Bäste R.,

Den 22 oktober 2000 lämnade ni in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot kommissionen angående utbetalningen av EU-medel inom ramen för JOP Facility 2-programmet.

Den 24 november 2000 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 26 februari 2001. Jag vidarebefordrade den till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som jag mottog från er den 30 april 2001. Den 15 maj 2001 bad jag kommissionen om ytterligare upplysningar och kommissionen svarade den 17 juli 2002. Jag vidarebefordrade kommissionens svar till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som jag mottog från er den 22 augusti 2001.

Den 4 december 2001 skickade jag ett utkast till rekommendationer till kommissionen, och samma dag informerade jag er om detta genom en skrivelse.

Den 13 februari 2002 avgav kommissionen ett detaljerat yttrande om förslaget till rekommendation. Den 7 mars 2002 översände jag det detaljerade utlåtandet till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som jag mottog från Er den 18 april 2002. Den 17 oktober 2002 skrev jag för att informera er om att handläggningen av ert ärende hade överförts till en annan jurist.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att behandla ditt klagomål.

Klagomålet

Klaganden, som är verkställande direktör för GERE, ett företag registrerat i Luxemburg, lämnade in ett klagomål till ombudsmannen i oktober 2000.

Klagomålet var sammanfattningsvis följande:

GERE ansökte om EU-medel inom ramen för JOP Facility 2-programmet. I enlighet med ansökningsförfarandet gjordes begäran via en finansiell intermediär (FI). Kommissionen godkände projektet i oktober 1998. I augusti 1999 översändes styrkande handlingar till kommissionen via FI, och GERE förväntades få betalt inom 60 dagar. Kommissionen har, återigen genom FI, vid flera tillfällen begärt ytterligare information. Det verkar som om ingen av de uppgifter som lämnats var tillfredsställande för kommissionen och den beslutade därför att genomföra en revision av företaget. Detta gjordes den 13 juni 2000. I slutet av oktober 2000 hade GERE inte fått någon betalning och trots flera kontakter med kommissionen hade GERE varken informerats om resultatet av revisionen eller fått tillbaka en liggare ( grand livre) som kommissionen hade tagit under revisionen.

I klagomålet till ombudsmannen gjorde klaganden följande påpekanden:

1. Avtalssituationen för företag som ansöker om JOP-medel gentemot kommissionen är oklar. GERE undertecknade aldrig något avtal med kommissionen, men kommissionen ålägger GERE skyldigheter.

2. Det sätt på vilket information sprids är kontraproduktivt. Förbindelserna mellan GERE och kommissionen sköttes till största delen genom FI. Det är därför oklart om klaganden ombads lämna de uppgifter som kommissionen verkligen behövde.

3. Kommissionen borde ha begränsat sin revision av GERE till delar som är kopplade till det finansierade projektet, utan att kontrollera företagets hela affärsredovisning.

4. GERE informerades aldrig om resultatet av revisionen.

5. Kommissionen vägrade att återlämna den liggare som den hade använt för revisionen.

Klaganden kräver betalning av de medel som ska betalas och återlämnande av liggaren.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

Kommissionens yttrande över klagomålet var sammanfattningsvis följande:

1. Kommissionen och FI undertecknade ett ramavtal den 18 januari 1996. För varje projekt undertecknas ett särskilt avtal mellan kommissionen och FI. Den senare undertecknar i sin tur ett finansieringsavtal (FinA) med mottagaren av medlen. I GERE:s fall undertecknades SA och FinA båda den 26 oktober 1998. FinA hänvisade särskilt till ramavtalet och tillsynsmyndigheten, som båda innehåller bestämmelser som skapar skyldigheter för stödmottagaren gentemot kommissionen. Klaganden kunde därför inte påstå sig vara omedveten om situationen och sina skyldigheter gentemot kommissionen.

2. I princip går alla kontakter med stödmottagare via finansieringsinstrumentet. Kommissionen anser inte att detta är kontraproduktivt. Tvärtom ger detta arrangemang potentiella stödmottagare i hela Europa möjlighet att dra nytta av hjälp från erfarna yrkesverksamma. I det aktuella fallet verkar problemen ha sitt ursprung i relationerna mellan FI och klaganden.

3. FinA hänvisar till bestämmelser i FA och SA som ger kommissionen rätt att utföra ”alla kontroller”. Syftet med de kontroller som genomfördes var att kontrollera GERE:s berättigande till finansiering och den finansierade åtgärden i sig. Detta krävde tillgång till alla företagets filer.

4. Den 13 juni 2000 informerade kommissionens revisorer GERE om sina preliminära slutsatser. GERE ombads dock att lämna in ytterligare styrkande handlingar innan revisionen slutfördes. En av de förklaringar som klagandens advokat översände den 16 augusti 2000 var otillfredsställande. Sedan dess har kommissionen försökt få fram ett lämpligt dokument från den person som utfärdade förklaringen. Klaganden uppfyllde aldrig sina skyldigheter, de styrkande handlingarna tillhandahölls aldrig och kunde därför inte godkännas. Följaktligen kunde medlen inte betalas ut.

5. Den liggare som kommissionen förfogar över är daterad den 13 juni 2000, dagen för revisionen, och trycktes av GERE:s bokförare på begäran av revisorerna. GERE överlämnade sina räkenskaper för 1999 till sin revisor den 13 april 2000. Den ursprungliga liggaren hade därför med nödvändighet upprättats före detta datum. Slutligen hade kommissionen erbjudit klagandens advokat möjlighet att ta del av de handlingar som kommissionen innehar. Denna inbjudan accepterades aldrig.

Klagandens synpunkter

Sammanfattningsvis var klagandens synpunkter på kommissionens yttrande följande:

1. Trots GERE:s begäran tillhandahöll FI aldrig kopior av FA och SA och tillät den inte heller att ta del av originalen. Även om dessa handlingar nämns som bilagor till FinA har GERE aldrig sett dem. Kommissionen informerades om denna situation. GERE tar dock sitt eget ansvar på denna punkt.

2. Denna typ av avtal med hänvisningar till andra avtal som involverar tredje part är förvirrande. I motsats till kommissionens förväntningar anser klaganden inte att FI i fråga är en högkvalificerad yrkesutövare. GERE skulle ha hoppats på en bättre övervakning av ärendet och anser att kommissionen bör övervaka de finansiella intermediärernas verksamhet.

3. GERE motsatte sig aldrig en revision. De tekniska och finansiella rapporterna lämnades emellertid den 5 augusti 1999. Sedan dess har GERE aldrig fått någon skriftlig kommentar eller betalning från kommissionen. Det skulle ha varit god administrativ praxis för kommissionen att skriftligen begära ytterligare information, antingen direkt eller via FI. GERE ombads i själva verket att lämna upplysningar muntligen och vid flera enstaka tillfällen. Dessa begäranden gjordes dessutom först när GERE frågade hur ärendet fortskred.

4. GERE fick inga skriftliga slutsatser eller preliminära slutsatser från revisionen. Även om GERE upprepade gånger bad kommissionen om resultaten av revisionen och utbetalningen av medlen är klaganden fortfarande inte medveten om kommissionens skäl till att inte slutföra revisionen.

5. Klaganden anser att det inte är kommissionens sak att avgöra om det dokument som lämnats in är ett original eller inte. Faktum är att varje gång huvudboken skrivs ut faktureras kostnaden för att göra det till GERE. Varje företag som är etablerat i Luxemburg måste föra en liggare i sina lokaler. Kommissionens vägran att återlämna liggaren kostar GERE minst 100 euro.

Slutligen beklagade klaganden att alla konsekvenser av bristerna i detta projekt ska bäras av den svagaste parten, dvs. GERE. GERE informerades visserligen inte om samtliga villkor i avtalet, men vägrade aldrig att samarbeta.

Ytterligare undersökningar

Den 2 maj 2001 informerade klaganden ombudsmannen om ett fax som skickats till GERE av Europeiska kommissionens gemensamma forskningscentrum (GFC) i Ispra, i vilket han informerades om att betalningen för ett annat projekt hade blockerats på grund av att GERE fanns med på "EU:s svarta lista".

Ytterligare undersökningar föreföll nödvändiga för att klargöra denna nya aspekt. Ombudsmannen bad därför kommissionen att informera honom om huruvida kommissionen hade blockerat betalningar till GERE enligt obestridda kontrakt. Ombudsmannen begärde dessutom information från JRC om hur den svarta lista som nämns i faxet fungerade.

