Kära herr L.,
Den 22 januari 1997 lämnade ni in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen för jordbruksskolan vid Palermos universitet. Ditt klagomål gällde att Europeiska kommissionen uteslöt din akademiska institution från programmet för samarbete mellan universitet.
Den 10 mars 1997 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Den 2 juli 1997 mottog jag kommissionens kommentarer som jag vidarebefordrade till er den 24 juli 1997, med en uppmaning att lämna synpunkter om ni så önskade. Jag har inte fått några synpunkter från er.
Jag skriver nu för att låta er veta resultatet av de undersökningar som har gjorts.

Bakgrund

Klagomålet
Jordbruksskolan vid universitetet i Palermo deltog i ett samarbetsprogram mellan universitet (ICP) som gjorde det möjligt för dess studenter att bedriva en del av sina studier vid ett annat universitet, normalt utomlands. Detta ICP finansierades genom Europeiska unionens Sokrates-program.
Den 22 april 1996 skickade byrån för tekniskt stöd, som bistår Europeiska kommissionen i den tekniska förvaltningen av programmen Sokrates och Ungdom, en skrivelse till klaganden i vilken den förklarade att jordbruksskolans deltagande i ICP inte kunde fortsätta under 1996/97 eftersom ingen begäran om förnyelse hade mottagits inom tidsfristen (1 december 1995). Klaganden skrev sedan till kommissionen och bad den att ompröva sin vägran.
Den 12 juli 1996 svarade byrån för tekniskt stöd (TAO) att den klagandes fall hade omprövats och att skolans program var stödberättigande för läsåret 1996/97. I en ny skrivelse av den 7 november 1996 förklarade harmoniseringsbyrån emellertid att ett slutligt beslut hade fattats. Efter en noggrann utredning av ärendet drog kommissionen slutsatsen att det inte fanns tillräckliga skäl att ompröva finansieringen. Det slutliga beslutet hade därför varit att hålla inne medel från ICP -1- 1159/01 för bidrag inom åtgärd 1 och 2. Det angavs att ett positivt beslut skulle ha åsidosatt såväl principen om samordningsansvar som principen om likabehandling av samtliga sökande.
I sin skrivelse till ombudsmannen hävdade L. följande:
a) Av kommissionens skrivelse av den 12 juli 1996 framgår att ICP var stödberättigat för 1996-1997 och att programmet ´s därför kunde ha förnyats.
b) Kommissionens slutliga beslut från november 1996 stod i strid med den mycket positiva tonen i den föregående skrivelsen.
c) Till följd av detta var jordbruksskolan tvungen att avbryta det utbytesprogram som den hade planerat för en av sina elever. Dessutom var det tvunget att stå för vissa utgifter på grund av att en av dess studenter redan hade flyttat utomlands. De drabbades ekonomiskt till följd av detta beslut.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande
Europeiska kommissionens synpunkter på klagomålet är sammanfattningsvis följande:
Den 18 november 1995 informerade L., för jordbruksskolan vid Palermos universitet, kommissionen om att han var ny samordnare för samarbetsprogrammet mellan universiteten (ICP). Han skickade det undertecknade kontraktet ICP - 1- 1159/01 för läsåret 1995-96. Klaganden hade inte nämnt att han var intresserad av en förlängning av programmet för de följande åren.
Institutionen överväger endast att förnya program på grundval av ansökningsblanketter som mottagits från samordnarna för programmen. I juni 1995 mottog alla chefer för de universitet som deltog i programmet en särskild skrivelse med en inbjudan till intresseanmälan för förnyelse för 1996-1997 som skulle läggas fram före den 1 december 1995. Kommissionen betonade att klaganden borde ha känt till tidsfristen, med tanke på att universitetet i Palermo hade deltagit i programmet under de senaste fem åren.
Efter klagandens begäran om omprövning av beslutet gick kommissionen med på att undersöka möjliga alternativ, bland annat möjligheten att förnya programmet under ett översynsförfarande som normalt äger rum varje år i oktober. Denna omprövning gjordes för att ta hänsyn till de särskilda omständigheterna i ärendet.
När det gäller den positiva tonen i skrivelsen av den 12 juli 1996 från Sokrates-kontoret för tekniskt stöd till klaganden, underströk kommissionen att den var formulerad med beaktande av möjligheterna till ytterligare omprövning. Kommissionen medgav dock att ordalydelsen i skrivelsen var mer positiv än den borde ha varit när det gäller sannolikheten att bevilja stipendier till resande studenter (1).
Kommissionen förklarade att den italienska myndighet som ansvarade för programmet inte hade gett universitetet i Palermo något tillstånd att sända studenter utomlands, vilket hade varit nödvändigt. För att undvika situationer där studenter drabbas av administrativa missförhållanden i organisationskommittén beslutade kommissionen att begära att den italienska byrån skulle bevilja nödvändiga pengar till den student som redan hade flyttat utomlands.
Klagandens synpunkter
Jag vidarebefordrade kommissionens synpunkter till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Jag har inte fått några synpunkter från honom.

