Strasbourg den 31 januari 2008

Bästa fru R.,

Den 26 september 2006 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) angående det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/35/05 för bulgariskspråkiga handläggare på översättningsområdet.

Den 8 november 2006 vidarebefordrade jag ditt klagomål till Epsos direktör och informerade dig om detta.

Den 9 november 2006 förtydligade du ditt klagomål i en kompletterande skrivelse som jag vidarebefordrade till Epsos direktör.

Den 17 januari 2007 översände Epso sitt yttrande, som jag översände till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter.

Inga synpunkter har inkommit från er.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

De faktiska omständigheterna enligt klaganden kan sammanfattas på följande sätt:

Inledningsvis uppgav klaganden att hon ville klaga över ”denoaktsamhet som Epso/enhet A behandlade [hennes] ärende från den 11 april 2005 till den 8 september 2006”.

Den 11 april 2005 mottog klaganden ett mottagningsbevis för sin spontana ansökan som hon hade skickat till Europeiska kommissionen. Kommissionen angav att hennes akt skulle granskas och hon ombads att skicka kopior av sina examensbevis och yrkesintyg till kommissionen.

Den 21 november 2005 mottog hon ett e-postmeddelande från kommissionen där hon informerades om att i) det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/35/05 för rekrytering av bulgariskspråkiga språkhandläggare (AD5) på översättningsområdet hade inletts, ii) Sista anmälningsdag var den 6 december 2005. och iii) hon kunde hitta ytterligare information om det allmänna uttagningsprovet på Epsos webbplats.

Klaganden granskade meddelandet om uttagningsprov och noterade att pensionsåldern vid institutionerna var 65 år.

Därefter, den 29 november 2005, vände hon sig till Epso per e-post. Hon frågade bland annat vilken åldersgräns som gäller för att delta i uttagningsprovet ("Quelleest la limite d'âge pour le concours AD 35/05?").

Samma dag svarade Epso att det inte fanns någon åldersgräns(Pas de limite d'âge).

Därefter anmälde sig klaganden till uttagningsprovet.

Hon lade ner tid och möda på att förbereda sig för tävlingsproven.

Den 22 juni 2006 informerade Epso henne om att hon hade klarat tillträdesproven och uppmanades att lämna in en fullständig ansökan. Hon inbjöds också att göra de skriftliga proven. Med hjälp av sitt standardsvar till de sökande som klarat tillträdesproven informerade Epso henne också om att hennes skriftliga prov endast skulle kontrolleras om det på grundval av hennes fullständiga ansökan visades att hon uppfyllde de villkor för tillträde som anges i meddelandet om uttagningsprov.

Den 6 juli 2006 ingav klaganden sin fullständiga ansökan, inklusive kopior av hennes examensbevis och pass, och deltog därefter i de skriftliga proven.

Efter de skriftliga proven informerade Epso den 8 september 2006 klaganden om att i) enligt avsnitt E.7 i meddelandet om uttagningsprov och artikel 52 i tjänsteföreskrifterna går personalen automatiskt i pension vid 65 års ålder, ii) på grundval av hennes fullständiga ansökan framkom det att hon var över 65 år, och iii) uttagningskommittén avslog därför hennes ansökan eftersom den inte kunde leda till rekrytering.

I sitt klagomål till Europeiska ombudsmannen hävdade klaganden att Epso felaktigt hade informerat henne om att det inte fanns någon åldersgräns för allmänt uttagningsprov EPSO/AD/35/05 (förstapåståendet ).

Klaganden hävdade också att Epso hade handlat vårdslöst genom att under en period på 16 månader inte kontrollera de personuppgifter som hon hade lämnat in före och under uttagningsförfarandet (detandra påståendet ).

I sin kompletterande skrivelse av den 9 november 2006 klargjorde klaganden att hennes yrkande var att Epso skulle ge henne tillträde till nästa etapp i uttagningsprovet, eftersom Epso hade tillåtit henne att delta i den första och den andra etappen av uttagningsprovet (yrkande).

