Strasbourg den 14 december 2006

Bäste B.,

Den 24 maj 2005 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska rekryteringsbyrån (Epso). Klagomålet gällde ditt deltagande i det allmänna uttagningsprovet EPSO/LA/18/04 för biträdande översättare av italienska (1).

Den 20 juni 2005 uppmanade min avdelning dig per e-post att skicka mig en kopia av korrespondensen mellan dig och Epso inom ramen för ovannämnda allmänna uttagningsprov. Ni skickade de begärda handlingarna till mig den 22 juni 2005. Den 13 juli 2005 vidarebefordrade jag klagomålet till Epsos direktör. Den 21 oktober 2005 översände Epso till mig den italienska översättningen av sitt yttrande, som jag översände till er den 4 november 2005 med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 30 november 2005, om ni så önskade. Jag har inte fått några synpunkter från er.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Av de uppgifter som lämnats tillsammans med klagomålet kan de relevanta faktiska omständigheterna sammanfattas på följande sätt.

Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/LA/18/04 för biträdande översättare av italienska språket. Genom en skrivelse av den 21 mars 2005 underrättade Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) klaganden om att uttagningskommittén hade uteslutit honom från det allmänna uttagningsprovet, eftersom han inte hade klarat det skriftliga provet c. Den 29 mars 2005 skrev klaganden ett kort meddelande till Epso och bad om att bli informerad om det relevanta förfarandet för att lämna in en ansökan om tillgång till sitt rättade skriftliga prov c, vilket han hade misslyckats med. Den 4 april 2005 mottog klaganden en standardskrivelse från "EPSO-teamet" med följande lydelse:

”Kära kandidat,

Epso följer principen om tillgång till handlingar och öppenhet samt principen om sekretess i uttagningskommitténs arbete. (...) Epso ger de sökande tillgång till sina ursprungliga provhandlingar och till det utvärderingsformulär som uttagningskommittén har utarbetat. Syftet med utvärderingsbladet är att informera dig om de allmänna utvärderingskriterierna och hjälpa dig att få en övergripande bild av dina resultat i testet.

Med hänsyn till principen om sekretess för uttagningskommitténs arbete, som fastställs i artikel 6 i tjänsteföreskrifterna och definieras av revisionsrätten, är detta de enda handlingar som uttagningskommittén kan ställa till de sökandes förfogande.

I uttagningsprovet för översättare av italienska språkassistenter gjordes den övergripande utvärderingen av varje översättningsprov på grundval av en korrigeringstabell som återspeglas i det utvärderingsblad som du har fått. Rutan upprättas av uttagningskommittén, vars arbete är konfidentiellt.

Rättelsen av proven ingår i uttagningskommitténs konfidentiella, oberoende och opartiska arbete och kan därför inte lämnas ut. Observera att rådets förordning om allmänhetens tillgång till handlingar gäller handlingar av allmänt intresse. Denna förordning kan därför inte tillämpas på granskningsdokumenten.

Texterna till översättningsprovet fanns tillgängliga på tentamensdagen i provlokalerna. På grund av god förvaltning och god resursanvändning skickar vi dem inte alls till deltagarna efter att proven har ägt rum.

Den 27 april 2005 lämnade klaganden in en begäran om tillgång till sitt korrigerade skriftliga prov c) och det åtföljande utvärderingsformuläret. Den 29 april 2005 mottog klaganden en kopia av sitt ursprungliga test utan rättelser och en kopia av utvärderingsformuläret.

Klaganden hävdade att Epso hade underlåtit att ge honom tillgång till sitt eget godkända prov avseende det allmänna uttagningsprovet EPSO/LA/18/04. Till stöd för sitt påstående gjorde klaganden gällande att de handlingar som Epso hade skickat till honom, det vill säga granskningsdokumentet utan rättelser och utvärderingsformuläret, var värdelösa för att förstå hans fel.

Klaganden yrkade att Epso skulle ge honom tillgång till en kopia av hans rättade skriftliga prov.

Frågeställningen

Epsos yttrande

I sitt yttrande över klagomålet gjorde Epso följande påpekanden.

Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/LA/18/04 för italienskspråkiga översättare.

Urvalsproven a) och b) gjordes av klaganden på "språk 2", som han hade valt i sin ansökan. Test a) bestod av en rad flervalsfrågor som utformades för att bedöma kandidatens allmänna förmåga, särskilt hans verbala resonemangsförmåga. Det maximala antalet poäng i detta test var 20, det minsta som krävs för ett godkänt betyg är 10 . Test b) omfattade en rad flervalsfrågor för att bedöma kandidatens kunskaper om den viktigaste utvecklingen av den europeiska integrationsprocessen och gemenskapens olika politikområden. Det maximala antalet poäng i detta test var 10, det minsta som krävs för ett godkännande är 5.

Av organisatoriska skäl hölls de skriftliga proven c och d samma dag. Prov c) bestod av en översättning till den sökandes huvudspråk (med hjälp av en icke-elektronisk ordbok) av en allmän text som var cirka 45 rader lång, med anknytning till Europeiska unionens verksamhet, och som var avfattad på det språk som den sökande valt för urvalsproven. Prov d) bestod av en översättning till sökandens huvudspråk, med hjälp av en icke-elektronisk ordbok, av en allmän text på cirka 45 rader som avsåg Europeiska unionens verksamhet och var avfattad på ett av de språk som anges i punkt A.II.3 c i meddelandet om uttagningsprov. Detta språk kan inte vara det språk som du har valt för urvalsdelproven och det skriftliga delprovet c. Det högsta antalet poäng i vart och ett av de skriftliga proven var 40, och det lägsta antal poäng som krävs för godkänt är 20.

Klaganden hade uppnått ett av de 210 högsta resultaten för både delproven a och b tillsammans, samt godkänt resultat för vart och ett av dem. Dessutom uppfyllde han villkoren för att få delta i det allmänna uttagningsprovet. Uttagningskommittén hade därför rättat hans skriftliga prov c i enlighet med punkt B.2 i meddelandet om uttagningsprov. Klaganden fick 8,75 poäng av 40 i test c. Eftersom minimikravet för godkänt var 20 rättade nämnden inte klagandens skriftliga prov d) och tillät honom följaktligen inte att delta i det muntliga provet.

Genom skrivelse av den 21 mars 2005 underrättade Epso klaganden om de resultat som han hade uppnått i sina urvalsprov och i det skriftliga provet c. I samma skrivelse informerade Epso även klaganden, på uttagningskommitténs vägnar, om att hans skriftliga prov c) hade korrigerats anonymt av minst två specialiserade markörer som hade som huvudspråk det språk som klaganden hade valt för att göra det relevanta provet och att korrigeringarna hade gjorts på grundval av de instruktioner som uttagningskommittén hade gett markörerna före provet. I skrivelsen angavs också att för varje fel eller utelämnande i översättningen drogs ett visst antal poäng av, beroende på hur allvarligt felet eller utelämnandet var.

Till följd av klagandens begäran av den 29 mars 2005 svarade Epso honom den 4 april 2005 och informerade honom om att Epso ger de sökande tillgång till deras ursprungliga provhandlingar och till det utvärderingsformulär som uttagningskommittén utarbetat. Epso betonade vidare sekretessen i styrelsens arbete.

När det gäller klagandens påstående och anspråk beskrev Epso det relevanta förfarande som följts vid korrigeringen av skriftliga prov på översättningsområdet. Epso förklarade att varje prov korrigeras anonymt med minst två markörer med en rådgivande roll. För att kunna bedöma och jämföra kvaliteten på de sökandes översättningar hade uttagningskommittén fastställt ett antal korrigeringskriterier och upprättat en förteckning över möjliga fel: betydelsefel, utelämnanden, grammatikfel, ordförrådsfel, stavfel, skiljeteckensfel eller syntaxfel. Dessa fel bestraffades med ett visst antal poäng beroende på hur allvarligt felet var. Å andra sidan skulle nämnden också ha kunnat ge positiva poäng för en översättning av mycket god kvalitet. För att vägleda markörerna i deras arbete hade nämnden gett dem sina instruktioner och de korrigeringskriterier som den hade fastställt före proven.

