Bäste T.,

Den 1 oktober 2001 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om utlysningen av en tjänst som utsänd nationell expert vid Europeiska kommissionens generaldirektorat för sysselsättning och socialpolitik.

Den 19 oktober 2001 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Den 30 oktober 2001 översände ni ytterligare upplysningar till mig som jag översände till kommissionen den 15 november 2001. Den 4 december 2001 skickade ni mig en skrivelse med kommentarer till en skrivelse som kommissionen hade skickat till er. Kommissionen avgav sitt yttrande den 31 januari 2002. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni sände den 14 februari 2002.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden lämnade in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen i oktober 2001. Klaganden är anställd vid FAS, den irländska regeringens utbildnings- och sysselsättningsmyndighet. FAS hörde till ett antal irländska regeringsdepartement vars anställda uppmanades att lämna in ansökningar om en tjänst som utsänd nationell expert vid Europeiska kommissionens generaldirektorat för sysselsättning och socialpolitik. Ansökningarna skulle lämnas in till kommissionen senast den 7 maj 2001.

Klaganden lämnade in sin ansökan den 30 april 2001. Samma dag uppmanade han kommissionen att kontrollera om hans fax hade anlänt och informerades sedan om att tjänsten redan hade tillsatts. Den klagande skrev till kommissionen den 31 maj 2001 och bad om en förklaring, men fick inget svar eller ens något mottagningsbevis. Klaganden ansåg att det var ett administrativt missförhållande att inbjuda sökande till en tjänst som redan var tillsatt. Han ansåg att han åtminstone borde ha blivit erbjuden en intervju och underströk att han fortfarande var intresserad av tjänsten. Han begärde någon form av gottgörelse eftersom förfarandet hade varit orättvist och inte tillräckligt öppet.

Sammanfattningsvis hävdade klaganden att förfarandet hade varit orättvist eftersom tjänsten tillsattes innan tidsfristen för ansökningar löpte ut.

I en kompletterande skrivelse till ombudsmannen klargjorde klaganden att det faktum att tjänsten tillsattes innan tidsfristen för ansökningar löpte ut inte var det enda skälet till att han ansåg att förfarandet var orättvist. För honom hade förfarandet varit orättvist av flera skäl. Till exempel hade hans ansökan inte erkänts, inget intervjuförfarande verkar ha ägt rum och förfarandet hade inte varit öppet.

Frågeställningen

Klagomålet och den kompletterande skrivelsen skickades till kommissionen för yttrande.

I sitt yttrande förklarade kommissionen för det första att det finns två möjliga förfaranden för att tillsätta en ledig tjänst som utsänd nationell expert. Det formella förfarandet innebär att det generaldirektorat vid kommissionen som har en ledig tjänst informerar generaldirektoratet för personal och administration, som vidarebefordrar denna information till medlemsstaterna via sina ständiga representationer i Bryssel. De lediga tjänsterna offentliggörs sedan i medlemsstaterna. Ansökningarna skickas till de ständiga representationerna som vidarebefordrar dem till kommissionen. Ett mer informellt förfarande kan också användas genom vilket det generaldirektorat vid kommissionen som har en ledig tjänst kontaktar medlemsstaterna direkt och ber dem att föreslå kandidater. Detta förfarande används ofta när generaldirektoratet söker någon med mycket specialiserade färdigheter inom ett visst område eller med särskilda språkkombinationer. Generaldirektoratet för personal och administration har dessutom en databas med ansökningar för utsända nationella experter. Ett generaldirektorat som söker en särskild profil kan söka i databasen efter möjliga sökande.

I klagandens fall fanns det inget formellt offentliggörande. En ledig tjänst som nationell expert vid kommissionens generaldirektorat för sysselsättning och socialpolitik. I början av 2001 kontaktade generaldirektoratet tre irländska departement, däribland FAS, myndigheten för utbildning och sysselsättning, och bad dem att föreslå kandidater. Eftersom inga ansökningar mottogs från jordbruksrådgivningen kontaktade generaldirektoratet återigen jordbruksrådgivningen, som sedan offentliggjorde den lediga tjänsten och fastställde en tidsfrist för ansökningar till den 7 maj 2001. Ett antal ansökningar mottogs från FAS, bland annat från klaganden, som mottogs den 30 april 2001.

Under tjänsteresan i Dublin den 2 maj 2001 tog den berörda enhetschefen tillfället i akt att intervjua två potentiella sökande på grundval av deras skriftliga ansökningar. Kommissionen underströk dock att inget formellt beslut hade fattats i detta skede och att det därför förefaller omöjligt att den klagande den 30 april 2001 underrättades om att den lediga tjänsten i fråga redan hade tillsatts. En fullständig utvärdering av alla sökande gjordes före urvalet. Beslutet att rekrytera den utvalda kandidaten fattades den 11 maj 2001 och bekräftades den 5 juni 2001 i ett internt meddelande från den berörda direktören. Klaganden och de övriga sökande som inte valts ut informerades personligen per telefon om beslutet att inte anställa dem.

Kommissionen beklagade dröjsmålet med att svara på den klagandes skrivelse av den 31 maj 2001, men betonade att ett svar nu hade skickats den 19 november 2001. Skrivelsen innehöll i princip samma uppgifter som kommissionen lämnade i sitt yttrande. I skrivelsen försäkrades dessutom klaganden om att oavsett vilket rekryteringssystem som används för att tillsätta en ledig tjänst som utsänd nationell expert fattas inget beslut om att tillsätta en kandidat före utgången av tidsfristen. En utvärdering av alla ansökningar hade gjorts och dessutom hade klagandens ansökan vederbörligen och rättvist beaktats. I skrivelsen uppmanades också klaganden att skicka in sin meritförteckning för införande i kommissionens databas för ansökningar från nationella experter.

Klaganden översände sina synpunkter på både kommissionens skrivelse av den 19 november 2001 och dess yttrande till ombudsmannen och uttryckte sin allmänna besvikelse över kommissionen. Klaganden anförde närmare bestämt följande. Kommissionen uppgav att ansökningarna hade mottagits från jordbruksrådgivningen. Enligt meddelandet om ledig tjänst kanaliserade FAS dock inte några ansökningar utan instruerade enskilda personer att ansöka direkt till kommissionen, vilket klaganden gjorde. Klaganden var angelägen om att ta reda på om den utvalda sökanden faktiskt hade föreslagits av FAS eller om hon hade ansökt individuellt som klagande. Klaganden ansåg att detta skulle påverka rättvisan i förfarandet.

Klaganden uppgav att han inte hade informerats per telefon om beslutet att inte anställa honom. Den enda information han fick var när han själv ringde kommissionen den 30 april 2001. Klaganden anförde vidare att han från en källa inom kommissionen visste att beslutet att utse någon "från departementet" redan hade fattats före den 30 april 2001. När enhetschefen tillfrågades om detta i slutet av maj 2001 var han inte heller medveten om att den klagande hade ansökt om tjänsten. Klaganden ansåg därför inte att hans ansökan hade behandlats på ett korrekt sätt.

Klaganden var också kritisk till det informella rekryteringsförfarande som kommissionen använde, eftersom det gjorde det möjligt för enhetscheferna att utse vem de vill utan att behöva följa ett fastställt förfarande. Klaganden undrade dessutom varför han uppmanades att skicka in sitt cv för införande i databasen för ansökningar från nationella experter när han redan hade lämnat in sitt cv.

Beslutet

1.1 Klagomålet gällde tillsättningen av en tjänst som utsänd nationell expert vid Europeiska kommissionens generaldirektorat för sysselsättning och socialpolitik, för vilken klaganden hade ansökt. I sitt klagomål och i en kompletterande skrivelse hävdade klaganden att förfarandet hade varit orättvist eftersom tjänsten tillsattes innan tidsfristen för ansökningar löpte ut, hans ansökan inte hade godkänts, inget intervjuförfarande verkar ha ägt rum och förfarandet inte hade varit öppet.

1.2 Kommissionen förklarade att det förfarande som användes var ett informellt förfarande som ibland användes för utsända nationella experter. En fullständig utvärdering av alla sökande gjordes före urvalet och beslutet att rekrytera den godkända sökanden fattades den 11 maj 2001, dvs. efter tidsfristen den 7 maj 2001. När det gäller den klagandes skrivelse av den 31 maj 2001 beklagade kommissionen dröjsmålet med att svara, men betonade att ett svar hade skickats den 19 november 2001.

1.3 Klagandens huvudargument var att förfarandet hade varit orättvist eftersom tjänsten tillsattes innan tidsfristen löpte ut. Klaganden åberopar ett telefonsamtal där han informerades om detta. Kommissionen uppgav att ett beslut om att tillsätta tjänsten fattades den 11 maj 2001, dvs. efter tidsfristen den 7 maj 2001. Ombudsmannen noterar att även om det är riktigt att den klagande under telefonsamtalet informerades om att tjänsten redan hade tillsatts, har det inte tillräckligt bevisats att kommissionens beslut inte fattades den 11 maj 2001 såsom kommissionen hade föreslagit. Ombudsmannen anser därför att det inte föreligger något administrativt missförhållande när det gäller denna aspekt av klagomålet.

1.4 När det gäller klagandens ytterligare argument noterar ombudsmannen för det första att ingen skriftlig bekräftelse skickades till klaganden efter hans ansökan den 30 april 2001. Det är en god förvaltning att ta emot brev. Förevarande mål visar emellertid på en särskild situation, eftersom kommissionen använde ett informellt förfarande genom vilket den kontaktade FAS, den irländska regeringens myndighet för utbildning och sysselsättning, och bad den att föreslå kandidater. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen inte att underlåtenheten att erkänna ansökan utgör ett administrativt missförhållande. När det gäller intervjuförfarandet känner ombudsmannen inte till någon regel eller princip som skulle tvinga kommissionen att genomföra intervjuer som en del av rekryteringsförfarandet. Om intervjuer anordnas är det kommissionens sak att besluta om arrangemangen. Kommissionen måste därför sträva efter ett förfarande som är så rättvist som möjligt och det skulle vara starkt rekommenderat att besluta om intervjuer efter det att alla ansökningar inkommit. Kommissionen har dock motiverat sitt agerande och även om klaganden ifrågasätter förfarandet har det inte visats att kommissionen därigenom brutit mot några regler eller inte agerat rättvist. När det gäller insynen i förfarandet anser ombudsmannen inte att klaganden har lagt fram några bevis till stöd för sitt argument. Ombudsmannen anser därför att det inte föreligger något administrativt missförhållande när det gäller dessa aspekter av klagomålet.

1.5 Dessutom noterar ombudsmannen att den klagande skickade en skrivelse till kommissionen den 31 maj 2001 för att ställa frågor om rekryteringsförfarandet. Trots att resultatet av rekryteringen inte hade meddelats klaganden i skriftlig form svarade kommissionen inte omedelbart på skrivelsen. Kommissionen besvarade skrivelsen först den 19 november 2001, dvs. efter det att klaganden hade vänt sig till ombudsmannen med sitt klagomål.

1.6 Den klagandes skrivelse av den 30 april 2001 besvarades inte på över sex månader. Enligt kommissionens kodex för god förvaltningssed ska, om ett svar inte kan skickas inom femton arbetsdagar, ett preliminärt svar skickas med angivande av ett datum då adressaten kan förvänta sig att få ett svar. Kommissionens underlåtenhet att följa sin egen kodex i detta fall var ett fall av administrativt missförhållande. Ombudsmannen kommer därför att rikta en kritisk anmärkning till kommissionen.

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Med tanke på att denna aspekt av ärendet rör förfaranden som rör specifika händelser i det förflutna, och med tanke på att kommissionen nu har svarat på skrivelsen, är det inte lämpligt att försöka nå en uppgörelse i godo i frågan. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob SÖDERMAN