Bäste P.,

Den 1 april 2002 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på Virtual Development Association Limiteds (VDA) vägnar om kommissionens avslag på ditt förslag "UVOZ" efter inbjudan att lämna förslag "Energi, miljö och hållbar utveckling" (1998-2002).

Den 30 april 2002 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 7 juni 2002. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni sände den 19 juli 2002.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden var de relevanta omständigheterna följande:

Klaganden, Virtual Development Association limited (VDA), en sammanslutning baserad i Förenade kungariket, lämnade in ett förslag "UVOZ" till följd av kommissionens förslagsinfordran för indirekta FoTU-åtgärder inom det särskilda programmet för forskning, teknisk utveckling och demonstration om "Energi, miljö och hållbar utveckling" (1998-2002) (EGT C 324/11, 15.11.2000). Den klagandes förslag avslogs.

Klaganden ansåg att utvärderingen av dess förslag gjordes på ett olagligt och partiskt sätt, eftersom kommissionen inte respekterade utvärderingsförfarandet och experterna använde olagliga och felaktiga bedömningskriterier.

Klaganden skrev därför flera e-postmeddelanden i frågan till GD Forskning och begärde att dess förslag skulle utvärderas på nytt. Enhetschefen för nyckelåtgärden "Hållbar förvaltning och vattenkvalitet" svarade att utvärderingen av förslaget hade genomförts i enlighet med reglerna i utvärderingshandboken och att en omprövning av förslaget inte var möjlig. Kommissionsledamot Busquin bekräftade senare denna utvärdering.

Den 1 april 2002 lämnade klaganden in detta klagomål till ombudsmannen och framförde följande fyra påståenden och påståenden:

1. Kommissionen följde inte utvärderingsförfarandet, eftersom steg 2 i utvärderingen (block 2, 3 och 4) inte genomfördes.

2. Experterna använde två olagliga och felaktiga bedömningskriterier, som inte nämns i utvärderingshandboken, nämligen 1) det faktum att klagandens partner är "inte välkänd internationellt" och 2) "skyldigheten att säkerställa, skapa jämlikhet eller balans mellan insatser, finansiering, sökandes resurser".

3. Av de "allmänna anmärkningarna" och de "svaga punkterna" i utvärderingen av klagandens förslag drar klaganden slutsatsen att utvärderingen var partisk.

4. Kommissionen bör göra en ny oberoende utvärdering av förslaget av nya experter och andra tjänstemän.

Frågeställningen

Förslaget EVK1-2001-00277 (Utveckling av en ny kostnadseffektiv och miljövänlig UV-teknik för vattenrening med breda användningsområden - UVOZ) lämnades in av klaganden till delprogrammet Miljö och hållbar utveckling (ESD), det prioriterade området "Hållbar förvaltning och vattenkvalitet".

I utvärderingshandboken beskrivs att varje förslag ska utvärderas av oberoende experter i tre olika steg, uppdelade i olika block eller grupper av block: block 1 (vetenskaplig/teknisk kvalitet), block 2, 3 och 4 (mervärde för gemenskapen och bidrag till EU:s politik, bidrag till gemenskapens mål och sociala mål samt ekonomisk utveckling och vetenskapliga och tekniska utsikter) och block 5 (resurser, partnerskap och förvaltning). Efter varje steg måste en tröskelnivå uppnås för att gå vidare till utvärderingen av följande steg. Underlåtenhet att nå någon tröskel stoppar utvärderingen efter det steget. Utvärderingshandboken anger dock inte i vilken ordning dessa steg måste utvärderas, förutom att utvärderingen logiskt sett måste börja med den anonyma delen av förslaget (block 1).

Av praktiska skäl och av strategisk betydelse för programmet har ESD-programmet sedan 1999 fastställt följande ordning för alla utvärderingar: Steg 1 – block 1. steg 2 - block 5; och steg 3 - block 2, 3 och 4.

Eftersom förslaget UVOZ inte klarade tröskeln i steg 2 avbröts utvärderingen efter detta steg och steg 3 utvärderades inte. Detta motsvarar helt och hållet de utvärderingsregler som beskrivs i utvärderingsmanualen. Därför har ingen överträdelse av utvärderingsförfarandet ägt rum.

Fem oberoende experter, som valts ut på grundval av sin särskilda sakkunskap från kommissionens expertdatabas, utvärderade UVOZ-förslaget. De nådde konsensus i enlighet med den utvärderingsrapport om samförståndet som skickades till förslagssamordnaren. Dessutom har utvärderingsprocessen observerats av en oberoende observatörspanel som inte har framfört några kritiska anmärkningar. Den kommissionstjänsteman som ledde diskussionen om konsensusutvärderingen bland experterna hade en neutral roll och påverkade inte expertpanelens slutsatser. Hans roll är begränsad till att fungera som medlare i fall där ingen konsensus kan nås mellan de fem experterna, men detta gällde inte konsensusdiskussionen om UVOZ-förslaget. Kommissionens personal behandlades därför inte orättvist.

