Bakgrunden till klagomålet

1. Förevarande ärende rör avslaget på klagandens bidragsansökan på grund av en påstådd underlåtenhet att lämna in en teknisk/berättande rapport.

2. Klaganden är en italiensk ideell förening. Den 13 mars 2012 lämnade den in en bidragsansökan som svar på ansökningsomgången JUST/2011-2012/FRC/AG/4000002773 [1] (nedan kallad ansökningsomgången) som anordnades av Europeiska kommissionen. Klagandens ansökan bestod av totalt 37 ärenden.

3. Genom en skrivelse av den 25 maj 2012 underrättade kommissionen klaganden om att dess ansökan hade avslagits på grund av att en årlig teknisk rapport/berättelse (nedan kallad bilaga 8 i förslagsinfordran) inte hade bifogats ansökan. Kommissionen grundade sig på punkt 6.2.2 i inbjudan att lämna förslag, enligt vilken bidragsansökan skulle lämnas in via det föreskrivna systemet på ett standardformulär med alla nödvändiga bilagor korrekt ifyllda.

4. Den 6 juni 2012 besvarade klaganden kommissionens ovannämnda skrivelse och ansåg att den hade laddat upp hela ansökningsakten, inklusive bilaga 8, på ett korrekt sätt. Kommissionen bifogade även en skärmdump som visade att ansökningsakten hade laddats upp på ett korrekt sätt samt andra handlingar som bekräftade att ansökan hade lämnats in.

5. Kommissionen skickade ytterligare ett svar till klaganden den 20 juni 2012 och förklarade att ett ärende med titeln ”bilaga 8” faktiskt bifogades klagandens ansökan, men att detta ärende inte innehöll organisationens årliga tekniska rapport/berättelse utan endast en förklarande not till dess balansräkning för 2010.

6. Den 20 juni 2012 skrev klagandens advokat till kommissionen och upprepade klagandens åsikt att dess ansökan var fullständig och korrekt.

7. Klaganden skickade ytterligare en skrivelse till kommissionen den 27 juni 2012 och bad om förtydliganden om hur den tekniska rapporten/berättelsen skulle se ut, eftersom varken ansökningsomgången eller vägledningen för sökande [2] innehöll någon mall eller några specifikationer för innehållet, uppgifterna eller informationen i rapporten. Den enda hänvisningen till den tekniska/berättigande rapport som ingick i de handlingar som den klagande hade tillgång till var att dokumentet är ”en årlig teknisk/berättigande rapport från den ansökande organisationen för det föregående året”.

8. Den 13 juli 2012 svarade kommissionen klaganden och förklarade att det faktiskt inte finns någon mall eller referensmodell för den tekniska rapporten/berättelsen. Den kan således presenteras i vilket format som helst. Kommissionen förklarade vidare att syftet med kravet på att inge rapporten är att ha tillräckliga bevis för en sökandes operativa och yrkesmässiga kapacitet för att slutföra den föreslagna åtgärden. I detta syfte bedömer kommissionen nyckelpersonalens meritförteckningar för att bedöma om de har den kompetens, erfarenhet och kapacitet som krävs för att genomföra projektet. De verksamheter och projekt under det föregående året som skall redovisas i den tekniska rapporten/berättelsen gör det dessutom möjligt för kommissionen att få en klar bild av den sökandes samlade kompetens, kvalifikationer och erfarenhet. Slutligen tillade kommissionen att frågor om förslagsinfordran kunde ha skickats via e-post till en särskild brevlåda. Kommissionen har emellertid inte mottagit någon begäran om klargörande av den aktuella rapportens format eller innehåll.

9. Den 10 september 2012 vände sig klaganden till Europeiska ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

10. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påståenden och påståenden:

Påstående

Kommissionen uteslöt felaktigt klagandens bidragsansökan från den materiella utvärderingen, eftersom den påstods ha underlåtit att lämna in en teknisk/berättande rapport.

Fordringar

(1) Kommissionen bör utvärdera den klagandes bidragsansökan.

(2) Kommissionens framtida ansökningsomgångar bör inte innehålla krav som inte är tillräckligt tydliga och därmed kan misstolkas.

Utredningen

11. Den 2 oktober 2012 begärde ombudsmannen att kommissionen skulle avge ett yttrande om klagandens påståenden och påståenden. Den 23 januari 2013 översände kommissionen sitt yttrande, som översändes till klaganden för synpunkter. Eventuella synpunkter skulle ha inkommit senast den 28 februari 2013. Klaganden inkom dock inte med några synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkning

12. Klaganden framförde ett påstående och två påståenden. Med tanke på deras faktiska samband kommer ombudsmannen att behandla dem tillsammans.

