(Tillverkad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga (1))

Klagomålet

Föreliggande klagomål gäller projektet FAIR 5-CT97-3751 ”Optimerad produktions- och skördeteknik för den alternativa grödan Stevia Rebaudiana Bertoni”. Stevia Rebaudiana är en växt från vilken sötningsmedel kan produceras. Det verkar som om det skulle kunna fungera som en lämplig ersättning för odling av tobak. Syftet med det aktuella projektet var att undersöka denna möjlighet när det gäller södra Europa. Det verkar som om projektet till stor del bestod av fältförsök på jordbruksmark.

Projektet pågick från den 1 februari 1998 till den 30 april 2002 (efter olika förlängningar). Det omfattade två projektpartner (universitetet i Hohenheim i Tyskland och Wintersteiger GmbH, ett österrikiskt företag), en associerad partner (universitetet i Algarve, Portugal) som senare blev en fullvärdig partner och två underleverantörer (Dulsana S.L., ett spanskt företag, och Sarea GmbH, ett österrikiskt företag). Samordningen av projektet var ursprungligen i händerna på universitetet i Huelva, Spanien. Det totala maximala gemenskapsbidraget fastställdes till 808 000 euro.

Enligt klaganden, som var den person som ansvarade för projektet vid universitetet i Hohenheim, framkom det senare att universitetet i Huelva och den person som ansvarade där (professor O.) inte kunde fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet.

I mitten av 1999 bad projektpartnerna universitetet i Huelva att antingen ersätta professor O. eller dra sig ur projektet. Huelvas universitet drog sig ur projektet från och med den 15 juli 1999, och Hohenheims universitet tog över rollen som samordnare.

Enligt klaganden upptäcktes följande problem och oegentligheter vid universitetet i Huelva eller professor O.:

Universitetet i Huelva hade inga anläggningar som kunde användas för fältförsöken och var därför tvunget att förlita sig på Dulsanas anläggningar. Universitetet i Huelva ansåg dock inledningsvis att det inte var nödvändigt att ingå något underleverantörsavtal med detta företag. Från juni till oktober 1998 förskotterade Dulsana cirka 30 000 euro i utgifter. Professor O. vägrade då att göra några betalningar till Dulsana och hävdade att ett kontrakt trots allt behövdes. I februari 1999 föreslog universitetet i Huelva slutligen ett utkast till kontrakt. Företaget ansåg dock att utkastet till avtal var oacceptabelt. Det var först efter det att de andra deltagarna hade utsatt universitetet i Huelva för hårda påtryckningar som universitetet i Huelva betalade några av Dulsanas fakturor. Ett belopp på 19 879 euro förblev dock obetalt. Universitetet i Huelva hade fakturerat kommissionen det aktuella beloppet, utan att överföra beloppet till Dulsana. I detta sammanhang hade professor O. förfalskat underskriften av Dr. K. (den ansvarige vid Dulsana) vid fyra tillfällen. Universitetet i Huelva hade dessutom underlåtit att vidarebefordra belopp som skulle betalas till andra deltagare. Den hade använt projektmedel för att betala för personer som aldrig hade arbetat med projektet. I sin senaste rapport rapporterade University of Huelva om försök som aldrig hade ägt rum och använde data som hade utarbetats av Dr. K. redan 1992. Rapporterna från universitetet i Huelva var identiska med vetenskapliga artiklar skrivna av studenter som inte var anställda på projektet. Enligt klaganden hade de vetenskapliga resultaten av projektet förfalskats i stor utsträckning.

Enligt klaganden hade kommissionen informerats om dessa omständigheter i olika skrivelser men underlät att vidta lämpliga åtgärder trots den mycket starka misstanken om att bedrägeri hade begåtts.

I en skrivelse av den 22 april 2003 uppmärksammade dr K Europeiska revisionsrätten på de påstådda oegentligheterna. Det framgår av denna skrivelse att en finansiell revision genomfördes 2001 och, uppenbarligen efter ingripandet av en tysk ledamot av Europaparlamentet, en vetenskaplig revision 2002. Dr. K. påpekade att av de 30 000 euro som Dulsana hade förskotterat var 19 879 euro fortfarande obetalda. I januari 2001 ställde Dulsana universitetet i Huelva inför rätta. Vid tidpunkten för skrivelsen av den 22 april 2003 hade det emellertid ännu inte hållits någon muntlig förhandling i det målet. Dr. K. hävdade att kontraktet med kommissionen hade villkorats av att den kontraktsenliga motparten (dvs. universitetet i Huelva) kunde bevisa att den faktiskt hade börjat arbeta med projektet. Detta skulle dock ha gjort det nödvändigt att ingå ett underleverantörsavtal med Dulsana. Eftersom detta inte hade gjorts ansåg dr K. att avtalet aldrig hade trätt i kraft och att de betalningar som kommissionen hade gjort till universitetet i Huelva saknade rättslig grund. K. begärde därför att revisionsrätten skulle kontrollera om avtalet mellan kommissionen och universitetet i Huelva var förenligt med lagen.

I juni 2003 bad Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) den klagande om ytterligare upplysningar i ärendet.

I sitt svar till OLAF av den 15 juli 2003 framförde klaganden sina anklagelser mot universitetet i Huelva och professor O.

Den 12 september 2003 informerade kommissionen klaganden om avtalets ekonomiska situation. Enligt detta uttalande hade hela det maximala EU-bidraget (808 000 euro) betalats ut. Enligt klaganden tog kommissionen i sitt uttalande inte hänsyn till den bristande verksamheten vid universitetet i Huelva och de vetenskapliga och administrativa oegentligheter som universitetet i Huelva gjort sig skyldigt till.

Den 2 oktober 2003 invände klaganden mot denna förklaring i den mån den godtog kostnader för universitetet i Huelva på 112 068 euro. Kommissionen reagerade dock inte officiellt på denna skrivelse. Ett möte hölls den 21 april 2004. Detta möte löste dock inte frågorna, och det var inte möjligt att enas om ett gemensamt protokoll för detta möte.

Enligt klaganden ådrog sig universitetet i Hohenheim betydande merkostnader eftersom universitetet i Huelva inte hade fullgjort sitt avtal med kommissionen.

I sitt klagomål till ombudsmannen i februari 2005 hävdade klaganden i huvudsak att kommissionen hade underlåtit att korrekt hantera projekt FAIR 5-CT97-3751.

Klaganden påpekade att kommissionen inte hade gett honom tillgång till de relevanta handlingarna, det vill säga rapporterna om de två revisionerna och ytterligare rapporter som upprättats av kommissionens vetenskapliga tjänsteman, och att han därför inte kunde kommentera dem. I detta sammanhang påpekade klaganden att kommissionen hade informerat honom om att avtalet hade avslutats, medan den i sina beslut om att vägra tillgång till dessa handlingar bland annat hävdade att tillgång inte kunde beviljas eftersom en översyn pågick.

Klaganden tillade att han, med tanke på ärendets komplicerade karaktär, föreslog ett möte till vilket även doktor K. och V. (kommissionens vetenskapliga tjänsteman) skulle bjudas in.

Frågeställningen

Ombudsmannens tillvägagångssätt

Den 28 februari 2005 bad ombudsmannen kommissionen om ett yttrande över klagomålet. Klaganden underrättades om detta genom en skrivelse som skickades samma dag. I denna skrivelse förklarade ombudsmannen att han vid den tidpunkten inte ansåg det nödvändigt att sammankalla ett sådant möte som det som klaganden föreslagit.

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

Bakgrund

Kontraktet för det berörda projektet ändrades genom två ändringar som undertecknades 1999 respektive 2001.

I ändring nr 1 av detta avtal, som trädde i kraft den 15 juli 1999, föreskrevs följande:(2)

• Huelvas universitet drar sig ur projektet och samordningen övertas av Hohenheims universitet.
• Universitetet i Huelva skall förelägga kommissionen en konsoliderad kostnadsredovisning för det arbete som utförts fram till och med den 14 juli 1999, och resterande outnyttjade medel som redan betalats ut till universitetet i Huelva skall överföras till universitetet i Hohenheim.
• Det ekonomiska bidrag från gemenskapen som ursprungligen planerats för universitetet i Huelva och som ännu inte betalats ut av kommissionen omfördelas mellan de återstående partnerna.
• Universitetet i Algarve (hittills en associerad uppdragstagare) blir uppdragstagare.
• Projektets löptid förlängs med tio månader. och
• Gemenskapens ekonomiska bidrag omfördelas mellan parterna.

Det ekonomiska bidrag från gemenskapen som ursprungligen planerades för universitetet i Huelva uppgick till 412 250 euro. Detta belopp minskades till 143 790 euro genom ändringsförslag 1. Återstoden omfördelades mellan de återstående partnerna. Ingen ytterligare gemenskapsfinansiering beviljades.

Det ekonomiska bidrag från gemenskapen som ursprungligen planerades för universitetet i Hohenheim uppgick till 70 750 euro. Detta belopp höjdes till 275 210 euro genom ändringsförslag 1. Genom att underteckna denna ändring godtog universitetet i Hohenheim uttryckligen dessa villkor och informerades fullt ut om de totala tillgängliga omfördelade finansiella resurserna för projektet.

Den 23 oktober 2000 underrättade klaganden kommissionen om sin åsikt att universitetet i Huelva inte hade genomfört projektet på ett tillfredsställande sätt. Universitetet i Hohenheim ansåg att kommissionen borde avvisa alla kostnadsredovisningar som lämnats in av universitetet i Huelva och överföra motsvarande medel till universitetet i Hohenheim. Företaget begärde också att utestående fakturor från Dulsana, en underleverantör till universitetet i Huelva, skulle återbetalas genom universitetet i Hohenheims egna kostnadsredovisningar.

I sitt svar av den 10 november 2000 bekräftade kommissionen att klagomålet skulle behandlas noggrant. I skrivelsen förklarades också att kostnader måste debiteras av den uppdragstagare som hade ådragit sig dem för att vara stödberättigande. Med tanke på att Dulsana var en underleverantör till universitetet i Huelva och inte till universitetet i Hohenheim kunde kostnaderna inte anses ha burits av det senare och kunde därför inte anses vara stödberättigande kostnader för universitetet i Hohenheim.

För att kontrollera anklagelserna mot universitetet i Huelva genomförde kommissionen i januari 2001 en finansiell revision av de kostnadsredovisningar som lämnats in av universitetet i Huelva. Detta ledde till att vissa kostnader uteslöts eller ändrades. Dulsanas fakturor för 1998 godtogs som stödberättigande kostnader, eftersom de hade betalats av universitetet i Huelva, medan Dulsanas fakturor för 1999 inte godtogs eftersom de inte hade betalats av universitetet i Huelva. Ett totalt belopp på 112 068 euro godkändes som stödberättigande kostnader för universitetet i Huelva. Återstoden på 31 728 euro omfördelades och betalades ut till de återstående partnerna. Av det totala belopp på 412 250 euro som ursprungligen planerades för universitetet i Huelva hade således 300 182 euro omfördelats mellan de återstående partnerna för att de skulle kunna genomföra resten av projektet.

