Bakgrund till klagomålet

1. Multifunktionella mottagnings- och identifieringscentrum (MPRIC) är mottagningscentrum för migranter som inrättats på de grekiska öarna. De multilaterala övervaknings- och informationscentrumen är EU-finansierade och hanterar identifiering, första mottagande och förvar före avlägsnande av och för asylsökande. Europeiska kommissionen har till uppgift att se till att Grekland använder de EU-medel som täcker övervaknings- och informationscentrumen i enlighet med EU-lagstiftningen.[1] Det civila samhällets organisationer tar dock kontinuerligt upp frågor om mottagnings- och levnadsvillkoren i dessa centrum.[2]

2. Klaganden, en journalist, lämnade in tre ansökningar om tillgång till handlingar [3] till kommissionen i detta sammanhang.[4] Den första ansökan – som omfattas av denna undersökning – lämnades in i augusti 2022 och gällde lägesrapporter, tekniska delrapporter och teknisk korrespondens om bidragsavtal HOME/2020/AMIF/AG/EMAS/0127 (GESTDEM 2022/4531). I enlighet med detta avtal gav EU katastrofbistånd till Grekland för uppförandet av övervaknings- och informationscentrum [5]. 

3. I oktober 2022 skickade kommissionen sitt första svar till klaganden. Kommissionen identifierade 27 handlingar och 20 bilagor som omfattades av begäran och beviljade delvis tillgång till dem. I samband med detta åberopade kommissionen undantag enligt EU:s lagstiftning om tillgång till handlingar (förordning 1049/2001) och hävdade att ett fullständigt utlämnande skulle kunna undergräva skyddet av personuppgifter [6], affärsintressen [7], allmänintresset i fråga om allmän säkerhet [8], syftet med revisioner [9] och kommissionens pågående beslutsprocess [10]. Kommissionen identifierade inte något övervägande allmänintresse av utlämnandet.

4. Klaganden bad kommissionen att se över sitt beslut (genom att lämna in en ”bekräftande ansökan”) den 24 oktober 2022 och bestred kommissionens tillämpning av undantagen för skydd av affärsintressen och dess pågående beslutsprocess. Klaganden hävdade också att det fanns ett övervägande allmänintresse av att handlingarna lämnades ut mot bakgrund av ”allvarlig oro över förskingringen av EU:s offentliga medel vid uppförandet och underhållet av EU:s mottagningscentrum och andra flyktingläger i Grekland” och ”allmänt dokumenterade kränkningar av de mänskliga rättigheterna och kränkningar av migranter”.

5. Kommissionen förlängde tidsfristen för sitt svar på klagandens bekräftande ansökan till den 2 december 2022. Efter flera påminnelser från klaganden informerade kommissionen dem den 16 februari 2023 om att den inte kunde förbinda sig till ett visst datum för ett slutligt beslut.

6. Klaganden var missnöjd med hur kommissionen hanterade deras begäran och vände sig till ombudsmannen den 23 februari 2023.

Utredningen

7. Ombudsmannen inledde en undersökning av kommissionens underlåtenhet att svara inom de tillämpliga tidsfristerna på klagandens bekräftande ansökan.

8. Ombudsmannen bad kommissionen att besvara den bekräftande ansökan utan ytterligare dröjsmål och senast den 14 april 2023.Kommissionen kunde inte respektera den tidsfrist som ombudsmannen hade fastställt.

9. I september 2023 lade ombudsmannen fram en särskild rapport för Europaparlamentet [11] där kommissionen uppmanades att ta itu med de systematiska förseningarna i hur kommissionen hanterar allmänhetens begäranden om tillgång och att respektera tidsfristerna i förordning (EG) nr 1049/2001. Klagandens begäran om tillgång nämndes i rapporten som exempel på ärenden av allmänt intresse där betydande förseningar förekom. Europaparlamentet godkände detta betänkande enhälligt vid sitt plenarsammanträde den 14 mars 2024 och uppmanade kommissionen att ta itu med frågan om förseningar [12].

10. I april 2024 bad ombudsmannens undersökningsgrupp att granska de handlingar som identifierats i det inledande skedet mot bakgrund av den ihållande förseningen.

11. Ombudsmannen träffade också kommissionens generalsekreterare i maj 2024 för att diskutera hur kommissionen hanterade förseningarna med att ge allmänheten tillgång till handlingar och utvecklingen av situationen.[13] Vid det mötet uppmanade ombudsmannen återigen kommissionen att ta itu med frågan om förseningar som en prioriterad fråga, och pekade på flera fall med särskilt stora förseningar, däribland detta.

12. I augusti 2024 utfärdade kommissionen sitt svar på klagandens bekräftande ansökan. Kommissionen identifierade 16 ytterligare bilagor som omfattades av klagandens begäran om tillgång. Den beviljade bred tillgång till alla utom två handlingar med mycket begränsade redigeringar för skydd av personuppgifter. För de två återstående handlingarna åberopade kommissionen undantaget avseende skyddet för det allmänna samhällsintresset i fråga om allmän säkerhet.

Ombudsmannens bedömning

13. Ombudsmannen välkomnar den eventuella omfattande tillgång som kommissionen nu har gett till de omtvistade handlingarna och anser att kommissionens bekräftande beslut besvarade klagandens begäran om omprövning på ett tillfredsställande sätt.

14. Ombudsmannen noterar dock den oerhörda försening som kommissionen ådragit sig i detta fall. Enligt förordning (EG) nr 1049/2001 ska en EU-institution inom 15 arbetsdagar från det att den bekräftande ansökan registrerats antingen bevilja tillgång till den begärda handlingen eller, i ett skriftligt svar, ange skälen till att ansökan helt eller delvis har avslagits. Tidsfristen på 15 arbetsdagar får i undantagsfall förlängas med ytterligare 15 arbetsdagar [14].

