Bäste K.,

Den 8 juni 2000 ingav du ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen som gällde kommissionens vägran att ge dig tillgång till protokollet från ditt muntliga prov i uttagningsprov COM/A/11/98.

Den 22 juni 2000 översände jag klagomålet till kommissionen för yttrande.

Den 12 oktober 2000 mottog jag kommissionens yttrande och översände det till er den 17 oktober 2000 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Den 2 november 2000 översände ni era synpunkter på kommissionens yttrande till mig.

Den 16 november 2000 skrev jag till kommissionen för att få ytterligare upplysningar om ert klagomål. Jag bad också kommissionen om tillgång till er akt.

Den 30 januari 2001 tog mina avdelningar del av kommissionens akt i ert ärende. Vid det tillfället vägrade kommissionens tjänstemän att låta mina avdelningar ta kopior av handlingarna i ert ärende. Till följd av en skrivelse som jag skickade till kommissionens ordförande den 19 februari 2001 översände kommissionen kopior av de relevanta handlingarna till mig den 26 februari och den 6 mars 2001.

Kommissionen besvarade min begäran om ytterligare upplysningar den 1 februari 2001 och jag vidarebefordrade detta svar till er den 8 februari 2001 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade, senast den 31 mars 2001. Inga synpunkter mottogs av mig. Ni ringde emellertid den 12 mars 2001 för att diskutera frågan med mina avdelningar.

Jag skriver nu till er för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden deltog i och klarade uttagningsprov KOM/A/11/98 som anordnades av Europeiska kommissionen. Han misslyckades dock med att få det antal poäng som krävdes för att komma upp på listan över de 80 bästa kandidaterna. Klaganden ansåg att detta främst berodde på att han hade fått ett ganska dåligt betyg vid det muntliga provet. Klaganden undrar om detta berodde på att han under större delen av provet inte hade tillåtits kommunicera direkt med examinatorerna på ett språk som de förstod (engelska eller franska), utan var tvungen att tala tyska och få sina svar översatta. Han begärde därför att få ta del av protokollet från det muntliga provet. Detta avslogs av sekretesskäl.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen borde ge honom tillgång till protokollet från det muntliga provet.

Frågeställningen

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

Uttagningskommittén hade jämfört kvalifikationerna hos alla sökande som kallats till ett muntligt prov på grundval av de bedömningskriterier som den hade fastställt. Tolkar hade varit närvarande i enlighet med gängse praxis för att vid behov översätta frågorna för att garantera att de sökande behandlades lika. Vissa kandidater föredrog att göra det utan hjälp av tolkarna. Alla svar på de frågor som ställdes gavs dock på den sökandes modersmål eller huvudspråk.

Artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna, enligt vilken uttagningskommitténs arbete ska vara hemligt, påverkades inte alls av principen om öppenhet. Denna bestämmelse gjorde det möjligt för uttagningskommittén att göra en fullständigt oberoende bedömning av de sökandes meriter. Kommissionen hänvisade i detta sammanhang till vägledningen om skyldigheter för Europaparlamentets tjänstemän och övriga anställda (uppförandekodex)(1), enligt vilken en uttagningskommittés arbete måste hållas hemligt av sekretesskäl (se avsnitt I.C.3 i kodexen).

I sina synpunkter påpekade klaganden att enligt kommissionen hade syftet med det muntliga provet varit att möjliggöra en kompletterande bedömning av kandidatens kunskaper om EU:s institutioner och politik. Endast en av de frågor som ställdes hade dock direkt samband med EU:s institutioner och politik. Alla andra frågor tjänade syftet att bedöma kandidatens personlighet. Enligt klaganden hade han blivit tillfrågad om sina personliga åsikter i frågan om EU:s utvidgning och hade sedan fått veta att hans (kritiska) åsikt inte motsvarade kommissionens officiella linje. Klaganden hävdade också att han under undersökningen, som varade i cirka 45 minuter, hade fått möjlighet att uttrycka sig på franska och engelska i cirka 15 minuter, trots att han hade uppgett att han behärskade fem främmande språk. Den klagande som hävdade att han behärskade franska som modersmål hade svårt att tro att hans språkkunskaper borde ha varit sämre än andra kandidaters. Han hävdade också att han inte hade informerats om att han kunde ta hjälp av tolkarna för att förstå de frågor som ställdes till honom.

Klaganden betonade att han inte kritiserade det sätt på vilket den muntliga undersökningen hade genomförts som sådan. Eftersom han ansåg att granskningen hade tjänat andra syften än det som kommissionen angett och eftersom han inte kunde utesluta att han hade "straffats" för sina kritiska åsikter om den pågående utvidgningsprocessen, ansåg klaganden att det var av avgörande betydelse för honom att veta vilka kriterier som uttagningskommittén tillämpade. Tillgång till uttagningskommitténs protokoll skulle enligt honom kunna ge svar på dessa frågor. Klaganden förnekade att en sådan tillgång skulle äventyra uttagningskommitténs oberoende och beklagade att kommissionen trots sina upprepade åtaganden hade valt ett formalistiskt tillvägagångssätt i hans fall.

Mot bakgrund av ovanstående drog ombudsmannen slutsatsen att han behövde ytterligare information för att kunna behandla klagomålet. Han bad därför kommissionen att 1) förklara hur de sökande hade informerats om möjligheten att de kunde använda tolkarna för att översätta de frågor som ställdes till dem, 2) redogöra för hur protokollen från de muntliga proven hade upprättats, särskilt vad gäller deras innehåll (t.ex. i vilken utsträckning frågor och svar noterades i dessa protokoll) och 3) ange skälen till att den ansåg att dessa protokoll borde hållas hemliga, inklusive eventuella faktadelar (t.ex. en sammanfattning av de frågor som ställdes och de svar som gavs) som de kunde innehålla.

I sitt svar framförde kommissionen följande synpunkter:

De sökande hade informerats om att tolkar var närvarande innan det muntliga provet inleddes. När det gäller klaganden var syftet med provet att slutföra bedömningen av kandidatens lämplighet och hans kunskaper om EU:s institutioner och politik. Språkkunskaperna hade redan i stor utsträckning granskats vid urvalsdelproven och det skriftliga provet. Bedömningen vid det muntliga provet grundade sig dessutom på svarens innehåll, deras förmåga att resonera och det logiska synsätt som dessa svar gav uttryck för.

När det gäller protokollen från det muntliga provet upprättade uttagningskommittén, före proven, ett utvärderingsformulär (”fiche d'évaluation”) som sedan användes för varje sökande. Detta blad innehöll de frågor som ställdes till den sökande och uttagningskommitténs utvärdering och bedömning, men inte de svar som den sökande gav. Denna praxis tillämpades på alla muntliga uttagningsprov med undantag för dem för tolkar där bandinspelningar av det muntliga provet gjordes med hänsyn till dessa personers särskilda arbetsuppgifter.

Kommissionen ansåg att dessa utvärderingsformulär var konfidentiella och inte kunde lämnas ut till de sökande på grund av artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna och relevant rättspraxis från gemenskapsdomstolarna.

Inga skriftliga synpunkter på detta svar inkom från klaganden.

Den 30 januari 2001 granskade ombudsmannen kommissionens handlingar i ärendet. Följande handlingar som är relevanta för klagomålet återfanns i ärendehandlingarna: 1) Ett utvärderingsformulär (med uppgifter om bland annat uttagningskommitténs ledamöter, datum och klockslag för det muntliga provet, de områden som utvärderats och de poäng som beviljats), 2) ytterligare ett utvärderingsdokument (med uppgift om fördelningen av tid under provet) och 3) ett meddelande från en sekreterare som var närvarande vid provet (med angivande av de frågor som hade ställts under det muntliga provet).

Beslutet

1.1 Den klagande deltog i och klarade uttagningsprov KOM/A/11/98 som anordnades av Europeiska kommissionen. Han misslyckades dock med att få det antal poäng som krävdes för att komma upp på listan över de 80 bästa kandidaterna. Klaganden har gjort gällande att kommissionen borde tillåta honom att ta del av protokollet från det muntliga hörandet.

1.2 Kommissionen har i huvudsak åberopat artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna, enligt vilken uttagningskommitténs arbete ska vara hemligt.

1.3 I sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information förklarade kommissionen att uttagningskommittén före de muntliga proven upprättade ett utvärderingsformulär ("fiche d'évaluation") som sedan användes för varje sökande. Enligt kommissionen innehöll detta blad de frågor som ställdes till den sökande och uttagningskommitténs utvärdering och bedömning, men inte de svar som den sökande gav.

1.4 Efter att ha tagit del av kommissionens akt drar ombudsmannen slutsatsen att det inte verkar finnas några "protokoll" från det muntliga provet, utan endast ett utvärderingsformulär med information om bland annat uttagningskommitténs ledamöter, datum och tidpunkt för det muntliga provet, de områden som utvärderats och de poäng som beviljats. Detta dokument innehåller således inte bara svaren från den sökande och en bedömning av deras riktighet, utan även uttagningskommitténs samlade bedömning av den sökande. Ombudsmannen anser därför att de skäl som föranlett honom att föreslå kommissionen att ge de sökande tillgång till sina rättade provhandlingar (2) inte är direkt tillämpliga i detta fall. Under dessa omständigheter förefaller kommissionens uppfattning att utvärderingsformuläret med uttagningskommitténs bedömning och iakttagelser bör anses omfattas av skyldigheten att hålla uttagningskommitténs arbete konfidentiellt, i enlighet med artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna, vara godtagbar.

1.5 Ombudsmannen anser dock att denna tystnadsplikt inte omfattar de två andra handlingar som rör klaganden och som finns i kommissionens ärendeakt. För det första innehåller det ytterligare utvärderingsdokumentet, i vilket tidsfördelningen under undersökningen anges, information om undersökningens struktur och den tid som ska fördelas på dess olika delar. Ombudsmannen känner inte till några skäl till varför denna information bör betraktas som konfidentiell. För det andra är det uppenbart att det meddelande som innehåller de frågor som ställdes under det muntliga provet inte kan anses vara konfidentiellt. Ombudsmannen vill påpeka att dessa frågor inte ingick i utvärderingsformuläret, vilket kommissionen angav i sitt svar på begäran om ytterligare information.

1.6 Även om ombudsmannen anser att dessa två handlingar således kunde ha gjorts tillgängliga för klaganden, bör hänsyn tas till det faktum att denne har förklarat att han inte kritiserade det sätt på vilket det muntliga provet hade genomförts utan ville veta vilka kriterier som uttagningskommittén hade tillämpat. Ingen av de två handlingar som diskuteras här innehåller emellertid information av den typ som klaganden söker efter. Den omständigheten att kommissionen inte har ställt dessa två handlingar till hans förfogande saknar således betydelse för klaganden och hans yrkande.

1.7 Mot bakgrund av ovanstående förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

På grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte ha förekommit något administrativt missförhållande från Europeiska kommissionens sida. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob Söderman

(1) EGT C 97, 5.4.2000, s. 1.

(2) Jfr Europeiska ombudsmannens särskilda rapport till Europaparlamentet efter undersökningen på eget initiativ av sekretessen i kommissionens rekryteringsförfaranden, EGT C 371, 1999, s. 12.