Strasbourg den 25 juni 2008

Bäste T.,

Den 12 januari 2007 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om hur Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) hade hanterat en begäran om tillgång till handlingar som du hade lämnat in till byrån den 16 oktober 2006.

Den 1 februari 2007 vidarebefordrade jag klagomålet till OLAF:s direktör och begärde att ett yttrande skulle lämnas till mig senast den 30 april 2007. Du informerades om detta samma dag.

Den 8 maj 2007 begärde Olaf en förlängning av tidsfristen. I mitt svar av den 10 maj 2007 påpekade jag att jag förväntade mig att få OLAF:s yttrande senast den 31 maj 2007. Du informerades om detta samma dag.

Olaf avgav sitt yttrande den 25 maj 2007.

Den 11 juni 2007 informerade jag Olaf om att jag ansåg det nödvändigt att granska den relevanta handlingen. Du informerades om detta samma dag.

Inspektionen av detta dokument genomfördes den 25 september 2007. En kopia av inspektionsrapporten har skickats både till er och till Olaf.

Den 4 oktober 2007 bad jag Europeiska datatillsynsmannen om hans synpunkter i frågan. Du och Olaf informerades om detta samma dag.

Den 23 november 2007 översände datatillsynsmannen sina kommentarer till mig.

Den 5 december 2007 översände jag en kopia av detta svar till Olaf och frågade om Olaf ville ompröva sin ståndpunkt mot bakgrund av skrivelsen från Europeiska datatillsynsmannen och en nyligen avkunnad dom från förstainstansrätten. Du informerades om detta samma dag. Samma dag skrev jag också till Europeiska datatillsynsmannen för att tacka honom för hans brev.

Den 4 februari 2008 skickade kommissionen sitt svar på min begäran om upplysningar till Olaf, och jag vidarebefordrade det till er den 12 februari 2008 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade, senast den 31 mars 2008.

Inga synpunkter inkom från Er vid detta datum. I samband med ett telefonsamtal med mitt kontor den 13 maj 2008 klargjorde ni emellertid att ni inte var nöjd med kommissionens tillvägagångssätt, men att ni inte ville lämna ytterligare synpunkter eller på annat sätt gå vidare med ert klagomål.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Den 16 oktober 2006 lämnade klaganden (en tysk journalist) in en begäran om tillgång till handlingar till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf). Denna begäran grundade sig på Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (1) (nedan kallad förordning 1049/2001). I denna begäran begärde klaganden tillgång till all korrespondens som under perioden från den 1 oktober 2003 till den 30 juni 2004 hade utväxlats mellan det belgiska justitieministeriet och den belgiska justitieministern, å ena sidan, och OLAF och dess personal, å andra sidan.

Den 5 december 2006 underrättade Olaf klaganden om att den hade identifierat tre handlingar daterade den 19 november 2003, den 23 december 2003 respektive den 10 juni 2004. Olaf beviljade tillgång till den första och den tredje handlingen. När det gäller handlingen av den 23 december 2003 påpekade OLAF att den avsåg förlängningen av anställningsavtalet för en tjänsteman som hade utstationerats till OLAF av det belgiska justitieministeriet. Olaf ansåg att denna handling omfattades av undantaget avseende skyddet för den enskildes privatliv och integritet i artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 och därför inte kunde lämnas ut.

Den 13 december 2006 lämnade klaganden in en bekräftande ansökan om tillgång till handlingar. Klaganden hävdade att den relevanta handlingen uppenbarligen inte rörde den berörda personens privata sfär, utan hans verksamhet för Olaf. Namnen på alla anställda vid Olaf var dock allmänt tillgängliga på Internet. Klaganden hävdade vidare att Olaf inte hade övervägt möjligheten att bevilja partiell tillgång. Han hävdade att även om tjänstemannen i fråga arbetade för Olaf på ett uppdrag som var så hemligt att det var omöjligt att lämna ut hans namn, borde det vara möjligt att ge tillgång till en kopia av den skrivelse där tjänstemannens namn hade utelämnats. Klaganden betonade vidare att Olaf inte ens hade informerat honom om huruvida den relevanta skrivelsen hade skickats till Olaf av det belgiska ministeriet eller om den hade skickats av Olaf själv.

I sitt svar av den 12 januari 2007 vidhöll Olaf sin ståndpunkt och gjorde gällande att den aktuella skrivelsen innehöll personuppgifter vars utlämnande skulle påverka fysiska personers legitima rätt till skydd för den privata sfären. Olaf noterade också att tillgång till delar av skrivelsen inte kunde beviljas, eftersom skrivelsen i sin helhet omfattades av det relevanta undantaget.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att Olaf inte hade behandlat de argument som han hade framfört i sin bekräftande ansökan. Klaganden hävdade att OLAF inte hade behandlat hans begäran om tillgång på ett korrekt sätt och begärde att han skulle få tillgång till handlingen av den 23 december 2003.

Frågeställningen

OLAF:s yttrande

I sitt yttrande upprepade Olaf sin ståndpunkt att artikel 4.1 b i förordning 1049/2001 hindrade Olaf från att ge tillgång till den relevanta handlingen. Olaf hävdade att informationen om arten och varaktigheten av en persons utstationering otvivelaktigt omfattades av kategorin personuppgifter i den mening som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (2) (nedan kallad förordning nr 45/2001), eftersom den rörde en identifierad eller identifierbar person. Olaf tillade att namnen på kommissionens personal fanns tillgängliga på Internet, vilket klaganden medgav. På grundval av denna information kunde klaganden ha identifierat den berörda tjänstemannen och kopplat uppgifterna i handlingen till den personen. Att avlägsna de delar av handlingen som gjorde det möjligt att direkt eller indirekt identifiera den berörda personen skulle enligt OLAF ha gjort de återstående delarna av handlingarna meningslösa. Olaf uppgav att detta var anledningen till att tillgång till delar av handlingen inte kunde beviljas.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av OLAF:s yttrande visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Inspektion av det relevanta dokumentet

Den 25 september 2007 inspekterade ombudsmannen den relevanta handlingen i Olafs lokaler.

Det framkom att dokumentet bestod av två sidor, nämligen 1) bokstaven som sådan och 2) en "fiche de circulation", och att bokstaven som sådan bestod av fem korta stycken, en avslutande "formule de politesse" och en underskrift. Det framkom vidare att endast de tre första styckena avsåg frågan om förlängning av den berörda personens utstationering.

Skrivelsen till Europeiska datatillsynsmannen

Den 4 oktober 2007, och med tanke på att Olaf hade grundat sin vägran att bevilja tillgång på överväganden som rör dataskydd, bad ombudsmannen Europeiska datatillsynsmannen (nedan kallad datatillsynsmannen) om sina synpunkter i frågan.

I denna skrivelse framförde ombudsmannen följande preliminära synpunkter:

(1) Vad gäller utlämnandet av hela handlingen

Av öppenhets- och redovisningsskäl skulle allmänheten kunna ha ett intresse av att veta om en anställd vid en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan är EU-tjänsteman, en av EU:s övriga anställda eller en nationell expert som är utstationerad vid EU. I det senare fallet föreföll detta intresse även omfatta utstationeringens längd och eventuella förlängningar.

De relevanta uppgifterna utgjorde personuppgifter i den mening som avses i EU:s dataskyddslagstiftning.

Det föreföll emellertid som om den berörda personens privatliv inte stod på spel när sådana personuppgifter lämnades ut. De relevanta personuppgifterna gällde endast arbetsförhållandet. Det föreföll som om de inte omfattades av de känsliga uppgifter som avses i artikel 10 i förordning 45/2001, att den berörda personens heder och anseende inte var inblandat, att den berörda personen inte skulle få ett falskt ljus, att inga pinsamma uppgifter skulle lämnas ut och att inga uppgifter som lämnats eller mottagits av den berörda personen på konfidentiell grund skulle lämnas ut.

Vidare föreföll det inte finnas någon risk för att den berörda personen skulle påverkas väsentligt av utlämnandet av de berörda uppgifterna.

Slutligen visade det sig att utlämnandet av de relevanta personuppgifterna inte stred mot förordning (EG) nr 45/2001. I synnerhet föreföll det inte finnas något som tydde på att ett utlämnande skulle vara oproportionerligt.

(2) När det gäller möjligheten att bevilja partiell tillgång

Även om man skulle anta att de relevanta personuppgifterna inte bör lämnas ut, kan och bör partiell tillgång övervägas. Den berörda personens intresse av att skydda sitt privatliv föreföll vara tillräckligt skyddat om hans eller hennes namn utelämnades på den kopia som skulle lämnas ut. Även med hänsyn till att namnen på OLAF:s anställda fanns tillgängliga på Internet, föreföll det svårt att se hur det skulle vara möjligt att identifiera den berörda personen under sådana omständigheter. Det var riktigt att möjligheten till en sådan identifiering inte kunde uteslutas om den person som begärde tillgång till handlingen hade specialkunskaper om den eller de personer som utstationerats till Olaf av det belgiska justitieministeriet. Med tanke på behovet av att hitta en balans mellan de två berörda intressena föreföll det emellertid inte lämpligt eller motiverat att ta hänsyn till denna möjlighet när beslut fattas om en ansökan om tillgång till sådana handlingar.

Svar från Europeiska datatillsynsmannen

I sitt svar gjorde Europeiska datatillsynsmannen följande kommentarer:

Förevarande klagomål avsåg en situation där en institution fattade beslut om en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar som innehåller personuppgifter. En sådan situation måste undersökas enligt följande, som förstainstansrätten redogjorde för i sin dom av den 8 november 2007 i mål T-194/04 (Bavarian Lager mot kommissionen):

• Tillgång till handlingar som innehåller personuppgifter omfattas av förordning (EG) nr 1049/2001, enligt vilken alla institutionernas handlingar i princip bör vara tillgängliga för allmänheten. I förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs också att vissa allmänna och privata intressen måste skyddas genom ett system med undantag, såsom det som anges i artikel 4.1 b.
• Integritet eller "privatliv" är ett brett begrepp som inte lämpar sig för en uttömmande definition. Det finns i princip ingen anledning att utesluta yrkes- eller affärsverksamhet från detta begrepp.
• Alla personuppgifter är emellertid inte av sådan art att de kan undergräva den berörda personens privatliv.
• För att avgöra huruvida undantaget i artikel 4.1 b är tillämpligt ska det prövas huruvida allmänhetens tillgång till personuppgifterna faktiskt och specifikt kan undergräva skyddet för de berörda personernas privatliv och integritet.

Mot denna bakgrund framförde Europeiska datatillsynsmannen följande synpunkter på detta klagomål:

• Det relevanta dokumentet innehöll personuppgifter.
• Den berörda informationen kan också omfattas av begreppet privatliv. Det verkade inte röra sig om den registrerades yrkesmässiga verksamhet (som i målet Bavarian Lager), utan om information om den registrerades arbetsvillkor. Om sådan information offentliggjordes skulle detta kunna inkräkta på den berörda personens privatliv. Datatillsynsmannen uppgav att han vid denna tidpunkt därför inte instämde i ombudsmannens analys.
• Det var en annan fråga om huruvida tillgången till informationen faktiskt och specifikt kunde undergräva skyddet för den berörda personens privatliv och integritet. För att besvara denna fråga bör skrivelsens innehåll och sammanhang beaktas, inbegripet aspekter som i) huruvida den berörda personen kunde förvänta sig att denna information skulle offentliggöras (i sitt bakgrundsdokument från juli 2005 (3) betonade datatillsynsmannen att personer i högre hierarkiska befattningar kan förvänta sig ett motiverat allmänintresse av sina uppgifter, personer i lägre befattningar inte skulle ha sådana förväntningar) och ii) huruvida informationen var av mycket allmän karaktär (avser den ett tillkännagivande om förlängning av en arbetsrelation, utan uppgifter om hur arbetet hade utförts av den registrerade, eller innehöll den ytterligare och eventuellt känsliga uppgifter?).

Datatillsynsmannen påpekade att den information som han hade tillgång till tyvärr inte gjorde det möjligt för honom att uttrycka en ytterligare åsikt i sakfrågan. Han tillade emellertid att OLAF:s motivering till avslaget under alla omständigheter var otillräcklig. I detta resonemang bör det anges varför allmänhetens tillgång till personuppgifterna faktiskt och specifikt skulle kunna undergräva skyddet för privatlivet.

När det gäller frågan om partiellt tillträde gjorde Europeiska datatillsynsmannen följande kommentarer:

• I allmänhet kan partiell tillgång vara en praktisk lösning.
• Delvis tillgång kan dock inte ersätta fullständig tillgång, där fullständig tillgång kan ges.
• Partiell tillgång var dessutom inte ett alternativ där strykning av namn eller relevant information skulle göra allmänhetens tillgång (som ett instrument för att förbättra insynen i EU-institutionerna) meningslös.
• Bedömningen av huruvida partiell tillgång kan ges eller inte bör grunda sig på de kriterier som förstainstansrätten fastställde i målet Bavarian Lager, vilket OLAF uppenbarligen inte hade gjort hittills.

