Bakgrunden till klagomålet

1. Förevarande klagomål rör tidsfristen för Europeiska investeringsbankens (EIB) personal att lämna in en begäran om förlikning enligt artikel 41 i EIB:s tjänsteföreskrifter.

2. Klaganden arbetar för EIB. När han först anställdes av EIB hade han sitt säte i Luxemburg och hade rätt till utlandstillägg. Han förflyttades senare till ett annat land. Han informerades om att han skulle förlora utlandstillägget, eftersom han var medborgare i den stat till vilken han överfördes. Under de följande månaderna försökte klaganden lösa frågan genom diskussioner med personalrepresentanterna och bankens personalavdelning.

3. Den 16 och 24 augusti 2010 begärde klaganden förlikning i enlighet med artikel 41 i EIB:s tjänsteföreskrifter. I sitt beslut av den 6 september 2010 förklarade EIB:s ordförande följande: 1) avvisas på grund av att den inte hade ingetts inom en rimlig tidsfrist (EIB gjorde gällande att fristen för en sådan begäran enligt tribunalen är tre månader [1]) och 2) under alla omständigheter saknar grund i sak, eftersom han var medborgare i den stat till vilken han överfördes. Klagandens begäran om förlikning lämnades därför inte in till förlikningskommittén. Den klagande vände sig sedan till ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

4. Ombudsmannen beslutade att ta med följande påstående och krav i sin undersökning:

Påstående:

EIB har inte informerat personalen om att tidsfristen för att begära förlikning är tre månader.

Påstående:

EIB bör informera personalen om att tidsfristen för att begära förlikning är tre månader.

5. När det gäller klagandens övriga påståenden och påståenden informerade ombudsmannen klaganden och EIB genom en skrivelse av den 6 december 2011 om att de antingen inte kunde tas upp till prövning eller att det inte fanns tillräckliga skäl för att inleda en undersökning av dem. Vad särskilt gäller påståendet att EIB felaktigt drog tillbaka klagandens utlandstillägg och yrkandet att EIB skulle bevilja honom detta tillägg, ansåg ombudsmannen att de skäl som EIB hade anfört för att avvisa påståendet och yrkandet var tillräckliga och samstämmiga. Ombudsmannen drog därför slutsatsen att det inte fanns någon grund för att inleda en undersökning av detta påstående.

Utredningen

6. Klagomålet vidarebefordrades till EIB för yttrande. EIB avgav sitt yttrande den 4 april 2012. Yttrandet vidarebefordrades sedan till klaganden, som inkom med sina synpunkter den 30 maj 2012.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstådd underlåtenhet att informera personalen om tidsfristen för att begära förlikning

Argument som framförts till ombudsmannen

7. Klaganden hävdade att EIB underlåtit att informera personalen om att tidsfristen för att begära förlikning är tre månader och hävdade att EIB borde informera personalen om detta. Klaganden hävdade särskilt att artikel 41 i EIB:s tjänsteföreskrifter borde ses över för att på lämpligt sätt informera EIB:s anställda om att begäran om förlikning måste göras inom tre månader. Han påpekade att han och personalrepresentanterna den 30 maj 2011 respektive den 29 juli 2011 hade skrivit till direktören för personalfrågor i syfte att ändra artikel 41 så att den innehåller en tidsfrist för begäranden om förlikning. Personaldirektören svarade dock att han inte såg något behov av en sådan ändring.

8. I följebrevet till yttrandet tackade EIB:s ordförande ombudsmannen för att ha uppmärksammat honom på frågan om tidsfristen för att begära förlikning och förklarade att principen om att en begäran måste lämnas in inom tre månader skulle kodifieras i EIB:s tjänsteföreskrifter, i linje med personalstrategin och handlingsplanen för 2011–2013. EIB:s ordförande uppgav vidare att EIB på sitt intranät hade offentliggjort ytterligare information som uttryckligen hänvisar till den tidsfrist på tre månader som fastställts av EU:s domstolar. Detta gjorde EIB:s samtliga anställda uppmärksamma på EU-domstolarnas strikta tolkning av principen om en rimlig tidsfrist före den officiella kodifieringen av tremånadersfristen i EIB:s tjänsteföreskrifter.

