Bakgrunden till klagomålet

1. Klagomålet gäller Europeiska kommissionens påstådda vägran att erbjuda klaganden ett kontrakt som tillfälligt anställd. Klaganden arbetade som kontraktsanställd vid kommissionens generaldirektorat för forskning (GD Forskning) i tre år. När hennes kontrakt löpte ut erbjöd hennes enhetschef henne ett kontrakt som tillfälligt anställd. Kommissionens generaldirektorat för personal (GD HR) ansåg dock senare att hon inte uppfyllde kraven för att erbjudas ett sådant kontrakt.

2. I februari 2011 vände sig klaganden till Europeiska ombudsmannen för att klaga på kommissionens vägran.

Föremålet för utredningen

3. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående och krav.

Påstående:

Kommissionen grundade sig felaktigt på artikel 5.3 i tjänsteföreskrifterna när den avslog GD Forsknings förslag att erbjuda henne ett kontrakt som tillfälligt anställd.

Påstående:

Kommissionen bör erbjuda henne ett kontrakt som tillfälligt anställd.

Utredningen

4. Den 24 mars 2011 bad ombudsmannen kommissionen att inkomma med ett yttrande om ovannämnda påstående och anspråk senast den 30 juni 2011.

5. Kommissionen översände sitt yttrande till ombudsmannen den 7 juni 2011. Yttrandet översändes till klaganden, som inkom med sina synpunkter den 4 och 19 juli 2011.

6. Den 19 oktober 2011 lade ombudsmannen fram ett förslag till vänskaplig förlikning för kommissionen. Kommissionen avgav sitt yttrande om förslaget den 16 december 2011. Ombudsmannen vidarebefordrade det till klaganden för synpunkter som hon inkom med den 5 mars 2012.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstådd felaktig vägran att erbjuda klaganden ett kontrakt som tillfälligt anställd och därmed sammanhängande anspråk

Argument som framförts till ombudsmannen

7. Klaganden hävdade att kommissionen borde ha rekryterat henne som tillfälligt anställd AST eftersom hon uppfyller kraven i artikel 5.3 a iii i tjänsteföreskrifterna. I denna artikel föreskrivs rekrytering av en tillfälligt anställd AST-tjänsteman med yrkeserfarenhet som motsvarar ett eftergymnasialt examensbevis eller ett sekundärt examensbevis som ger tillträde till eftergymnasiala studier. När hon först anställdes som kontraktsanställd var hon dessutom tvungen att motivera sin utbildningsnivå och uppnå likvärdighet med högstadie- och gymnasieutbildningen. Dessutom har hon mer än 28 års yrkeserfarenhet. Hon hävdade vidare att hennes överordnade erbjöd henne ett kontrakt som tillfälligt anställd eftersom ingen tjänsteman kunde rekryteras trots att meddelanden om lediga tjänster hade offentliggjorts. Det stod klart att hennes överordnade vid GD Forskning grundade sitt erbjudande på tjänstens intresse. Hon förstod därför inte varför GD HR ansåg att hon inte uppfyllde villkoren för att anställas som tillfälligt anställd, eftersom hon inte har någon gymnasieutbildning.

8. I sitt yttrande förklarade kommissionen att reglerna för rekrytering av tillfälligt anställda och reglerna för rekrytering av kontraktsanställda skiljer sig åt. I artikel 2 i de allmänna genomförandebestämmelserna för rekrytering och anställning av kontraktsanställda vid kommissionen (nedan kallade de allmänna genomförandebestämmelserna) föreskrivs följande:

”För anställning som kontraktsanställd ska minst följande krävas: ...

b) I tjänstegrupp II:

- eftergymnasial utbildning styrkt med examensbevis, eller

- gymnasieutbildning, styrkt med examensbevis, som ger tillträde till eftergymnasial utbildning och lämplig yrkeserfarenhet på tre år. Det examensbevis från gymnasieutbildning som ger tillträde till eftergymnasial utbildning får ersättas med ett intyg om lämplig yrkesutbildning på minst tre år, under förutsättning att det inte fanns någon liknande yrkesutbildning som gav tillträde till högre utbildning vid tidpunkten för utfärdandet, eller

- avslutad utbildning på mellannivå plus två års relevant kompletterande specialiserad utbildning plus fem års lämplig yrkeserfarenhet.”

9. I artikel 5.3 i tjänsteföreskrifterna, som är tillämplig på tillfälligt anställda i enlighet med artikel 10 i anställningsvillkoren för övriga anställda, föreskrivs att tillsättning i tjänstegrupp AST kräver minst följande:

"i) Eftergymnasial utbildning styrkt med examensbevis. eller

ii) gymnasieutbildning styrkt med examensbevis som ger tillträde till eftergymnasial utbildning samt lämplig yrkeserfarenhet på minst tre år, eller

iii) om det ligger i tjänstens intresse, yrkesutbildning eller yrkeserfarenhet på motsvarande nivå."

