Strasbourg den 31 oktober 2007

Bästa D.,

Den 1 februari 2007 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) angående det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/36/05, som syftade till att rekrytera språkhandläggare (AD5) för det rumänska språket inom översättningsområdet. Den 7 februari 2007 kompletterade du ditt klagomål genom att skicka ytterligare information.

Den 27 mars 2007 vidarebefordrade jag ditt klagomål till Epsos direktör.

Den 30 april 2007 översände Epso sitt yttrande, som jag översände till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter.

Inga synpunkter har inkommit från er.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/36/05, som syftade till att rekrytera språkhandläggare (AD5) för det rumänska språket inom översättningsområdet. Den 1 juni 2006 deltog klaganden i tillträdesproven, det vill säga prov a och b.

Den 22 juni 2006 informerade Epso henne om att hon inte hade klarat tillträdesproven.

Klaganden var övertygad om att hon hade gett korrekta svar på åtminstone frågorna om muntligt resonemang, nämligen test b. Testet hölls på hennes modersmål, det vill säga franska.

Den 30 juni 2006 bad hon Epso att tillhandahålla kopior av hennes svar och av rutnätet med korrekta svar.

Den 3 juli 2006 svarade Epso att den inte kunde tillmötesgå klagandens begäran och uppgav att

”Alla frågor som [klaganden] besvarade under tillträdesproven hämtades från en databas som utvecklats av Epso. Eftersom denna databas (...) kommer att användas inom ramen för andra uttagningsprov kan Epso inte meddela innehållet utan att allvarligt äventyra uttagningskommitténs arbete (...).”

Epso uppgav vidare att ett eventuellt utlämnande av innehållet i denna databas skulle kunna ge sökande som potentiellt skulle kunna informeras om innehållet en mer fördelaktig ställning. Epso informerade också klaganden om att urvalsprov finns tillgängliga på Epsos webbplats.

Den 11 juli 2006 begärde klaganden i ytterligare ett e-postmeddelande till Epso att hennes svar skulle granskas på nytt och upprepade sin tidigare begäran om tillgång till sina egna svar och till rutnätet med korrekta svar. Hon påminde också Epso om att de sökande enligt vägledningen för sökande har rätt att få kopior av sina svar, tillsammans med en förteckning över de rätta svaren. Slutligen ansåg hon att Epso, genom att vägra henne tillgång till hennes svar, hade agerat i strid med principen om öppenhet och klagandens rätt att få information om sig själv. I detta avseende citerade hon punkt E i meddelandet om uttagningsprov: "... de sökande tillerkänns en särskild rätt att få tillgång till viss information som rör dem direkt och individuellt (...)."

Den 25 juli 2006 svarade Epso att tillgång till de rätta svaren inte kunde ges av samma skäl som angavs i Epsos skrivelse av den 3 juli 2006. Epso hänvisade inte specifikt till klagandens begäran om omprövning av hennes svar, men informerade henne om att hon hade svarat korrekt på 27 frågor av totalt 30 i delprov a, och därmed fått 9 poäng av totalt 10, och 13 frågor av totalt 26 i delprov b, och därmed fått 10 poäng av totalt 20. Epso konstaterade också följande:

"inom ramen för de urvalsprov som Epso anordnat tidigare gjorde alla sökande samma prov samma dag och samtidigt. Alla sökande fick därför identiska frågor och fick därför ta frågorna med sig och, om de så begärde, en förteckning över de rätta svaren på dessa frågor. Detta förfarande förklaras i vägledningen för sökande, som uttryckligen hänvisar till urvalsprov och inte tillträdesprov. De tillträdesprov som klaganden deltog i har dock en annan karaktär som gör det omöjligt att sprida frågor mellan de sökande.”

Epso tillade att man är fast besluten att ge tydligare och exaktare förklaringar i den nya utgåvan av vägledningen för sökande.

Klaganden ansåg först att Epsos beteende var inkonsekvent: Å ena sidan lovade kommissionen kandidaterna i sin vägledning för sökande att de skulle få tillgång till sina svar, och å andra sidan nekade kommissionen dem denna rätt när en kandidat försökte utöva den. För det andra instämde hon inte i den annorlunda behandling som ges vad som kallas ”urvalsprov” jämfört med vad som kallas ”intagningsprov”. Hon påpekade i detta avseende att Epso själv använder båda termerna alternativt och utan åtskillnad. Sammanfattningsvis gjorde hon gällande att båda begreppen har samma betydelse för Epso, det vill säga att de utgör preliminära eller första urvalsprov som ger tillgång till de skriftliga proven.

Klaganden vände sig därför till Europeiska ombudsmannen.

Klaganden hävdade att Epso i) i samband med sitt deltagande i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/36/05 felaktigt hade vägrat att skicka kopior av hennes svar, tillsammans med en utvärderingsmall som visar de rätta svaren, och ii) inte hade motiverat avslaget på ett korrekt sätt.

Hon hävdade också att Epso iii) inte hade omprövat hennes svar till följd av hennes begäran av den 11 juli 2006.

Klaganden hävdade att Epso i) borde skicka kopior av hennes svar tillsammans med utvärderingsmallen med de rätta svaren.

Dessutom begärde hon att Epso ii) skulle skicka henne en uppdelning av uppgifterna efter nationalitet, hemvist och nuvarande anställning för de sökande som godkänts i urvalsproven. Hon hänvisade till de sökandes anställning vid institutionerna vid den tidpunkt då de deltog i uttagningsproven.

Frågeställningen

Epsos yttrande

Epsos yttrande kan sammanfattas på följande sätt:

Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/36, vars meddelande om uttagningsprov offentliggjordes den 15 november 2005 i Europeiska unionens officiella tidning C 282A. Detta meddelande om uttagningsprov kompletterades med ytterligare upplysningar som offentliggjordes den 22 mars 2006 (EUT C 70A). I avsnitt B (Antagningsprov) i meddelandet om uttagningsprov föreskrevs att Epso, för att göra ett preliminärt urval för tillträde till uttagningsprovet, skulle anordna tillträdesprov för alla sökande. Dessa skulle genomföras antingen direkt på dator i specialiserade centrum under en tidsperiod som fastställs av Epso, eller på papper i provcentrum och på samma dag för alla sökande.

Den 27 februari 2006 informerade Epso de sökande, däribland klaganden, vars ansökningar hade registrerats på ett korrekt sätt och deras registrering bekräftade att tillträdesproven skulle hållas på dator och att de därför borde reservera den tid och det datum då de önskade delta i proven.

I enlighet med avsnitt B.1 i meddelandet om uttagningsprov genomfördes två tillträdesprov som var och en bestod av en rad flervalsfrågor: i) prov a) för att bedöma kunskaper om Europeiska unionen, dess institutioner och politik som var markerade på en skala från 0 till 10, med ett godkänt resultat på 5, och ii) prov b) för att bedöma allmän förmåga, särskilt verbala och resonerande färdigheter, som var markerade på en skala från 0 till 20, med ett godkänt resultat på 10.

Klaganden fick godkänt resultat i båda proven, men hennes totala poäng var inte tillräcklig för att hon skulle kunna rangordnas bland de 450 sökande som hade de högsta poängen. Hon fick 19 poäng av 30 medan den lägsta poängen bland de 450 bästa kandidaterna var 22.387 poäng.

Den 22 juni 2006 informerade Epso klaganden om hennes resultat och om att hon inte fick delta i nästa etapp av uttagningsprovet.

Den 30 juni 2006 bad klaganden Epso per e-post att skicka henne en kopia av hennes tillträdesprov, en förteckning över de rätta svaren och en förklaring till varför de var korrekta.

Den 3 juli 2006 svarade Epso att hon inte kunde få de begärda uppgifterna, eftersom de frågor hon hade besvarat ingick i en omfattande databas med frågor som även användes i andra uttagningsprov. Epso kunde därför inte lämna ut frågor från databasen utan att undergräva uttagningskommitténs beslutsprocess. Dessutom skulle ett eventuellt utlämnande av databasens innehåll kunna gynna vissa sökande. Epso uppgav också att urvalsproven fanns tillgängliga på Epsos webbplats för att göra det möjligt för de sökande att bekanta sig med vilken typ av prov de kan komma att anordna.

Den 10 juli 2006 (1) upprepade klaganden sin begäran och angav att hon ville få reda på sina fel. Hon uppgav också att meddelandet om uttagningsprov och vägledningen för sökande gav henne rätt att få tillgång till sina prov.

Den 25 juli 2006 svarade Epso att den inte kunde tillmötesgå hennes begäran och att det var nödvändigt att skilja mellan de urvalsprov som tidigare hade anordnats och de tillträdesprov som hade anordnats på dator. Epso underströk att frågorna i de (gamla) urvalsproven var desamma för alla sökande och att proven anordnades samtidigt för dem alla. Som ett resultat fick kandidaterna ta med sig sin kopia av frågorna efter tentamen och även be om de rätta svaren. Antagningsproven har dock en annan karaktär som gör det omöjligt att lämna ut frågorna till de sökande. Epso informerade också klaganden om den metod som använts för att beräkna klagandens poäng i proven för varje fråga, antalet korrekta svar samt resultaten och beräkningen av hennes sammanlagda poäng.

När det gäller klagandens påstående om Epsos vägran att skicka klagandens svar (och frågor (2)) samt de korrekta svaren uppgav Epso att meddelandet om uttagningsprov innehöll två möjligheter att anordna tillträdesproven: i) direkt på dator under en tidsperiod som fastställs av Epso, eller ii) på papper, som hålls samtidigt för alla sökande. Epso noterade också att datorbaserade prov utgör ett nytt tillvägagångssätt i uttagningsförfaranden. I vägledningen för sökande anges dock endast en möjlighet att anordna tillträdesprov i enlighet med meddelandet om uttagningsprov, nämligen prov på papper. I handledningen föreskrivs bland annat följande: ”En allmän regel är att proven och/eller de skriftliga proven hålls samtidigt för alla sökande på alla angivna provplatser (...) om uttagningsprovet har urvalsprov har sökande rätt att på begäran få en kopia av sina svar tillsammans med en förteckning över korrekta svar.”