Alla utvärderingar av ett förslags resurser, partnerskap och förvaltning (steg 2) måste baseras på information från de sökande om t.ex. aktuella publikationer om förslagets ämne, de sökandes meritförteckningar (för att bedöma deras vetenskapliga/tekniska kompetens), partnernas roll i genomförandet av det föreslagna arbetsprogrammet, beskrivningen av hur det föreslagna projektet kommer att förvaltas (förvaltningsstruktur) och hur de olika uppgifterna och milstolparna har inrättats. Expertpanelen har inte tillämpat några ytterligare utvärderingskriterier.

När det gäller partner 2 konstaterades i utvärderingsrapporten att det saknades en meritförteckning och en förteckning över de senaste publikationerna som skulle ha gjort det möjligt att bedöma dess kvalitet. Detta ledde till att utvärderingspanelen uttryckte "stor oro över rollen som partner 2" och konstaterade att denna partner "inte är välkänd internationellt". Kommissionen kan i dessa uttalanden inte se någon orättvis bedömning från utvärderingspanelens sida.

Genom flera muntliga och skriftliga meddelanden mellan klaganden och den ansvariga enhetschefen för nyckelåtgärden för hållbar förvaltning och vattenkvalitet förklarades de faktorer som anges ovan i detalj, men klaganden kunde uppenbarligen inte vara nöjd.

Klaganden vidhöll sitt klagomål och påpekade olika överträdelser av utvärderingsförfarandet:

Klaganden uppgav att det inte någonstans i vägledningen för sökande (utgåva från november 2000) anges att utvärderingen avbryts efter något steg. Alla steg i utvärderingen måste genomföras.

Klaganden uppgav också att enligt bilaga K till utvärderingsmanualen (utgåva av den 14 juli 2000) måste ruta 5 (steg 3) utvärderas i slutet av förfarandet. Sunt förnuft kräver att alla namn och företag måste utvärderas först i det sista steget.

När det gäller bristen på meritförteckning för partner 2 konstaterade klaganden att partner 2 var ett nytt företag vars personal uppfann den föreslagna tekniken. Klaganden påpekade att alla meritförteckningar är utmärkta och att forskarna är välkända internationellt. Klaganden tillade vidare att de senaste publikationerna inte krävdes enligt del C i utvärderingsmanualen. Samtliga publikationer finns i del B i förslaget. Del C krävde endast korta CV:n.

Klaganden bekräftade således att domen om block 1 och 5 var partisk.

Beslutet

1.1 Klaganden hävdade att kommissionen inte följde utvärderingsförfarandet, eftersom steg 2 i utvärderingen (block 2, 3 och 4) inte genomfördes.

1.2 Kommissionen konstaterade att det i utvärderingshandboken inte föreskrivs i vilken ordning stegen ska utvärderas. Kommissionen påpekade att ESD-programmet sedan 1999 av praktiska skäl och av strategisk betydelse för programmet har fastställt följande ordningsföljd för alla utvärderingar: Steg 1 – block 1. steg 2 - block 5; och steg 3 - block 2, 3 och 4. Eftersom klagandens förslag inte klarade tröskeln i steg 2 avbröts utvärderingen efter detta steg och steg 3 utvärderades inte. Detta motsvarar helt och hållet de utvärderingsregler som beskrivs i utvärderingsmanualen.

1.3 Ombudsmannen noterar att utvärderingsförfarandet finns både i utvärderingsmanualen (1) (utgåva juli 2000) och i vägledningen för sökande, där den förra har företräde framför den senare. I vägledningen för sökande anges att "utvärderingen av det enskilda förslaget kommer att genomföras i tre steg som vart och ett har en separat tröskel och avslutas med ett beslut om att gå/inte gå".

1.4 I bilaga K till utvärderingshandboken föreskrivs att steg 1 i utvärderingsförfarandet (utvärdering av de olika panelerna) ska delas in i tre steg: ”Utvärderingen i steg 1 kommer att bestå av en utvärdering av det vetenskapliga och tekniska värdet, inbegripet innovation (block 1). Deltagarnas identitet kommer inte att lämnas ut till utvärderarna. I slutet av detta steg kommer utvärderarna att utfärda en rekommendation om att gå eller inte gå, beroende på om tröskelvärdet för steg 1 har uppnåtts eller inte. I steg 2 kommer utvärderarna att bedöma "mervärde för gemenskapen och bidrag till EU:s politik" (block 2), "Bidrag till gemenskapens sociala mål" (block 3) och "Ekonomisk utveckling och vetenskapliga och tekniska utsikter" (block 4). Deltagarnas identitet kommer att vara känd. I slutet av detta andra steg kommer en "go/no go"-rekommendation att utfärdas beroende på om minimitröskeln för steg 2 har uppnåtts. I steg 3 kommer utvärderarna att bedöma "Förvaltning och resurser" (block 5). I slutet av detta kommer en "go/no go"-rekommendation att utfärdas beroende på om minimitröskeln för steg 3 har uppnåtts. I bilaga K konstateras att "endast de förslag som har uppnått minimitröskeln för steg 1, 2 och 3, dvs. de som fått en rekommendation om att gå vidare efter alla tre stegen, kommer att gå vidare till steg 2".

