Bakgrund

1.  År 2005 beviljades klaganden, en österrikisk förening, ett EU-bidrag för att genomföra ett projekt som syftade till att inkludera ungdomar med funktionsnedsättning i internationella volontärprojekt. Kommissionen mottog cirka 126 000 euro i förfinansiering [1]. Efter att ha mottagit den ”slutliga rapporten” om bidraget beslutade dock genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur (Eacea) i juni 2010 att återkräva 56 225,34 euro, eftersom det hävdade att klaganden hade underlåtit att tillhandahålla styrkande handlingar för de relaterade kostnaderna. I januari 2014 utfärdade Europeiska kommissionen ett formellt beslut om detta. I april 2014 vände sig klaganden till ombudsmannen, som inledde en undersökning av klagomålet om att EACEA hade fel när den försökte återkräva medlen och att den skulle göra en ny bedömning av den slutrapport som klaganden hade lämnat in. ^[2]

2. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen EACEA:s yttrande över klagomålet och därefter klagandens synpunkter som svar på dess yttrande. Ombudsmannen granskade också EACEA:s ärendeakt om projektet och föreslog därefter, som en lösning, att EACEA skulle ompröva sitt beslut att återkräva medel avseende vissa av kostnadsposterna.

Ombudsmannens förslag till lösning

3. Ombudsmannen fann att EACEA:s beslut att återkräva merparten av kostnadsposterna var rimligt. När det gäller vissa kostnadsposter återstod dock vissa frågor.

Otillräcklig motivering

4. Klaganden hade pekat på vissa skillnader mellan det totala beloppet för avvisade kostnader och en tabell som listade de avvisade kostnaderna per kostnadsrubrik. Under utredningens gång gav EACEA en tillfredsställande förklaring till en del av denna diskrepans. I övrigt medgav kommissionen att den hade avvisat vissa kostnadsposter utan att tydligt informera klaganden.

5.  Ombudsmannen bad därför Eacea att ompröva sitt beslut att avslå kostnadsposterna 83, 116, 224, 225 och 226 i räkenskaperna.

Handlingar som ingetts inom ramen för undersökningen

6. Under undersökningens gång skickade klaganden ett antal handlingar till ombudsmannen och hävdade att dessa stödde dennes ersättningsanspråk.

7. Ombudsmannen noterade att EACEA, innan klaganden vände sig till ombudsmannen, upprepade gånger hade försökt klargöra de kostnader som begärts och bett klaganden att tillhandahålla styrkande handlingar för dessa kostnadsposter. Hon ansåg dock att det helt klart skulle vara lämpligt och medborgarvänligt för EACEA att betala klagandens faktiska kostnader, även om de styrkande handlingar som bekräftar kostnaderna tillhandahölls först i ett senare skede. Hon föreslog därför EACEA som en lösning att ompröva huruvida dessa kostnadsposter är stödberättigande, med beaktande av de styrkande handlingar som klaganden lämnat i samband med undersökningen.

Reaktioner på förslaget till lösning

8. Eacea svarade på förslaget till lösning genom att skicka två skrivelser, en till klaganden och en till ombudsmannen.

9. Den godtog att den inte hade lämnat tillräckliga förklaringar i fråga om vissa kostnadsposter. Kommissionen skrev således till klaganden och uppgav att de styrkande handlingarna för punkt 83 (100 euro), ett utbetalningsbesked och för punkt 116 (360 euro), en banköverföring med hänvisning till ”fotomaterial”, inte uttryckligen hänvisade till projektet. Dessa handlingar kunde således inte användas för att bevisa att pengarna i fråga hade använts till projektet. På samma sätt var dokumentationen för posterna 224, 225 och 226 (totalt cirka 40 euro) stormarknadsintäkter, som Eacea hävdade inte heller kunde kopplas till projektet. Eftersom de kostnader som begärdes inte kunde identifieras och kontrolleras, vilket var ett krav i bidragsavtalet, uppgav EACEA att det var tvunget att avvisa dem. Kommissionen uppmanade klaganden att inkomma med synpunkter.

10. När det gäller de ytterligare handlingar som klaganden hade lämnat in betonade Eacea att den normalt krävde att sådan bevisning skulle lämnas in inom en fastställd tidsfrist. I den medborgarvänliga förvaltningens intresse hade kommissionen dock bedömt denna nya information. Kommissionen godkände helt kostnadspost 1 (2 000 euro) och delvis kostnadspost 86 (cirka 500 euro). När det gäller kostnadsposterna 27 och 35 (totalt cirka 12 000 euro) noterade Eacea att klaganden hade lämnat in två fakturor som inte uppfyllde kriterierna i bidragsavtalet.

11. I sitt svar till ombudsmannen och EACEA välkomnade klaganden att EACEA hade gått med på att betala en del av kostnaderna. Den hävdade dock att Eacea inte hade genomfört den lösning som föreslagits av ombudsmannen på ett korrekt sätt. Klaganden hävdade särskilt att EACEA faktiskt inte hade beaktat de nyligen inlämnade handlingarna, utan helt enkelt hade upprepat sitt tidigare beslut. Klaganden hävdade att kostnaderna i fråga var fullständigt dokumenterade och tydligt kopplade till projektet.

12. Enligt klaganden var kostnadspost 83 en kontantutbetalningssedel för en kostnad för tekniskt stöd till en teaterföreställning som ingick i projektet. Punkt 116 var en faktura från den lettiska partnern i projektet, som fördes upp på förteckningen på samma sätt som de andra fakturor som EACEA hade godkänt. Det fanns också ett betalningsbevis. Klaganden hade använt det fotomaterial som det hänvisades till för att främja projektet.

13. Klaganden godtog att vissa kvitton för posterna 27, 35, 224, 225 och 226 var snabbköpskvitton. Klaganden förklarade att en del av detta syfte var att inkludera deltagare, särskilt personer med funktionsnedsättning, genom att ge dem litet ekonomiskt ansvar, såsom shopping. De intäkter som klaganden hade angett i slutrapporten gällde dessa utgifter. Kommissionen tillade emellertid att bland de styrkande handlingarna för kostnadspost 35 fanns en faktura för utvecklingen av projektets webbplats, som tydligt hänvisade till projektet med dess namn.

14. Klaganden påminde också EACEA om att ombudsmannens inspektion hade visat en skillnad på 439,20 euro mellan summan av de avvisade kostnadsposterna och den totala återvinningen. Kommissionen ansåg därför att Eacea borde minska sin begäran om återbetalning med detta belopp.

15. Slutligen ifrågasatte klaganden hur ”medborgarvänligt” EACEA:s tillvägagångssätt verkligen hade varit, eftersom det hade lett till en minskning av dess återkrav med ett så litet belopp. Klaganden påpekade att det var en ideell organisation för vilken det skulle vara ”en stor utmaning” att hitta det belopp som EACEA sökte. Kommissionen uppmanade därför Eacea att ompröva sin ståndpunkt i fråga om kostnadsposterna 83, 116, 224–226, 27 och 35.

16. I sitt svar på klagandens skrivelse vidhöll EACEA att den trots de ytterligare uppgifter som klaganden hade lämnat fortfarande inte kunde godta kostnadsposterna 83 och 224–226 eftersom de styrkande handlingarna var otillräckliga. Kommissionen påpekade också att det faktum att den hade godtagit vissa kostnader för mat och logi, där klaganden hade tillhandahållit en förteckning över fakturor som tydligt identifierade kostnaderna, inte innebar att den kunde godta kostnadspost 116, för vilken de tillhörande fakturorna endast angav ”banköverföring för fotomaterial”. Det fanns inga ytterligare styrkande handlingar eller hänvisningar till projektet.

17. När det gäller kostnadsposterna 27 och 35 noterade Eacea att ombudsmannen hade bekräftat Eaceas analys att fakturorna verkade ha skrivits av klaganden och att det inte var tydligt till vem de var adresserade. De uppfyllde således inte de formella kriterierna för en faktura, och EACEA kunde inte godta någon av dessa kostnader.

18. Slutligen invände EACEA mot klagandens argument att den borde minska det belopp som den avsåg att återkräva med ytterligare 439,20 euro.  Sammanfattningsvis vidhöll EACEA sitt beslut att minska återkravet med 2653,98 euro.

Ombudsmannens bedömning efter förslaget till lösning

19. Eacea har vidtagit åtgärder för att följa ombudsmannens förslag till lösning. För det första har kommissionen, när det gäller de kostnadsposter som den hade avvisat utan att ge klaganden möjlighet att lämna några synpunkter (nämligen 83, 116 och 224-6), förklarat varför den hade avvisat dem och gett klaganden möjlighet att lämna synpunkter. För det andra har kommissionen omprövat två kostnadsposter för vilka klaganden hade lagt fram ny bevisning under ombudsmannens undersökning: Den ansåg att den ena helt och den andra delvis var berättigad till finansiering och minskade återkravet i enlighet med detta (med 2 653,98 euro). För det tredje tog kommissionen upp det faktum att klaganden inte var nöjd med beslutet om kostnadsposterna 27 och 35, 83, 116 och 224–226.

20. Ombudsmannen anser att Eacea har lämnat en sammanhängande och rimlig förklaring till sitt beslut att avvisa kostnadsposterna 83, 116 och 224–226. Ombudsmannen anser också att EACEA hade rätt när den avvisade klagandens argument att den borde minska det begärda återkravsbeloppet med 439,20 euro.

21. Ombudsmannen hade också bett EACEA att ge klaganden möjlighet att lämna synpunkter på de relevanta kostnadsposterna (nämligen 116, 224, 225 och 226). Nu när EACEA har gjort detta, och synpunkterna inte motiverar en ändring av EACEA:s uppfattning, finns det dock inte längre någon grund för klaganden att bestrida återkravet av detta belopp.

22. Ombudsmannens undersökningsgrupp kontaktade också Eacea för att se till att det inte hade förekommit några missförstånd om kostnadsposterna 27 och 35.

23. Eacea svarade att man hade gett klaganden upprepade möjligheter att lämna in handlingar och att man redan hade minskat återkravet. När det gäller själva kostnadsposterna upprepade den att ”fakturan” för post 27 inte uppfyllde kriterierna för en faktura (det var till exempel oklart till vem denna faktura var adresserad). Klaganden hade aldrig förklarat att fakturan var summan av de kvitton som bifogats den. Under alla omständigheter var dessa kvitton ”enkla snabbköpskvitton”. Sammanfattningsvis hade klaganden vid det här laget fått det nedsatta återkravsbeloppet, och ur EACEA:s synvinkel var ärendet nu avslutat. Ombudsmannen håller med om att många av de kvitton som var kopplade till den övergripande fakturan helt enkelt var snabbköpskvitton. Eacea har rätt i att avvisa dessa kvitton.

24. Ombudsmannen erkänner EACEA:s ansträngningar för att hantera ärendet på ett positivt sätt genom att minska återkravet med 2 653,98 euro. Ombudsmannen avslutar därför ärendet med slutsatsen att hennes förslag till lösning delvis har godtagits.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats ^[3]:

Eacea har delvis godtagit ombudsmannens förslag till lösning.

Klaganden och Eacea kommer att informeras om detta beslut.

Emily OʹReilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 15 december 2017

[1] Den klagande beviljades ett bidrag på området icke-formell utbildning av Europeiska kommissionen (förslagsinfordran GD EAC 85/04, offentliggjord i Europeiska unionens officiella tidning C 30, s. 23, den 5 februari 2005). Klaganden mottog två utbetalningar av förfinansiering på totalt 125 785,60 euro. Förvaltningen av projektet överlämnades senare från kommissionen till Eacea.

[2] För ytterligare information om bakgrunden till klagomålet, parternas argument och ombudsmannens undersökning, se den fullständiga texten till ombudsmannens förslag till lösning som finns på: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/solution.faces/en/87340/html.bookmark

[3] Information om omprövningsförfarandet finns på ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark