Ärendet gällde Europeiska kommissionens beslut att återkräva de personalkostnader (totalt återkrav på 57 098,40 euro) som redan hade betalats ut till en icke-statlig organisation som framgångsrikt hade genomfört tre EU-projekt för forskning och teknisk utveckling. Europeiska kommissionen ansåg att klagandens tidsregistreringssystem för personal var otillförlitligt. Den icke-statliga organisationen instämde inte och klagade till ombudsmannen.

Ombudsmannen undersökte frågan och fann att klaganden hade gjort upprepade ansträngningar för att förklara sitt tidsregistreringssystem för kommissionen. Ombudsmannen ansåg därför att kommissionen proaktivt borde ha bett klaganden att lämna ytterligare förtydliganden om sina personalkostnader. Ombudsmannen föreslog därför kommissionen att den skulle beakta de tidrapporter som klaganden tillhandahållit under ombudsmannens undersökning och att den på grundval av detta skulle se över sitt beslut att inte bevilja EU-finansiering för de personalkostnader som redan betalats.

Kommissionen analyserade därefter klagandens tidrapporter och konstaterade att de hade flera brister. Kommissionen uppgav att den därför inte kunde ändra sin revisionsslutsats.

Ombudsmannen var övertygad om att kommissionen hade granskat de tidrapporter som klaganden tillhandahållit under ombudsmannens undersökning. Ombudsmannen kontrollerade att de brister som kommissionen hade identifierat förelåg och fann därför att kommissionens slutsats att den inte kunde ändra sina granskningsresultat var rimlig. Ombudsmannen vidhöll dock att kommissionen borde ha varit mer proaktiv när det gällde att söka klargöranden om tidsregistreringssystemet i ett mycket tidigare skede.

Bakgrund

1. Klaganden är en icke-statlig organisation som deltog i tre EU-finansierade projekt inom ramen för EU:s sjunde ramprogram för forskning och teknisk utveckling 2007–2013. År 2011 bad kommissionen ett externt revisionsföretag att granska klagandens genomförande av de tre projekten inom sjunde ramprogrammet och att kontrollera om de kostnader som begärts för EU-finansiering var stödberättigande.

2. Det externa revisionsföretaget fann systematiska fel i klagandens årsredovisning. I synnerhet konstaterades att klagandens tidsregistreringssystem inte var tillförlitligt. I utkastet till revisionsrapport rekommenderades därför att 100 % av klagandens personalkostnader skulle förklaras icke stödberättigande för EU-finansiering. Klaganden invände starkt mot slutsatsen att dess tidsregistreringssystem var otillförlitligt och försökte förklara att revisionsresultaten inte tog hänsyn till klagandens huvudsakliga typ av tidrapport: Den detaljerade ”1a-tidrapporten”. I kommissionens slutliga revisionsrapport hävdades dock att alla klagandens personalkostnader inte var stödberättigande för EU-finansiering. Under 2014 började kommissionen återkräva totalt 57 098,40 euro [1] från klaganden.^[2]

3. Den klagande vände sig sedan till ombudsmannen. Klaganden var bekymrad över att kommissionen inte hade tagit vederbörlig hänsyn till de uppgifter som klaganden lämnat om inrättandet av sitt tidsregistreringssystem. Klaganden ville att kommissionen skulle ta vederbörlig hänsyn till informationen om tidsregistreringssystemet och ompröva sitt beslut att återkräva de personalkostnader som förklarats icke stödberättigande i revisionsrapporten.

4. Efter att ha mottagit kommissionens svar på klagomålet och klagandens synpunkter på kommissionens ståndpunkt inspekterade ombudsmannen kommissionens revisionsakt. Vid inspektionen bekräftades att tidrapporterna enligt punkt 1a inte fanns med bland de handlingar som klaganden lämnat till kommissionen. Under denna undersökning försåg dock klaganden ombudsmannen med tidrapporterna 1a för de berörda projekten inom sjunde ramprogrammet. På grundval av detta lade ombudsmannen fram ett förslag till lösning [3] för kommissionen (se nedan). I detta beslut beaktas kommissionens svar på ombudsmannens förslag till lösning samt klagandens synpunkter på kommissionens svar.

Hur kommissionen hanterade den information som klaganden lämnat

Ombudsmannens förslag till lösning

5. Huvudfrågan i detta fall är huruvida klagandens tidsregistreringssystem var tillförlitligt. Det finns en tydlig skillnad mellan det tidsregistreringssystem som beskrivs i kommissionens revisionsrapport och det tidsregistreringssystem som klaganden inom ramen för denna undersökning hävdar att den använder för EU-finansierade projekt. Medan kommissionens revisionsrapport endast bygger på två typer av tidrapporter – 1b- och 1c-tidrapporter – hävdar klaganden att dess tidsregistreringssystem huvudsakligen bygger på en tredje typ av tidrapport, den detaljerade 1a-tidrapporten.

6. Det är fortfarande oklart varför de externa revisorerna baserade utkastet till revisionsslutsatser enbart på tidrapporterna 1b och 1c, utan att beakta klagandens detaljerade tidrapporter 1a. Klaganden hävdar att den gjorde all nödvändig information tillgänglig för revisorerna under revisionsarbetet på fältet. Ombudsmannen har dock inte funnit några bevis för att klaganden vid någon tidpunkt har lämnat in hela 1a-tidsschemat till det externa revisionsföretaget eller till kommissionen.

7. Trots detta anser ombudsmannen att klagandens invändningar mot revisionsresultaten, liksom klagandens detaljerade förklaringar till kommissionen om inrättandet av dess tidsregistreringssystem, borde ha föranlett kommissionen att begära förtydliganden i frågan från klaganden. Innan revisionsrapporten färdigställdes borde kommissionen tillsammans med klaganden ha klargjort eventuella avvikelser i förhållande till sitt tidsregistreringssystem. Kommissionen borde också ha bett klaganden att klargöra vilken typ av tidrapport den hänvisade till i sina synpunkter och att begära att klaganden skulle lämna in dessa tidrapporter för kommissionens övervägande.

8. När klaganden träffade kommissionen gjorde den dessutom stora ansträngningar för att förklara den faktiska utformningen av sitt tidsregistreringssystem, med betoning på 1a-tidrapporterna, för att skingra alla tvivel om tillförlitligheten hos sitt tidsregistreringssystem. Klaganden uttryckte sin fasta övertygelse om att den hade lämnat in hela uppsättningen 1a-tidrapporter till kommissionen vid mötet, tillsammans med andra handlingar. Ombudsmannens inspektion bekräftade att 1a-tidrapporterna inte ingick bland de handlingar som klaganden lämnat till kommissionen, men kommissionen borde ha påpekat för klaganden att de detaljerade tidrapporterna saknades, med tanke på den avgörande roll som dessa tidrapporter spelade för att avgöra om klagandens personalkostnader var stödberättigande.

9. Med tanke på att kommissionen således inte på ett effektivt sätt noterade klagandens ihållande ansträngningar att förklara sitt tidsregistreringssystem – ansträngningar som först gjordes i samband med utkastet till revisionsrapport – ansåg ombudsmannen att det endast skulle vara rättvist för kommissionen att granska sina granskningsresultat på grundval av klagandens 1a-tidrapporter, som klaganden hade lämnat till ombudsmannen under undersökningen. Ombudsmannen vidarebefordrade kopior av 1a-tidrapporterna till kommissionen och lade fram följande förslag till lösning i detta fall:

Ombudsmannen föreslår att kommissionen ser över sin ståndpunkt på grundval av de 1a-tidrapporter som nu tillhandahålls och, om den är övertygad om att dessa tidrapporter uppfyller de relevanta kraven, att den ändrar sin revisionsslutsats för att inte tillåta 100 % av klagandens personalkostnader vid genomförandet av de tre projekten inom sjunde ramprogrammet.

10. Som svar på ombudsmannens förslag till lösning informerade kommissionen ombudsmannen om att den vederbörligen hade analyserat 1a-tidrapporterna i syfte att kontrollera om dessa tidrapporter – om de hade varit kända av kommissionen vid tidpunkten för revisionsförfarandet – kunde ha utgjort tillförlitliga revisionsbevis. Kommissionen uppgav att dess analys avslöjade flera brister i 1a-tidrapporterna, såsom skillnader i antalet arbetstimmar som begärts för enskilda anställda jämfört med de timmar som anges i revisionsrapporten [4] och i den ”konsoliderade individuella periodiska tidrapporten per projekt”. Avsaknad av 1a-tidrapporter för en anställd. Avsaknad av underskrift på och godkännande av flera tidrapporter. Vissa tidrapporter har undertecknats på obefintliga datum. vissa tidrapporter har undertecknats under helgerna.

11. Kommissionen drog slutsatsen att 1a-tidrapporterna, om de hade tillhandahållits tidigare, inte skulle ha gett den en tillräcklig grad av säkerhet om tillförlitligheten i klagandens tidsregistreringssystem och inte skulle ha utgjort ”tillförlitliga bevis för de personalkostnader som stödmottagaren faktiskt ådragit sig”. Kommissionen sade också att den på grund av dessa brister”inte skulle ha kunnat dra slutsatsen att de tidrapporter av typ 1a som klaganden tillhandahållit genom ombudsmannen var äkta”.

12. Kommissionen uppgav att klaganden inte ifrågasatte kommissionens beslut att återkräva pengar från klaganden i samband med genomförandet av revisionsresultaten. Beslutet om återkrav har därför blivit rättsligt bindande och verkställs av kommissionen.

13. Kommissionen drog slutsatsen att den vederbörligen hade kontrollerat de 1a-tidrapporter som ombudsmannen hade översänt och utvärderat deras inverkan på revisionsslutsatserna och genomförandet av revisionen. Av de skäl som anges ovan fann kommissionen dock att den inte kunde ändra sina revisionsslutsatser.

14. Som svar på kommissionens ståndpunkt vidhöll klaganden att den vid upprepade tillfällen hade försett revisorerna och kommissionen med fullständiga, exakta och korrekta uppgifter om inrättandet av sitt tidsregistreringssystem och att den i synnerhet hade försett kommissionen med en fullständig uppsättning tidrapporter på 1a vid det möte som ägde rum 2013. Kommissionens beslut att inte godkänna och att återkräva samtliga personalkostnader inom ramen för projekten är således felaktigt, orättvist och oproportionerligt.

15. Klaganden uppgav att de påstådda bristerna i de 1a-tidrapporter som kommissionen tagit upp redan hade tagits upp av revisorerna under revisionsarbetet på fältet. Klaganden hade redan då lämnat tillräcklig information och förklaringar för att klargöra frågorna.

16.  Klaganden avvisade kommissionens påstående att det finns skillnader i antalet arbetstimmar som begärts i 1a-tidrapporterna för enskilda anställda jämfört med de timmar som anges i revisionsrapporten som osant. Klaganden bestred dock inte de andra bristerna i de 1a-tidrapporter som kommissionen identifierat, utan lämnade förklaringar. Genom att dra slutsatsen att 1a-tidrapporterna inte är tillförlitliga bevis för klagandens personalkostnader ansåg klaganden att kommissionen fortfarande inte tar vederbörlig hänsyn till den faktiska utformningen av klagandens tidsregistreringssystem.

17. Klaganden instämde inte i kommissionens åsikt att den hade följt ombudsmannens förslag till lösning genom att granska 1a-tidrapporterna. Det avvisade också starkt alla förslag om att det hade tillverkat tidrapporter.

Ombudsmannens bedömning efter lösningsförslaget

18. Enligt bidragsavtalen mellan kommissionen och klaganden var klaganden skyldig att tillhandahålla exakt, fullständig och effektiv information och data för att kommissionen skulle kunna kontrollera att klaganden hade förvaltat bidragsavtalen korrekt och att den hade begärt ersättning för kostnader i enlighet med reglerna. Kommissionen har ingen rättslig skyldighet att beakta information eller handlingar som lämnats av klaganden efter det att tidsfristen för att lämna synpunkter på utkastet till revisionsrapport har löpt ut.

19. Ombudsmannen har inte funnit några bevis för att klaganden vid någon tidpunkt har lämnat in en fullständig uppsättning 1a-tidrapporter till det externa revisionsföretaget eller till kommissionen och ombudsmannen kan inte kontrollera om detta gjordes eller inte, eller vad som eventuellt kunde ha gått fel i detta avseende.

20. Kommissionen har bekräftat att exemplet med en 1a-tidrapport, som klaganden obestridligen lämnade till kommissionen, uppfyllde de krav på tidsregistrering som anges i bidragsavtalen, vilket var ett steg mot att klargöra den fråga som ombudsmannen har välkomnat. Ombudsmannen uppskattar också kommissionens beredvillighet att överväga de 1a-tidrapporter som ombudsmannen vidarebefordrade till den.

21. Ombudsmannen har kontrollerat riktigheten i kommissionens slutsats att det finns skillnader mellan det antal arbetstimmar som begärts i 1a-tidrapporterna för enskilda anställda och de timmar som anges i revisionsrapporten [5] Ombudsmannen noterar vidare att klaganden inte bestrider förekomsten av de andra brister som identifierats av kommissionen. Klaganden hävdar snarare att dessa frågor inte innebär att dess tidrapporter, och därmed även dess tidsregistreringssystem, är otillförlitliga. Klaganden har inte kommenterat det faktum att den inte ifrågasatte kommissionens debetnota för genomförandet av revisionsresultaten.

22. Mot bakgrund av de brister som identifierats av kommissionen anser ombudsmannen att kommissionens slutsats att 1a-tidrapporterna, om de hade tillhandahållits under revisionsförfarandet, inte skulle ha varit tillräckliga för att bevisa tillförlitligheten i klagandens tidsregistreringssystem är rimlig. Ombudsmannen godtar således även kommissionens ståndpunkt att den inte kan ändra sina revisionsslutsatser som rimlig.

23. Trots detta vidhåller ombudsmannen sin åsikt att rätten till god förvaltning i klagandens särskilda fall skulle ha krävt att kommissionen följde upp klagandens invändningar. Ombudsmannen upprepar därför sin åsikt att kommissionen, innan den färdigställde revisionsrapporten, tillsammans med klaganden borde ha klargjort eventuella skillnader mellan det tidsregistreringssystem som revisorerna hänvisar till och det tidsregistreringssystem som klaganden beskriver. Med tanke på att kommissionen nu har granskat 1a-tidrapporterna och dragit slutsatsen att de har vissa brister påverkade det faktum att kommissionen inte proaktivt kontaktade klaganden för att få förtydliganden i slutändan inte revisionsslutsatserna negativt.  

24. Ombudsmannen förstår klagandens frustration över att en finansiell revision kan leda till att en stödmottagares personalkostnader avvisas som icke stödberättigande, trots att arbete faktiskt har utförts och att projektet har gett resultat av god kvalitet. Finansieringen inom ramen för EU:s sjunde ramprogram var dock kostnadsbaserad snarare än resultatbaserad. I bidragsavtalen mellan klaganden och kommissionen föreskrevs dessutom en möjlighet att utföra finansiella revisioner. Finansiell revision syftar per definition endast till att kontrollera om en bidragsmottagare har redovisat kostnader i enlighet med tillämpliga regler.

Slutsats

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Ombudsmannen anser att det är rimligt att kommissionen anser att de tidrapporter som klaganden lämnat under undersökningens gång, på grund av ett antal brister, inte gör det möjligt för den att ändra sina granskningsresultat. Kommissionen har således inte gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 1 juni 2017

[1] Detta är ett nettoåtervinningsvärde som inkluderar kompensationer och justeringar i förhållande till vissa andra kostnadsområden.

[2] För ytterligare information om bakgrunden till klagomålet, parternas argument och ombudsmannens undersökning, se den fullständiga texten till ombudsmannens förslag till lösning som finns på: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/solution.faces/en/77748/html.bookmark  

[3] Ombudsmannens förslag till lösning finns på https://www.ombudsman.europa.eu/cases/solution.faces/en/77748/html.bookmark

[4] Bilaga II till revisionsrapporten.

[5] Skillnaden i antal begärda timmar är 24 för den första anställde, 10 för den andra anställde och 1 för den tredje anställde (enligt den ordning som kommissionen använder).