Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden är en ideell organisation som förespråkar äldres rättigheter. Under 2020 beviljade Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur (Eacea) ett bidrag till klaganden för ett projekt som syftade till att utbilda partnerenheter för att organisera medborgarverksamhet med äldre. Projektet skulle genomföras mellan mars 2020 och augusti 2022, inklusive en ettårig förlängning av projektet på grund av covid-19.

2. I oktober 2022 begärde klaganden att Eacea skulle förlänga projektet till slutet av mars 2023 på grund av förseningar i genomförandet.

3. Den 26 oktober 2022 informerade Eacea klaganden om att den var tvungen att lämna in en formell begäran tillsammans med skälen till förlängningen. Den klagande gjorde detta följande dag. Klaganden förklarade att genomförandet av projektet försenades på grund av att den anställde som ledde projektet var sjuk och inte slutförde sina uppgifter inom tidsfristen. Den anställde i fråga blev sjukskriven i september 2022.

4. Eacea bekräftade mottagandet av begäran och sade att den skulle behandla begäran och återkomma till klaganden med den undertecknade ändringen av bidragsvillkoren. 

5. Den 9 november 2022 avslog Eacea klagandens begäran om förlängning. Den förklarade att i enlighet med de allmänna villkoren, som var en bilaga till bidragsbeslutet, bör sådana ansökningar göras senast en månad före utgången av genomförandeperioden, vilket i detta fall var den 31 juli 2022.[1] Klaganden lämnade in sin begäran mer än en och en halv månad efter det att genomförandeperioden hade löpt ut. I ett uppföljande e-postmeddelande av den 12 januari 2023 förklarade Eacea att detta innebar att all verksamhet som genomfördes efter projektets slutdatum (den 31 augusti 2022) inte skulle beaktas i den slutliga bidragsberäkningen.

6. I mars 2023 informerade Eacea klaganden om att den skulle återkräva 52 316 euro av de medel som beviljats klaganden innan projektet inleddes.[2] Eacea konstaterade att alla kostnader som klaganden hade redovisat för verksamhet som bedrevs efter projektets slutdatum inte var stödberättigande, liksom alla kostnader för verksamhet där antalet deltagare var lägre än 25.

7. Klaganden och EACEA hade ett omfattande utbyte i frågan, och klaganden lämnade in två överklaganden till EACEA mot beslutet om återkrav, som EACEA avslog.

8. I överklagandena förklarade klaganden att den hade slutfört en stor del av projektets verksamhet efter projektets slutdatum och betalat de partnerenheter som var involverade i denna verksamhet. Klaganden förklarade att förseningen i genomförandet av projektet berodde på exceptionella och oförutsebara omständigheter som rörde hälsan hos de anställda som förvaltade projektet. Framför allt försenades genomförandet av projektet på grund av hälsofrågorna hos den anställde som ledde projektet. Samtidigt var organisationens VD sjukskriven och återvände först efter projektets slutdatum. Den tillförordnade verkställande direktören och den anställde som ledde projektet insåg inte konsekvenserna av att inte hålla projektets tidsfrist. Det var först när den verkställande direktören återvände i början av oktober 2022 som klaganden märkte förseningen i projektgenomförandet och behovet av att begära en förlängning.

9. Klaganden hävdade därför att förseningarna bör betraktas som en force majeure-situation inom ramen för bidraget [3] och att Eacea i det slutliga bidragsbeloppet bör beakta all verksamhet som utförs inom ramen för projektet, inbegripet verksamhet som slutförs efter projektets slutdatum.

10. När det gäller verksamhet med färre än 25 deltagare hävdade klaganden att Eacea borde betrakta dessa kostnader som stödberättigande med tanke på att dess projektförslag, som Eacea hade godkänt för finansiering, nämnde evenemang med färre än 25 deltagare.

11. I sina svar vidhöll Eacea sitt beslut att inte bevilja ansökan om förlängning och att betrakta vissa kostnader som icke stödberättigande. Kommissionen förklarade att enligt bidragsbeslutet är endast kostnader ”som uppkommit under genomförandeperioden” stödberättigande. Den konstaterade att den situation som klaganden hade beskrivit inte utgjorde force majeure, eftersom personliga skäl såsom sjukfrånvaro är en naturlig del av en bidragsmottagares normala verksamhet. Det ankom på klaganden att under projektets löptid säkerställa att den hade tillräcklig operativ kapacitet för att genomföra projektet. EACEA noterade också att klaganden under alla omständigheter hade underlåtit att ”utan dröjsmål” underrätta EACEA om de svårigheter som uppstått och att vidta ”nödvändiga åtgärder för att begränsa eventuella skador”, vilket krävs enligt bidraget [4].

12. När det gäller det låga antalet deltagare i den verksamhet som anordnades av klaganden noterade Eacea att det i vägledningen för bidrag inom programmet Ett Europa för medborgarna tydligt anges att ”om antalet deltagare är lägre än det lägsta antalet i den lägsta gruppen (dvs. 25), får ingen finansiering beviljas.”[5]

13. I juli 2023 utfärdade Eacea en debetnota till klaganden, som klaganden betalade.

14. Klaganden var missnöjd med Eaceas beslut att återkräva vissa kostnader och vände sig till ombudsmannen i februari 2024.

Utredningen

15. Ombudsmannen inledde en undersökning av Eaceas vägran att bevilja en förlängning av projektets genomförande och dess beslut att återkräva medel från klaganden.

16. Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade ärendet och bad Eacea om förtydliganden, särskilt när det gäller dess beslut att avslå klagandens begäran om förlängning och att betrakta vissa kostnader som icke stödberättigande.

17. Eacea svarade ombudsmannen i juli 2024. Svaret delades med klaganden, som lämnade synpunkter.

Argument som framförts till ombudsmannen

Genom Eacea

18. Eacea förklarade att ansökningar om förlängning av ett projekts löptid, i linje med bidragsbeslutet, måste lämnas in senast en månad före genomförandeperiodens slut, såvida inte bidragsmottagaren lämnar tillräckliga skäl till varför den inte kunde göra det, vilket Eacea godtar.[6] Ändringen av bidragsvillkoren för att möjliggöra en sådan förlängning får inte undergräva beslutet att bevilja bidraget [7] eller strida mot principen om likabehandling av sökande. I detta fall kunde Eacea inte godta begäran om förlängning eftersom den gjordes för sent. Dessutom ansåg EACEA att klaganden inte hade angett något giltigt skäl till förseningen med att begära förlängningen och att beviljandet av förlängningen skulle ha förlängt projektets varaktighet utöver det högsta tillåtna beloppet enligt ansökningsomgången (18 månader),[8] vilket skulle ifrågasätta tilldelningsbeslutet och äventyra principen om likabehandling av sökande. 

19. Eacea upprepade att alla kostnader för verksamhet som genomförs utanför projektets genomförandeperiod, dvs. efter den 31 augusti 2022, inte är stödberättigande och att de skäl som klaganden angett för att motivera förseningarna inte kan betraktas som force majeure.

20. Eacea medgav dock att det i sina meddelanden med klaganden mellan den 26 oktober och den 9 november 2022 kan ha skapat ”berättigade förväntningar” för klaganden om att projektet skulle ha förlängts. För att åtgärda detta föreslog Eacea att klaganden skulle ersättas för eventuell ekonomisk skada som orsakats av detta otydliga meddelande, särskilt genom att ersätta klaganden för alla kostnader för evenemang som anordnas eller kostnader i samband med åtaganden för framtida evenemang mellan den 26 oktober och den 9 november 2022.

21. När det gäller avvisandet av vissa kostnader i samband med evenemang med färre än 25 deltagare förklarade Eacea att detta krav angavs i programhandledningen och den tillhörande bilagan.[9] Detta framgick också tydligt av ansökningsformuläret, som innehöll ett fält för att ange antalet planerade deltagare vid evenemang, där 25–50 var det lägsta alternativet. EACEA hävdade att klaganden hade lämnat inkonsekventa uppgifter om detta i sin ansökan. I avsnittet ”budget” räknade klaganden upp fem evenemang med minst 25/50 deltagare, medan klaganden i avsnittet ”tidsplan för verksamheten” räknade upp sju evenemang, varav tre med färre än 25 deltagare. Trots denna skillnad förklarade Eacea att man hade beräknat bidragsbeloppet på grundval av de uppgifter som klaganden lämnat under budgetavsnittet i ansökningsformuläret. EACEA uppgav att innehållet i avsnittet ”Tidsplan för verksamheten” inte hade någon inverkan på beräkningen av det högsta bidragsbeloppet.

Av den klagande

22. Klaganden hävdade att det inte stod klart för klaganden att EACEA:s avslag på ansökan om förlängning innebar att alla kostnader i samband med verksamhet som genomfördes utanför genomförandeperioden inte skulle anses vara stödberättigande. Detta blev tydligt först i mars 2023, när Eacea utfärdade ett betalningskrav. Klaganden hävdade att Eacea därför borde kompensera företaget för den ekonomiska skada som det lidit på grund av sitt otydliga meddelande fram till december 2022. 

23. Klaganden upprepade att förseningen i genomförandet av bidraget och begäran om förlängning berodde på force majeure och att Eacea i det slutliga bidragsbeloppet bör beakta all verksamhet som utförs inom ramen för projektet.

24. När det gäller avvisandet av vissa kostnader i samband med evenemang med färre än 25 deltagare hävdade klaganden att Eacea inte hade informerat den om att evenemangen, som inte uppfyllde detta krav, inte skulle finansieras.

Ombudsmannens bedömning

Beslut om att inte bevilja en förlängning och att avvisa kostnader som uppkommit efter projektets slutdatum

25. Eacea godtog inte begäran om förlängning eftersom klaganden lämnade in den efter tidsfristen, inte vederbörligen styrkte den och den begärda ändringen av beslutet skulle ifrågasätta det ursprungliga beslutet att bevilja bidraget. Ombudsmannen anser att Eaceas ståndpunkt är rimlig och i linje med tillämpliga regler.

26. I bidragsbeslutet anges följande: ”En ändring får inte ha till syfte eller resultat att ändra bidragsbeslutet på ett sätt som skulle ifrågasätta beslutet om beviljande av bidrag eller strida mot principen om likabehandling av sökande.”[10] I programhandledningen, som är en integrerad del av ansökningsomgången,[11] anges som särskilda kriterier för stödberättigande att projektet får pågå i högst 18 månader. Detta innebär att om klaganden i sin ansökan hade föreslagit en projekttid på mer än 18 månader skulle denne inte ha varit berättigad till finansiering. I detta fall skulle projektet, såsom det godkänts av EACEA, genomföras under en period på 18 månader.[12] Om EACEA hade beviljat klagandens ansökan om förlängning skulle projektets varaktighet således ha överskridit denna tröskel, vilket skulle ha undergrävt det ursprungliga tilldelningsbeslutet.

27. Även om förlängningen av projektet ändå kunde ha varit motiverad i händelse av force majeure, konstaterar ombudsmannen att de omständigheter som klaganden beskriver inte utgör force majeure, såsom anges i bidragsbeslutet. Tröskeln för att en händelse ska betraktas som force majeure är hög. Det skäl som klaganden åberopar för att motivera förseningarna, dvs. hälsofrågorna för den personal som förvaltar projektet, måste vara oförutsebart, bortom kontroll och omöjligt att mildra, trots tillbörlig aktsamhet.

28. Även om det står klart att klaganden stod inför en utmanande situation, i egenskap av en liten organisation som hanterar hälsofrågor för olika anställda, kvarstår faktum att hälsofrågor ur ett organisatoriskt perspektiv är förutsebara händelser, och bidragsmottagarna har ett ansvar att anpassa sin interna organisation i enlighet med detta. Detta inbegriper att säkerställa lämplig delegering av ansvar och övervakning av uppgifter under sådana omständigheter.

29. Med detta sagt medgav EACEA den förvirring som den orsakat i sina diskussioner med klaganden om begäran om förlängning. Ombudsmannen välkomnar Eaceas förslag att kompensera klaganden för frågor som rör dess otydliga kommunikation och att ersätta klaganden för utgifter som uppkommit mellan den 26 oktober 2022 och den 9 november 2022. Efter det att Eacea utfärdat sitt beslut om ansökan om förlängning stod det klart att inga utgifter som uppkommit utanför genomförandeperioden skulle vara stödberättigande. [13] Ombudsmannen anser därför att EACEA:s förslag löser denna aspekt av klagomålet.   

Avslag på kostnader för evenemang med färre än 25 deltagare

30. När det gäller Eaceas beslut att avvisa kostnader för evenemang med färre än 25 deltagare noterar ombudsmannen att det i programhandledningen anges att ingen finansiering får beviljas för evenemang med färre än 25 deltagare. Detta återspeglades i bilagan till handledningen och i ansökningsformuläret. Bidragsmottagarna är skyldiga att känna till de regler som styr finansieringen.

31. I sin bidragsansökan verkar klaganden ha lämnat motstridiga uppgifter i olika avsnitt om antalet evenemang som den avsåg att anordna och antalet deltagare per evenemang. Även om den klagande borde ha varit mer omsorgsfull när den lämnade in sin ansökan anser ombudsmannen att Eacea borde ha märkt diskrepansen vid utvärderingen av förslaget och begärt förtydliganden i frågan i ansökningsskedet innan den beviljade finansiering. Framför allt borde verksamhet med färre än 25 deltagare inte ha tagits med i förslaget, eftersom de inte kunde få finansiering.

32. Även om denna situation är olycklig och skulle ha kunnat undvikas med bättre kommunikation och omsorg från båda parter, var det klagandens ansvar att kontrollera den information som tillhandahölls och se till att de evenemang som denne avsåg att anordna uppfyllde villkoren i vägledningen. Såsom EACEA har förklarat hade inkonsekvenserna i ansökningsformuläret dessutom ingen inverkan på beräkningen av bidragsbeloppet, som baserades på det belopp som klaganden hade begärt i ”budgetavsnittet” i sin ansökan, enligt vilket de evenemang som angavs omfattade minst 25/50 deltagare.

33. På grundval av ovanstående konstaterar ombudsmannen att även om EACEA kunde ha kommunicerat bättre med klaganden, förekom det inga administrativa missförhållanden i EACEA:s beslut att inte bevilja en förlängning av projektet och att återkräva medel från klaganden.

34. Ombudsmannen uppskattar att EACEA:s beslut försätter klaganden i en svår ekonomisk situation och känner empati för de svårigheter som klaganden upplever. Eacea måste dock se till att tillämpliga regler och principen om sund ekonomisk förvaltning följs [14], vilket Eacea gjorde i detta fall.  

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsatser [15]:

Det förekom inga administrativa missförhållanden i EACEA:s beslut att inte bevilja en förlängning av projektet och att återkräva medel från klaganden.

Klaganden och Eacea kommer att informeras om detta beslut.

Tina Nilsson
Chef för enheten för ärendehantering

Strasbourg den 14 februari 2025

[1] Artikel 13.3 i de allmänna villkoren – Ändringar av bidragsbeslutet.

[2] Klaganden hade beviljats 87 846 euro som ”förfinansiering” för projektet. EACEA ansåg att endast 35 530 euro av de kostnader som klaganden senare begärde ersättning för var stödberättigande.

[3] Force majeure är ett juridiskt begrepp, vanligt i avtal, som befriar en part från en skyldighet eller ansvar på grund av en oförutsedd händelse eller omständighet utanför partens kontroll. I de allmänna villkoren i bidragsbeslutet definieras det som ”varje oförutsebar, exceptionell situation eller händelse utanför parternas kontroll som hindrar någon av dem från att fullgöra någon av sina skyldigheter enligt bidragsbeslutet, som inte beror på fel eller försummelse från deras sida eller från underleverantörernas anknutna enheters eller tredje parters sida som mottar ekonomiskt stöd och som visar sig vara oundvikliga trots att de visat tillbörlig aktsamhet”.

[4] I artikel 15 om force majeure i de allmänna villkoren i bidragsbeslutet föreskrivs följande: ”1. En part som drabbas av force majeure ska utan dröjsmål skicka en formell underrättelse till den andra parten med angivande av situationens eller händelsens art, dess sannolika varaktighet och förutsebara effekter. 2. Parterna ska vidta nödvändiga åtgärder för att begränsa eventuella skador på grund av force majeure. De måste göra sitt bästa för att återuppta genomförandet av åtgärden så snart som möjligt.”

[5] Programmet Ett Europa för medborgarna 2014–2020, programhandledning för verksamhetsbidrag, version giltig för ansökningsomgångar från och med januari 2019. Se kapitel 6.2.2: https://wayback.archive-it.org/12090/20210122021045mp_/https:/eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/programme_guide_2019_en_2.pdf

[6] I artikel 13.3 i de allmänna villkoren för bidragsbeslutet – Ändringar av bidragsbeslutet anges följande:

▪ a) vederbörligen motiveras,

▪ b) åtföljas av lämpliga styrkande handlingar, och

▪ c) skickas till den andra parten i god tid innan den ska träda i kraft, och under alla omständigheter en månad innan genomförandeperioden löper ut.

Led c är inte tillämpligt i fall som vederbörligen motiveras av den part som begär ändringen, om den andra parten samtycker.”

[7] Detta innebär att en ändring av bidragsbeslutet inte kan ändra dess villkor, särskilt respekten för kriterierna för stödberättigande och tilldelningskriterierna, på ett sätt som skulle ha lett till ett annat tilldelningsbeslut om sådana villkor hade tagits med i det ursprungliga förslaget till finansiering.

[8] Hänsyn tas inte till förlängningen i samband med covid-19-pandemin.

[9] Se punkt 10 i detta beslut.

[10] Artikel 13.2 i de allmänna villkoren för bidragsbeslutet.

[11] Ansökningsomgång nr EACEA-51/2018: Programmet Ett Europa för medborgarna – verksamhetsbidrag 2019: I https://wayback.archive-it.org/12090/20210122021054mp_/https:/eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/call_2019_en_1_0_0.pdf anges följande: Ansökningar om stödberättigande måste till fullo uppfylla de kriterier för stödberättigande som är gemensamma för alla programområden enligt nedan samt de särskilda kriterier för stödberättigande som gäller för varje åtgärd enligt beskrivningen i programhandledningen” och att ”7. [...] Vägledningen för programmet Ett Europa för medborgarna utgör en integrerad del av denna ansökningsomgång och de villkor för deltagande och finansiering som anges i den gäller fullt ut för denna ansökningsomgång.”

[12] Från mars 2020 till augusti 2021. Detta omfattar inte den ettåriga förlängningen av projektet på grund av covid-19, som ansågs vara en force majeure-situation.

[13] I artikel 19 i de allmänna villkoren för bidragsbeslutet – Bidragsberättigande kostnader, föreskrivs följande: ”Bidragsberättigande kostnader för åtgärden är kostnader som mottagaren faktiskt ådragit sig och som uppfyller följande kriterier: a) De har uppkommit under genomförandeperioden, med undantag för kostnader i samband med ansökan om slutbetalning och motsvarande styrkande handlingar som avses i artikel 4.4.”

[14] Artikel 317 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt.

[15] Detta klagomål har behandlats inom ramen för delegerad ärendehantering, i enlighet med Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser.