarar sakfrågor.

10. Klaganden var missnöjd med CPVO:s svar och vände sig till ombudsmannen i februari 2016.

Utredningen

11. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagandens oro över att CPVO felaktigt vägrade att lämna ut a) De tre första sökandenas poäng och rangordning i de två urvalsförfarandena. b) Klagandens poäng och rangordning i urvalsförfarandet 2011. och c) protokollet från uttagningskommitténs överläggningar 2013.

12. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen CPVO:s svar på klagomålet och därefter klagandens synpunkter som svar på CPVO:s svar. Ombudsmannens undersökningsgrupp genomförde också en inspektion av CPVO:s akter i ärendet.

Avslag på ansökan om att få lämna ut resultat och rangordning av de tre första sökandena i de två urvalsförfarandena

Argument som framförts till ombudsmannen

13. Klaganden hävdade att CPVO felaktigt åberopade undantaget i förordning (EG) nr 1049/2001 för skydd av personuppgifter. Såsom hon hade föreslagit i sin begäran om att de andra kandidaternas namn skulle undanhållas, kunde utlämnandet av de anonymiserade personernas poäng och rangordning inte undergräva skyddet för deras personuppgifter. Klaganden hävdade att hon inte skulle kunna identifiera kandidaterna [8]. Hon hävdade också att hennes begäran i huvudsak gällde tillgång till ”hennes egna detaljerade betyg och rangordning 2011 och rangordning 2013”. Hon hävdade att hon enligt tillämpliga EU-regler har rätt att få tillgång till både sin personakt [9] och sina personuppgifter [10].

14. Slutligen hävdade klaganden att i ett urvalsförfarande för rekrytering av personal bör behovet av att säkerställa öppenhet väga tyngre än behovet av att skydda personuppgifter [11].

15. I sitt svar påpekade CPVO att klaganden i sitt klagomål till ombudsmannen endast hade ifrågasatt CPVO:s skäl för att vägra tillgång till handlingarna på grundval av skyddet för personuppgifter. Enligt växtsortsmyndigheten godtog klaganden således indirekt sitt argument om sekretessen i uttagningskommitténs arbete.

16. När det gäller undantaget för skydd av personuppgifter uppgav växtsortsmyndigheten att klaganden redan kände till identiteten på en av de godkända sökandena, som växtsortsmyndigheten slutligen rekryterade efter urvalsförfarandet 2013. Även om poängen och rangordningen för de tre första kandidaterna avslöjades med anonymiserade identiteter skulle klaganden därför åtminstone kunna identifiera den kandidaten, vilket skulle äventyra skyddet av deras personuppgifter.

17. När det gäller de två andra sökandena skulle det vara möjligt för klaganden att identifiera dem indirekt, eftersom hon hade träffat dem under de skriftliga proven i urvalsförfarandet [12].

18. Eftersom klaganden redan hade identifierat minst en av de tre kandidaterna och lätt kunde identifiera de återstående två uppgav växtsortsmyndigheten därför att den inte kunde bevilja tillgång till deras poäng och rangordningar.

19. I sina synpunkter på CPVO:s svar vidhöll klaganden att CPVO:s ståndpunkt definitivt inte är relevant när det gäller hennes egna betyg och rangordning [13], som bör offentliggöras.

Ombudsmannens bedömning

20. I EU:s rättspraxis har det slagits fast att uttagningskommitténs arbete ska vara hemligt. Detta utesluter både offentliggörande av de attityder som enskilda medlemmar i uttagningskommittéer intar och offentliggörande av alla faktorer som rör individuella eller jämförande bedömningar av sökande ʺ[14]. I EU:s rättspraxis har det också klargjorts att detta även omfattar de poäng som tilldelas sökande [15]. Ombudsmannen anser således att CPVO:s ståndpunkt i fråga om sekretessen för uttagningskommitténs arbete är förenlig med fast rättspraxis.

21. Växtsortsmyndigheten hade således fog för att vägra tillgång till poängen och rangordningen av de tre första sökandena. Det är således inte nödvändigt att pröva parternas övriga argument.

22. Med detta sagt skulle situationen vara annorlunda om klaganden, som hon anser [16], var en av de tre första kandidaterna. Om så vore fallet skulle klaganden ha rätt att känna till sina egna betyg och sin egen rangordning.