I april 2002 genomfördes en vetenskaplig granskning av det arbete som utförts av universitetet i Huelva av externa experter. Dessa experter rapporterade om två stora problem när det gäller detta arbete. För det första hade förhållandet mellan universitetet i Huelva och dess underleverantör Dulsana varit särskilt problematiskt. Det framgick att underleverantörens skyldighet var dåligt definierad och otydlig, vilket ledde till en tvist mellan parterna om de exakta avtalsförpliktelserna. För det andra identifierade experterna ett antal brister i utförandet av arbetet och påpekade också att den tekniska bilagan i sig hade varit otydlig och vag på vissa områden. Experterna kom fram till att "(...) de första sju trimestern av projektverksamheten är av dålig kvalitet. Ett antal deluppgifter är värdefulla. Kommissionen bör tillåta universitetet i Huelva att ansöka för den perioden.

Resultaten av den vetenskapliga revisionen var sådana att de inte gav upphov till några ytterligare finansiella justeringar av de kostnader som återbetalats till universitetet i Huelva.

Den 25 juni 2003 anmodade Olaf den vetenskapliga handläggare som ansvarade för ärendet vid kommissionen att lämna upplysningar om projektet. Detta följde på ett klagomål från dr K. till revisionsrätten, som hade överlämnat ärendet till Olaf. Den 31 juli 2003 översände den ansvarige vetenskapsmannen en promemoria till OLAF med sina personliga synpunkter på de två revisioner som genomförts och på de handlingar som klaganden ingett i syfte att, såsom han angav i sitt e-postmeddelande till OLAF, nå en uppgörelse i godo mellan de olika parterna.

Rapporten om den finansiella revisionen, rapporten om den vetenskapliga revisionen och ovannämnda not till akten var konfidentiella handlingar. Ombudsmannen var dock välkommen att höra dem.

Slutbetalningen för projektet gjordes av kommissionen i september 2003. En skrivelse med närmare uppgifter om betalningen skickades till universitetet i Hohenheim den 12 september 2003. Den 2 oktober 2003 bekräftade klaganden mottagandet av denna skrivelse men vägrade att godkänna den slutliga utgiftsdeklarationen.

Klaganden och dr K begärde därefter ett möte med kommissionen för att diskutera ärendets status. Detta möte ägde rum den 21 april 2004.

I maj och december 2004 ansökte K. och klaganden om tillgång till revisionsrapporterna av den 3 april 2001 och den 26 april 2002 samt V:s meddelande av den 31 juli 2003. Dessa ansökningar avslogs.

I maj 2003 inledde OLAF ett brottsbiståndsärende. Denna undersökning avslutades i februari 2005 med en slutrapport som innehöll följande slutsatser:

• Olaf bekräftade resultaten av kommissionens revisioner som visade att universitetet i Huelva inte helt hade uppfyllt sina avtalsförpliktelser.
• Mot denna bakgrund och på grund av att de spanska rättsliga myndigheterna hade inlett rättsliga undersökningar av de åtgärder som vidtagits av universitetet i Huelva och en del av dess personal, rekommenderade Olaf att utanordnaren skulle flagga systemet för tidig varning i kategori W3. Olaf begärde omedelbar och tillfällig flaggning i kategori W2 för att ge den berörda utanordnaren tid att bedöma situationen.

En varning i kategori W2 grundar sig på upptäckter av allvarliga administrativa fel eller bedrägerier i förhållande till tredje part som har dragit nytta av gemenskapsmedel. En varning i kategori W3 utfärdas när det är känt att mottagare av gemenskapsmedel är föremål för rättsliga förfaranden för allvarliga administrativa fel eller bedrägerier.

Båda dessa flaggningar infördes i systemet för tidig varning den 19 april 2005.

Finansiella uppföljningsåtgärder kommer att vidtas av kommissionen, om det anses nödvändigt, till följd av resultatet av det rättsliga förfarandet.

Synpunkter på klagandens argument

För att möjliggöra ett strukturerat tillvägagångssätt i frågan diskuterade kommissionen de specifika frågor som togs upp i klagomålet i de punkter som anges nedan.

1 Klagomål om att universitetet i Huelva (professor O.) inte agerat korrekt i både vetenskapliga och administrativa termer och kommissionens underlåtenhet att vidta åtgärder i detta avseende
1.1 Inget avtal har någonsin upprättats mellan universitetet i Huelva och Dulsana.

Detta var en fråga för universitetet i Huelva och dess underleverantör Dulsana. Kommissionen hade informerats om att ett domstolsförfarande pågick i Spanien till följd av ett klagomål från Dulsana mot universitetet i Huelva i denna fråga.

Universitetet i Huelvas ståndpunkt att inte ersätta Dulsanas ersättningsanspråk från 1999 stöddes av den revisor som hade utfört den finansiella revisionen.

1.2 Personer som inte arbetade med projektet anställdes av universitetet i Huelva med hjälp av projektfinansiering.

Kommissionen vidtog alla rimliga åtgärder för att kontrollera de ekonomiska kraven från universitetet i Huelva. Kostnader för personal som arbetade med projektet ersattes i enlighet med resultaten av ovannämnda revisioner och kontraktet. För andra året kunde universitetet i Huelva inte tillhandahålla tidrapporter. Kommissionen avvisade därför dessa kostnader. Slutligen var en av slutsatserna i den vetenskapliga revisionsrapporten att mer än 80 % av den tid som doktorander uppgett för projektet var motiverad.

1.3 Universitetet i Huelva vidtog aldrig några åtgärder för att säkerställa att det kunde fullgöra kontraktet med kommissionen.

På grundval av resultaten av de två revisionerna betalade kommissionen 112 068 euro till universitetet i Huelva för arbete som utförts mellan den 1 februari 1998 och den 14 juli 1999. Kommissionen samtyckte till ändringsförslag 1, där det angavs att universitetet i Huelva helt skulle dra sig ur projektet. Kommissionen samtyckte vidare till en förlängning av projektets varaktighet för att ge de återstående partnerna tillräckligt med tid för att slutföra projektet på ett korrekt sätt.

1.4 I den sista skrivelsen från universitetet i Huelva, för perioden från den 1 februari 1999 till den 15 juli 1999, gjordes detaljerade försök som aldrig genomfördes. De data som gavs som dokumentation var data som erhölls av Dr. K. i tidigare fältstudier.

Se svaret under 1.1 och 1.2.

1.5 Rapporter från universitetet i Huelva var identiska med avhandlingar skrivna av studenter som inte var anställda i projektet.

Se svaret under 1.1 och 1.2.

1.6 Kommissionen inledde revisionerna först efter politiska påtryckningar och hade inte agerat på massiva tecken på bedrägeri.

En finansiell revision genomfördes i januari 2001 och ytterligare en vetenskaplig revision i april 2002. Resultaten av de två revisionerna bekräftade inte påståendena från universitetet i Hohenheim om massivt bedrägeri från universitetet i Huelva. Olaf uppmärksammades dock också på frågan och bekräftade resultaten av de revisioner som kommissionen utfört. Beroende på resultatet av de pågående rättsliga förfarandena i Spanien mot universitetet i Huelva kommer kommissionen att vidta nödvändiga ekonomiska åtgärder.

1.7 Kommissionen har vägrat att ge tillgång till handlingar som rör revisionerna. Kunskap om revisionsresultatet skulle ha haft en direkt ekonomisk inverkan på projektet.

Avslaget på ansökan om tillgång till de relevanta handlingarna grundades på följande skäl:

Behovet av att skydda pågående utredningar.

Behovet av att skydda fysiska personers privatliv och integritet.

* Behovet av att skydda kommissionens interna beslutsprocess.

* Det faktum att de relevanta dokumenten inte berör ett övervägande allmänintresse, även med tanke på att både universitetet i Hohenheim och Dulsana har privata intressen i denna fråga.

Även om ytterligare medel måste återkrävas från universitetet i Huelva skulle detta inte ha någon ytterligare ekonomisk inverkan på projektet, eftersom de återvunna medlen skulle behöva återföras till kommissionens allmänna budget och inte kunde omfördelas till projektets avtalsparter.

2 Klagomål avseende kommissionens agerande med avseende på slutbetalningen
2.1 Den omständigheten att universitetet i Huelva inte har fullgjort den tekniska och administrativa förpliktelse som följer av avtalet har inte beaktats vid slutbetalningen.

Se svaret under 1.3.

2.2 Kommissionen avvisade de extra kostnader för samordningen av projektet som universitetet i Hohenheim ådragit sig.

Genom att underteckna ändring nr 1 av avtalet samtyckte universitetet i Hohenheim till villkoren för att överföra rollen som samordnare till universitetet och till den justerade budgeten på grundval av denna överföring. I de vägledande finansiella tabeller som bifogades ändringsförslaget föreskrevs en ökning av kommissionens bidrag till Hohenheims universitet från 70 750 euro till 275 210 euro. Det slutliga belopp som faktiskt betalades ut var högre, nämligen 343 818 euro. Detta var möjligt på grund av att en stor del av det ursprungliga bidrag som planerats för universitetet i Huelva omfördelades till universitetet i Hohenheim och att andra partner i projektet spenderade mindre än vad som ursprungligen planerats.

2.3 Inget officiellt svar lämnades som svar på Hohenheims universitets vägran att godta slutbetalningen. Kommissionens version i protokollet från mötet i april 2004 återspeglar inte på ett korrekt sätt de frågor som diskuterats.

Ett mottagningsbevis skickades per e-post den 3 februari 2004. Uppdragstagarna reagerar normalt om kommissionen vägrar att betala vissa fordringar och om det belopp som betalats av kommissionen inte har nått det högsta belopp som kunde ha betalats. I förevarande fall hade kommissionen emellertid redan gjort utbetalningar upp till det maximala bidragsbeloppet.

Det hade faktiskt inte varit möjligt att nå en överenskommelse om slutsatserna från mötet i april 2004.

2.4 Kommissionen hävdar att kontraktet är avslutat. Argumentet att avtalet är under prövning används emellertid samtidigt som skäl för att neka tillgång till handlingar enligt förordning 1049/2001.

I artikel 2 i avtalet anges att "kontraktet skall anses vara slutfört den dag då kommissionen gör sin slutbetalning". En åtskillnad måste göras mellan slutförandet av projektet och senare översyner. Det var möjligt att slutföra ett projekt medan det samtidigt var föremål för en finansiell revision eller granskning.

Kommissionens svar på klagandens slutsatser

Vid meningsskiljaktigheter mellan projektpartnerna var kommissionen skyldig att respektera principen om jämlikhet, och alla beslut som fattades måste grundas på en balanserad bedömning av situationen. Det var därför som kommissionen genomförde två revisioner för att kontrollera Hohenheims universitets påståenden.

Ingen av de omständigheter som klaganden tog upp motiverade hans påståenden om att kommissionen hade gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden. Resultaten av revisionerna hade beaktats vid minskningen av gemenskapens ekonomiska bidrag till universitetet i Huelva. När det gäller anklagelserna om bedrägeri kunde resultaten av revisionerna inte bekräfta detta, men kommissionen skulle vidta nödvändiga finansiella uppföljningsåtgärder, beroende på resultatet av de rättsliga förfaranden som de spanska myndigheterna hade inlett mot universitetet i Huelva.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål och lämnade ett antal synpunkter på redogörelsen för de relevanta fakta som kommissionen hade lagt fram.

När det gäller de enskilda frågorna

När det gäller sakfrågan i hans ärende kan klagandens synpunkter sammanfattas på följande sätt (med hjälp av den numrering av frågor som kommissionen antagit):

1.1 När det gäller universitetet i Huelva avsåg 95 % av arbetet fältförsök. Men eftersom universitetet inte hade några anläggningar för sådana fältförsök var det nödvändigt att ingå ett underleverantörsavtal. Detta överensstämde också med artiklarna 3.2 och 2.2 c i de allmänna villkoren för avtalet ("de allmänna villkoren"). Den omständigheten att underentreprenaden inte var en privat angelägenhet mellan entreprenören och underentreprenören bekräftades av den omständigheten att artikel 3.3 i de allmänna villkoren gav kommissionen samma kontrollrättigheter gentemot underentreprenören som den hade gentemot entreprenören.

Den 15 juli 2003 betalade universitetet i Huelva Dulsanas huvudfordringar.

Det var oklart hur revisorerna hade kunnat känna igen de fakturor som Dulsana hade lagt fram 1998, med tanke på att det vid den tidpunkten inte fanns något underleverantörsavtal.

1.2 Nästan alla rapporter som lämnats in av universitetet i Huelva bestod i sin helhet av översättningar av papper som lämnats in av studenter. Man skulle därför fråga sig vilket arbete som hade utförts av de medarbetare som hade fått betalt ur projektbudgeten. I artikel 19.1.1 i de allmänna villkoren föreskrevs att endast kostnader för faktiska arbetstimmar i projektet "av vetenskaplig, forskarutbildningspersonal eller teknisk personal" kunde debiteras.

1.3 Universitetet i Huelva hade gjort sig skyldigt till ett grundläggande avtalsbrott som borde ha lett till en fullständig återbetalning av det förskott som universitetet mottagit.

1.4,1.6

Kommissionen hade underlåtit att bemöta påståendet att universitetet i Huelva hade gjort sig skyldigt till ett vetenskapligt fel. Professor O. hade agerat bedrägligt genom att använda resultaten av tidigare arbete av Dr K.

1.7 Det fanns ett övervägande allmänintresse av att de relevanta handlingarna lämnades ut, eftersom det var fråga om en korrekt användning av offentliga medel.

I artikel 1.1 i avtalet föreskrevs att uppdragstagarna skulle fullgöra sina skyldigheter ”gemensamt och solidariskt” och i artikel 1.2 föreskrevs att uppdragstagarna ”skall göra rimliga ansträngningar för att uppnå de resultat som är avsedda för projektet och fullgöra de skyldigheter som åligger en uppdragstagare som inte fullgör sina skyldigheter”. Det var därför logiskt och obligatoriskt av avtalsskäl att de belopp som kommissionen återkräver från en partner som inte fullgör sina skyldigheter skulle ställas till projektets förfogande. Detta hade begärts redan den 23 oktober 2000.

2.3, 2.4

Klaganden hade flera gånger uppmärksammat kommissionen på misstanken om att professor O. hade förfalskat doktor K:s underskrift. Kommissionen hade aldrig behandlat denna fråga. Alla fakturor från Dulsana som lämnats in av universitetet i Huelva bör därför kontrolleras för att säkerställa äktheten av Dr K: s underskrift.

Slutsats

Kommissionens slutsatser baserades på två revisioner. Många uppgifter om det vetenskapliga felet vid universitetet i Huelva hade dock blivit kända för kommissionen först efter det att dessa revisioner hade slutförts.

Yrkandet att 112 068 euro skulle tas från universitetet i Huelva och ges till universitetet i Hohenheim bibehölls.

Klaganden uppgav vidare att han återigen begärde tillgång till revisionsrapporterna. Han bad också ombudsmannen att klargöra fakta genom att fråga ut V, kommissionens vetenskapliga tjänsteman med ansvar för ärendet. Enligt klagandens uppfattning var det inte tillräckligt att endast undersöka det meddelande som denne hade skrivit den 31 juli 2003.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Ombudsmannens begäran om ytterligare information

Den 20 september 2005 begärde ombudsmannen därför att kommissionen skulle besvara följande frågor:

(1) I sina synpunkter gjorde klaganden bland annat följande uttalanden:

• När det gäller universitetet i Huelva gällde 95 % av arbetet fältförsök. Men eftersom universitetet inte hade några anläggningar för sådana fältförsök var det nödvändigt att ingå ett underleverantörsavtal. Detta överensstämde också med artiklarna 2.2 c och 3.2 i de allmänna avtalsvillkoren. Något sådant underleverantörsavtal hade dock inte ingåtts. Universitetet i Huelva hade därför aldrig varit i stånd att genomföra projektet på ett korrekt sätt. Universitetet i Huelva hade således gjort sig skyldigt till ett grundläggande avtalsbrott som borde ha lett till en fullständig återbetalning av det förskott som universitetet hade mottagit.
• Kommissionen hade inte besvarat påståendet att universitetet i Huelva hade gjort sig skyldigt till ett vetenskapligt fel. Professor O. hade agerat bedrägligt genom att använda resultaten av tidigare arbete av Dr K.
• Kommissionen hade underlåtit att ta itu med misstanken om att professor O. hade förfalskat doktor K:s underskrift.

Kan kommissionen kommentera dessa uttalanden?

(2) I sina synpunkter hänvisade klaganden till vissa bestämmelser i de allmänna villkor som är tillämpliga på avtalet. Kan kommissionen lämna en kopia av dessa allmänna villkor?

(3) I sitt yttrande hänvisade kommissionen till pågående förfaranden vid spanska rättsliga myndigheter. Har kommissionen någon mer specifik information om föremålet för detta förfarande?

Ombudsmannen informerade klaganden om detta. När det gäller klagandens förslag att den kommissionstjänsteman som föreföll ha behandlat ärendet skulle höras, påpekade ombudsmannen att han skulle invänta kommissionens svar på hans begäran om upplysningar innan han fattade beslut om huruvida ytterligare undersökningar var nödvändiga. I sina synpunkter på kommissionens yttrande hade klaganden noterat att han "återigen" hade begärt tillgång till de berörda handlingarna. Ombudsmannen informerade därför klaganden om att hans undersökning gällde den begäran om tillgång som hade avslagits den 26 januari 2005 och att varje ny begäran om tillgång som han skulle vilja göra nu skulle lämnas in direkt till kommissionen.

Kommissionens svar

I sitt svar framförde kommissionen följande synpunkter:

Vad gäller de faktiska omständigheterna

I den tekniska bilagan till avtalet föreskrevs två underleverantörer till universitetet i Huelva, nämligen gården "Los Bresnos" (där Dr. K. var chef vid den tidpunkten) för leverans av testanläggningen och Sera GmbH för att göra flera tester.

Den 1 oktober 1998 bad universitetet i Huelva, i egenskap av projektsamordnare, kommissionen om tillstånd att ersätta gården "Los Bresnos" med en annan gård i området, som hyrdes genom Dulsana, ett företag som inrättats av Dr. K. särskilt för detta ändamål. Anledningen till att kommissionen underrättades var att gården "Los Bresnos" hade skadats av kraftiga regn. Kommissionen godkände denna ersättning den 29 oktober 1998.

Ett möte om framsteg hölls den 27-28 januari 1999. Enligt den uppdragsrapport som utarbetats av kommissionens vetenskapliga tjänsteman har arbetet med projektet fortskridit väl. I rapporten nämndes dock Huelvas universitets oerfarenhet när det gäller reglerna för förvaltning av gemenskapsfinansierade forskningsprojekt. Den nämnde också att det fanns uppenbara ekonomiska problem mellan universitetet i Huelva och dess underleverantör Dulsana, som dock föreföll ha lösts omedelbart efter mötet eftersom universitetet i Huelva hade betalat alla fakturor till Dulsanas belåtenhet.

I mars 1999 hölls ett annat gruppmöte, där meningsskiljaktigheterna mellan universitetet i Huelva å ena sidan och universitetet i Hohenheim och Dulsana å andra sidan kom till ytan öppet med anklagelser från båda parter. I juni 1999 hölls ytterligare ett gruppmöte för att diskutera Huelvas universitets fortsatta deltagande i projektet.

En ändring av avtalet, som trädde i kraft den 15 juli 1999, undertecknades för att lösa ovannämnda meningsskiljaktigheter.

I april 2002 genomfördes en vetenskaplig granskning av det arbete som utförts av universitetet i Huelva av externa experter. Klaganden och dr K överlämnade till dessa experter en not till handlingarna i ärendet där de redogjorde för sina synpunkter på det arbete som utförts av universitetet i Huelva. I detta meddelande hävdade universitetet i Hohenheim att professor O. hade berättat för Dr. K. redan 1999 att han hade förfalskat sin signatur för att påskynda projektet. Klaganden och dr K träffade och talade med experterna under deras besök på plats vid universitetet i Huelva.

I maj 2002 överlämnade universitetet i Hohenheim och Dulsana ytterligare en detaljerad promemoria till kommissionens vetenskapliga tjänsteman, där de upprepade tidigare anklagelser och framförde sina synpunkter på ett antal frågor som de hade diskuterat med de externa experterna. I denna not, den påstådda smide av Dr K: s signatur nämndes igen.

När det gäller ombudsmannens frågor
- Första frågan -

Kommissionen ingriper inte i de avtal som deltagarna i gemenskapsfinansierade projekt ingår med sina underleverantörer. Det fanns inte heller någon avtalsmässig skyldighet för deltagarna att lämna in kopior av undertecknade underleverantörsavtal till kommissionen.