Som svar på detta beklagade kommissionen den formulering som en av dess tjänstemän använde för att hänvisa till sitt interna system för tidig varning, som inrättades på begäran av Europaparlamentet. Systemet för tidig varning syftar till att identifiera mottagare av gemenskapsmedel som har begått administrativa fel eller bedrägerier. Systemet för tidig varning hindrar inte en betalning. Det gör det bara svårare och kräver ytterligare kontroll av de ansvariga avdelningarna. GERE hade inkluderats i systemet för tidig varning på grund av de frågor som rörde företaget. Kommissionen beklagade de förseningar som uppstod i samband med utbetalningen av ett obestridt projekt. I juli 2001 bad kommissionen GERE om ursäkt för förseningen och betalade de belopp som skulle betalas för det obestridda projektet samt ränta för förseningen.

I sina synpunkter på kommissionens svar uppgav klaganden att GERE aldrig hade informerats om något bedrägeri eller administrativt fel som kunde motivera att företaget togs med i systemet för tidig varning. Enligt klaganden hänvisar kommissionens tjänstemän ofta till systemet för tidig varning som en svart lista och dess effekt är att blockera betalningar. Dessutom bör ett företag som ingår i systemet för tidig varning informeras skriftligen om detta.

Utkastet till rekommendationer

På grundval av sin undersökning drog ombudsmannen följande preliminära slutsatser:

- Av de aktuella handlingarna verkar kommissionen inte ha informerat klaganden om de handlingar som han förväntas tillhandahålla för att inte försena kommissionens beslut om utbetalningen av medlen.

- Kommissionen har inte gett ombudsmannen någon rimlig förklaring till sin vägran att fortsätta sitt arbete med en fotokopia av liggaren och att till GERE återlämna det originaldokument som trycktes den 13 juni 2000.

Ombudsmannen riktade därför följande förslag till rekommendationer till kommissionen den 4 december 2001:

Kommissionen bör skriftligen informera den klagande om de handlingar som han eller hon förväntas tillhandahålla för att kommissionen ska kunna fatta ett beslut om betalningen inom en rimlig tidsfrist. Vidare bör kommissionen återsända GERE:s liggare för 1999 till den klagande, tryckt den 13 juni 2000.

Kommissionens detaljerade yttrande

I sitt detaljerade yttrande angav kommissionen sammanfattningsvis följande skäl till att den inte godtog ombudsmannens förslag till rekommendationer:

När det gäller den påstådda underlåtenheten att skriftligen informera klaganden om de handlingar som han skulle ha lämnat in.

Som svar på kommissionens skrivelse av den 7 februari 2001 lämnade klaganden en förklaring från en underleverantörskonsult till kommissionen. Detta dokument överensstämmer dock inte med den exakta begäran som kommissionen gjorde den 11 juli 2000 och som upprepades den 7 februari 2001 om en undertecknad förklaring om det belopp som betalats ut till en namngiven underleverantörskonsult för dennes bidrag till en genomförbarhetsstudie. Deklarationen bör kontrasigneras av den lagstadgade revisorn.

I stället lämnade klaganden följande uppgifter:

- en vag förklaring som varken nämner underkonsultens namn eller det utbetalda beloppet och som inte är undertecknad av den lagstadgade revisorn.

- En försäkran som undertecknats av den underleverantörskonsult som varken nämner det företag som gör betalningen eller dagen för mottagandet av betalningen. Dessutom tog det klaganden fem månader att lämna denna förklaring.

Kommissionen anser att klaganden vid upprepade tillfällen har informerats om de handlingar som han skulle ha lämnat in. Detta skedde muntligen under revisionen den 13 juni 2000 och skriftligen genom två skrivelser av den 11 juli 2000 och den 7 februari 2001.

Mot bakgrund av de nya uppgifter som finns tillgängliga sedan kommissionens yttrande till ombudsmannen av den 26 februari 2001 anser kommissionen att den inte kan inta en positiv ståndpunkt om betalningen. Kommissionen kommer inte att fatta beslut i denna fråga förrän den pågående utredningen av ärendet har slutförts.

När det gäller återlämnande av liggaren

Sedan kommissionens yttrande till ombudsmannen av den 26 februari 2001 har kommissionen upptäckt nya faktorer som avslöjar eventuella oegentligheter. Liggaren är en viktig del i en pågående utredning av eventuella oegentligheter.

Klagandens synpunkter

Klaganden anser att kommissionen har infört nya krav på information som redan har lämnats i en annan form. Klaganden hade lämnat både en förklaring om att pengar hade betalats av den namngivna underleverantörskonsulten och en förklaring från underleverantörskonsulten om att han hade fått pengar.