Frågeställningen

Epsos yttrande

Epsos yttrande kan sammanfattas på följande sätt:

För det första hänvisade Epso i detalj till de uppgifter som lämnats till sökandena i meddelandet om uttagningsprov, vilket offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning C 282 A av den 15 november 2005. Kommissionen angav att det i meddelandet om uttagningsprov föreskrevs olika på varandra följande etapper i uttagningsprovet, nämligen i) Registrering av kandidaturen före utgången av tidsfristen den 15 december 2005. ii) det preliminära urval som gör det möjligt att delta i uttagningsprovet, iii) tillträdesproven, iv) de skriftliga proven, v) Inlämning och kontroll av den fullständiga ansökan. vi) Muntliga prov. och vii) upprättandet av reservlistan. Villkoren för behörighet för sökande angavs i avsnitt A.II i meddelandet om uttagningsprov och omfattade bland annat de allmänna behörighetskraven, det vill säga att en sökande i) måste vara medborgare i en av Europeiska unionens medlemsstater eller, i enlighet med artikel 28 a i tjänsteföreskrifterna, medborgare i ett av anslutningsländerna, nämligen Bulgarien och Rumänien, ii) har fullständiga medborgerliga rättigheter, iii) har fullgjort alla skyldigheter (...) enligt värnpliktslagstiftningen, och iv) uppfylla karaktärskraven för de berörda arbetsuppgifterna. I punkt B i meddelandet om uttagningsprov angavs följande: ”Epso anordnar tillträdesprov i syfte att göra ett preliminärt urval som gör det möjligt att delta i uttagningsprovet. De sökande som kallas till tillträdesproven "(...) är de som uppfyller de allmänna villkoren (...) efter det att Epso har gjort en preliminär behörighetskontroll på grundval av uppgifterna i registreringsformulären (...)". I avsnitt D angavs dessutom att inga handlingar krävs i detta skede. De sökande kommer därefter att uppmanas att skicka in en fullständig ansökan. I avsnitt B.1 angavs dessutom att de 450 sökande som hade de högsta sammanlagda resultaten för proven (och ett godkänt resultat för vart och ett av dem) skulle uppmanas att lämna in en fullständig ansökan för att eventuellt få tillträde till nästa etapp i uttagningsprovet. Slutligen uppmärksammade avsnitt E.7 kandidaterna på det tillämpliga pensionssystemet genom att ange följande:

"(...) Pensionsåldern för anställda fastställs i tjänsteföreskrifterna enligt följande:
- antingen automatiskt vid 65 års ålder
- eller, på tjänstemannens egen begäran, vid 63 års ålder eller om tjänstemannen är mellan 55 och 63 år och uppfyller kraven för omedelbar utbetalning av pension
- undantagsvis, på tjänstemannens egen begäran och om det anses ligga i tjänstens intresse, senast vid 67 års ålder.”

För det andra hänvisade Epso till bakgrunden till ärendet och erinrade om att klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/35/05, som syftade till att upprätta en reservlista över bulgariskspråkiga språkhandläggare på översättningsområdet. Efter att på ett korrekt sätt ha anmält sig till uttagningsprovet deltog hon i de tillträdesprov som anordnades den 31 maj 2006 i Bryssel. Hon var en av de sökande som fick de bästa 450 resultaten i tillträdesproven och uppmanades därför att lämna in sin fullständiga ansökan och delta i de skriftliga proven. Enligt meddelandet om uttagningsprov kunde det sistnämnda endast kontrolleras om uttagningskommittén skulle besluta att klaganden uppfyllde behörighetskriterierna i meddelandet om uttagningsprov. Klaganden underrättades om detta villkor den 22 juni 2006.

Den 12 juli 2006 kontrollerade uttagningskommittén klagandens fullständiga ansökan och konstaterade att hon var över 65 år. Därför beslutade nämnden att klagandens ansökan skulle avslås, eftersom den på grundval av punkt E.7 i meddelandet om uttagningsprov inte kunde leda till att hon rekryterades. Den 8 september 2006 informerade Epso klaganden om nämndens ovannämnda beslut.

I ett e-postmeddelande av den 15 september 2006 uttryckte klaganden sin besvikelse över Epsos beslut och över att hon inte informerades om detta i Epsos tidigare svar på hennes e-postmeddelande av den 29 november 2005, där hon frågade om en åldersgräns gällde för det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/35/05.