1.5 Av ovanstående framgår att den utvärderingsordning som meddelats deltagarna är första steget 1 (block 1), sedan steg 2 (block 2, 3 och 4) och slutligen steg 3 (block 5). Det förefaller vidare som om en tröskelnivå måste uppnås efter varje steg för att gå vidare till utvärderingen av nästa steg och att underlåtenhet att nå någon tröskel stoppar utvärderingen efter det steget.

1.6 Ombudsmannen noterar att ingenting i de handlingar som lämnats till deltagarna tyder på att utvärderingen av steg 3 (block 5) görs före steg 2 (block 2, 3 och 4), vilket kommissionen hävdar. I sitt yttrande påpekade kommissionen inte var denna regel, som väsentligt ändrar utvärderingsordningen - och därmed den eventuella uteslutningen av deltagare - kan hittas. Det var först i efterhand, det vill säga efter det att klagandens förslag avslogs, som den ansvariga enhetschefen meddelade klaganden att det är mer praktiskt att utvärdera första block 5, eftersom de flesta av misslyckandena faller inom detta block och att det inte finns något behov av att ägna mer tid åt att utvärdera de återstående delarna om ett förslag misslyckas där.

1.7 På grundval av ovanstående anser ombudsmannen att den ordning i vilken kommissionen utvärderade klagandens förslag skilde sig från den ordning som meddelades deltagarna i utvärderingsmanualen. Det förefaller därför som om kommissionen inte följde reglerna för det utvärderingsförfarande som den själv hade fastställt och meddelat. Kommissionen har dock förklarat för klaganden skälen till ändringen av utvärderingsordningen. Denna ändring verkar inte ha påverkat resultatet av utvärderingen. Inga administrativa missförhållanden konstaterades därför.

2.1 Klaganden hävdade att experterna använde två olagliga och felaktiga bedömningskriterier, som inte nämns i utvärderingshandboken, nämligen 1) det faktum att klagandens partner "inte är välkänd internationellt" och 2) "skyldigheten att säkerställa jämlikhet eller balans mellan insatser, finansiering och de sökandes resurser".

2.2 När det gäller partner 2 noterade kommissionen i utvärderingsrapporten att det saknades en meritförteckning och en förteckning över de senaste publikationerna som skulle ha gjort det möjligt att bedöma dess kvalitet. Detta ledde till att utvärderingspanelen uttryckte "stor oro över rollen som partner 2" och konstaterade att denna partner "inte är välkänd internationellt".

2.3 Ombudsmannen har noggrant övervägt villkoren för experternas utvärdering samt ytterligare förtydliganden som den ansvariga enhetschefen lämnat till klaganden i sina svar på klagandens e-postmeddelanden. När det gäller de punkter som klaganden tog upp angav kommissionen att panelen gav betyget 2 för utvärdering av resurser, partnerskap och förvaltning, eftersom de ansåg att resurserna inte var balanserade mellan partnerskapet, nämligen för att om en enda partner täcker mer än 60 % av den begärda budgeten är den europeiska dimensionen mycket begränsad.

2.4 På grundval av kommissionens förklaringar har ombudsmannen inte funnit att några olagliga eller felaktiga bedömningskriterier skulle ha använts av expertpanelen. Inga administrativa missförhållanden konstaterades därför när det gäller denna aspekt av ärendet.

3.1 Av de "allmänna anmärkningarna" och de "svaga punkterna" i utvärderingen av klagandens förslag drar klaganden slutsatsen att utvärderingen var partisk. Kommissionen uppgav att klagandens förslag har bedömts rättvist av fem oberoende experter.

3.2 Ombudsmannen anser att inga tecken på partiskhet kunde fastställas på grundval av de bevis som han hade tillgång till. Inga administrativa missförhållanden konstaterades därför när det gäller denna aspekt av ärendet.

4.1 Klaganden hävdar att kommissionen bör göra en ny oberoende utvärdering av förslaget av nya experter och andra tjänstemän.

4.2 Mot bakgrund av slutsatserna i punkterna 1-3 verkar det inte finnas någon grund för klagandens påstående att få sitt förslag omprövat av andra experter och tjänstemän.

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob Söderman

(1) Handbok för utvärdering av förslag . Denna handbok finns på cordis-webbplatsen på följande adress: http://www.cordis.lu/fp5/management/eval/r-em-01.htm#titre.