23. Detta beror på att det i EU:s rättspraxis också har slagits fast att även om uttagningskommitténs arbete ska hållas hemligt, har en sökande i ett urvalsförfarande som begär sina egna poäng rätt att få dem [17]. Såsom ombudsmannen tidigare har konstaterat skulle varken oberoendet eller objektiviteten i uttagningskommitténs arbete påverkas negativt om sökandena fick ta del av en detaljerad uppdelning av sina egna poäng. Detta skulle inte heller göra det möjligt för de sökande att utöva något inflytande över uttagningskommitténs arbete eller hindra den från att arbeta på ett objektivt sätt [18]. Detsamma gäller för en sökandes rangordning i ett urvalsförfarande.

24. Växtsortsmyndigheten borde således ha beaktat att klaganden inte bara begärde tillgång till handlingar som innehöll information om andra sökande, utan även information om sig själv, det vill säga hennes personuppgifter [19]. Den borde därefter ha kontrollerat huruvida klagandens presumtion (att hon var en av de tre första sökandena) var korrekt och huruvida de handlingar som klaganden begärde tillgång till innehöll information om henne (nämligen hennes poäng och rangordning i de två urvalsförfarandena). I så fall borde den ha lämnat ut sådan information (utöver den information som den redan hade lämnat) till klaganden. Eftersom klaganden inte skulle ha fått någon information om de andra kandidaterna skulle deras rätt till integritet ha bevarats, och CPVO:s argument i detta avseende är därför irrelevanta.

25. Växtsortsmyndigheten verkar dock inte ha kontrollerat om klaganden var en av de tre första kandidaterna och motiverade därför inte sin vägran att bevilja tillgång till hennes betyg och rangordning på ett korrekt sätt. Detta utgör ett administrativt missförhållande.

Vägran att lämna ut klagandens betyg och rangordning i urvalsförfarandet 2011

Argument som framförts till ombudsmannen

26. Klaganden hävdade att växtsortsmyndigheten hade fel när den inte gav henne hennes betyg och rangordning i 2011 års urvalsförfarande. Hon hävdade att växtsortsmyndigheten inte hade förklarat varför den vägrade att göra detta, vilket innebar ett åsidosättande av hennes rätt att få tillgång till sin personalakt och sina personuppgifter [20].

27. Växtsortsmyndigheten hävdade att klaganden inte uttryckligen hade begärt sina poäng och sin rangordning i urvalsförfarandet 2011 [21]. Den angav även att klaganden redan, efter sin första ansökan om tillgång (år 2013), hade erhållit sina totalpoäng i 2011 års förfarande och vid den tidpunkten inte bestred växtsortsmyndighetens beslut.

28. Slutligen hävdade växtsortsmyndigheten att klagandens resultat inte fanns med i hennes personalakt. Den angav att alla sökande i urvalsförfaranden betraktas som sökande, oavsett om de redan arbetar för växtsortsmyndigheten eller inte. Uppgifterna om urvalsförfarandet för denna tjänst ingår därför i en separat akt och inte i hans eller hennes personalakt.

Ombudsmannens bedömning

29. I motsats till vad CPVO hävdade konstaterar ombudsmannen att klaganden i sin begäran om omprövning uttryckligen hänvisade till sina egna betyg och rangordning från urvalsförfarandet 2011 [22]. Växtsortsmyndigheten behandlade dock inte denna specifika begäran. Växtsortsmyndigheten försökte inte heller be klaganden att klargöra omfattningen av sin begäran, om den hyste tvivel om vad hon begärde.

30. CPVO hade en andra möjlighet att granska klagandens argument och ompröva sin ståndpunkt under ombudsmannens undersökning. Det gjorde den emellertid inte. 

31. Växtsortsmyndighetens underlåtenhet att behandla klagandens begäran om tillgång till hennes poäng och rangordning från urvalsförfarandet 2011, vilket utgör en begäran om tillgång till hennes personuppgifter, strider mot principerna om god förvaltningssed, särskilt motiveringsskyldigheten [23]. Detta utgör ett administrativt missförhållande.

32. Denna slutsats påverkas inte av det faktum att växtsortsmyndigheten gav klaganden sina övergripande poäng från urvalsförfarandet 2011 efter hennes första begäran 2013. Detta beror på att klagandens efterföljande begäran avsåg hennes detaljerade poäng och rangordning i detta förfarande. Dessa bör i princip offentliggöras [24].