I de uttagningsprov där proven i pappersform hålls samma dag för alla sökande och på alla angivna provplatser samtidigt är proven identiska för alla sökande. I de datorbaserade tillträdesproven kan de sökande däremot, inom en viss tidsfrist som meddelas alla sökande, välja ett datum och en tid som passar dem. Dessutom får alla sökande tio frågor, vars totala svårighet är lika stor som svårigheten hos de frågor som alla andra sökande får. Frågorna väljs ut för varje sökande helt slumpmässigt från en databas, vilket innebär att de sökande per definition inte gör samma prov.

Informationen i vägledningen för sökande var således endast tillämplig på de prov som var identiska för alla sökande och som hölls samma dag. Epso uppgav också att handledningen, mot bakgrund av den ökande användningen av datorbaserade prov i de uttagningsprov som hållits sedan det aktuella uttagningsprovet ägde rum, har ändrats i enlighet med detta och att den aktuella informationen i handledningen nu är otvetydig när det gäller de handlingar som de sökande kan få tillgång till.

Epso hänvisade vidare till fördelarna med de datorbaserade proven, nämligen att i) en databas har inrättats för att göra det möjligt för de sökande att göra sina prov på en dator, och ii) detta nya verktyg gör det möjligt för de sökande att göra ett individuellt prov på grundval av ett slumpmässigt urval av frågorna i databasen, på den dag de väljer, inom en tidsfrist som fastställs av Epso.

Ett sådant system innebär dock att tillträdesproven endast äger rum online och att de sökande varken kan ta bort sina provpapper eller begära en utskrift av frågorna eller svaren. De frågor som används för detta uttagningsprov utgör en integrerad del av den databas som fortlöpande används både för pågående uttagningsprov och för de uttagningsprov som Epso kommer att anordna i framtiden. Därför kan informationen i databasen inte lämnas ut.

Epso påpekade att om den klagandes begäran om tillgång till handlingar behandlades enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (3) (nedan kallad förordning 1049/2001) skulle det stå klart att det finns begränsningar i rätten till tillgång, särskilt av hänsyn till allmänintresset, för att säkerställa målet att välja ut den bästa personalen för EU-institutionerna. Epso hänvisade i detta avseende till de förenade målen T-110/03, T-150/03 och T-405/03, Sison mot rådet (4). I dessa mål slog domstolen fast att

1. ”Syftet med förordningen är att garantera alla tillgång till allmänna handlingar och inte bara den ansökande parten tillgång till handlingar som rör honom”.
2. ”De undantag från tillgång till handlingar som föreskrivs i artikel 4.1 a i förordning (EG) nr 1049/2001 är formulerade i tvingande ordalag.” och
3. ”Det särskilda intresse som en ansökande part kan göra gällande för att få tillgång till en handling som rör honom eller henne personligen kan inte beaktas vid tillämpningen av de obligatoriska undantag som föreskrivs i artikel 4.1 a i förordning 1049/2001.”(5)

Epso har gjort gällande att rätten till tillgång till handlingar är begränsad eller utesluten enligt principen lex specialis derogat legi generali, det vill säga att en specialregel avviker från den allmänna regeln när det finns specialregler på särskilda områden. Epso hänvisade i detta avseende till mål T-371/03, Le Voci mot rådet(6), och hävdade vidare att tjänsteföreskrifterna i förevarande fall har ett särskilt syfte som motiveras av hänsyn till allmänintresset.

Epso hänvisade dessutom till mål T-376/03, Hendrickx mot rådet(7), och där angiven rättspraxis, särskilt mål T-53/00, Angioli mot kommissionen(8). I det sistnämnda målet fann förstainstansrätten att sökanden inte kunde åberopa artikel 255.1 i EG-fördraget eller förordning nr 1049/2001 för att ifrågasätta tillämpligheten av artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna, i vilken principen om sekretess vid uttagningskommitténs arbete stadfästs.

Slutligen uppgav Epso att den inte kan lämna ut frågorna/svaren utan att undergräva urvalsförfarandet, i den mening som avses i artikel 4.3 i förordning 1049/2001. Ett utlämnande enligt förordning (EG) nr 1049/2001 av innehållet i databasen eller en del av den skulle gynna de framtida sökande som skulle kunna få tillgång till den och skulle därför kunna inverka negativt på framtida konkurrensförfaranden genom att undergräva likabehandlingen av sökande. Epso påpekade också att det i artikel 4.3 i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs att tillgång till en handling ska vägras ”om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet”. I förevarande fall är intresset emellertid uppenbart privat och det ligger otvivelaktigt i allmänintresset att objektiviteten i EU-institutionernas urvalsförfaranden och likabehandlingen av de sökande garanteras fullt ut.

