Bäste X,

Den 23 maj 2002 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen på ditt företags vägnar. Klagomålet avsåg kommissionens påstådda underlåtenhet att betala klaganden för bedömningen av ett EG-program, trots institutionens formella åtagande av den 31 oktober 2001. Ni översände kompletterande upplysningar till mig den 24 och 25 juni 2002.

Den 27 juni 2002 vidarebefordrade jag ert klagomål till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen översände sitt yttrande den 25 september 2002 och jag översände det till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om Ni så önskade. Ni översände era synpunkter till mig den 22 november 2002. Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden var de faktiska omständigheterna följande:

Klaganden hade ingått ett avtal med kommissionen för sitt företags räkning. Stödmottagaren ombads att göra en bedömning av ett gemenskapsprogram. Den 9 november 2000 och den 13 juli 2001 inkom klaganden med fakturor för utförda tjänster. I ett e-postmeddelande av den 31 oktober 2001 förklarade kommissionen att betalningen skulle göras inom kort. Eftersom ingen överföring genomfördes kontaktade klaganden utan framgång institutionen vid flera tillfällen. Som svar på hans begäran påpekade klaganden att inget svar hade mottagits från kommissionen. När det gäller slutbetalningen av kontraktet har detta ännu inte gjorts. I sitt klagomål till ombudsmannen konstaterade han att slutbetalningen borde ha gjorts senast 60 dagar efter det att de relevanta fakturorna hade godkänts, i enlighet med artikel 11.4 i avtalet.

Sammanfattningsvis hävdade klaganden att kommissionen hade underlåtit att besvara hans begäran om upplysningar och att betala hans sammanslutning för bedömningen av ett EG-program, trots institutionens formella åtagande gentemot honom den 31 oktober 2001. Han hävdade därför att kommissionen betalade för de tjänster som hans företag hade utfört.

Frågeställningen

I sitt yttrande erinrade kommissionen om att den klagandes företag efter en anbudsinfordran (EGT S 172, 4.9.1999) hade valts ut för att genomföra en efterhandsutvärdering av ett gemenskapsprogram.

I enlighet med bestämmelserna i avtalet beviljades klaganden ett schablonbelopp på 156 312 euro, exklusive kostnader för resor och logi. Utvärderingsrapporten skulle ha färdigställts och överlämnats till kommissionen senast den 15 december 2000.

Kommissionen påpekade att arbetet ledde till ständiga förseningar i samband med undertecknandet av kontraktet och framläggandet av både del- och slutrapporterna. Kommissionen medgav dock att betalningarna i detta sammanhang också hade tagit lite extra tid.

Institutionen hänvisade till förfarandet för utbetalning av det stöd som föreskrivs i artikel 11.4 i avtalet. Ett belopp motsvarande 30 % av schablonbeloppet (46 893,60 euro) skulle betalas när avtalet undertecknades. En utbetalning på 40 % efter halva tiden skulle sedan göras vid framläggandet av delrapporten, som skulle lämnas in den 15 maj 2000. Resten av stödet skulle betalas ut senast den 15 december 2000 efter det att alla uppgifter slutförts. Såsom anges i artikel 4.2 i avtalet krävde både mellanliggande betalningar och slutbetalningar att en faktura lämnades in tidigare, i vilken alla utgifter skulle anges.

De två fakturor som klaganden lämnade in uppgick till 185 680,04 euro, vilket innebär att hans begäran låg långt över den siffra på 156 312 euro som anges i avtalet. Institutionen noterade också att dessa fakturor inte hade delat upp klagandens kostnader, vilket krävs enligt artikel 4.2. Den 22 maj 2001 begärde klagandens firma att avtalet skulle ändras och att det totala stödbeloppet därmed skulle höjas, så att kostnaderna för resor och uppehälle kunde beaktas. Kommissionen noterade att begäran inte respekterade de tidsfrister som anges i artikel 11.3 i avtalet. Institutionen tillade att klagandens begäran inte kunde ha godtagits eftersom det i avtalet fastställdes att gemenskapsstödet inte kunde omfatta kostnader för resor och uppehälle.

Kommissionen medgav dock att dess avdelningar inte hade agerat med vederbörlig omsorg. Kommissionen angav att den formellt borde ha informerat klaganden om att stödet inte kunde ändras och att hans utgifter därför inte kunde överstiga detta belopp och endast återspeglade de aspekter som återspeglades i avtalet.

Kommissionen gick dock med på att genomföra slutbetalningen utan dröjsmål om klaganden skulle lämna in en totalfaktura i enlighet med de tidigare kriterierna.

Klaganden upprepade påståendena i sitt klagomål. Han svarade på några av uttalandena i kommissionens yttrande.

Klaganden förklarade orsakerna till de förseningar som uppstått i genomförandet av projektet och som, hävdade han, inte orsakades av hans företag. Han påpekade att kommissionens avdelningar hade informerat hans företag om att anbudet hade valts ut först den 27 januari 2000, efter att ha mottagit kontraktet en dag senare. Klaganden förklarade också att hans företag den 19 januari 2000 begärde ändringar i avtalet när det gäller dess stödmottagare, vilka inte besvarades förrän den 18 maj 2000. Klaganden hänvisade också till ytterligare förseningar i översändandet av handlingar till följd av kommissionens påstådda brist på omsorg.

När det gäller utformningen av hans fakturor påpekade klaganden att hans slutliga faktura var identisk med tidigare fakturor och noterade att kommissionen inte hade gjort några invändningar vid den tidpunkten.

Klaganden bestred kommissionens redogörelse för sin begäran om ändring av projektets budget och bifogade flera kontakter med kommissionens avdelningar som visade att hans första begäran om ändring av avtalet hade gjorts den 19 december 2000. Han uppgav därför att hans första begäran hade framställts i rätt tid, det vill säga 45 dagar innan slutrapporten lämnades in. Kommissionen svarade aldrig skriftligen på klagandens begäran, trots att dess avdelningar påstås ha uttryckt sin beredvillighet att slutföra betalningen. Han informerades inte vid någon av sina kontakter med kommissionens avdelningar om att det kunde finnas ett potentiellt problem med hans föreslagna budgetändring eller med betalningen av projektet.

Beslutet

1.1 Klaganden hävdade att kommissionen underlåtit att svara på hans begäran om upplysningar och att betala hans företag för bedömningen av ett EG-program, trots institutionens formella åtagande gentemot honom den 31 oktober 2001.

Han hävdade därför att kommissionen betalade för de tjänster som hans företag hade utfört.

1.2 Kommissionen har svarat att de två fakturor som klaganden lämnat in uppgick till 185 680,04 euro, och att hans begäran därför var betydligt högre än den siffra på 156 312 euro som anges i avtalet. Institutionen noterade också att dessa fakturor inte innehöll någon detaljerad uppdelning av klagandens kostnader.

Kommissionen noterade att även om klaganden hade begärt en ändring av projektets budget respekterade hans begäran inte de tidsfrister som anges i artikel 11.3 i avtalet. Kommissionen tillade att klagandens begäran inte kunde ha godtagits eftersom det i avtalet fastställdes att gemenskapens bistånd inte kunde omfatta kostnader för resor och uppehälle.

1.3 Enligt artikel 195 i EG-fördraget har Europeiska ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål "om administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas eller gemenskapsorganens verksamhet". Ombudsmannen anser att administrativa missförhållanden uppstår när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det (1). Administrativa missförhållanden kan således även konstateras när det gäller fullgörandet av skyldigheter som följer av avtal som ingåtts av gemenskapernas institutioner eller organ.

1.4 Ombudsmannen anser dock att omfattningen av den granskning som han kan utföra i sådana fall nödvändigtvis är begränsad. Ombudsmannen anser att han inte bör försöka avgöra om det har förekommit ett avtalsbrott från någondera partens sida, om frågan är omtvistad. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om relevant nationell rätt och att bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

1.5 Ombudsmannen anser därför att det i mål som rör avtalstvister är motiverat att begränsa sin undersökning till att undersöka om gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet på ett sammanhängande och rimligt sätt har redogjort för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess syn på avtalssituationen är berättigad. Om så är fallet kommer ombudsmannen att dra slutsatsen att hans undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande.

Denna slutsats påverkar inte parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av behörig domstol.

1.6 I förevarande fall har de allmänna villkor som är tillämpliga på förhållandet mellan kommissionen och klagandens företag konkretiserats i det avtal som ingicks mellan de båda parterna den 30 december 1999, en handling som lades fram i samband med ombudsmannens undersökning.

Det gemenskapsstöd som avses i artikel 4.1 uppgick till "en klumpsumma på 156 312,00 euro". I samma bestämmelse anges att detta belopp ”ska täcka alla utgifter som uppdragstagaren ådrar sig i samband med fullgörandet av detta avtal, med undantag för utgifter för resor och uppehälle [...]”.

När det gäller eventuella ändringar av avtalet föreskrivs i artikel 11.3 att ”[e]n vederbörligen motiverad begäran om ändring av detta avtal skall ha inkommit till kommissionen senast 45 dagar före den dag då avtalet slutförs”. Enligt artikel 2 skulle kontraktet vara slutfört senast den 15 december 2000, och en sådan begäran om ändringar skulle därför ha lämnats in senast i slutet av oktober 2000.

1.7 Av de uppgifter som samlats in i samband med denna undersökning framgår det att klagandens betalningsansökningar uppgick till 185 680,04 euro, vilket innebär att detta belopp var högre än det stöd som förutsetts i avtalet (156,312 euro). Även om klaganden begärde en ändring av detta belopp noterar ombudsmannen dessutom att hans formella begäran gjordes den 19 december 2000, när tidsfristen för inlämnande av ändringar av avtalet hade löpt ut i slutet av oktober 2000.

1.8 Ombudsmannen anser därför att kommissionens ståndpunkt i detta fall inte förefaller orimlig. Det hade varit bra om institutionen utan dröjsmål hade informerat den klagande om skälen både till att inte godta den begärda ändringen av avtalet och till att avvisa hans fakturor för den slutliga utbetalningen av stödet. Ombudsmannen noterar att kommissionen har erkänt att dess avdelningar inte agerade med tillbörlig aktsamhet och har bett om ursäkt.

Under dessa omständigheter, och med tanke på att omfattningen av ombudsmannens granskning är begränsad i sådana fall, har ombudsmannen dragit slutsatsen att undersökningen inte har avslöjat något administrativt missförhållande när det gäller denna aspekt av ärendet.

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Europeiska kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob Söderman

(1) Se Europeiska ombudsmannens årsrapport 1997, s. 22 och följande sidor.