Bäste C.,

Den 9 januari 2002 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på ASCONTEX vägnar. Det gällde kommissionens förvaltning av projektet Euresprit-IBEX 970510001 IT.

Den 28 februari 2002 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Europeiska kommissionen avgav sitt yttrande den 7 maj 2002. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni sände den 12 juli 2002.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden är styrelseordförande för ASCONTEX (Associazione Consorzi Tessili). ASCONTEX beviljades ett bidrag på 500 000 euro. Den fick en förskottsbetalning på 200 000 euro. Detta bidrag var avsett för anordnandet av en internationell textilindustrimässa. Denna mässa ägde aldrig rum och ASCONTEX skrev till kommissionen för att planera ändringar i projektet. Kommissionen informerade ASCONTEX om att den skulle återkräva förskotten. ASCONTEX kontaktade kommissionen vid flera tillfällen för att förhandla om möjligheten att ompröva och göra nya planer för organisationen av mässan. Dessutom skickade ASCONTEX en interimsrapport som visade att företaget redan hade haft utgifter i samband med anordnandet av evenemanget och att det därför inte skulle vara möjligt att återbetala hela förskottet. Trots upprepade begäranden påstods kommissionen aldrig ha besvarat ASCONTEX synpunkter. Klaganden ingav därför ett klagomål till Europeiska ombudsmannen och hävdade att kommissionen inte hade behandlat projektet på ett korrekt sätt. Den påstås ha underlåtit att bedöma den delrapport som skickades i oktober 1999. Den påstås också ha underlåtit att bedöma de föreslagna ändringarna av projektet och därigenom äventyrat projektet.

Klaganden hävdade att ärendet skulle tas upp på nytt och att de belopp som skulle återbetalas skulle räknas om.

Frågeställningen

Kommissionen hade en omfattande skriftväxling med ASCONTEX. Kommissionen bifogade en kopia av all korrespondens som ägde rum mellan december 1998 och december 2001. Europeiska kommissionens yttrande om klagomålet var sammanfattningsvis följande:

Kommissionen ansåg att ASCONTEX interimsrapporter var otillräckliga och klaganden hade upprepade gånger informerats om skälen till detta. I avsaknad av väsentlig information kunde kommissionen inte godta rapporten och frigöra den andra utbetalningen på 30 % av bidraget.

De uppgifter som saknades och som upprepade gånger begärdes av klaganden var följande:

- En förteckning över initiativtagare och små och medelstora företag som deltar i projektet och som är definitivt registrerade.

- en ekonomisk rapport som innehåller verifikationer för utgifter.

Klaganden kände till betydelsen av denna information. Det nämndes i handledningen för IBEX-projektledare, handboken om IBEX-projekt och i den förklaring som undertecknats av bidragsmottagarna.

Klaganden informerades om att underlåtenhet att lämna nödvändig information skulle innebära att bidraget drogs in och förskottsbetalningen återbetalades. I en skrivelse av den 18 oktober 2001 ansåg klaganden att kommissionens begäran om en förteckning över initiativtagare saknade mening i detta skede av projektet. Klaganden hade dock godtagit förfarandet i sin förklaring och i projektet.

Så småningom skickade ASCONTEX en sammanfattning av sina utgifter, men utan stödjande bevis, vilket fortfarande var otillfredsställande. Dessutom fick kommissionen aldrig någon förteckning över initiativtagare.

Det är första gången som klaganden klandrar kommissionen för svårigheter i projektet. I ett tidigt skede av projektet blev det uppenbart att det skulle bli svårt att organisera mässan. Klaganden tillskrev företaget svårigheter inom textilsektorn. Med tanke på kommissionens skyldighet att förvalta gemenskapsmedlen på ett sunt sätt övervakade den projektet. Innan kommissionen beslutade att dra tillbaka bidraget inledde den en dialog med stödmottagaren. Den första skrivelsen skickades den 14 december 1999 och klaganden ombads lämna ovannämnda upplysningar.

