Rapportera

om mötet i ombudsmannens gemensamma undersökning av klagomålen 1337/2017/EA och 1338/2017/EA om tillgängligheten för synskadade sökande till uttagningsprov som anordnas av Europeiska rekryteringsbyrån

Berörd institution eller berört organ: Europeiska rekryteringsbyrån

Datum och klockslag: 3 maj 2018 kl. 14.30–15.30

Plats: EPSO ROOM C-25 05/SDR1, Avenue de Cortenbergh 25

Ombudsmannen

företrädda av: Fergal Ó Regan, chef för samordning av frågor av allmänt intresse

Elpida Apostolidou, enheten för strategiska undersökningar

Maximillian Kemp, enheten för strategiska utredningar

Europeiska rekryteringsbyrån

företrädda av:  4 personer

1. Inledning och förfarandeaspekter

Ombudsmannens undersökningsgrupp presenterade sig och redogjorde för syftet med den gemensamma undersökningen av klagomålen 1337/2017/EA och 1338/2017/EA, som rör tillgängligheten för synskadade sökande till uttagningsprov som anordnas av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso). Utredningen undersöker särskilt tillgängligheten till det elektroniska ansökningsformuläret – inklusive det elektroniska formuläret för begäran om boende för särskilda behov – och tillgängligheten till de datorbaserade proven.

Ombudsmannen inledde undersökningen med en skrivelse till Epso med ett antal frågor och en begäran om att ett möte skulle anordnas mellan Epso och hennes företrädare innan Epso skickade sitt skriftliga svar.[1] Ombudsmannens undersökningsgrupp förklarade att syftet med mötet var att ge möjlighet att utbyta åsikter och diskutera relaterade frågor mer i detalj. De tillade att ombudsmannen kommer att fastställa sitt nästa steg i denna undersökning på grundval av den information som erhållits vid mötet och det svar som Epso kommer att få. Ombudsmannens undersökningsgrupp informerade också Epsos företrädare om att ombudsmannen kommer att offentliggöra mötesrapporten på sin webbplats, så att alla som är intresserade kan läsa den.

2. Diskussion med Epso

Diskussionen ägde rum på grundval av frågorna i ombudsmannens inledande skrivelse, för vilken hon också har begärt ett skriftligt svar (se bilagan). Frågorna rörde följande frågor som tagits upp av klagandena:

(1) Tillgänglighet för synskadade sökande – som använder ”skärmläsare” för att läsa webbsidor – i Epsos webbansökningsformulär

(2) Tillgänglighet för synskadade sökande i Epsos webbformulär för att ansöka om boende för särskilda behov

(3) Tillgänglighet för personer med nedsatt syn i de datorbaserade proven. Typ av inkvartering som ska tillhandahållas och tillhörande information som ska lämnas till de sökande.

På grundval av ovanstående diskuterades följande:

(1) Ansökningsblankett på nätet

I juli 2016 informerade en av de klagande, som är synskadad och specialist på tillgänglighet, Epso om ett antal tillgänglighetsproblem som hon stötte på när hon försökte fylla i ansökningsformuläret online. Epso svarade då att man höll på att ersätta den med en ny typ av formulär som skulle tillgodose tillgänglighetskraven för synskadade. Ombudsmannens undersökningsgrupp bad Epso om en uppdatering om detta förfarande.

Epsos företrädare informerade ombudsmannens undersökningsgrupp om att ett fullständigt tillgängligt elektroniskt ansökningsformulär för synskadade skulle tillhandahållas av Europeiska kommissionens generaldirektorat för informationsteknik (GD Informationsteknik). Projektet skulle slutföras innan 2017 års uttagningsprov för handläggare (mars 2017) inleddes. Två veckor innan GD Informationsteknik gick med på att gå live medgav det dock att det inte kunde leverera och det finns för närvarande inga konkreta datum för lanseringen av formuläret. Det lades till att stora ansträngningar gjordes under det senaste året för att göra ansökningsformuläret tillgängligt på 24 språk. Företrädare för Epso försäkrade ombudsmannens undersökningsgrupp om att Epso gjorde sitt yttersta för att göra framsteg i denna fråga. Dessutom har Epso samarbetat med kommissionens generaldirektorat för kommunikation för att bedöma tillgängligheten till dess webbplats.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om det skulle vara möjligt att de tillgänglighetsproblem som klaganden identifierat åtgärdas utan att ett nytt formulär lanseras. Epsos företrädare svarade att detta skulle vara komplicerat och leda till förseningar i leveransen av det nya formuläret. Det skulle vara svårt att ändra det nuvarande systemet utan en grundlig analys, eftersom det består av flera samverkande och integrerade delar.

(2) Onlineformulär för att ansöka om boende för särskilda behov

Ombudsmannens undersökningsgrupp bad Epsos företrädare att förklara hur onlineformuläret för att begära boende för särskilda behov fungerar.

Epsos företrädare förklarade att det finns ett särskilt avsnitt i det elektroniska ansökningsformuläret där de sökande ombeds ange om de behöver särskilda anpassningsåtgärder. När du har fyllt i det elektroniska ansökningsformuläret ombeds du att fylla i ett frågeformulär med hjälp av EUsurvey-verktyget. I detta frågeformulär måste de lämna information om bland annat vilken typ av funktionsnedsättning de har och vilken anpassningsåtgärd de föredrar.

Epsos företrädare var angelägna om att betona att Epso erbjuder stöd och anpassade tillgängliga format för sökande om handlingar/prov inte är helt tillgängliga. Epso informerar dem om denna möjlighet inte bara i webbformuläret utan också på flera sidor på sin webbplats från början av urvalsprocessen.

 (3) Datorbaserade prov

Ombudsmannens undersökningsgrupp bad Epso att förklara hur Epso hanterar ansökningar om logi för särskilda behov och vilken information som lämnas till de klagande.

Enligt Epsos företrädare erbjuds de sökande en rad ”logialternativ” med hjälp av ett flexibelt system som bygger på en analys av tidigare ansökningar. Detta inkluderar alternativ som extra tid för att göra proven, förstorade texter eller förstoringsprogram, utskrifter i punktskrift eller punktskriftstangentbord, skärmläsare, teckenspråkstolkning, anpassade höj- och sänkbara skrivbord för belysning, individuellt stöd osv. De sökande kan välja mer än ett boendealternativ.

Epsos företrädare uppgav att de sökande informeras om att de valda alternativen kan skilja sig från dem som i slutändan finns tillgängliga genom ett meddelande i onlineformuläret för att begära boende för särskilda behov, samt genom de allmänna bestämmelserna för Epsos uttagningsprov och på Epsos webbplats.

Ansökningarna om boende för särskilda behov utvärderas av Epso med den sökande som utgångspunkt, utifrån principen att de bäst informeras om hur de ska hantera sin funktionsnedsättning. Det slutliga beslutet uppnås genom ett detaljerat förfarande som syftar till skräddarsydd inkvartering, med beaktande av de sökandes önskemål och behov, den dokumentation som tillhandahålls, intern eller extern expertis, läkarmottagningens yttrande, vilken typ av test som ska utföras och vilken typ av lämpligt stöd som ska ges.

Epsos företrädare informerade ombudsmannens undersökningsgrupp om att vissa boendealternativ finns tillgängliga i vissa skeden av ett uttagningsprov. Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om tekniska hjälpmedel någonsin tillhandahålls i samband med de datorbaserade proven. Epsos företrädare klargjorde att det är omöjligt att garantera tekniska hjälpmedel och ge de sökande exakt vad de är vana vid (personliga val av programvara) eftersom prov genomförs över hela världen. Hjälpmedel finns för närvarande inte tillgängliga under de datorbaserade proven, men de kan tillhandahållas under utvärderingscentrumets fas som äger rum i Epsos lokaler. Epsos företrädare tillade att en möjlig lösning håller på att utarbetas med hjälp av en mobil bärbar dator som innehåller olika hjälpmedel i de datorbaserade proven. Ombudsmannens undersökningsgrupp påpekade att det skulle vara bra för de sökande att i förväg veta att vissa boendealternativ, såsom tekniska hjälpmedel, endast är tillgängliga under vissa etapper av uttagningsproven.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade om det fanns någon information tillgänglig om den genomsnittliga framgångsgraden för personer med funktionsnedsättning i urvalsförfarandena. Epsos företrädare uppgav att det var svårt att säga eftersom de enda uppgifter som för närvarande finns tillgängliga gäller antalet ansökningar om boende för särskilda behov, vilket är otillräckligt eftersom det inte finns någon nödvändig överlappning mellan funktionsnedsättning och ansökningar om boende för särskilda behov. Den tillgängliga informationen tydde dock på att andelen framgångsrika personer som behövde inkvartering för särskilda behov var högre än genomsnittet. Särskilt synskadade sökande (blinda), de presterar bättre än andra sökande utan särskild anpassning när det gäller tolkning av sifferuppgifter (betydande skillnad) och de får något högre poäng när det gäller läsförståelse.

Ombudsmannens undersökningsgrupp frågade vidare om Epsos företrädare kunde lämna information om det ungefärliga antalet ansökningar om logi för särskilda behov som Epso tar emot. Epsos företrädare svarade att de brukade ta emot omkring 250 förfrågningar per år. Efter en informationskampanj som Epso genomförde för att locka fler sökande med funktionsnedsättning inom ramen för FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning och i enlighet med FN-kommitténs rekommendationer om ökad sysselsättning för personer med funktionsnedsättning har antalet sådana ansökningar ökat till omkring 420 per år.

Ombudsmannens undersökningsgrupp informerades också om att kommissionens generaldirektorat för kommunikation (GD COMM) hade genomfört en tillgänglighetsrevision av kommissionens webbplatser, som kommer att vidarebefordras till ombudsmannen.

Bryssel den 27 juni 2018

Fergal O’Regan

Elpida Apostolidou

BILAGA:

Ombudsmannens frågor till Epso i samband med hennes gemensamma undersökning av klagomålen 1337/2017/EA och 1338/2017/EA

A. I juli 2016 kontaktade en av de klagande Epso för att ta upp ett antal tillgänglighetsproblem som hon hade stött på när hon försökte fylla i ansökningsformuläret online. Hon informerades om att Epso höll på att ersätta det med en ny typ av formulär som skulle tillgodose tillgänglighetskraven för synskadade. Det verkar dock som om ansökningsformuläret online fortfarande inte var helt tillgängligt för användare av skärmläsare i maj 2017. Kan Epso ge en uppdatering om detta förfarande och ange när det nya ansökningsformuläret kommer att lanseras? Om projektet har försenats, kan Epso ta itu med dessa tillgänglighetsproblem i den aktuella versionen av det elektroniska ansökningsformuläret?

B. Båda klagandena hävdar att webbformuläret för att begära boende för särskilda behov inte är helt tillgängligt för användare av skärmläsare. De klagande behövde antingen fylla i formuläret med hjälp av en synskadad person eller kontakta Epso för att få hjälp med detta. Kan Epso uppdatera onlineformuläret så att det blir fullt tillgängligt för användare av skärmläsare?

C. En av de klagande säger att när hon fick tillgång till onlineformuläret för att begära boende för särskilda behov innehöll det alternativen ”skärmläsare” och ”uppdaterad punktskrift”. Hon uppgav att hon valt dessa alternativ. Den andra klaganden uppger att han kontaktade Epso och bad om en skärmläsare. Under testerna fick de båda punktskriftsutskrifter och en seende assistent. Mot bakgrund av ovanstående ber vi Epso att svara på följande frågor:

i) Vilka särskilda ”logialternativ” erbjuds de sökande på onlineformuläret eller i deras kontakter med Epso?

ii) Får de sökande, när de fyller i formuläret eller vid andra kontakter med Epso, tillräcklig information om att de logiåtgärder som faktiskt tillhandahålls kan skilja sig från de valda alternativen?

iii) Hur bedömer och fastställer Epso vid mottagandet av en sådan begäran vilken typ av åtgärd som ska tillhandahållas de sökande för att tillgodose deras särskilda behov under proven? Är den sökandes val av provcentrum en avgörande faktor för detta?

iv) Skulle Epso kunna säga om var och en av ”logiåtgärderna” (som förtecknas antingen på Epsos webbplats och/eller i onlineformuläret) faktiskt är tillgängliga och har tillhandahållits de sökande i åtminstone vissa fall?

D. Hur tolkar Epso begreppet ”rimliga anpassningsåtgärder” för personer med funktionsnedsättning vid utformningen av de datorbaserade proven? Har Epso samrått med organisationer som företräder personer med funktionsnedsättning i denna fråga? Är Epso villigt att tillhandahålla ”logiåtgärder”, t.ex. tekniska hjälpmedel, som skulle göra det möjligt för sökande med särskilda behov att delta självständigt i de datorbaserade proven?

[1] Ombudsmannens skrivelse om att inleda undersökningen finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/93846/html.bookmark