Europeiska kommissionens reaktion

Ombudsmannen vidarebefordrade en kopia av detta svar till OLAF och frågade om den ville ompröva sin ståndpunkt mot bakgrund av denna skrivelse och förstainstansrättens dom i målet Bavarian Lager.

I sitt svar framförde Europeiska kommissionen följande synpunkter:

Eftersom ärendet inte omfattades av Olafs oberoende utredningsfunktion hade ombudsmannens skrivelse omdirigerats till kommissionen.

Det relevanta dokumentet, som granskades på nytt, innehöll personuppgifter, dvs.

• Den berörda personens namn.
• hans eller hennes ställning på nationell nivå,
• typen av avtal med Olaf, och
• Datum för inledande av avtalet och planerat datum för uppsägning.

Närmare bestämt innehöll de två första styckena, förutom namnet på den berörda personen, en utvärdering av hans eller hennes prestationer inom Olaf och skälen till att han eller hon begärde tillstånd till förlängning av avtalet (denna begäran formulerades i tredje stycket).

Detta innehåll omfattades helt klart av definitionen av personuppgifter och kommissionen ansåg att det förtjänade skydd. Ett offentliggörande av dessa delar av handlingen skulle uppenbart skada de berörda personernas dataskyddsrättigheter och rätt till privatliv.

Det bör också understrykas att tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna (nedan kallade tjänsteföreskrifterna), utöver förordning (EG) nr 45/2001, innehåller bestämmelser som syftar till att säkerställa att personuppgifter om tjänstemän och övriga anställda skyddas på lämpligt sätt av institutionen. I synnerhet artikel 26 i de innehållna bestämmelserna, enligt vilken personalakten ska vara konfidentiell. Kommissionen ansåg att det inte skulle vara korrekt att behandla personuppgifter av samma art, nämligen ett avtals typ och varaktighet, samt utvärderingen av en tjänstemans prestationer på ett annat sätt (dvs. som skyddade om de ingår i handlingar som förs in i personalakten och som inte skyddade om de ingår i en handling som utbyts mellan de myndigheter som ansvarar för den berörda personens yrkeskarriär).

Denna slutsats överensstämde med datatillsynsmannens synpunkter. Datatillsynsmannen ansåg bland annat att särskild uppmärksamhet måste ägnas åt informationens art. Informationen i fråga var inte av mycket allmän karaktär.

Slutligen var det viktigt att påpeka att inte bara de uppgifter som beskrivits ovan, utan även omständigheterna kring dem, skilde sig mycket från de omständigheter som ledde till domen i målet Bavarian Lager. Under alla omständigheter hade kommissionen den 18 januari 2008 beslutat att överklaga denna dom.

När det gäller frågan om partiell tillgång gick kommissionen med på att bevilja tillgång till resten av handlingen, dvs. fjärde och femte styckena. Dessa punkter kunde lämnas ut, eftersom det inte fanns några personuppgifter inblandade.

En kopia av den version av handlingen som lämnades ut överlämnades till ombudsmannen.

Klagandens synpunkter

En kopia av kommissionens svar översändes till klaganden för synpunkter. Inga skriftliga synpunkter inkom från klaganden. I samband med ett telefonsamtal med ombudsmannens kansli den 13 maj 2008 klargjorde klaganden emellertid att han inte var nöjd med kommissionens tillvägagångssätt, men att han inte ville lämna ytterligare synpunkter eller på annat sätt gå vidare med ditt klagomål.

Beslutet

1 Olafs påstådda underlåtenhet att behandla en begäran om tillgång till handlingar på ett korrekt sätt

1.1 Den 16 oktober 2006 lämnade klaganden (en tysk journalist) in en begäran om tillgång till handlingar till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF). Denna begäran grundade sig på Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (4) (nedan kallad förordning 1049/2001). I denna begäran begärde klaganden tillgång till all korrespondens som under perioden från den 1 oktober 2003 till den 30 juni 2004 hade utväxlats mellan det belgiska justitieministeriet och den belgiska justitieministern, å ena sidan, och OLAF och dess personal, å andra sidan.

Den 5 december 2006 underrättade Olaf klaganden om att den hade identifierat tre handlingar daterade den 19 november 2003, den 23 december 2003 respektive den 10 juni 2004. Olaf beviljade tillgång till den första och den tredje handlingen. När det gäller handlingen av den 23 december 2003 påpekade OLAF att den avsåg förlängningen av anställningsavtalet för en tjänsteman som hade utstationerats till OLAF av det belgiska justitieministeriet. Olaf ansåg att denna handling omfattades av undantaget avseende skyddet för den enskildes privatliv och integritet i artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 och därför inte kunde lämnas ut.

Klaganden ingav därefter en bekräftande ansökan om tillgång till handlingar. I denna ansökan hävdade klaganden att den relevanta handlingen uppenbarligen inte rörde den berörda personens privata sfär, utan hans verksamhet för Olaf. Klaganden hävdade vidare att Olaf inte hade övervägt möjligheten att bevilja partiell tillgång. Han betonade också att Olaf inte ens hade informerat honom om huruvida det belgiska ministeriet hade skickat den aktuella skrivelsen till Olaf eller om den hade skickats av Olaf själv. Den 12 januari 2007 avslog Olaf den bekräftande ansökan med motiveringen att skrivelsen i fråga innehöll personuppgifter vars utlämnande skulle påverka fysiska personers legitima rätt till skydd för den privata sfären. Olaf noterade också att tillgång till delar av skrivelsen inte kunde beviljas, eftersom skrivelsen i sin helhet omfattades av det relevanta undantaget.

1.2 I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att Olaf inte hade behandlat de argument som han hade lagt fram i sin bekräftande ansökan. Klaganden hävdade att OLAF inte hade behandlat hans begäran om tillgång på ett korrekt sätt och begärde att han skulle få tillgång till handlingen av den 23 december 2003.

1.3 I sitt yttrande upprepade Olaf sin ståndpunkt att artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 hindrade Olaf från att ge tillgång till den relevanta handlingen. Olaf hävdade att informationen om arten och varaktigheten av en persons utstationering otvivelaktigt omfattades av kategorin personuppgifter i den mening som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (5) (nedan kallad förordning nr 45/2001), eftersom den rörde en identifierad eller identifierbar person. Olaf tillade att namnen på kommissionens personal fanns tillgängliga på Internet, vilket klaganden medgav. På grundval av denna information kunde klaganden ha identifierat den berörda tjänstemannen och kopplat uppgifterna i handlingen till den personen. Att avlägsna de delar av handlingen som gjorde det möjligt att direkt eller indirekt identifiera den berörda personen skulle enligt OLAF ha gjort de återstående delarna av handlingarna meningslösa. Olaf uppgav att detta var anledningen till att tillgång till delar av handlingen inte kunde beviljas.

1.4 Efter att ha mottagit detta yttrande ansåg ombudsmannen att det var nödvändigt för honom att granska den relevanta handlingen. Denna inspektion visade att dokumentet bestod av två sidor, nämligen 1) bokstaven som sådan och 2) en "fiche de circulation", och att bokstaven som sådan bestod av fem korta stycken, en avslutande "formule de politesse" och en underskrift. Det framkom vidare att endast de tre första styckena avsåg frågan om förlängning av den berörda personens utstationering.

1.5 Den 4 oktober 2007, och med tanke på att Olaf hade grundat sin vägran att bevilja tillgång på överväganden som rör dataskydd, bad ombudsmannen Europeiska datatillsynsmannen (nedan kallad datatillsynsmannen) om sina synpunkter i frågan. I sin skrivelse uttryckte ombudsmannen den preliminära åsikten att även om den relevanta handlingen innehöll personuppgifter, föreföll utlämnandet av denna handling inte vara uteslutet. Ombudsmannen ansåg vidare att även om man antar att de relevanta personuppgifterna inte bör lämnas ut, kan och bör partiell tillgång övervägas.