EUROPEISKA OMBUDSMANNS BESLUT

På grundval av den information som lämnats av klaganden och de synpunkter som lämnats av Europeiska kommissionen har ombudsmannen dragit följande slutsatser:
Underlåtenhet att förnya programmet
1.1 Villkoren för utvecklingen av Sokrates-programmet finns i "Miniguide 1 om övergångsbestämmelser för 1995 och 1996". I denna broschyr anges att förnyelse av program endast kan ske på grundval av ansökningsblanketter som skall läggas fram före den 1 december 1995.
Trots att den klagande hade mottagit denna broschyr från kommissionen i augusti 1995 hade ingen begäran om förnyelse av dess program lämnats in av den klagande inom den fastställda tidsfristen.
1.2 Kommissionen agerade därför i enlighet med reglerna för programmet när den beslutade att inte finansiera klagandens begäran. Det förefaller dessutom som om institutionen har förklarat skälen till detta beslut. Ombudsmannen anser därför att det inte finns några bevis för administrativa missförhållanden i denna aspekt av ärendet.
Förväntningar i kommissionens svar
2.1 I den skrivelse som Sokrates byrå för tekniskt stöd skickade till klaganden den 12 juli 1996 angavs följande:

"Jag är glad att kunna meddela att ert ärende har omprövats och att flödena i ert ICP - 96 - I - 1159/01 kan komma i fråga för läsåret 1996/97. Vi kommer att informera de berörda nationella programkontoren om att de kan komma att finansiera studenter från ert interna program genom de nationella bidrag som de fått från kommissionen för 1996/97."

Mot bakgrund av skrivelsens positiva ton kunde klaganden rimligen ha förväntat sig att kommissionen hade fattat ett positivt beslut om att finansiera skolans program.
2.2 Eftersom kommissionen har erkänt att formuleringen av dess skrivelse av den 12 juli 1996 var alltför positiv och bett om ursäkt för de eventuella missförstånd som skrivelsen kunde ha skapat, anser ombudsmannen därför att det inte finns någon anledning att gå vidare med denna del av ärendet.

Återkrav av utgifter 3.1 Det största problemet med att programmet inte förnyades var återbetalningen av utgifter som uppstått för den student vid Palermos jordbruksskola som flyttade till Nottinghams universitet för att fortsätta sina studier.
3.2 För att undvika situationer där studenter drabbas av de negativa konsekvenserna av administrativa missförhållanden i organisationskommittén har kommissionen gått med på att begära att den behöriga italienska byrån täcker de utgifter som studenten betalar.
3.3 Mot bakgrund av detta konstaterar ombudsmannen att institutionen har vidtagit åtgärder för att lösa problemet på ett för den klagande tillfredsställande sätt.

SLUTSATSER

På grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål och informationen i kommissionens kommentarer och den information som lämnats av klaganden drar ombudsmannen slutsatsen att ärendet har avgjorts av Europeiska kommissionen.
Mot denna bakgrund beslutar Europeiska ombudsmannen därför att avsluta ärendet.
Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänliga hälsningar,
Jacob Söderman

---

(1) "Jag är glad att kunna meddela att ert ärende har omprövats och att flödena i ert ICP - 96 - I - 1159/01 är berättigade för läsåret 1996/97. Vi kommer att informera de berörda nationella programkontoren om att de kan komma att finansiera studenter från ert ICP med de nationella bidrag som de fått från kommissionen för 1996/97."