Parternas ståndpunkter till varför det inte hade fastställts något underleverantörsavtal var följande:

Enligt universitetet i Huelva hade doktor K. vid tidpunkten för undertecknandet av avtalet med kommissionen i mars 1998 lämnat gården ”Los Bresnos” och man beslutade att fortsätta arbetet med det nya företag som han hade inrättat, det vill säga Dulsana. Professor O. försökte formalisera avtalsförhållandet med Dulsana genom ett skriftligt underleverantörsavtal. Ett första utkast skickades till Dr. K. och återvände med förslag till ändringar. Dessa förändringar var oacceptabla för universitetet i Huelva. I slutet av 1998 överlämnades ett nytt utkast till Dr. K., som inte reagerade. Under tiden fortsatte Dulsana att skicka in fakturor för arbete som utförts under projektets första år, och professor O. gick med på att betala dem för att inte äventyra projektet.

Enligt universitetet i Hohenheim och Dulsana skulle universitetet i Huelva och professor O. klandras för att inte ha ingått något underleverantörsavtal. Dr. K. vände sig till universitetet i Huelva i april 1998 för att ingå ett underleverantörsavtal, men professor O. ansåg att detta var onödigt. I slutet av juli 1998 överlämnade Dr. K. sin första faktura till universitetet i Huelva, för vilken professor O. begärde en ändring av formatet. När den korrigerade fakturan presenterades för andra gången sade professor O. att det fanns ett behov av ett formellt underleverantörsavtal innan fakturan kunde betalas. Professor O. bad Dr. K. att förbereda detta underleverantörsavtal, men höll sedan inte med om dess innehåll och den föreslagna budgeten för försöken. Dr. K. fick slutligen ett utkast till underleverantörsavtal i februari 1999 vilket var oacceptabelt för honom.

Det framgick av de revisioner som kommissionen genomfört och den information som parterna lämnat att projektet inleddes med viss försening på grund av att testanläggningen bytte plats. Denna förändring kan inte tillskrivas något fel av universitetet i Huelva. Dulsana utförde ett antal uppgifter för projektet i avsaknad av ett formellt skriftligt underleverantörsavtal. Detta föreföll grunda sig på muntliga överenskommelser mellan universitetet i Huelva och Dulsana, vilka i sin tur grundade sig på bestämmelserna i den tekniska bilagan till avtalet. Det var inte klart för kommissionen varför Dr. K. hade börjat utföra arbete utan ett undertecknat underleverantörsavtal. Det fanns inte tillräckliga bevis för att kommissionen skulle kunna dra slutsatsen att underlåtenheten att nå en överenskommelse om ett underleverantörsavtal enbart berodde på universitetet i Huelva.

När det gäller stödberättigande kostnader som lämnats in av universitetet i Huelva var den princip som kommissionen använde ansträngningsbaserad, inte resultatbaserad. Med andra ord, om uppdragstagaren kan visa att han har gjort sitt bästa för att utföra sina uppgifter, är kommissionen enligt avtal skyldig att ersätta hans kostnader även om de förväntade resultaten kanske bara har uppnåtts delvis (eller i vissa extrema fall inte alls). Även om kommissionen hade beslutat att inte återbetala Dulsanas fakturor för det första året, skulle detta inte ha inneburit att de övriga kostnaderna för universitetet i Huelva inte skulle ha varit stödberättigande.

Kommissionen avvisade därför påståendet att universitetet i Huelva hade överträtt artiklarna 2.2 och 2.3 i de allmänna villkoren och att kommissionen därför borde ha krävt återbetalning av hela det förskottsbelopp som universitetet hade mottagit.

Genom att underteckna ändringsförslag 1 till avtalet samtyckte deltagarna till omfördelningen av medel. Det faktum att universitetet i Hohenheim lade mer pengar på projektet än på det gemenskapsbidrag som det erhöll utgjorde en egen risk.

- Den andra frågan -

När det gäller påståendet att universitetet i Huelva i sin lägesrapport för perioden från den 1 februari 1999 till den 15 juli 1999 offentliggjorde resultat av rättegångar som aldrig ägt rum och att den relevanta lägesrapporten innehåller resultat som doktor K. erhöll 1992, utreds denna fråga av de spanska rättsliga myndigheterna (se nedan). Denna fråga bör därför avvisas, eftersom den omfattas av artikel 2.7 i ombudsmannens stadga. Det bör dock understrykas att de personalkostnader som universitetet i Huelva hade redovisat för den berörda perioden under alla omständigheter hade avslagits av kommissionen på grund av att universitetet i Huelva inte kunde lägga fram de nödvändiga tidrapporterna och på grund av att det rådde tvivel om huruvida arbetet verkligen hade utförts.

När det gäller påståendet att rapporterna från universitetet i Huelva var identiska med de handlingar som upprättats av grundutbildningsstuderande, hade det under de ekonomiska och vetenskapliga revisionerna bekräftats att det relevanta forskningsarbetet hade utförts av tre doktorander och ett antal grundutbildningsstuderande. Avhandlingsarbetet som utförts av grundstuderandena rapporterades i de vetenskapliga rapporter som lämnats in av universitetet i Huelva till kommissionen. Detta arbete överensstämde med vad som i den tekniska bilagan beskrivs som de uppgifter som ska utföras. Universitetet i Huelva lämnade inte in kostnadsredovisningar för grundstuderande. De tre doktorander som universitetet i Huelva debiterade för projektet anställdes och betalades av universitetet i Huelva. Tidrapporter för det första året (februari 1998 - januari 1999) lämnades in till kommissionen av universitetet i Huelva. Detta var inte fallet för den andra perioden (februari 1999–juli 1999) och personalkostnaderna för denna period godtogs, som redan förklarats, inte av kommissionen. Det bekräftades också vid den tekniska revision som genomfördes i april 2002 att den arbetskraft som universitetet i Huelva tog i anspråk för projektet var godtagbar med tanke på det arbete som utförts. Det var normal praxis att grundstuderande assisteras och styrs i sitt arbete av forskarstuderande. Kostnaderna för den senare kan debiteras projektet, i enlighet med artikel 19.1.1 i de allmänna villkoren, enligt vilken "personalkostnaderna skall begränsas till (...) forskarutbildad eller teknisk personal som arbetar med forskning (...)".

- Den tredje frågan -

När det gäller den påstådda förfalskningen av underskrifter utreds denna fråga av de spanska rättsliga myndigheterna (se nedan) och omfattas därmed också av artikel 2.7 i ombudsmannens stadga.

Det var dock lämpligt att notera att kommissionen hade betalat ett belopp på 3 226 555 spanska pesetas till universitetet i Huelva för tio fakturor från Dulsana för arbete som utförts under projektets första år. Vid den finansiella revision som genomfördes i januari 2001 kontrollerades det att universitetet i Huelva faktiskt hade återbetalat dessa belopp till Dulsana. Fakturorna för det andra året hade avvisats som icke stödberättigande, vilket redan förklarats.

- Den fjärde frågan -

En kopia av de allmänna villkoren lämnades till ombudsmannen.

- Den femte frågan -

Dulsana hade stämt universitetet i Huelva i en spansk domstol för de obetalda fakturorna. Det framgick av den information som klaganden lämnat till ombudsmannen att en förlikning utanför domstol hade träffats i det ärendet 2003.

Olaf hade lämnat följande information om de pågående rättsliga förfarandena i Spanien:

• En brottsutredning inleddes den 30 december 2003 av brottmålsdomstol nr 2 i Moguer (Huelva-Spanien).
• Denna undersökning inleddes till följd av ett klagomål från dr K. mot en professor vid universitetet i Huelva angående oegentligheter i förvaltningen av kontrakt FAIR-CT97-3751. Enligt klaganden i det målet hade den berörda professorn lagt fram falska rapporter för att (otillbörligt) motivera de gemenskapsmedel som hade beviljats.
• Klaganden i det målet hade intervjuats av undersökningsdomaren. Två experter hade utsetts för att utarbeta en rapport i frågan.
• I juli 2004 hade ett komplement till klagomålet lagts fram för domstolen. I detta komplement hävdade klaganden i det ärendet att den berörda personen hade förfalskat sin underskrift på ett antal fakturor.
• I september 2004 pågick undersökningen fortfarande.

Slutsats

Av alla ovannämnda skäl kunde kommissionen inte godta klagandens begäran om att få tillbaka hela det förskott som betalats ut till universitetet i Huelva och sedan överföra det till universitetet i Hohenheim.

Kommissionen hade vidtagit alla lämpliga åtgärder för att fastställa huruvida de kostnader som universitetet i Huelva hade begärt ersättning för var stödberättigande och för att se till att projektet kunde fortsätta efter det att universitetet hade upphört.

När det gäller påståendena om att universitetet i Huelva begick vetenskapligt bedrägeri och att dr K:s underskrift hade förfalskats utreddes dessa anklagelser av de spanska rättsliga myndigheterna.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter framförde klaganden följande synpunkter:

Eftersom universitetet i Huelva inte förfogade över de resurser som krävdes för att genomföra fältförsök, var det nödvändigt att ingå ett underleverantörsavtal. Något sådant underleverantörsavtal hade dock inte ingåtts med Dulsana när universitetet i Huelva lämnade projektet.

Redan i mars 1998 hade dr K fört samtal med universitetet i Huelva som också omfattade underleverantörsavtalet med Dulsana. Vid ytterligare ett möte i april 1998 diskuterades detta underleverantörsavtal i detalj. J. från universitetet i Huelva hade påpekat att ett underleverantörsavtal var obligatoriskt. I mitten av maj 1998 hade dr K ombetts att lämna in nödvändiga handlingar (föreningsbestämmelser, avtal om arrende av gården och bankuppgifter). Dessa handlingar inkom till universitetet i Huelva den 9 juni 1998. Professor O. ansåg därefter att det inte behövdes något underleverantörsavtal.

Det som verkade vara ett katt-och-råtta-spel hade då börjat, vilket förmodligen bara tjänade syftet att inte behöva betala Dulsanas fakturor och att ifrågasätta projektet som sådant. På begäran av professor O. var Dr. K. tvungen att ändra fakturorna fem gånger, utan att någon betalning gjordes eller något datum för betalning nämndes. Till slut ändrade sig professor O. och insisterade på att ett underleverantörsavtal trots allt var nödvändigt. Dr. K. hade därefter lämnat in ett utkast i oktober 1998. I november 1998 förklarade professor O. att han inte höll med om detta utkast. Därefter sammankallades två möten. Båda dessa möten hade dock ställts in av professor O. med kort varsel. I november 1998 vände sig dr K till klaganden i egenskap av ordförande för den styrkommitté som inrättats enligt avtalet.

Universitetet i Huelva gjorde betalningar till Dulsana först efter betydande förseningar och delvis först efter det att det hade lämnat projektet. Betalningarna för 1998 gjordes den 22 april, den 14 juli och den 27 oktober 1999, medan betalningarna för 1999 gjordes först den 14 juli 2003. Universitetet i Huelva hade således under mer än ett år drivit verksamheten med medel som var avsedda för underleverantören. Enligt protokollet från mötet den 28 januari 1999 hade professor O. anklagat universitetet i Huelva för att ha använt projektmedlen för andra ändamål. Det var också ett faktum att universitetet i Huelva hade avskedat en vetenskaplig assistent som hade arbetat med projektet från och med slutet av 1998 på grund av att det inte fanns några likvida medel tillgängliga för att anställa denna person. Denna omständighet togs upp i styrkommitténs skrivelse till universitetet i Huelva av den 28 januari 1999.

Beteendet vid universitetet i Huelva hade nästan fått det aktuella projektet att misslyckas.

Den finansiella revisionen hade inte genomförts korrekt. Rapporten om denna revision innehöll påståenden och gissningar om dr K. som verkade ha legat till grund för kommissionens beslut.

Enligt kommissionens vetenskapliga tjänsteman hade universitetet i Huelva medvetet undvikit att göra utbetalningar till Dulsana.

Det fanns ingen känd regel till stöd för kommissionens uppfattning att den under alla omständigheter skulle ha varit tvungen att betala universitetet i Huelva, oavsett om ett underleverantörsavtal hade ingåtts eller inte. Efter att ha godkänt rapporten från universitetet i Huelva för projektets första år var kommissionen nu rädd för rättsliga komplikationer om den skulle upphäva detta godkännande.

De verkliga omständigheterna var följande: Under de 17 månader som universitetet deltog (dvs. 45 % av projektets totala löptid) hade det påbörjat 2 % av de planerade uppgifterna och hade använt 27 % av projektmedlen för detta ändamål. Det fanns inga utsikter att projektet skulle slutföras i enlighet med kontraktet. Detta var orsaken till problemen mellan de inblandade parterna. Avsaknaden av ett underleverantörsavtal med Dulsana och underlåtenheten att betala det sistnämnda hade bara varit toppen av isberget.

Universitetet i Huelva hade inte kunnat genomföra detta projekt i fråga om både administration och personal, och det hade tyvärr inte ens försökt göra det. Ingen kunde på allvar hävda att det tar mer än ett år att utarbeta ett utkast till underleverantörsavtal som omfattade två sidor.

Kommissionens uttalande att det var normal praxis att grundstuderande får hjälp och vägledning i sitt arbete av forskarstuderande bekräftade klagandens fall. De tekniska rapporter som hade lämnats in var inget annat än översättningar till engelska av papper som utarbetats av studenter. Bortsett från de undertecknade tidrapporterna fanns det inga bevis för arbetet hos de doktorander som anställdes och betalades av universitetet i Huelva. Det var helt oklart vad dessa personer kunde ha bidragit med till projektet.

Universitetet i Huelva hade ansvarat för uppgifterna 1 och 5 i den tekniska bilagan till avtalet. Den hade deklarerat 18,5 arbetsmånader för uppgift 1 och 18 arbetsmånader för uppgift 5. Omkring 90 % av det arbete som utförts hade dock täckts av dokument som utarbetats av studenter på grundnivå. Kommissionens uppfattning att sammanlagt 21,5 månader var stödberättigande hade således ingen som helst grund. Högst 3,25 månader kan anses vara stödberättigande. Allt detta hade varit känt för kommissionen sedan den 9 juli 2002, då klaganden försåg den med en fullständig sammanfattning i) av texterna i de dokument som utarbetats av studenter på grundnivå och ii) av de relevanta rapporterna.

Kommissionen hade uppgett att den var skyldig att ersätta en uppdragstagare om denne kunde visa att den gjorde sitt bästa för att bedriva forskning och utföra de uppgifter som angavs i kontraktet. Universitetet i Huelva hade emellertid inte gjort några sådana ansträngningar i förevarande fall. Kommissionen hade nöjt sig med tekniska rapporter som inte betydde något och som var av kosmetisk karaktär. Det föreföll som om kommissionen medvetet godtog att den hade blivit lurad.

Tillgång hade begärts till rapporterna om revisionerna. Kommissionen ansåg att ett utlämnande av dessa handlingar allvarligt skulle påverka dess interna beslutsprocess. Nu när kommissionen hade ställt en intern rapport till förfogande kunde det antas att den skulle lämna ut samtliga rapporter.

Klaganden avslutade med att upprepa sin begäran om att ombudsmannen skulle höra den person som hade varit kommissionens vetenskapliga handläggare om det berörda projektet.

Inspektion av kommissionens akt

Efter att ha granskat de ytterligare uppgifter som lämnats av kommissionen och klagandens synpunkter ansåg ombudsmannen att det var nödvändigt att granska kommissionens ärendeakt. I sin skrivelse till klaganden påminde ombudsmannen även denne om att den aktuella undersökningen, när det gäller frågan om tillgång till handlingar, gällde det beslut som fattades i januari 2005 och att den senare utvecklingen därför var irrelevant i detta sammanhang. Ombudsmannen upprepade därför det råd han redan hade gett tidigare, dvs. att varje ny begäran om tillgång som den klagande skulle vilja göra nu bör lämnas in direkt till kommissionen.

Inspektionen av kommissionens handlingar i ärendet genomfördes den 25 januari 2007.

I synnerhet granskades följande handlingar:

* Revisionsberättelse av den 3 april 2001.

* Vetenskaplig revisionsrapport av den 26 april 2002.

* Meddelande av den 31 juli 2003 från V. om revisionen vid universitetet i Huelva. och

* Slutlig ärenderapport av den 16 februari 2005, utarbetad av OLAF.

Som svar på en fråga om detta påpekade kommissionens företrädare att de inte hade någon fast kännedom om domstolsförfarandet i Spanien, men att det föreföll som om målet fortfarande var anhängigt.

En kopia av rapporten om denna inspektion skickades till klaganden för synpunkter.

I sitt svar informerade klaganden ombudsmannen om att han ansåg att de handlingar som hade inspekterats skulle ge information i frågan. Han upprepade dock sitt förslag att ombudsmannen också skulle ställa frågor till en V som hade handlagt ärendet.

I en skrivelse av den 7 februari 2008 föreslog klaganden återigen att den berörda tjänstemannen skulle höras.

Beslutet

1 Relevanta omständigheter

1.1 Föreliggande klagomål gäller Europeiska kommissionens hantering av projektet FAIR 5-CT97-3751 "Optimised Production and Harvesting Technique of the Alternative Crop Stevia Rebaudiana Bertoni". Stevia rebaudiana är en växt från vilken sötningsmedel kan produceras. Det verkar som om det skulle kunna fungera som en lämplig ersättning för odling av tobak. Syftet med det aktuella projektet var att undersöka denna möjlighet när det gäller södra Europa.

1.2 Projektet pågick från den 1 februari 1998 till den 30 april 2002 (efter olika förlängningar). Det omfattade två projektpartner (universitetet i Hohenheim i Tyskland och Wintersteiger GmbH, ett österrikiskt företag), en associerad partner (universitetet i Algarve, Portugal) som senare blev en fullvärdig partner och två underleverantörer (Dulsana S.L., ett spanskt företag, och Sarea GmbH, ett österrikiskt företag). Samordningen av projektet var ursprungligen i händerna på universitetet i Huelva, Spanien. Det totala maximala gemenskapsbidraget fastställdes till 808 000 euro.

1.3 Enligt den klagande, den person som ansvarar för projektet vid universitetet i Hohenheim, framkom det senare att universitetet i Huelva och den person som ansvarar där (professor O.) inte kunde uppfylla sina skyldigheter enligt avtalet. I mitten av 1999 bad projektpartnerna universitetet i Huelva att antingen ersätta professor O. eller dra sig ur projektet. En ändring av avtalet gjordes, enligt vilken universitetet i Huelva drog sig ur projektet från och med den 15 juli 1999 och universitetet i Hohenheim övertog rollen som samordnare.

1.4 Det ekonomiska bidrag från gemenskapen som ursprungligen var avsett för universitetet i Huelva uppgick till 412 250 euro. Till följd av ovannämnda ändring minskades detta belopp till 143 790 euro. Återstoden omfördelades mellan de återstående partnerna.

1.5 Den 23 oktober 2000 informerade klaganden kommissionen om sin åsikt att universitetet i Huelva inte hade genomfört projektet på ett tillfredsställande sätt och att kommissionen borde avvisa alla kostnadsredovisningar som lämnats in av universitetet i Huelva och överföra motsvarande medel till universitetet i Hohenheim.

1.6 För att kontrollera anklagelserna mot universitetet i Huelva genomförde kommissionen i januari 2001 en finansiell revision av de kostnadsredovisningar som lämnats in av universitetet i Huelva. Detta ledde till att vissa kostnader uteslöts eller ändrades. Ett totalt belopp på 112 068 euro godkändes som stödberättigande kostnader för universitetet i Huelva. Återstoden på 31 728 euro omfördelades och betalades ut till de återstående partnerna.

1.7 I april 2002 genomförde externa experter en vetenskaplig granskning av det arbete som utförts av universitetet i Huelva. Dessa experter rapporterade om två stora problem när det gäller detta arbete. För det första hade förhållandet mellan universitetet i Huelva och dess underleverantör Dulsana varit särskilt problematiskt. För det andra identifierade experterna ett antal brister i utförandet av arbetet. Experterna kom fram till att "(...) de första sju trimestern av projektverksamheten är av dålig kvalitet. Ett antal deluppgifter är värdefulla. Kommissionen bör tillåta universitetet i Huelva att ansöka för den perioden. Resultaten av den vetenskapliga revisionen var sådana att de inte gav upphov till några ytterligare finansiella justeringar av de kostnader som återbetalats till universitetet i Huelva.

1.8 I en skrivelse av den 22 april 2003 uppmärksammade dr K. (ansvarig vid Dulsana) Europeiska revisionsrätten på de påstådda oegentligheterna vid universitetet i Huelva. Revisionsrätten informerade Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf). I juni 2003 bad OLAF V, den vetenskapliga handläggare som ansvarade för ärendet vid kommissionen, att lämna information om projektet. Den 31 juli 2003 översände V till OLAF ett meddelande till akten i vilket han redogjorde för sina personliga synpunkter på de aktuella frågorna.

