Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden, en dansk medborgare som är auktoriserad översättare och tolk, deltog i ett uttagningsprov för frilansande konferenstolkar som anordnades av det interinstitutionella testkontoret för Europaparlamentet, Europeiska kommissionen och domstolen (nedan kallat testkontoret).

2. Den 23 november 2011 uppmanades klaganden att göra ett skriftligt interinstitutionellt ackrediteringsprov (nedan kallat testet), som enligt planerna skulle äga rum i Bryssel den 6 januari 2012. På dagen för provet informerades klaganden om att hon inte skulle tillåtas att delta i det. Skälet till detta var att hon inte hade något examensbevis för konferenstolkning, vilket var ett av de kriterier som krävdes för detta uttagningsprov.

3. Klaganden var missnöjd med denna utveckling och vände sig den 9 februari 2012 till ombudsmannen. I sitt klagomål bestred hon inte kommissionens beslut att anse att hon inte kunde komma i fråga för uttagningsprovet i fråga, utan klagade över att uttagningskommittén, efter att först ha bjudit in henne till provet, i ett senare skede, det vill säga samma dag som provet skulle äga rum, informerade henne om att hon inte skulle tillåtas gå vidare med uttagningsprovet. Detta ledde till en situation där klaganden förgäves hade lagt ned mycket tid på att förbereda sig för detta uttagningsprov och hade avbrutit vissa personliga och yrkesmässiga åtaganden.

Föremålet för utredningen

4. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående och krav.

Påstående:

Klaganden hävdar att testbyrån inte i tid informerade henne om att hon inte skulle ha rätt att delta i provet, som hölls i Bryssel den 6 januari 2012.

Påstående:

Klaganden hävdar att hon bör få lämplig ersättning med tanke på i) den tid och de ansträngningar hon lagt ned på att förbereda sig för det relevanta testet, ii) de förlorade sysselsättningsmöjligheterna i detta sammanhang och iii) inverkan på hennes privatliv.

Utredningen

5. Den 9 februari 2012 ingav klaganden detta klagomål. Den 29 februari 2012 inledde ombudsmannen en undersökning och bad kommissionen att avge ett yttrande [1]. Den 26 april 2012 lämnade kommissionen sitt yttrande. Ombudsmannen vidarebefordrade därefter kommissionens yttrande till klaganden och uppmanade henne att inkomma med synpunkter, vilket hon gjorde den 21 juni 2012. Den 29 oktober 2012 lade ombudsmannen fram ett förslag till vänskaplig förlikning för kommissionen, som lämnade sitt svar och ytterligare information den 5 december 2012 respektive den 11 januari 2013. Klaganden inkom inte med några synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

6. I sitt yttrande hänvisade kommissionen till urvalskommittén och till uttagningskommittén för det aktuella uttagningsprovet. Kommissionen noterade att den inte var organisatoriskt ansvarig för den interinstitutionella granskningskommitténs beslut. Kommissionen klargjorde vidare att det var uttagningskommittén som på provdagen fattade beslutet att inte tillåta klaganden att gå vidare med uttagningsprovet. Med tanke på att uttagningskommittén var en kommitté som inrättats särskilt för detta uttagningsprov och att uttagningsprovet anordnades av provbyrån, som faller under kommissionens ansvar, anser ombudsmannen att det ankommer på kommissionen att ta ansvar för de beslut som fattas av uttagningskommittén.

A. Påstående om underlåtenhet att i tid förse klaganden med information och därmed sammanhängande krav på ersättning

Argument som framförts till ombudsmannen

7. Klaganden hävdade att hon, efter att den 23 november 2011 ha mottagit inbjudan till testet den 6 januari 2012, lade all sin tid och energi på att förbereda sig för testet. Till följd av detta var hon tvungen att avböja vissa anställningsmöjligheter och anpassa sina planer, vilket skulle ha inneburit att hon reste utanför Europa på ett uppdrag. Det faktum att uttagningskommittén inte i tid informerade henne om sitt beslut att inte låta henne göra provet ledde till att hon förlorade ”mycket tid och energi för absolut ingenting”. För att förbereda sig för testet beslutade klaganden också att ställa in en julledighet med sin familj. Klaganden hävdade därför att hon borde få lämplig ersättning med tanke på i) den tid och de ansträngningar som lagts ned på att förbereda sig för det relevanta testet, ii) de förlorade sysselsättningsmöjligheterna i detta sammanhang och iii) inverkan på hennes privatliv.