10. Den klagandes diplom [1] är ett lägre sekundärt diplom. Det betraktades därför inte som ett examensbevis för eftergymnasial utbildning eller ett examensbevis för gymnasieutbildning som ger tillträde till eftergymnasial utbildning när klaganden rekryterades som kontraktsanställd eller när hon erbjöds ett kontrakt som tillfälligt anställd.

11. De allmänna genomförandebestämmelserna för kontraktsanställda innehåller en tredje möjlighet, som inte ingår i tjänsteföreskrifterna, nämligen att genomgå en mellanliggande utbildning, plus två års relevant kompletterande specialiserad utbildning, utöver fem års lämplig yrkeserfarenhet. Klaganden anställdes som kontraktsanställd eftersom hon respekterade denna tredje möjlighet.

12. I sitt yttrande upprepade klaganden att hennes rekrytering som tillfälligt anställd var motiverad med hänsyn till tjänstens intresse. Hon blev förvånad över att hennes överordnade vid den tidpunkten inte informerades om att deras begäran inte hade beaktats. Slutligen förstod hon inte hur kommissionen kunde åberopa ett villkor som inte föreskrevs i tjänsteföreskrifterna när hon anställdes som kontraktsanställd.

Ombudsmannens bedömning som ledde till ett förslag till vänskaplig förlikning

13. Ombudsmannen noterade först att klaganden föreföll vara en omsorgsfull och kompetent anställd som utförde sina uppgifter på ett sätt som hennes överordnade var helt nöjda med [2].

14. Ombudsmannen noterade också att klaganden inte har något examensbevis från eftergymnasial utbildning eller gymnasieutbildning som ger tillträde till eftergymnasial utbildning. Hon uppfyller därför inte villkoren i artikel 5.3 a i och ii i tjänsteföreskrifterna för att rekryteras som tillfälligt anställd AST på grundval av dessa bestämmelser.

15. Ombudsmannen noterade dock att tjänsteföreskrifterna föreskriver en tredje möjlighet att rekrytera en tillfälligt anställd AST på grundval av artikel 5.3 a iii. I denna artikel anges att en utnämning i tjänstegrupp AST ska kräva åtminstone ”när det är motiverat med hänsyn till tjänstens intresse, yrkesutbildning eller yrkeserfarenhet på motsvarande nivå”. Förslaget från hennes överordnade om att anställa klaganden som tillfälligt anställd måste ha grundats på denna tredje möjlighet. I själva verket försökte hennes överordnade motivera hennes rekrytering på grundval av tjänstens intresse [3] på grund av i) ansträngningarna att rekrytera en tjänsteman hade visat sig vara misslyckade, ii) De många lediga tjänsterna som administrativ assistent inom klagandens enhet. och iii) behovet av att säkerställa kontinuitet och utbilda ny personal.

16. Ombudsmannen påpekade att personaldomstolen i sin dom i mål F-88/05, Kubanski mot kommissionen, ansåg att kommissionen hade begått ett rättsligt fel när den ansåg att sökanden inte uppfyllde minimikraven i artikel 5.3 a i tjänsteföreskrifterna, eftersom det inte hade visats att den beaktade ”tjänstens intresse” i enlighet med artikel 5.3 a iii [4]. I sitt e-postmeddelande till klaganden av den 10 februari 2011 och i sin skrivelse till klaganden av den 10 mars 2011 förklarade kommissionen att artikel 5.3 a iii tillämpas strikt på grundval av tjänstens intresse och med beaktande av flera kriterier, såsom profilens särdrag och de rekryteringsproblem som uppstått [5].

17. I det aktuella fallet var det dock inte klart om kommissionen övervägde om dessa kriterier var uppfyllda i klagandens fall. Kommissionen hänvisade inte heller till denna tredje möjlighet i sitt yttrande. Ombudsmannen betonade att när de erbjöd klaganden ett kontrakt för tillfälligt anställda lade klagandens överordnade fram flera argument som motiverade klagandens rekrytering på grundval av tjänstens intresse. Ombudsmannen ansåg att den naturliga följden av kommissionens underlåtenhet att nämna artikel 5.3 a iii i sitt yttrande var att kommissionen hade förbisett möjligheten att använda denna tredje möjlighet i klagandens fall.

18. Mot bakgrund av ovanstående ansåg ombudsmannen det lämpligt att i sitt förslag till vänskaplig förlikning be kommissionen att på nytt undersöka frågan om huruvida klaganden ska utnämnas till tillfälligt anställd, med beaktande av den möjlighet att göra detta som ges i artikel 5.3 a iii i tjänsteföreskrifterna.