15. I detta fall tog kommissionen över ett och ett halvt år på sig att fatta beslut om klagandens bekräftande ansökan. Två år har gått sedan klaganden lämnade in sin ursprungliga begäran om tillgång.

16. Detta ärende är således ytterligare ett exempel på de betydande och systematiska förseningar som kommissionen stöter på vid behandlingen av bekräftande ansökningar, som ombudsmannen ansåg utgöra administrativa missförhållanden [15]. Ombudsmannen har redan uppmanat kommissionen att ta itu med de systematiska förseningarna på detta område och att respektera tidsfristerna i förordning (EG) nr 1049/2001. Kommissionens dröjsmål med att besvara klagandens begäran om allmänhetens tillgång till handlingar i detta fall är särskilt beklagligt mot bakgrund av det allmänintresse som är knutet till att säkerställa respekten för de grundläggande rättigheterna i mottagningscentrum för migranter.

17. I sina uppdateringar till ombudsmannen hänvisade kommissionen till komplexiteten i klagandens begäranden om tillgång och de nödvändiga samråden för att hantera dessa begäranden.

18. I detta avseende noterar ombudsmannen att även om tidsfristen för kommissionens bekräftande beslut var i december 2022 verkar det som om kommissionen inledde de relevanta samråden med de grekiska myndigheterna först i maj 2023. Samråden avslutades inte förrän i januari 2024. Även om ombudsmannen uppskattar att en dialog med en medlemsstat gör det mindre sannolikt att kommissionen måste upphäva en medlemsstats motstånd mot utlämnande av uppgifter, måste en sådan dialog föras med iakttagande av de tillämpliga tidsfristerna [16].

19. Ombudsmannen hänvisar till det förslag till förbättring som hon har lagt fram i samband med sin undersökning på eget initiativ i frågan [17], nämligen att kommissionen i början av förfarandet, efter registreringen av en begäran, bör kontrollera om externa samråd kommer att vara nödvändiga och, om så är fallet, inleda denna process i god tid.

20. Ombudsmannen kritiserar i starkast möjliga ordalag kommissionens betydande dröjsmål med att besvara klagandens begäran och avslutar ärendet.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Ombudsmannen kritiserar i starkast möjliga ordalag kommissionens betydande dröjsmål med att besvara klagandens begäran. Hon har påpekat att underlåtenhet att iaktta de tidsfrister som lagstiftaren har fastställt i förordning nr 1049/2001 inte kan utgöra god förvaltning. Medborgare som bryter mot lagstadgade tidsfrister i situationer som bidrag eller jobbansökningar till exempel får inget sådant spelrum.

Ombudsmannen uppmanar återigen kommissionen att förbättra sin hantering av begäranden om allmänhetens tillgång som en prioriterad fråga och hänvisar den till rekommendationen i sin strategiska undersökning OI/2/2022/OAM. Framför allt bör kommissionen reflektera över den signal den sänder till medborgare som utövar denna grundläggande rättighet när den ostraffat bortser från de tydliga tidsfristerna.

Klaganden och Europeiska kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 18 september 2024

[1] Under 2022 inledde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ (OI/3/2022/MHZ) om hur Europeiska kommissionen säkerställer respekten för de grundläggande rättigheterna i dessa nya EU-finansierade anläggningar för migrationshantering i Grekland. Ombudsmannen lade fram förslag för att ta itu med ett antal problem som identifierats. Information om utredningen finns på: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62000.   

[2] För ytterligare information, se till exempel: https://asylumineurope.org/wp-content/uploads/2024/06/AIDA-GR_2023-Update.pdf.

[3] I enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[4] GESTDEM 2022/4531 – klagomål 380/2023/PVV till ombudsmannen, GESTDEM 2022/4534 – klagomål 507/2023/PVV till ombudsmannen och GESTDEM 2022/4621 – klagomål 508/2023/PVV till ombudsmannen. Finns på: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/167614.  

[5] För ytterligare information, se till exempel: https://commission.europa.eu/system/files/2021-06/year-activity-report-2020-migration-and-home-affairs_en.pdf och https://commission.europa.eu/system/files/2022-06/year-activity-report-2021-migration-and-home-affairs-annexes_en_0.pdf.

[6] Artikel 4.1 b i förordning 1049/2001.

[7] Artikel 4.2 första strecksatsen i förordning 1049/2001.

[8] Artikel 4.1 a första strecksatsen i förordning 1049/2001.

[9] Artikel 4.2 tredje strecksatsen i förordning 1049/2001.

[10] Artikel 4.3 första stycket i förordning 1049/2001.

[11] Finns på https://www.ombudsman.europa.eu/en/special-report/en/175425. 

[12] Se https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html.

[13] Rapporten från detta möte finns tillgänglig på ombudsmannens webbplats:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/188081.

[14] Artikel 8 i förordning 1049/2001.

[15] Rekommendation om den tid det tar för Europeiska kommissionen att behandla ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar (strategisk undersökning OI/2/2022/OAM).

[16] Se punkterna 41–44 i ombudsmannens rekommendation om den tid det tar för Europeiska kommissionen att behandla ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar (strategisk undersökning OI/2/2022/OAM), som finns på https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661.

[17] Förslag 2 till ombudsmannens rekommendation om den tid det tar för Europeiska kommissionen att behandla ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar (strategisk undersökning OI/2/2022/OAM), som finns på: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/167661.