Beslut att inte lämna ut protokollen från mötena i uttagningskommitténs formulär 2013

Argument som framförts till ombudsmannen

33. Klaganden hävdade att hennes begäran om tillgång till protokollet syftade till att fastställa huruvida CPVO:s ordförande hade begärt att bli befriad från urvalskommittén under hennes intervju på grund av en potentiell intressekonflikt (eftersom han var hennes direkta chef vid den tidpunkten)[25].

34. Växtsortsmyndigheten hävdade att den hade sett över protokollet för att kontrollera om det hade gjorts ett försök att ändra uttagningskommitténs sammansättning, såsom klaganden hävdade. Den kunde inte hitta några bevis för detta i protokollet. Det fanns därför inga uppgifter som kunde lämnas ut i enlighet med klagandens önskemål. Växtsortsmyndigheten tillade att eftersom protokollet även innehöll individuella och jämförande bedömningar av kandidaterna kunde den inte lämna ut dessa delar av protokollet.

Ombudsmannens bedömning

35. I sitt beslut om klagandens begäran om tillgång hävdade växtsortsmyndigheten att protokollet inte innehöll de uppgifter som klaganden begärt och att uttagningskommitténs arbete under alla omständigheter borde vara hemligt. Ombudsmannen kommer att granska dessa argument i tur och ordning.

Argumentet att handlingen/handlingarna inte innehöll den begärda informationen

36. Ombudsmannens inspektion visade att protokollet från mötet den 18 februari 2013 innehöll en punkt om ”Intressekonflikter och godtagande av metoden”.

37. Diskussioner om en intressekonflikt för en ledamot i en uttagningskommitté kan påverka dess sammansättning, eftersom en sådan konflikt, om den tillkännages, i princip kan leda till att den ledamot som tillkännager den ersätts. Ombudsmannen anser därför att den del av protokollet från mötet den 18 februari 2013 om ”Intressekonflikter och godtagande av metoden” omfattades av klagandens begäran. Ombudsmannen anser således att CPVO hade fel när den hävdade att det inte fanns någon sådan information i protokollet.

38. Ombudsmannen konstaterar dessutom att CPVO har missuppfattat klagandens begäran om en förklaring till varför uttagningskommittén inte övervägde frågan om dess sammansättning före intervjun. Det framgår av ordalydelsen i hennes begäran [26] att det inte rörde sig om en begäran om tillgång till en handling, utan om en begäran om upplysningar. Växtsortsmyndigheten avslog dock denna begäran som om det rörde sig om en begäran om tillgång till handlingar [27].

39. Efter att ha fastställt att det fanns en handling som innehöll den information som klaganden begärt måste ombudsmannen dock kontrollera om CPVO hade fog för att undanhålla denna del av handlingen i fråga.

Argument avseende sekretessen vid uttagningskommitténs arbete

40. Bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna om sekretess för uttagningskommitténs arbete och därmed sammanhängande rättspraxis, som nämnts ovan, inför inte någon allmän princip om sekretess eller något allmänt undantag från principen om öppenhet. De innehåller inte heller några bestämmelser om anonymitet eller sekretess när det gäller uttagningskommitténs sammansättning. Som ombudsmannen redan har påpekat i andra fall måste en åtskillnad göras mellan att lämna ut de synpunkter som uttryckts av de enskilda ledamöterna i en uttagningskommitté och all annan information som rör ett urvalsförfarande. Information som avslöjar uttagningskommitténs ledamöters åsikter eller faktorer som ligger till grund för deras bedömning av de sökande bör förbli hemlig, men detsamma gäller inte annan information, såsom uttagningskommitténs sammansättning [28].

41. Ombudsmannen anser att utlämnande av en del av en handling som innehåller diskussioner om potentiella intressekonflikter inte skulle avslöja uttagningskommitténs ledamöters synpunkter på bedömningen av de sökande [29].

42. Ombudsmannen anser därför att CPVO borde ha övervägt att ge partiell tillgång till de delar av protokollet som är relevanta för den information som klaganden begärt.

43. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att CPVO felaktigt konstaterade att det inte fanns någon handling som innehöll den information som klaganden begärt. Ombudsmannen anser vidare att den relevanta delen av protokollet från uttagningskommitténs möte den 18 februari 2013 inte omfattades av bestämmelserna om sekretess vid uttagningskommitténs arbete. Växtsortsmyndighetens vägran att ge tillgång till denna del av protokollet utgör därför ett administrativt missförhållande.

