Bakgrunden till klagomålet

1. Klagomålet gäller Epsos vägran att pröva klagandens begäran om omprövning av hans prestationer i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AST/118/11 - Assistenter (AST3)[1].

2. Den 31 oktober 2012 informerade Epso klaganden om att han inte hade uppnått kraven för godkänt i kompetensproven vid utvärderingscentrumet och att Epso därför inte kunde föra upp hans namn på reservlistan över godkända sökande. En kopia av det "kompetenspass" som upprättats på grundval av dessa tester överlämnades till klaganden.

3. Samma dag begärde klaganden en kopia av sitt manus för fallstudien samt information om den markering som användes för att utvärdera hans prestation [2].

4. I sitt svar av den 19 november 2012 försåg Epso klaganden med en kopia av sitt manus, men skickade inte betygstabellen till honom och hävdade att den ingick i uttagningskommitténs konfidentiella arbete och inte var tillgänglig för de sökande.

5. Den 28 november 2012 begärde klaganden att märkningen av hans manus skulle granskas av en oberoende granskare.

6. I sitt svar av den 30 november 2012 avslog Epso hans begäran och angav att uttagningskommittén hade detta ansvar.

7. Samma dag begärde klaganden att uttagningskommittén skulle se över betygsättningen av hans manus.

8. I sitt svar av den 8 januari 2013 hänvisade Epso till handledningen för allmänna uttagningsprov [3], där det föreskrivs att en begäran om omprövning ska lämnas in inom tio kalenderdagar från den dag då Epsos skrivelse görs tillgänglig för en sökande online. Eftersom tidsfristen i detta ärende löpte ut den 10 november 2012 kunde klagandens begäran”inte handläggas av uttagningskommittén”.

9. I sitt svar samma dag ansåg klaganden att Epsos beslut var omotiverat och betonade att ”orsaken till att tidsfristen inte respekterades ... var förseningen med att få Epsos svar till ... [hans] ursprungliga begäran".

10. Epso svarade samma dag och uppgav att enligt reglerna för god förvaltningssed för kommissionens personal i deras kontakter med allmänheten måste korrespondens besvaras inom 15 arbetsdagar. Epso hävdade att denna tidsfrist hade respekterats i det aktuella fallet.

11. Den 9 januari 2013 ingav klaganden detta klagomål till Europeiska ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

12. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påståenden och påståenden:

Påstående:

Epso vägrade felaktigt att låta uttagningskommittén granska den klagandes manus.

Fordringar:

(1) Epso bör godta klagandens begäran om tillgång till utvärderingsformuläret.

(2) Epso bör be uttagningskommittén att granska den klagandes manus.

Utredningen

13. Den 31 januari 2013 bad ombudsmannen Epso om ett yttrande över klagandens påståenden och påståenden. Epsos yttrande översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 30 juni 2013. Ombudsmannen mottog inga synpunkter från klaganden.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

14. Ombudsmannen kommer att behandla den klagandes påstående och anspråk tillsammans.

A. Påstådd felaktig vägran att granska klagandens manus och relaterade påståenden

Argument som framförts till ombudsmannen

15. Klaganden hävdade att han, för att kunna lämna in en begäran om omprövning inom den tidsfrist som anges i handledningen för allmänna uttagningsprov, behövde få tillgång till poängsystemet för fallstudien. Eftersom Epsos svar på hans begäran om omprövning hade försenats hade Epso inte rätt att avslå hans begäran om omprövning.

16. I sitt yttrande påpekade Epso att handledningen för allmänna uttagningsprov utgör en integrerad del av meddelandet om uttagningsprov, som utgör den rättsliga ramen för uttagningsprovet och är bindande för Epso, uttagningskommittén och de sökande. Epso uppgav att en sökande enligt handledningen endast kan begära omprövning av sin bedömning om det rör sig om en ”uppenbart felaktig rättstillämpning eller en uppenbart felaktig bedömning av de faktiska omständigheterna ... inom tio kalenderdagar från den dag då brevet från Epso skickades till honom”. Epso tillade att giltigheten av sådana regler och förfaranden inte kan villkoras av någon form av begäran, eftersom detta skulle undergräva hela förfarandet.

17. Epso påpekade att när klaganden först kontaktade Epso begärde han bara tillgång till betygstabellen. Epso hävdade att den besvarade klagandens begäran inom den tidsfrist på 15 arbetsdagar som föreskrivs i kodexen för god förvaltningssed för kommissionens personal i deras kontakter med allmänheten [4].

18. Epso hävdade vidare att klaganden kunde ha lämnat in en begäran om omprövning omedelbart efter att ha fått sina resultat, men valde att inte göra det. I stället begärde han omprövning av sin bedömning först den 30 november 2012, det vill säga efter den tidsfrist på tio kalenderdagar som föreskrivs i handledningen för allmänna uttagningsprov. Epso underströk att 40 andra sökande i samma uttagningsprov lämnade in en begäran om omprövning inom tidsfristen. Två ansökningar som lämnades in efter tidsfristens utgång, inklusive den klagandes begäran, behandlades inte av uttagningskommittén.

19. Epso anser att ett godtagande av klagandens begäran om omprövning skulle strida mot principen om likabehandling i förhållande till andra sökande som lämnat in en begäran inom tidsfristen. Epso hade följaktligen rätt att avslå klagandens begäran om omprövning. Epso tillade dessutom att ”även om det vore juridiskt möjligt för [klaganden] att få poängsättningen, vilket inte är fallet,” [5] kan en sökandes övertygelse om sina egna meriter inte ersätta uttagningskommitténs bedömning och skulle inte utgöra bevis för ett uppenbart fel. Mot bakgrund av ovanstående ansåg Epso att den hade agerat i full överensstämmelse med bestämmelserna i meddelandet om uttagningsprov, handledningen för allmänna uttagningsprov och kommissionens kodex för god förvaltningssed.

Ombudsmannens bedömning

20. Eftersom granskningen av den klagandes första påstående kräver en bedömning av huruvida Epsos vägran att lämna ut den klagandes betygsskala i den berörda fallstudien var motiverad, kommer ombudsmannen att ta upp denna fråga först.

Påstådd underlåtenhet att bevilja tillträde till märkningsrutnätet

21. Bedömningen av Epsos beslut att inte bevilja tillgång till poängsättningstabellen ska göras utifrån behovet av att förena sekretessen i uttagningskommitténs arbete med motiveringsskyldigheten.

22. Domstolen har slagit fast att poängsättningskriterierna utgör en integrerad del av den jämförande bedömningen av de sökandes respektive meriter och därför omfattas av sekretessen i förfarandet. De poäng som tilldelas en sökande är ett uttryck för de värdebedömningar som gjorts för var och en av dem, och överlämnandet av de erhållna poängen utgör en tillräcklig motivering av nämndens beslut [6].

23. Till följd av ombudsmannens undersökning på eget initiativ OI/5/2005/PB om öppenhet i EU:s rekryteringsförfaranden åtog sig Epso dock att föreslå uttagningskommittén att den vid skriftliga prov använder en mall för utvärderingsformulär som de sökande kan få på begäran och som innehåller a) de utvärderingskriterier som anges i de offentliggjorda meddelandena om uttagningsprov (inklusive de olika delar som slutligen utvärderas av kommittén för varje kriterium) och den uppnådda prestationsnivån (från utmärkt till otillräcklig) och b) utöver totalpoängen, de delbetyg som nämnden tilldelat för varje kriterium som anges i meddelandet om uttagningsprov [7].

24. I ett antal klagomål efter införandet av kompetenspasset [8] behandlade ombudsmannen frågan om tillgång till utvärderingsbladet/markeringsmallen för de praktiska prov som genomförs i utvärderingscentrumet för att utvärdera de sökandes särskilda och allmänna kompetens. I besluten om dessa klagomål välkomnade ombudsmannen Epsos initiativ att förse de sökande med ett strukturerat och fullständigt dokument, nämligen kompetenspasset, som innehåller information om deras prestationer i alla prov vid utvärderingscentrumet. Samtidigt betonade ombudsmannen att det åtagande som Epso gjorde i samband med den ovannämnda undersökningen på eget initiativ fortfarande är relevant i de fall där kompetenspasset inte rimligen kan anses ersätta utvärderingsformuläret [9]. Med tanke på att Epso inte lämnade tillräcklig information till de klagande i dessa fall utfärdade ombudsmannen kritiska anmärkningar till Epso. I sitt svar på dessa kritiska anmärkningar försäkrade Epso ombudsmannen att man står fast vid sitt åtagande att förbättra kvaliteten på den återkoppling som ges till de sökande i framtida förfaranden [10].

25. I förevarande fall försåg Epso klaganden med sitt behörighetspass, men nekade honom tillgång till betygstabellen. Klaganden lämnade inte in någon kopia av sitt behörighetspass till ombudsmannen. Det är därför oklart om klaganden i sitt behörighetspass fick tillräcklig information om uppdelningen av hans poäng mot bakgrund av de utvärderingskriterier som anges i meddelandet om uttagningsprov. I vilket fall som helst hävdade klaganden inte att den information han fick genom behörighetspasset var otillräcklig.

26. På grundval av detta och med beaktande av att klaganden inte lämnade några synpunkter på Epsos yttrande anser ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar av denna aspekt av klagomålet är motiverade.

Påstådd felaktig vägran att granska klagandens manus och relaterade påstående

27. I förevarande fall är det ostridigt att klaganden ingav sin begäran om omprövning efter utgången av fristen, det vill säga efter utgången av den frist på tio kalenderdagar som föreskrivs i handledningen för allmänna uttagningsprov. Klaganden hävdade dock att Epso ändå borde ha behandlat begäran om omprövning, eftersom Epso inte hade besvarat hans begäran om poängsättning i tid.

28. Enligt handledningen för allmänna uttagningsprov är det möjligt att ompröva en sökandes poäng om det har gjorts en uppenbart oriktig bedömning i rättsligt eller faktiskt hänseende. Detta innebär att en sökande måste ha all information som han eller hon behöver för att göra Epso uppmärksam på ett sådant fel och därmed kunna utöva sin rätt till omprövning innan tidsfristen på tio kalenderdagar börjar löpa.

29. Om den klagande inte hade fått denna information utan först var tvungen att be Epso att tillhandahålla den, skulle Epsos argument att den besvarade den klagandes begäran inom den tidsfrist på 15 arbetsdagar som föreskrivs i kommissionens kodex för god förvaltningssed inte vara övertygande.

30. I det aktuella fallet hade klaganden emellertid redan fått sitt behörighetspass innan den relevanta tidsfristen började löpa. Detta pass förefaller innehålla all den information som klaganden behövde för att begära omprövning. Klaganden förklarade inte vilka ytterligare uppgifter som skulle ha behövts. Under dessa omständigheter är Epsos uppfattning att tidsfristen för att göra detta redan hade löpt ut när klaganden lämnade in en begäran om omprövning korrekt.

31. Mot bakgrund av dessa överväganden anser ombudsmannen att klagandens påstående inte kan godtas. Följaktligen kan inte heller hans därmed sammanhängande yrkande bifallas.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsatser:

Inga ytterligare förfrågningar om Epsos vägran att bevilja tillgång till utvärderingsformuläret är motiverade.

Det har inte förekommit några administrativa missförhållanden när det gäller Epsos vägran att behandla klagandens begäran om omprövning av hans manus.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Utfärdat i Strasbourg den 23 april 2014

[1] EUT C 350 A, 2011, s. 1.

[2] Termen ”märkningstabell” används i korrespondensen mellan klaganden och Epso för att hänvisa till det formulär som uttagningskommittén använder för att bedöma de olika delarna av klagandens resultat i fallstudien. I ombudsmannens praxis är termen för att hänvisa till detta formulär "utvärderingsformulär" i urvalsförfaranden. I det aktuella fallet bör begreppen "märkningsrutnät" och "utvärderingsblad" betraktas som synonyma och kommer att användas omväxlande.

[3] EUT C 315 A, 2011, s. 1.

[4] http://ec.europa.eu/transparency/code/index_en.htm

[5] Epso hänvisade i detta avseende till sekretessen i uttagningskommitténs arbete.

[6] Mål C-254/95 P, Europaparlamentet mot Angelo Innamorati, REG 1996, s. I-3423, punkterna 28–31.

[7] Europeiska ombudsmannens beslut om avslutande av undersökningen på eget initiativ OI/5/2005/PB om Europeiska rekryteringsbyrån, punkt 23.

[8] Det rörde sig om klagomålen 2022/2011/RT, 2430/2011/RT, 2201/2011/TN och 2006/2011/ER, som gällde det allmänna uttagningsprovet EPSO/AST/111/10 och som finns på http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/home.faces

[9] Europeiska ombudsmannens beslut att avsluta undersökningen av klagomål 2430/2011/RT mot Europeiska rekryteringsbyrån, punkt 27.

[10] Detta gäller klagomålen 2022/2011/RT och 2430/2011/RT.