1.9 I december 2003 inledde en spansk domstol, på begäran av doktor K., en brottsutredning mot professor O. avseende oegentligheter i förvaltningen av kontrakt FAIR-CT97-3751. Enligt klaganden i det målet hade den berörda professorn lagt fram falska rapporter för att (otillbörligt) motivera de gemenskapsmedel som hade beviljats. I juli 2004 lades ett komplement till klagomålet fram för den spanska domstolen. I detta tillägg gjordes gällande att den berörda personen hade förfalskat Dr. K:s underskrift på ett antal fakturor.

1.10 I februari 2005 avslutade OLAF sin granskning. Den drog slutsatsen att resultaten av kommissionens revisioner tydde på att universitetet i Huelva inte helt hade uppfyllt sina avtalsförpliktelser. Mot denna bakgrund och på grund av att de spanska rättsliga myndigheterna hade inlett rättsliga undersökningar av de åtgärder som vidtagits av universitetet i Huelva och en del av dess personal rekommenderade Olaf att universitetet i Huelva skulle flaggas i kommissionens system för tidig varning. En motsvarande registrering i systemet för tidig varning gjordes den 19 april 2005.

1.11 Den 10 februari 2005 vände sig klaganden till ombudsmannen.

2 Påstådd underlåtenhet att ge tillgång till handlingar

2.1 I maj och december 2004 lämnade dr K. och klaganden in ansökningar om tillgång till kommissionens handlingar. De handlingar till vilka tillgång begärdes var 1) rapporten om den finansiella revisionen (från april 2001), 2) rapporten om den vetenskapliga revisionen (från den 26 april 2002) och 3) V:s meddelande till akten av den 31 juli 2003. Dessa ansökningar avslogs av kommissionen.

2.2 I sitt klagomål till ombudsmannen nämnde klaganden denna vägran utan att lägga fram tydliga påståenden eller krav i detta sammanhang. I sitt yttrande tolkade kommissionen dock klagandens synpunkter som att klaganden felaktigt hade nekat tillgång till de relevanta handlingarna och som en begäran om tillgång till dessa handlingar. Det är därför lämpligt att behandla detta påstående och påstående i denna undersökning.

2.3 I sitt yttrande hävdade kommissionen att dess beslut att vägra tillgång hade motiverats av i) behovet av att skydda de pågående utredningarna, ii) behovet av att skydda fysiska personers privatliv och integritet, iii) behovet av att skydda kommissionens interna beslutsprocess och iv) det faktum att de relevanta handlingarna inte berörde ett övervägande allmänintresse.

2.4 I sitt yttrande hävdade klaganden att det fanns ett övervägande allmänintresse av att de relevanta handlingarna lämnades ut, med tanke på att det var fråga om en korrekt användning av offentliga medel. Klaganden uppgav vidare att han återigen begärde tillgång till dessa handlingar.

2.5 I sina synpunkter på kommissionens svar på en begäran om ytterligare information från ombudsmannen uttryckte klaganden förväntningar på att kommissionen nu skulle lämna ut alla relevanta rapporter.

2.6 Ombudsmannen noterar att klaganden inte har försett honom med kopior av de begäranden om tillgång som gjorts av honom själv eller av dr K. Kopior av svaren på dessa skrivelser från kommissionen har dock tillhandahållits honom. Av dessa svar framgår att dessa begäranden gjordes på grundval av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (3) (nedan kallad förordning 1049/2001). Ombudsmannen anser därför att endast denna förordning är relevant i detta fall och att det inte finns något behov av att undersöka om kommissionen kunde ha varit tvungen att bevilja tillgång till dessa handlingar på andra grunder, till exempel det avtal som den hade ingått om projekt FAIR 5-CT97-3751.

2.7 Ombudsmannen noterar att endast dr K verkar ha lämnat in en bekräftande ansökan om tillgång och att denna bekräftande ansökan avslogs den 20 augusti 2004, medan klaganden inte verkar ha utnyttjat denna möjlighet när hans ursprungliga ansökan av den 10 januari 2005 avslogs den 26 januari 2005. Enligt artikel 2.4 i ombudsmannens stadga ska klagandena vidta alla lämpliga administrativa åtgärder innan de vänder sig till honom eller henne. När det gäller allmänhetens tillgång till handlingar räknas en bekräftande ansökan till dessa lämpliga tidigare tillvägagångssätt. I strikt mening skulle ombudsmannen därför inte vara i stånd att behandla klagandens ärende när det gäller hans egen begäran om tillgång till handlingar. Det ska emellertid påpekas att kommissionen inte har gjort gällande att denna del av klagomålet ska avvisas. Det bör vidare noteras att klaganden också invänder mot avslaget på begäran om tillgång från dr K, som gjorde alla lämpliga tidigare tillvägagångssätt. Ombudsmannen anser därför att han inte är förhindrad att behandla innehållet i kommissionens ståndpunkt på denna punkt.

2.8 När det gäller förtjänsterna med den relevanta skyldigheten anser ombudsmannen att han kan vara kortfattad. I artikel 4.2 iii i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs att tillgång ska vägras om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för syftet med ”inspektioner, utredningar och revisioner, såvida det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet”. Vid den tidpunkt då begäran om tillgång gjordes genomförde Olaf en utredning om innehållet i de anklagelser om oegentligheter som riktats mot universitetet i Huelva och professor O. Kommissionens uppfattning att utlämnandet av de relevanta handlingarna kan ha hotat att undergräva denna utredning kan inte anses vara orimlig. Det är därför inte nödvändigt att undersöka de övriga skäl som kommissionen har grundat sina beslut på i detta avseende. Det är riktigt att klaganden har hävdat att det finns ett övervägande intresse av utlämnande, med tanke på att det var fråga om korrekt användning av offentliga medel. Ombudsmannen anser dock att ett sådant allmänt övervägande inte kan anses utgöra ett övervägande intresse av utlämnande i det aktuella fallet.

2.9 Inga administrativa missförhållanden har därför konstaterats när det gäller denna aspekt av ärendet.

2.10 För att undvika eventuella missförstånd anser ombudsmannen att det är viktigt att betona att hans undersökning med nödvändighet är inriktad på besluten om avslag på de ansökningar om tillgång som K. och klaganden gjorde 2004 och i början av 2005. Det är uppenbart att en annan slutsats kan behöva dras om kommissionen nu skulle ställas inför en begäran om tillgång till de relevanta handlingarna. Bland annat, och som nämnts ovan, bör det noteras att OLAF:s utredning avslutades i februari 2005. För att få kommissionen att ompröva sin ståndpunkt skulle klaganden dock behöva lämna in en ny begäran om tillgång till den. Ombudsmannen har redan informerat klaganden om detta vid flera tillfällen under denna undersökning.

3 Påstådd underlåtenhet att hantera det berörda projektet på ett korrekt sätt

3.1 Klaganden hävdar att kommissionen inte har hanterat det berörda projektet på ett korrekt sätt. Enligt den klagande har universitetet i Huelva och professor O. gjort sig skyldiga till en rad oegentligheter och kommissionen har inte reagerat tillräckligt på dessa påstådda oegentligheter. Det verkar som om klaganden förväntade sig att kommissionen skulle avvisa alla eller de flesta av de kostnader som redovisats av universitetet i Huelva, återkräva de relevanta beloppen och fördela dem mellan de återstående aktörer som genomför projektet.

3.2 Den klagande har lämnat detaljerade synpunkter på de påstådda oegentligheterna vid universitetet i Huelva och professor O., som kommissionen enligt hans uppfattning inte reagerade tillräckligt på. Därigenom har klaganden tagit upp många frågor. Ombudsmannen anser att det inte skulle vara meningsfullt för honom att försöka undersöka vart och ett av dessa argument. Ombudsmannen anser i stället att hans undersökning bör inriktas på de viktigaste frågorna i detta sammanhang.

Ombudsmannen anser att dessa frågor kan sammanfattas på följande sätt: i) Den påstådda underlåtenheten att säkerställa att ett underleverantörsavtal ingicks med Dulsana. ii) Huelvas universitets påstådda underlåtenhet att utföra sina uppgifter enligt avtalet. iii) Det faktum att kostnader begärdes för personal på forskarnivå, medan de rapporter som utarbetades av universitetet i Huelva till största delen bestod av handlingar som utarbetats av studenter på grundnivå. iv) den påstådda användningen av data som erhållits av Dr. K. i tidigare fältförsök, och v) den påstådda förfalskningen av dr K:s underskrift på fakturor som lagts fram för kommissionen.

Ombudsmannens inställning till avtalsärenden

3.3 Förevarande mål rör de skyldigheter som kommissionen har enligt ett avtal som den har ingått inom ramen för ett visst projekt.

3.4 Enligt artikel 195 i EG-fördraget har Europeiska ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål "om administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas eller gemenskapsorganens verksamhet". Ombudsmannen anser att administrativa missförhållanden uppstår när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det (4). Administrativa missförhållanden kan således även konstateras när det gäller fullgörandet av skyldigheter som följer av avtal som ingåtts av gemenskapernas institutioner eller organ.

3.5 Ombudsmannen anser dock att omfattningen av den granskning som han kan utföra i sådana fall nödvändigtvis är begränsad. Ombudsmannen anser att han inte bör försöka avgöra om det har förekommit ett avtalsbrott från någondera partens sida, om frågan är omtvistad. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om relevant nationell rätt och att bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

3.6 Ombudsmannen anser därför att det i mål som rör avtalstvister är motiverat att begränsa sin undersökning till att undersöka om gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet har gett honom en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess syn på avtalssituationen är berättigad. Om så är fallet kommer ombudsmannen att dra slutsatsen att hans undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande. Denna slutsats påverkar inte parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av behörig domstol.

Vad gäller det påstått bedrägliga beteendet

3.7 Ombudsmannen anser att det är lämpligt att först ta itu med de två sista av de frågor som nämns i punkt 3.2, dvs. den påstådda användningen vid universitetet i Huelva av uppgifter som K. erhållit i tidigare fältförsök. och den påstådda förfalskningen av dr K:s underskrift på fakturor som lagts fram för kommissionen. När det gäller dessa frågor hävdade kommissionen i sitt yttrande att de revisioner som den hade genomfört inte hade bekräftat de anklagelser om bedrägeri som hade lagts fram mot universitetet i Huelva och professor O. Kommissionen tillade dock att dessa frågor nu var föremål för rättsliga förfaranden som pågick i Spanien och att den, beroende på resultatet av dessa förfaranden, skulle vidta nödvändiga finansiella uppföljningsåtgärder. I sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information hävdade kommissionen att klagomålet inte kunde tas upp till prövning vad gäller dessa frågor, eftersom de omfattades av artikel 2.7 i ombudsmannens stadga.