Varje markör informerade uttagningskommittén om sina kommentarer och förslag till poängsättning av vart och ett av proven genom att fylla i ett formulär. Dessa blad utgjorde yttranden avsedda för nämndens interna användning under dess överläggningar. De utgjorde inte en dom från nämnden och de avslöjades därför inte.

Efter att ha tagit del av markörernas anmärkningar och kontrollerat att de senare tillämpade korrigeringskriterierna korrekt, beslutade uttagningskommittén om slutbetyget för varje prov och registrerade det på utvärderingsformuläret för det relevanta provet. Om de sökande så begär får de detta blad.

Epso tillade vidare att uttagningskommittén, genom att fastställa de kriterier som hade tillämpats på ett rättvist sätt vid varje korrigering av ett prov, kunde göra en jämförelse av samtliga sökandes prestationer på ett rättvist och homogent sätt. Nämnden är det enda behöriga organ som beslutar om en sökandes tillträde till nästa steg i det relevanta uttagningsprovet.

När det mer specifikt gäller klagandens prov uppgav Epso att uttagningskommittén hade bedömt hans översättning som otillräcklig med tanke på de många bristerna i kunskaperna i ursprungsspråket och i utarbetandet av texten på huvudspråket. Under verkliga arbetsförhållanden skulle det vara nödvändigt med en mycket omfattande omarbetning.

Epso ansåg att det utvärderingsformulär som lämnats till klaganden innehöll tillräcklig information för att förklara skälen till att uttagningskommittén hade gett honom ett betyg för hans prov som var lägre än det lägsta betyg som krävdes.

Epso erinrade också om att det enligt rättspraxis i denna fråga, och såsom ombudsmannen påpekade i sitt beslut om klagomål 324/2003/MF (2), inte finns någon bestämmelse som ålägger en uttagningskommitté att göra anteckningar på kopian av sökandens prov och att rättelser inte behöver förekomma på kopian av sökandens prov. Dessutom, och när det gäller beslut som fattas av en nämnd i ett uttagningsprov, utgör märket i sig en tillräcklig motivering för en bedömning som nämnden gör (3). Nämnden är inte på något sätt skyldig att förklara på vilket sätt en sökandes prestationer inte var tillräckliga eller att ge en mer detaljerad motivering till sin utvärdering genom att till exempel ange i vilken del av översättningen (vilket var fallet med klagandens prov) den sökande gjorde ett specifikt fel.

Epso hoppades att dess synpunkter på detta klagomål skulle göra det möjligt för klaganden att bättre förstå den arbetsmetod som uttagningskommittén använder för att korrigera sitt prov och besluta om sina resultat.

Epso betonade att målet med ett allmänt uttagningsprov inte är pedagogiskt utan består i att göra det möjligt för institutionerna att rekrytera tjänstemän på hög nivå i enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.

Klagandens synpunkter

Inga synpunkter inkom från klaganden.

Beslutet

1 Klagandens påstående och därmed sammanhängande anspråk

1.1 Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/LA/18/04 för italienskspråkiga översättare. Han misslyckades med det skriftliga provet c) och uteslöts från det allmänna uttagningsprovet. Den 29 mars 2005 begärde han därför att Epso skulle ge honom tillgång till hans rättade prov och det tillhörande utvärderingsformuläret. Den 4 april 2005 tillställde Epso klaganden en kopia av hans ursprungliga prov c, utan rättelser, och en kopia av uttagningskommitténs utvärderingsformulär avseende detta prov.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att Epso hade underlåtit att ge honom tillgång till sitt eget markerade provpapper om det allmänna uttagningsprovet EPSO/LA/18/04. Till stöd för sitt påstående gjorde klaganden gällande att de handlingar som Epso hade skickat till honom, det vill säga granskningsdokumentet utan rättelser och utvärderingsformuläret, var värdelösa för att förstå hans fel. Klaganden yrkade att Epso skulle ge honom tillgång till en kopia av hans rättade skriftliga prov.