Ombudsmannens övergripande bedömning som ledde till en rekommendation

44. Mot bakgrund av slutsatserna om administrativa missförhållanden ovan lämnar ombudsmannen en motsvarande rekommendation nedan, i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga.

Rekommendation

På grundval av undersökningen av detta klagomål lämnar ombudsmannen följande rekommendation till Gemenskapens växtsortsmyndighet:

Gemenskapens växtsortsmyndighet bör ompröva sitt beslut att inte bevilja tillgång till de handlingar som den klagande begärt och överväga att åtminstone delvis lämna ut dem. Den bör särskilt överväga att bevilja tillgång till relevanta delar av handlingar som innehåller klagandens poäng och rangordning samt de delar av uttagningskommitténs protokoll från urvalsförfarandet 2013 som rör diskussioner om intressekonflikter.

Gemenskapens växtsortsmyndighet och den klagande kommer att informeras om denna rekommendation. I enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga ska Gemenskapens växtsortsmyndighet skicka ett detaljerat yttrande senast den 8 september 2018.

 

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 7 juni 2018

 

[1] Europaparlamentets beslut av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (94/262/EKSG, EG, Euratom), EGT L 113, 1994, s. 15.

[2] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, 31.5.2001).

[3] I detta syfte hävdade växtsortsmyndigheten att ett utlämnande av dessa protokoll skulle kunna undergräva dess interna beslutsprocess och hänvisade till det undantag som föreskrivs i artikel 4.3 i förordning (EG) nr 1049/2001, enligt vilket en institution kan vägra att bevilja tillgång för att skydda sig mot detta. Växtsortsmyndigheten åberopade dessutom sekretessen för uttagningskommitténs arbete, som skyddas enligt EU:s tjänsteföreskrifter.

[4] I enlighet med artikel 7.2 i förordning (EG) nr 1049/2001.

[5] Växtsortsmyndigheten hänvisade till artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen.

[6] Beslut av den 9 juli 2015, De Almeida Pereira/Eurojust, mål F-142/14, punkterna 38–39, och dom av den 11 december 2012, Trentea/FRA, mål F-112/10, EU:F:2012:179, punkt 90 och där angiven rättspraxis (bekräftad genom tribunalens dom av den 16 januari 2015, mål T-107/13P), och dom av den 5 mars 2015, Gyarmathy/FRA, mål F-97/13, EU:F:2015:7, punkt 48.

[7] Växtsortsmyndigheten hänvisade till artikel 2 a i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 12.1.2001, s. 1). Skyddet av enskildas privatliv är ett av de undantag som anges i artikel 4 i förordning (EG) nr 1049/2001 och som gör det möjligt för institutionerna att vägra allmänheten tillgång till handlingar.

^[8] Klaganden uppgav att förutom en kandidat (som klaganden känner till) och klaganden, som hon trodde var båda bland de tre första kandidaterna i båda urvalsförfarandena, var de två andra kandidaterna olika i varje förfarande och okända för henne. I vilket fall som helst skulle klaganden, om kandidaterna anonymiserades i båda poänglistorna, inte kunna identifiera vilka poäng och rangordningar som rör vilken kandidat.

[9] I detta avseende åberopade klaganden artikel 41.2 i EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna (som erkänner varje persons rätt att få tillgång till sin akt, som en del av rätten till god förvaltning) och artikel 26 i tjänsteföreskrifterna (om EU-personalens personalakt). Klaganden åberopade också rätten till tillgång till handlingar (artikel 42 i stadgan).

[10] I detta avseende åberopade klaganden artikel 12.1 e i EU:s dataskyddsförordning (förordning 45/2001) och artikel 8.2 i EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna (rätten till skydd av personuppgifter).