3.8 Ombudsmannen noterar att det framgår av den information som kommissionen lämnat att ett rättsligt förfarande verkar vara anhängigt mot professor O. vid en spansk domstol. Det framgår vidare att detta förfarande rör de anklagelser om bedrägeri som klaganden har hänvisat till i sitt klagomål, det vill säga den påstådda presentationen av falska rapporter till kommissionen och den påstådda förfalskningen av dr K:s underskrift. I artikel 2.7 i ombudsmannens stadga föreskrivs att ombudsmannen måste förklara ett klagomål otillåtligt eller avsluta sin undersökning av ett klagomål om det finns (eller har funnits) rättsliga förfaranden "avseende de sakförhållanden som har lagts fram" av den klagande. Det bör dock noteras att förevarande klagomål riktar sig till kommissionen, medan det rättsliga förfarandet i Spanien rör professor O. Eftersom det pågående domstolsmålet i Spanien således inte rör klagandens påståenden mot kommissionen är artikel 2.7 i ombudsmannens stadga inte tillämplig.

3.9 Ombudsmannen anser dock att kommissionens ståndpunkt i dessa frågor är ytterst rimlig. Ombudsmannen anser att det är uppenbart att kommissionen bör invänta resultatet av de pågående rättsliga förfarandena i Spanien innan den beslutar om ytterligare åtgärder behöver vidtas när det gäller finansieringen av det berörda kontraktet. Det förefaller lämpligt att nämna att kommissionen också har vidtagit försiktighetsåtgärden att införa universitetet i Huelva i sitt system för tidig varning.

Vad gäller avsaknaden av underleverantörsavtal med Dulsana

3.10 När det gäller Huelvas universitets påstådda underlåtenhet att se till att ett underleverantörsavtal ingicks med Dulsana hävdade kommissionen i sitt yttrande att avsaknaden av ett sådant underleverantörsavtal var en fråga för de berörda parterna. Ombudsmannen är inte övertygad av detta argument. Klaganden har anfört, utan att motsägas av kommissionen, att det mesta av det arbete som skulle utföras av universitetet i Huelva gällde fältförsök och att universitetet inte hade några anläggningar för sådana fältförsök. Det förefaller således som om universitetet i Huelva, för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet, var beroende av stöd från Dulsana, som förfogade över anläggningar för fältförsök. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det faktiskt kunde ha förväntats att ingåendet av ett underleverantörsavtal med Dulsana skulle ha varit en av de första prioriteringarna för universitetet i Huelva. Klagandens argument att detta också skulle ha varit förenligt med de allmänna villkor som är tillämpliga på avtalet (nedan kallade de allmänna villkoren) förefaller rimligt. Det verkar dock som om dessa två parter aldrig har kommit överens om något sådant underleverantörsavtal.

3.11 Klaganden tycks anse att ansvaret för underlåtenheten att ingå ett sådant underleverantörsavtal helt och hållet låg hos universitetet i Huelva. Kommissionen har inte tagit ställning i denna fråga, men påpekade att universitetet i Huelva och professor O. anser att ansvaret snarare ligger hos Dulsana. Av det skäl som anges nedan (i punkt 3.13) anser dock ombudsmannen att det inte finns något behov av att ytterligare undersöka denna fråga.

3.12 Klaganden har vidare hävdat att universitetet i Huelvas beteende utgjorde ett grundläggande avtalsbrott och att kommissionen därför borde ha beordrat företaget att återbetala alla de pengar som kommissionen hade förskotterat till det. Dessutom hävdade klaganden att avtalet med kommissionen hade varit förenat med villkoret att den kontraktsenliga motparten (dvs. universitetet i Huelva) kunde bevisa att den faktiskt hade börjat arbeta med projektet. Detta skulle dock ha gjort det nödvändigt att ingå ett underleverantörsavtal med Dulsana. Eftersom detta inte hade gjorts ansåg klaganden att avtalet aldrig hade trätt i kraft och att de betalningar som kommissionen gjort till universitetet i Huelva saknade rättslig grund.

3.13 Ombudsmannen är inte övertygad av dessa argument. Det verkar dock inte finnas något behov av att undersöka dessa rättsliga frågor mer i detalj. För det första bör det noteras att de berörda parterna började arbeta med projektet och fortsatte att göra det trots att det inte hade ingåtts något underleverantörsavtal mellan universitetet i Huelva och Dulsana. I synnerhet står det klart att Dulsana utförde vissa uppgifter i samband med detta projekt och lämnade in fakturor för detta arbete till universitetet i Huelva. Avsaknaden av ett underleverantörsavtal mellan universitetet i Huelva och Dulsana, hur beklagligt det än må ha varit, hindrade således inte de berörda parterna från att faktiskt inleda arbetet med projektet.

Man bör dessutom komma ihåg att den klagande själv påpekade att de andra projektpartnerna i mitten av 1999 hade begärt att universitetet i Huelva antingen skulle ersätta professor O. eller dra sig ur projektet. Parterna antog därefter ändring nr 1 av avtalet, enligt vilken universitetet i Huelva drog sig ur projektet från och med den 15 juli 1999 och universitetet i Hohenheim, för vars räkning klaganden hade hand om projektet, övertog rollen som samordnare. Såsom kommissionen med rätta har påpekat godtog universitetet i Hohenheim, genom att underteckna denna ändring av avtalet, villkoren för att överföra rollen som samordnare till universitetet och den justerade budget som grundade sig på denna överföring. Det är uppenbart att de faktiska eller upplevda problemen till följd av avsaknaden av ett underleverantörsavtal mellan universitetet i Huelva och Dulsana var kända av alla berörda parter vid den tidpunkten. Om Hohenheims universitet eller klaganden hade ansett att underlåtenheten att ingå ett sådant underleverantörsavtal skulle tvinga eller förmå kommissionen att begära att universitetet i Huelva skulle återbetala alla de pengar som kommissionen hade beviljat, skulle ett sådant krav ha behövt göras innan ändringsförslag 1 undertecknades. Eftersom ingen sådan begäran tycks ha gjorts eller godkänts vid den tidpunkten anser ombudsmannen att kommissionen har lagt fram en sammanhängande och rimlig förklaring av skälen till sitt tillvägagångssätt i denna fråga.

Vad gäller den påstådda underlåtenheten från universitetet i Huelvas sida att fullgöra sina uppgifter enligt avtalet

3.14 Klaganden har gjort gällande att universitetet i Huelva inte utförde de uppgifter som det tilldelats genom avtalet och att kommissionen därför borde ha begärt att universitetet skulle återbetala det förskott som det hade beviljats. Detta argument upprepas och beskrivs i detalj i klagandens synpunkter på kommissionens svar på begäran om ytterligare upplysningar.

3.15 Kommissionen hävdade att den hade vidtagit alla rimliga åtgärder för att kontrollera de ekonomiska fordringarna vid universitetet i Huelva. Den påpekade särskilt att både en finansiell och en vetenskaplig revision hade genomförts i förevarande fall. Kommissionen tillade att resultaten av revisionerna hade beaktats vid minskningen av gemenskapens ekonomiska bidrag till universitetet i Huelva.

3.16 Ombudsmannen har noggrant granskat rapporterna om de två revisioner som han fick tillgång till i samband med granskningen av kommissionens ärendeakt. Han har även studerat de två meddelandena (av den 5 mars 2001 respektive den 31 juli 2003) i vilka V, den vetenskapliga handläggare som ansvarar för ärendet vid kommissionen, redogjorde för sina synpunkter på de aktuella frågorna. Klaganden har vid upprepade tillfällen uppmanat ombudsmannen att ta del av V:s vittnesmål. Ombudsmannen anser dock att informationen i de ovannämnda detaljerade meddelandena är helt tillräcklig för att han ska kunna ta del av V:s synpunkter och för att han ska kunna avgöra vilka slutsatser som behöver dras i det aktuella fallet.

3.17 Efter att ha granskat allt ovannämnda material anser ombudsmannen att revisorernas slutsatser inte förefaller orimliga när det gäller alla de frågor som de undersökt, med undantag för frågan om personalkostnader, som kommer att diskuteras separat i punkt 4 nedan. Det är riktigt att de iakttagelser om de detaljerade resultaten av dessa revisioner som V. gjorde i de ovannämnda meddelandena inte förefaller vara utan förtjänst. Det bör dock erinras om att ombudsmannen i fall som det förevarande inte gör någon minutiös genomgång av alla ekonomiska och vetenskapliga aspekter av ett visst projekt, utan begränsar sig till att kontrollera om kommissionen har lagt fram en sammanhängande och rimlig redogörelse för de skäl som ligger till grund för dess tillvägagångssätt. Ombudsmannen anser att kommissionen har gjort detta i detta ärende. Enligt ombudsmannens uppfattning, och efter en grundlig granskning av all information som gjordes tillgänglig för honom, kunde ett striktare tillvägagångssätt också ha varit motiverat. Ombudsmannen kan inte ens utesluta att kommissionen kunde ha haft rätt att återkräva hela det förskott som den hade vidarebefordrat till universitetet i Huelva, såsom klaganden hade föreslagit. Ombudsmannen anser dock att det inte kan vara hans uppgift att ersätta kommissionens bedömning med sin egen, förutsatt att den senare framstår som rimlig. Som redan nämnts ovan anser ombudsmannen att så är fallet här.

3.18 För fullständighetens skull bör det nämnas att klaganden inte bara kritiserade det sätt på vilket universitetet i Huelva utförde sina uppgifter med avseende på projektets sakinnehåll, utan också hänvisade till det faktum att universitetet inte hade betalat eller dröjt med att betala de fakturor som Dulsana hade lämnat in. Klaganden nämnde dock också att Dulsana hade väckt talan mot universitetet i Huelva i denna fråga och att universitetet betalade Dulsanas huvudfordringar i juli 2003. Ombudsmannen anser därför att det inte finns något behov av ytterligare undersökningar i denna fråga.

När det gäller personalkostnader

3.19 Den klagande hävdar att rapporterna från universitetet i Huelva var identiska med de rapporter som utarbetats av studenter på grundnivå och att kommissionen inte vidtog lämpliga åtgärder i detta avseende. Det förefaller som om klaganden anser att kommissionen borde ha avvisat de personalkostnader som universitetet i Huelva hade redovisat i detta sammanhang.

3.20 I sitt yttrande konstaterade kommissionen att kostnaderna för den personal som arbetade med projektet hade ersatts i enlighet med resultaten av ovannämnda revisioner och kontraktet. För andra året hade universitetet i Huelva inte kunnat tillhandahålla tidrapporter. Kommissionen hade därför avvisat dessa kostnader. Kommissionen tillade att en av slutsatserna i den vetenskapliga revisionsrapporten hade varit att mer än 80 % av den tid som doktorander angett för projektet var motiverad.

3.21 I sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information hävdade kommissionen att det under de finansiella och vetenskapliga revisionerna hade bekräftats att det relevanta forskningsarbetet hade utförts av tre doktorander och ett antal grundutbildningsstuderande. Det arbete som utförts av grundstuderandena hade rapporterats i de vetenskapliga rapporter som universitetet i Huelva lämnat till kommissionen. Detta arbete överensstämde med vad som i den tekniska bilagan till avtalet beskrevs som de uppgifter som skulle utföras. Universitetet i Huelva hade inte lämnat in kostnadsredovisningar för grundstuderande. De tre doktorander som universitetet i Huelva debiterade för projektet hade i själva verket anställts och betalats av universitetet i Huelva. Tidrapporter för det första året (februari 1998 - januari 1999) hade lämnats in till kommissionen av universitetet i Huelva. Detta var inte fallet för den andra perioden (februari 1999 - juli 1999), och personalkostnaderna för denna period hade, som redan förklarats, inte godtagits av kommissionen. Det var normal praxis att grundstuderande assisteras och styrs i sitt arbete av forskarstuderande. Kostnaderna för den senare skulle kunna belasta projektet.

3.22 Ombudsmannen noterar att det i artikel 19.1.1 i de allmänna villkoren föreskrivs att "personalkostnaderna skall begränsas till (...) forskarutbildad eller teknisk personal som sysslar med forskning (...)". Han noterar vidare att parterna, vad gäller det aktuella projektet, är överens om att kostnader endast kan begäras för arbete som utförs av forskarstuderande, men inte för arbete som utförs av grundstuderande.

3.23 I sitt klagomål hävdade klaganden att de rapporter som universitetet i Huelva lämnat till kommissionen i allt väsentligt var identiska med de handlingar som lämnats in av studenter vid detta universitet. Kommissionen tycks inte förneka att så verkligen var fallet. Det bör noteras att de uttryck som används för att beteckna den typ av arbete som producerades av dessa studenter varierar i viss utsträckning. I sitt svar på begäran om ytterligare information hänvisar kommissionen till exempel till "det examensarbete som utförs av studenter på grundnivå". Vad som verkar klart är dock att hänvisningen är till papper som utarbetats av grundutbildningsstuderande. Eftersom det måste antas att de handlingar som lämnats in av studenter vid ett universitet har skrivits av dessa studenter själva, uppkommer frågan vilket arbete som faktiskt har utförts av de forskarstuderande för vilka kommissionen har krävt ersättning för kostnader. Ombudsmannen noterar att denna fråga redan togs upp i V:s meddelande av den 5 mars 2001. Det verkar som om detta meddelande skickades till den person som därefter utförde den finansiella revisionen.

3.24 När det gäller den finansiella revisionen framgår det av revisorns rapport att det fanns tidrapporter tillgängliga för de tre doktorander som enligt universitetet i Huelva hade arbetat med projektet. På grundval av dessa tidrapporter ansågs de relevanta personalkostnaderna vara stödberättigande.

3.25 I rapporten om den vetenskapliga revisionen konstateras att forskningsarbetet utfördes av tre doktorander och ett antal grundutbildningsstuderande och att deras "avhandlingar" hade införlivats i rapporterna från universitetet i Huelva. Revisorerna påpekar att studenternas roll ifrågasattes av kommissionens vetenskapliga handläggare och av klaganden. De betonar dock att kostnader endast begärdes för det arbete som utförts av doktoranderna.

3.26 I sitt meddelande av den 31 juli 2003 kommenterar V denna fråga närmare. Med tanke på att kommissionen har informerat ombudsmannen om att den anser att detta dokument är konfidentiellt anser ombudsmannen att det inte skulle vara lämpligt att citera från det.

3.27 Efter att ha granskat all tillgänglig information anser ombudsmannen att följande slutsatser kan dras: (1) University of Huelva hävdade kostnader för arbetet med tre doktorander. (2) Tidrapporter om dessa doktoranders arbete lades fram för kommissionen för den första period för vilken universitetet i Huelva begärde ersättning för kostnader. (3) Kommissionens vetenskapliga revisorer ansåg att det arbete som hade utförts var användbart för projektet. (4) Merparten av personalkostnaderna ansågs därför vara stödberättigande. (5) Inga personalkostnader godtogs för den andra perioden, eftersom inga tidrapporter hade lämnats in för denna period.

3.28 Ombudsmannen anser vidare att om en finansiell och vetenskaplig revision har utförts av kompetent personal kan han normalt förlita sig på dessa experters resultat när han behandlar klagomål om administrativa missförhållanden i samband med ett visst projekt, förutsatt att revisorerna har beaktat allt relevant material och undersökt alla relevanta frågor. Det förefaller emellertid uppenbart att varken den ekonomiska eller den vetenskapliga revisionen i förevarande fall undersökte frågan om vad doktorandernas arbete var. Det verkar som om båda revisionerna ansåg att det var tillräckligt att tidrapporter som intygade dessa doktoranders arbete hade lämnats in. Ombudsmannen håller med om att tidrapporter utgör relevant bevisning för att fastställa att arbete har utförts av vissa personer. Han anser dock att det är god förvaltningssed, och definitivt i överensstämmelse med skyldigheten att hantera offentliga medel på ett korrekt sätt, att gå vidare med ytterligare kontroller när rimliga tvivel uppstår när det gäller tillförlitligheten hos sådana tidrapporter. Om de rapporter som universitetet i Huelva lämnade in till kommissionen i allt väsentligt var identiska med de handlingar som hade lämnats in av universitetsstuderande vid detta universitet, fanns det uppenbarligen anledning att betvivla att det relevanta arbetet verkligen hade utförts av de doktorander för vilka kostnader hade begärts. Ytterligare kontroller skulle därför ha varit nödvändiga för att klargöra denna fråga. Det förefaller lämpligt att i detta sammanhang notera att klaganden har påpekat att han redan i juli 2002 hade försett kommissionen med en fullständig sammanfattning i) av texterna till de dokument som utarbetats av grundstuderandena och ii) av de relevanta rapporterna.

3.29 I sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information hävdade kommissionen att det var normal praxis att grundstuderande får hjälp och vägledning i sitt arbete av forskarstuderande. Detta är helt riktigt. Det verkar dock som om de relevanta kostnaderna begärdes för arbete med projektet, och inte för arbete som utförts för att hjälpa och vägleda grundutbildningsstuderande. Under alla omständigheter ska det beaktas att enligt en tabell som lämnats av klaganden uppgick de kostnader som ansågs vara stödberättigande, efter vissa avdrag, till mer än 38 000 euro. Ombudsmannen finner det mycket svårt att förstå hur ett så stort belopp skulle kunna anses vara lämpligt om arbetet hade begränsats till att bistå och vägleda studenter på grundnivå.

Slutsats

3.30 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionen inte har lämnat en sammanhängande och rimlig förklaring till sitt tillvägagångssätt när det gäller personalkostnader. På grundval av de bevis som ombudsmannen har tillgång till verkar det som om kommissionen inte har behandlat denna fråga på ett korrekt sätt. Detta utgör ett administrativt missförhållande och ett förslag till rekommendation kommer därför att läggas fram av ombudsmannen.

3.31 Klaganden hävdar att de belopp som enligt hans mening borde återkrävas från universitetet i Huelva sedan bör överföras till de parter som genomförde projektet. Kommissionen anser att även om ytterligare medel måste återkrävas från universitetet i Huelva skulle detta inte få några ytterligare ekonomiska konsekvenser för projektet, eftersom de återvunna medlen skulle behöva återföras till kommissionens allmänna budget och inte skulle kunna omfördelas till projektets avtalsparter. Ombudsmannen är inte helt övertygad av detta argument. Det bör noteras att en omfördelning av medel genomfördes när ändringsförslag 1 antogs, vilket ledde till att medel som tidigare betalats ut till universitetet i Huelva omfördelades till de andra parterna. I artiklarna 1.1 och 1.2 i avtalet föreskrivs dessutom att avtalsparterna ska genomföra projektet ”gemensamt och solidariskt gentemot kommissionen” och att de ska ”göra rimliga ansträngningar för att uppnå de resultat som är avsedda för projektet och fullgöra de skyldigheter som åligger en uppdragstagare som inte fullgör sina skyldigheter”. Om den undersökning som ombudsmannen föreslår i sitt förslag till rekommendation nedan skulle leda till att ytterligare medel borde återkrävas från universitetet i Huelva, skulle kommissionen därför kunna överväga om dessa medel eller delar av dem skulle kunna göras tillgängliga för de andra parterna. En sådan omfördelning skulle naturligtvis förutsätta att dessa parter måste stå inför extra utgifter för att säkerställa projektets framgång. Det är lika uppenbart att en sådan omfördelning inte får påverka det maximala beloppet för gemenskapens finansiella bidrag till detta projekt.

3.32 Den undersökning som föreslagits av ombudsmannen gäller endast frågan om personalkostnader. Ombudsmannen anser dock att kommissionen med fördel skulle kunna besluta att utvidga omfattningen av varje ny undersökning och i synnerhet att även beakta de kommentarer om andra frågor som V framförde i sitt meddelande av den 31 juli 2003.

3.33 För att undvika missförstånd anser ombudsmannen att det är viktigt att understryka att det administrativa missförhållande som han har identifierat i detta fall består i att frågan om personalkostnader inte har undersökts tillräckligt grundligt och korrekt. Det är självklart att detta inte föregriper resultatet av en sådan undersökning som kommissionen ska genomföra.

4 Slutsats

Mot bakgrund av ovanstående lämnar ombudsmannen följande förslag till rekommendation till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

Utkastet till rekommendation

Kommissionen bör göra en ytterligare granskning av de personalkostnader som redovisas av universitetet i Huelva inom ramen för projektet FAIR 5-CT97-3751 och vidta eventuella uppföljningsåtgärder som kan vara nödvändiga mot bakgrund av resultaten av denna granskning.

Kommissionen och klaganden kommer att underrättas om detta förslag till rekommendation. I enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga ska kommissionen sända ett detaljerat yttrande senast den 30 juni 2008. Det detaljerade yttrandet kan bestå av ett godtagande av ombudsmannens beslut och en beskrivning av de åtgärder som vidtagits för att genomföra förslaget till rekommendation.

Strasbourg den 1 april 2008

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 1994, s. 15).

(2) Ändring 2 gällde en ytterligare förlängning av projektets löptid med tre månader.

(3) EGT L 145, 2001, s. 43.

(4) Se ombudsmannens årsrapport 1997, s. 22.