A. Påstående om att kommissionen felaktigt uteslöt klagandens bidragsansökan från den materiella utvärderingen på grund av den påstådda underlåtenheten att lämna in en teknisk/berättande rapport och det första och det andra påståendet

Argument som framförts till ombudsmannen

13. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen felaktigt uteslöt dess bidragsansökan från den materiella utvärderingen på grund av den påstådda underlåtenheten att lämna in en teknisk/berättande rapport. Till stöd för denna uppfattning hävdade klaganden att i) kravet på att lämna in en teknisk rapport/berättelse inte specificerades, och ii) de handlingar som klaganden lämnade in uppfyllde detta krav i sak. Klaganden hävdade att kommissionen borde utvärdera sin bidragsansökan och att kommissionens framtida ansökningsomgångar inte borde innehålla krav som inte är tillräckligt tydliga och därför kan misstolkas.

14. I sitt yttrande påpekade kommissionen för det första att det i en inbjudan att lämna förslag måste anges vilka styrkande handlingar som de sökande måste lägga fram för att visa att de är stödberättigade. Kommissionen hänvisade vidare till artikel 115.1 i budgetförordningen [3], enligt vilken ”urvalskriterierna ska göra det möjligt att bedöma den sökandes förmåga att slutföra den föreslagna åtgärden eller det föreslagna arbetsprogrammet”.

15. Kommissionen förklarade vidare att det också följer av artikel 173.2 i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen [4] att ”ansökan ska visa sökandens rättsliga ställning och ekonomiska och operativa förmåga att genomföra den föreslagna åtgärden eller det föreslagna arbetsprogrammet”. I detta avseende förklarade kommissionen att en sökandes förmåga måste bedömas utifrån två aspekter, nämligen i) den finansiella och ii) den operativa eller tekniska kapaciteten. Med hänvisning till artikel 176 i genomförandebestämmelserna hävdade kommissionen att den sökande måste ha ”stabila och tillräckliga finansieringskällor för att kunna fortsätta sin verksamhet under hela den period under vilken åtgärden genomförs eller det år för vilket bidraget beviljas och för att kunna delta i finansieringen” och ”den yrkeskompetens och de yrkeskvalifikationer som krävs för att genomföra den föreslagna åtgärden eller det föreslagna arbetsprogrammet [...]”.

16. När det gäller den operativa kapaciteten förklarade kommissionen att den kan bedömas på grundval av de sökandes kvalifikationer, yrkeserfarenhet och referenser på det berörda området. Precis som när det gäller ekonomisk kapacitet är det viktigt att ange vilka styrkande handlingar som ska läggas fram för att kontrollera den sökandes operativa kapacitet. Därför begärdes meritförteckningar för de personer som i första hand ansvarar för att förvalta och genomföra insatsen och organisationernas beskrivande/tekniska rapporter för detta ändamål.

17. Med hänvisning till ordalydelsen i inbjudan att lämna förslag och vägledningen för sökande förklarade kommissionen vilka handlingar som måste bifogas ansökan. När det gäller klagandens ansökan var det dokument som klaganden lämnat in och laddat upp som bilaga 8 en förklarande not i balansräkningen där de relevanta budgetposterna förklarades, vilket klaganden själv har medgett. Dokumentet innehöll inga bevis på sökandens kvalifikationer, yrkeserfarenhet och referenser inom det berörda området. Det finns inte heller några andra handlingar som sökanden har lämnat in inom ramen för denna ansökningsomgång som gör det möjligt för kommissionen att fastställa huruvida sökanden uppfyllde kravet på operativ kapacitet, såsom anges i punkt 15 ovan.

18. Mot bakgrund av ovanstående ansåg kommissionen att klagandens ansökan inte uppfyllde de krav som anges i förslagsinfordran, där det uttryckligen angavs att ansökan inte kommer att anses vara stödberättigande i avsaknad av någon av handlingarna. Kommissionen såg därför ingen anledning att gå vidare med utvärderingen av klagandens förslag.

19. Kommissionen förklarade vidare att det obligatoriska kravet att lämna in den beskrivande/tekniska rapporten har funnits med i alla ansökningsomgångar som förvaltats av det berörda generaldirektoratet sedan 2010. Detta generaldirektorat har tagit emot nästan 2 000 ansökningar om finansiering sedan dess, och ingen sökande, förutom klaganden, har bestridit avslagen på dessa grunder eller begärt ett förtydligande av detta krav. Kommissionen ansåg därför att detta krav var tillräckligt tydligt. Kommissionen tillade dessutom att sökandena, innan tidsfristen för att lämna in ansökan löper ut, har möjlighet att kontakta kommissionens avdelningar och ställa frågor om inbjudan att lämna förslag om de behöver förtydliganden. Klaganden utnyttjade dock inte denna möjlighet.

20. Klaganden inkom inte med några synpunkter på kommissionens yttrande.

Ombudsmannens bedömning

21. Ombudsmannen noterar att de relevanta delarna av avsnitt 8 i inbjudan att lämna förslag har följande lydelse:

”De sökande ska lämna in följande styrkande handlingar i sitt eget format:

[...]

Bilaga 8. Den sökande organisationens årliga tekniska rapport/berättelse för föregående år.”

[...]

En ansökan anses vara fullständig endast om ansökningsformuläret och alla bilagor bifogas och laddas upp i tid i Primos under ett enda registreringsnummer.

