Strasbourg den 6 december 2005

Bäste B.,

Den 28 september 2004 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen angående kommissionens behandling av din ansökan som svar på den inbjudan till intresseanmälan som offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning S 73 av den 14 april 2001. Den 5 oktober 2004 översände ni ytterligare upplysningar om klagomålet till mig.

Den 21 december 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen översände den italienska versionen av sitt yttrande den 23 maj 2005. Jag översände den till Er den 6 juni 2005 med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 15 juli 2005, om Ni så önskade. Inga synpunkter verkar ha inkommit från er.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden är de relevanta omständigheterna följande:

Den 27 april 2004 skickade klaganden, som äger lufttransportföretaget Heli2000, sin ansökan som svar på den inbjudan till intresseanmälan som kommissionen hade utlyst för att upprätta en förteckning över på förhand utvalda konsulter i syfte att ge administrativt och tekniskt stöd till Europeiska kommissionens representation i Turkiet (nedan kallad kommissionens representation).

Den 30 maj 2004 skickade klaganden ett e-postmeddelande till kommissionen med en begäran om upplysningar om urvalsförfarandet. Nästa dag informerade K., tjänsteman vid kommissionen, klaganden om att kommissionen höll på att registrera alla ansökningar och att sökandena så snart som möjligt skulle informeras om behandlingen av deras ansökningar.

Den 20 september 2004 skrev klaganden ytterligare ett e-postmeddelande till K., i vilket han frågade honom om urvalsförfarandet hade genomförts av de berörda avdelningarna. I sitt svar av den 21 september 2004 informerade K den klagande om att de slutliga resultaten av den första utvärderingen redan hade offentliggjorts på kommissionens webbplats och att om den klagandes namn inte fanns med i förteckningen hade han möjlighet att ansöka om följande utvärdering eftersom inbjudan att anmäla intresse skulle vara öppen i 33 månader. Samma dag skrev klaganden ytterligare ett e-postmeddelande till K. i vilket han frågade honom om alla sökande hade informerats om resultatet av utvärderingen. I sitt svar av den 22 september 2004 uppgav K. att en skrivelse hade skickats till klaganden men att den hade återsänts till kommissionen av posten. Enligt posttjänsten hade det inte varit möjligt att nå klaganden på den adress som han angett. K. sade att han var beredd att skicka det relevanta brevet igen till klaganden. Den 22 september 2004 bekräftade klaganden samma adress som han hade angett i sin ansökan och påpekade att han hade bott på denna adress sedan 1968.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att i) han aldrig hade fått ett mottagningsbevis för sin ansökan av den 27 april 2004 och att ii) han inte hade fått någon information om resultaten av utvärderingen av hans ansökan.

Klaganden hävdade att kommissionen, när den behandlar framtida utvärderingar av ansökningar inom ramen för samma inbjudan att anmäla intresse, antingen bör godta den ansökan som han redan hade skickat eller bevilja honom ersättning på 550 euro för postkostnader och för den tid han lagt ned på att förbereda sin ansökan.

Frågeställningen

Ombudsmannens tillvägagångssätt

När ombudsmannen fattade beslut om huruvida detta klagomål kunde tas upp till prövning noterade han att klaganden inte tidigare hade inlett något administrativt förfarande avseende sitt påstående. Med tanke på den tydliga kopplingen mellan påståendena och påståendet ansåg han dock att det var rimligt att be kommissionen att även avge ett yttrande om klagandens påstående.

Kommissionens yttrande

Kommissionens yttrande över klagomålet kan sammanfattas på följande sätt:

I enlighet med bestämmelserna i budgetförordningen inledde kommissionen den 14 april 2004 en inbjudan att anmäla intresse för att upprätta en förteckning över på förhand utvalda konsulter för att tillhandahålla administrativt och tekniskt stöd inom sina respektive behörighetsområden till Europeiska kommissionens representation i Turkiet (nedan kallad kommissionens representation) (EUROPEAID/119722/C/SV/TR). En första tidsfrist för den preliminära urvalsomgången fastställdes till den 7 maj 2004.

Giltighetstiden för förteckningen över de sökande som valts ut på förhand fastställdes till tre år från och med den dag då meddelandet skickades till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer. Förteckningen skulle vara öppen för nya ansökningar under hela giltighetstiden, med undantag för de senaste tre månaderna. Om dessa sökande uppfyllde kriterierna för det preliminära urvalet skulle de därför läggas till i förteckningen upp till tre månader innan giltighetstiden löper ut.

Inbjudan att anmäla intresse var det första steget i anbudsförfarandet och syftade till att upprätta en på förhand utvald förteckning över konsulter och experter. Alla frågor om förhandsurvalet av konsulter hade besvarats per telefon eller e-post. När det gäller vanliga frågor hade svaren, som kunde vara av intresse för alla konsulter, offentliggjorts på webbplatsen för kommissionens representation.

För den berörda inbjudan att anmäla intresse hade kommissionens representation i tid mottagit 618 ansökningar för den första omgången, inklusive 3 147 meritförteckningar för experter. För att garantera en effektiv hantering av det stora antalet mottagna ansökningar angavs i de mottagningsbevis som hade skickats till alla sökande att resultaten av urvalsförfarandet skulle offentliggöras på webbplatsen för kommissionens representation. För dem som ansåg det nödvändigt fanns det därefter möjlighet att begära ytterligare information om resultaten av urvalet.

För att undvika risken för att en ansökan behandlas på ett diskriminerande sätt har utvärderingskommittén strikt tillämpat kraven i inbjudan att anmäla intresse. Alla ansökningar som lämnats in i ett annat format än det som anges i punkt 9 i inbjudan att anmäla intresse, enligt vilken ”sökande måste skicka in en kopia av sin ansökan för varje delförteckning som de vill föras upp på”, hade därför avslagits.

Skälet till kravet på att skicka in separata ansökningar för varje delförteckning var att underlätta arbetsfördelningen mellan utvärderarna eftersom de skulle utvärdera intresseanmälningar för olika delområden. Varje ansökan utvärderades av minst två utvärderare.

Den aktuella inbjudan att anmäla intresse var fortfarande öppen för nya ansökningar. Den tredje utvärderingsomgången avslutades den 14 mars 2005 och resultaten offentliggjordes på Internet (1).

När det gäller klagandens påståenden om att han aldrig hade fått ett mottagningsbevis för sin ansökan av den 27 april 2004 och att han inte hade fått något meddelande om resultaten av utvärderingen av hans ansökan, uppgav kommissionen att klagandens ansökan hade mottagits den 5 maj 2004. Den 30 maj 2004 skickade klaganden en begäran om upplysningar om sin ansökan via e-post. Den tjänsteman som var ansvarig för hans ansökan svarade honom följande dag, den 31 maj 2004, och informerade honom om att förfarandet för registrering av alla ansökningar pågick och att alla sökande skulle informeras om registreringen av deras ansökningar så snart som möjligt.

I enlighet med punkt 10 i inbjudan till intresseanmälan skickade kommissionens representation den 10 juni 2004 skrivelser för att informera samtliga sökande om registreringen av deras ansökningar. De sökande hade hänvisats till en särskild länk på kommissionens delegations webbplats för att få information om utvärderingsprocessens resultat.

På grund av ett skrivfel hade brevet till klaganden tyvärr innehållit en ofullständig adress och följaktligen hade det italienska postsystemet inte kunnat leverera brevet till klaganden. Skrivelsen hade därför återsänts till kommissionens representation. Skrivelsen hade sedan vidarebefordrats till den berörda tjänstemannen, som hade förberett sig för att skicka den på nytt till klaganden. Under tiden hade den senare skickat ytterligare ett e-postmeddelande med en begäran om upplysningar om hans ansökan. Den 21 september 2004 skickades ett svar per e-post till klaganden. Den 22 september 2004 underrättades klaganden om registreringen av hans ansökan, om den olyckliga omständigheten att skrivelsen av den 10 juni 2004 hade skickats till en ofullständig adress och om skälen till att hans ansökan hade avslagits, det vill säga att klaganden endast hade lämnat in en ansökan för att ansöka om flera delförteckningar.

Klaganden informerades vidare om att han var tvungen att lägga fram bevis för att han inte hade några skäl för uteslutning, såsom handlingar som mottagits från justitiemyndigheten, skattemyndigheten och socialförsäkringsmyndigheten. Efter en mer ingående undersökning, utförd av kommissionens representation, av de rättsliga kraven i Italien för att tillhandahålla dokumentationen i fråga, visade det sig dock att de handlingar som redan tillhandahållits av klaganden med största sannolikhet kunde anses vara godtagbara. Slutligen fick klaganden riktlinjer för hur en ny ansökan skulle göras, eftersom inbjudan att anmäla intresse var öppen i 33 månader och utvärderingen av de ansökningar som mottagits under tiden gjordes var tredje månad.

Kommissionen ansåg att dess avdelningar hade agerat korrekt i klagandens fall. Även om kommissionen medgav och beklagade att ett fel hade begåtts när skrivelsen av den 10 juni 2004 skickades till en ofullständig adress, hade klaganden slutligen underrättats om registreringen av hans ansökan, om avslaget och om skälen till detta genom e-postmeddelanden av den 21 september och den 22 september 2004. Klaganden hade fått den information som efterfrågades i inbjudan att anmäla intresse i enlighet med det relevanta förfarandet.

När det gäller klagandens påstående ansåg kommissionen att det saknade grund. Det faktum att klagandens ansökan inte uppfyllde kravet i punkt 9 i inbjudan att anmäla intresse motiverade inte en ersättning för postkostnader och för den tid som ägnats åt att förbereda ansökan.

Kommissionens representation skulle vara beredd att utvärdera eventuella ytterligare ansökningar från klaganden i sinom tid, om han så önskar.

Klagandens synpunkter

Inga synpunkter på kommissionens yttrande inkom från klaganden.

Beslutet

1 Påstådd underlåtenhet från kommissionens sida att bekräfta mottagandet av klagandens ansökan av den 27 april 2004

1.1 Den 27 april 2004 skickade klaganden sin ansökan som svar på den inbjudan till intresseanmälan som kommissionen inledde den 14 april 1004 om att upprätta en förteckning över på förhand utvalda konsulter för att ge administrativt och tekniskt stöd till Europeiska kommissionens representation i Turkiet ("kommissionens representation"). I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade han att han aldrig hade fått ett mottagningsbevis för sin ansökan.

1.2 I sitt yttrande angav kommissionen att kommissionens representation den 10 juni 2004 skickade ut skrivelser för att informera alla sökande om registreringen av deras ansökningar. På grund av ett skrivfel hade brevet till klaganden dock innehållit en ofullständig adress och följaktligen hade det italienska postsystemet inte kunnat leverera brevet till klaganden. Skrivelsen hade därför återsänts till kommissionens representation. Kommissionen beklagade detta olyckliga faktum. Skrivelsen hade sedan vidarebefordrats till den berörda tjänstemannen, som hade förberett sig för att skicka den på nytt till klaganden. Under tiden skickade han ytterligare ett e-postmeddelande med en begäran om upplysningar om sin ansökan. Genom ett e-postmeddelande av den 21 september 2004 informerades klaganden om att kommissionen redan hade offentliggjort de slutliga resultaten av den första utvärderingen på sin webbplats och att han fortfarande kunde ansöka om nästa utvärdering om hans namn inte fanns med i den relevanta förteckningen. Genom ytterligare ett e-postmeddelande av den 22 september 2004 underrättades klaganden också om registreringen av hans ansökan och om det olyckliga faktum att skrivelsen av den 10 juni 2004 hade skickats av kommissionens representation till en ofullständig adress och att den därför hade återsänts till kommissionen.

1.3 Enligt punkt 10 i inbjudan att anmäla intresse ska de sökande underrättas om registreringen av deras ansökan genom ett mottagningsbevis. I förevarande fall framgår det av ombudsmannens undersökning att kommissionen begick ett fel när den skickade skrivelsen med mottagningsbevis för klagandens ansökan. Såsom erkänts av kommissionen skickades den relevanta skrivelsen till en ofullständig adress och överlämnades därför inte till klaganden.

1.4 Principerna om god förvaltningssed kräver att en offentlig förvaltning som begår ett fel vidtar åtgärder för att rätta till det. I det aktuella fallet noterar ombudsmannen att kommissionen i sitt yttrande medgav att ett skrivfel hade inträffat beträffande klagandens adress, att den relevanta skrivelsen därför hade skickats till en ofullständig adress och att den italienska posten följaktligen hade återsänt den som olevererbar till kommissionen.

På grundval av de bevis som ombudsmannen förfogar över är det inte möjligt att fastställa det datum då den icke-levererbara skrivelsen mottogs av kommissionen. Eftersom ombudsmannen anser att kommissionen under alla omständigheter har gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden (se punkt 1.5 nedan) anser han dock inte att det är nödvändigt att genomföra ytterligare undersökningar för att fastställa när kommissionen mottog den relevanta skrivelsen.

1.5 Ombudsmannen noterar att kommissionen i sitt e-postmeddelande av den 21 september 2004 informerade den klagande om att "[o]m ni bekräftar er adress kan vi skicka brevet igen". På grundval av kommissionens e-post bekräftade klaganden sin adress den 22 september 2004. Under sådana omständigheter kunde klaganden rimligen anta att den relevanta skrivelsen skulle skickas till honom. Det verkar dock som om denna skrivelse aldrig skickades till klaganden.

Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionens underlåtenhet att skicka ett mottagningsbevis för sin ansökan till den korrekta klagandens korrekta adress utgjorde ett administrativt missförhållande. En kritisk anmärkning kommer att göras i detta avseende.

2 Kommissionens påstådda underlåtenhet att meddela resultaten av utvärderingen av klagandens ansökan

2.1 I sitt klagomål hävdade klaganden att han inte hade fått någon information om resultaten av utvärderingen av hans ansökan.

2.2 I sitt yttrande angav kommissionen att klaganden den 22 september 2004 hade informerats om att hans ansökan hade avslagits, eftersom han endast hade lämnat in en ansökan för att ansöka om flera delförteckningar.

Kommissionen tillade att klaganden dessutom hade informerats om att han var tvungen att lägga fram bevis för att det inte fanns några skäl för uteslutning, såsom handlingar som mottagits från justitiemyndigheten, skattemyndigheten och socialförsäkringsmyndigheten. Efter en mer ingående undersökning utförd av kommissionens representation visade det sig dock att de handlingar som klaganden redan hade lämnat med största sannolikhet kunde anses vara godtagbara. Klaganden hade också fått riktlinjer för hur en ny ansökan skulle göras, eftersom inbjudan att anmäla intresse var öppen i 33 månader och utvärderingarna av de inkomna ansökningarna gjordes var tredje månad.

2.3 Klaganden har inte inkommit med några synpunkter på kommissionens yttrande.

2.4 Mot bakgrund av klagandens påstående begränsades denna undersökning till att fastställa huruvida kommissionen hade informerat klaganden om resultaten av utvärderingen av hans ansökan. Den aktuella undersökningen behandlar därför inte frågan om huruvida de skäl som kommissionen angav när den informerade klaganden om resultaten av utvärderingen av hans ansökan var korrekta eller tillräckliga.

2.5 Det framgår av de uppgifter som ombudsmannen förfogar över att kommissionen i sitt svar av den 22 september 2004 informerade klaganden om resultaten av utvärderingen av hans ansökan, det vill säga att den hade avslagits.

2.6 Ombudsmannen anser därför att kommissionen inte har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande när det gäller denna aspekt av ärendet.

3 Klagandens yrkanden

3.1 I sitt klagomål hävdade klaganden att kommissionen, vid handläggningen av framtida utvärderingar av ansökningar inom ramen för samma inbjudan att anmäla intresse, antingen borde godta den ansökan som han redan hade skickat eller bevilja honom ersättning på 550 euro för postkostnader och för den tid han ägnade åt att förbereda sin ansökan.

3.2 I sitt yttrande uppgav kommissionen att klagandens ansökan hade avslagits eftersom den inte uppfyllde kraven i punkt 9 i inbjudan att anmäla intresse. Det fanns därför ingen anledning att motivera klagandens påstående.

3.3 Klaganden hävdade att kommissionen, vid handläggningen av framtida utvärderingar av ansökningar inom ramen för samma inbjudan att anmäla intresse, borde godta den ansökan som han redan hade skickat in. När det gäller detta påstående noterar ombudsmannen att avslaget på klagandens ansökan grundades på det faktum att klaganden inte hade uppfyllt kraven i inbjudan att anmäla intresse, eftersom han endast hade lämnat in en ansökan för att ansöka om flera delförteckningar i stället för att skicka separata ansökningar, en för varje delförteckning som han ville ansöka om. Det förefaller som om kommissionens beslut att avslå klagandens ansökan fattades i enlighet med villkoren i inbjudan att anmäla intresse. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att klagandens påstående inte kan godtas.

När det gäller klagandens krav på att kommissionen ska bevilja honom ersättning på 550 euro för postutgifterna och för den tid han lagt ner på att förbereda sin ansökan, erinrar ombudsmannen om att han har dragit slutsatsen (punkt 1.5) att kommissionen har gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden när det gäller underlåtenheten att skicka ett mottagningsbevis för hans ansökan till klaganden. Detta administrativa missförhållande kan dock inte anses ha orsakat de kostnader som klaganden påstås ha ådragit sig. Eftersom klaganden inte har lagt fram någon annan grund för sin åsikt att kommissionen bör betala honom den begärda ersättningen, anser ombudsmannen att klagandens ytterligare anspråk inte heller kan godtas.

4 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Principerna för god förvaltning kräver att när en offentlig förvaltning gör ett misstag bör den vidta åtgärder för att rätta till det. I det aktuella fallet noterar ombudsmannen att kommissionen i sitt yttrande medgav att ett skrivfel hade inträffat beträffande klagandens adress, att den relevanta skrivelsen därför hade skickats till en ofullständig adress och att den italienska posten därför hade återsänt den som olevererbar till kommissionen.

I sitt e-postmeddelande av den 21 september 2004 till den klagande skrev kommissionen till den klagande att ”om ni bekräftar er adress kan vi skicka brevet på nytt”. På grundval av innehållet i kommissionens meddelande kunde klaganden, som på begäran bekräftade sin adress den 22 september 2004, rimligen anta att den relevanta skrivelsen skulle skickas till honom. Det verkar dock som om denna skrivelse aldrig skickades till klaganden.

Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att kommissionens underlåtenhet att skicka ett mottagningsbevis för sin ansökan till klagandens korrekta adress utgjorde ett administrativt missförhållande.

Med tanke på att denna aspekt av målet rör förfaranden som rör specifika händelser i det förflutna är det inte lämpligt att eftersträva en uppgörelse i godo i frågan.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) http://www.deltur.cec.eu.int/english/consultantsinfo.html