Bakgrunden till klagomålet

1. Förevarande mål rör Europeiska rekryteringsbyråns (Epso) policy för bokning av datorbaserade tillträdesprov i allmänna uttagningsprov.

2. Klaganden är italiensk medborgare och har lämnat in en ansökan om att få delta i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/207/11-AD7 om rekrytering av handläggare inom flera områden.[1] Efter att ha validerat sin ansökan fick klaganden i sitt Epsokonto en inbjudan att boka sitt datorbaserade prov (CBT). Inbjudan gjorde det möjligt för klaganden att välja mellan flera möjliga datum och platser och angav att ett val måste göras inom en period på sex dagar. I uppmaningen klargjordes också att ansökan skulle anses återkallad om klaganden inte bokade KBT inom den angivna tidsfristen.

3. Den 12 april 2011, flera timmar efter det att bokningsperioden för hans KBT hade löpt ut, kontaktade klaganden Epso och förklarade att han inte hade kunnat ansluta sig till sitt Epsokonto under de två föregående dagarna. Han bad därför Epso att låta honom boka KBT vid den tidpunkten.

4. Den 13 april 2011 svarade Epso klaganden och informerade honom om att den inte kunde godta hans begäran, eftersom bokningsperioden för hans KBT redan hade löpt ut. I den skriftväxling som följde insisterade klaganden på att få möjlighet att boka KBT eller lämna in en ny ansökan till det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/207/11-AD7. Han påpekade att tidsfristen för att lämna in ansökningar enligt meddelandet om uttagningsprov löpte ut den 14 april 2011. Epso hade dessutom beslutat att förlänga denna tidsfrist med sex timmar på grund av problem med Epsos kontosystem. Epso bekräftade dock sin ursprungliga ståndpunkt i sina e-postmeddelanden av den 14 och 29 april 2011.

5. Den 1 maj 2011 vände sig klaganden till Europeiska ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående och krav.

Påstående

Epso uteslöt klaganden på ett orättvist sätt från uttagningsprovet.

Stödjande argument:

1. Epso misslyckades med att i) ta vederbörlig hänsyn till de problem som den klagande ställdes inför när han försökte boka sitt CBT-prov och ii) hantera sina efterföljande e-postmeddelanden till Epso på ett tillfredsställande sätt.

2. Epso fastställde tidsfristen för bokning av CBT-provet före tidsfristen för ansökan till det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/207/11-AD7.

3. Epso förlängde visserligen anmälningsfristen med sex timmar den 14 april 2011, men beviljade honom inte någon förlängning av tidsfristen för att boka ett KBT-prov.

Anspråk

Epso bör tillåta honom att delta i uttagningsprovet.

Utredningen

7. Den 16 juni 2011 bad ombudsmannen Epso att inkomma med ett yttrande om klagandens påstående och anspråk senast den 30 september 2011. Epsos yttrande översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Klaganden gjorde detta den 15 augusti 2011.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstående om att Epso på ett orättvist sätt uteslöt klaganden från uttagningsprovet och relaterade påståenden

Argument som framförts till ombudsmannen

8. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att Epso orättvist uteslöt honom från det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/207/11-AD7. Till stöd för sitt påstående anförde klaganden ett antal argument som sammanfattas i punkt 6 ovan.

9. I sitt yttrande påpekade Epso att klaganden endast hade anslutit sig till sitt Epsokonto två gånger, och vid båda tillfällena först efter det att bokningsperioden på sex dagar hade löpt ut. Klaganden respekterade således inte punkt 3.1 i handledningen för allmänna uttagningsprov (nedan kallad handledningen), enligt vilken de sökande måste kontrollera sitt Epsokonto minst två gånger i veckan. Epso betonade också att inga anslutningsproblem registrerades under bokningsperioden på sex dagar och att 90,4 % av de sökande lyckades boka sin KBT under samma period.

10. Epso hävdade också att man snabbt hade besvarat alla klagandens förfrågningar men tyvärr inte kunde godta dem. Enligt Epso förväxlade klaganden tidsfristen för att anmäla sig till uttagningsprovet – som enligt meddelandet om uttagningsprov löpte ut den 14 april 2012 – med tidsfristen för att boka KBT, som varierade för varje sökande och för klaganden löpte ut den 12 april 2012. Enligt handledningen kunde de sökande varken registrera mer än en ansökan för samma uttagningsprov eller ändra en ansökan när den hade registrerats. Det var därför inte möjligt för klaganden att lämna in en ny ansökan, även om tidsfristen för att anmäla sig till uttagningsprovet ännu inte hade löpt ut. När det gäller beslutet att förlänga anmälningsperioden för uttagningsprovet med sex timmar betonade Epso att detta beslut fattades för att rätta till ett problem som orsakats av Epsos webbplats. Problemet gällde dock inte klaganden, som vid den tidpunkten redan hade registrerat sin ansökan, men som missade tidsfristen för att boka sin KBT.

11. I sina synpunkter hävdade klaganden att tidsfristen för att anmäla sig till uttagningsprovet inte bör göra det möjligt att förväxla den med något annat datum, såsom datumet för bokning av KBT. I annat fall skulle principen om likabehandling av sökande irreparabelt åsidosättas. Klaganden påpekade att det enda datum som angavs i meddelandet om uttagningsprov var den 14 april 2012 och att han hade bett Epso att tillåta honom att registrera en ny ansökan före detta datum. Enligt klaganden kunde en sådan begäran varken betraktas som en begäran om ändring av hans ursprungliga ansökan eller en dubbel registrering, eftersom den ursprungliga ansökan redan hade ogiltigförklarats av Epso.

12. Klaganden underströk också att de grunder för diskvalificering som är kopplade till ansökningsförfarandet är uttömmande uppräknade i vägledningen och inte omfattar underlåtenhet att boka KBT inom den angivna tidsfristen.

Ombudsmannens bedömning

13. Ombudsmannen påpekar att Epsos nya policy för bokning av KBT redan har varit föremål för en av hans undersökningar, nämligen hans undersökning på eget initiativ OI/9/2010/RT. I det fallet tog ombudsmannen upp flera frågor som tagits upp i det nya förfarandet, däribland bokningsförfarandet för KBT.

14. I det beslut som avslutade denna undersökning ansåg ombudsmannen att det nya förfarandet, som föreskriver att perioden för bokning av KBT överlappar perioden för registrering av uttagningsprovet, är en proportionerlig och nödvändig åtgärd för att uppnå det allmänna målet att förkorta hela urvalsförfarandet.

15. Ombudsmannen ansåg särskilt att Epsos sätt att informera kandidaterna om förfarandet för bokning av KBT , var tillfredsställande, vilket inbegriper följande: i) En uppgift i meddelandet om uttagningsprov om att de sökande kommer att kallas till KBT-prov om de har reserverat ett datum för proven inom den tidsfrist som Epso angett. ii) En instruktion till de sökande i handledningen om att konsultera sitt Epsokonto minst två gånger i veckan (punkt 3.1 i handledningen). och slutligen iii) ett individuellt meddelande som skickas till varje sökandes Epsokonto och som anger perioden för bokning av KBT-prov och tydligt anger att om en sökande missar tidsfristen kommer hans eller hennes ansökan att betraktas som återkallad och hans eller hennes deltagande i uttagningsprovet kommer att avslutas.

16. Ombudsmannen påpekar att klaganden i det aktuella fallet fick den information som avses i hans beslut om att avsluta sin undersökning på eget initiativ OI/9/2010/RT. Han kan därför inte instämma i klagandens andra argument, enligt vilket det var orättvist av Epso att fastställa tidsfristen för bokning av KBT före tidsfristen för ansökan till det allmänna uttagningsprovet. På samma sätt håller ombudsmannen inte med om att det förfarande som Epso har antagit skulle kunna leda till förvirring mellan tidsfristen för anmälan till uttagningsprovet och tidsfristen för bokning av KBT-proven, eftersom klaganden informerades på rätt sätt. Ombudsmannen anser inte heller att det enda relevanta datumet i båda avseendena bör vara den tidsfrist för registrering som anges i meddelandet om uttagningsprov.

17. Klaganden hävdade dock också att Epso inte tog vederbörlig hänsyn till de problem han ställdes inför när han försökte boka sitt KBT-test och att han inte hanterade sina efterföljande e-postmeddelanden på ett tillfredsställande sätt.

18. Ombudsmannen erinrar om att han i beslutet om att avsluta undersökningen på eget initiativ OI/9/2010/RT gjorde följande ytterligare anmärkning: ”Epso skulle kunna reflektera över situationen för sökande som, trots att de har fått korrekt information om bokningsperioden, inte har tillgång till internet under den korta perioden och därför inte kan boka sina KBT-prov (t.ex. på grund av en tillräckligt motiverad sjukdom). Dessa sökande bör inte straffas på grund av sådana exceptionella och objektiva omständigheter.”I linje med sin ytterligare anmärkning betonar ombudsmannen att principerna om god förvaltning, särskilt principen om icke-diskriminering, kräver att Epso tar hänsyn till situationen för sökande som på grund av exceptionella och objektiva omständigheter inte har tillgång till internet under bokningsperioden för KBT.

19. Ombudsmannen noterar att klaganden inte angav några särskilda skäl för att visa att han inte hade haft tillgång till internet under bokningsperioden. Han lade inte heller fram några bevis i detta avseende. I sitt första meddelande till Epso uppgav han nämligen endast att det under de två sista dagarna av bokningsperioden hade varit omöjligt för honom att ansluta sig till internet. I detta avseende bör det noteras att bokningsperioden var sex dagar lång. Han lämnade inte heller några ytterligare upplysningar i denna fråga i sin efterföljande skriftväxling med Epso eller i sina synpunkter på Epsos yttrande.

20. Mot bakgrund av dessa omständigheter drar ombudsmannen slutsatsen att klaganden inte har visat att det föreligger exceptionella och objektiva omständigheter som Epso borde ha beaktat innan han uteslöts från uttagningsprovet.

21. Ombudsmannen medger att Epso i det aktuella fallet snabbt besvarade klagandens begäran. I linje med principerna om god förvaltning, som kräver att EU-institutionerna intar en proaktiv hållning till medborgarnas önskemål, och med beaktande av ombudsmannens ytterligare anmärkning i ärende OI/9/2010/RT, skulle Epso i framtiden proaktivt kunna överväga det specifika fallet med sökande som uppger att de inte har kunnat boka sina KBT, till exempel genom att be dem lägga fram bevis för den påstådda omöjligheten att få tillgång till internet. Ombudsmannen kommer att göra ytterligare en anmärkning nedan i detta avseende.

22. När det gäller klagandens argument att Epso åsidosatte principen om likabehandling genom att förlänga tidsfristen för registrering med sex timmar den 14 april 2011 utan att bevilja honom en liknande förlängning, påpekar ombudsmannen att beslutet att förlänga tidsfristen för registrering fattades för att avhjälpa tekniska problem som orsakats av Epsos webbplats. Situationen skiljer sig därför objektivt sett från klagandens problem, eftersom inga anslutningsproblem registrerades i det aktuella fallet. Det ska under alla omständigheter påpekas att de två tidsfristerna avser två klart olika skeden i förfarandet, nämligen dels registreringen för uttagningsprovet, dels bokningen av KBT.

23. Slutligen noterar ombudsmannen att klaganden i sina synpunkter hävdade att de skäl för diskvalificering som är kopplade till ansökningsförfarandet är de som strikt anges i vägledningen och inte omfattar underlåtenhet att boka KBT inom den angivna tidsfristen.

24. Ombudsmannen betonar vikten av att påföljder som är så skadliga för de sökande som uteslutning från ett uttagningsprov uttryckligen föreskrivs och tydligt meddelas alla berörda parter. I det aktuella fallet noterar ombudsmannen att det i punkt 2.1.4 i handledningen anges de grunder för diskvalificering som är kopplade till ansökningsförfarandet. Dessa skäl förefaller ha ett tydligt samband med en viss fas i förfarandet, det vill säga inlämningen av sökandenas ansökningar, men inte med senare etapper i uttagningsprovet. Ombudsmannen anser också att det inte finns något som tyder på att förteckningen bör betraktas som uttömmande.

25. Ombudsmannen har under alla omständigheter påpekat att det är ostridigt att klaganden fick tillräcklig information om följderna av att inte boka sin KBT i tid genom ett meddelande som han fick i sitt Epsokonto (se punkterna 15 och 16 ovan). Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen inte att klagandens argument är övertygande. Det skulle dock vara värdefullt om Epso i framtiden kunde överväga att i själva handledningen specificera konsekvenserna för sökande som inte bokar sina KBT-prov inom den tidsfrist som angetts för dem. Ombudsmannen kommer att göra ytterligare en anmärkning nedan i detta avseende.

26. I sina synpunkter hävdade klaganden också att hans begäran om att få registrera en ny ansökan efter det att hans bokningsperiod löpt ut borde ha godtagits av Epso. Enligt klaganden kunde en sådan begäran inte betraktas som en begäran om ändring av hans ursprungliga ansökan eller en dubbel registrering, eftersom den ursprungliga ansökan redan hade ogiltigförklarats. I detta avseende påpekar ombudsmannen att enligt inbjudan anses en ansökan återkallad om en kandidat inte bokar KBT inom bokningsperioden. Till följd av detta är klagandens uppfattning att hans ansökan, som Epso ansåg vara återkallad, i stället bör anses vara ogiltigförklarad, vilket gör det möjligt för honom att lämna in en ny ansökan, inte övertygande.

27. Ombudsmannen noterar att en återkallad ansökan inte kan anses vara en ogiltigförklarad ansökan och därför inte kan undgå förbudet mot att lämna in flera ansökningar, som anges i meddelandet om uttagningsprov och i handledningen.

28. Eftersom klagandens påstående inte kan godtas kan hans yrkande inte bifallas.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Det har inte förekommit några administrativa missförhållanden i Epsos verksamhet.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Ytterligare anmärkningar

Epso skulle i framtiden proaktivt kunna överväga den specifika situationen för sökande som uppger att de inte har kunnat boka sina KBT, till exempel genom att be dem att lägga fram bevis för den påstådda omöjligheten att få tillgång till internet.

Epso skulle i framtiden kunna överväga att i handledningen för allmänna uttagningsprov specificera konsekvenserna för sökande som inte bokar sina KBT-prov inom den fastställda tidsfristen.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 11 december 2012

[1] Meddelande om uttagningsprov EPSO/AD/207/11 (AD7), EUT C 82A1, 2011, s. 1.