Bakgrunden till påståendet

1. Klaganden är anställd vid det europeiska konsumentcentrumet i Tyskland (nedan kallat det tyska konsumentcentrumet). Det tyska ECC har två anläggningar, Kehl och Kiel. Klaganden arbetar på ECC:s kontor i Kiel. Det tyska ECC-nätverket ingår i ett nätverk av ECC-centrum i hela EU (nedan kallat ECC-nätverket). ECC-nätverket medfinansieras genom bidrag från medlemsstaterna och Europeiska unionen. EU-bidragen, som tillhandahålls på grundval av en bidragsöverenskommelse som undertecknats av Europeiska kommissionen och bidragsmottagaren, har vanligtvis en löptid på ett år, med undantag för 2007 och 2008, då en bidragsöverenskommelse omfattade båda åren.

2. Klaganden var anställd av det tyska konsumentcentrumet på grundval av ett projektbaserat tidsbegränsat anställningsavtal som löpte ut i slutet av 2008. Hans arbetsgivare försäkrade honom om att hans kontrakt skulle förlängas så snart den fick det bidragsavtal som undertecknats av kommissionen, vilket bekräftade kommissionens ekonomiska stöd för år 2009. Enligt klaganden var förlängningen av hans anställningsavtal således beroende av kommissionens godkännande av bidragsavtalet för 2009.

3. Förfarandet för att ansöka om bidrag regleras av Europaparlamentets och rådets beslut nr 1926/2006/EG av den 18 december 2006 om inrättande av ett program för gemenskapsåtgärder på området konsumentpolitik [1]. Medlemsstaterna måste lämna in sina bidragsansökningar inom en viss tidsfrist, som för bidrag för 2009 var den 14 augusti 2008. Ansökningarna skulle lämnas in på papper, och de avgörande faktorerna för om tidsfristen respekterades var antingen poststämpeln eller det datum då ansökan lämnades in personligen till kommissionen.

4. Den 1 juli 2008 begärde det tyska konsumentcentrumet att tidsfristen för inlämnande av ansökningar skulle förlängas till och med den 14 september 2008. På begäran av flera andra medlemsstater förlängde kommissionen den 23 juli 2008 denna tidsfrist till den 5 september 2008. Kommissionen uppmanade dock de medlemsstater som kunde göra detta att lämna in sina ansökningar senast det datum som ursprungligen planerats, för att underlätta handläggningen av ansökningarna och se till att alla bidragsöverenskommelser kan undertecknas i tid. Syftet är att se till att ECC:s verksamhet inleds så snart som möjligt under 2009.”

5. Den 5 september 2008 översände direktören för det tyska kulturhuvudstadscentrumet, G., den tyska ansökan om kulturhuvudstad till kommissionen. Ansökan skickades också till kommissionen elektroniskt samma dag.

6. Den 3 december 2008 skickade kommissionen en förteckning över frågor till det tyska ECC angående dess ansökan. Den 12 december 2008 besvarade det tyska konsumentcentrumet dessa frågor och ingav, i enlighet med kommissionens förslag, en ändrad ansökan. Den 16 december 2008 begärde kommissionen ytterligare upplysningar, som det tyska konsumentcentrumet lämnade den 17 december 2008.

7. Den 22 december 2008 informerade det tyska konsumentcentrumet kommissionen per e-post om att det behövde det undertecknade bidragsavtalet för 2009 för att säkerställa att dess kontor i Kiel fungerade normalt. Kommissionen förklarade att i avsaknad av ett undertecknat avtal skulle tre anställda, varav en var klaganden, vara arbetslösa från och med den 2 januari 2009.

8. Den 22 och den 23 december 2008 underrättade kommissionen det tyska konsumentcentrumet om att prövningen av dess ansökan hade tagit längre tid än väntat på grund av behovet av att klargöra vissa frågor. Det beklagade förseningen och förklarade att det borde kunna underteckna avtalet i början av januari.

9. Den 5 januari 2009 vände sig klaganden till ombudsmannen (klagomål 1/2009/NM). Detta klagomål rörde samma fråga som förevarande klagomål. Den klagande informerade dock därefter ombudsmannen om att han ville dra tillbaka sitt klagomål. Mot denna bakgrund avslutades klagomål 1/2009/NM den 19 januari 2009, och klaganden underrättades om detta.

10. Den 20 januari 2009 informerade kommissionen det tyska ECC om att bidragsavtalet för 2009 hade godkänts. Den 21 januari 2009 översändes bidragsavtalet till det tyska ECC för undertecknande. Efter det att det tyska kulturhuvudstadscentrumet hade undertecknat bidragsavtalet undertecknades det av kommissionens utanordnare den 30 januari 2009.

11. Den 21 januari 2009 kunde klaganden återuppta sitt arbete vid ECC:s kontor i Kiel.

12. Den 1 februari 2009 ingav klaganden detta klagomål till ombudsmannen.

Prövningens föremål

13. I sitt klagomål hävdade klaganden att kommissionens hantering av 2009 års bidragsavtal för det tyska ECC var kraftigt försenad.

14. Klaganden hävdade att kommissionen antingen borde godkänna eller avslå framtida ansökningar före den 1 januari för att tillhandahålla en rättslig grund för genomförandet av projektet och för ingåendet av anställningsavtal på nationell nivå.

Frågeställningen

15. Den 10 mars 2009 inledde ombudsmannen en undersökning och bad kommissionen om ett yttrande över klagomålet.

16. Kommissionen avgav sitt yttrande den 29 juni 2009. Yttrandet översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som han översände den 30 augusti 2009.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstående om försenad handläggning av bidragsavtalet för 2009

Argument som framförts till ombudsmannen

17. Klaganden hävdade att kommissionens hantering av 2009 års bidragsavtal för det tyska konsumentcentrumet var kraftigt försenad.

18. I sitt yttrande hävdade kommissionen att den inte hade åsidosatt någon av sina skyldigheter. Kommissionen påpekade att rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget [2] (nedan kallad budgetförordningen) inte förpliktade kommissionen att underteckna ett avtal före årets slut. Kommissionen tillade att det i artikel 112.1 i budgetförordningen föreskrivs att "bidrag får beviljas för en åtgärd som redan har inletts", förutsatt att det kan visas att det var nödvändigt att inleda en sådan åtgärd och att kostnaderna inte uppstod innan bidragsansökan lämnades in. Eftersom det tyska ECC lämnade in sin ansökan i september 2008 ansåg kommissionen att kostnader som uppkommit i januari 2009, innan bidragsavtalet undertecknades, därför skulle ha varit stödberättigande.

19. Kommissionen förklarade vidare att den hade utvärderat ansökningarna i kronologisk ordning efter deras ankomst, med början i de många ansökningar som inkommit inom den ursprungliga tidsfristen den 14 augusti 2008, och att den inte hade börjat behandla den tyska ansökan om ECC förrän i november 2008. Enligt kommissionen berodde den påstådda förseningen i handläggningen av ansökan på att den tyska ansökan om ECC inkom relativt sent jämfört med andra ansökningar. Dessutom behövde flera aspekter av ansökan klargöras, varav vissa gällde det tyska ECC:s komplexa karaktär och svårigheterna med att samordna de två anläggningarna.

20. Kommissionen påpekade att den höll G fullständigt informerad om alla steg i processen under december 2008 och januari 2009, inbegripet det faktum att bidragsavtalet skulle undertecknas i början av januari 2009.

21. Kommissionen betonade att den inte hade något direkt ansvar för anställningskontrakten för ECC-nätverkets personal. Det faktum att värdorganisationen för ECC:s kontor i Kiel beslutade att erbjuda klaganden ett årligt kontrakt som kan förnyas var inte kommissionens ansvar. Kommissionen tillade att andra anställda, såsom K., chefen för Kielkontoret, var anställda på grundval av fleråriga avtal.

22. Kommissionen noterade dock att den var fullt medveten om att vissa ECC-stödmottagare kan ha likviditetsproblem. Kommissionen delade därför den klagandes övertygelse om att alla bidragsöverenskommelser helst bör undertecknas före utgången av det år som föregår det år för vilket bidraget begärs.

23. I sina slutsatser upprepade kommissionen sin ståndpunkt att den inte hade åsidosatt någon av sina finansiella skyldigheter. Kommissionen tillade att den beklagade om behandlingen av detta ärende orsakade klaganden några olägenheter.

24. I sina synpunkter hävdade klaganden att begäran om förlängning av den ursprungliga tidsfristen för inlämnande av ansökningar inte berodde på några särskilda problem som kunde ha funnits i Tyskland. Kommissionen beviljade vanligtvis en ganska kort tidsfrist för att lämna in sådana ansökningar, och tidsfristen sammanföll med mitten av den huvudsakliga semesterperioden. Som ett resultat av detta uttryckte många medlemmar i ECC-nätverket regelbundet önskemål om en förlängning av tiden.

25. Klaganden påpekade vidare att kommissionen nyligen gav ett organ i Luxemburg i uppdrag att granska ansökningarna och att förfarandet för att välja ut detta organ genomfördes under hösten 2008. Enligt honom kunde det således antas att förseningen i handläggningen av den tyska ansökan om ECC berodde på kommissionen.

26. Klaganden hävdade vidare att det utbyte av e-postmeddelanden som ägde rum i december 2008 mellan kommissionen och G. inte utgjorde en tillräcklig grund för att hans arbetsgivare skulle bevilja honom en förlängning av hans anställningsavtal. Kommissionens uttalande om att kostnader som uppkommit före undertecknandet av bidragsavtalet kan vara stödberättigande kan dock vara relevant i framtiden.

27. Klaganden tillade att hans situation inte kunde jämföras med situationen för K., chefen för Kiels kontor, eftersom denna person hade arbetat för det tyska ECC sedan 1998.

28. Klaganden invände mot kommissionens argument att den inte var ansvarig för anställningskontrakten för ECC-nätverkets personal. Han godtog att personalens avtalspart var det berörda europeiska konsumentcentrumet och att kommissionen inte kunde förväntas ta hänsyn till arbetsrättsliga bestämmelser i 27 medlemsstater samt i Norge och Island. Klaganden betonade dock att det är av intresse för kommissionen att ECC-nätverket fungerar väl och att den därför bör se till att ansökningarna behandlas i god tid, och under alla omständigheter före utgången av det år som föregår det år för vilket bidraget begärs.

Ombudsmannens bedömning

29. Ombudsmannen noterar att kommissionen hävdade att den inte åsidosatte någon av sina skyldigheter enligt budgetförordningen. Detta förefaller vara korrekt, och klaganden bestred inte kommissionens ståndpunkt i denna fråga. Med tanke på att kommissionen således föreföll uppfylla sina rättsliga skyldigheter i detta fall återstår det att kontrollera huruvida det sätt på vilket den hanterade den aktuella ansökan också var förenligt med principerna om god förvaltningssed.

30. När det gäller denna fråga anser ombudsmannen att god förvaltningssed kräver att beslut om ansökningar om ECC-bidrag för ett visst år fattas före årets början för att omfattas av bidragsavtalet, såvida inte objektiva skäl gör det omöjligt att göra detta. Kommissionen har med rätta påpekat att den inte är direkt ansvarig för anställningen av ECC-personal. Det tycks emellertid inte bestridas att den verksamhet som bedrivs av de europeiska konsumentcentrumen, som består i att informera konsumenterna om deras rättigheter, ligger i EU:s intresse. Kommissionen verkar inte heller bestrida att ECC:s, eller åtminstone det tyska ECC:s, funktion till viss del är beroende av medfinansiering från EU. Framför allt bestred kommissionen inte klagandens huvudargument, nämligen att hans anställningsavtal endast kunde förlängas av ECC i Tyskland om kommissionen beviljade ekonomiskt stöd till det tyska ECC för år 2009.

31. I sitt yttrande angav kommissionen att ett sådant bidragsavtal under vissa omständigheter skulle kunna täcka utgifter som uppkommit innan det undertecknades. Även om denna möjlighet förvisso är användbar, vilket klaganden medgav, anser ombudsmannen att ingen försiktig ekonomisk aktör kan förväntas ådra sig utgifter som ska täckas av en bidragsöverenskommelse innan den överenskommelsen har undertecknats av kommissionen. Ombudsmannen påpekar dessutom att han har behandlat många fall där kommissionen insisterat på att finansiella skyldigheter från dess sida inte uppstår innan en bidragsöverenskommelse har undertecknats, och att en stödmottagare som ådrar sig kostnader före undertecknandet gör det på egen risk. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att det är fullt förståeligt att ECC i Kiel föredrog att invänta ingåendet av bidragsavtalet innan anställningskontrakten för den berörda personalen förlängdes.

32. Ombudsmannen anser dessutom att klagandens ställning, som medlem av det tyska centrumets personal, knappast kan jämföras med K:s ställning, som chef för det senares kontor i Kiel. Ombudsmannen noterar under alla omständigheter att kommissionen inte tycks bestrida att klagandens fortsatta anställning vid det tyska europeiska konsumentcentrumet var beroende av EU-finansiering för 2009, medan K:s anställning inte var det.

33. Ombudsmannen noterar dessutom att kommissionen själv medger att ansökningar om bidrag till europeiska kulturhuvudstäder bör behandlas före utgången av det år som föregår det år för vilket bidraget begärs.

