Bäste herrn eller frun,

Den 15 juni 2020 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska utrikestjänsten om dess beslut att inte tilldela en EU-delegation ett kontrakt för säkerhetstjänster till det företag du företräder.

I ditt klagomål hävdar du att utrikestjänsten felaktigt avvisade det anbud som ditt företag lämnat in som svar på anbudsinfordran. Du har framfört följande argument till stöd för detta:

1. Efter inlämnandet av anbudet bad ert företag om möjligheten att träffa urvalskommittén, och delegationen bekräftade att ni snart skulle få ett datum och en tid för mötet. Du hävdar att delegationen misslyckades med att organisera mötet.

2. Du hävdar att delegationen avvisade ditt företags anbud utan att be dig att lämna förtydliganden eller ytterligare information om vissa delar av anbudet. Ni hävdar att delegationen borde ha begärt förtydliganden och ytterligare information, i enlighet med kravspecifikationerna och två andra dokument.

3. Du hävdar att ditt företag har stor erfarenhet av att tillhandahålla säkerhetstjänster till företag, multinationella företag och diplomatiska organ, och att det är marknadsledande inom säkerhet i ditt land.

4. Det ekonomiska anbudet från det framgångsrika konsortiet var 50 % högre än marknadspriset och det ekonomiska anbudet från ditt företag.

5. Du anser att delegationens utvärderingsmallar för anbuden från det vinnande konsortiet och ditt företag är subjektiva och inte alls bygger på tekniska överväganden. Du hävdar att utrikestjänstens kommentarer om det framgångsrika anbudet är misstänkt lovordande.

6. Enligt dig klarade det framgångsrika konsortiet den första urvalsfasen utan att uppfylla det centrala kravet på referenser inom diplomatsektorn.

7. Du hävdar att det konsortium som vann kontraktet består av två företag, varav det ena inte är närvarande på ditt lands territorium eller på den europeiska kontinenten, och anger ”städtjänster” som en kärnverksamhet.

När det gäller dina argument 6 och 7:

Jag måste tyvärr meddela att ombudsmannen av de skäl som anges nedan inte kan behandla de stödjande argumenten 6 och 7 i ditt klagomål.

Ombudsmannen måste följa vissa regler för hantering av klagomål.[1] En av dessa regler [2] är att klaganden först måste ha uppmärksammat det berörda EU-organet på problemen innan han eller hon lämnar in ett klagomål till ombudsmannen.

Det framgår av informationen i ditt klagomål att du inte har framfört dessa argument till utrikestjänsten innan du lämnade in ditt klagomål till ombudsmannen.

Tyvärr innebär detta att ombudsmannen inte kan behandla dessa aspekter av ditt klagomål.

När det gäller dina argument 1–5:

Du hävdar att delegationen gick med på att träffa ditt företag för att presentera sitt bud, men sedan aldrig erbjöd ett datum och en tid för ett sådant möte. I avsaknad av skriftliga bevis på delegationens samtycke finner vi tyvärr ingen anledning att undersöka denna aspekt av ditt klagomål.

Du hävdar också att delegationen borde ha bett ditt företag om förtydliganden angående anbudet. I ditt klagomål anger du tre dokument som enligt dig innebär att delegationen måste kontakta anbudsgivarna för att få ytterligare förtydliganden:

1. Skrivelsen med inbjudan att lämna anbud, som skickades av delegationen den 22 oktober 2019 (ref. Ares(2019)6527096): ”Efter det att anbuden öppnats: Om det är fråga om att rätta uppenbara skrivfel vid utarbetandet av anbudet eller begära bekräftelse av en specifik eller teknisk del, kommer den upphandlande myndigheten att kontakta anbudsgivaren, förutsatt att detta inte medför någon väsentlig ändring av villkoren för det inlämnade anbudet.”

2. ”Inbjudan att delta”, där följande anges i punkt 7: ”Om en handling som är väsentlig för utvärderingen saknas i anbudsansökan eller om förtydliganden krävs, får den upphandlande myndigheten kontakta den anbudssökande.”

3. Anbudsspecifikationerna, i vilka det i punkt 3 föreskrivs att den upphandlande myndigheten får förhandla om anbuden för att förbättra deras innehåll.

”Inbjudan att delta” och ”anbudsspecifikationerna” innehåller ordet ”får”. De ålägger därför inte delegationen att kontakta anbudsgivarna för ytterligare förtydliganden. Av den skrivelse genom vilken delegationen uppmanade Er att lämna anbud framgår det tydligt att delegationen endast kommer att kontakta anbudsgivarna vid skrivfel eller i behov av bekräftelse av särskilda tekniska uppgifter. Denna situation verkar inte vara tillämplig på Ert företags tekniska erbjudande, som föreföll sakna en hel del nödvändig information: Anbudet besvarade inte flera frågor och lämnade inte de foton som krävdes för kriterium 5. Delegationen sade att den inte ansåg det nödvändigt att begära några förtydliganden på grundval av de låga poängen för det anbud som lämnats in av ert företag. Vi anser att denna ståndpunkt är rimlig.

Du hävdar också att ditt företag är marknadsledande inom säkerhetstjänster i ditt land och att det har stor erfarenhet av diplomatiska aktörer. Vi anser inte att detta argument i sig utgör bevis för att förfarandet var bristfälligt. I punkt 6.2 i kravspecifikationerna anges att anbudens tekniska kvalitet ska bedömas på grundval av anbuden från anbudsgivarna. Bedömningen kan inte baseras på anseende eller annan information som inte ingår i anbudet.

Du menade också att det var problematiskt att det framgångsrika ekonomiska erbjudandet var 50 % högre än marknadspriset (och ditt företags erbjudande). Delegationen uppgav att kontraktet hade tilldelats på grundval av förhållandet ”bästa pris och kvalitet” i enlighet med anbudshandlingarna (punkt 6.1 i kravspecifikationerna). Vi finner inget i ditt klagomål som tyder på att delegationen har åsidosatt sin skyldighet att tilldela kontraktet till den anbudsgivare som erbjuder det bästa förhållandet mellan kvalitet och pris.

Slutligen hävdar du att utvärderingsmallarna för både ditt företags anbud och det vinnande anbudet är subjektiva och inte alls bygger på tekniska överväganden. Enligt dig är kommentarerna i utvärderingsrutnätet för det framgångsrika företaget misstänkt lovordande. På grundval av informationen i ditt klagomål finner vi inget som tyder på att delegationen bedömde anbuden på ett orättvist sätt. Vi noterar särskilt att du inte ifrågasätter delegationens utvärdering av ditt företags anbud som sådant: Du inser att vissa delar av budet kan ha krävt större tydlighet. I detta avseende finner vi ingen anledning att närmare undersöka denna aspekt.

Det är beklagligt om ni förstod förfarandet för att göra det möjligt att lämna information i ett senare skede. Så fungerar inte anbudsförfarandena inom EU:s förvaltning. För att säkerställa likabehandling av alla anbudsgivare får anbuden inte ändras eller kompletteras väsentligt efter det att tidsfristen för inlämnande har löpt ut.

På grundval av ovanstående finner ombudsmannen inga tecken på administrativa missförhållanden vid utrikestjänsten. Ombudsmannen har därför avslutat ärendet [3].

Jag inser att ni kan bli besvikna över detta beslut, men jag hoppas att ovanstående förklaringar ändå är till hjälp.

Med vänliga hälsningar,

Tina Nilsson
Förfrågningschef - Enhet 4

Strasbourg den 6 juli 2020

[1] Dessa fastställs i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och i Europeiska ombudsmannens stadga.

[2] Enligt artikel 2.4 i Europeiska ombudsmannens stadga.

[3] Fullständig information om förfarandet och rättigheter i samband med klagomål finns på https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707.