Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden deltog i ett urvalsförfarande för rekrytering av EU-tjänstemän som anordnades av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso)^[1]. Urvalsförfarandet anordnades för att rekrytera sekreterare och assistenter.

2. Klaganden tilläts delta i urvalsförfarandets bedömningsfas (nedan kallat utvärderingscentrumet). Under denna fas testades de sökandes särskilda kompetenser genom två olika prov: Microsoft Office-färdighetsprovet och skrivfärdighetsprovet. I meddelandet om uttagningsprov ^[2] angavs att de sökande skulle göra proven på det språk som de hade angett i sin ansökan som ”språk 2”. Klaganden hade valt franska som sitt språk 2.

3. Efter proven kontaktade klaganden Epso och hävdade att hon var tvungen att göra MS Office-kompetensprovet på franska, även om hon hade valt att göra det på engelska. Hon hade uttryckt detta val i sitt svar på ett frågeformulär i inbjudan till utvärderingscentrumet. Epso svarade att valet av språk i inbjudan till utvärderingscentrumet avsåg provet i skrivfärdigheter.

4. Den klagande lyckades inte med urvalsförfarandet. Hon begärde en omprövning av sina resultat vid utvärderingscentrumet och hävdade att hennes resultat i MS Office-provet påverkades av att hon var tvungen att göra provet på franska, vilket hon inte var beredd på.

5. Epso informerade klaganden om att uttagningskommittén hade beslutat att vidhålla sitt beslut om hennes resultat. Klaganden var missnöjd med Epsos svar och vände sig till ombudsmannen i juni 2019.

Utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet om hur Epso tog hänsyn till klagandens språkval för MS Office-kompetensprovet.

7. Under undersökningens gång träffade ombudsmannens undersökningsgrupp Epso och inspekterade inbjudan till utvärderingscentrumet som skickades till klaganden.

Argument som framförts till ombudsmannen

8. Klaganden hävdade att hon, på grundval av frågeformuläret i inbjudan till utvärderingscentrumet, förväntade sig att genomgå MS Office-kompetensprovet på engelska.

9. Under inspektionsmötet påpekade Epso att det i meddelandet om uttagningsprov tydligt angavs att de sökande skulle genomgå MS Office-kompetensprovet på språk 2 och att klaganden hade valt franska som sitt språk 2.

10. Epso uppgav vidare att kompetenstestet vid MS Office testar kompetensen vid MS Office. Både innehållet i testet och gränssnittet är på språk 2. Testet av redaktionella färdigheter testar inte MS Office-färdigheter, men det använder MS Office. Detta prov är också på språk 2, men MS Office-gränssnittet är som standard på engelska på grund av MS Office-licensen som Epso använder.

11.  Epso sade att klaganden ombads att välja tangentbordet för provet i skrivfärdigheter genom att fylla i ett frågeformulär som kunde nås genom att klicka på en länk i inbjudan. Frågeformuläret var endast avsett för skrivfärdighetsprovet, eftersom MS Office-färdighetsprovet är ett flervalsprov för vilket tangentbordet inte används.

12. Epso uppgav att klaganden kanske inte hade tagit del av de urvalsprov som offentliggjorts på olika språk på Epsos webbplats. Urvalsproven visar tydligt att gränssnittet för provet i skrivfärdigheter alltid är på engelska och att gränssnittet för MS Office-kompetensprovet är på det valda språket 2.

Ombudsmannens bedömning

13. I meddelandet om uttagningsprov anges tydligt att de sökande måste göra alla prov vid utvärderingscentrumet, inklusive MS Office-kompetensprovet, på språk 2. Klaganden hade valt franska som sitt språk 2. Ombudsmannen anser därför att Epso inte gjorde något misstag när det gäller klagandens språkval.

14. Frågan är om klaganden med rätta kunde ha förväntat sig att MS Office-kompetensprovet skulle vara på engelska på grundval av frågeformuläret i inbjudan till utvärderingscentrumet. Ombudsmannen noterar att det av ordalydelsen i inbjudan till utvärderingscentrumet ^[3] tydligt framgår att frågeformuläret var avsett för att välja tangentbord, inte för att välja språk för något prov (vilket redan framgick av meddelandet om uttagningsprov). Frågeformuläret utformades också för att informera de sökande om att språket i MS Office-gränssnittet skulle vara engelska (för provet i redaktionella färdigheter, eftersom inget tangentbord behövdes för MS Office-kompetensprovet). Det var här missförståndet uppstod. Ombudsmannen medger att denna del av frågeformuläret kunde ha formulerats tydligare och kommer att lägga fram ett motsvarande förslag till förbättringar för Epso. Av all den information som lämnats till de sökande kunde klaganden emellertid inte med rätta ha förväntat sig att genomgå MS Office-kompetensprovet på ett annat språk än hennes språk 2 (franska).

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Epso har inte gjort sig skyldigt till något administrativt missförhållande när det gäller klagandens val av språk för MS Office-kompetensprovet.

Klaganden och Europeiska rekryteringsbyrån kommer att informeras om detta beslut.

Förslag till förbättringar

Ombudsmannen föreslår att Epso, om den anordnar liknande uttagningsprov i framtiden, omformulerar informationen om språket i MS Office-gränssnittet i det frågeformulär som de sökande måste fylla i för att kunna välja ett tangentbord.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 25 oktober 2019

[1] Meddelande om allmänt uttagningsprov – EPSO/AST-SC/06/17 finns på: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=OJ:C:2017:377A:FULL&from=EN

[2] I meddelandet om uttagningsprov anges de kriterier och regler som gäller för urvalsförfarandet.

[3] ”För att underlätta anordnandet av proven ber vi dig att fylla i det obligatoriska frågeformuläret (genom att klicka här). Om du inte lämnar in uppgifterna senast den ... får du ett tangentbord av Epso.