19. I sitt förslag betonade ombudsmannen att han fullt ut erkänner kommissionens stora utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att fastställa tjänstens intresse. Han noterade också att synpunkterna från klagandens överordnade när det gäller tjänstens intresse av att rekrytera klaganden som tillfälligt anställd endast kan utgöra en relevant faktor för kommissionen när den beslutar om huruvida tjänstens intresse faktiskt föreligger i detta fall. När kommissionen fastställer om det faktiskt finns ett "tjänstens intresse" av att rekrytera den klagande som tillfälligt anställd, kan den också ta hänsyn till ett brett spektrum av andra faktorer som påverkar hela institutionen.

Argument som lagts fram för ombudsmannen efter hans förslag till vänskaplig förlikning

20. I sitt yttrande om ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning förklarade kommissionen först att varje EU-institution, såsom ombudsmannen hade påpekat och bekräftat i unionsdomstolarnas rättspraxis, har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller beslut som rör organisationen av dess egna avdelningar, inbegripet rekryteringen av dess personal. Detta utrymme för skönsmässig bedömning utövas i tjänstens intresse.

21. Kommissionen bekräftade därefter att den på klagandens begäran faktiskt hade undersökt tjänstens intresse, i syfte att eventuellt rekrytera henne på grundval av artikel 5.3 a iii i tjänsteföreskrifterna, och även hade beaktat de motiveringar som GD Forskning hade lagt fram. Det var först efter denna undersökning som kommissionen genom skrivelser av den 11 februari och den 10 mars 2011 underrättade klaganden om att den inte kunde rekrytera henne. Kommissionen beklagade att dess meddelanden kunde ha gett både klaganden och ombudsmannen ett annat intryck. Artikel 5.3 a iii i tjänsteföreskrifterna utgör emellertid ett undantag från huvudregeln och måste därför tillämpas strikt för att de övriga bestämmelserna inte ska förlora sitt innehåll. Tillsättningsmyndigheten gör sin bedömning av tjänstens intresse från fall till fall och det är därför inte möjligt att tillhandahålla en uttömmande förteckning över de villkor som ska beaktas vid denna bedömning. Dessutom styrs denna utvärdering inte bara av det berörda generaldirektoratets olika överväganden, utan den grundar sig också på kommissionens intresse, som endast kan bedömas på central nivå, och slutligen av generaldirektoratet för personal och säkerhet.

22. I det aktuella fallet konstaterade kommissionen att varken tjänsten i fråga (sekreterare) eller klagandens profil (omfattande erfarenhet av sekreterararbete) var tillräckligt specialiserad för att motivera svårigheterna med en exceptionell rekrytering, även med beaktande av antalet tillgängliga godkända sökande på de relevanta reservlistorna.

23. Sammanfattningsvis uppgav kommissionen att den, i linje med ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning, undersökte frågan om huruvida klaganden skulle utnämnas på grundval av artikel 5.3 a iii i tjänsteföreskrifterna, och att den efter denna undersökning bekräftade sitt beslut att inte rekrytera klaganden.

24. I sina synpunkter på kommissionens svar lämnade klaganden följande uppgifter. Kommissionens argument att artikel 5.3 a iii i tjänsteföreskrifterna utgör ett undantag från huvudregeln kan inte godtas. Det är lika mycket en bestämmelse i tjänsteföreskrifterna som de övriga bestämmelserna i artikel 5.3 a i tjänsteföreskrifterna. Det är också rimligt att anta att kommissionen beslutade att anställa henne som kontraktsanställd ”i tjänstens intresse” på grundval av artikel 2 tredje strecksatsen i de allmänna genomförandebestämmelserna.  Även om reglerna för rekrytering av tillfälligt anställda och kontraktsanställda skiljer sig åt, är det förvånande att kommissionen ansåg att hennes rekrytering som kontraktsanställd var motiverad i tjänstens intresse, medan hennes rekrytering som tillfälligt anställd inte var det. Kommissionen verkade dessutom ha glömt att beakta rekommendationerna från klagandens överordnade om att anställa henne som tillfälligt anställd. De försökte faktiskt motivera hennes rekrytering på grundval av i) de misslyckade försöken att rekrytera en tjänsteman, ii) De många lediga tjänsterna som administrativ assistent inom klagandens enhet. och iii) behovet av att säkerställa kontinuitet och utbilda ny personal. Av dessa skäl gjorde kommissionen en felaktig bedömning när den ansåg att det inte var motiverat att analysera tjänstens intresse. Enligt EU-domstolarnas rättspraxis är det nämligen endast den överordnade myndigheten som ansvarar för organisationen av de avdelningar som den måste kunna fastställa och ändra med hänsyn till tjänstens intresse [6]. Med tanke på att ingen kandidat utnämndes till tjänsten i fråga var det slutligen märkligt att kommissionen ansåg att varken tjänsten i fråga eller klagandens profil var tillräckligt specifik för att ”motivera svårigheterna med en exceptionell rekrytering”. Den uppenbara omöjligheten att tillsätta tjänsten i fråga och den ständiga viljan hos klagandens överordnade att utnämna henne visade att klaganden verkligen har de särskilda kvalifikationer som krävs för tjänstens intresse.

Ombudsmannens bedömning efter hans förslag till vänskaplig förlikning

25. Ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning grundades på övervägandet att kommissionen, på grundval av sina meddelanden till klaganden och den information som lämnades i dess yttrande över detta klagomål, föreföll ha förbisett den möjlighet som föreskrivs i artikel 5.3 a iii i tjänsteföreskrifterna när den övervägde huruvida klaganden skulle rekryteras som tillfälligt anställd.

26. I sitt svar på ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning uppgav kommissionen uttryckligen att den redan hade undersökt denna möjlighet och att det var först efter denna undersökning som den informerade klaganden i februari och mars 2011 om att hon inte kunde rekryteras. Ombudsmannen anser därför att kommissionen har gett ett positivt svar på hans förslag till vänskaplig förlikning.

27. I detta sammanhang understryker ombudsmannen att han inte instämmer i kommissionens uttalande att artikel 5.3 a iii i tjänsteföreskrifterna utgör ett undantag från den allmänna regeln. I artikel 5.3 a i tjänsteföreskrifterna behandlas tillsättning av assistenter i tjänstegrupp AST, och det föreskrivs tre olika möjligheter på grundval av vilka en person kan tillsättas i denna tjänstegrupp. Det framgår av ordalydelsen i artikel 5.3 a att en institution kan använda vilken som helst av dessa möjligheter för att rekrytera assistenter och att det inte finns någon hierarki mellan dem. Det är således felaktigt att påstå att den möjlighet som föreskrivs i artikel 5.3 a iii utgör ett undantag från huvudregeln.

28. Ombudsmannen påpekar dock att endast artikel 5.3 a iii uttryckligen hänvisar till "tjänstens intresse". Denna bestämmelse gör det möjligt för institutionen att beakta andra yrkeskvalifikationer än de som anges i artikel 5.3 a i och 5.3 a ii, om tjänstens intresse motiverar en sådan åtgärd. Ombudsmannen noterar att kommissionen inte förnekade att klagandens yrkeskvalifikationer är tillräckliga enligt artikel 5.3 a iii i tjänsteföreskrifterna. Kommissionens ståndpunkt är att tjänstens intresse, trots klagandens yrkeskvalifikationer och erfarenhet, inte motiverar att hon anställs på grundval av artikel 5.3 a iii.

29. Med beaktande av övervägandena i punkt 19 ovan om kommissionens stora utrymme för skönsmässig bedömning vid fastställandet av tjänstens intresse och kommissionens försäkringar om att den faktiskt hade övervägt möjligheten att utnämna klaganden till tillfälligt anställd på grundval av artikel 5.3 a iii i tjänsteföreskrifterna, avslutar ombudsmannen ärendet med att konstatera att inga ytterligare undersökningar av detta klagomål är motiverade.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Inga ytterligare undersökningar av detta klagomål är motiverade.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 14 december 2012

[1] "Diplôme de l'Institut communal d'enseignement technique".

[2] Meddelande till Robert-Jan Smits, generaldirektör för forskning, från Ruxandra Draghia-Akli av den 30 november 2010.

[3] Meddelande till Robert-Jan Smits, generaldirektör för forskning, från Ruxandra Draghia-Akli av den 30 november 2010.

[4] Mål F-88/05, Kubanski mot kommissionen, REGP 2006, s. I-A-1-173 och II-A-1-683. I punkt 86 anges följande i den ursprungliga franska versionen: "Il s'ensuit que la Commission a commis une erreur de droit en estimant que la requérante ne satisfaisait pas aux exigences minimales de l'article 5, paragraphe 3, sous a), du statut pour être engagée en qualité d'agent temporaire de grade B*4, et en refusant de prendre en considération, sans plus ample examen, l'intérêt du service au sens de la disposition sous iii) dudit article."

[5] Kommissionen angav följande i sin skrivelse: "...Dans votre e-mail, vous soulevez la possibilité d'appliquer l'article 5.3iii) du Statut. Cet article prévoit effectivement qu'une expérience professionnelle équivalente peut remplacer le diplôme susmentionné. Toutefois, cette disposition constituant une exception à la règle, elle est appliquée sur la base de l'intérêt du service en tenant compte de plusieurs paramètres, notamment liés à la spécificité du profil, aux difficultés de recrutement osv.

”Sur la base de ce qui précède, je suis au regret de vous confirmer que, après analysis de votre dossier, la Commission ne peut pas vous proposedr un contrat d'agent temporaire.”

[6] Mål 16/67, Labeyrie mot kommissionen, REG 1968, s. I-00431.