(Tillverkad i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga (1))

Sammanfattning

Klagomålet i detta ärende gäller kommissionens vägran att betala ut de överenskomna medlen till en mottagare av ett stödsystem för samriskföretag (Joint Venture Programme Phare - JOP Phare). Den 13 juni 2000 genomförde kommissionen en revision av klagandens företag. Revisionen har ännu inte slutförts. Klagomålet gäller för övrigt kommissionens vägran att återlämna den klagande en liggare som tagits under revisionen. Under den aktuella undersökningen hävdade klaganden också att hans företag var registrerat på en svart lista.

Kommissionen hävdar att revisionen inte kunde slutföras på grund av klagandens underlåtenhet att tillhandahålla de nödvändiga handlingarna. Vidare var den huvudbok som togs under revisionen inte en originalbok. Slutligen registrerades klaganden inte på en svart lista utan på kommissionens interna system för tidig varning.

Av de bevis som föreligger anser ombudsmannen att kommissionen inte på ett tillfredsställande sätt har informerat klaganden om de handlingar som han var tvungen att tillhandahålla för att kommissionen skulle kunna slutföra revisionen och fatta ett lägligt beslut om utbetalningen av medlen. Ombudsmannen anser vidare att kommissionen inte har gett honom någon rimlig förklaring till sin vägran att återlämna liggaren. Slutligen litar ombudsmannen på att kommissionen kommer att ompröva registreringen av klagandens företag i systemet för tidig varning mot bakgrund av resultaten av revisionen.

Under dessa omständigheter lägger ombudsmannen fram ett förslag till rekommendation. Han uppmanar kommissionen att informera den klagande om de handlingar som han förväntas tillhandahålla för revisionen och att återlämna liggaren.

Klagomålet

Klaganden är verkställande direktör för GERE. Ett företag registrerat i Luxemburg. GERE ansökte om EU-medel inom ramen för JOP Facility 2-programmet. Enligt ansökningsförfarandet måste begäran göras via en finansiell intermediär (FI). Enligt den klagande godtog kommissionen projektet i oktober 1998. I augusti 1999 översändes styrkande handlingar till kommissionen via FI, och företaget förväntades få betalt inom 60 dagar. Kommissionen har genom FI vid flera tillfällen begärt ytterligare information. Det verkar som om ingen av de uppgifter som lämnats var tillfredsställande för kommissionen och den beslutade därför att genomföra en revision av företaget. Detta gjordes den 13 juni 2000. I slutet av oktober 2000 hade företaget inte fått betalt och trots flera kontakter med kommissionen informerades det varken om resultatet av revisionen eller skickades tillbaka några originalhandlingar som kommissionen hade hämtat från det under revisionen.

Klaganden beslutade därför att inge ett klagomål mot Europeiska kommissionen och framförde följande påståenden:

1. Avtalssituationen för företag som ansöker om JOP-medel gentemot kommissionen är oklar. Även om GERE aldrig har undertecknat något avtal med kommissionen åläggs det skyldigheter av kommissionen.

2. Det sätt på vilket information sprids är kontraproduktivt. Förbindelserna mellan GERE och kommissionen sköttes till största delen genom FI. Det är därför oklart om klaganden ombads att lämna de uppgifter som kommissionen verkligen behövde.

3. När kommissionen utförde sina kontroller borde den ha begränsat sina undersökningar till delar som är kopplade till det finansierade projektet utan att kontrollera företagets hela affärsredovisning.

4. GERE har aldrig informerats om resultaten av den revision som genomfördes den 13 juni 2000.

5. Kommissionen vägrade att återsända de originalhandlingar som den hade fått i samband med ovannämnda revision.

Klaganden begärde utbetalning av medlen och återlämnande av de originalhandlingar som kommissionen anförtrotts.

Frågeställningen

Europeiska kommissionens yttrande

Europeiska kommissionens yttrande om klagomålet var sammanfattningsvis följande:

1. Kommissionen och FI undertecknade ett ramavtal den 18 januari 1996. För varje projekt undertecknas ett särskilt avtal mellan kommissionen och FI. Den senare undertecknar i sin tur ett finansieringsavtal (FinA) med mottagaren av medlen. I GERE:s fall undertecknades SA och FinA den 26 oktober 1998. FinA hänvisade särskilt till FA och tillsynsmyndigheten. Båda dessa innehåller bestämmelser som skapar skyldigheter för stödmottagaren gentemot kommissionen. Klaganden kunde därför inte påstå sig vara omedveten om situationen och sina skyldigheter gentemot kommissionen.

