Herr ordförande,

Den 25 juni 2001 informerade jag Er om en undersökning på eget initiativ av hur Gemensamma forskningscentrets (GFC) direktorat för resurser i Ispra, Italien, fungerar. Den 18 september 2001 översände kommissionen sitt yttrande till mig.

Jag skriver nu för att informera er om resultaten av undersökningen på eget initiativ om GFC:s direktorat för resurser.

Skälen till undersökningen

Enligt artikel 195 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen får Europeiska ombudsmannen på eget initiativ undersöka eventuella fall av administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas och gemenskapsorganens verksamhet.

Gemensamma forskningscentrumet (JRC) är ett generaldirektorat inom kommissionen. Dess uttalade uppdrag är att tillhandahålla kundstyrt vetenskapligt och tekniskt stöd för utformning, utveckling, genomförande och övervakning av EU:s politik: i korthet ge vetenskapligt stöd till beslutsfattandet.

GFC:s vetenskapliga verksamhet är inriktad på tre pelare: i) livsmedel, kemiska produkter och hälsa, ii) miljö och hållbarhet, iii) kärnsäkerhet och fysiskt skydd. Dessa stöds av tre övergripande kompletterande kompetenser: Vetenskaplig och teknisk framsyn. Referensmaterial och referensmätningar. allmän säkerhet och bedrägeribekämpning. GFC har 2100 anställda, varav 1 500 forskare. Det vetenskapliga arbetet utförs vid sju institut som är belägna på fem olika platser i Europa (1).

GFC:s direktorat för resurser har sitt säte i Ispra, Italien. Direktoratet ansvarar för att se till att instituten får det logistiska stöd som krävs för att de ska kunna utföra sina uppgifter. Direktoratets uppdrag är att säkerställa en sund och effektiv förvaltning av de resurser som tilldelas GFC och en enhetlig och konsekvent tillämpning av de förfaranden som är nödvändiga för att uppnå GFC:s mål (2).

Europeiska ombudsmannen har behandlat ett antal klagomål mot JRC i Ispra och dessa undersökningar ledde till sex kritiska anmärkningar (3). Ombudsmannen beslutade därför att använda sin befogenhet att inleda en undersökning på eget initiativ för att ta reda på om det finns ett mer allmänt problem och om det finns, främja en effektiv lösning.

Frågeställningen

Genom en skrivelse av den 25 juni 2001 informerade ombudsmannen kommissionen om undersökningen på eget initiativ. Han bad kommissionen att undersöka om det finns behov av effektivare rådgivning och vägledning till personalen eller ändringar av den administrativa ramen för att undvika administrativa missförhållanden i framtiden.

I sitt yttrande informerade kommissionen ombudsmannen om de åtgärder som vidtagits för att förbättra förvaltningen av GFC:s direktorat för resurser i Ispra. Enligt yttrandet har de sex avslutade ärenden som gav upphov till kritiska anmärkningar granskats grundligt av GFC, som har vidtagit två korrigerande åtgärder: i) Klausulen om ändring av avtalet i JRC:s standardavtal har ändrats. och ii) instruktioner har getts för att undvika oskäliga förseningar när anbudssökandes inlämnade anbudsansökningar besvaras.

När det gäller förseningarna i svaren har GFC installerat ett internt datoriserat system (Adonis) som håller reda på tidsfristerna för svar på korrespondens. Personalen har dessutom fått instruktioner om att strikt följa den uppförandekod som antagits av kommissionen, och interna seminarier kommer att äga rum för att främja detta. Den nyutnämnde generaldirektören McSweeneys uppdrag är att anpassa GFC:s verksamhet till användarnas behov. I detta sammanhang och mot bakgrund av vice ordförande Kinnocks reform planerar GFC att förbättra de administrativa förfarandena genom att genomföra kommissionens uppförandekod och "Charte des ordonnateurs et les nouveaux circuits financiers". År 1998 infördes kvalitetssystemet "Total Quality Management" (TQM) som har tillämpats sedan dess. Interna personalseminarier äger rum för att öka effektiviteten i GFC:s verksamhet i praktiken.

GFC håller dessutom på att inrätta ett decentraliserat klagomålsförfarande som kommer att inledas under hösten 2001. Ett obligatoriskt register kommer att föras. Den direktör som ansvarar för ett visst ämne kommer att informeras. Strikta tidsfrister för svar kommer att respekteras. och slutligen kommer förfarandets funktion att ses över regelbundet.

Den 27 september 2001 besökte två anställda vid ombudsmannens avdelningar, Ian Harden och Ida Palumbo, GFC:s anläggning i Ispra, Italien, som svar på en inbjudan till ombudsmannen från GFC:s generaldirektör Barry McSWEENEY. Under besöket informerades de av ansvariga tjänstemän, däribland McSWEENEY, om nyligen genomförda och pågående förändringar i ledningen vid JRC. JRC:s biträdande generaldirektör Hugh RICHARDSON, och enhetschefen för internrevision, F. DEZEURE. De deltog också i ett ledningsmöte där införandet av ett internt klagomålsförfarande och det datoriserade systemet för hantering av handlingar och korrespondens (Adonis) presenterades för GFC:s enhetschefer.

Eftersom det visade sig att den information som inhämtades under besöket kunde vara användbar för undersökningen på eget initiativ lades uppdragsrapporten till i ärendehandlingarna.

Mot slutet av besöket begärde ombudsmannens avdelningar för kännedom ett antal interna dokument från GFC, bland annat generaldirektörens interimsrapport av den 30 juni 2001. Thjese-dokumenten skickades därefter via e-post. Eftersom det visade sig att dokumenten kunde vara användbara för undersökningen på eget initiativ bekräftades det med GFC:s ledning att de skulle läggas till handlingarna i ärendet.

Enligt information som GFC lämnat till ombudsmannen genomförde GFC:s internrevisionsenhet en revision av betalningsgången i syfte att identifiera sätt att förbättra GFC:s betalningshantering. Senast i slutet av oktober 2001 skall GFC införa ett decentraliserat system för finansiell kontroll, inklusive en struktur med vidaredelegeringar, för att på så sätt främja ökat inflytande över förvaltningen. På motsvarande sätt fokuseras resursdirektoratets roll i Ispra på stöd, särskilt inrättandet av tydliga skriftliga förfaranden och övervakningen av att de genomförs korrekt. GFC kommer att genomföra en revision av det finansiella systemet och dess genomförande omedelbart efter den 1 oktober 2001. Den kommer dessutom att se över ekonomihanteringsprocesserna efter sex månaders drift. GFC kommer att genomföra en revision av det finansiella systemet och dess genomförande efter sex månaders drift. De granskade finansiella förfarandena kommer att ingå i GFC:s förvaltningshandbok (4).

Beslutet

1.1 Efter sex fall där ombudsmannen konstaterade administrativa missförhållanden vid kommissionens gemensamma forskningscentrum (JRC) inledde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ där han uppmanade kommissionen att undersöka om det finns behov av effektivare rådgivning och vägledning till personalen eller ändringar av den administrativa ramen för att undvika administrativa missförhållanden i framtiden.

1.2. I sitt yttrande informerade kommissionen ombudsmannen om två korrigerande åtgärder som vidtagits som svar på ombudsmannens kritiska anmärkningar: i) En klausul om ändring av avtalet i GFC:s standardavtal har ändrats. ii) instruktioner har getts för att undvika oskäliga förseningar när anbudssökandes inlämnade anbudsansökningar besvaras.

1.3 Enligt kommissionens yttrande och den information som GFC lämnat till ombudsmannen har GFC dessutom installerat ett internt datoriserat system (Adonis) som håller reda på tidsfristerna för svar på korrespondens. Personalen har också fått i uppdrag att följa den uppförandekod som antagits av kommissionen. GFC håller också på att inrätta ett decentraliserat klagomålsförfarande som kommer att inledas hösten 2001.

1.4 Ombudsmannen noterar att klagomålsförfarandet och Adonissystemet presenterades för GFC:s enhetschefer vid GFC:s ledningsmöte den 27 september 2001.

1.5 GFC har också informerat ombudsmannen om det arbete som utförts av dess internrevisionsenhet och om sin avsikt att införa ett decentraliserat system för finansiell kontroll för att främja förvaltningens egenmakt. På motsvarande sätt fokuseras resursdirektoratets roll i Ispra på stöd, särskilt inrättandet av tydliga skriftliga förfaranden och övervakningen av att de genomförs korrekt.

2.1 Ombudsmannen välkomnar de åtgärder som vidtagits av kommissionen och GFC:s ledning och noterar att GFC:s klagomålsförfarande förväntas vara i drift under hösten 2001. Ombudsmannen noterar också att Adonis-systemet omfattar register över tilldelning av korrespondens och ett automatiskt system för varning om närmade och överskridna tidsfrister och tar hänsyn till de tidsfrister som fastställs i kommissionens kodex för god förvaltningssed (5).

2.2 Ombudsmannen välkomnar också att GFC:s ledning betraktar införandet av klagomålsförfarandet och Adonis-systemet som nyckelfaktorer för att uppnå en förändring av GFC:s förvaltningskultur. Ombudsmannen anser också att införandet av ett decentraliserat system för finansiell kontroll, genom att främja egenmakt i förvaltningen, skulle kunna främja och befästa förändringar i GFC:s förvaltningskultur som skulle kunna bidra till att förhindra administrativa missförhållanden i framtiden.

2.3 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionen och GFC:s ledning har reagerat positivt och konstruktivt på undersökningen på eget initiativ och att de åtgärder som de har vidtagit skulle kunna bidra till att förhindra administrativa missförhållanden i framtiden.

Ombudsmannens undersökning på eget initiativ har inte visat några tecken på administrativa missförhållanden i Europeiska kommissionens svar på ombudsmannens undersökning på eget initiativ av förvaltningen av JRC:s direktorat för resurser i Ispra. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Med vänliga hälsningar,

Jacob SÖDERMAN

(1) Geel, Belgien (Institutet för referensmaterial och referensmätningar). Ispra, Italien (Institutet för skydd och säkerhet för medborgarna, Institutet för miljö och hållbarhet och Institutet för hälsa och konsumentskydd). Karlsruhe, Tyskland (Institutet för transuraner). Petten, Nederländerna (energiinstitutet). och Sevilla, Spanien (Institutet för framtidsstudier).

(2) Se JCR:s webbplats på europa@cec.eu.int (http://www.jrc.ec.europa.eu/index.asp).

(3) Ärende 1479/99/(OV)MM. mål 878/96/TT/it/PD och 905/96/AGS/it/PD (gemensam utredning), ärende 1057/97/PD, ärende 855/97/PD, ärende 307/2000/IP, och ärende 922/2000/IP.

(4) GFC:s generaldirektörs interimsrapport, 30.6.2001, s. 8.

(5) Se EGT L 308, 8.12.2000, s. 32 och http://www.europa.eu/comm/secretariat_general/code/index_en.htm.