34. När det gäller det aktuella ärendet noterar ombudsmannen att kommissionen inte slutförde sin handläggning av bidragsansökan för det tyska europeiska kulturhuvudstadsåret 2009 förrän under andra hälften av januari 2009. Det kan hävdas att det avgörande datumet i detta avseende är den 30 januari 2009, det vill säga den dag då kommissionen undertecknade bidragsavtalet. Det tyska ECC tycks emellertid anse att det relevanta datumet är den 20 januari 2009, det datum då kommissionen underrättade det om att dess ansökan om bidrag för 2009 hade godkänts. Klaganden verkar inta samma ståndpunkt. Ombudsmannen anser därför att han bör grunda sin granskning på antagandet att den 20 januari 2009 är det relevanta datumet.

35. På grundval av detta noterar ombudsmannen att handläggningen av den relevanta ansökan avslutades senare än den borde ha varit för att följa principerna för god förvaltningssed.

36. I sitt yttrande anförde kommissionen två skäl till denna försening. För det första att den tyska ECC-ansökan kom relativt sent i förhållande till andra ansökningar, och för det andra att det behövdes förtydliganden avseende flera aspekter av ansökan.

37. När det gäller det första skälet noterar ombudsmannen att den relevanta ansökan lämnades in inom den (förlängda) tidsfrist som kommissionen fastställt för detta ändamål. Kommissionen hade ett tydligt ansvar för att organisera sitt arbete på ett sådant sätt att alla ansökningar som lämnades in inom tidsfristen skulle behandlas före årets slut. Det förefaller emellertid som om kommissionen inte började pröva den tyska ansökan om ECC förrän i november 2008, det vill säga mer än två månader efter det att den lämnades in. Detta är desto mer förvånande mot bakgrund av kommissionens uttalande att många av de andra ansökningarna hade inkommit inom den ursprungliga tidsfristen, dvs. den 14 augusti 2009. Detta tyder på att kommissionen skulle ha haft mer tid till sitt förfogande för att hantera ansökningarna.

38. När det gäller det andra skälet godtar ombudsmannen att kommissionens behandling av den tyska ansökan om ECC-bidrag försenades på grund av behovet av förtydliganden. Det bör dock noteras att från den första begäran om ytterligare upplysningar den 3 december 2008 till dess att de sista saknade upplysningarna lämnades in den 17 december 2008, förflöt exakt två veckor (14 dagar). Det dröjde dock till den 20 januari 2009 innan kommissionen informerade det tyska konsumentcentrumet om att avtalet hade godkänts. Ombudsmannen anser att den tid som krävs för ytterligare förtydliganden är en sidofråga, eftersom det inte påverkar det faktum att kommissionen tog längre tid än den borde ha hanterat den relevanta ansökan.

39. Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att kommissionen inte säkerställde att den relevanta ansökan behandlades så snabbt som den borde ha varit. Detta är ett administrativt missförhållande. I sitt yttrande påpekade kommissionen att den skulle vilja beklaga "om behandlingen av detta ärende har orsakat klaganden några olägenheter". Ombudsmannen anser att detta villkorliga uttryck för ånger inte är ett tillfredsställande svar. Klaganden drabbades av betydande "olägenheter", nämligen förlusten av två tredjedelar av en månads inkomst. En kritisk anmärkning kommer därför att göras nedan.

B. Yrkande om handläggning av framtida ansökningar

Argument som framförts till ombudsmannen

40. Klaganden hävdade att kommissionen antingen borde godkänna eller avslå framtida ansökningar före den 1 januari för att tillhandahålla en rättslig grund för genomförandet av projektet och för ingåendet av anställningsavtal på nationell nivå.

41. I sitt yttrande tog kommissionen inte uttryckligen upp detta påstående.

Ombudsmannens bedömning

42. Ombudsmannen noterar att även om kommissionen inte uttryckligen behandlade klagandens påstående godtog den att ansökningar om bidrag till europeiska kulturhuvudstäder skulle behandlas före utgången av det år som föregick det år för vilket bidraget begärs. Det kan därför förväntas att kommissionen kommer att gå vidare i enlighet med detta när det gäller framtida ansökningar.

43. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte finns någon grund för ytterligare undersökningar av klagandens påstående.

C. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande kritiska anmärkning:

God administrativ praxis kräver att beslut om ansökningar om ECC-bidrag för ett visst år fattas före början av det år som ska omfattas av bidragsavtalet, såvida det inte är omöjligt att göra det av objektiva skäl. I det aktuella fallet drar ombudsmannen slutsatsen att kommissionen inte säkerställde att den relevanta ansökan behandlades så snabbt som den borde ha gjort och att den inte lade fram objektiva skäl för att motivera den försening som inträffade. Detta är ett administrativt missförhållande.

Klaganden och Europeiska kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 15 december 2009

[1] EUT L 404, 2006, s. 39.

[2] EGT L 248, s. 1.