2. I princip går alla kontakter med stödmottagare via finansieringsinstrumentet, och kommissionen anser inte att detta är kontraproduktivt. Tvärtom ger detta potentiella stödmottagare i hela Europa möjlighet att dra nytta av hjälp från erfarna yrkesutövare. I det aktuella fallet verkar problemen ha sitt ursprung i relationerna mellan FI och klaganden.

3. Revisionsmyndigheten hänvisar till de bestämmelser i ramavtalet och tillsynsmyndigheten som ger kommissionen rätt att utföra "…any and all controls…". De kontroller som genomfördes syftade till att fastställa att GERE var berättigat till finansiering och att kontrollera själva den finansierade åtgärden. Detta krävde tillgång till alla företagets filer.

4. Den 13 juni 2000 informerade kommissionens revisorer GERE om de preliminära slutsatserna. Stödmottagaren ombads dock att lämna in ytterligare styrkande handlingar innan revisionen slutfördes. En av de förklaringar som klagandens advokat översände den 16 augusti 2000 var inte tillfredsställande. Sedan dess har kommissionen försökt få fram ett lämpligt dokument från den person som utfärdade förklaringen. Klaganden uppfyllde aldrig sina skyldigheter, tillräckliga styrkande handlingar tillhandahölls aldrig, de kunde därför inte godkännas och medlen betalades därför inte ut.

5. Den liggare (Grand Livre) som kommissionen förfogar över är daterad den 13 juni 2000, dagen för revisionen, och trycktes av GERE:s bokförare på begäran av revisorerna. Räkenskaperna för 1999 överlämnades till GERE av dess revisor den 13 april 2000. Den ursprungliga liggaren hade därför med nödvändighet upprättats före detta datum. Slutligen gav kommissionen klagandens advokat möjlighet att ta del av kommissionens handlingar. Denna möjlighet utnyttjades aldrig.

Klagandens synpunkter

Europeiska ombudsmannen vidarebefordrade Europeiska kommissionens yttrande till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. I sitt svar uppgav klaganden sammanfattningsvis följande:

1. Trots begäran har FI aldrig lämnat ut kopior av GERE eller tillåtit GERE att konsultera FA och SA. Även om dessa handlingar nämns som bilagor till FinA har GERE aldrig sett dem. Kommissionen hade informerats om denna situation. GERE tar dock sitt eget ansvar på denna punkt.

2. Denna typ av avtal med hänvisningar till andra avtal som involverar tredje part är förvirrande. I motsats till kommissionens förväntningar anser klaganden inte att FI i fråga är en högkvalificerad yrkesutövare. GERE kunde ha hoppats på en bättre övervakning av ärendet och anser att kommissionen bör övervaka de finansiella intermediärernas verksamhet.

3. GERE motsatte sig aldrig en revision. De tekniska och finansiella rapporterna lämnades emellertid den 5 augusti 1999. Sedan dess har GERE aldrig fått någon skriftlig kommentar eller betalning från kommissionen. Även om all ytterligare information enligt god förvaltningssed kunde ha begärts skriftligen, antingen av kommissionen direkt eller av FI, begärdes GERE muntligen och vid flera enstaka tillfällen. Dessa begäranden gjordes dessutom först när GERE frågade om hur ärendet fortskred.

4. GERE fick inga skriftliga slutsatser eller preliminära slutsatser om revisionen. Kommissionens skriftliga begäranden om upplysningar följde på GERE:s skriftliga begäranden om återlämnande av liggaren. Även om GERE upprepade gånger bad kommissionen om resultaten av revisionen och utbetalningen av medlen är klaganden fortfarande inte medveten om kommissionens skäl till att inte slutföra revisionen.

5. Klaganden anser att det inte är kommissionens sak att avgöra om det dokument som lämnats in är ett original eller inte. Faktum är att varje gång huvudboken skrivs ut faktureras den till GERE. Varje företag som är etablerat i Luxemburg måste dock föra en liggare i sina lokaler. Kommissionens vägran att återlämna liggaren kostar GERE minst 100 euro.

Slutligen beklagar klaganden att alla konsekvenser av bristerna i detta projekt ska bäras av den svagaste parten, dvs. GERE. Även om GERE inte informerades om samtliga villkor i avtalet vägrade det aldrig att samarbeta. Klaganden beklagar att domen för GERE kom före domen och att den fördes upp på en svart lista.

Ytterligare undersökningar

Den 2 maj 2001 lämnade klaganden bevis till ombudsmannen för att GERE förts upp på kommissionens svarta lista. Klaganden hade fått ett fax från Europeiska kommissionens gemensamma forskningscentrum (JRC) i Ispra som informerade honom om att en betalning som skulle göras för ett annat projekt blockerades eftersom GERE fanns med på EU:s svarta lista.

Efter noggrant övervägande av detta nya element visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga. Ombudsmannen bad därför kommissionen att informera honom om huruvida kommissionen blockerade betalningar till GERE enligt obestridda kontrakt. Ombudsmannen ifrågasatte dessutom hur den svarta lista som en tjänsteman vid kommissionen nämner fungerar.

Kommissionen beklagade den formulering som en av dess tjänstemän använde för att nämna sitt interna system för tidig varning som inrättats på begäran av Europaparlamentet. Systemet för tidig varning syftar till att identifiera mottagare av gemenskapsmedel som gjort sig skyldiga till administrativa fel eller bedrägerier. Systemet för tidig varning stoppar inte en betalning. Det gör det bara svårare och kräver ytterligare kontroll av de ansvariga avdelningarna. I GERE:s fall uppstod beklagliga förseningar. I juli bad kommissionen om ursäkt för detta och betalade de belopp som skulle betalas inom ramen för det obestridda projektet samt dröjsmålsränta.

Klaganden ansåg att GERE aldrig hade informerats om något bedrägeri eller administrativt fel som skulle ha motiverat dess registrering i systemet för tidig varning. Klaganden vidhåller att kommissionens tjänstemän vanligtvis betecknar systemet för tidig varning som en svart lista och att dess effekt är att blockera betalningar. Om systemet för tidig varning inte var en svart lista bör det inte heller hanteras som en sådan och de registrerade företagen bör informeras skriftligen.

Beslutet

1 Påstådd oklar avtalssituation gentemot kommissionen

1.1 Klaganden ansåg att avtalssituationen för företag som ansöker om JOP-medel gentemot kommissionen är oklar. GERE har aldrig undertecknat något avtal med kommissionen och åläggs skyldigheter av kommissionen.

1.2 Kommissionen hävdade att klaganden inte kunde vara omedveten om sina avtalsenliga skyldigheter gentemot kommissionen. Alla bestämmelser angavs tydligt i finansieringsavtalet och i de ramavtal och särskilda avtal som bifogades det.

1.3 Ombudsmannen noterar att klaganden anser att FI inte på ett korrekt sätt informerade GERE om alla avtalsbestämmelser som är tillämpliga på finansieringsöverenskommelsen. Klaganden medgav också sitt eget ansvar i denna aspekt av ärendet. GERE tycks ha ingått ett avtal utan att få kännedom om bilagorna till detta avtal, som innehöll bestämmelser som skapade skyldigheter gentemot kommissionen. Ombudsmannen anser därför att det inte finns några bevis för administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av ärendet.

2 Informationsspridning mellan GERE och kommissionen

2.1 Klaganden ansåg att det sätt på vilket informationen spreds var kontraproduktivt. Förbindelserna mellan GERE och kommissionen sköttes till största delen genom FI. Det är därför oklart om klaganden ombads att lämna de uppgifter som kommissionen verkligen behövde.

2.2 Kommissionen hävdade att användningen av en FI garanterar att ärendet handläggs av en erfaren fackman.

2.3 Ombudsmannen noterar att det inte finns några bevis i ärendet för att systemet med finansiella intermediärer som sådant är orsaken till svårigheterna i förbindelserna mellan GERE och kommissionen. Både kommissionen och klaganden tycks tillskriva FI en del av ansvaret för bristerna i informationsspridningen. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att det inte finns några bevis för administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av ärendet.

3 Revisionens omfattning

3.1 Klaganden ansåg att kommissionen vid genomförandet av revisionen borde ha begränsat sina undersökningar till delar som är kopplade till det finansierade projektet utan att kontrollera företagets hela affärsredovisning.

3.2 Kommissionen hävdade att revisionens omfattning överensstämde med GERE:s avtalsförpliktelser.

3.3 Mot bakgrund av avtalsbestämmelserna, särskilt det relevanta ramavtalet, förefaller kommissionen inte ha överskridit sina befogenheter vid revisionen av GERE. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att det inte föreligger något administrativt missförhållande när det gäller denna aspekt av ärendet.

4 Underlåtenhet att informera GERE om resultatet av revisionen

4.1 Enligt klaganden har GERE aldrig informerats om resultaten av den granskning som genomfördes den 13 juni 2000.

4.2 Kommissionen ansåg att kommissionens revisorer informerade GERE om de preliminära slutsatserna den 13 juni 2000. Stödmottagaren ombads dock att lämna in ytterligare styrkande handlingar innan revisionen slutfördes. Trots upprepade begäranden uppfyllde klaganden aldrig sina skyldigheter, dessa handlingar tillhandahölls aldrig, de kunde därför inte godkännas och medlen betalades därför inte ut.

4.3 Ombudsmannen konstaterar att kommissionen utifrån de aktuella handlingarna inte verkar ha informerat den klagande om de handlingar som han förväntas tillhandahålla för att inte försena kommissionens beslut om utbetalningen av medlen. Detta kan utgöra ett administrativt missförhållande och ombudsmannen kommer därför att lägga fram ett förslag till rekommendation i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga.

5 Vägran att återlämna originalhandlingar som tagits under revisionen

5.1 Klaganden hävdade att kommissionen vägrade att återlämna originalhandlingar som den hade fått i samband med ovannämnda revision.

5.2 Kommissionen hävdade att liggaren, som GERE överlämnade till revisorerna och som förvaras av kommissionens avdelningar, inte är ett originaldokument. Den trycktes samma dag som revisionen gjordes.

5.3 Ombudsmannen förstår att kommissionen sedan den 13 juni 2000 och fram till i dag använder GERE:s liggare för 1999 för kontrolländamål. Även om dokumentet trycktes särskilt för revisionen hävdar klaganden att hans företag debiterades en betydande avgift för återutgivningen av detta dokument. Klaganden begärde därför att huvudboken, som han anser vara GERE:s egendom, skulle återlämnas.

5.4 Kommissionen har inte gett ombudsmannen någon rimlig förklaring till sin vägran att fortsätta sitt arbete med en fotokopia av liggaren och att återlämna det dokument som trycktes den 13 juni 2000 till GERE. Ombudsmannen kommer därför att lägga fram ett förslag till rekommendation i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga.

6 Påstådd registrering av GERE på en svart lista och dess konsekvenser

6.1 Klaganden hävdade att GERE fanns med på kommissionens svarta lista. Detta blockerade alla betalningar som kommissionen skulle göra till GERE, även inom ramen för obestridda kontrakt.

6.2 Kommissionen förklarade att betalningarna försenades på grund av kommissionens interna system för tidig varning. Detta system kräver ytterligare kontroller innan utbetalningar görs till stödmottagare som är registrerade i systemet för tidig varning på grund av administrativa fel eller bedrägerier. I förevarande fall registrerades GERE i systemet för tidig varning på grund av svårigheterna i samband med det avtal som undertecknades inom ramen för JOP-projektet.

6.3 Ombudsmannen noterar att de betalningar som ska göras till GERE enligt obestridda avtal skulle kunna göras under den aktuella undersökningen. Kommissionen har gett ombudsmannen en rimlig förklaring till varför GERE har registrerats i systemet för tidig varning. Ombudsmannen har därför dragit slutsatsen att det inte finns några bevis för administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.

6.4 Ombudsmannen noterar att vissa tjänstemän vid kommissionen verkar betrakta systemet för tidig varning som en svart lista, även om kommissionen har förklarat att så inte är fallet. Ombudsmannen kan därför vid en senare tidpunkt överväga att undersöka systemets allmänna funktion i en undersökning på eget initiativ.

7 Slutsats

Ombudsmannen anser att kommissionens tillvägagångssätt i detta ärende gav upphov till administrativa missförhållanden. Ombudsmannen lämnar därför följande förslag till rekommendation till kommissionen i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

Utkastet till rekommendation

Kommissionen bör skriftligen informera den klagande om de handlingar som han eller hon förväntas tillhandahålla för att kommissionen ska kunna fatta ett beslut om betalningen inom en rimlig tidsfrist. Dessutom bör kommissionen återlämna den klagande GERE:s liggare för 1999 som trycktes den 13 juni 2000.

Kommissionen och klaganden kommer att underrättas om detta förslag till rekommendation. I enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga skall kommissionen avge ett detaljerat yttrande före den 28 februari 2002. Det detaljerade yttrandet skulle kunna bestå av ett godtagande av ombudsmannens förslag till rekommendation och en beskrivning av hur det har genomförts.

 

Jacob SÖDERMAN

Strasbourg den 4 december 2001

---

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning, EGT L 113, 1994, s. 15.