Beslutet

1 GERE:s avtalsrättsliga ställning i förhållande till kommissionen

1.1 Klaganden hävdade att avtalssituationen för företag som ansöker om JOP-medel gentemot kommissionen är oklar. GERE undertecknade aldrig något avtal med kommissionen, men kommissionen ålägger GERE skyldigheter.

1.2 Kommissionen hävdade att klaganden inte kunde vara omedveten om sina skyldigheter gentemot kommissionen. Alla bestämmelser angavs tydligt i finansieringsavtalet och i de ramavtal och särskilda avtal som bifogades det.

1.3 Ombudsmannen anser att kontraktshandlingarna informerade klaganden om GERE:s skyldigheter gentemot kommissionen. Klaganden har dessutom erkänt GERE:s ansvar i detta avseende. Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av ärendet.

2 Informationsspridning mellan GERE och kommissionen

2.1 Klaganden hävdade att det sätt på vilket informationen sprids är kontraproduktivt. Förbindelserna mellan GERE och kommissionen sköttes till största delen genom den finansiella intermediären. Det är därför oklart om klaganden ombads att lämna de uppgifter som kommissionen verkligen behövde. I sina synpunkter hävdade klaganden att kommissionen borde övervaka de finansiella intermediärernas verksamhet.

2.2 Kommissionen hävdade att det inte är kontraproduktivt för kontakter mellan kommissionen och stödmottagarna att gå via den finansiella intermediären, eftersom detta arrangemang ger potentiella stödmottagare möjlighet att dra nytta av hjälp från erfarna yrkesverksamma. I det aktuella fallet verkar problemen ha sitt ursprung i relationerna mellan den finansiella intermediären och klaganden.

2.3 På grundval av tillgängliga bevis anser ombudsmannen inte att svårigheterna i förbindelserna mellan GERE och kommissionen kan tillskrivas systemet med att använda finansiella intermediärer som sådana. Inte heller har ombudsmannen fått belägg för att kommissionen inte har övervakat sina finansiella intermediärer på ett tillfredsställande sätt. Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av ärendet.

3 Revisionens omfattning

3.1 Klaganden hävdade att kommissionen borde ha begränsat sin revision av GERE till delar som är kopplade till det finansierade projektet utan att kontrollera företagets hela affärsredovisning.

3.2 Kommissionen hävdade att revisionens omfattning överensstämde med GERE:s avtalsförpliktelser.

3.3 På grundval av tillgängliga bevis anser ombudsmannen inte att revisionens omfattning överskred kommissionens befogenheter enligt de relevanta avtalsbestämmelserna. Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av ärendet.

4 Information om resultatet av revisionen

4.1 Klaganden hävdade att GERE aldrig fått några skriftliga slutsatser eller preliminära slutsatser från kommissionens revision. Enligt klaganden skulle det ha varit god administrativ praxis för kommissionen att skriftligen begära ytterligare information, antingen direkt eller via den finansiella intermediären. Klaganden begär utbetalning av de medel som ska betalas.

4.2 Kommissionen hävdade att revisorerna informerade GERE om de preliminära slutsatserna den 13 juni 2000 och begärde ytterligare styrkande handlingar innan revisionen avslutades. Trots upprepade begäranden uppfyllde klaganden aldrig sina skyldigheter och dessa handlingar tillhandahölls aldrig.

4.3 På grundval av den tillgängliga informationen konstaterade ombudsmannen preliminärt att kommissionen inte verkade ha informerat klaganden om de handlingar som han förväntas tillhandahålla för att inte försena kommissionens beslut om utbetalningen av medlen. Ombudsmannen lade därför fram ett förslag till rekommendation om att kommissionen skriftligen skulle informera klaganden om de handlingar som han förväntas tillhandahålla för att kommissionen skulle kunna fatta ett beslut om betalningen inom en rimlig tidsfrist.

4.4 I sitt detaljerade yttrande lämnade kommissionen kopior av skrivelser till klaganden av den 11 juli 2000 och den 7 februari 2001 med en begäran om en undertecknad förklaring om det belopp som betalats ut till en namngiven underleverantörskonsult för dennes bidrag till en genomförbarhetsstudie. Deklarationen bör kontrasigneras av den lagstadgade revisorn. Enligt kommissionen lämnade klaganden aldrig in deklarationen i den form som krävdes och medlen kunde därför inte betalas ut. Klaganden hävdade att informationen redan hade lämnats i en annan form.

