Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden anmälde sig till det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/231/12 (AD 7) (nedan kallat uttagningsprovet)[1].

2. Den 6 april 2012 bekräftade Epso att klaganden hade anmält sig till uttagningsprovet och erbjöd henne den 12–16 april 2012 att boka tillträdesproven.

3. Den 14 april 2012, när klaganden bokade tillträdesproven, upptäckte hon att de enda tillgängliga dagarna för henne att delta i dessa prov var den 17 eller den 18 april 2012. Hon hade inget annat val än att boka inträdesproven för den 18 april 2012 i Rom.

4. Den 16 april 2012 framförde klaganden i ett e-postmeddelande till den uppdragstagare som Epso anlitat för att anordna uttagningsprovet (nedan kallad uppdragstagaren) åsikten att den ovannämnda tidsramen inte gav henne tillräckligt med tid för att förbereda tillträdesproven.

5. Följande dag svarade uppdragstagaren att denne inte kunde garantera att det skulle finnas några tillgängliga datum i maj. Den betonade att klaganden kunde ändra datumet för tillträdesproven, i mån av tillgänglighet, upp till 48 timmar före datumet för proven.

6. Klaganden svarade då att det var oacceptabelt att genomföra tillträdesproven fyra dagar efter bokningen. Klaganden hade tidigare ansökt till allmänna uttagningsprov och hade alltid haft tillräckligt med tid för att förbereda sig. Det var nu för sent för henne att boka om tillträdesproven, och i vilket fall som helst fanns det inga andra tillgängliga datum. Klaganden drog slutsatsen att det verkade ha begåtts fel i samband med anordnandet av tillträdesproven.

7. Den 17 april 2012 kontaktade klaganden Europeiska ombudsmannen innan han gjorde tillträdesproven (se punkterna 8 och 9 nedan).

8. Den 18 april 2012 gjorde klaganden tillträdesproven i Rom.

9. Den 28 juni 2012 informerade Epso klaganden om att hon, trots att hon hade uppnått kraven för godkänt, inte hade tillräckligt många poäng för att tillhöra de bästa sökande som kallats till nästa etapp i uttagningsprovet.

Föremålet för utredningen

10. Klaganden hävdade att Epso inte hade angett rimliga datum för när hon skulle delta i tillträdesproven.

11. Klaganden hävdade att Epso borde ange rimliga datum för de sökandes tillträdesprov till sina allmänna uttagningsprov.

Utredningen

12. Den 8 juni 2012 vidarebefordrade ombudsmannen klagomålet till Epso för yttrande.

13. Den 4 september 2012 mottog ombudsmannen Epsos yttrande, som ombudsmannen vidarebefordrade till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Inga synpunkter inkom från klaganden.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstående om underlåtenhet att ange rimliga datum och det relaterade påståendet

Argument som framförts till ombudsmannen

14. Till stöd för sitt påstående hävdade klaganden följande: i) det datum som stod till förfogande för tillträdesproven var i bästa fall endast fyra dagar efter det att hon hade bokat dem, och ii) när Epso besvarade hennes frågor kunde hon inte längre ändra datumet för tillträdesproven.

15. I sitt yttrande förklarade Epso att man sedan 2010 har tillämpat ett nytt förfarande för sina allmänna uttagningsprov, vilket avsevärt påskyndar processen från registrering till rekrytering. I yttrandet konstaterades att ”den första etappen av uttagningsprovet kan påskyndas genom parallell registrering, bokning av tillträdesprov och sammanträdes-/tagningsprov.” Detta innebär naturligtvis eventuellt mindre tid mellan registreringen och tillträdesproven, eftersom platser, liksom tidigare, tilldelas enligt principen ”först till kvarn”. Om en sökande endast ser ett begränsat antal tillgängliga datum, centrum eller platser innebär detta att andra platser redan har reserverats av andra sökande. Yttrandet fortsatte: "[d] ates/center/platser läggs gradvis till, med beaktande av den nödvändiga kapaciteten."

16. Epso hänvisade i detta avseende till sitt svar på ombudsmannens undersökning på eget initiativ OI/9/2010/RT och betonade att ombudsmannen i denna undersökning drog slutsatsen att Epsos åtgärd att kombinera och överlappa registrering, bokning och prov var proportionerlig och nödvändig för att uppnå det allmänna målet att förkorta hela urvalsprocessen. Epso hänvisade vidare till rättspraxis från Rapone till stöd för sin ståndpunkt [2].

17. Dessutom betonade Epso, genom ett meddelande som offentliggjordes på dess webbplats, att den har uppmärksammat alla sökande på att en sen validering av deras ansökningar medför vissa konsekvenser när det gäller tillgången till datum för tillträdesproven. Klaganden godkände sin ansökan den 4 april 2012. Hon kunde därför ha börjat förbereda sig för testerna från och med detta datum. Hon behövde inte vänta tills hon bokade ett datum för hennes inträdesprov. Under alla omständigheter har sökandena inte haft någon fördel av att göra tillträdesproven senare, eftersom det inte finns något sätt att memorera materialet för dessa prov. Klaganden känner till det nya systemet eftersom hon har deltagit i andra allmänna uttagningsprov och hennes namn har förts upp på en reservlista.

18. Slutligen betonade Epso att klaganden vederbörligen hade informerats om möjligheten att ändra datumen för tillträdesproven, förutsatt att hon respekterade begränsningen på 48 timmar. Om klaganden hade kontaktat Epso eller uppdragstagaren den dag då hon bokade tillträdesproven, det vill säga den 14 april 2012, eller följt förfarandet för omläggning av tillträdesproven genom att klicka på relevant länk i den skrivelse som offentliggjordes i hennes Epsokonto följande dag, det vill säga den 15 april 2012 [3], skulle hon förmodligen ha kunnat planera om tillträdesproven till ett senare datum.

19. Epsos ovannämnda yttrande översändes till klaganden för synpunkter. Inga synpunkter inkom till ombudsmannen.

Ombudsmannens bedömning

20. Som Epso korrekt påpekade konstaterade ombudsmannen i sitt beslut om undersökning OI/9/2010/RT att målet att minska uttagningsprovets totala längd kunde uppnås genom att tillåta registrering av ansökningar, bokning av tillträdesprov och de faktiska provperioderna att överlappa varandra.

21. Ombudsmannen konstaterade också att åtgärden att förkorta bokningsperioden för tillträdesproven var både proportionerlig och nödvändig för att Epso skulle kunna uppnå sitt huvudmål att avsevärt minska hela urvalsförfarandet [4]. Personaldomstolen har också redan beslutat i frågor som rör det nya "påskyndade förfarande" som Epso har infört för sina allmänna uttagningsprov, nämligen i Rapone-domen [5].

22. Klaganden ifrågasatte inte lämpligheten i Epsos nya förfarande, som innebär att boknings-, registrerings- och tillträdesprov överlappar varandra. I sitt klagomål lyfte hon i stället fram ett exempel på en eventuell brist som identifierats i det nya systemet och som så småningom skulle behöva rättas till. Sammanfattningsvis fick en sökande i ett allmänt uttagningsprov mycket begränsade valmöjligheter när det gäller datum för tillträdesproven. I hennes fall var det bästa möjliga alternativet att göra proven endast fyra dagar efter att ha bokat dem. En sådan förkortad tidsram kan inte rimligen uppfattas som tillräcklig för att förbereda sig ordentligt för tillträdesproven eller för att vidta nödvändiga researrangemang, när platsen för tillträdesproven inte är den plats där den sökande är bosatt. Mot bakgrund av Epsos krav på att eventuella ändringar av datumen för proven måste begäras 48 timmar i förväg kan en sökande dessutom ställas inför en situation där det i praktiken inte längre är möjligt att ändra dessa datum. Det var med dessa potentiella problem i åtanke som ombudsmannen beslutade att inleda den aktuella undersökningen.

23. Under undersökningen stod det dock klart att klaganden i god tid informerades om att en försenad bokning av tillträdesproven avsevärt kunde minska chanserna att få lämpliga datum för henne. Enligt Epsos yttrande, som klaganden inte lämnade några synpunkter på, lade Epso den 3 april 2012 ut följande meddelande på sin webbplats:

"[t] veckor efter det att uttagningsproven för handläggare 2012 inleddes kan vi se att mycket få av er faktiskt har validerat sin ansökan till uttagningsproven EPSO/AD/230-231/12.

Även om vi inte vet de exakta orsakerna kan vissa av er ha fel förväntningar genom att validera din ansökan senare, till exempel:

1. Du kanske tror att när du validerar sent får du ett senare testdatum. Detta är inte nödvändigtvis sant. Ju senare du validerar din ansökan, desto senare får du din bokningsinbjudan som kommer närmare slutet av testperioden. Detta innebär också att du kommer att ha mindre tid mellan den dag du bokar och den dag du tar testerna.

2. Du kanske tror att du kommer att ha ett större val av testdatum. Även om vi gör vårt bästa för att ha ett acceptabelt antal datum bland vilka kandidater kan välja sitt testdatum, är det uppenbart att de som bokar sent inte kommer att ha samma val som de som bokar tidigt.

3. Vi vill också än en gång påpeka att Epso inte kan hållas ansvarigt för eventuella tekniska problem som de sökande stöter på när de beslutar sig för att validera sin ansökan för sent.