9. När det gäller klagandens påstående uppgav EIB att frågan huruvida banken hade underlåtit att informera sin personal om tidsfristen på tre månader för att begära förlikning uppenbarligen inte var relevant i klagandens fall, eftersom hans begäran om förlikning mot beslutet att minska hans utlandstillägg avslogs i sak och inte på grund av att den uppenbart inte kunde tas upp till prövning. Efter att ha påpekat för klaganden att hans begäran om förlikning lämnades in efter 17 månader, och således långt efter en rimlig tidsfrist för att överklaga EIB:s administrativa beslut, undersökte EIB ärendet i sak och drog slutsatsen att klagandens begäran var ogrundad. Genom att avslå begäran i sak avstod EIB från att pröva frågan om rättegångshinder, vilket således inte längre kunde vara en fråga i förevarande mål.

10. EIB citerade artikel 41 i sina tjänsteföreskrifter:

"1. Tvister av något slag mellan banken och enskilda anställda skall hänskjutas till Europeiska gemenskapernas domstol.

2. Förutom att talan väcks vid domstolen skall en uppgörelse i godo sökas vid bankens förlikningsnämnd i fråga om andra tvister än sådana som följer av tillämpningen av de disciplinära åtgärder som föreskrivs i artikel 38.

3. Förlikningskommittén skall bestå av tre ledamöter. När styrelsen är skyldig att sammanträda skall en av dess ledamöter utses av bankens ordförande, en annan av den berörda tjänstemannen, varvid båda nomineringarna skall göras inom en vecka efter det att den ena parten begärt det av den andra. Den tredje ledamoten, som skall vara styrelsens ordförande, skall nomineras av de två första kandidaterna inom en vecka efter det att de nominerats. Han behöver inte vara medlem i banken. Om de två första ledamöterna inom en vecka efter nomineringen inte kan enas om nomineringen av ordföranden, skall nomineringen göras av ordföranden för Europeiska gemenskapernas domstol. Förlikningsförfarandet skall anses ha misslyckats om

- Domstolens ordförande har inte utsett den ordförande som avses i föregående stycke inom fyra veckor efter det att ordföranden för bankens framställning om detta har delgivits.

Förlikningsnämnden når inte en lösning som är godtagbar för båda sidor inom två veckor efter det att den har bildats”(min kursivering).

11. EIB hävdade att även om denna bestämmelse inte uttryckligen fastställer en tidsfrist inom vilken en begäran om förlikning måste lämnas in, var förekomsten av en rimlig tidsfrist en väletablerad princip i EU:s rättspraxis. EIB noterade att denna princip fastställdes av tribunalen 2001 [2] och sedan dess har bekräftats flera gånger samt preciserats ytterligare. EIB gjorde gällande att principen, med hänsyn till den omfattande rättspraxisen, var välkänd för EIB:s ombud. Eftersom unionsdomstolarnas rättspraxis är en källa till unionsrätten och denna rättspraxis är lättillgänglig, var blotta förekomsten av en sådan rättspraxis tillräcklig information för ombuden om behovet av att iaktta en rimlig tidsfrist när de ingav en begäran om förlikning. EIB har därför tidigare konsekvent grundat sig på denna fasta rättspraxis (avseende en av dess egna anställda), som klargjorde att klagomål bör lämnas in inom en rimlig tidsfrist på tre månader.

12. EIB uppgav vidare att det i ett beslut av personaldomstolen av den 4 februari 2011 inte ansågs relevant att EIB ännu inte hade uppdaterat sin rättsliga ram för att kodifiera denna väletablerade princip i EU:s rättspraxis [3], och personaldomstolen tolkade tidsfristen på tre månader ytterst strikt av rättssäkerhetsskäl.

13. När det gäller klagandens påstående hävdade EIB att det, med tanke på den särskilda funktion som EU:s rättspraxis har, ur ett rättsligt perspektiv inte fanns något direkt behov av att uttryckligen informera personalen om den rimliga tidsfristen på tre månader för att lämna in en begäran om förlikning. EIB förklarade dock att det av öppenhetsskäl var önskvärt att uttryckligen nämna denna tidsfrist när reglerna för förlikningsförfarandet skulle ses över. I sitt yttrande påpekade EIB att översynen av förlikningsförfarandet ingick i personalstrategin och handlingsplanen 2011–2013 från september 2010, där följande anges:

"3.2 Välbefinnande på arbetsplatsen: En arbetsmiljö som kännetecknas av respekt, samarbete och förtroende och där stöd och förebyggande åtgärder bidrar till att skapa en säker och hälsosam arbetsplats gör det möjligt för banken att göra det bästa av varje anställds bidrag. HR har sett över flexibla arbetsformer under det senaste året, vilket har ökat tillgången till flexibla arbetstider, distansarbete och deltidsarbete. Fokus ligger nu på att omsätta denna politik i praktiken och noggrant balansera individuella och affärsmässiga behov. En detaljerad undersökning av orsakerna till hälsoproblem och stress i arbetet pågår och resultaten kommer att omsättas i ett särskilt handlingsprogram. Oönskade beteenden och konflikter på arbetsplatsen måste förebyggas och åtgärdas. Konfliktförebyggande och konfliktlösning är ett prioriterat område för HR.

Befintliga förfaranden (värdighet på arbetsplatsen, överklagandeförfarande för bedömningar, förlikningsförfarande), som har funnits under en tid, behöver ses över för att göra dem mer effektiva och ändamålsenliga. Detta bör leda till ett övergripande sammanhängande system för interna förfaranden för handläggning av klagomål”(understrykning i originalet).

14. EIB angav vidare att personalen, som en del av den reform av dess tjänsteföreskrifter som planeras till 2011/2012, förberedde ändringar av EIB:s personalrekryteringssystem, vilket inbegriper förlikningsförfarandet. Utkastet till förlikningsförfarande innehåller ett uttryckligt införande av en tidsfrist på tre månader. Detta uttryckliga införande kräver en ändring av EIB:s tjänsteföreskrifter. De kan dock endast ändras av EIB:s styrelse. Av stabilitetsskäl ändras tjänsteföreskrifterna endast i samband med övergripande översyner. Det uttryckliga införandet av tidsfristen på tre månader för att begära förlikning är en del av en sådan övergripande översyn. De administrativa förberedelserna inför denna översyn pågick när yttrandet utarbetades. Ändringarna av artikel 41 i tjänsteföreskrifterna som reglerar förlikningsförfarandet skulle också leda till en ny bilaga till tjänsteföreskrifterna om dess genomförande. I avvaktan på styrelsens godkännande av den planerade reformen av tvistlösningsmekanismerna, och för att klargöra frågan om tidsfristen på tre månader, meddelade EIB att den på sina intranätsidor ("disciplinära förfaranden och tvister") hade lagt ut ett meddelande till personalen med en förklarande text som klargjorde att tidsfristen för att inleda ett förlikningsförfarande är tre månader: ”I artikel 41 i tjänsteföreskrifterna föreskrivs ett förlikningsförfarande i form av en förlikningsnämnd. En sådan begäran, som bör innehålla en motivering, ska ställas till bankens ordförande och lämnas in inom tre månader från det skriftliga meddelandet om det angripna beslutet eller den angripna åtgärden.

15. I sina synpunkter tackade klaganden först ombudsmannen för att ha övertygat EIB om att ändra artikel 41 i sina tjänsteföreskrifter så att de anställda får tillräcklig information om den exakta tidsfristen för att lämna in en begäran om förlikning. Klaganden hänvisade i detta sammanhang till artikel 19 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed. Klaganden påpekade dock också att eftersom artikel 41 i EIB:s tjänsteföreskrifter behandlar tvister i mer allmänna ordalag skulle det ha varit tillrådligt att ta tillfället i akt att även informera EIB:s personal om tidsfristen för att väcka talan vid EU-domstolen. Klaganden beklagade också att personalrepresentanterna inte hade rådfrågats.

16. Klaganden hävdade vidare att inget av de domstolsärenden som EIB nämnde var direkt relevant för hans fall, eftersom de rörde tvister som EIB:s anställda hade väckt vid tribunalen eller personaldomstolen och inte vid EIB:s förlikningsnämnd, en mycket separat behörighet. Klaganden påpekade till exempel att det i de förenade målen T-7/98 och T-208/98, De Nicola mot EIB, till och med hänvisades till det faktum att en anställd måste lämna in sin begäran om förlikning inom rimlig tid efter det att överklagandeförfarandet avslutats.

17. Klaganden hävdade slutligen att han och personalrepresentanterna hade nekats tillgång till mycket viktig och relevant information i hans ärendeakt, nämligen de rättsliga yttrandena från EIB:s juridiska avdelning. Han påpekade att detta strider mot varje anställds grundläggande rätt att få tillgång till sin akt.

Ombudsmannens bedömning

18. Som en inledande anmärkning understryker ombudsmannen att omfattningen av denna undersökning är begränsad till de påståenden och krav som anges i ombudsmannens skrivelse av den 6 december 2011 och som anges i punkt 4 ovan. I sina synpunkter framförde klaganden flera synpunkter på påståendet att EIB felaktigt hade avslagit hans begäran om förlikning och hans krav på att den skulle godta denna begäran. Klaganden bad uttryckligen ombudsmannen att råda EIB:s ordförande att godta att tvisten tas upp i förlikningsnämnden. I sin skrivelse av den 6 december 2011 informerade ombudsmannen klaganden om att de övriga påståendena och påståendena inte kunde tas upp till prövning eller att det inte fanns tillräckliga skäl att undersöka dem. Ombudsmannen kommer därför inte att behandla dessa påståenden och krav inom ramen för denna undersökning. När det gäller de nya påståenden som klaganden framförde i sina synpunkter, nämligen att han nekades tillgång till vissa handlingar i sin akt och andra handlingar, noterar ombudsmannen dock att klaganden, i enlighet med artikel 41 i stadgan om de grundläggande rättigheterna, har rätt att få tillgång till sin personalakt. Han rekommenderas därför att utöva denna rätt genom att lämna in en ansökan till EIB om tillgång till hans personalakt. Om den klagande vill få tillgång till handlingar som innehåller hans eller hennes personuppgifter men som inte finns i hans eller hennes personakt kan han eller hon lämna in en begäran till EIB enligt artikel 13 ("Rätt till tillgång") i förordning (EG) nr 45/2001 [4]. Slutligen kan den klagande, när det gäller alla andra handlingar, lämna in en begäran till EIB om allmänhetens tillgång till handlingar på grundval av förordning (EG) nr 1049/2001 [5].

19. När det gäller påståendet och påståendet som är föremål för undersökningen noterar ombudsmannen att det inte finns någon rättslig skyldighet för EIB att uttryckligen ange för sin personal att begäranden om förlikning måste lämnas in inom tre månader. Det är dock god förvaltningssed att informera personalen om de tidsfrister inom vilka rättsmedel kan utnyttjas. Detta gör det möjligt för de anställda att inom tidsfristerna utnyttja de möjligheter till överklagande som står dem till buds. Om de tillämpliga tidsfristerna inte anges tydligt finns det en risk för att de anställda missar tidsfristerna, vilket kan ge dem en känsla av frustration. Detta ligger säkerligen inte i intresset för den institution som anställer dem. En proaktiv personalpolitik bör förhindra att sådana situationer uppstår. Detta kan uppnås genom att man helt enkelt anger de tillämpliga tidsfristerna för personalen. I detta avseende anges följande i artikel 19 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed: ”Ett beslut av institutionen som kan inverka negativt på en privatpersons rättigheter eller intressen ska innehålla en uppgift om vilka möjligheter till överklagande som finns för att överklaga beslutet. Den ska särskilt ange vilken typ av rättsmedel det rör sig om, inför vilka organ de kan utövas samt tidsfristerna för utövandet av dem”(min kursivering). Om en anställd missar en tidsfrist som tydligt har meddelats personalen i förväg, kommer det inte att vara möjligt för den anställde att skylla på institutionen.

20. Ombudsmannen välkomnar varmt EIB:s reaktion på detta klagomål, och särskilt dess beredvillighet att ändra artikel 41 i sina tjänsteföreskrifter inom ramen för översynen av förlikningsförfarandet, som ingår i personalstrategin och handlingsplanen 2011–2013. Ombudsmannen förstår att den reviderade versionen av artikel 41 i EIB:s tjänsteföreskrifter nu uttryckligen kommer att nämna att begäranden om förlikning måste lämnas in inom tre månader. Ombudsmannen välkomnar också att EIB, i avvaktan på att dessa ändringar godkänns av EIB:s styrelse, via sitt intranät ("disciplinära förfaranden och tvister") har informerat sin personal om att tidsfristen för att lämna in en begäran om förlikning är tre månader från det att det angripna beslutet eller den angripna åtgärden meddelats. Ovanstående visar att EIB, efter att ha informerats av ombudsmannen om detta klagomål, vederbörligen har övervägt frågan och omedelbart och proaktivt vidtagit åtgärder för att förbättra sina befintliga förfaranden.

21. När det gäller klagandens argument att inget av de domstolsärenden som EIB nämner i sitt yttrande var relevant för hans fall, vill ombudsmannen påpeka att personaldomstolen i det senaste av dessa ärenden, nämligen i sin dom av den 28 september 2011, tydligt slog fast, i punkt 64, att den rimliga tidsfristen för att inge en begäran om förlikning är tre månader: ”... le requérant n’a pas saisi dans le délai raisonnable de trois mois la commission de conciliation prévue par les dispositions de l’article 41 du règlement du staff...”[6] (min kursivering). I det målet slog personaldomstolen fast att begäran om förlikning, som ingavs mer än fem månader efter delgivningen av det angripna beslutet, inte hade ingetts inom en rimlig tidsfrist.

22. På grundval av ovanstående överväganden drar ombudsmannen slutsatsen att klaganden, även om han tackade ombudsmannen för att ha övertygat EIB om att ändra artikel 41 i tjänsteföreskrifterna, inte är helt nöjd. Eftersom klagandens påstående och anspråk har godtagits av EIB anser ombudsmannen emellertid att frågan har lösts.

B. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

EIB har löst frågan.

Klaganden och EIB kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 27 september 2013

[1] EIB hänvisade till de förenade målen T-7/98 och T-208/98, De Nicola mot EIB [2001] ECS-SC I-A-49 och II-185.

[2] Förenade målen T-7/98 och T-208/98, De Nicola mot EIB, REGP 2001, s. I-A-49, II-185, punkterna 98 och 107.

[3] Mål F-34/10, Arango Jaramillo m.fl. mot EIB, beslut av den 4 februari 2011.

[4] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (EGT L 8, 2001, s. 1).

[5] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, s. 43).

[6] Mål F-13/10, De Nicola mot EIB, dom av den 28 september 2011, punkterna 62–64, ännu ej offentliggjord i rättsfallssamlingen, mål T‑618/11 P, EIB mot De Nicola, dom av den 16 september 2013, punkterna 78–79, ännu ej offentliggjord i rättsfallssamlingen.