8. I sitt yttrande bekräftade kommissionen att klaganden faktiskt hade inbjudits att delta i det prov som hölls i Bryssel den 6 januari 2012. Denna inbjudan grundade sig på ett beslut som fattades av den interinstitutionella granskningskommittén den 7 november 2011. Det var kommitténs uppgift att granska ansökningarna från alla kandidater. Kommittén insåg dock inte att klaganden inte uppfyllde alla nödvändiga kriterier, eftersom hon inte hade något diplom i konferenstolkning. I sin ansökan hade klaganden angett att hon hade en magisterexamen i översättning och tolkning, en kandidatexamen i affärsspråk samt en magisterexamen i förlagsverksamhet. Beslutet att kalla henne till det aktuella provet var således felaktigt.

9. Det var först på provdagen som uttagningskommittén upptäckte att klaganden inte uppfyllde alla nödvändiga villkor och fattade beslutet att inte tillåta klaganden att göra provet i fråga. Om hon hade fått göra provet skulle hennes resultat under alla omständigheter ha ogiltigförklarats på grund av att hon inte uppfyllde ett av de huvudsakliga villkoren.

10. När det gäller den ersättning som klaganden begärde uppgav kommissionen att den "beklagar det skrivfel som inträffade i detta fall". Institutionen ansåg dock att den stora personliga och ekonomiska förlust som klaganden hävdade borde mildras av följande:

• Eftersom behörighetskriterierna är fullständigt dokumenterade under hela ansökningsprocessen kan det med rätta hävdas att ansvaret för att kontrollera dem också ligger hos de sökande själva.
• Hennes kostnader för resor och uppehälle ersattes helt av kommissionen.
• Klaganden kunde inte ha lidit de påstådda förlusterna från och med den 22 november 2011, eftersom inbjudan till testet skickades den 23 november 2011.

11. Enligt kommissionen var klagandens krav på ersättning överdrivet och borde dessutom avslås med hänsyn till att hon själv var ansvarig för att kontrollera de relevanta tillträdeskraven.

12. I sitt yttrande påpekade klaganden att hon, efter att ha läst behörighetskriterierna på den relevanta webbplatsen, skickade ett e-postmeddelande med kopior av sina examensbevis till provbyrån och informerades om att hennes ansökan skulle skickas till uttagningskommittén. Hon blev senare inbjuden att göra provet. Klaganden vidhöll att ansvaret för att bjuda in henne till provet låg hos kommissionen, inte hos henne själv, även om hon inte uppfyllde ett av de nödvändiga villkoren. Hon ansåg att hon inte hade någon anledning att tro att hon, efter att ha kallats till det aktuella provet, i slutändan inte skulle tillåtas att göra det.

13. Klaganden ansåg att det var orättvist av kommissionen att å ena sidan bara beklaga det skrivfel som hade begåtts i ärendet och å andra sidan vägra att erkänna att felet hade negativa konsekvenser för henne. Om kommissionen inte erkänner sitt ansvar skulle det innebära att man inte kan lita på EU-tjänstemännens beslut.

Ombudsmannens preliminära bedömning som ledde till ett förslag till vänskaplig förlikning

14. Ombudsmannen konstaterade inledningsvis att kommissionen inte bestred att klaganden inte hade informerats i tid om att hon inte var behörig att göra provet i fråga. Parterna var dock oense om huruvida klaganden hade rätt till annan ersättning än ersättning för sina resekostnader.

15. Ombudsmannen erinrade om att principerna om god förvaltning kräver att administrationen erkänner alla misstag som begåtts och överväger hur sådana misstag kan rättas till. Det tydligaste sättet att börja rätta till ett misstag är att be om ursäkt för det. I det aktuella fallet beklagade kommissionen endast att klagandens ansökan inte var stödberättigande förrän på testdagen. Samtidigt föreslog kommissionen att klaganden borde ha vetat att hon inte uppfyllde villkoren för stödberättigande. Under dessa omständigheter leddes ombudsmannen till slutsatsen att kommissionens blotta uttryck för beklagande inte var tillräckligt.

16. Klaganden bestred inte kommissionens argument att hon inte uppfyllde villkoren för att få delta i det aktuella uttagningsprovet. Hon ansåg dock att kommissionen borde ge ekonomisk ersättning. Kommissionens huvudargument i detta avseende var att klaganden var ansvarig för att kontrollera om hon uppfyllde behörighetskraven för uttagningsprovet i fråga. Ombudsmannen fann inte detta övertygande.

17. Ombudsmannen erinrade om att uttagningsprovet i fråga gällde frilansande konferenstolkar och att klaganden innehade examensbevis inom översättning, tolkning och affärsspråk. Det var därför inte orimligt av henne att anta att dessa examensbevis kunde anses vara relevanta för området konferenstolkning. Klaganden hade lämnat alla nödvändiga uppgifter på ett korrekt sätt. När hon väl hade bjudits in till provet fanns det ingen anledning för henne att tro att hon då skulle hindras från att göra provet.

18. Kommissionen påpekade att klagandens resekostnader hade ersatts. Detta bekräftades av klaganden. Kommissionen verkar dock ha ersatt resekostnaderna för alla sökande som kallats till provet. Denna återbetalning var därför inte nödvändigtvis tillräcklig för att rätta till ett misstag som gjordes endast med avseende på klaganden.

19. Ombudsmannen anser att den omständigheten att klaganden felaktigt hade beräknat sin förberedelseperiod från och med den 22 november, och inte den 23 november 2011, det vill säga den dag då hon hade fått kallelsen till provet, inte kunde ändra kärnan i hennes yrkande, nämligen att hon skulle kompenseras för den tid hon ägnat åt att förbereda provet den 6 januari 2012 och för det faktum att hon var tvungen att avbryta andra personliga och yrkesmässiga åtaganden i detta sammanhang.

20. Ombudsmannen ansåg därför att klaganden, mot bakgrund av omständigheterna i det aktuella fallet, förtjänar en betalning ex gratia. En sådan ex gratia-ersättning tjänar det viktiga syftet att erkänna att institutionen faktiskt har begått ett misstag. Utbetalningen av ex gratia-ersättning visar, utan att skapa ett prejudikat, att institutionen bryr sig om klaganden och samtidigt ger ett positivt svar på ett specifikt klagomål. Detta gynnar inte bara den enskilde utan även institutionen, eftersom det förbättrar dess förbindelser med medborgarna [2].

21. Ombudsmannen noterade att klaganden inte angav vilket belopp hon ansåg skulle betalas till henne av kommissionen. I detta avseende hänvisade hon till i) den tid och de ansträngningar som lagts ned på att förbereda sig för det relevanta testet, ii) de förlorade sysselsättningsmöjligheterna i detta sammanhang och iii) inverkan på hennes privatliv. Klaganden lade inte heller fram någon bevisning till stöd för något av de tre påståendena ovan och kvantifierade inte heller den påstådda materiella och ideella skadan.

22. I detta avseende ansåg ombudsmannen att en sökande normalt inte kan förvänta sig att unionsinstitutionerna ska kompensera honom eller henne för den tid och de ansträngningar som han eller hon lagt ned på att förbereda ett allmänt uttagningsprov som han eller hon därefter inte klarar. Situationen är emellertid en annan när en sökande, såsom i förevarande fall, kallas till ett prov för att på provdagen informeras om att han eller hon inte längre anses behörig att göra provet. Ett sådant beteende kan åtminstone orsaka moralisk skada för en sådan kandidat. Det bör under alla omständigheter noteras att ersättningen för resekostnader inte täcker tidsspillan i samband med resor till och från provet.

23. Med hänsyn till arten av kommissionens misstag och det faktum att klaganden inte lade fram någon bevisning för den påstådda materiella och ideella skada som lidits ansåg ombudsmannen därför att en betalning ex gratia på 300 euro skulle vara ett lämpligt rättsmedel.

24. I enlighet med artikel 3.5 i ledamotsstadgan lade han fram följande förslag till vänskaplig förlikning för kommissionen:

Kommissionen skulle kunna överväga att göra en ex gratia-betalning på 300 euro till klaganden.

De argument som lades fram för ombudsmannen efter hans förslag till vänskaplig förlikning

25. I sitt svar på ombudsmannens förslag noterade kommissionen att den med beaktande av omständigheterna i det aktuella fallet skulle göra en betalning ex gratia på 300 euro till klaganden. Den 11 januari 2013 försåg kommissionen ombudsmannen med bevis för att nämnda betalning hade gjorts den 9 januari 2013.

26. Ombudsmannen uppmanade klaganden att lämna synpunkter om hon så önskade, men hon gjorde inte det.

Ombudsmannens bedömning efter hans förslag till vänskaplig förlikning

27. Ombudsmannen välkomnar kommissionens omedelbara och konstruktiva reaktion i detta ärende. Han har av den omständigheten att klaganden inte har inkommit med något yttrande dragit slutsatsen att kommissionens talan är tillfredsställande. Han anser därför att kommissionen har löst frågan och därmed tillfredsställt klaganden.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Kommissionen har löst frågan och därmed tillfredsställt klaganden.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 19 juni 2013

[1] Förevarande klagomål riktades mot provningsmyndigheten. Med tanke på att testbyrån drivs under ansvar av kommissionens generaldirektorat för tolkning, och närmare bestämt dess enhet för förvaltning av extern konferenstolkpersonal, ansåg ombudsmannen att klaganden ville framföra klagomål mot kommissionen.

[2] Se Europeiska ombudsmannens beslut i ärende 2904/2005/(TN)FOR, som finns på ombudsmannens webbplats.