Bakgrunden till påståendet

1. Klaganden, en österrikisk medborgare, ansökte om tjänsten som projektansvarig inom området förnybar energi vid Europeiska kommissionens genomförandeorgan för konkurrenskraft och innovation (EACI)[1]. Genomförandeorganet förvaltar programmet Intelligent energi – Europa på Europeiska kommissionens vägnar. Efter en intervju informerades klaganden om att hans ansökan inte hade bifallits.

2. Den 22 maj 2008 skickade klaganden ett e-postmeddelande till chefen för enheten för förnybar energi med en begäran om återkoppling om varför hans ansökan avslogs. Han frågade också om det var möjligt att ha en kort diskussion om frågan.

3. Samma dag svarade chefen för enheten för förnybar energi klaganden och förklarade att genomförandeorganet inte inleder sådana diskussioner.

4. Samma dag svarade klaganden och klargjorde att han inte hade några problem med att acceptera beslutet att inte anställa honom. Han uppgav dock att han var intresserad av att få feedback så att han kunde identifiera sina svagheter.

5. Den 2 juni 2008 vände sig klaganden till Europeiska ombudsmannen. I sitt klagomål till ombudsmannen underströk klaganden att han var bekymrad över den allmänna frågan om öppenhet i EACI:s rekryteringsförfaranden och inte över sin personliga situation.

Prövningens föremål

6. Klaganden hävdade att genomförandeorganet i princip inte förklarade skälen till avslaget för de sökande till genomförandeorganets tjänster.

Frågeställningen

7. Klagomålet skickades till ombudsmannen den 2 juni 2008. Den 11 september 2008 inledde ombudsmannen en undersökning och informerade både Europeiska kommissionen och genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation om detta klagomål. Han bad kommissionen att samråda med genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation för att avgöra om kommissionen eller genomförandeorganet bör avge ett yttrande.

8. Den 28 oktober 2008 översände genomförandeorganet sitt yttrande om klagomålet till ombudsmannen. Den 12 november 2008 översändes yttrandet till klaganden för synpunkter. Den 17 februari 2009 återsändes ombudsmannens skrivelse till klaganden märkt ”Flyttad”. Den 4 mars 2009 översände ombudsmannen yttrandet till klaganden för synpunkter via e-post.

9. Den 11 maj 2009 kontaktade ombudsmannen klaganden per telefon för att fråga om han hade mottagit genomförandeorganets yttrande och om han var nöjd med resultatet av undersökningen. Klaganden bekräftade att han hade mottagit yttrandet. Samma dag översände klaganden sina synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Anklagelse om underlåtelse att förklara skälen till deras vägran

Argument som framförts till ombudsmannen

10. Klaganden hävdade att genomförandeorganets rekryteringsförfaranden borde vara öppnare.

11. I sitt yttrande bekräftade genomförandeorganet att det är fullt medvetet om sina skyldigheter enligt tjänsteföreskrifterna och i enlighet med domstolens rättspraxis [2], de allmänna principerna i EU-lagstiftningen och den europeiska kodexen för god förvaltningssed, särskilt artikel 18 [3], att motivera varje enskilt beslut som fattas.

12. Genomförandeorganet medgav att klaganden hade identifierat ett behov av ytterligare åtgärder som skulle öka medvetenheten om de normer som ska följas inom ramen för urvalsförfarandena.

13. Genomförandeorganet beklagade det händelseförlopp som ledde fram till detta klagomål. I detta avseende underströk genomförandeorganet att det är normal praxis för dess anställda att lämna ytterligare information till sökande som begär sådana uppgifter, efter att ha mottagit underrättelser om deras resultat. Genomförandeorganet instämde i att den återkoppling per telefon och e-post som gavs till klaganden som svar på hans förfrågningar var otillräcklig, oförenlig med byråns förfaranden och i strid med byråns gängse praxis.

14. Genomförandeorganet underströk att det kommer att vidta nödvändiga åtgärder för att förhindra att detta upprepas och se till att framtida ledamöter i uttagningskommittén är bättre medvetna om de sökandes rätt till information.

15. Den 28 oktober 2008 lämnade genomförandeorganet i sin skrivelse till klaganden de ytterligare förklaringar som han begärt avseende utvärderingen av hans prestationer. Genomförandeorganet bad om ursäkt för att det inte hade lämnat klaganden ovanstående förklaringar vid tidpunkten för hans begäran.

16. I sina synpunkter tackade klaganden ombudsmannen. Han uttryckte sin tillfredsställelse med resultatet och uttryckte en förhoppning om att framtida begäranden om information kommer att behandlas i enlighet med genomförandeorganets skrivelse av den 28 oktober 2008.

Ombudsmannens bedömning

17. Ombudsmannen välkomnar genomförandeorganets konstruktiva svar i denna undersökning.

18. Ombudsmannen konstaterar att klaganden har uttryckt sin fulla tillfredsställelse när det gäller de ytterligare förklaringar som lämnats av genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation samt resultatet av detta ärende.

19. Ombudsmannen uttrycker sin tillfredsställelse över genomförandeorganets serviceinriktade och positiva reaktion på detta klagomål. Genomförandeorganet har tagit itu med de problem som klaganden tagit upp genom att identifiera ytterligare åtgärder inom sina avdelningar för att förbättra tjänstemännens medvetenhet om tillämpliga administrativa normer. Genom att göra detta har genomförandeorganet förbättrat sina administrativa förfaranden till förmån för medborgarna.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det i enlighet med genomförandeorganets beslut.

Klaganden, genomförandeorganet för konkurrenskraft och innovation samt Europeiska kommissionen kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 12 juni 2009

[1] Programmet Intelligent energi - Europa är EU:s verktyg för att finansiera åtgärder för att förbättra dessa villkor och föra oss mot ett mer energiintelligent Europa.

[2] Mål T-54/91, Nicole Almeida Antunes mot Europaparlamentet, REG 1992, s. II-1739.

[3] Artikel 18 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed, Skyldighet att motivera beslut:

1. I varje beslut av institutionen som kan ha en negativ inverkan på en privatpersons rättigheter eller intressen ska skälen för beslutet anges tydligt, med angivande av relevanta fakta och den rättsliga grunden för beslutet.

2. Tjänstemannen skall undvika att fatta beslut som grundar sig på korta eller vaga grunder eller som inte innehåller någon individuell motivering.

3. Om det på grund av det stora antalet personer som berörs av liknande beslut inte är möjligt att i detalj meddela skälen till beslutet och om standardsvar därför lämnas, skall tjänstemannen garantera att han senare förser den medborgare som uttryckligen begär det med en individuell motivering.