Genom att besluta att inte återuppta och omförhandla projektet utnyttjade kommissionen sitt utrymme för skönsmässig bedömning. Bristerna i organisationen av projektet, ASCONTEX oförmåga att hålla sig till åtaganden och dess underlåtenhet att samarbeta med IBEX-mässan i London motiverade detta beslut. Dessutom medger till och med klaganden i sitt klagomål att han förstår nödvändigheten av att få ett slut på projektet.

När det gäller det belopp som ska återbetalas påpekar kommissionen att bidraget beviljas för genomförandet av projektet. I det aktuella fallet genomfördes inte projektet och ASCONTEX försök att hitta alternativa lösningar ökade bara utgifterna. Utgifterna för försök att anordna mässan beaktas inte om projektet inte lyckas.

Europeiska ombudsmannen vidarebefordrade Europeiska kommissionens yttrande till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. I sitt svar av den 12 juli 2002 framförde klaganden följande synpunkter:

Korrespondensen bör inte bedömas utifrån dess omfattning utan utifrån dess innehåll. Klaganden anser att ASCONTEX i sin tredje version av interimsrapporten i oktober 1999 lämnade de begärda upplysningarna till kommissionen. Denna rapport nämndes dock inte i kommissionens korrespondens före den 4 oktober 2001. I vilket fall som helst har kommissionen aldrig lämnat några detaljerade kommentarer om rapporten, de presenterade åtgärderna och utgifternas stödberättigande. Vidare vill klaganden påpeka hur lång tid som har förflutit mellan ASCONTEX skrivelser av den 10 januari och den 10 april 2000 i vilka företaget föreslog nya alternativ för projektet och kommissionens svar av den 14 augusti 2000. ASCONTEX anser att denna alltför stora försening var till skada för projektet.

ASCONTEX ifrågasätter inte det faktum att företaget inte har tillhandahållit en förteckning över initiativtagare. Denna förteckning skulle dock ha varit meningslös utan kommissionens förhandsbedömning av rapporten och de föreslagna ändringarna av projektet.

När det gäller skyldigheten att lägga fram styrkande handlingar för utgifterna måste det påpekas att denna information enligt handboken för IBEX-projekt endast ska lämnas tillsammans med slutrapporten. Avsaknaden av stödjande bevisning är därför inte ett godtagbart argument.

För att bevara sina goda förbindelser med kommissionen tog ASCONTEX aldrig upp frågan om kommissionens ansvar för svårigheterna i projektet. Dessutom tillskrevs kommissionen aldrig hela ansvaret. Kommissionen tog dock inte ställning till ASCONTEX rapporter och förslag och besvarade inte dess skrivelser inom rimlig tid. Därmed äventyras projektet.

Klaganden vidhöll sitt påstående.

Beslutet

1.1 Klaganden hävdade att kommissionen inte hade hanterat projektet på ett korrekt sätt. Den påstås ha underlåtit att bedöma den delrapport som skickades i oktober 1999. Den påstås också ha underlåtit att bedöma de föreslagna ändringarna av projektet och därigenom äventyrat projektet.

1.2 Kommissionen informerade ombudsmannen om att den hade haft en omfattande skriftväxling med ASCONTEX. Kommissionen ansåg att Ascontex interimsrapporter var otillräckliga. ASCONTEX hade ombetts att lämna specifik information som det aldrig hade lämnat trots att det hade anslutit sig till villkoren för projektet. ASCONTEX hade informerats om att underlåtenhet att lämna de begärda uppgifterna kunde leda till att bidraget drogs tillbaka.

1.3 Ombudsmannen noterar att enligt den praktiska handledningen för IBEX-projektledare, handboken om IBEX-projekt och den förklaring som undertecknats av bidragsmottagarna måste både interimsrapporten och interimsrapporten innehålla den förteckning över företag som kommissionen upprepade gånger begärt. Klagandens argument, enligt vilket dessa uppgifter inte var meningsfulla i detta skede av förfarandet, stöds därför inte av de tillämpliga bestämmelserna.

1.4 Ombudsmannen granskade noggrant den dokumentation som lämnats in av klaganden och kommissionen. Sedan januari 1999 förefaller skriftväxlingen mellan ASCONTEX och kommissionen visa att ASCONTEX skrivelser och rapporter regelbundet har granskats och besvarats. Begäran om en förteckning över företag har upprepats under hela förfarandet.