1.6 I sitt svar noterade datatillsynsmannen att detta klagomål rörde en situation där en institution fattade beslut om en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar som innehåller personuppgifter. Datatillsynsmannen anser att en sådan situation måste undersökas i enlighet med förstainstansrättens dom av den 8 november 2007 i mål T-194/04 (Bavarian Lager mot kommissionen). För att fastställa huruvida undantaget i artikel 4.1 b var tillämpligt var det särskilt nödvändigt att undersöka huruvida allmänhetens tillgång till personuppgifterna faktiskt och specifikt kan undergräva skyddet för de berörda personernas privatliv och integritet. När det gäller förevarande mål noterade datatillsynsmannen att den relevanta handlingen innehöll personuppgifter och att den berörda informationen också kunde omfattas av begreppet integritet. Det var en annan fråga om huruvida tillgången till informationen faktiskt och specifikt kunde undergräva skyddet för den berörda personens privatliv och integritet. För att besvara denna fråga anser datatillsynsmannen att skrivelsens innehåll och sammanhang bör beaktas, inbegripet aspekter som i) huruvida den berörda personen kunde förvänta sig att denna information skulle offentliggöras (i sitt bakgrundsdokument från juli 2005 (6) betonade datatillsynsmannen att personer i högre hierarkiska befattningar kan förvänta sig ett motiverat allmänintresse av sina uppgifter, personer i lägre befattningar inte skulle ha sådana förväntningar) och ii) huruvida informationen var av mycket allmän karaktär (avser den ett tillkännagivande om förlängning av en arbetsrelation, utan uppgifter om hur arbetet hade utförts av den registrerade, eller innehöll den ytterligare och eventuellt känsliga uppgifter?). Datatillsynsmannen påpekade att den information som han hade tillgång till tyvärr inte gjorde det möjligt för honom att uttrycka en ytterligare åsikt i sakfrågan. Han tillade emellertid att OLAF:s motivering till avslaget under alla omständigheter var otillräcklig. I detta resonemang bör det anges varför allmänhetens tillgång till personuppgifterna faktiskt och specifikt skulle kunna undergräva skyddet för privatlivet.

Datatillsynsmannen påpekade vidare att analysen av huruvida partiell tillgång kan ges eller inte bör grunda sig på de kriterier som förstainstansrätten fastställde i målet Bavarian Lager, vilket Olaf uppenbarligen inte hade gjort hittills.

1.7 Efter att ha mottagit detta yttrande frågade ombudsmannen OLAF om man ville ompröva sin ståndpunkt mot bakgrund av detta yttrande och förstainstansrättens dom i Bavarian Lager-målet.

1.8 Ombudsmannens skrivelse besvarades av Europeiska kommissionen och inte av Olaf. Kommissionen förklarade att eftersom frågan inte omfattades av Olafs oberoende utredningsfunktion hade ombudsmannens skrivelse omdirigerats till kommissionen.

I sitt svar betonade kommissionen att det relevanta dokumentet innehöll personuppgifter. Närmare bestämt innehöll de två första styckena, förutom namnet på den berörda personen, en utvärdering av hans eller hennes prestationer inom Olaf och skälen till att han eller hon begärde tillstånd till förlängning av avtalet (denna begäran formulerades i tredje stycket). Detta innehåll omfattades helt klart av definitionen av personuppgifter och kommissionen ansåg att det förtjänade skydd. Ett offentliggörande av dessa delar av handlingen skulle uppenbart skada de berörda personernas dataskyddsrättigheter och rätt till privatliv.

Kommissionen hänvisade vidare till artikel 26 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna (nedan kallade tjänsteföreskrifterna), enligt vilken personalakten ska vara konfidentiell. Enligt kommissionen skulle det inte vara korrekt att behandla personuppgifter av samma art, det vill säga avtalets typ och varaktighet, samt bedömningen av en tjänstemans prestationer på ett annat sätt (det vill säga som att de skyddas om de ingår i handlingar som förs in i personalakten och som att de inte skyddas om de ingår i en handling som utbyts mellan de myndigheter som ansvarar för den berörda personens yrkeskarriär).

Kommissionen hävdade att denna slutsats överensstämde med datatillsynsmannens synpunkter. Datatillsynsmannen ansåg bland annat att särskild uppmärksamhet måste ägnas åt informationens art. Informationen i fråga var inte av mycket allmän karaktär.

När det gäller frågan om partiell tillgång gick kommissionen med på att bevilja tillgång till resten av handlingen, dvs. fjärde och femte styckena. Dessa punkter kunde lämnas ut, eftersom det inte fanns några personuppgifter inblandade. En kopia av den version av handlingen som lämnades ut överlämnades till ombudsmannen.