4.5 Ombudsmannen anser att kommissionen har visat att den klagande skriftligen har informerats om de ytterligare styrkande handlingar som krävs för att slutföra revisionen och om i vilken form sådana handlingar måste tillhandahållas. Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden från kommissionens sida när det gäller denna aspekt av ärendet.

5 Vägran att återlämna den liggare som tagits under revisionen

5.1 Klaganden hävdade att kommissionen vägrade att återlämna den liggare som den hade använt för revisionen. Klaganden hävdar att liggaren ska återlämnas.

5.2 Kommissionen hävdade att den liggare som den förfogar över inte är ett originaldokument och trycktes av GERE:s bokförare på begäran av revisorerna.

5.3 På grundval av tillgänglig information konstaterade ombudsmannen preliminärt att kommissionen inte hade gett ombudsmannen en rimlig förklaring till sin vägran att göra en kopia av liggaren och återlämna originalet till GERE. Ombudsmannen lade därför fram ett förslag till rekommendation om att kommissionen skulle återlämna originaldokumentet till GERE.

5.4 I sitt detaljerade yttrande anger kommissionen att den har upptäckt nya faktorer som avslöjar eventuella oegentligheter. Liggaren är en viktig del i en pågående utredning av eventuella oegentligheter.

5.5 Ombudsmannen anser att kommissionens detaljerade yttrande ger en rimlig förklaring till dess vägran att göra en kopia av liggaren och återlämna originalet till GERE. Ombudsmannen finner därför att kommissionen inte har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande när det gäller kommissionens kvarhållande av liggaren.

5.6 Ombudsmannen noterar med oro att klaganden inte verkar ha blivit vederbörligen informerad om den pågående utredningen av eventuella oegentligheter som kommissionen har uppgett äger rum. Ombudsmannen anser att sådana undersökningar bör respektera rätten till försvar och kommer vid en senare tidpunkt att överväga en allmän undersökning på eget initiativ i denna fråga. Ombudsmannen gör ytterligare en anmärkning på denna punkt nedan.

6 Påstådd registrering av GERE på en svart lista och dess konsekvenser

6.1 Under undersökningens gång framförde klaganden ytterligare ett påstående om att kommissionen hade fört upp GERE på en svart lista och blockerat alla betalningar till GERE även inom ramen för obestridda kontrakt.

6.2 Kommissionen beklagade den formulering som en av dess tjänstemän använde för att hänvisa till sitt interna system för tidig varning, som inrättades på begäran av Europaparlamentet. Systemet för tidig varning syftar till att identifiera mottagare av gemenskapsmedel som har begått administrativa fel eller bedrägerier. Systemet för tidig varning hindrar inte en betalning. Det gör det bara svårare och kräver ytterligare kontroll av de ansvariga avdelningarna. GERE hade inkluderats i systemet för tidig varning på grund av de frågor som rörde företaget. Kommissionen beklagade de förseningar som uppstod i samband med utbetalningen av ett obestridt projekt. I juli 2001 bad kommissionen GERE om ursäkt för förseningen och betalade de belopp som skulle betalas för det obestridda projektet samt ränta för förseningen.

6.3 I sina synpunkter på kommissionens svar uppgav klaganden att GERE aldrig hade informerats om något bedrägeri eller administrativt fel som kunde motivera att företaget togs med i systemet för tidig varning. Enligt klaganden hänvisar kommissionens tjänstemän ofta till systemet för tidig varning som en svart lista och dess effekt är att blockera betalningar. Dessutom bör ett företag som ingår i systemet för tidig varning informeras skriftligen om detta.

6.4 Ombudsmannen anser att kommissionen har lämnat en rimlig förklaring till systemets karaktär. Ombudsmannen noterar också att kommissionen har bett om ursäkt för förseningar i betalningarna till GERE till följd av dess införande i systemet för tidig varning och har betalat ränta för förseningen. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att det inte behövs några ytterligare undersökningar av klagandens ytterligare påstående.

7 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

YTTERLIGARE ÅTERMÄRKNING

Ombudsmannen noterar med oro att klaganden inte verkar ha blivit vederbörligen informerad om den pågående undersökningen av eventuella oegentligheter som kommissionen har uppgett äger rum. Ombudsmannen anser att sådana undersökningar bör respektera rätten till försvar och kommer vid en senare tidpunkt att överväga en allmän undersökning på eget initiativ i denna fråga.

Med vänliga hälsningar,

 

Jacob SÖDERMAN