Genom ett e-postmeddelande av den 4 oktober 2006 besvarade Epso klagandens e-postmeddelande av den 15 september 2006 och Epso vidhöll sitt beslut av den 8 september 2006. Dessutom informerade Epso klaganden om att meddelandet om uttagningsprov inte innehöll några begränsningar för sökande under pensionsåldern och att hennes e-postmeddelande av den 29 november 2005, som hon hänvisade till, inte angav hennes ålder.

Slutligen hänvisade Epso till klagandens påståenden och krav.

När det gäller åldersgränsen erinrade Epso om att kommissionens tidigare ordförande, Romano Prodi, den 10 april 2002 beslutade att avskaffa åldersgränsen i kommissionens uttagningsprov som offentliggjordes från och med den 11 april 2002. Därefter beslutade Epso att ingen åldersgräns skulle fastställas i meddelanden om uttagningsprov. Även om det inte längre finns någon åldersgräns för att ansöka om att bli tjänsteman, är tjänsteföreskrifterna tillämpliga på anställningsförhållandet mellan tjänstemännen och institutionerna, och i artikel 52 i tjänsteföreskrifterna föreskrivs villkoren för pensionering. Genom att erinra om denna artikel i det aktuella meddelandet om uttagningsprov uppmärksammade Epso de sökande på åldern för deras pensionering om de skulle bli tjänstemän.

När det gäller klagandens kontakter med kommissionen innan hon lämnade in sin ansökan till det aktuella uttagningsprovet uppgav Epso att det inte var ansvarigt för dem. När det gäller klagandens kontakter med Epso, särskilt hennes e-postmeddelande av den 29 november 2005 till Epso, uppgav Epso att hon i detta e-postmeddelande bland annat hade frågat om det fanns en åldersgräns i det aktuella uttagningsprovet. Som svar på denna fråga skickade Epso samma dag ett e-postmeddelande där det angavs att det inte fanns någon åldersgräns. Eftersom klaganden i sitt e-postmeddelande varken hänvisade till sitt födelsedatum eller sin ålder kunde Epso inte kontrollera hennes personuppgifter i det skedet. Epso angav därför att även om det inte fanns någon åldersgräns för deltagande i det aktuella uttagningsprovet, fanns det i praktiken en åldersgräns, det vill säga en högre ålder än den som föreskrivs i artikel 52 i tjänsteföreskrifterna för pensionering.

Epso påpekade också att om klaganden hade läst meddelandet om uttagningsprov noggrant skulle hon ha fått svar på sin fråga om åldersgränsen.

Epso uppgav också att Epso, efter den preliminära kontrollen av klagandens e-registrering och av uppgifterna i hennes e-registreringsformulär, konstaterade att klaganden uppfyllde de allmänna villkoren för uttagningsprovet.

I enlighet med meddelandet om uttagningsprov kunde klaganden emellertid inte lämna in sin fullständiga ansökan förrän hon hade klarat sina tillträdesprov och klarat de skriftliga proven. Först då kunde uttagningskommittén få kännedom om hennes födelsedatum genom att granska en kopia av hennes pass, som hon lämnade in tillsammans med sin fullständiga ansökan. Vid denna tidpunkt avslöjades det att klaganden var född den 11 januari 1941, vilket innebar att hon var 64 år och 11 månader gammal när hon lämnade in sin ansökan. Därefter, vid den tidpunkt då reservlistan kunde upprättas, hade hon uppnått den ålder då EU-tjänstemännen måste gå i pension.

Epso drog slutsatsen att Epso, mot bakgrund av informationen i meddelandet om uttagningsprov och bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna, inte kunde godta klagandens påstående. Epso uppgav vidare att man i framtiden, när man besvarar de sökandes frågor om ålder i samband med uttagningsprov/urvalsförfaranden, tydligt skulle ange de relevanta bestämmelserna om pensionering av EU-tjänstemän.

Klagandens synpunkter

Inga synpunkter inkom från klaganden.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Europeiska ombudsmannen noterar att klaganden i sitt andra påstående hänvisade till sina kontakter med Europeiska kommissionen, som hon hade för avsikt att arbeta vid EU-institutionerna och som gjordes före hennes kontakter med Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) i samband med det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/35/05. I detta avseende uppgav Epso i sitt yttrande att det inte var ansvarigt för dessa kontakter.

