Bäste S.,

Den 25 april 2002 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om Europols avslag på din begäran om tillgång till handlingar i samband med en konferens om terrorism som hölls i Madrid.

Den 20 maj 2002 vidarebefordrade jag klagomålet till Europols direktör. Europol avgav sitt yttrande den 26 augusti 2002 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Inga synpunkter verkar ha inkommit från er.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden var de relevanta omständigheterna följande:

Den 5 februari 2002 skrev klaganden till Europol och begärde tillgång till handlingar från en konferens om terrorism som hölls i Madrid den 29 januari–2 februari 2001. Klaganden begärde att få ta del av konferensens förberedande dokument, rapporten från konferensen och det så kallade Madriddokumentet, dvs. konferensens slutdokument.

Den 5 mars 2002 avslog Europol klagandens begäran och angav att handlingarna i fråga rörde Europols och dess medlemsstaters verksamhet för att förebygga och bekämpa terrorism. Europol påpekade att dessa dokument innehåller operativ och strategisk information vars utlämnande skulle kunna vara skadligt för skyddet av allmänintresset.

Den 15 mars 2002 lämnade klaganden in en bekräftande ansökan om partiellt tillträde. Den 12 april 2002 avslog Europol den bekräftande ansökan med motiveringen att Europol i fråga om allmänhetens tillgång analogt tillämpar rådets beslut 93/731/EG om allmänhetens tillgång till handlingar.

Den 25 april 2002 ingav klaganden detta klagomål till ombudsmannen och hävdade att Europol borde ge tillgång till de berörda handlingarna, eftersom avslaget strider mot rådets beslut 93/731 av den 20 december 1993.

Frågeställningen

Europol påpekade att det genom ett beslut av dess styrelse av den 21 juni 2000 analogt tillämpar rådets beslut av den 20 december 1993 om allmänhetens tillgång till rådets handlingar.

Den klagandes ansökan, daterad den 5 februari 2002, avsåg handlingar rörande en konferens om terrorismbekämpning som hölls i Madrid den 29 januari–2 februari 2001. Klaganden begärde mer specifikt möteshandlingarna, protokollen samt det så kallade Madriddokumentet, konferensens slutsatser.

Både den ursprungliga ansökan och den bekräftande ansökan av den 15 mars 2002 ledde till att direktören beslutade att vägra tillgång med hänvisning till skyddet för det allmänna samhällsintresset i enlighet med artikel 4 i rådets beslut av år 1993 om allmänhetens tillgång till handlingar. Skälen för att vägra tillgång är följande.

Dokumentationen om konferensen - förberedande dokument, protokoll och slutsatser från högnivåmötet samt från de olika arbetsgrupperna - innehåller inte bara information om Europols och/eller medlemsstaternas relevanta behöriga myndigheters interna arbetsmetoder när det gäller bekämpning av terrorism, utan även information om de ståndpunkter som uttryckts av medlemsstaternas olika delegationer med förbehåll för sekretess.

Dessutom innehåller vissa dokument information om specifik operativ verksamhet, t.ex. identifiering av konfidentiella operativa projekt eller information om innehållet i och funktionen hos analysregister.

Allmänhetens kännedom om dessa handlingar skulle kunna skada Europols internationella förbindelser och äventyra förtroendet för Europol. Ett utlämnande av handlingarna skulle också kunna ge indikationer om medlemsstaternas verksamhet på området terrorismbekämpning.

Avslöjande av specifik information om hur medlemsstaternas nationella myndigheter fungerar och om hur Europol fungerar skulle kunna inverka negativt på effektiviteten i kampen mot brott med anknytning till terrorism.

Sammanfattningsvis grundade sig Europols beslut att vägra tillgång på skyddet för det allmänna samhällsintresset. Vid avvägningen mellan den klagandes berättigade intresse av att få tillgång till handlingarna och Europols och EU-medlemsstaternas rättsliga skyldighet att förebygga och bekämpa terrorism ansågs den senare klart väga tyngre än den första. Europol anser därför att dess vägran att bevilja tillgång till handlingarna var motiverad och att de argument som lades fram för klaganden för att motivera detta beslut var övertygande.

Klaganden lämnade inga synpunkter på Europols yttrande.

Beslutet

1.1 Klaganden hävdade att Europol borde ge tillgång till de berörda handlingarna, eftersom vägran strider mot rådets beslut 93/731 av den 20 december 1993.

1.2 Europol uppgav att när den klagandes berättigade intresse av att få tillgång till handlingarna vägdes mot Europols och EU-medlemsstaternas rättsliga skyldighet att förebygga och bekämpa terrorism ansågs den senare klart väga tyngre än den första. Kommissionens vägran att ge tillgång till handlingarna var motiverad och de argument som framfördes till klaganden för att motivera detta beslut var övertygande.

1.3 Ombudsmannen noterar att klagandens begäran om tillgång till handlingar från en konferens om terrorism som hölls i Madrid den 29 januari-2 februari 2001 måste behandlas enligt rådets beslut 93/731/EG, som är tillämpligt vid Europol som en tillfällig åtgärd på grundval av styrelsens beslut av den 21 juni 2000 och som offentliggörs på Europols webbplats (1). Undantagen från rätten till tillgång till handlingar anges i artikel 4 i rådets beslut. Enligt artikel 4.1 ska tillgång till rådets handlingar inte beviljas om ett utlämnande skulle kunna undergräva skyddet för det allmänna samhällsintresset (allmän säkerhet, internationella förbindelser, monetär stabilitet, rättsliga förfaranden, inspektioner och utredningar).

1.4 I sin dom i mål T-174/95 fastslog förstainstansrätten att "syftet med beslut 93/731 är att genomföra principen om största möjliga tillgång för medborgarna till information i syfte att stärka institutionernas demokratiska karaktär och allmänhetens förtroende för förvaltningen"(2). Ombudsmannen noterar dock att själva karaktären av polisarbete med nödvändighet innebär hantering av information och handlingar som, i medborgarnas intresse, måste behandlas konfidentiellt (3).

1.5 I förevarande fall förefaller de skäl som Europol har åberopat för att vägra tillgång till de handlingar som klaganden har begärt, nämligen att de innehåller information om Europols interna arbetsmetoder och om relevanta behöriga myndigheter i medlemsstaterna på området för bekämpning av terrorism, vara motiverade.

1.6 På grundval av ovanstående anser ombudsmannen att Europol hade rätt att vägra tillgång till handlingarna med hänvisning till skyddet av det allmänna samhällsintresset (allmän säkerhet) i enlighet med artikel 4 i beslut 93/731. Ombudsmannen fann därför inga administrativa missförhållanden.

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Europol inte ha gjort sig skyldigt till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europols direktör kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob SÖDERMAN

(1) Nya regler om allmänhetens tillgång till Europols handlingar övervägs fortfarande. Under tiden fortsätter Europol att analogt tillämpa bestämmelserna i rådets beslut 93/731/EG.

(2) Mål T-174/95, Svenska Journalistförbundet mot rådet, REG 1998, s. II-2289, punkt 66.

(3) Ombudsmannens årsrapport 1999, s. 257.