Strasbourg den 2 juni 2004

Bästa H.,

Den 20 augusti 2003 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen på DIK-föreningens vägnar. Ditt klagomål gäller kommissionens beslut att begära återbetalning av en del av de medel som beviljats DIK-föreningen för genomförandet av ett Leonardo da Vinci-projekt (S 95/2/179/III.2.a).

Den 27 oktober 2003 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Den 29 januari 2004 mottog jag kommissionens yttrande, som jag översände till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Inga synpunkter verkar ha inkommit från er.

Jag skriver nu för att låta er veta resultatet av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden är de faktiska omständigheterna i målet sammanfattningsvis följande:

Klaganden är ordförande för DIK-föreningen, en liten yrkesorganisation och fackförening för bland annat bibliotekarier, arkivarier och museipersonal. Hennes förening ansvarade för utvecklingen av ett projekt som finansierades av Europeiska kommissionen genom Leonardo da Vinci-programmet (ref.: S95/2/179/III.2.a.

År 2001 mottog DIK Association en faktura från kommissionen med en begäran om betalning av 50 000 euro, utan någon ytterligare förklaring. Efter flera försök att hitta den tjänsteman som ansvarar för projektet, inklusive ett besök hos kommissionen, informerades den klagande om institutionens oro över projektet. Det rörde sig om ett antal oegentligheter, t.ex. avsaknaden av underskrifter från vissa av partnerna, behovet av att sammanslutningen täcker sina egna kostnader, det orimliga belopp som en av partnerna tog ut som resekostnader och den tid för vilken en partner hade begärt ersättning för kostnader. Klaganden förklarade att denna situation hade uppstått till följd av att det utkast till rapport om projektet som ursprungligen utarbetades av projektledarna inte godtogs av deltagarna och att en extern museipersonal var tvungen att ansvara för det slutliga utarbetandet av rapporten.

Mot bakgrund av kommissionens farhågor gjorde klaganden ett antal korrigeringar av rapporten om projektet. Det förefaller som om kommissionen till följd av dessa ändringar omprövade vissa av sina invändningar och minskade sin begäran om återbetalning till 20 911,09 euro. Klaganden påpekade dock att projektet hade genomförts framgångsrikt och att DIK-föreningens rapport om projektet dessutom hade slutförts och offentliggjorts. Hon instämde i att genomförandet av projektet delvis kunde ha avvikit från specifikationerna i kontraktet, även om hon bestred det belopp som kommissionen hade begärt.

Efter flera utbyten och personliga möten med de ansvariga tjänstemännen återbetalade klaganden det begärda beloppet på 20 911,09 euro. Hon uttryckte dock sitt missnöje med kommissionens beslut och konstaterade att hennes organisation är liten och består av bland annat bibliotekarier, arkivarier och museipersonal. Det begärda beloppet kunde inte täckas av föreningens budget och orsakade därför förödelse för medlemmarna.

Klaganden betonade att DIK-föreningen visserligen inte kände till några av de regler som styr projektet och att genomförandet av dem kostade mycket tid och pengar, men att den hade genomfört projektet i enlighet med kontraktet.

Sammanfattningsvis hävdar klaganden i sitt klagomål till ombudsmannen att kommissionen inte hanterade projektet korrekt, särskilt när det gäller dess begäran om återbetalning av en del av finansieringen, och underlät att informera DIK-föreningen om vissa av kraven i avtalet.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande förklarade kommissionen att klaganden arbetade som avtalspart i ett projekt som finansierades genom Leonardo da Vinci-programmet (kontrakt S.95.2.179.III.2.a; nr 3854). Avtalet löpte från den 1 december 1995 till den 30 januari 1997.

Projektet hade varit föremål för många kontakter mellan den så kallade byrån för tekniskt stöd (TAO) på kommissionens vägnar och uppdragstagaren för att lösa de många problem som utvärderingen av lägesrapporterna och slutrapporterna gav upphov till. Kommissionen noterade att dess avdelningar hade informerat klaganden, både skriftligen och muntligen, om dessa problem.

Kommissionen påpekade att förbindelserna med uppdragstagaren reglerades av ett avtal till vilket en administrativ och ekonomisk handbok bifogades. I denna handbok anges kriterierna för stödberättigande för projektutgifter. Institutionen betonade att uppdragstagaren därför hela tiden hade informerats om sina avtalsförpliktelser.

Institutionen påpekade att beslutet om återbetalning, som klaganden bestred, utfärdades efter det att dess avdelningar hade slutfört behandlingen av hennes andra version av slutrapporten, som ingavs den 6 juni 1999. Den första slutrapporten hade mottagits av byrån för tekniskt bistånd den 19 februari 1998. Det hade inte godkänts eftersom den beräknade outputen inte hade slutförts, vilket gjorde det omöjligt att göra en utvärdering.

På grund av de problem som uppstod till följd av att byrån för tekniskt bistånd avslutades och att de belgiska rättsliga myndigheterna förseglade dess akter, behandlade kommissionen inte den andra versionen av slutrapporten förrän år 2000. På grundval av sin utvärdering drog kommissionen slutsatsen att rapporten var ofullständig och dess avdelningar begärde därför ytterligare information från uppdragstagaren den 17 maj och den 18 augusti 2000.

Eftersom hon inte besvarade denna begäran beslutade kommissionen att avsluta ärendet den 12 december 2000 och att förklara vissa utgifter icke stödberättigande. I sin skrivelse till klaganden av den 12 december 2000 motiverade kommissionen sin ståndpunkt på följande grunder: Endast utgifter som uppkommit under avtalsperioden (1 december 1995-30 november 1997) kunde beaktas. Lägesrapporterna och slutrapporterna hade inte undertecknats av samma person som undertecknade kontraktet. Det fanns inkonsekvenser i tabellerna och det saknades underskrifter på vissa av dem. Den andra versionen av slutrapporten kunde inte beaktas eftersom den lämnades in senare än tio månader efter avtalsperiodens slut. Klaganden hade underlåtit att svara på kommissionens begäran om upplysningar. och kontrakt med partner hade inte tillhandahållits. Ärendet avslutades därför och en debetnota med förklarande finansiella bilagor skickades till uppdragstagaren den 31 maj 2001.

DIK-föreningen ingav ett klagomål till kommissionen den 21 juni 2001. Mot bakgrund av omständigheterna kring nedläggningen av kontoret för tekniskt bistånd antog kommissionen att klaganden aldrig hade mottagit sin begäran om ytterligare upplysningar av den 17 maj 2000 och beslutade därför att återuppta ärendet. Till följd av klagandens inlagor i september 2001 av de ytterligare upplysningar som begärts och hennes skrivelse av den 15 oktober 2001 ändrade kommissionen sin bedömning och godtog en del av de utgifter som ursprungligen hade förklarats icke stödberättigande. På grundval av denna nya utvärdering uppskattade kommissionen de återstående icke stödberättigande kostnaderna till 20 911,09 euro och lämnade in ett förslag om detta till uppdragstagaren.

Genom en skrivelse av den 23 oktober 2001 godtog uppdragstagaren formellt detta förslag. Hon betalade den 13 augusti 2003 ett belopp på 20 911,09 euro till kommissionen för projektet. Kommissionen anser att denna betalning bekräftade uppdragstagarens samtycke till det slutliga beslutet.

Klagandens synpunkter

Ombudsmannen har inte mottagit några synpunkter från klaganden.

Beslutet

1 Kommissionens hantering av projektet

1.1 Klagomålet gäller kommissionens beslut att begära återbetalning av en del av de medel som beviljats DIK-föreningen för genomförandet av ett Leonardo da Vinci-projekt. Klaganden hävdar att kommissionen inte hanterade projektet på ett korrekt sätt, särskilt när det gäller dess begäran om återbetalning av en del av finansieringen, och underlät att informera DIK-föreningen om vissa avtalskrav. Enligt klaganden hade DIK-föreningen genomfört projektet i enlighet med kontraktet, även om den inte kände till några av de regler som styr projektet och genomförandet av dem kostade mycket tid och pengar.

1.2 Kommissionen hävdar att dess förbindelser med uppdragstagaren reglerades av ett avtal, till vilket en administrativ och ekonomisk handbok bifogades. I denna handbok anges kriterierna för stödberättigande för projektutgifter. Institutionen betonade att uppdragstagaren därför hela tiden hade informerats om sina avtalsförpliktelser.

När det gäller handläggningen av avtalet har kommissionen gjort gällande att den begärde ersättning för vissa utgifter, efter att ha dragit slutsatsen att den slutrapport som klaganden hade översänt var ofullständig.

Efter att ha mottagit ytterligare information från klaganden godtog kommissionen en del av de utgifter som ursprungligen hade förklarats icke stödberättigande. På grundval av denna nya utvärdering uppskattade kommissionen de återstående icke stödberättigande kostnaderna till 20 911,09 euro och lämnade ett förslag om detta till avtalsparten, som formellt godtog förslaget den 23 oktober 2001.

1.3 Enligt artikel 195 i EG-fördraget har Europeiska ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål "om administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas eller gemenskapsorganens verksamhet". Ombudsmannen anser att administrativa missförhållanden uppstår när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det (1). Administrativa missförhållanden kan således även konstateras när det gäller fullgörandet av skyldigheter som följer av avtal som ingåtts av gemenskapernas institutioner eller organ.

1.4 Ombudsmannen anser dock att omfattningen av den granskning som han kan utföra i sådana fall nödvändigtvis är begränsad. Ombudsmannen anser att han inte bör försöka avgöra om det har förekommit ett avtalsbrott från någondera partens sida, om frågan är omtvistad. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om relevant nationell rätt och att bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

1.5 Ombudsmannen anser därför att det i mål som rör avtalstvister är motiverat att begränsa sin undersökning till att undersöka om gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet på ett sammanhängande och rimligt sätt har redogjort för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess syn på avtalssituationen är berättigad. Om så är fallet kommer ombudsmannen att dra slutsatsen att hans undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande.

Denna slutsats påverkar inte parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av behörig domstol.

1.6 På grundval av den bevisning som lagts fram i samband med undersökningen förefaller det som om det avtal som undertecknats mellan kommissionen och klagandens intresseorganisation (S.95.2.179.III.2.a; nr 3854) innehöll ett antal bilagor, bland annat en administrativ och ekonomisk handbok för projektet. I detta dokument anges i detalj kriterierna för stödberättigande för projektutgifter. Eftersom kriterierna för de utgifter som ska betalas av kommissionen utgjorde en integrerad del av det avtal som undertecknats och godkänts av klaganden, anser ombudsmannen att kommissionen gav klaganden tillräcklig information om de rättigheter och skyldigheter som följer av avtalet.

1.7 När det gäller kommissionens hantering av avtalet, särskilt beslutet att begära återbetalning av en del av dess finansiering, framgår det av tillgänglig bevisning att kommissionen motiverade sina begäranden om återbetalning av en del av stödet med att vissa av klagandens utgifter inte var stödberättigande. Ombudsmannen är medveten om att kommissionen har motiverat sin ståndpunkt genom att hänvisa till flera avtalskrav som inte förefaller ha ifrågasatts av klaganden, såsom bland annat att endast utgifter som uppkommit under avtalsperioden (1 december 1995–30 november 1997) kunde beaktas. att lägesrapporterna och slutrapporterna inte föreföll ha undertecknats av samma person som undertecknade det ursprungliga kontraktet, eller att det fanns inkonsekvenser i tabellerna och avsaknad av underskrift på vissa av dem.

1.8 På grundval av de uppgifter som lämnats av klaganden och kommissionen under undersökningen anser ombudsmannen att kommissionens ståndpunkt i denna fråga inte förefaller orimlig och att kommissionen förefaller ha informerat klaganden på ett tillfredsställande sätt om skälen till sin ståndpunkt.

Under dessa omständigheter drar ombudsmannen slutsatsen att undersökningen inte har avslöjat något administrativt missförhållande.

2 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Se Europeiska ombudsmannens årsrapport 1997, s. 22.