1.9 En kopia av kommissionens svar översändes till klaganden för synpunkter. Inga skriftliga synpunkter inkom från klaganden. I samband med ett telefonsamtal med ombudsmannens kansli den 13 maj 2008 klargjorde klaganden emellertid att han inte var nöjd med kommissionens tillvägagångssätt, men att han inte ville lämna ytterligare synpunkter eller på annat sätt gå vidare med ditt klagomål.

1.10 Ombudsmannen noterar att partiell tillgång har beviljats till den relevanta handlingen. Den enda fråga som återstår att besvara är därför huruvida full tillgång borde ha getts till handlingen i dess helhet, det vill säga inklusive de personuppgifter som den innehåller.

1.11 Som Europeiska datatillsynsmannen med rätta har påpekat är det relevanta testet huruvida allmänhetens tillgång till personuppgifterna faktiskt och specifikt skulle kunna undergräva skyddet för de berörda personernas privatliv och integritet.

1.12 Som Europeiska datatillsynsmannen noterade underlät Olaf att tillämpa detta test vid behandlingen av klagandens begäran om tillgång. I sitt svar på ombudsmannens skrivelse med en uppmaning till Olaf att reagera på de synpunkter som framförts av Europeiska datatillsynsmannen lade kommissionen fram vad som förefaller vara två överväganden. Å ena sidan hävdade kommissionen att innehållet i de tre första styckena i den relevanta skrivelsen tydligt omfattades av definitionen av personuppgifter och att den ansåg att dessa uppgifter förtjänade skydd. Kommissionen tillade att ett offentliggörande av dessa delar av handlingen uppenbart skulle skada de berörda personernas dataskyddsrättigheter och rätt till privatliv. Kommissionen gjorde däremot gällande att eftersom det i artikel 26 i tjänsteföreskrifterna föreskrevs att en tjänstemans personalakt skulle vara konfidentiell, skulle det inte vara korrekt att bevilja tillgång till personuppgifter av samma art som de som fanns i handlingar som förts in i personalakten.

1.13 Ombudsmannen anser inte att kommissionens andra argument är relevant. Det bör noteras att Olaf i sitt beslut om klagandens bekräftande ansökan inte har gjort gällande att tillgång till den relevanta handlingen måste vägras på grund av att den ingår i tjänstemannens personalakt eller på grund av att de uppgifter som den innehåller ingår i handlingar som ingår i personalakten. En ansökan om tillgång till handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001 måste under alla omständigheter prövas och behandlas på grundval av de kriterier som anges i den här förordningen och inte på grundval av tjänsteföreskrifterna.

1.14 När det gäller kommissionens första inlaga är ombudsmannen inte övertygad om att den i tillräcklig utsträckning beaktar alla överväganden som är relevanta i detta sammanhang. Kommissionen har visserligen påpekat att de relevanta uppgifterna även innehåller en utvärdering av den berörda personens prestationer inom Olaf och skälen för att begära en förlängning av utstationeringen. Kommissionen tog dock inte upp andra relevanta frågor, såsom frågan huruvida den berörda personen kunde förvänta sig att den berörda informationen skulle offentliggöras.

1.15 Med tanke på innehållet i den berörda handlingen, som granskades av ombudsmannens företrädare, anser ombudsmannen emellertid att det är möjligt att beviljandet av tillgång till de relevanta personuppgifterna faktiskt och specifikt skulle kunna undergräva skyddet för de berörda personernas privatliv och integritet. Det bör också noteras att klaganden, samtidigt som han klargjorde att han inte var nöjd med kommissionens tillvägagångssätt, har informerat ombudsmannen om att han inte ville lämna ytterligare synpunkter eller på annat sätt gå vidare med sitt klagomål.

1.16 Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte finns någon grund för ytterligare undersökningar i detta fall.

2 Slutsats

Mot bakgrund av ovanstående förefaller det inte finnas någon grund för ytterligare undersökningar. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Olafs direktör kommer att informeras om detta beslut. Med tanke på att den sista skrivelsen från ombudsmannen till Olaf i detta fall besvarades av kommissionen kommer en kopia av detta beslut också att översändas till den senare.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EGT L 145, 2001, s. 43.

(2) EGT L 8, 2001, s. 1.

(3) Detta dokument finns på Europeiska datatillsynsmannens webbplats (http://www.edps.europa.eu).

(4) EGT L 145, 2001, s. 43.

(5) EGT L 8, 2001, s. 1.

(6) Detta dokument finns på Europeiska datatillsynsmannens webbplats (http://www.edps.europa.eu).