1.2 I sitt yttrande redogjorde Epso i detalj för uttagningskommitténs förfarande för att korrigera översättningsproven. Varje test korrigeras anonymt med minst två markörer som har en rådgivande roll. För att kunna bedöma och jämföra kvaliteten på de översättningar som de sökande gjort hade nämnden fastställt ett antal korrigeringskriterier och upprättat en förteckning över möjliga fel: betydelsefel, utelämnanden, grammatikfel, ordförrådsfel, stavfel, skiljeteckensfel eller syntaxfel. Dessa fel bestraffades med ett visst antal poäng beroende på hur allvarligt felet var. Å andra sidan skulle nämnden också ha kunnat ge positiva poäng för en översättning av mycket god kvalitet. För att vägleda markörerna i deras arbete hade nämnden gett dem sina instruktioner och de korrigeringskriterier som den hade fastställt före proven.

Varje markör informerade uttagningskommittén om sina kommentarer och förslag till poängsättning av vart och ett av proven genom att fylla i ett formulär. Dessa blad utgjorde yttranden avsedda för nämndens interna användning under dess överläggningar. De utgjorde inte en dom från nämnden och de avslöjades därför inte. Efter att ha tagit del av markörernas anmärkningar och kontrollerat att de senare tillämpade korrigeringskriterierna korrekt, beslutade nämnden om det slutliga betyget för varje test och registrerade det på det utvärderingsformulär som motsvarade det relevanta testet. Om de sökande så begär får de detta blad.

Dessutom, och när det gäller beslut som fattats av en uttagningskommitté i ett uttagningsprov, utgör betyget i sig en tillräcklig motivering för en utvärdering som gjorts av uttagningskommittén . En styrelse är inte på något sätt skyldig att förklara på vilket sätt en kandidats prestationer inte var tillräckliga eller att ange mer detaljerade skäl för sin utvärdering.

1.3 När det gäller klagandens påstående att Epso inte efterkom hans begäran eftersom den skickade honom en okorrigerad kopia av hans prov c) i stället för ett korrigerat prov som han hade begärt, vill ombudsmannen anse att förstainstansrätten, såsom Epso påpekade i sitt yttrande, faktiskt har slagit fast att en uttagningskommitté inte är skyldig att skriva sina kommentarer om bedömningen av en sökande på själva provhandlingen (4).

1.4 I tidigare undersökningar (5) hänvisade ombudsmannen till domstolens rättspraxis och ansåg att den ståndpunkt som intagits av institutionen i fråga (i de berörda fallen kommissionen) föreföll rimlig. I linje med denna ståndpunkt anser ombudsmannen återigen att Epsos ståndpunkt i det aktuella fallet förefaller rimlig. Klaganden kan således inte vinna framgång med sitt yrkande att Epso ska ge honom tillgång till en kopia av hans rättade skriftliga prov.

1.5 Ombudsmannen anser dock att det är viktigt att analysera det konkreta utvärderingsformulär som uttagningskommittén använt och som översänts till den klagande mot bakgrund av ombudsmannens rekommendationer om insyn i rekryteringsförfarandena och frågan om de sökandes tillgång till information om sina prestationer, nämligen hur allvarliga och omfattande de olika typer av fel eller brister som nämnden konstaterat i de sökandes prov för översättare är.

1.6 Ombudsmannen noterar att Epso i sitt yttrande betonade att syftet med ett allmänt uttagningsprov inte är pedagogiskt utan är avsett att göra det möjligt för institutionerna att rekrytera tjänstemän på hög nivå, i enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.

I detta avseende vill ombudsmannen påminna om att han den 18 oktober 1999 överlämnade en särskild rapport till Europaparlamentet (6) efter sin undersökning på eget initiativ (1004/97/(PD)GG) om den sekretess som utgjorde en del av kommissionens rekryteringsförfarande och att rapporten bland annat innehöll en formell rekommendation om att kommissionen i framtida rekryteringsprov på begäran skulle ge de sökande tillgång till sina egna rättade provhandlingar.

1.7 På senare tid har den fråga som nämns i punkt 1.5 ovan behandlats i ombudsmannens undersökning av klagomål 674/2004/(MF)PB. Under denna undersökning uppgav ombudsmannen att tillhandahållandet av en kopia av uttagningskommitténs slutliga utvärderingsformulär skulle kunna vara en lämplig indikation på uttagningskommitténs bedömning av de fel och brister som den identifierat i en sökandes provpapper. Huruvida den information som lämnas i utvärderingsformuläret är tillräcklig ska bedömas med hänsyn till syftet med att förse en sökande med en kopia av hans/hennes rättade provpapper, i enlighet med den ovannämnda särskilda rapporten. Bedömningsformuläret måste därför ge den berörda sökanden tillräckligt tydlig och detaljerad information mot bakgrund av dessa syften. Detta krav innebär att utvärderingsformuläret, när det gäller ett översättningsprov, måste innehålla information inte bara om typerna, utan även om allvaret och omfattningen av de fel eller brister som nämnden identifierat i kandidatdokumentet, dock utan att det medför en orimlig administrativ börda för nämnderna. Sådan information skulle vara särskilt användbar för sökande som, i likhet med klaganden i förevarande mål, kanske vill veta i vilka avseenden de bör försöka förbättra sina resultat i framtida uttagningsprov. Ombudsmannen påpekade också att nämnden, mot bakgrund av ovanstående och med tanke på det stora utrymme för skönsmässig bedömning som den har när den utvärderar de sökandes resultat i prov, inte har någon rättslig skyldighet eller någon skyldighet som följer av principerna om god förvaltning att ge de sökande ett detaljerat utlåtande om de specifika fel eller brister som den har identifierat.

Till följd av sin undersökning av detta klagomål riktade ombudsmannen ett förslag till rekommendation till kommissionen och Epso, i vilket han ansåg att när det utvärderingsformulär som uttagningskommittén hade utarbetat, såsom i förevarande fall, avsåg ett översättningsprov, skulle det innehålla information inte bara om typerna, utan även om allvaret och omfattningen av de fel eller brister som uttagningskommittén hade identifierat i sökandens dokument, dock utan att detta förfarande skulle medföra en orimlig administrativ börda för uttagningskommitténs verksamhet. Kommissionen och Epso svarade genom att tillhandahålla mer information om de typer av fel som klaganden begått under provet. Epso uppgav dock att det inte är styrelsens ansvar att ange allvaret och betydelsen av de olika typer av fel som identifierats under korrigeringen av det berörda dokumentet. Epso godtog därför inte ombudsmannens förslag till rekommendation. Med tanke på att Epso inte hade angett några giltiga skäl till sin underlåtenhet att lämna relevant information till klaganden vidhöll ombudsmannen sin slutsats om administrativa missförhållanden och gjorde en kritisk anmärkning i sitt avslutandebeslut.

1.8 Ombudsmannen noterar att det utvärderingsformulär som uttagningskommittén tagit fram och använt för att bedöma delprov c i det aktuella fallet endast bestod av fyra rutor som var och en innehöll vad rubriken för dessa rutor betecknade som "allmänna kommentarer". Dessa kommentarer var förtryckta och var standard. I klagandens fall kryssades rutan med det lägsta betyget (0–19) i (7). Informationen i denna ruta var en standardtext, nämligen "översättningen är otillräcklig. Brister i kunskaperna i ursprungsspråket och i formuleringen på översättningsspråket. Under verkliga arbetsförhållanden skulle det vara nödvändigt med en mycket omfattande omarbetning (8).

Det ska i detta avseende påpekas att klaganden ville få kännedom om sina fel för att bättre förstå de poäng som han tilldelats (8,75 av 40), så att han skulle kunna förbättra sina prestationer i framtida uttagningsprov.

1.9 Ombudsmannen anser att det utvärderingsformulär som uttagningskommittén har fyllt i och översänt till klaganden är alltför allmänt och inte uppfyller de krav som han eller hon anser bör uppfyllas för att ge de sökande tillräcklig information, nämligen om typerna, allvaret och omfattningen av de fel eller brister som uttagningskommittén har identifierat i provet.

Han noterar också att varken Epsos meddelande av den 4 april 2005 till klaganden eller Epsos yttrande om detta klagomål innehåller någon information om de fel eller brister som uttagningskommittén identifierat i klagandens prov c, inte ens om typen av fel. Ombudsmannen anser vidare att Epso varken har hävdat att tillhandahållandet av ovanstående information skulle medföra en orimlig administrativ börda eller angett några andra giltiga skäl för att inte lämna denna information till klaganden.

Ombudsmannen anser att Epsos underlåtenhet att förse klaganden med information om typerna av, allvaret i och omfattningen av de fel eller brister som uttagningskommittén identifierat i hans prov (dock utan att uttagningskommittén ålagts en orimlig administrativ börda) utgör ett administrativt missförhållande.

1.10 Med beaktande av Epsos ståndpunkt i ärende 674/2004/(MF)PB och i sitt yttrande om det aktuella klagomålet anser ombudsmannen dock att det inte finns några rimliga utsikter för att Epso skulle godta en vänskaplig förlikning eller reagera positivt på ett förslag till rekommendation i det aktuella fallet.

Ombudsmannen erinrar vidare om att han den 10 oktober 2005 inledde en undersökning på eget initiativ (OI/5/2005) av frågan om tillgång till de utvärderingskriterier som fastställts av uttagningskommittéerna. Med tanke på att frågan kommer att behandlas i detalj i den undersökningen anser ombudsmannen att det skulle vara rimligt att invänta resultatet av undersökningen. Han anser därför att det för närvarande inte finns någon anledning att gå vidare med denna fråga inom ramen för förevarande anmärkning.

Ombudsmannen gör dock de kritiska anmärkningarna nedan.

2 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökning av detta ärende och även på grundval av ombudsmannens slutsatser i ärende 674/2004/(MF)PB, som liknar det aktuella ärendet, är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Såsom ombudsmannen angav i sitt beslut om klagomål 674/2004/(MF)PB anser han att "[p]rovidering av de sökande med en kopia av uttagningskommitténs slutliga utvärderingsformulär kan vara en lämplig indikation på uttagningskommitténs bedömning av de fel och brister som den har identifierat i en sökandes provpapper. Huruvida den information som lämnas i utvärderingsformuläret är tillräcklig skall bedömas med hänsyn till syftet med att förse en sökande med en kopia av hans eller hennes rättade provpapper, i enlighet med ombudsmannens särskilda rapport av den 18 oktober 1999 till Europaparlamentet, som godtogs av Europeiska kommissionen den 7 december 1999. Utvärderingsformuläret bör därför ge den berörda sökanden tillräckligt tydlig och detaljerad information mot bakgrund av dessa syften. Detta krav innebär att utvärderingsformuläret, när det gäller ett översättningsprov, måste innehålla information inte bara om typerna utan även om hur allvarliga och omfattande de fel eller brister som uttagningskommittén har identifierat i de sökandes papper är, dock utan att uttagningskommittén åläggs en orimlig administrativ börda.” I det aktuella fallet innehöll utvärderingsformuläret avseende klagandens prov c) inte någon av ovanstående uppgifter. Dessutom har Epso enligt dess mening inte heller tillhandahållit någon sådan information. Detta var ett fall av administrativt missförhållande.

Av de skäl som anges i punkt 1.10 ovan avslutar ombudsmannen ärendet.

Epsos direktör kommer att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) EUT C 37A, 2004, s. 1.

(2) Texten till detta beslut finns på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Mål T-19/03, Konstantopoulou mot domstolen, REGP 2004, s. I-A-25 och II-107, punkt 61.

(4) Se mål T-19/03, Konstantopoulou mot domstolen, REGP 2004, s. I-A-25 och II-107, punkt 61.

(5) Beslut om klagomål 324/2003/MF och klagomål 774/2003/ELB finns på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) Texten till den särskilda rapporten finns på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(7) I de andra rutorna angavs följande rangordningspoäng: 20-27 poäng, 28-35 poäng och 36-40 poäng.

(8) Den ursprungliga texten var på italienska. Översättningen har gjorts av ombudsmannens avdelning.