[11] Klaganden hänvisade till ett beslut av ombudsmannen, där det konstaterades att ”den avvägning som ska göras mellan behovet av att skydda personuppgifter som rör yrkeserfarenhet och kraven på öppenhet i allmänhet talar för större öppenhet”(beslut i ärende 1011/2015/TN om Europeiska unionens råds vägran att ge tillgång till yttranden om kandidaternas lämplighet att utöva ämbetena som domare och generaladvokat vid domstolen och tribunalen ). Hon citerade också ett uttalande från Europeiska datatillsynsmannen om att ”allmänintresset för resultatet av ett uttagningsprov förstärks av ansvarsskäl. Det är därför legitimt och lämpligt att avslöja namnen på dem som lyckats på de angivna sätten” (Europeiska datatillsynsmannens rapport om allmänhetens tillgång till handlingar och uppgiftsskydd, juli 2005, Background Paper Series nr 1, s. 43).

[12] CPVO hänvisade till domstolens dom av den 19 oktober 2016 i mål C-582/14, Breyer mot Tyskland, ECLI:EU:C:2016:779 ,, punkterna 40 och 41, där domstolen fastställde att "det framgår tydligt av ordalydelsen i artikel 2 a i direktiv 95/46 att en identifierbar person är en person som kan identifieras direkt eller indirekt. Unionslagstiftarens användning av ordet "indirekt" tyder på att det för att behandla information som personuppgifter inte är nödvändigt att informationen i sig gör det möjligt att identifiera den registrerade.

[13] Klaganden hänvisade till tribunalens dom av den 26 april 2016, Strack/kommissionen, mål T-221/08, ECLI:EU:T:2016:242, punkt 198, där tribunalen slog fast att ”utlämnande av personuppgifter som uteslutande rör den som ansöker om tillgång i fråga inte kan vägras med motiveringen att det skulle undergräva skyddet för den enskildes privatliv och integritet”.

[14] Domstolens dom av den 4 juli 1996, parlamentet/Innamorati, C‐254/95 P, ECLI:EU:C:1996:276, punkt 24. personaldomstolens dom av den 12 februari 2014, Gonzalo de Mendoza Asensi/kommissionen, mål F‑127/11, ECLI:EU:F:2014:14, punkt 93, domstolens dom av den 16 juni 1987, Kolivas/kommissionen, mål 40/86, ECLI:EU:C:1987:286, punkt 18.

[15] Domen i det ovannämnda målet parlamentet mot Innamorati, punkt 30. Förstainstansrättens dom av den 29 januari 1998, Affatato/kommissionen, mål T-157/96, ECLI:EU:T:1998:12, punkt 34.

[16] I sitt klagomål till ombudsmannen, som CPVO hade möjlighet att kommentera, upprepade klaganden att hon enligt hörsägen var rankad trea i de två förfarandena.

[17] Se i detta avseende domen i det ovannämnda målet parlamentet mot Innamorati, punkt 31; tribunalens dom av den 19 februari 2004, Konstantopoulou/domstolen, mål T-19/03, ECLI:EU:T:2004:49, punkt 33, Domen i det ovannämnda målet Gonzalo de Mendoza Asensi mot kommissionen, punkt 94. Se även personaldomstolens dom av den 8 juli 2010, Wybranowski/kommissionen, F-17/08, ECLI:EU:F:2010:83, punkt 99, och tribunalens beslut av den 3 mars 2017, GX/kommissionen, T-556/16, ECLI:EU:T:2017:139, punkt 67.

[18] Se till exempel Europeiska ombudsmannens beslut om att avsluta sin undersökning av klagomål 2044/2012/LP mot Organet för europeiska regleringsmyndigheter för elektronisk kommunikation, punkterna 18–19. Den dåvarande ombudsmannen har ansett att vägran att lämna ut sina egna betyg till de sökande inte är i linje med principerna om god förvaltning.

[19] Information om klagandens poäng och rangordning utgör personuppgifter. Enligt EU:s dataskyddsregler omfattar personuppgifter all information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person (artikel 2 a i förordning (EG) nr 45/2001).

[20] Klaganden hänvisade till artiklarna 8, 41.2 b och 42 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna som garanterar skyddet av personuppgifter, rätten för var och en att få tillgång till sin akt (som en del av rätten till god förvaltning) och rätten till tillgång till handlingar.

[21] CPVO uppgav att klaganden i sina ansökningar om tillgång hade begärt a) poängsättningen och rangordningen av de tre första sökandena i urvalsförfarandena 2011 och 2013 och b) den del av protokollet från uttagningskommitténs överläggningar 2013 som avsåg ett försök att ändra kommitténs sammansättning.

[22] Klaganden nämnde inte sina poäng och sin rangordning i 2011 års urvalsförfarande i slutsatserna i sin begäran om omprövning (som CPVO hänvisar till), men gjorde det i texten till begäran. När klaganden till exempel hänvisade till det faktum att växtsortsmyndigheten (år 2013) avslog hennes första begäran om tillgång till handlingar uppgav hon följande: ”Jag ser inga hinder på grund av skyddet av personuppgifter när det gäller offentliggörandet av min rangordning i 2011 års förfarande. Jag hade redan gjort en begäran om allmänhetens tillgång [2013]. Jag fick dock ingen information om rangordningen (av de två andra kandidaterna, eller till och med min). Detta är anledningen till att jag på nytt [i 2015 års ursprungliga begäran] begärde tillgång till dessa uppgifter, och jag gör det nu inom ramen för en [begäran om omprövning] (...). Jag grundar också min ansökan om tillgång till mina egna detaljerade betyg och rangordningar 2011 och 2013 på artikel 12.1 e i förordning (EG) nr 45/2001[22]. Dessutom uppgav hon att ”resultaten från en anställd i rekryteringsförfaranden ingår i den akt som förs över den anställde (...).  Dessa uppgifter (...) ingick dock inte i min personakt, som jag har konsulterat flera gånger nyligen.” (Min kursivering).

[23] Skyldigheten för EU:s institutioner, organ och byråer att motivera åtgärder och beslut som de antar fastställs i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och i artikel 41.2 c i stadgan om de grundläggande rättigheterna. I artikel 18.1 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed anges även institutionernas skyldighet att motivera sina beslut i enlighet med principen om god förvaltningssed.

^[24] Detta skulle vara i linje med Europeiska datatillsynsmannens yttrande om ett meddelande om förhandskontroll från Europeiska kommissionens uppgiftsskyddsombud om systemet för rekrytering genom uttagningsprov av fast personal till EU-institutionerna eller gemenskapens organ och byråer, ärende 2004-0236. Europeiska datatillsynsmannen har slagit fast att den EU-institution eller det EU-organ som berörs av en ansökan om tillgång till de sökandes resultat i urvalsförfaranden ”bör kunna göra en detaljerad uppdelning av det betyg som ges för det muntliga provet, det vill säga betygsätta varje avsnitt där sökanden bedömdes vid det muntliga provet, utan att detta på något sätt inkräktar på principen om sekretess vid uttagningskommitténs arbete, såsom den kommer till uttryck i artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna, eftersom de betyg som ges skulle vara övergripande genomsnitt. Det är förvisso inte fråga om avslöjande betyg från enskilda styrelseledamöter eller någon information om jämförelser med andra sökande”. Se även Europeiska datatillsynsmannens riktlinjer om enskildas rättigheter med avseende på behandling av personuppgifter, s. 13–14.

[25] Klaganden hävdade också att växtsortsmyndigheten felaktigt avslog hennes begäran med motiveringen att ett utlämnande av protokollet skulle undergräva dess beslutsförfarande (artikel 4.3 i förordning 1049/2001). Detta argument saknar emellertid betydelse, eftersom växtsortsmyndigheten endast åberopade denna grund i sitt ursprungliga svar (se fotnot 3 ovan) och inte vidhöll den i sitt svar på klagandens begäran om omprövning. Den senare avslogs av andra skäl (se punkt 8 ovan).

^[26] "Jag upprepar min begäran om att få tillgång till följande uppgifter: (...) en del av protokollet från uttagningskommitténs överläggning som styrker ett försök att ändra sammansättningen för min dåvarande överordnade att inte delta i min intervju under 2013 års förfarande, eller en förklaring till varför en sådan överläggning inte ägde rum före min intervju”. (Min kursivering)

[27] Av det skälet att förordning 1049/2001 endast är tillämplig på befintliga handlingar och att institutionerna inte är skyldiga att upprätta handlingar som förklarar sakfrågor (se punkt 9 ovan).

[28] Se i detta avseende Europeiska ombudsmannens beslut att avsluta sin undersökning på eget initiativ OI/4/2012/CK om Europeiska centrumet för utveckling av yrkesutbildning (Cedefop), punkterna 23–24.

[29] Se även Europeiska ombudsmannens beslut om att avsluta sin undersökning av klagomål 1403/2012/CK mot Europeiska kemikaliemyndigheten (Echa), punkt 25.