Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden är ett italienskt aktiebolag som tillhandahåller tekniska tjänster för forskningssektorn. Det förvaltade två projekt, IST-2000-26038 PISA och IST-2001-37244 MOSES (nedan kallade PISA- respektive MOSES-kontrakten eller MOSES-projekten), inom ramen för Europeiska unionens femte ramprogram. Europeiska kommissionen ingick ett bidragsavtal med klaganden för att medfinansiera dessa två projekt, som den senare genomförde som en del av ett konsortium.

2. I januari 2007 inledde kommissionen ett revisionsförfarande och bad ett privat revisionsföretag att genomföra en revision och utarbeta en slutlig revisionsrapport för de två ovannämnda projekten. I rapporten drogs slutsatsen att klaganden hade överskattat kostnaderna för sitt deltagande i Pisa-projektet, medan klaganden kunde ha krävt högre kostnader för sitt deltagande i MOSES-projektet.

3. Den 7 september 2007 vände sig klaganden till kommissionen och begärde en utbetalning till förmån för MOSES-projektet. Klaganden grundade sin begäran på slutsatserna i revisionsrapporten.

4. Genom en skrivelse av den 8 januari 2008 underrättade kommissionen klaganden om att klaganden, för eventuella underbetalda belopp, skulle behöva lämna in reviderade kostnadsredovisningar inom 60 dagar efter mottagandet av skrivelsen. Dessutom hänvisade den till det högsta finansiella tak som föreskrivs i det relevanta avtalet samt till tillgängliga medel.

5. Den 5 mars 2008 informerade klaganden kommissionen om att den skulle lämna in kostnadsredovisningarna i enlighet med detta.

6. I en skrivelse till klaganden av den 15 augusti 2008 hänvisade kommissionen till Pisa-avtalet och informerade klaganden om sin avsikt att återkräva ett belopp på 7 571,90 euro med motiveringen att ”kommissionen hade beräknat effekterna av slutsatserna från revisionen på de totala stödberättigande kostnaderna”. Till följd av denna bedömning drog kommissionen slutsatsen att de totala kostnader som klaganden deklarerat och tidigare godtagit hade överskattats. Kommissionen uppmanade dessutom klaganden att inkomma med synpunkter inom en månad efter mottagandet av skrivelsen.

7. Klaganden svarade kommissionen den 12 september 2008. Klaganden instämde i det belopp som skulle betalas enligt Pisa-avtalet. Med tanke på att MOSES-avtalet hade varit föremål för samma revision föreslog klaganden dock att ovannämnda belopp skulle dras av från det belopp som skulle betalas till klaganden på grundval av MOSES-avtalet. Klaganden begärde därför att kommissionen skulle betala 40 829 euro till klaganden.

8. I sin skrivelse till klaganden av den 29 september 2008 hänvisade kommissionen till sin skrivelse till klaganden av den 8 januari 2008 och revisionsrapporten och angav följande: ”alla kompletterande betalningar är begränsade till det högsta finansiella tak som anges i avtalet och tillgängliga medel”. Den påminde klaganden om att en avräkning endast kunde vara möjlig om en betalning skulle göras till klaganden av kommissionen, och att det för detta ändamål var nödvändigt för klaganden att förse kommissionen med reviderade kostnadsredovisningar för MOSES-projektet.

9. Klaganden mottog från kommissionen en debetnota av den 31 oktober 2008 till ett belopp av 7 571,90 euro för Pisaprojektet.

10. Klaganden skrev på nytt till kommissionen den 1 december 2008 och tog upp frågan om ovannämnda debetnota och möjligheten att kvitta beloppen, vilket klaganden tidigare hade föreslagit i sin skrivelse av den 12 september 2008.

11. Den 14 januari 2009 svarade kommissionen klaganden. Kommissionen hävdade att ”för att en kompensation ska kunna ske måste den kompletterande betalningen fastställas på ett korrekt sätt” och hänvisade till de relevanta tidsfristerna för betalningar och finansiella tak som föreskrivs i MOSES-avtalet.

12. Den 27 maj 2009 skrev klaganden till kommissionen och uppgav att de begärda uppgifterna redan hade skickats till den.

13. Den 4 augusti 2009 upprepade kommissionen att den behövde reviderade kostnadsredovisningar för MOSES-projektet, vilket var en förutsättning för att fastställa en eventuell ytterligare betalning till klaganden.

14. Den 18 september 2009 skrev klaganden till kommissionen och uppgav att ”vi nu skickar er de tecknade kostnaderna, enligt revisionen”.

15. I sitt svar av den 14 december 2009 upprepade kommissionen för klaganden att den behövde få de korrekt ifyllda kostnadsredovisningarna. Kommissionen upprepade också sin åsikt att revisionsrapporten i sig inte utgjorde nya och reviderade kostnadsredovisningar från klaganden och att rapporten inte kunde betraktas som en betalningsansökan.

16. Den 9 februari 2010 skickade klaganden en ny skrivelse till kommissionen, i vilken denne återigen uppmanades att göra den begärda betalningen. Den klagande uttryckte också sin avsikt att vidta rättsliga åtgärder om ingen betalning skulle göras till den.

17. Den 20 juni 2011 vände sig klaganden till Europeiska ombudsmannen med detta klagomål.

Föremålet för utredningen

18. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående och krav.

Påstående

Kommissionen betalade inte klaganden 40 829 euro för de tekniska tjänster som den tillhandahöll.

Anspråk

Kommissionen bör betala klaganden 40 829 euro för de tekniska tjänster som den tillhandahållit.

Utredningen

19. Den 30 augusti 2011 bad ombudsmannen kommissionen om ett yttrande över klagandens påstående och anspråk. Ombudsmannen bad också kommissionen att förse honom med kopior av de två kontrakten och alla andra handlingar som är relevanta för detta klagomål. Kommissionen översände sitt yttrande den 16 december 2011 tillsammans med den ytterligare dokumentation som ombudsmannen begärt, inklusive kopior av de två kontrakten. Kommissionen hänvisade till sin omfattande skriftväxling med klaganden. Yttrandet översändes sedan till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Klaganden inkom med sina synpunkter på yttrandet den 27 februari 2012.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkning

20. Eftersom klagandens påstående och anspråk har ett nära samband förefaller det rimligt att ombudsmannen behandlar dem tillsammans.

A. Påstådd underlåtenhet att betala klaganden 40 829 euro för de tekniska tjänster som tillhandahållits och därmed sammanhängande anspråk

Argument som framförts till ombudsmannen

21. I sitt klagomål gjorde klaganden sammanfattningsvis gällande att kommissionen enligt uppgifterna i revisionsrapporten är skyldig klaganden 40 829 euro (det vill säga 50 procent av det belopp som följer av en kreditbetalning på 96 801 euro för MOSES-projektet minus en debetbetalning på 15 144 euro för Pisa-projektet).

22. Klaganden noterade att den hade skickat olika skrivelser och e-postmeddelanden till kommissionen om sitt påstående. Enligt klaganden svarade kommissionen aldrig i denna fråga. Den påstods endast ha skickat flera skrivelser med en begäran om att klaganden skulle betala skulderna avseende Pisa-projektet.

23. I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter. Kommissionen påpekade att enligt MOSES-avtalet ska ansökningar om betalning lämnas in i form av särskilda formulär för kostnadsredovisningar. Formulären utgör en del av avtalet och användningen av dem är obligatorisk enligt artikel 4.2 i bilaga II till MOSES-avtalet.

24. Kommissionen tillade att klaganden under den period som omfattas av avtalet vederbörligen använde dessa formulär för att lämna in de fem periodiska kostnadsredovisningar som föreskrivs i avtalet och som gav upphov till betalningar. Kommissionen noterade att efter det att EU:s slutliga ekonomiska bidrag till projektet hade fastställts gjordes en sista utbetalning till klaganden den 6 december 2005. Kommissionen uppgav att den hade uppfyllt alla sina avtalsförpliktelser.

25. Kommissionen noterade att artikel 26 i bilaga II till MOSES-avtalet avser finansiella revisioner och fortsätter att gälla efter avtalets slutdatum och angav att den hade inlett ett förfarande för återkrav av utestående belopp och uppmanade klaganden att inkomma med synpunkter. Den fortsatte med att säga att revisionerna inte syftar till att identifiera ytterligare stödberättigande kostnader som uppdragstagaren kan ha begärt ersättning för, särskilt när det rör sig om avslutade kontrakt. För öppenhetens och rättvisans skull rapporterar revisorerna dock inte bara justeringar till förmån för kommissionen utan inkluderar även potentiella justeringar till förmån för uppdragstagaren.

26. I revisionsrapporten drogs följande slutsatser om justeringar av kostnader som godtagits av kommissionen till förmån för klaganden för MOSES-projektet.

27. Revisionsrapporten visade att ett ytterligare belopp på 89 121,98 euro i forskningskostnader skulle ha uppfyllt de kriterier för stödberättigande som anges i avtalet under den tidsperiod som omfattas av avtalet. Revisionsrapporten som identifierade de motsvarande potentiella justeringarna till förmån för klaganden utgjorde dock inte en begäran om betalning från uppdragstagaren. Kommissionen betonade att endast kostnadsredovisningar som lämnats in av uppdragstagaren och godkänts av kommissionen kan ge upphov till betalning i enlighet med artikel 3.1 i bilaga II till avtalet.

28. Därför uppmanade kommissionen klaganden fem gånger att lämna in reviderade kostnadsredovisningar som skulle inkludera de stödberättigande kostnader som identifierades i revisionsrapporten men som inte begärdes i de periodiska kostnadsredovisningar som lämnades in under de perioder som omfattas av avtalet. Kommissionen angav vidare att den aldrig hade ifrågasatt huruvida en sådan begäran kunde tas upp till sakprövning. Klagandens begäran kunde dock inte beviljas i avsaknad av de reviderade kostnadsredovisningarna.

29. Slutligen hänvisade kommissionen i sitt yttrande till sin omfattande korrespondens med klaganden och tillhandahöll även den ytterligare dokumentation som ombudsmannen begärt, inbegripet kopior av de två avtalen.

30. I sina synpunkter vidhöll klaganden i huvudsak sin ståndpunkt och de argument som den framförde i sitt klagomål genom att hävda att kommissionen borde betala 40 829 euro för de tekniska tjänster som den tillhandahöll.

31. Den höll med kommissionen om att syftet med revisionen inte var att identifiera ytterligare godtagbara kostnader som klaganden kunde redovisa. Klaganden betonade att även om det i rapporten konstaterades att kostnaderna för Pisa-projektet hade överskattats med 15 144,29 euro, konstaterades det i rapporten också att kostnader till ett värde av 96 801,80 euro var godtagbara och kunde ha begärts för MOSES-projektet.

32. Klaganden påpekade vidare att kommissionen i sin skrivelse av den 8 januari 2008 inte i vederbörlig ordning hade informerat klaganden om det förfarande som skulle följas för att utföra revisionens resultat.

33. Klaganden nämnde också att de två aktuella projekten var de första som den hade genomfört med ekonomiskt stöd från unionen och att den, när det gäller MOSES-projektet, inte hade varit medveten om att den kunde kräva tillbaka en del av kostnaderna förrän revisionsrapporten och kommissionens uttalanden i detta avseende offentliggjordes.

34. Företaget hävdade därefter att när de kostnadsjusteringar som ingick i revisionsrapporten hade godtagits av de berörda parterna kunde de inte längre ifrågasättas. Till stöd för detta argument hänvisade kommissionen till artikel 26 i bilaga II till MOSES-avtalet.

35. Slutligen upprepade klaganden att den hade lämnat alla kostnadsredovisningar och styrkande handlingar till det revisionsföretag som utarbetade revisionsrapporten och att den hade samarbetat med kommissionen i god tro.

Ombudsmannens bedömning

36. Ombudsmannen erinrar om att man i revisionsrapporten drog slutsatsen att även om vissa kostnader hade överskattats för Pisa-projektet kunde klaganden ha deklarerat högre kostnader för MOSES-projektet. Ingen av parterna i förevarande klagomål har bestritt detta.

37. Han noterar dessutom att kommissionen inte uteslöt en kvittning av principskäl, utan snarare angav att den inte kunde genomföra en kvittning utan att först ha mottagit en begäran om betalning från klaganden i form av de relevanta kostnadsredovisningarna.

38. Av detta följer att den fråga som ombudsmannen ska ta ställning till är huruvida kommissionens ståndpunkt, det vill säga att klaganden efter revisionsrapporten inte lämnade in de kostnadsredovisningar som krävdes avseende merkostnader för MOSES-projektet, är rimlig. Med tanke på att tvisten i fråga gäller tiden efter revisionen är klagandens argument att den inte var medveten om att den kunde kräva tillbaka en del av kostnaderna innan revisionsrapporten offentliggjordes inte relevant.

39. Ombudsmannen påpekar att artikel 4.1 i MOSES-avtalet innehåller detaljerade bestämmelser om redovisning av klagandens kostnader. Enligt avtalet ska samordnaren bland annat lämna in kopior av de kostnadsredovisningar som krävs enligt avtalet, i enlighet med artikel 4 i bilaga II till avtalet. Enligt artikel 4.2 b i bilaga II ska avtalsparterna lämna in sina kostnadsredovisningar till kommissionen i den särskilda form som avses i del E-1 i den bilagan. Följaktligen förefaller det uppenbart att slutsatserna i en revisionsrapport i sig inte ersätter de kostnadsredovisningar som en uppdragstagare är skyldig att lämna in till kommissionen. Ombudsmannen noterar att klaganden i sina synpunkter hänvisade till artikel 26 i bilaga II till MOSES-avtalet. Denna artikel, som ger kommissionen befogenhet att vidta alla lämpliga åtgärder som den anser nödvändiga, befriar inte klaganden från skyldigheten att följa artikel 4 i MOSES-avtalet och därmed från skyldigheten att tillhandahålla kostnadsredovisningar. Ombudsmannen anser därför att kommissionens ståndpunkt är rimlig.

40. Ombudsmannen anser vidare att kommissionen vederbörligen informerade klaganden, för första gången genom en skrivelse av den 8 januari 2008, om att klaganden skulle behöva lämna in reviderade kostnadsredovisningar för att kunna göra anspråk på eventuella underbetalda belopp. I sin efterföljande korrespondens med klaganden påminde kommissionen upprepade gånger klaganden om att kommentarerna i revisionsrapporten om potentiella justeringar till förmån för klaganden inte utgjorde en begäran om betalning från entreprenören. I stället kan endast kostnadsredovisningar som lämnats in av uppdragstagaren och godkänts av kommissionen ge upphov till en betalning.

41. När det gäller klagandens argument att den hade lämnat alla kostnadsredovisningar till revisionsföretaget noterar ombudsmannen att de kostnadsredovisningar som klaganden hänvisar till endast är de som den hittills har lämnat in till kommissionen. Om klaganden vill få ersättning för merkostnader som han eller hon inte tidigare har redovisat måste han eller hon dock lämna in relevanta nya, reviderade kostnadsredovisningar till kommissionen.

42. Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att det inte förekom några administrativa missförhållanden i kommissionens verksamhet.

B. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Det förekom inga administrativa missförhållanden i kommissionens verksamhet.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 8 maj 2013