1.5 Ombudsmannen noterar att kommissionen efter att ha mottagit den tredje versionen av interimsrapporten begärde samma information igen. Klaganden medgav att de begärda uppgifterna aldrig hade lämnats. Kommissionens begäran förefaller därför rimlig och konsekvent. Det finns inget som tyder på att kommissionen inte hade behandlat rapporten på ett tillfredsställande sätt.

1.7 Dessutom verkar de tillämpliga bestämmelserna inte göra det möjligt för kommissionen att avvika från villkoren för projektet och bortse från de uppgifter som saknas i detta skede av förfarandet. Kommissionens begäran om att få ta del av förteckningen över företag innan de föreslagna alternativen besvaras förefaller rimlig. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att det inte finns några bevis för administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.

2.1 Klaganden hävdar att kommissionen bör ompröva sitt beslut att dra tillbaka bidraget och göra en ny beräkning av de belopp som ska återbetalas mot bakgrund av ASCONTEX utgifter.

2.2 Kommissionen hävdade att den utnyttjade sitt utrymme för skönsmässig bedömning för att besluta att återkräva den betalning som gjorts till ASCONTEX för ett projekt som inte hade lyckats. Bristerna i organisationen av projektet, ASCONTEX oförmåga att hålla sig till åtaganden och dess underlåtenhet att samarbeta med IBEX-mässan i London motiverade sitt beslut. Kommissionen anser att utgifter endast kan beaktas om projektet har slutförts på ett framgångsrikt sätt.

2.3 I detta sammanhang är frågan om huruvida ASCONTEX kostnader är stödberättigande, trots projektets misslyckande, av avtalsmässig karaktär. I detta avseende erinrar ombudsmannen om sitt tillvägagångssätt när det gäller avtalstvister:

Enligt artikel 195 i EG-fördraget har Europeiska ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål "om administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas eller gemenskapsorganens verksamhet". Ombudsmannen anser att administrativa missförhållanden uppstår när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det. Administrativa missförhållanden kan således även konstateras när det gäller fullgörandet av skyldigheter som följer av avtal som ingåtts av gemenskapernas institutioner eller organ.

Ombudsmannen anser dock att omfattningen av den granskning som han kan utföra i sådana fall nödvändigtvis är begränsad. Ombudsmannen anser i synnerhet att han inte bör försöka avgöra om någon av parterna har brutit mot avtalet, om frågan är omtvistad. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om relevant nationell rätt och att bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

Ombudsmannen anser därför att det i mål som rör avtalstvister är motiverat att begränsa sin undersökning till att undersöka om gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet har gett honom en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess syn på avtalssituationen är berättigad. Om så är fallet kommer ombudsmannen att dra slutsatsen att hans undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande. Denna slutsats påverkar inte parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av behörig domstol.

2.4 I det aktuella fallet hänvisade kommissionen till artikel 24 i rådets förordning (EEG) nr 4253/88 (1), enligt vilken "kommissionen får minska eller avbryta stödet till den berörda insatsen eller åtgärden om granskningen visar på en oegentlighet och i synnerhet en betydande förändring som påverkar insatsens eller åtgärdens art eller villkor och för vilken kommissionens godkännande inte har begärts." Med tanke på att projektet i det aktuella fallet inte lyckades och att kommissionen förefaller ha stött på svårigheter med att erhålla väsentlig information från ASCONTEX, förefaller kommissionens beslut att återkräva medlen inte vara orimligt. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att hans undersökning inte har visat på några administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av klagomålet.

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Europeiska kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Ombudsmannens slutsats hindrar inte klaganden från att ta ärendet till en behörig domstol.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob SÖDERMAN

(1) RÅDETS FÖRORDNING (EEG) nr 4253/88 av den 19 december 1988 om tillämpningsföreskrifter för förordning (EEG) nr 2052/88 om strukturfondernas uppgifter och effektivitet och om samordningen av deras verksamhet dels inbördes, dels med Europeiska investeringsbankens och andra befintliga finansieringsorgans verksamhet - EGT nr L 374, 31.12.1988