Bakgrunden till påståendet

1. Klaganden är en ideell förening. År 2002 undertecknade det ett bidragsavtal (nedan kallat avtalet) med Europeiska kommissionen för att genomföra ett projekt som syftade till att ge stöd till kvinnor som hade utsatts för terroristvåld i Algeriet. Projektet, med titeln ANIMA (Aider les femmes algériennes victimes de violences terroristes), var en del av det europeiska initiativet för demokrati och mänskliga rättigheter. Den förvaltades av Europeiska kommissionens delegation i Algeriet (nedan kallad delegationen).

2. Under 2007 mottog delegationen en rapport som tydde på att klaganden kanske inte hade respekterat villkoren i avtalet. Delegationen vägrade att göra slutbetalningen på grund av påstådda oegentligheter i de handlingar som klaganden lagt fram för den. Sammanfattningsvis framkom det att ett fordon som hade finansierats av kommissionen för användning i projektet hade sålts av klaganden innan avtalet löpte ut. Kommissionen drog därför av fordonets totala inköpspris (16 125,17 euro) från de stödberättigande kostnaderna.

3. Till följd av detta skickade delegationen i början av 2008 ett betalningskrav till klaganden med en begäran om återbetalning av felaktigt utbetalda belopp.

4. Efter flera skriftväxlingar mellan delegationen och klaganden bekräftade delegationen sitt beslut att gå vidare med återkravet. Klaganden vände sig därför till Europeiska ombudsmannen.

Prövningens föremål

5. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående och krav:

Klaganden hävdade att delegationen agerade orättvist genom att inte godta kostnaderna för inköp av ett fordon som stödberättigande.

Klaganden yrkade att delegationen skulle avstå från betalningskrav nr 3230807456.

Frågeställningen

6. Den 24 oktober 2008 inledde ombudsmannen en undersökning och skickade klagomålet till kommissionen för yttrande. Den 27 januari 2009 översände kommissionen sitt yttrande till ombudsmannen, som sedan vidarebefordrades till klaganden för synpunkter. Inga synpunkter inkom från klaganden. Den 26 augusti 2009 kontaktade ombudsmannen föreningens direktör per telefon, som bekräftade att kommissionen hade dragit av fordonets totala inköpspris (16 125,17 euro) från de stödberättigande kostnaderna.

7. Den 1 oktober 2009 översände ombudsmannen ett förslag till vänskaplig förlikning till kommissionen. Den 8 oktober och den 1 december skickade kommissionen sina svar till ombudsmannen. Den 27 oktober 2009 och den 18 december 2009 skickades kopior av kommissionens svar till klaganden och denne uppmanades att inkomma med synpunkter. Inga synpunkter inkom.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstådd orättvis vägran att betrakta kostnaderna för inköp av ett fordon som stödberättigande och relaterade krav

Argument som framförts till ombudsmannen

8. Den 27 september 2002 undertecknade klaganden bidragsavtal nr IDDH/2001/050-524 med Europeiska kommissionen för att genomföra ett projekt med titeln ANIMA. I den preliminära budgeten för avtalet anslogs 18 294 euro för inköp av ett fordon.

9. År 2003 köpte klaganden ett fordon för 1 355 000 DZD [1] (algerisk dinar) och registrerade det under sin ordförandes namn. Fordonet ställdes sedan till förfogande för tre av klagandens algeriska partner, som använde det för att transportera utredare till högriskområden och för att göra det möjligt för de direkta mottagarna av Anima-projektet att delta i olika aktiviteter, inklusive seminarier och utbildning.

10. Den 26 september 2006 såldes fordonet till ett lokalt uthyrningsföretag för 850 000 DZD [2]. Enligt klaganden fördelades intäkterna från försäljningen jämnt mellan de lokala algeriska mottagarna av Anima-projektet.

11. Den 17 juli 2007 skickade klaganden en begäran till delegationen om slutbetalning enligt avtalet. Den 28 juli 2007 vägrade delegationen att göra slutbetalningen på grund av påstådda oegentligheter i de handlingar som klaganden hade lämnat in till delegationen. Kommissionen begärde att klaganden skulle tillhandahålla en korrigerad version av slutrapporten och kopior av bevis för att utrustning som betalats för användning av gemenskapsmedel verkligen hade överförts till klagandens lokala algeriska partner eller till de slutliga stödmottagarna för Anima-projektet, i enlighet med artikel 7.3 i bilaga II till avtalet. Den 18 augusti 2007 erhöll delegationen den korrigerade versionen av slutrapporten, men fick inga bevis för att utrustningen hade överförts till klagandens lokala algeriska partner eller till de slutliga stödmottagarna för Anima-projektet.

12. I en skrivelse av den 13 september 2007, ställd till delegationen, förklarade klaganden att den hade delat upp det belopp som erhållits från försäljningen av fordonet mellan sina tre algeriska partner i Anima-projektet. I denna skrivelse bad klaganden om ursäkt för att inte ha begärt förhandstillstånd för försäljning av fordonet. Den underströk att den hade handlat i god tro, att den hade respekterat principen om rättvisa med partnerorganisationerna och att den hade agerat uteslutande i Anima-projektets intresse.

13. Den 19 september 2007 lämnade klaganden mer detaljerade förklaringar till delegationen om försäljningen av fordonet. Vid ett möte mellan klaganden och delegationen den 26 september 2007 gav klaganden delegationen en kopia av ett avtal, undertecknat den 23 september 2007 av de tre partnerorganisationerna, i vilket försäljningen av fordonet och den lika fördelningen av intäkterna mellan partnerna angavs. Delegationen informerade klaganden om att försäljningen av fordonet inte hade godkänts. Till följd av detta skulle inköpskostnaden för fordonet inte betraktas som en ”stödberättigande kostnad”.

14. Den 22 oktober 2007 informerade delegationen klaganden om att den hade dragit av det belopp som ursprungligen betalats för fordonet, det vill säga 1 355 000 DZD, från de stödberättigande kostnaderna, eftersom försäljningen av fordonet skedde utan förhandstillstånd.

15. I början av 2008 skickade delegationen ett betalningskrav [3] till klaganden med en begäran om återbetalning på 7 562,46 euro. Detta belopp motsvarade skillnaden mellan förskottsbetalningarna, det vill säga 468 403 euro, som gjordes till klaganden, och det högsta tillåtna beloppet för EU-finansiering, som uppgick till 460 840,54 euro, vilket motsvarar 80 % av de stödberättigande kostnaderna.

16. Klaganden hävdade att avtalet inte var tillräckligt tydligt för att undvika feltolkningar av förfarandena för en eventuell försäljning av fordonet. Eftersom fordonet per definition var ett föremål som inte kunde delas upp fysiskt, valde företaget att sälja det till en tredje part och att dela upp försäljningsintäkterna mellan de tre lokala delägarna. Enligt klaganden var detta inte uttryckligen förbjudet i artikel 7.3 i bilaga II till avtalet.

17. Klaganden påpekade också att det var svårt att deklarera intäkterna från försäljningen av bilen eftersom de lokala partnerna inte erkändes som juridiska personer i Algeriet. Företaget hävdade att överföringen till lokala partner var transparent, eftersom beviset på förvärvet och försäljningen av fordonet, liksom det skriftliga avtalet från de lokala partnerna, alla ingick i projektets "Grand Livre", som certifierades av klagandens revisor.

18. I sitt yttrande påpekade kommissionen först att den, i egenskap av väktare av EU-medel, ansvarar för att se till att regler och förfaranden tillämpas. Kommissionen underströk att den under ett möte den 26 september 2007 och i sina skrivelser till klaganden av den 22 oktober 2007, den 10 december 2007, den 21 januari 2008 och den 15 juni 2008 underrättades om att anskaffningskostnaden för fordonet (16 125,17 euro) hade dragits av från de stödberättigande kostnaderna, eftersom det såldes utan delegationens förhandsgodkännande.

19. Kommissionen underströk också att varken de finansiella rapporterna från juli 2007 eller revisionsrapporten innehöll någon hänvisning till försäljningen av fordonet i september 2006. Det var först den 13 september 2007, det vill säga ett år senare, som klaganden nämnde försäljningen av fordonet för första gången.

20. Kommissionen noterade att klaganden vid flera tillfällen medgett att beslutet att sälja fordonet var felaktigt av olika skäl. Trots praktiska problem i samband med användningen av fordonet kontaktade klaganden inte vid något tillfälle delegationen om en eventuell försäljning av fordonet för att gynna de olika lokala sammanslutningarna och partnerna.

21. Det var först den 23 september 2007, efter det att delegationen hade informerats om försäljningen av fordonet, som klaganden och andra deltagare retroaktivt undertecknade ett informellt avtal om sitt beslut att sälja fordonet. Klaganden vidarebefordrade inte heller några intäkter med uppgift om de belopp som hade vidarebefordrats till de tre lokala partnerna efter försäljningen. Klaganden nämnde varken intäkterna från denna transaktion eller registrerade någon sådan information i den finansiella rapport som överlämnades till kommissionen. Kommissionen påpekade att det inte fanns något som hindrade klaganden från att registrera de kontanta beloppen i sina räkenskaper, även om klaganden, som den nämnde, hade haft svårigheter med att registrera de lokala partnerna som juridiska personer.

22. Kommissionen underströk att den inte kunde godta ett retroaktivt dokument för att beräkna stödberättigande kostnader. Kommissionen kunde därför inte bifalla klagandens överklagande.

23. Kommissionen ansåg att den hade lämnat klaganden en tillräcklig motivering till sitt beslut. En strikt tillämpning av regler och förfaranden, som kommissionen är bunden av, garanterar en sund ekonomisk förvaltning. Kommissionen betonade att detta inte på något sätt tydde på att klaganden inte hade handlat i god tro.

24. När det gäller klagandens argument att avtalet inte var tillräckligt tydligt för att undvika en feltolkning av förfarandena för en eventuell försäljning av ett inköpt fordon påpekade kommissionen att klaganden i en skrivelse av den 14 november 2007 medgav att den hade tolkat avtalet felaktigt.

25. Enligt kommissionen anges följande i artikel 7.3 i de allmänna villkor som är tillämpliga på avtalet: ”utrustning, fordon och material som finansieras med gemenskapsmedel senast vid projektets slut skall överföras till [klagandens] lokala partner eller till projektets slutliga stödmottagare.”[4]

26. Kommissionen ansåg att definitionen av potentiella stödmottagare därför var tillräckligt tydlig och uteslöt klagandens möjlighet att sälja fordonet.

27. Kommissionen förklarade också att även om klaganden hypotetiskt sett hade fått förhandstillstånd och stödberättigandet för kostnaden för bilen hade godkänts, skulle kommissionen ha varit tvungen att ta hänsyn till de intäkter som erhållits av de lokala partnerna. Detta skulle ha varit nödvändigt för att beräkna den totala kostnaden för projektet och dra av gemenskapens bidrag i enlighet därmed. I annat fall skulle gemenskapsfinansieringen ha överskridit de fastställda gränserna för de totala stödberättigande kostnaderna enligt artikel 3.2 i de särskilda villkoren [5]. Enligt kommissionen skulle klaganden ha gynnats av dubbelfinansiering utan denna form av korrigerande beräkning. Detta skulle enligt kommissionen strida mot principen om "icke-vinst" i artikel 17.3 i de allmänna villkoren för avtalet [6].

28. Kommissionen drog slutsatsen att det mot bakgrund av ovanstående omständigheter inte fanns någon grund för att undersöka klagandens påstående.

29. Klaganden inkom inte med några synpunkter på kommissionens yttrande.

Ombudsmannens preliminära bedömning som ledde till ett förslag till vänskaplig förlikning

30. Ombudsmannen instämde i kommissionens uttalande om att den i egenskap av väktare av EU-medel är ansvarig för att se till att regler och förfaranden tillämpas. Vid kontrollen av att gemenskapsfinansieringen tillämpas korrekt måste kommissionen inte bara ta hänsyn till de särskilda regler som gäller för avtalet i fråga, utan även till alla regler eller principer som är bindande för den. I artikel 27.1 i budgetförordningen fastställs principen om sund ekonomisk förvaltning när det gäller budgetanslag [7].

31. Den ovan beskrivna principen om sund ekonomisk förvaltning innebär att kommissionen endast hade befogenhet att finansiera de faktiska kostnaderna för Anima-projektet. Sammanfattningsvis kunde pengar som klaganden betalat ut till lokala partner inte ersättas av kommissionen om inte dessa pengar motsvarade faktiska kostnader som uppkommit i samband med projektet.

32. I slutet av projektet hade klaganden, i enlighet med avtalet, rätt att överföra utrustning, fordon och material som finansierats av kommissionen till de lokala partnerna. En sådan överföring av medel är emellertid inte likvärdig med en överföring av medel. Sammanfattningsvis förstod ombudsmannen att när utrustning, fordon och material som finansieras av kommissionen överförs till de lokala partnerna i slutet av projektet finns det en presumtion för att utrustningens, fordonens och materialets restvärde skulle vara noll till följd av amorteringen.

33. Klaganden sålde fordonet för 9 207,88 euro under projektets gång. Således uppgick fordonets restvärde vid den tidpunkten till 9 207,88 euro (förutsatt att försäljningspriset korrekt återspeglade fordonets restvärde vid den tidpunkten). Klaganden överförde sedan detta belopp på 9 207,88 euro till de lokala partnerna. Det finns inget i ärendehandlingarna som tyder på att detta belopp motsvarade några särskilda kostnader som de lokala partnerna ådragit sig. Klaganden hade därför inte rätt att inkludera ett belopp på 9 207,88 euro i sina stödberättigande kostnader.

34. Även om klaganden hade begärt tillstånd från kommissionen att sälja fordonet vid den relevanta tidpunkten, skulle detta inte nödvändigtvis ha inneburit att kommissionen kunde ha godkänt överföringen av 9 207,88 euro till de lokala partnerna.

35. Det är visserligen riktigt av kommissionen att anse att 9 207,88 euro inte var stödberättigande kostnader, men samma resonemang kan inte användas med avseende på det belopp som motsvarar avskrivningen av fordonet mellan den dag då det köptes år 2003 och den dag då det såldes den 26 september 2006. Fordonet köptes för 16 125,17 euro och såldes för 9 207,88 euro. Om försäljningspriset korrekt återspeglade fordonets restvärde vid försäljningen, uppgick det belopp som motsvarade avskrivningen av fordonet mellan inköpsdatumet och försäljningsdatumet den 26 september 2006 till 6 917,29 euro. Ombudsmannen konstaterar att det inte har bestritts att fordonet användes i Anima-projektet under denna period. Enligt hans uppfattning motsvarar således beloppet 6 917,29 euro de kostnader som uppkommit för Anima-projektet under denna period.

36. Ombudsmannen har konsekvent ansett att administrativa missförhållanden är ett brett begrepp och att god förvaltning kräver efterlevnad av rättsliga regler och principer. Principerna om god förvaltning går dock längre och kräver att EU:s institutioner och organ inte bara respekterar sina rättsliga skyldigheter, utan också agerar på ett rimligt och proportionerligt sätt. Om ombudsmannen konstaterar administrativa missförhållanden innebär detta därför inte automatiskt ett olagligt beteende som kan bestraffas av en domstol [8].

37. Proportionalitetsprincipen är en sedan länge etablerad allmän princip i EU-rätten [9]. Enligt gemenskapsdomstolarnas rättspraxis innebär proportionalitetsprincipen att åtgärder som vidtas av en gemenskapsinstitution inte får gå utöver vad som är ändamålsenligt och nödvändigt för att uppnå dess legitima mål och att den åtgärd som är minst ingripande ska väljas när det finns flera ändamålsenliga åtgärder att välja mellan och att de vållade olägenheterna inte får vara orimliga i förhållande till de eftersträvade målen [10].

38. Kontraktet verkar inte hindra kommissionen från att välja att godkänna avskrivningskostnaderna för fordonet som stödberättigande kostnader. Om man antar att avskrivningen av fordonet uppgick till 6 917,29 euro [11] och att 80 % av dessa stödberättigande kostnader skulle vara ersättningsgilla enligt de allmänna principerna i avtalet, skulle de ersättningsgilla kostnaderna för fordonet uppgå till 5 533,83 euro [12].

39. På grundval av detta resonemang ansåg ombudsmannen att kommissionen, genom att dra av hela inköpspriset för fordonet (16 125,17 euro) från de stödberättigande kostnaderna, utan att ta hänsyn till avskrivningen av fordonet, kan ha agerat oproportionerligt och att en sådan åtgärd skulle vara oskälig. Han gjorde därför ett preliminärt konstaterande av administrativa missförhållanden.

40. Ombudsmannen ansåg att kommissionen som en allmän princip kunde överväga att godta avskrivningen av fordonet (som skedde under den period det användes för projektet, dvs. från 2003 till 2006) som en stödberättigande kostnad. Han ansåg dock att endast kommissionen kunde göra en exakt beräkning, med beaktande av alla relevanta faktorer, och bedöma den exakta inverkan den skulle ha på det belopp som skulle återkrävas från klaganden.

41. Mot bakgrund av ovanstående drog ombudsmannen den preliminära slutsatsen att kommissionen agerade oproportionerligt genom att vägra att godta de faktiska kostnaderna i samband med användningen av fordonet (från 2003 till 2006) som stödberättigande kostnader. Detta skulle innebära orättvisa och därmed ett eventuellt administrativt missförhållande. Ombudsmannen lade därför fram följande förslag till vänskaplig förlikning i enlighet med artikel 3.5 i Europeiska ombudsmannens stadga:

"Med beaktande av ombudsmannens slutsatser skulle kommissionen kunna överväga att godta avskrivningskostnaden för fordonet som en stödberättigande kostnad (återbetalningsbar till 80 %). I detta sammanhang bör kommissionen göra en ny beräkning av hur mycket pengar som måste återkrävas från klaganden.”

De argument som lades fram för ombudsmannen efter hans förslag till vänskaplig förlikning

42. I sitt svar noterade kommissionen att ombudsmannen medgav att den hade följt rättsreglerna när den utfärdade debetnotan, men att den inte instämde i ombudsmannens förslag av följande skäl: För det första fanns det ingen presumtion för att värdet på utrustning, fordon och material som finansierades av kommissionen skulle vara noll när de överfördes till de lokala partnerna vid projektets slut till följd av avskrivningen. När uppdragstagaren överförde utrustning som köpts med gemenskapsmedel till de lokala partnerna eller slutmottagarna borde denne därför strikt ha uppfyllt den avtalsförpliktelse som specifikt reglerar en extern åtgärd, oavsett utrustningens faktiska restvärde. Det är denna särskilda regel som gör det möjligt för kommissionen att motivera att de totala kostnaderna för de tillgångar som krävs för genomförandet av projektet godtas som stödberättigande kostnader, i motsats till endast avskrivningskostnaderna, vilket är den allmänna regeln för icke-externa åtgärder enligt artikel 172 a.2 d i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen [13].

43. Kommissionens andra skäl för att inte hålla med ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning var att antagandet att försäljningspriset korrekt återspeglade fordonets restvärde vid den tidpunkt då det såldes och att skillnaden mellan försäljningsintäkterna och inköpskostnaden motsvarade avskrivningen av fordonet mellan dess inköps- och försäljningsdatum inte har styrkts. Avskrivningen av fordonet kunde endast beräknas genom att granska klagandens räkenskaper och med full kännedom om användningen av fordonet under projektet.

44. När det gäller proportionaliteten ansåg kommissionen att den inte kunde bortse från följande omständigheter i ärendet:

• I avtalet föreskrevs klagandens skyldighet att överlåta fordonet till de tre partnerorganisationerna, och klaganden uteslöts från möjligheten att sälja fordonet.
• Det informella dokumentet med partnerorganisationernas godkännande av försäljningen undertecknades i efterhand.
• Klaganden lade inte vid något tillfälle fram några bevis för att medlen överfördes till partnerorganisationerna.

45. Mot bakgrund av det ovan anförda skulle ett bifall till en begäran om en vänskaplig förlikning strida mot principen om sund ekonomisk förvaltning, nämligen mot artikel 87.2 i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen [14].

46. Kommissionen informerade dock också ombudsmannen om att den, i enlighet med artikel 73.2 i budgetförordningen [15] och artikel 87.1 a i genomförandebestämmelserna, hade beslutat att avstå från indrivning av ett belopp på 7 562,46 euro. Även om undantaget inte genomfördes förrän den 29 oktober 2009 fattades beslutet den 21 mars 2009 och bekräftades den 15 september 2009. Kommissionen noterade att om en gäldenär inte betalar inom den tidsfrist som anges i debetnotan, och om ingen kvittning eller garanti finns tillgänglig, måste rättsliga åtgärder vidtas för att verkställa betalningsföreläggandet. För att göra detta måste ett avtal upprättas med en extern advokat som skulle inleda ett formellt förfarande vid en behörig domstol. Med tanke på det begränsade beloppet för betalningsföreläggandet i detta fall, och med tanke på de advokatarvoden och domstolskostnader som oundvikligen skulle uppstå för att driva ärendet vidare genom domstolsförfaranden, insåg kommissionen att villkoren i artikel 87.1 a i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen för att avstå från att kräva in en fastställd fordran var helt uppfyllda. Kommissionen underströk att beslutet att avstå från återkravet fattades uteslutande av kostnadseffektivitetsskäl och således inte av det skäl som anges i artikel 87.1 c i genomförandebestämmelserna (kravets negativa inverkan på proportionalitetsprincipen).

47. Klaganden inkom inte med några synpunkter på kommissionens svar.

Ombudsmannens bedömning efter hans förslag till vänskaplig förlikning

48. För det första noterar ombudsmannen med tillfredsställelse att kommissionen beslutade att avstå från att återkräva 7 562,46 euro och att den därmed har löst sin tvist med klaganden.

49. Ombudsmannen noterar också att kommissionen inte instämde i ståndpunkten i förslaget till vänskaplig förlikning, nämligen att det skulle vara oproportionerligt att återkräva ett belopp som motsvarade fordonets avskrivna kostnader. Snarare avstod den från beloppet 7 562,46 euro, eftersom den ansåg att kostnaderna för indrivning sannolikt skulle överstiga det belopp som skulle drivas in. Även om kommissionen har avgjort detta ärende anser ombudsmannen att det vore lämpligt att i framtiden kommentera kommissionens argument mot ståndpunkten i förslaget om vänskaplig förlikning.

50. I sitt svar till ombudsmannen förklarade kommissionen att det är svårt att beräkna fordonets restvärde vid den tidpunkt då det såldes. Ombudsmannen håller med om att beräkningen av det exakta amorteringsbeloppet medför tekniska svårigheter i det aktuella fallet. Han har emellertid påpekat att det inte kan bestridas att kostnaden för fordonet genomgick en viss avskrivning under den berörda perioden (det är ostridigt att fordonet användes inom ramen för ANIMA-projektet mellan 2003 och 2006). Även om det kan vara svårt att bedöma den exakta avskrivningen av fordonets värde i efterhand misstänker han att det åtminstone kan vara möjligt att göra en försiktig uppskattning på grundval av det högsta möjliga restvärdet för ett fordon av den typen och åldern [16]. I detta avseende understryker han också att kommissionen inte ifrågasatte klagandens goda tro när den informerade kommissionen om det pris som den erhöll när den sålde fordonet.

51. Ombudsmannen hoppas att kommissionen, om det vore möjligt att beräkna restvärdet på en tillgång i ett liknande fall i framtiden och därmed undvika det tekniska problem som uppstått i detta fall, skulle visa flexibilitet och sunt förnuft genom att ta hänsyn till tillgångens faktiska avskrivna värde vid beräkningen av nivån på de stödberättigande kostnaderna.

52. Kommissionen hävdade också att klaganden inte hade lagt fram några bevis för att 9 207,88 euro överfördes till de lokala partnerna, nämligen intäkterna från försäljningen av fordonet. Såsom ombudsmannen redan påpekade i sitt förslag till vänskaplig förlikning är de pengar som klaganden överförde till de lokala partnerna, det vill säga intäkterna från försäljningen av fordonet, en icke stödberättigande kostnad (se punkterna 33–35 ovan). Även om klaganden hade lagt fram bevis för att den överförde pengarna till de lokala partnerna skulle det överförda beloppet därför förbli en icke stödberättigande kostnad som skulle behöva betalas med klagandens egna medel. Ombudsmannen kan därför inte se att kommissionens kommentar i detta avseende är relevant för förslaget om en vänskaplig förlikning.

53. Ombudsmannen anser fortfarande att det är oproportionerligt att kommissionen beslutade att betrakta hela kostnaden för fordonet som icke stödberättigande, utan att ta hänsyn till dess partiella avskrivning. Han påpekar återigen att god förvaltning inte bara kräver att EU-institutionerna respekterar sina rättsliga skyldigheter, utan också att de agerar på ett rimligt och proportionerligt sätt. Man bör i detta sammanhang komma ihåg att klaganden är en liten sammanslutning med begränsade resurser. Även om klaganden uppenbarligen gjorde ett misstag genom att sälja fordonet i fråga utan att först få kommissionens godkännande, har kommissionen alltid godtagit att klaganden agerade i god tro.

B. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Kommissionen har avgjort ärendet.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Utfärdat i Strasbourg den 19 juli 2010

---

[1] Summan motsvarar vid den tidpunkten 16 125,17 euro.

[2] Ett belopp som vid den tidpunkten motsvarade 9 207,88 euro.

[3] Beslut om återkrav nr 3230807456.

[4] Originalet på franska lyder som följer: ”Les équipements, véhicules et matériels financés par la contribution de la Communauté seront, au plus tard à la fin de la mise en oeuvre de l'Action, transférés aux partenaires locaux éventuels du Bénéficiaire ou aux bénéficiaires finaux de l'Action.”

[5] I artikel 3.2 anges följande på franska: ”La Communauté s'engage à financer un montant maximum de 520.448 euro, équivalant à 80 % du coût total éligible estimé mentionné au paragraphe 1 [650.560 euro], le montant final étant fixé en conformité avec l'article 17 de l'annexe II.”

[6] I artikel 17.3 i de allmänna villkor som är tillämpliga på avtalet föreskrivs följande: "Le Bénéficiaire accepte que la subvention ne puisse en aucun cas lui procurer un profit et qu'elle soit limitée au montant nécessaire pour équilibrer les recettes et les dépenses de l'Action."

[7] I artikel 27.1 anges följande: ”Budgetanslagen ska användas i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning, dvs. i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.”

[8] Se Europeiska ombudsmannens årsrapport 2008, s. 29 och, i detta sammanhang, de förenade målen T-219/02 och T-337/02, Olga Lutz Herrera mot kommissionen, REGP 2004, s. IA-319, II-1407, punkt 101 och mål T-193/04 R, Hans-Martin Tillack mot kommissionen, REGP 2006, s. II-03995, punkt 128.

[9] Mål 11/70, Handelsgesellschaft mbH mot Einfuhr- und Vorratsstelle für Getreide und Futtermittel, REG 1970, s. 1125. Se även artikel 5 i fördraget om Europeiska unionen.

[10] Se till exempel mål 15/83, Denkavit Nederland, REG 1984, s. 2171, punkt 25; mål T-260/94, Air Inter mot kommissionen, REG 1997, s. II-997, punkt 144, Mål T-216/96 Conserve Italia Soc. Coop. rl, mot kommissionen, REG 1999, s. II-3139, punkt 101; Mål T-186/00 Conserve Italia Soc. Coop. rl, mot kommissionen, REG 2003, s. II-719, punkt 83; Mål T-306/00 Conserve Italia Soc. Domstolens dom av den 11 juli 2003 i mål C-5705, Coop. rl mot kommissionen (REG 2003, s. II-5705), punkt 127. Se även artikel 6.1 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed.

[11] Ombudsmannen noterar i detta avseende att klaganden har lagt fram bevis för att fordonet köptes 2003 för 16 125,17 euro och såldes 2006 för 9 207,883 euro.

[12] Se emellertid punkt 48 nedan.

[13] I artikel 172 a föreskrivs följande:

"1. Stödberättigande kostnader är kostnader som bidragsmottagaren faktiskt ådragit sig och som uppfyller samtliga följande kriterier:

a) De uppstår under åtgärdens eller arbetsprogrammets löptid, med undantag för kostnader för slutrapporter och revisionsintyg.

b) De anges i den beräknade totala budgeten för åtgärden eller arbetsprogrammet.

c) De är nödvändiga för genomförandet av den åtgärd eller det arbetsprogram som bidraget avser.

d) De kan identifieras och kontrolleras, särskilt genom att de registreras i stödmottagarens räkenskaper och fastställs i enlighet med tillämpliga redovisningsstandarder i det land där stödmottagaren är etablerad och i enlighet med stödmottagarens normala praxis för kostnadsredovisning.

e) De uppfyller kraven i tillämplig skatte- och sociallagstiftning.

f) De är rimliga, motiverade och förenliga med kraven på sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om sparsamhet och effektivitet.

2. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 1 och den grundläggande rättsakten får den behöriga utanordnaren betrakta följande kostnader som stödberättigande:

... d) Avskrivningskostnader, förutsatt att de faktiskt har uppkommit för stödmottagaren ..."

[14] I artikel 87 i genomförandebestämmelserna till budgetförordningen anges följande:

"1. Den behöriga utanordnaren får avstå från att kräva in hela eller delar av en fastställd fordran endast i följande fall:

a) Om den förutsebara kostnaden för återkravet skulle överstiga det belopp som ska återkrävas och undantaget inte skulle skada gemenskapens anseende.

b) Om fordran inte kan drivas in på grund av sin ålder eller gäldenärens insolvens.

c) Om återkravet inte är förenligt med proportionalitetsprincipen.

2. I det fall som avses i punkt 1 c ska den behöriga utanordnaren agera i enlighet med i förväg fastställda förfaranden inom varje institution och tillämpa följande kriterier som är obligatoriska och tillämpliga under alla omständigheter:

a) de faktiska omständigheterna, med beaktande av allvaret i den oegentlighet som ligger till grund för fastställandet av fordran (bedrägeri, upprepad överträdelse, uppsåt, omsorg, god tro, uppenbart fel),

b) Den inverkan som ett avstående från återkrav skulle ha på gemenskapernas verksamhet och deras ekonomiska intressen (berört belopp, risk för prejudikat, undergrävande av lagens auktoritet).

Beroende på omständigheterna i det enskilda fallet kan den behöriga utanordnaren också behöva ta hänsyn till följande ytterligare kriterier:

a) All snedvridning av konkurrensen som skulle orsakas av avståendet från återkrav.

b) Den ekonomiska och sociala skada som skulle uppstå om hela skulden skulle drivas in.”

[15] I artikel 73.2 föreskrivs följande: ”Om den delegerade behöriga utanordnaren planerar att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran ska han eller hon se till att detta beslut är formellt korrekt och förenligt med principen om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitetsprincipen i enlighet med de förfaranden och kriterier som fastställs i genomförandebestämmelserna. Beslutet om avstående måste motiveras. Utanordnaren får delegera beslutet endast i enlighet med genomförandebestämmelserna.

Den behöriga utanordnaren får dessutom annullera eller justera en fastställd fordran i enlighet med villkoren i genomförandebestämmelserna.”

[16] Ombudsmannen noterar att ju högre det uppskattade restvärdet är, desto lägre är nivån på de avskrivna kostnaderna och därmed desto lägre är nivån på de stödberättigande kostnader som är förknippade med fordonet.