Angående: Sammansättningen av grupper för civil dialog som GD Jordbruk och landsbygdsutveckling står värd för

Berörd institution eller berört organ: Europeiska kommissionen

Datum och klockslag: 5 december 2014 kl. 10.00–13.00

Plats: Bryssel, rue de la Loi 102 1/25

Inspektion utförd av Nastasja Fuxa, enhet 4 för klagomål och förfrågningar

Tina Nilsson, chef för enhet 4 för klagomål och förfrågningar

Kommissionen, företrädd av Pascal Lefèvre, SG.F.3
Lene Naesager, AGRI.R.4

Nadezhda Naydenova, AGRI.R.4

Michel Van Nimmen, AGRI.DDG4.I.3

Brigita Sabaliauskaite, AGRI.DDG4.I.3

Inledning och förfarandeaspekter

Ombudsmannens företrädare presenterade sig och redogjorde för den rättsliga ram som gäller för ombudsmannens avdelningar när de utför inspektioner. De informerade särskilt kommissionens företrädare om att det i de tillämpliga bestämmelserna föreskrivs att tillgång till kopior av handlingar som kommissionen har angett som konfidentiella inte får beviljas personer utanför ombudsmannens kontor [1].

Ombudsmannens företrädare förklarade inspektionens omfattning och syfte inom ramen för ombudsmannens undersökning på eget initiativ OI/7/2014/NF (se nedan).

Kommissionens företrädare gav ombudsmannens företrädare två exemplar av ett meddelande till ärendehandlingarna, utarbetat av GD Jordbruk och landsbygdsutveckling R.4., daterat den 4 december 2014. Meddelandet innehåller förklarande information om i) bakgrunden och bakgrunden, ii) resonemanget om den balanserade sammansättningen av grupperna för civil dialog och iii) processen när det gäller grupperna för civil dialog.

Inspektionens omfattning och syfte

Ombudsmannens företrädare erinrade om att undersökningen på eget initiativ om sammansättningen av grupper för civil dialog som GD Jordbruk och landsbygdsutveckling står värd för inleddes mot bakgrund av den nya ram för civil dialog i frågor som omfattas av den gemensamma jordbrukspolitiken som infördes genom kommissionens beslut 2013/767/EU av den 16 december 2013. Den 18 juli 2014 utnämnde GD Jordbruk medlemmar till 13 av de 14 ursprungligen planerade grupperna för civil dialog. Syftet med undersökningen på eget initiativ är att se över hur GD Jordbruk och landsbygdsutveckling har genomfört den nya ramen för grupper för civil dialog, särskilt det rättsligt bindande kravet på en balanserad representation av ekonomiska och icke-ekonomiska intressen, vid utnämningen av ledamöter till grupperna. Syftet med inspektionen var således att granska kommissionens akt om sammansättningen av GD Jordbruk och landsbygdsutvecklings grupper för civil dialog, i syfte att göra det möjligt för ombudsmannen att genomföra en sådan översyn.

Information som erhållits under inspektionen

I sitt brev till kommissionen om inledandet av undersökningen på eget initiativ uppmanade ombudsmannen kommissionen att överväga att informera de ledamöter som utsetts till grupperna för civil dialog om att deras utnämning kan komma att ses över mot bakgrund av ombudsmannens framtida slutsatser om gruppernas balanserade sammansättning. Ombudsmannens företrädare frågade om kommissionen hade gjort detta. Kommissionens företrädare uppgav att frågan hade diskuterats internt men att den slutligen inte hade informerat de utsedda ledamöterna om denna möjlighet.

Inspektion av handlingarna i ärendet

Ombudsmannens företrädare granskade dokumenten i följande mappar:

När det gäller utnämningen av ledamöter till grupperna för civil dialog:

i) Mapp CDG 01-06

ii) Mapp CDG 07-13

iii) Mapp CDG animaliska produkter

iv) Mapp CDG mjölk

v) Katalog CDG landsbygdsutveckling

Kommunikation med berörda parter:

i) Mapp om kommunikation med olika intressenter (ONG A-E)

ii) Mapp om kommunikation med olika intressenter (ONG F-Z)

iii) Mapp om kommunikation med COPA-COGECA

iv) Mapp om diverse frågor och kommunikation med ledamöter av Europaparlamentet och Regionkommittén ("Généralités - Parlement - Comité des Régions")

v) Mapp med brev från generaldirektoratet till ledamöterna

vi) Mapp med beslut till sökandena

vii) Mapp med bakgrundsinformation (”kronologi 2008–2012”)

viii) Mapp med bakgrundsinformation (kronologi 2013–2014)

ix) Mapp med bakgrundsinformation (CDG för kronologi mars 2014–november 2014)

Övriga dokument:

Tabeller över fördelningen av platser i samband med utnämningen av ledamöter till grupperna för civil dialog (12 sidor).

Erhållna handlingar

Ombudsmannens företrädare begärde kopior av de handlingar som fanns i alla ovannämnda mappar, med undantag för mappen ”kronologi 2008–2012”. När det gäller mappen ”kronologi 2013–2014” begärdes kopior endast av vissa handlingar.

Ombudsmannens företrädare fick omedelbart handlingarna i mappen "beslut till de sökande" samt tabellerna över fördelningen av platser i samband med utnämningen av ledamöter till grupperna för civil dialog (12 sidor).

När det gäller resten av dokumenten enades man om att kommissionen skulle göra kopior till ombudsmannens kontor som skulle hämtas vid en senare tidpunkt.

Kopiorna av de återstående handlingarna hämtades av företrädare för ombudsmannens kansli den 17 december 2014 kl. 16.15 på rue de la Loi 102 1/25.

Kommissionens företrädare identifierade alla inspekterade handlingar som konfidentiella, i enlighet med artikel 5.2 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser. De begärda handlingarna i ärendet stämplades således "CONFIDENTIAL" och paraferades av en företrädare för kommissionen och en företrädare för ombudsmannens kansli.

Bryssel den 18 december 2014

Nastasja Fuxa

Juridisk handläggare (handlägger utredningen)

Tina Nilsson

Chef för enhet 4 för klagomål och förfrågningar

[1] Artiklarna 13.3 och 14.2 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser.