Bäste X,

Du lämnade in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen om hur den hanterade en begäran om allmänhetens tillgång [1] till handlingar (EASE 2023/6934.)

I november 2023 begärde du tillgång till e-postmeddelandet från NEAR-RULELAW-FUNDRIGHTS av den 25 maj 2018 Subject: FACTSHEET 22 - Focus on.....DEINSTITUTIONALISATION OF CHILDREN” och till registrerings- och spridningsbladet för Ares i ovannämnda e-postmeddelande.

I december 2023 beviljade kommissionen allmänheten tillgång till det e-postmeddelande som du begärde, med förbehåll för att personuppgifterna redigerades. Den 15 december 2023 lämnade du in en bekräftande ansökan eftersom du ansåg att kommissionen inte hade identifierat alla handlingar som omfattas av din begäran, särskilt ARES-registrerings-och spridningsbladet för e-postmeddelandet i fråga. 

Eftersom du inte fick något svar på din bekräftande ansökan vände du dig till ombudsmannen.

Vi informerade kommissionen om ditt klagomål och bad den att skicka ett svar.

I avsaknad av svar inom den tidsfrist som fastställts av ombudsmannen bad vi att få ta del av alla handlingar som kommissionen under tiden kunde ha identifierat som handlingar som omfattas av er begäran.

I sitt svar till ombudsmannens undersökningsgrupp förklarade kommissionen att det cirkulationsblad för Ares som du begärde inte finns, eftersom e-postmeddelandet i fråga registrerades i Ares utan något godkännandeförfarande. Således var ingen undertecknarkedja associerad med den och följaktligen finns det inget cirkulationsblad. Det är beklagligt att kommissionen inte lämnade dessa förklaringar tidigare, men ombudsmannen har ingen anledning att betvivla dem.

Vi förstår också att kommissionen under tiden bad er att lägga fram ytterligare argument utan vilka den skulle avsluta ärendet. Det verkar som om du inte lade fram några ytterligare argument och kommissionen avslutade därför ditt ärende.

Mot bakgrund av ovanstående har vi beslutat att avsluta undersökningen med följande slutsats [2]:

Inga ytterligare undersökningar är motiverade.

Ombudsmannen delar dock er oro över den tid det tar för kommissionen att behandla allmänhetens begäranden om tillgång till handlingar. I sin undersökning på eget initiativ i frågan konstaterade ombudsmannen att de betydande förseningar som kommissionen stött på vid besvarandet av begäranden om tillgång utgör administrativa missförhållanden och utfärdade en särskild rapport till Europaparlamentet i detta avseende i september 2023 (OI/2/2022/OAM).[3] Mer information om den särskilda rapporten finns på https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/175330.

När vi avslutade detta ärende påminde vi kommissionen om ovanstående iakttagelser och om att den måste förbättra sin hantering av begäranden om allmänhetens tillgång som en prioriterad fråga.

Med vänliga hälsningar,

Rosita Hickey
Förfrågningsdirektör

Strasbourg den 7 februari 2025

[1] Utfärdad i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentet, rådet och kommissionen

dokument: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049 .

[2] Fullständig information om förfarandet och rättigheter i samband med klagomål finns på 

  https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707

[3] Europaparlamentets resolution av den 14 mars 2024 om den tid det tar för Europeiska kommissionen att behandla ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar, tillgänglig på https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html.