Om någon av handlingarna saknas ska ansökan inte anses vara stödberättigande.”

22. Dessutom innehåller avsnitt 10 i inbjudan att lämna förslag följande information: ”Läs handledningen för sökande noga, eftersom den innehåller alla uppgifter som krävs för att ansöka. Den innehåller förklaringar och ytterligare uppgifter om de villkor som ska uppfyllas, de dokument som ska fyllas i och lämnas in samt instruktioner om hur detta ska göras med hjälp av PRIAMOS. Det betraktas som en integrerad del av villkoren för ansökningsomgången.”

23. I punkt 4.6.6 i vägledningen för sökande anges följande:

”Den sökande organisationens årliga tekniska rapport/berättelse för föregående år – bilaga 8

! Anmärkning 16.

Bilaga 8 ska inte lämnas in om sökanden är ett statligt organ (t.ex. ministerium, lokal, regional, nationell eller federal myndighet, kommun eller annat offentligt organ) eller ett universitet. Ovannämnda enheter bör dock vara beredda att tillhandahålla handlingarna på begäran av kommissionen.”

24. I förevarande mål förefaller det råda oenighet om vad som ska förstås med en "teknisk rapport/berättelse". Det är ostridigt att den akt som klaganden skickade som en "teknisk rapport/berättelse" var en förklarande not till klagandens balansräkning för 2010, en kopia av vilken klaganden också bifogade sitt klagomål till ombudsmannen.

25. Ombudsmannen noterar att de bestämmelser som citeras i punkterna 21–23 ovan inte innehåller någon definition eller beskrivning av vad en teknisk rapport/berättelse är. Det ska samtidigt erinras om att kommissionen, såsom nämnts i punkterna 14 och 15 ovan, hänvisade till de tillämpliga bestämmelserna i budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser, enligt vilka kommissionen objektivt ska kunna kontrollera sökandens kvalifikationer, yrkeserfarenhet och andra relevanta referenser för att kontrollera dennes kompetens, erfarenhet och förmåga att genomföra projektet.

26. I detta avseende anser ombudsmannen att kommissionens tolkning av vad en teknisk rapport/berättelse är förefaller rimlig mot bakgrund av de tillämpliga bestämmelserna i budgetförordningen och dess genomförandebestämmelser. Klaganden hävdade att de uppgifter som den lämnade i huvudsak motsvarade en "teknisk rapport/berättelse". Efter att ha granskat den ansökan som lämnats in av klaganden, särskilt det dokument som laddats upp som bilaga 8, noterar ombudsmannen att det innehöll information om frågor som klagandens fasta och andra tillgångar, antal anställda och avtalsförpliktelser, dock utan att tillhandahålla några konkreta bevis på klagandens operativa eller yrkesmässiga kapacitet. Ombudsmannen anser därför att den begärda informationen inte lämnades in och att kommissionen därför hade rätt att avslå klagandens ansökan.

27. Frågan kvarstår dock om kommissionen redan från början klargjorde vad den avsåg med begreppet "teknisk rapport/berättelse". I detta avseende bör det noteras att vägledningen för sökande endast innehöll information om att en "teknisk rapport/berättelse" inte bör lämnas in om sökanden är ett statligt organ. Kommissionen hävdade i huvudsak att erfarenheten hade visat att termen "teknisk rapport/berättelse" var tillräckligt tydlig och att den, om klaganden hade några tvivel, kunde ha bett om förtydliganden. Ombudsmannen anser att dessa argument är övertygande och drar därför slutsatsen att det inte förekom några administrativa missförhållanden i kommissionens verksamhet. Med tanke på att det i förevarande mål har visat sig att begreppet kan bli föremål för feltolkningar anser han emellertid att det vore klokt att undanröja alla risker för feltolkningar i framtiden. En förklaring eller beskrivning av vad som avses med begreppet ”teknisk rapport/berättelse” skulle dessutom minska behovet för potentiella sökande att be kommissionen om förtydliganden avseende detta begrepp.

28. Kommissionen skulle därför kunna överväga möjligheten att i sina framtida ansökningsomgångar och/eller vägledningar för sökande inkludera en förklaring eller beskrivning av vad som avses med en "teknisk rapport/berättelse". Ombudsmannen kommer därför att göra ytterligare en anmärkning nedan.

B. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Det förekom inga administrativa missförhållanden i kommissionens verksamhet.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Ytterligare anmärkning

Kommissionen skulle kunna överväga möjligheten att i sina framtida ansökningsomgångar och/eller vägledningar för sökande inkludera en förklaring eller beskrivning av vad som avses med en "teknisk rapport/berättelse".

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 30 maj 2013

[1] http://ec.europa.eu/justice/newsroom/files/frc_call_for_proposals-_action_grants_2011-2012_en.pdf

[2] http://ec.europa.eu/justice/newsroom/files/guide_for_applicants_action_grants_2011-2012_en.pdf

[3] Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 248, 2002, s. 1). Denna förordning har upphävts genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (EUT L 298, 2012, s. 1).

[4] Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 357, 2002, s. 1).