Epso anser därför att vägran att ge tillgång till frågorna/svaren och förteckningen över korrekta svar är fullt motiverad. Epso hävdade att ”allmän systemisk och officiell” tillgång till frågorna i databasen för alla sökande som så begärt skulle vara till allvarlig skada för denna nya metod. Epso anser också att ad hoc-tillgång till prov, som en del av ett specifikt klagomålsförfarande, skulle ha en liknande negativ inverkan på utvärderingssystemet.

När det gäller skälen till klagandens resultat betonade Epso dessutom att det framgår av relevant rättspraxis att meddelandet av poängen till en sökande som inte godkänts utgör en tillräcklig motivering av uttagningskommitténs beslut. Klaganden informerades om sina resultat och varför hon inte antogs till nästa etapp i uttagningsprovet. I sitt svar på klagandens skrivelse av den 11 juli 2006 informerade Epso dessutom den 25 juli 2006 klaganden om den metod som använts för att beräkna hennes poäng i proven för varje fråga, antalet korrekta svar samt resultaten och beräkningen av hennes sammanlagda poäng.

När det gäller klagandens yrkande om att hon skulle beviljas tillgång till statistiska uppgifter om uttagningsprovet, det vill säga uppdelningen av uppgifter efter nationalitet, hemvist och nuvarande anställning för de sökande som godkänts i urvalsproven, ansåg Epso följande: Klagandens syfte med att begära denna information var att fastställa huruvida urvalet i själva verket inte hade varit diskriminerande, genom att grunda sig på överväganden om den geografiska fördelningen för de sökande i stället för på deras förmåga.

Som svar uppgav Epso att geografisk balans kan spela en roll i rekryteringen men inte i urvalet och att Epso endast ansvarar för urvalet. Urvalskriterierna tillämpas på samma sätt på alla sökande. De sökandes resultat beror endast på de poäng de får i proven. Ett större antal godkända sökande av en viss nationalitet eller ett visst ursprung jämfört med andra sökande tyder inte på diskriminering. Epso hänvisade i detta avseende till mål T-361/03, Vanlangendonck mot kommissionen (9). Epso påpekade också att proven är anonyma och att de sökandes identitet avslöjas först när resultaten är kända.

Epso medgav att den kan ta fram statistiska uppgifter, men gör det endast i tjänstens intresse, inte som svar på enskilda förfrågningar.

Epso hänvisade också till klagandens begäran om att få tillgång till statistiska uppgifter om antalet interna och externa sökande, det vill säga de sökande som redan arbetar vid institutionerna i motsats till dem som inte gör det. Epso angav i detta avseende att sökandena, när de lämnade in ansökningarna till det aktuella uttagningsprovet, inte ombads att informera Epso om huruvida de arbetade vid EU-institutionerna eller inte. En sådan uppdelning var därför inte tillgänglig.

När det gäller fördelningen av uppgifter efter hemvist hänvisade Epso till Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (10) av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (nedan kallad förordning 45/2001), och bekräftade att Epso uppmanar de sökande att ange sin hemvist, men påpekade att detta endast görs för att underlätta provcentrumens reservationer. Sådan information kan dock lätt ändras och Epso har därför ingen tillförlitlig uppdelning av uppgifter efter hemvist.

När det gäller fördelningen av uppgifter efter nationalitet uppgav Epso att man nyligen hade beslutat att offentliggöra sådana uppgifter på sin webbplats. Epso kunde dock inte ange när dessa uppgifter skulle offentliggöras. Tillsammans med sitt yttrande lämnade Epso en uppdelning av uppgifter efter nationalitet för sökande som godkänts i tillträdesproven i det aktuella uttagningsprovet.

Klagandens synpunkter

Inga synpunkter har inkommit från klaganden.

Beslutet

1 Tillgång till frågor/svar från datorbaserade tester (CBT) – påståenden och relaterade påståenden

1.1 Klaganden, som inte klarade de datorbaserade tillträdesproven i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/36/05, lämnade in ett klagomål om sitt deltagande i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/36/05. Hon hävdade att Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) felaktigt hade vägrat att förse henne med kopior av hennes svar och av utvärderingsmallen med korrekta svar, och ii) inte hade motiverat sitt avslag på vederbörligt sätt.

Till stöd för sina påståenden hänvisade klaganden till de relevanta bestämmelserna i vägledningen för sökande och till punkt E.4 i meddelandet om uttagningsprov.

Klaganden hävdade att Epso borde skicka kopior av hennes svar tillsammans med utvärderingsmallen med korrekta svar.

1.2 Sammanfattningsvis hävdade Epso att vägledningen för sökande hänvisade till prov på papper som alla sökande hade gjort samtidigt och inte till de tillträdesprov i KBT som klaganden hade deltagit i. Mot bakgrund av den ökande användningen av KBT i uttagningsproven sedan det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/36/05 har vägledningen ändrats för att undvika förvirring när det gäller tillgången till KBT-prov. Den aktuella informationen i handledningen är otvetydig när det gäller de handlingar som de sökande kan få tillgång till, beroende på de olika formerna för anordnandet av proven, dvs. direkt på dator eller i pappersform.

Dessutom ansåg Epso i sitt yttrande att ansökningar om tillgång till frågor/svar från tillträdesprov i KBT (de sökandes egna svar och de rätta svaren) bör avslås under alla omständigheter, vilket innebär att både ”allmän systemisk och officiell” tillgång och ad hoc-tillgång bör nekas. Epso grundade sitt beslut att vägra sådan tillgång på Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (11) (nedan kallad förordning 1049/2001) och på relevant rättspraxis från gemenskapsdomstolarna. Epso hävdade särskilt att frågan/svaren från CBT-proven inte kunde lämnas ut till de sökande eftersom detta skulle undergräva urvalsprocessen.

1.3 Inledningsvis påpekar ombudsmannen att klagandens nuvarande påstående är dubbelt: Det gäller i) huruvida informationen i vägledningen för sökande är tillräcklig och ii) de skäl som Epso har angett till stöd för sin ståndpunkt att tillgång till frågorna/svaren från CBT:s tillträdesprov i princip bör nekas.

Meddelandet om uttagningsprov, eventuella olika prov som ska anordnas och hänvisningen till vägledningen för sökande

1.4 Ombudsmannen noterar att det i inledningen till avsnitt B (Antagningsprov) i det relevanta meddelandet om uttagningsprov anges att

”Epso anordnar tillträdesprov i syfte att göra ett preliminärt urval som ger tillträde till uttagningsprovet. Epso anordnar dessa prov för alla sökande, antingen

1. direkt via dator, om det finns tillräckligt många provlokaler som är specialiserade på denna typ av prov, kommer proven att hållas under en tidsperiod som fastställs av Epso, eller
2. på papper i provlokaler, i vilket fall proven kommer att hållas samma dag för alla sökande.”

1.5 Ombudsmannen noterar också att det i punkt E.4 i meddelandet om uttagningsprov, som klaganden hänvisade till i sitt klagomål, föreskrivs att

”... sökande tillerkänns en särskild rätt att få tillgång till viss information som rör dem direkt och individuellt (...) [och att] [e]xempel på den typ av information som kan lämnas finns i avsnitt III punkt 2 i vägledningen för sökande.”

Hänvisningen i meddelandet om uttagningsprov till handledningen för sökande är av central betydelse vid analysen av klagandens argument avseende punkt E.4 i meddelandet om uttagningsprov samt Epsos förklaring att informationen i handledningen endast gällde de prov som var identiska för alla sökande och som hölls samma dag.

1.6 Den vägledning för sökande som offentliggjordes på Epsos webbplats vid tidpunkten för uttagningsprovet i fråga innehåller följande påståenden:

”Provets karaktär varierar från ett uttagningsprov till ett annat (se meddelandet om uttagningsprov). I regel hålls proven och/eller de skriftliga proven samtidigt för alla sökande på alla angivna provplatser. Eftersom detta är ett uttagningsprov är inga undantag från denna regel tillåtna och inga sökande får delta i något av proven vid ett annat datum eller på en annan plats av någon som helst anledning. (...)

Om uttagningsprovet innehåller urvalsprov har du rätt att på begäran få en kopia av dina svar tillsammans med en förteckning över de rätta svaren.

Efter de skriftliga proven kan du på begäran få en kopia av det skriftliga provet samt en kopia av det personliga utvärderingsformuläret med uttagningskommitténs kommentarer till det eller de skriftliga proven.

En sådan begäran ska göras inom en månad från den dag då meddelandet om resultaten eller beslutet om att avsluta en sökandes deltagande i ett uttagningsprov skickades ut.”

1.7 Mot bakgrund av ovanstående verkar det inte som om vare sig meddelandet om uttagningsprov eller vägledningen för sökande på något sätt stöder Epsos förklaring att "[o]m uttagningsprovet innehåller urvalsprov har de sökande rätt att på begäran få en kopia av sina svar tillsammans med en förteckning över korrekta svar", som endast tillämpas på prov i pappersform. Denna slutsats påverkas inte av det faktum att dessa prov i meddelandet om uttagningsprov numera kallas tillträdesprov i stället för urvalsprov.

1.8 Ombudsmannen erinrar om att principerna om god förvaltning kräver att den information som ges till medborgarna ska vara så korrekt och fullständig som möjligt.

När det gäller den aktuella aspekten av klagomålet anser ombudsmannen att Epso inte på ett korrekt sätt informerade de sökande om deras rätt att få sina svar utlämnade, eftersom Epso i sin vägledning för sökande inte gjorde någon tydlig åtskillnad mellan de olika delproven. Epsos avsikt att begränsa denna tillgång till proven på papper var därför inte tydlig. I sitt yttrande över klagomålet bad Epso inte heller om ursäkt för att inte ha informerat kandidaterna på ett korrekt sätt, vilket ombudsmannen beklagar.

Mot bakgrund av att Epso under tiden har förbättrat ordalydelsen i handledningen anser ombudsmannen emellertid att det inte skulle tjäna något syfte att förlänga den aktuella undersökningen när det gäller denna aspekt av klagomålet.

Epsos vägran att ge tillgång till svaren på CBT:s frågor/svar

1.9 Ombudsmannen noterar att Epso hänvisade till en hypotetisk situation "om den klagandes begäran om tillgång till handlingar behandlades enligt förordning (EG) nr 1049/2001" och förklarade sin ståndpunkt mot bakgrund av de befintliga reglerna om tillgång till handlingar, nämligen förordning (EG) nr 1049/2001 och relevant rättspraxis från gemenskapens domstolar.

1.10 Epso hävdade att det finns begränsningar i rätten till tillgång och hänvisade till exempel till "skäl av allmänt intresse"(min kursivering) som kan åberopas för att säkerställa målet att välja ut den bästa personalen för EU-institutionerna. Till stöd för denna uppfattning anförde förstainstansrätten även följande i de förenade målen T-110/03, T-150/03 och T-405/03, Sison mot rådet(12):

1. ”De undantag från tillgång till handlingar som föreskrivs i artikel 4.1 a i förordning (EG) nr 1049/2001 är formulerade i tvingande ordalag.” och
2. ”Det särskilda intresse som en ansökande part kan göra gällande för att få tillgång till en handling som rör honom eller henne personligen kan inte beaktas vid tillämpningen av de obligatoriska undantag som föreskrivs i artikel 4.1 a i förordning 1049/2001.”(13)

Ombudsmannen påpekar dock att Epso inte har gjort någon särskild hänvisning till ett av de undantag som grundar sig på skyddet av det allmänna samhällsintresset enligt artikel 4.1 a.14. Epso hänvisar endast till intresset av att ”säkerställa målet att välja ut den bästa personalen för EU-institutionerna”, vilket enligt Epso också bör omfattas av begreppet ”allmänt intresse” i den mening som avses i artikel 4.1 a i förordning (EG) nr 1049/2001.

Ombudsmannen erinrar om att enligt fast rättspraxis ska undantagen i artikel 4 i förordning 1049/2001 tolkas och tillämpas restriktivt så att den allmänna principen i den förordningen inte åsidosätts (15).

Ombudsmannen drar därför slutsatsen att om Epso skulle försöka inordna intresset för att " välja ut den bästa personalen för EU-institutionerna" enligt de undantag i allmänhetens intresse som fastställs i artikel 4.1 a i den förordningen (vilket förefaller vara fallet i den mån Epsos yttrande citerar de förenade målen T-110/03, T-150/30 och T-405/03, Sison mot rådet), skulle detta vara ett uppenbart felaktigt tillvägagångssätt, mot bakgrund av gemenskapsdomstolarnas rikliga och fasta rättspraxis.

1.11 Ombudsmannen noterar dock att Epso också verkar ha velat hänvisa till och åberopa det undantag som föreskrivs i artikel 4.3 i förordning (EG) nr 1049/2001, som gör det möjligt att vägra att lämna ut handlingar "för internt bruk eller som mottagits av en institution (...)"[och som rör frågor] (...) om institutionen inte har fattat något beslut".

I Epso´s yttrande anges att man inte kan lämna ut frågorna/svaren utan att undergräva urvalsprocessen. Vidare görs gällande att frågorna/svaren utgör en del av den databas som fortlöpande används både för pågående uttagningsprov och för de uttagningsprov som Epso kommer att anordna i framtiden. Enligt Epso skulle ett utlämnande, enligt förordning 1049/2001, av innehållet i databasen eller en del av den gynna de framtida sökande som skulle kunna få tillgång till den. En sådan tillgång skulle således kunna få negativa effekter för framtida uttagningsprov genom att undergräva likabehandlingen av sökande, eftersom vissa skulle kunna få frågorna/svaren och vissa kanske inte. Epso påpekade också att det i artikel 4.3 i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs att tillgång till en handling ska vägras ”om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet” och tillade att intresset i det aktuella fallet uppenbarligen är privat. Vidare angav Epso att det ligger i allmänhetens intresse att den objektiva karaktären hos EU-institutionernas urvalsförfaranden och likabehandlingen av de sökande garanteras fullt ut.

Ombudsmannen noterar att Epsos argument avser både det pågående uttagningsprovet och andra pågående eller framtida uttagningsprov.

Ombudsmannen påpekar att utlämnandet av förteckningen över frågor som de har besvarat och deras svar till sökande som inte har valts ut inte nödvändigtvis innebär att frågorna/svaren i databasen kommer att bli offentliga som ett resultat av detta.

Även om ett stort antal av frågorna, eller till och med alla frågorna, med tiden skulle bli kända för kandidaterna i framtida uttagningsprov, får dessa kandidater de frågor som valts slumpmässigt av systemet från en enorm databas. Därför verkar chansen att de får exakt samma frågor som de redan har kunskap om vara minimal och en möjlighet för dem att memorera alla frågor / svar i den enorma databasen bör vara ganska utesluten. Dessutom kan och bör den typ av frågor/svar som används i CBT-prov (t.ex. frågor som syftar till att bedöma kunskaperna om EU-frågor och logiskt tänkande och tolkning av sifferuppgifter) ständigt ses över och uppdateras för att kontrollera om de fortfarande är korrekta och om de uppfyller sin roll när det gäller att välja ut de mest kunniga och förtjänstfulla kandidaterna.

Ombudsmannen ser därför inte, på grundval av Epso´s förklaring, varför utlämnandet av frågorna till sökande i samma eller framtida uttagningsprov nödvändigtvis skulle undergräva urvalsprocessen, dvs. äventyra Epso´s mål att kontrollera de sökandes kunskaper och färdigheter och att för institutionerna säkerställa att tjänstemännens tjänster håller högsta standard i fråga om kompetens, effektivitet och integritet.

Epsos argument ovan har därför inte styrkts.

1.12 Som motivering för sitt avslag erinrade Epso dessutom om att förstainstansrätten har slagit fast att sekretessen i uttagningskommitténs arbete, som anges i artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna, ska betraktas som en lex specialis som avviker från de allmänna bestämmelserna om tillgång till handlingar. Epso hänvisade i detta avseende till mål T-376/03, Hendrickx mot rådet (16), och mål T-371/03, Le Voci mot rådet (17).

Ombudsmannen påpekar för det första att ovannämnda rättspraxis inte avser tillgång till testfrågor. För det andra noterar ombudsmannen att ett sådant argument knappast kan förenas med Epsos egen praxis att ge tillgång till frågor och svar från urvalsprov som genomförs på papper och till frågorna från alla andra skriftliga prov.

För det tredje understryker ombudsmannen att ovannämnda rättspraxis från gemenskapsdomstolarna gäller artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna och sekretessen för uttagningskommitténs arbete i uttagningsprov. Ombudsmannen noterar vidare att tillträdesproven i det aktuella fallet anordnades i enlighet med CBT-testsystemet och att Epso inte har visat att utformningen, formuleringen, korrigeringen och poängsättningen av de frågor och svar som lagrades i systemet och som presenterades för de sökande på något sätt var kopplade till den utsedda uttagningskommitténs arbete eller utfördes under dess ansvar. Dessutom bekräftade Epso själv i sin skrivelse av den 3 juli 2006 till den klagande att tillträdesproven hade tagits från en databas som utvecklats av Epso. Det är därför inte lämpligt att Epso i detta avseende åberopar rättspraxis avseende uttagningskommitténs arbete.

Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att Epso inte på ett tillfredsställande sätt har motiverat sin vägran att ge klaganden tillgång till CBT:s frågor/svar. Detta är ett administrativt missförhållande.

1.13 Ombudsmannen påpekar att han för närvarande också behandlar ett stort antal andra klagomål (18) där Epso har vägrat tillgång till frågor/svar från CBT. Detta har blivit ett större problem som påverkar ett stort antal sökande i uttagningsprov. Ombudsmannen noterar att Epso i huvudsak har intagit samma ståndpunkt när det gäller alla dessa klagomål. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte finns några realistiska utsikter för Epso att ändra sin ståndpunkt inom ramen för en undersökning av ett enskilt klagomål. Ombudsmannen kommer därför att avsluta ärendet med en kritisk anmärkning.

1.14 Ombudsmannen anser dock att en undersökning på eget initiativ av den övergripande strukturen för de CBT-prov som används i uttagningsprov som anordnas av Epso skulle ge Epso möjlighet att se över sin politik i frågan och söka efter sätt att ta itu med de problem som ombudsmannen identifierat och, mer allmänt, att komma fram till en rättvis lösning.

2 Omprövning av klagandens svar

2.1 Klaganden hävdar att Epso inte omprövade hennes svar efter hennes begäran av den 11 juli 2006.

2.2 I sitt yttrande angav Epso att den den 25 juli 2006 i sitt svar på klagandens begäran av den 11 juli 2006 kortfattat informerade henne om i) arten av CBT-proven och skillnaden mellan dessa och de urvalsprov som tidigare hade anordnats på papper, och ii) den metod som använts för att beräkna klagandens poäng i proven för varje fråga, antalet korrekta svar samt resultaten och beräkningen av hennes sammanlagda poäng.

Epso hänvisade inte specifikt till ovanstående påstående.

2.3 Ombudsmannen beklagar att Epso i sitt yttrande inte specifikt hänvisade till ovanstående påstående utan i stället gav en förklaring till KBT-testernas karaktär. På grundval av denna förklaring kan ombudsmannen inte se hur en adekvat granskning av kvaliteten och riktigheten hos de frågor som används i CBT-systemet samt av de sökandes svar och de poäng de erhållit skulle kunna genomföras på ett effektivt sätt.

Ombudsmannen anser dock inte att det är nödvändigt att förlänga undersökningen när det gäller denna aspekt av detta klagomål, eftersom den ovannämnda frågan om översyn nödvändigtvis kommer att utgöra en del av ombudsmannens planerade undersökning på eget initiativ av frågan om KBT-tester, som ombudsmannen, såsom anges i punkt 1.13 ovan, aktivt överväger att inleda inom en snar framtid.

3 Påståenden om statistiska uppgifter

3.1 Klaganden hävdade att Epso borde skicka henne en uppdelning av uppgifterna efter i) nationalitet, ii) hemvist och iii) nuvarande anställning (hon hänvisade till de sökandes anställning vid institutionerna) för de sökande som klarade urvalsproven.

3.1 Till sitt yttrande bifogade Epso en uppdelning av uppgifterna efter nationalitet för de sökande som godkänts i tillträdesproven i det aktuella uttagningsprovet.

När det gäller uppdelningen av uppgifter efter hemvist uppgav Epso att tillförlitliga uppgifter inte finns tillgängliga, eftersom de sökande endast lämnar uppgifter om sin hemvist för att Epso ska kunna reservera centrum för prov på lämpliga platser. Epso påpekade också att sådana uppgifter inte uppdateras även om de lätt kan ändras.

När det gäller fördelningen av uppgifter efter nuvarande anställning (det vill säga huruvida de sökande vid tidpunkten för ansökan arbetar eller inte arbetar vid EU-institutionerna) uppgav Epso att de sökande inte lämnar sådana uppgifter i sina ansökningsformulär. Epso förfogar därför inte över relevant statistik.

3.2 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att klagandens specifika krav på att få uppgifter uppdelade efter nationalitet är uppfyllt. När det gäller de återstående påståendena om att hon ska få uppgifter uppdelade efter hemvist och nuvarande anställning anser ombudsmannen att Epsos förklaringar till varför det inte kan göra det verkar rimliga. Ombudsmannen anser därför att det inte behövs några ytterligare undersökningar av dessa påståenden.

4 Slutsats

När det gäller klagandens påstående om omprövning av hennes svar till följd av hennes begäran av den 11 juli 2006, anser ombudsmannen av de skäl som anges i punkt 2.3 ovan att inga ytterligare undersökningar är motiverade.

När det gäller klagandens påståenden om statistiska uppgifter anser ombudsmannen att det specifika påståendet om statistiska uppgifter om de sökandes nationalitet är avgjort, och när det gäller påståendena om statistiska uppgifter om hemvist och nuvarande anställning är inga ytterligare undersökningar motiverade eftersom Epsos förklaringar förefaller rimliga.

När det gäller klagandens påståenden om tillgång till KBT-frågor och relaterade påståenden gör ombudsmannen följande kritiska anmärkning:

Epso har inte på ett tillfredsställande sätt motiverat sin vägran att ge klaganden tillgång till CBT:s frågor/svar. Detta är ett administrativt missförhållande.

Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Epsos direktör kommer att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ombudsmannen anser att det relevanta datumet är den 11 juli 2006.

(2) Ombudsmannen påpekar att när det gäller flervalsfrågor är en förteckning över svaren endast användbar om den åtföljs av relevanta frågor.

(3) EGT L 145, 2001, s. 43.

(4) De förenade målen T-110/03, T-150/03 och T-405/03, Sison mot rådet, REG 2005, s. II-1429.

(5) De förenade målen T-110/03, T-150/03 och T-405/03, Sison mot rådet, se ovan, punkterna 50–52.

(6) Mål T-371/03, Le Voci mot rådet, REGP 2005, s. I-A-209 och II-957, punkt 122.

(7) Mål T-376/03, Hendrickx mot rådet, REGP 2005, s. I-A-83 och II-379.

(8) Mål T-53/00, Angioli mot kommissionen, REGP 2003, s. I-A-13 och II-73, punkt 84.

(9) Mål T-361/03, Vanlangendonck mot kommissionen, REGP 2005, s. I-A-377 och II-1709.

(10) EGT L 8, s. 1-22.

(11) EGT L 145, 2001, s. 43.

(12) Domen i de ovannämnda förenade målen T-110/03, T-150/03 och T-405/03, Sison mot rådet.

(13) De förenade målen T-110/03, T-150/03 och T-405/03, Sison mot rådet, se ovan, punkterna 50-52.

(14) Ombudsmannen erinrar därför om att det i artikel 4.1 a i förordning (EG) nr 1049/2001 anges att institutionerna ska vägra att ge tillgång till en handling om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för det allmänna samhällsintresset i fråga om allmän säkerhet, försvar och militära frågor, internationella förbindelser och gemenskapens eller en medlemsstats finansiella, monetära eller ekonomiska politik.

(15) Se mål C-189/98, Konungariket Nederländerna och van der Wal mot kommissionen, REG 2000, s. I-1, punkt 27, och mål T-211/00, Kuijer mot rådet, REG 2002, s. II-485, punkt 55 och där angiven rättspraxis.

(16) Mål T-376/03, Hendrickx mot rådet, REGP 2005, s. I-A-83 och II-379.

(17) Mål T-371/03, Le Voci mot rådet, REGP 2005, s. I-A-209 och II-957.

(18) 7/2007/PB; 350/2007/IP, 419/2007/IP, 421/2007/IP, 3819/2006/DK, 50/2007/DK, 1282/2007/DK, 3746/2006/MHZ och 2626/2006/MHZ.