24. Klaganden hävdade inte att det var omöjligt för henne att boka proven tidigare.

25. Epso förklarade att klaganden kunde ha ändrat datumen för sina tillträdesprov om hon hade kontaktat Epso eller uppdragstagaren tidigare, dvs. den 14 eller 15 april 2012 [6]. Klaganden skulle därför ha kunnat få datumet för sina tillträdesprov, det vill säga den 18 april 2012, ändrat inom den obligatoriska tidsfristen på 48 timmar till åtminstone ett senare datum i april 2012 [7].

26. Mot bakgrund av ovanstående och eftersom klaganden inte har lämnat några synpunkter på Epsos svar anser ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar av klagomålet är motiverade.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Inga ytterligare undersökningar av klagomålet är motiverade.

Den klagande och Epsos direktör kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Utfärdat i Strasbourg den 29 november 2013

[1] EUT C 76 A, 2012, s. 1.

[2] Personaldomstolens dom (första avdelningen) av den 28 mars 2012 i mål F-36/10, Rapone mot kommissionen, ännu ej offentliggjord (finns på www.curia.europa.eu), punkterna 50–52 (på franska i original):

”En effet, il a été jugé que, lorsque l’autorité investie du pouvoir de nomination organise un concours, elle dispose d’un large pouvoir d’appréciation pour fixer, dans l’avis concerné, les mesures qui répondent aux exigences d’une organisation rationnelle du concours, conformément au principe d’une bonne administration (voir arrêt du Tribunal de première instance du 26 octobre 2004, Falcone/kommissionen, T-207/02, punkt 39). Par ailleurs, en vertu du principe de proportionnalité, la légalité d’une réglementation de l’Union est subordonnée à la condition que les moyens qu’elle met en œuvre soient aptes à atteindre l’objectif légitimement poursuivi par la réglementation en cause et n’aillent pas au-delà de ce qui est nécessaire pour l’atteindre, étant entendu que, lorsqu’un choix s’offre entre plusieurs mesures appropriées, il convient de recourir, en principe, à lains moignante (voir, par exemple, ordonnance de la Cour du 14 décembre 2006, Meister/OHMI, C-12/05 P, punkt 68).

En l’espèce, il y a lieu de relever que l’avis de concours a été publié à la suite de la mise en place par l’EPSO, en 2010, d’une nouvelle procédure de sélection, qui a pour objet d’accélérer le processus de sélection et de recrutement des futurs fonctionnaires en permettant aux candidats ayant validé leur inscription de pouvoir, avant même l’expiration de la phase d’inscription, réserver une date pour le passage des tests d’accès et passer lesdits tests.

Eller, la règle contestée n’est pas manifestement inappropriée par rapport à l’objectif légitimement poursuivi par la nouvelle procédure de sélection. Au contraire, cette règle vise à éviter que l’EPSO ne soit exposé au risque de devoir traiter plusieurs candidatures émanant d’une même personne, ce qui, compte tenu du nombre très important de candidats aux concours généraux, serait susceptible de générer un surcroît substantiel de la charge de travail et un ralentissement de la gestion administrative des concours.”

[3] Varken klaganden eller Epso försåg ombudsmannen med en kopia av Epsos skrivelse av den 15 april 2012.

[4] Se punkterna 22 och 23 i ombudsmannens beslut av den 18 maj 2011 om att avsluta ombudsmannens undersökning på eget initiativ OI/9/2010/RT om Epso (finns på http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/10428/html.bookmark):

”När det gäller längden på bokningsperioden för KBT (första frågan) i nya uttagningsprov noterar ombudsmannen att Epso har uppnått sitt huvudmål att avsevärt minska den totala längden på uttagningsprovet.[Ombudsmannen] förstår, utifrån Epsos förklaring, att detta mål endast kan uppnås genom att tillåta att registrering av ansökningar, bokning av KBT och de faktiska provperioderna överlappar varandra.

I detta avseende noterar [ombudsmannen] att Epso vederbörligen informerade alla sökande i början av uttagningsprovet om anmälningsperioden och hur de skulle registrera sig och boka sina KBT-prov. På grundval av den statistik som Epso har tillhandahållit förefaller det dessutom som om åtgärden att förkorta bokningsperioden för KBT-prov hade en ganska positiv inverkan på antalet sökande som bokade sina tillträdesprov. Mot bakgrund av Epsos förklaringar anser ombudsmannen att ovannämnda åtgärd var proportionerlig och nödvändig för att uppnå det allmänna målet att förkorta hela urvalsförfarandet.”

[5] Se fotnot 2 ovan.

[6] Den 15 april 2012 är datumet för Epsos skrivelse med en länk till klaganden för att ändra tidsplanen för tillträdesproven.

[7] Enligt uppdragstagarens e-postmeddelande av den 17 april 2012 till klaganden "[w] e kan inte garantera att det kommer att finnas andra tillgängliga datum [senare] i maj."