Bakgrunden till klagomålet

1. Den 16 december 2010 lämnade klaganden in ett klagomål i enlighet med artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen (nedan kallade tjänsteföreskrifterna) till Europeiska kommissionens generaldirektorat för personal och säkerhet (nedan kallat GD HR) om sin personalrapport för 2009. Rapporten innehöll en bedömning av klagandens resultat.

2. Den 16 mars 2011 informerade GD HR klaganden om att hans betygsrapport hade skickats på nytt till de behöriga avdelningarna för granskning [1].

3. Den 15 november 2011 skrev klaganden till GD HR och klagade över att det inte hade gjorts några framsteg med hans klagomål. Enligt hans akt i Sysper2 (kommissionens informationssystem för personaladministration) befann sig hans personalrapport fortfarande i fasen ”pågående överklagande”.

4. Dagen därpå svarade GD HR att överprövningsdomaren hade utfärdat hennes synpunkter och beslut den 24 oktober 2011 och att de hade laddats upp på Sysper2. Överprövningsdomaren höjde klagandens prestationsnivå i 2009 års personalrapport. GD HR informerade klaganden om att ett beslut nu måste fattas om hans befordringspoäng [2].

5. Den 16 november 2011 informerade GD HR klaganden om att hans meddelande från föregående dag hade registrerats som en begäran i enlighet med artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna [3].

6. Den 16 mars 2012 kontaktade klaganden Europeiska ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

7. Klaganden hävdade att kommissionen underlåtit att genomföra sitt beslut av den 16 mars 2011 om hans överklagande enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna och följaktligen underlåtit att korrigera hans befordringspoäng i enlighet med kommissionens e-postmeddelande av den 16 november 2011.

8. Klaganden hävdade att kommissionen borde genomföra ovannämnda beslut och därför utan dröjsmål anta ett beslut om hans befordringspoäng.

Utredningen

9. Ombudsmannen försökte finna en snabb lösning. Den 17 april 2012 kontaktade hans avdelningar kommissionens avdelningar per telefon och uppmanade dem att ta itu med klagandens farhågor.

10. Den 24 april 2012 mottog ombudsmannens avdelningar GD HR:s svar, som vidarebefordrades till klaganden för synpunkter. Ombudsmannen mottog klagandens synpunkter den 13 och 21 maj 2012.

11. Efter att noggrant ha analyserat klagandens synpunkter på GD HR:s svar beslutade ombudsmannen att inleda en fullständig undersökning av klagomålet. Den 22 juni 2012 översände han samtliga handlingar i klagomålet till kommissionen och uppmanade den att yttra sig.

12. Den 14 augusti 2012 mottog ombudsmannen kommissionens yttrande på engelska. Den 24 augusti 2012 mottog han översättningen till franska och översände den till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Han mottog klagandens synpunkter den 26 september 2012. Hans ytterligare korrespondens av den 9 juli 2012, som ombudsmannen mottog under tiden, beaktades också som en del av klagandens synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstådd underlåtenhet att genomföra ett beslut och korrigera befordringspoäng och tillhörande anspråk

Argument som framförts till ombudsmannen

13. I sitt klagomål till ombudsmannen av den 16 mars 2012 betonade klaganden att informationen i Sysper2 visade att hans överklagande ännu inte hade avslutats och att hans prestationsnivå fortfarande var den nivå som föregick den överprövande bedömarens beslut. Sammanfattningsvis var kommissionen fortfarande tvungen att fatta ett beslut om hans befordringspoäng som skulle vara förenligt med den överklagande bedömarens slutsatser. Klaganden ansåg att detta var oacceptabelt. Enligt honom hade avsaknaden av en snabb korrigering av hans betygsrapport för 2009 en negativ inverkan på både hans betygsrapporter för 2010 och hans betygsrapporter för 2011.

14. I sitt svar av den 24 april 2012 på ombudsmannens uppmaning att snabbt behandla klagomålet försäkrade GD HR klaganden om att den inom kort skulle informera tillsättningsmyndigheten om sina avsikter [4].

15. I sitt yttrande av den 13 maj 2012 betonade klaganden att han hade väntat på ett beslut sedan mars 2011 och att GD HR:s svar, som skickades till honom 14 månader efter det att beslutet skulle fattas, utgjorde ytterligare en uppmaning till honom att vänta. I vilket fall som helst nämndes det inte i GD HR:s svar om han skulle föreslås för befordran eller inte. Detta svar var följaktligen inte tillfredsställande.

16. Den 21 maj 2012 kompletterade klaganden sina synpunkter genom att informera ombudsmannen om att GD HR den 30 april 2012 inledde ”kampanjövningen 2012” och att han var osäker på sin ståndpunkt i fråga om den övningen. Klaganden undrade hur han skulle kunna känna till sina rättigheter och om han skulle behöva överklaga sitt eventuella beslut att inte uppta honom i förteckningen över anställda som skulle befordras, om han ännu inte hade fått ett slutligt svar på sitt överklagande av hans betygsrapport för 2009.

17. I sitt formella yttrande gav kommissionen en detaljerad förklaring av de tekniska och förfarandemässiga problem som den upplevde från början av november 2011 när den behandlade klagandens ärende [5].

18. Kommissionen underströk dock att den, om än med viss försening, kunde införa en alternativ metod för att behandla klagandens ärende och informera honom om sina avsikter med avseende på hans befordringspoäng. Klaganden överklagade dessa avsikter den 9 juli 2012.

19. Kommissionen betonade slutligen att den tid som krävdes för att fastställa ett korrekt förfarande för att behandla klagandens ärende inte vållade honom någon skada. Den tillade att om klaganden skulle vinna framgång med sitt överklagande kommer hans karriär att ombildas och han kan till och med befordras retroaktivt, om detta skulle vara motiverat.

20. I sina synpunkter på det formella yttrandet tackade klaganden ombudsmannen för den uppmärksamhet han hade ägnat sitt klagomål. Han ansåg dock att kommissionens försening på 15 månader för att informera honom om sina avsikter i fråga om hans befordringspoäng var oacceptabel, oberoende av de tekniska och/eller rättsliga problem som uppstått.

Ombudsmannens bedömning

21. Av den bevisning som lagts fram av kommissionen och klaganden förstår ombudsmannen att följande händelser inträffade under hans undersökning: Den 3 juli 2012 informerade GD HR klaganden om att de punkter som fortfarande var synliga i hans Sysper2-akt inte längre var giltiga. ”Av rent tekniska skäl kan punkterna inte raderas i Sysper2 eftersom de är kopplade till andra uppgifter i systemet. Tekniskt sett kan de antingen förbli desamma eller ändras men inte raderas ..." Enligt GD HR beslutades det, efter beslut av den överprövande bedömaren, att föreslå tillsättningsmyndigheten för befordran att klaganden skulle tilldelas 10 befordringspoäng. Om klaganden ville överklaga detta beslut var han tvungen att göra detta inom 15 dagar. Om den klagande var nöjd med beslutet skulle GD HR, så snart tillsättningsmyndigheten hade fattat sitt beslut, registrera eventuella skillnader i den klagandes poäng i Sysper2 som ”justeringspoäng”. Den 9 juli 2012 överklagade klaganden ovannämnda beslut. Sammanfattningsvis ansåg klaganden att han förtjänade 12 befordringspoäng (en extra poäng för sitt arbete i institutionens intresse och en extra poäng för kommissionens dröjsmål med att behandla hans ärende).

22. Av ovanstående fakta drar ombudsmannen slutsatsen att kommissionen kort före sommaruppehållet 2012 kunde fatta ett beslut om klagandens befordringspoäng efter hans överklagande av den 16 december 2010. Befordringsmyndigheten kunde inte anta detta beslut, eftersom klaganden överklagade GD HR:s avsikt att föreslå tio befordringspoäng, vilket han ansåg vara otillräckligt.

23. Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att kommissionen objektivt uppfyllde klagandens krav under undersökningens gång.

24. Slutligen noterar ombudsmannen utifrån klagandens synpunkter att han är missnöjd med den tid det tog för kommissionen att behandla hans ärende. Mot bakgrund av institutionens försäkringar om att förseningen inte skulle ha någon negativ inverkan på den klagandes situation och att hans karriär, om det är motiverat, skulle ombildas så att den omfattar eventuell retroaktiv befordran, anser ombudsmannen att det inte är nödvändigt att fortsätta denna undersökning genom att be kommissionen om en förklaring till förseningen [6].

B. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Kommissionen har på ett objektivt sätt tillmötesgått klagandens påstående.

Klaganden och kommissionens ordförande kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 12 juli 2013

[1] I den franska originalversionen: "pour révision, avec l'indication que la procédure soit rerise au stade de l'évaluateur d'appel."

[2] I den franska originalversionen: "[u] ne décision doit maintenaient être prise au sujet des points de promotion."

[3] I den franska originalversionen: "votre message nous signalant la non exécution de la décision sous objet [exécution de la décision relative à la réclamation art. 90 du Statut R/721/10] a été enregistré chez nous comme demande au titre de l'article 90§1..."

[4] I den franska originalversionen: "les intentions de la DG seront transmises sous peu à l'AIPN Promotion."

[5] Kommissionen betonade att den hade lämnat liknande förklaringar i en annan undersökning som genomfördes av ombudsmannen, nämligen undersökningen av klagomål 1576/2011/ANA.

[6] Se fotnot 5 ovan.