1.2 Eftersom klaganden tydligt uppgav att hennes ursprungliga klagomål riktades mot Epso och gällde hennes deltagande i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/35/05, ansåg ombudsmannen att det inte var lämpligt att hänskjuta detta ärende till kommissionen. Om den klagande vill att ombudsmannen ska göra detta kan hon lämna in ett nytt klagomål mot kommissionen efter att först ha vänt sig till den på administrativ väg.

2 Påstådd underlåtenhet att lämna korrekta uppgifter och påstådd vårdslöshet

2.1 Klaganden var 64 år och 11 månader när hon lämnade in sin ansökan till det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/35/05. Efter tillträdesprovet och de skriftliga proven uteslöts hon av uttagningskommittén från de fortsatta etapperna av uttagningsprovet på grund av att hennes ålder gjorde att hon inte kunde rekryteras.

Klaganden hävdade att Epso felaktigt hade informerat henne om att det inte fanns någon åldersgräns för allmänt uttagningsprov EPSO/AD/35/05 (detförsta påståendet ).

I detta sammanhang hänvisade hon till den fråga hon ställde till Epso den 29 november 2005 om åldersgränsen och till Epsos svar samma dag.

Klaganden hävdade också att Epso hade handlat vårdslöst genom att under en period på 16 månader inte kontrollera de personuppgifter som hon hade lämnat in före och under uttagningsförfarandet (detandra påståendet ).

Klaganden hävdade att Epso borde ge henne tillträde till nästa etapp i det allmänna uttagningsprovet, eftersom Epso hade låtit henne delta i den första och den andra etappen av uttagningsprovet (yrkande).

2.2 Epso uppgav sammanfattningsvis att den på ett tillfredsställande sätt besvarade klagandens fråga om åldersgränsen i det allmänna uttagningsprovet EPSOAD/35/05, i den mån åldersgränsen för deltagande i Epsos uttagningsprov hade avskaffats genom ett beslut av kommissionens ordförande. Epso noterade att klagandens fråga av den 29 november 2005 var av allmän karaktär och inte hänvisade till hennes ålder. Epso kunde därför inte utgå från att hennes fråga motiverades av att hon var nära pensionsåldern. Om så hade varit fallet skulle Epso i sitt svar ha informerat henne om det tillämpliga pensionssystemet. Epso uppgav dock att man i framtiden tydligt skulle fastställa de relevanta bestämmelserna om EU-tjänstemäns pensionering när man besvarar de sökandes frågor om ålder i samband med uttagningsprov/urvalsförfaranden.

Epso påpekade också att i) avsnitt E.7 i meddelandet om uttagningsprov uppmärksammade de sökande på det pensionssystem som gäller för EU-tjänstemän och att ii) artikel 52 i tjänsteföreskrifterna föreskriver automatisk pensionering, i princip, vid 65 års ålder. Även om det inte fanns någon åldersgräns för deltagande i det allmänna uttagningsprovet fanns det i praktiken en åldersgräns för rekrytering av godkända sökande. Mot bakgrund av leden i och ii ovan avvisade Epso klagandens påstående.

Epso angav även att den, i enlighet med meddelandet om uttagningsprov, kunde kontrollera klagandens personuppgifter först efter det att hon hade lämnat in sin fullständiga ansökan, det vill säga efter det att hon hade klarat tillträdesproven och klarat de skriftliga proven. I enlighet med meddelandet om uttagningsprov behövde Epso dessutom, när den kontrollerade klagandens e-registreringsformulär i början av uttagningsprovet, endast preliminärt kontrollera de allmänna behörighetskriterierna i enlighet med meddelandet om uttagningsprov.

2.3 Inledningsvis påpekar ombudsmannen att klaganden inte tycks bestrida uttagningskommitténs beslut att utesluta henne från det allmänna uttagningsprovet eftersom hon hade uppnått den pensionsålder som gäller för EU-tjänstemän. Enligt ombudsmannens uppfattning om klagomålet ansåg klaganden att om Epso hade i) svarat korrekt på hennes fråga av den 29 november 2005 om åldersgränsen, och/eller ii) angav sin ålder på grundval av de handlingar som den förfogade över, och iii) informerade henne om dess konsekvenser i samband med hennes deltagande i det aktuella uttagningsprovet, vilket skulle ha hindrat henne från att i onödan lägga ner tid och kraft på att förbereda tillträdesproven och de skriftliga proven, vilket klaganden anser att Epso inte har gjort.

2.4 Ombudsmannen noterar vidare att i) klaganden den 29 november 2005 vände sig till Epso via e-post och ställde följande fråga till Epso: "quelle est la limite d ́âge pour le concours AD 35/05", ii) som Epso svarade genom att ange "pas de limite d ́âge".

2.5 Ombudsmannen håller med Epso om att klagandens fråga om åldersgränsen var av allmän karaktär och att Epso inte rimligen kunde ha uppfattat den som en hänvisning till klagandens ålder och/eller till den obligatoriska pensionsålder som fastställs i tjänsteföreskrifterna för EU-tjänstemän.

Ombudsmannen anser därför att Epsos svar, även om det var mycket kortfattat formulerat, korrekt återspeglade dess regler, att det inte finns någon åldersgräns för deltagande i uttagningsprov som anordnas av Epso.

Ombudsmannen anser därför inte att Epsos svar på klagandens specifika fråga av den 29 november 2005 var uppenbart felaktigt. Ombudsmannen noterar dessutom Epsos uttalande i sitt yttrande om klagomålet om att Epso i framtiden tydligt skulle ange de relevanta bestämmelserna om EU-tjänstemännens pensionsålder när man besvarar de sökandes frågor om ålder i samband med uttagningsprov/urvalsförfaranden.

Mot bakgrund av ovanstående finner ombudsmannen inte något administrativt missförhållande när det gäller klagandens första påstående.

2.6 Ombudsmannen noterar dock att klaganden, efter det ovannämnda utbytet av e-postmeddelanden, lämnade in sitt e-registreringsformulär. Epso informerade inte ombudsmannen i sitt yttrande om att klagandens födelsedatum inte angavs i den formen.

Ombudsmannen konstaterar därför att Epso i stället föreföll ange att dess kontroll av registreringsformuläret var preliminär och endast avsåg de behörighetskrav som anges i punkt A.II.3 i meddelandet om uttagningsprov, det vill säga att

”Ensökande måste i) vara medborgare i en av Europeiska unionens medlemsstater eller, i enlighet med artikel 28 a i tjänsteföreskrifterna, medborgare i ett av de anslutande länderna (Bulgarien, Rumänien), ii) har fullständiga medborgerliga rättigheter, iii) har fullgjort alla skyldigheter (...) enligt värnpliktslagstiftningen, iv) uppfylla karaktärskraven för arbetsuppgifterna i fråga.”

Epso påpekade också att enligt meddelandet om uttagningsprov gjordes den slutliga kontrollen av behörighetsvillkoren och av alla personuppgifter som de sökande hade lämnat in först efter det att de sökande hade deltagit i tillträdesprovet och det skriftliga provet.

2.7 I detta avseende noterar ombudsmannen att det i punkt 2 i avsnitt D i meddelandet om uttagningsprov ("Ansökan") anges att de sökande som kallas till tillträdesproven (och i förekommande fall de skriftliga proven) är de som uppfyller de allmänna villkoren (se avsnitt A.II.3) efter det att Epso har gjort en preliminär behörighetskontroll på grundval av uppgifterna i registreringsformulären. (min kursivering).

Ombudsmannen anser därför att Epso vid kontrollen av de uppgifter som klaganden lämnat i sitt anmälningsformulär verkar ha agerat i enlighet med meddelandet om uttagningsprov genom att endast kontrollera om klaganden uppfyllde de allmänna villkoren i avsnitt A.II.3 i meddelandet om uttagningsprov.

Ombudsmannen påpekar dessutom att avsnitt E.7 i meddelandet om uttagningsprov innehöll information om det pensionssystem som gäller för EU-tjänstemän.

Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden när det gäller klagandens andra påstående.

2.8 Mot bakgrund av hans konstateranden i punkterna 2.5 och 2.7 ovan att det inte förelåg något administrativt missförhållande kan klagandens påstående inte godtas.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta ärende förefaller Epso inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Epsos direktör kommer att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros