Bakgrunden till påståendet

1. Den 7 november 2006 offentliggjorde genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur (Eacea) villkorad ansökningsomgång nr 9/2006 inom ramen för det fleråriga kulturprogrammet (2007–2013)[1].

2. Klaganden var samordnare för projektet "AETAS" (Ancient European Theoretical Astronomy Sources - The common roots of the astronomical culture of the European Countries). Projektet lämnades in till Eacea av matematiska institutionen vid det italienska universitetet La Sapienza tillsammans med fem andra europeiska partner: Astronomiska institutet vid vetenskapsakademin, Tjeckien. Max Planck-institutet för vetenskapshistoria, Tyskland. Institutet för vetenskapshistoria, Polen. Universitetet i Barcelona, Spanien. Stockholms universitet, Sverige.

3. Den 26 september 2007 informerade EACEA klaganden om att 66 projekt hade lämnats in senast den sista dagen för inlämnande av förslag, det vill säga den 28 februari 2007. Utvärderingsförfarandet genomfördes i enlighet med budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [2] samt med de kriterier och metoder som anges i de specifikationer som åtföljer ansökningsomgången och som offentliggjordes på Eaceas webbplats. Varje projekt utvärderades av två experter. Om det fanns några betydande skillnader mellan de två utvärderingarna skulle en tredje expert uppmanas att utvärdera det berörda projektet. Finansieringströskeln för 2007 var 84 poäng av 100, vilket var det högsta antalet poäng som skulle tilldelas. AETAS-projektet tilldelades 72,4 poäng av 100. Den fanns därför inte med i förteckningen över de projekt som kunde få bidrag. Eacea skickade också en tabell till klaganden med uppgifter om det betyg som getts för vart och ett av tilldelningskriterierna [3].

4. Den 12 november 2007 skickade klaganden en skrivelse till EACEA och bad om förtydliganden om tilldelningen av negativa poäng under utvärderingsförfarandet. Han bad särskilt kommissionen att klargöra varför den tilldelade -0,25 poäng för ett av tilldelningskriterierna. Samma dag mottog klaganden ett meddelande från enhetschef J med följande lydelse: "Kära Boccaletti, tack för ditt e-postmeddelande. Jag läste ditt brev med stort intresse.

5. Den 7 augusti 2007 offentliggjorde kommissionen en ny villkorad ansökningsomgång [4], nr 23/2007. Villkoren för att lägga fram förslagen och de tillämpliga reglerna var i stort sett desamma som för den villkorade ansökningsomgång som offentliggjordes den 7 november 2006.

6 Matematiska institutionen vid universitetet La Sapienza lämnade in projektet Ancient Cultural European Roots (Acer) tillsammans med sex andra europeiska partner, det vill säga de fem partner som bidrog till att utveckla de projekt som lämnades in inom ramen för den första ansökningsomgången som offentliggjordes i november 2006, plus universitetet i Nice. Klaganden var också samordnare för Acer-projektet.

7. Den 26 juni 2008 informerade EACEA klaganden om att man hade tilldelat Acer-projektet 23,8 poäng. Eftersom finansieringströskeln var 29 poäng fanns den inte med i förteckningen över de projekt som kunde få bidrag. Den 19 juli 2008 skrev klaganden på nytt till EACEA och bad om förtydliganden om den metod som använts under utvärderingsförfarandet. Samtidigt upprepade han sin begäran om förtydligande av användningen av den negativa poäng som tilldelats hans projekt som lämnats in inom ramen för den villkorade ansökningsomgången EACEA nr 09/2006.

8. Den 16 september 2008 svarade enhetschef M. klaganden. Hon informerade honom om att Eacea mottog totalt 72 projekt och att vart och ett av dem utvärderades och utmärktes av enskilda experter på grundval av sju kriterier. Hon räknade vidare upp de sju kriterierna och de betyg som gavs under vart och ett av dem.

9. När det gäller det projekt som klaganden lämnat in inom ramen för den villkorade ansökningsomgången EACEA nr 9/2006 bad M. om ursäkt för det försenade svaret på klagandens skrivelse av den 12 november 2007. Hon anförde följande:

”Även om ert [klagandens] förslag visade på många starka sidor, t.ex. en uttömmande budget och goda kontakter genom era partner, har vissa väsentliga delar inte utvecklats grundligt. Till exempel riktade du dig till ett brett spektrum av målgrupper och riktade akademiker till gymnasieelever, men det verkade ha ett stort gap mellan arbetet och målgrupperna. Våra experter ansåg inte att elever på högstadie- och gymnasienivå skulle bry sig om översättningen av de författare som nämns i ert förslag, vilket som ni vet är en viktig del av ert projekt.

10. Den 3 december 2008 vände sig klaganden till ombudsmannen eftersom han inte var nöjd med ovanstående förklaringar.

Prövningens föremål

11. Den 17 februari 2009 inledde ombudsmannen sin undersökning av följande påståenden och anspråk.

Påstående:

EACEA underlät att svara på den klagandes begäran om förtydliganden om användningen av negativa poäng vid utvärderingen av det förslag som lämnats in av den klagande efter den villkorade inbjudan att lämna förslag som offentliggjordes den 7 november 2006 (förslag nr 9/2006).

Påstående:

Eacea bör svara på klagandens begäran om förtydligande av användningen av negativa poäng.

Frågeställningen

12. Ombudsmannen inledde sin undersökning den 17 februari 2009. Den 5 mars 2009 skickade klaganden ytterligare korrespondens, som analyserades av ombudsmannen. Den 26 maj 2009 informerade ombudsmannen klaganden om att han på grundval av sin bedömning av skrivelsen av den 5 mars 2009 drog slutsatsen att omfattningen av hans undersökning förblev oförändrad.

13. Den 30 september 2009 lämnade EACEA sitt yttrande, som sedan översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Klaganden inkom inte med några synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstående om EACEA:s underlåtenhet att svara på klagandens begäran om förtydligande och det därmed sammanhängande påståendet

Argument som framförts till ombudsmannen

14. I sitt klagomål hävdade klaganden att EACEA inte hade svarat på hans begäran om förtydliganden om användningen av negativa poäng vid utvärderingen av det förslag som han lämnade in inom ramen för den villkorade ansökningsomgången EACEA nr 9/2006.

15. I sitt yttrande medgav Eacea att man inte hade lämnat detaljerad information till klaganden om hans specifika begäran om utvärderingskommitténs användning av negativa poäng.

16. Kommissionen förklarade att utvärderingen av de projekt som Eacea mottagit genomfördes i enlighet med innehållet i den villkorade ansökningsomgången Eacea nr 9/2006 och dess ”specifikationer”, som offentliggjordes på Eaceas webbplats. Utöver behörighets-, uteslutnings- och urvalskriterierna bedömdes de bidragsberättigande ansökningarna också på grundval av de tilldelningskriterier som anges i punkterna 8.1–8.4 i ”Specifikationer”. De gällde i) programmets mål, ii) det europeiska mervärdet, iii) förslagets kvalitet och iv) spridning och främjande av verksamhet.

17. I punkt 8.5 i "Specifikationerna" angavs dessutom att förslag vars huvudsakliga verksamhet var att i) utformning och användning av webbplatser och underhåll av dessa, ii) utformning och användning av tidskrifter och tidningar, iii) utformning och organisation av konferenser och möten, iv) utarbetande av studier och rapporter och v) förlängning eller förlängning av projekt som får eller har fått gemenskapsfinansiering från Kultur 2000-programmet under de 24 månader som föregår dagen för offentliggörandet av förslagsinfordran.

18. Eacea förklarade vidare att de projekt som innehöll en eller flera av de verksamheter som beskrivs i punkt 17 bestraffades med negativa poäng, från 0 till -5. Alla projekt utvärderades på grundval av samma kriterier, med full respekt för principen om likabehandling. När det gäller klagandens projekt betonade Eacea vidare att tilldelningen av negativa poäng hade haft en mycket minimal inverkan på den övergripande utvärderingen. Projektet skulle inte ha godkänts även om det inte hade fått negativa poäng [5].

19. Eacea betonade slutligen att man hade beslutat att avskaffa tilldelningen av negativa poäng till projekt som lämnats in i samband med framtida ansökningsomgångar.

20. Klaganden inkom inte med några synpunkter på EACEA:s yttrande.

Ombudsmannens bedömning

21. EACEA underlät inledningsvis att behandla klagandens begäran om information om utvärderingskommitténs användning av negativa poäng.

22. Under denna undersökning besvarade EACEA emellertid klagandens begäran. I sitt yttrande lämnade kommissionen detaljerad information om utvärderingsförfarandet för de mottagna projekten och användningen av negativa poäng. Ombudsmannen anser att genom att göra detta verkar EACEA ha erkänt att denna information ursprungligen kunde och borde ha lämnats till klaganden. I detta avseende hänvisade Eacea inte till några särskilda lagbestämmelser. Ombudsmannen noterar dock att det i artikel 109.1 i budgetförordningen föreskrivs att ”beviljandet av bidrag ska omfattas av principerna om öppenhet”. I artikel 22 första stycket i den europeiska kodexen för god förvaltningssed anges dessutom att "tjänstemannen skall, när han har ansvar för ärendet i fråga, ge allmänheten den information som de begär … Tjänstemannen skall se till att den information som lämnas är tydlig och begriplig".

23. Mot bakgrund av den ytterligare information som Eacea lämnat till klaganden anser ombudsmannen att Eacea verkar ha tillmötesgått klagandens påstående.

24. Eftersom klaganden inte har lämnat några synpunkter på byråns yttrande anser ombudsmannen att det inte är motiverat att göra några ytterligare undersökningar av detta klagomål.

C. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Ombudsmannen anser att inga ytterligare undersökningar är motiverade.

Klaganden och Eacea kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Utfärdat i Strasbourg den 2 juli 2010

[1] En villkorad ansökningsomgång är en ansökningsomgång som genomförs under förutsättning att vissa villkor är uppfyllda. När det gäller villkorad ansökningsomgång nr 9/2006 hade Europeiska kommissionens förslag avseende kulturprogrammet (2007–2013) ännu inte antagits formellt av unionslagstiftaren när det offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning 2006 (EUT C 270, 2006, s. 11). Kommissionen beslutade dock att offentliggöra förslagsinfordran för att i) möjliggöra ett snabbt genomförande av detta program efter det att unionslagstiftaren antagit den relevanta rättsliga grunden, och ii) göra det möjligt för potentiella mottagare av gemenskapsbidrag att utarbeta sina förslag så snart som möjligt.

Genomförandet av ansökningsomgångar under 2007 omfattades särskilt av följande villkor: i) Europaparlamentets och rådets antagande av den slutliga texten till den rättsliga grunden för inrättandet av programmet, utan några väsentliga ändringar. ii) Antagande, efter hänskjutande till programkommittén, av det årliga arbetsprogrammet för kulturprogrammet (2007–2013), de allmänna riktlinjerna för dess genomförande samt urvalskriterier och urvalsförfaranden. och iii) budgetmyndighetens antagande av Europeiska unionens budget för 2007.

[2] Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, EGT L 248, 2002, s. 1–48.

[3] De tilldelningskriterier som experterna använder och de poäng som tilldelas under var och en av dem beskrivs nedan:

a) Förslagets europeiska mervärde och dess potential att skapa hållbart samarbete på europeisk nivå (23,01 poäng av 30).

b) Förslagets kvalitet: Åtgärdens konstnärliga/kulturella kvalitet (14,34 poäng av 20).

c) Förslagets kvalitet: Den sökande organisationens (samordnarens) och medarrangörernas operativa kapacitet (7,67 poäng av 10).

d) Förslagets kvalitet: Metoden: genomförandemetod och budgetens tydlighet (12,75 poäng av 15),

e) Förslagets kvalitet: Spridning och främjande av verksamhet (11,53 poäng av 15).

f) Främjande av interkulturell dialog (3,35 poäng av 5).

g) Projektet består inte i första hand av webbplatser, studier och rapporter eller är inte en upprepning av projekt som tidigare finansierats av EU (-0,25 poäng av 5).

[4] EUT C 184, 2007, s. 5.

[5] Klagandens projekt fick ett negativt betyg på -0,25 och ett slutbetyg på 72,4 poäng av 100. Finansieringsgränsen var 84 poäng.