Ärendet gällde en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar som utarbetats av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) i samband med ett beslut av Europeiska ombudsmannen. Efter ett förslag till lösning från ombudsmannen gav Olaf klaganden tillgång till fyra handlingar som Olaf hade konstaterat omfattades av begäran om tillgång. Klaganden ifrågasatte om Olaf hade identifierat alla relevanta handlingar.

Ombudsmannen rekommenderade därefter Olaf att, med förbehåll för eventuella nödvändiga redigeringar, lämna ut ytterligare två handlingar som ombudsmannen ansåg borde ha ansetts omfattas av klagandens begäran.

I sitt svar på ombudsmannens rekommendation förklarade Olaf varför man inte ansåg att de två handlingarna omfattades av klagandens begäran om tillgång. Ombudsmannen ansåg emellertid inte att dessa förklaringar var övertygande och avslutade ärendet med att hävda att Olaf hade gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden.

Bakgrund

1. Klagomålet gäller Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) vägran att ge klaganden, en tysk medborgare, allmänhetens tillgång ^[1] till ”en förteckning över Olafs handlingar som lagts fram till följd av och i samband med Europeiska ombudsmannens beslut av den 15 mars 2013 i ärende 1697/2010/(BEH)JN [2] och kopior av dessa handlingar”[3]. Begäran om tillgång lämnades till Olaf i september 2013.

2. Olaf har två gånger förlängt tidsfristen för att besvara klagandens begäran om tillgång. Klaganden ingav därefter en så kallad bekräftande ansökan och begärde på nytt att få tillgång till handlingarna. Olaf vägrade att behandla denna begäran eftersom den hyste tvivel om klagandens identitet.

3. I december 2013 vände sig klaganden till ombudsmannen. Klaganden var bekymrad över att Olaf felaktigt hade vägrat att behandla hans begäran och att Olaf inte hade gett honom fullständig tillgång till de begärda handlingarna. Klaganden begärde att Olaf skulle be om ursäkt för förseningen och ge honom fullständig tillgång till handlingarna utan ytterligare dröjsmål.

4. Efter ett förslag till lösning från ombudsmannen behandlade Olaf klagandens begäran om översyn. Ombudsmannen ansåg dock att Olaf hade förbisett vissa handlingar och utfärdade därför en efterföljande rekommendation ^[4] till Olaf om att den skulle lämna ut dessa handlingar och leta efter andra handlingar som skulle omfattas av klagandens begäran om tillgång.

5. I detta beslut beaktas särskilt Olafs detaljerade yttrande om ombudsmannens rekommendation samt klagandens kommentarer.

Klagomål om att Olaf inte gav klaganden tillgång till de begärda handlingarna

Ombudsmannens rekommendation 

6. I sin rekommendation konstaterade ombudsmannen att Olaf hade behandlat klagomålet på ett tillfredsställande sätt när det gällde de handlingar som Olaf hade identifierat som omfattades av klagandens begäran. Olaf bad också klaganden om ursäkt för förseningen.

7. Ombudsmannen noterade dock att Olaf hade skickat ytterligare två skrivelser till ombudsmannen efter beslutet i ärende 1697/2010/(BEH)JN. Föremålet för det målet och det beslut som fattats utgör bakgrunden till den fråga som tas upp i dessa skrivelser. Båda skrivelserna hänvisar uttryckligen till ärende 1697/2010/(BEH)JN och det är uppenbart att det finns ett visst samband mellan den fråga som diskuterades i dessa skrivelser och det beslut som fattades i ärende 1697/2010/(BEH)JN. Ombudsmannen ansåg således att det var ett administrativt missförhållande från Olafs sida att inte ha identifierat dessa två ytterligare skrivelser som fångade upp klagandens begäran eller, i andra hand, att ha samrått med klaganden om omfattningen av hans begäran. Ombudsmannen lämnade följande rekommendationer till Olaf:

Olaf bör ge klaganden tillgång till de skrivelser som Olaf skickade till ombudsmannen den 3 april och den 23 augusti 2013, med undantag för att Olaf anser att ett undantag från tillgång gäller för alla eller delar av skrivelserna. Vid beslut om huruvida allmänheten ska beviljas tillgång till skrivelserna bör Olaf ta hänsyn till ombudsmannens preliminära ståndpunkt att det, med förbehåll för minimala redigeringar, finns en rätt för allmänheten att få tillgång till de två skrivelserna. Om Olaf anser att det är nödvändigt att maskera skrivelserna bör Olaf informera ombudsmannen om maskeringarna och skälen till dem.

Olaf bör göra ytterligare sökningar för att fastställa om den innehar några andra handlingar som omfattas av klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar. Dessa ytterligare sökningar bör särskilt göras i ärenden som rör frågor som rör ämnet för ombudsmannens undersökning i ärende 1697/2010/(BEH)JN. Olaf bör fatta beslut om allmänhetens rätt till tillgång till alla sådana handlingar som identifierats. Olaf bör informera ombudsmannen om resultatet av dessa sökningar och om sitt beslut om allmänhetens rätt till tillgång till alla handlingar som identifierats.

8. I sitt yttrande över ombudsmannens rekommendation uppgav Olaf att klagandens begäran hade varit tydlig i den meningen att för att handlingar ska omfattas av begäran måste de uppfylla följande tre villkor: de måste framställas i) av Olaf ii) mellan den 15 mars och den 13 september 2013 iii) i samband med ombudsmannens beslut av den 15 mars 2013 i ärende 1697/2010/(BEH)JN.

9. Olaf betonade att klaganden inte begärde handlingar som hade något samband med ärende 1697/2010/(BEH)JN, utan begränsade begärans omfattning till handlingar efter och i samband med ombudsmannens beslut av den 15 mars 2013. Omfattningen av begäran avgränsades således tydligt av föremålet för ombudsmannens beslut. Sådana handlingar kan till exempel vara rapporter eller kommentarer om den faktiska och rättsliga analysen och/eller slutsatserna i ombudsmannens beslut, kan avse alla åtgärder som behövs eller redan har vidtagits för att genomföra ombudsmannens slutsatser eller kan innehålla förslag eller möjliga svar på frågor som har genererats antingen internt eller externt genom beslutet. De handlingar som Olaf hade identifierat och lämnat till klaganden som svar på hans begäran om tillgång till handlingar var sådana handlingar.

10. Tvärtom angav Olaf att handlingar som rör andra omständigheter eller frågor, även om dessa handlingar översändes under den aktuella perioden och även om de i stor utsträckning har samband med det ärende som ombudsmannen handlägger, inte omfattas av begäran. I synnerhet har ingen av de två skrivelserna i fråga avfattats i samband med ombudsmannens beslut.

11. Olaf uppgav att den första skrivelsen avsåg behandlingen av vissa konfidentiella uppgifter. Även om den fråga som togs upp i den skrivelsen var kopplad till två ärenden vid ombudsmannen, däribland ärende 1697/2010/(BEH)JN, var skrivelsen inte skriven i samband med ombudsmannens beslut i ärende 1697/2010/(BEH)JN. Skrivelsen avsåg närmare bestämt inte föremålet för ombudsmannens beslut, det vill säga ett eventuellt ”visselblåsningsklagomål” från en EU-anställd och Olafs reaktion på detta klagomål.

12. Enligt Olaf stöder tidsfristen också denna uppfattning. Olaf uppgav att skrivelsen hade utarbetats innan ombudsmannen utfärdade beslutet. Olafs interna förfarande för att underteckna och skicka skrivelsen tog dock längre tid än vanligt och skrivelsen skickades till ombudsmannen först den 3 april 2013, det vill säga efter det att ombudsmannens beslut hade offentliggjorts. Den interna diskussionen om innehållet i skrivelsen och beslutet att skicka skrivelsen till ombudsmannen skedde dock före den 15 mars 2013, dagen för ombudsmannens beslut. Det faktum att skrivelsen kronologiskt skickades efter ombudsmannens beslut i ärende 1697/2010/(BEH)JN var en ren tillfällighet.

13. Olaf uppgav att den andra skrivelsen har ett liknande innehåll som den första och rör samma fråga. Det var på sätt och vis en uppföljning av det första brevet. Den information som lämnades till ombudsmannen i den andra skrivelsen rör inte någon uppföljning eller andra frågor som uppstod i samband med beslutet i ärende 1697/2010/(BEH)JN.

14. Olaf drog slutsatsen att de två skrivelser som ombudsmannen hade rekommenderat att den skulle lämna ut inte omfattades av klagandens begäran om tillgång: Skrivelserna rörde visserligen ärende 1697/2010/(BEH)JN i vid bemärkelse, men klagandens begäran om tillgång gällde uppenbarligen handlingar som upprättats i samband med ombudsmannens beslut i det ärendet.

15. Olaf hävdade att eftersom klagandens begäran hade varit tydlig och väldefinierad hade Olaf inte hyst några tvivel om begärans omfattning. Enligt Olaf hade det således inte funnits något behov av att samråda med klaganden om begäran.

16. Olaf uppgav att den inte innehar några ytterligare handlingar som omfattas av klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar.

17. I sina kommentarer kritiserade klaganden vad han ansåg vara Olafs fortsatta ansträngningar för att hindra honom från att effektivt utöva sin rätt till allmänhetens tillgång till handlingar.

Ombudsmannens bedömning efter rekommendationen

18. Ombudsmannen noterar att klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar avsåg ”handlingar som upprättats till följd av och i samband med Europeiska ombudsmannens beslut av den 15 mars 2013 i ärende 1697/2010/(BEH)JN”.

19. Olaf har klargjort sin ståndpunkt att det för att en handling ska omfattas av klagandens begäran inte är tillräckligt att den har någon koppling till ombudsmannens undersökning i ärende 1697/2010/(BEH)JN. Enligt Olaf måste en handling, för att omfattas av klagandens begäran, ha en koppling till ombudsmannens beslut att avsluta förfarandet i det fallet, det vill säga den måste avse Olafs uppföljning av slutsatserna i ombudsmannens beslut.

20. De handlingar som Olaf har identifierat som handlingar som omfattas av begäran är sådana handlingar [5]: Det första dokumentet är den officiella skrivelsen från Olaf till ombudsmannen där Olaf förklarar sin uppföljning av ombudsmannens slutsatser i beslutet i ärende 1697/2010/(BEH)JN. I det andra dokumentet förklaras Olafs uppföljning av ombudsmannens beslut till en ledamot av Europaparlamentet. Det tredje dokumentet innehåller Olafs förklaringar om uppföljningen av ombudsmannens beslut och de underliggande sakfrågorna i samband med ansvarsfrihetsförfarandet för 2012 [6]. Det fjärde dokumentet är svaret på en parlamentsfråga som innehåller Olafs slutsatser om ombudsmannens beslut.

21. Efter att ha mottagit Olafs yttrande granskade ombudsmannen på nytt de två skrivelserna i fråga, som Olaf skickade till ombudsmannen den 3 april och den 23 augusti 2013 och som innehöll dessa datum. Skrivelserna har uppenbarligen en viss koppling till ombudsmannens ärende. Båda hänvisar till mål 1697/2010/(BEH)JN. Ombudsmannen godtar att de inte rör uppföljningen av beslutet i ärendet, men de är fortfarande kopplade till det. Ordalydelsen i den första skrivelsen stöder Olafs argument att den ursprungligen utarbetades före ombudsmannens beslut av den 15 mars 2013, men ombudsmannen godtar inte att detta innebär att skrivelsen, daterad och skickad nästan tre veckor efter ombudsmannens beslut, faller utanför tillämpningsområdet för klagandens begäran. Den andra skrivelsen avser liknande frågor, hänvisar till ombudsmannens klagomål med referensnummer 1697/2010/BEH i sin rubrik och har även samband med det målet, vilket kulminerade i ombudsmannens beslut av den 15 mars 2013.

Slutsats

22. Ombudsmannen anser därför att Olafs yttrande inte har undergrävt ombudsmannens slutsats att de två skrivelserna av den 3 april och den 23 augusti 2013 rimligen kan anses omfattas av klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar.

23. Ombudsmannen bekräftar därför konstaterandet av administrativa missförhållanden i sin rekommendation av den 22 november 2016 och avslutar ärendet på denna grund.

24. Ombudsmannen hoppas att Olaf nu kommer att ompröva sin ståndpunkt i stället för att kräva att den klagande lämnar in en ny begäran om allmänhetens tillgång till handlingarna i fråga.

Klaganden och Olaf kommer att informeras om detta beslut.

Strasbourg den 5 juli 2017

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

[1] På grundval av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, s. 43), som finns på http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj

[2] Europeiska ombudsmannens beslut om att avsluta sin undersökning av klagomål 1697/2010/(BEH)JN mot Europeiska byrån för bedrägeribekämpning, finns på: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/ga/49601/html.bookmark

[3] Klagomålet ingavs på tyska. Den tyska texten lyder: ”Eine Liste der von OLAF im Anschluss an und im Zusammenhang mit der Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 15. März 2013 im Fall 1697/2010/(BEH)JN erstellten Dokumente sowie Kopien dieser Dokumente.”

[4] För ytterligare information om bakgrunden till klagomålet, parternas argument och ombudsmannens undersökning, se den fullständiga texten till ombudsmannens rekommendation som finns på https://www.ombudsman.europa.eu/cases/recommendation.faces/en/73475/html.bookmark

[5] Se punkt 9 i ombudsmannens rekommendation.

[6] Det förfarande genom vilket Europaparlamentet granskar användningen av EU:s budget.