Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden deltog i ett urvalsförfarande för rekrytering av EU-tjänstemän som anordnades av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso)^[1]. Urvalsförfarandet anordnades för att rekrytera byggnadsingenjörer (inklusive miljö- och tjänsteingenjörer).

2. Enligt meddelandet om uttagningsprov ^[2] skulle 24 godkända sökande föras upp på slutlistan från vilken godkända sökande kan rekryteras som EU-tjänstemän ^[3]. I meddelandet om uttagningsprov angavs också att högst tre gånger så många sökande som skulle föras upp på slutlistan skulle kallas till den sista etappen av urvalsförfarandet (utvärderingscentrumet). Urvalskommittén ^[4] kallade inledningsvis 65 sökande till utvärderingscentrumet på grundval av deras resultat i talent screener ^[5]. Den klagande var en av dem.

3. Uttagningskommittén bjöd därefter in ytterligare 17 sökande till utvärderingscentrumet, eftersom de hade lämnat in framgångsrika ansökningar om granskning av sina resultat från talangscreeningen. Det slutliga antalet sökande som kallades till utvärderingscentrumet var därför 82 ^[6].

4. Klaganden deltog i utvärderingscentrumet men fördes inte upp på förteckningen över godkända sökande. Det fanns 27 kandidater på listan.

5. Klaganden begärde en omprövning av uttagningskommitténs ´-beslut att inte föra upp honom på förteckningen över godkända sökande. Han gjorde gällande att uttagningskommittén hade åsidosatt meddelandet om uttagningsprov genom att till utvärderingscentrumet inbjuda mer än tre gånger så många sökande som de som förts upp på förteckningen över godkända sökande. Han hävdade också att Epso inte borde ha tillåtit sökande vars modersmål var tyska, engelska eller franska att använda dessa språk vid utvärderingscentrumet ^[7]. Uttagningskommittén avslog klagandens begäran om omprövning.

6. Klaganden var missnöjd med resultatet av sin begäran om översyn och vände sig till ombudsmannen i december 2018.

Utredningen

7. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet om att uttagningskommittén felaktigt hade inbjudit ett antal sökande som överskred det högsta antal som angavs i meddelandet om uttagningsprov till utvärderingscentrumet. och att Epso gjorde fel när den tillät de sökande att använda sitt modersmål vid utvärderingscentrumet under urvalsförfarandet.

8. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen Epso´s svar på ombudsmannens begäran om förtydliganden.

Om antalet sökande som kallats till utvärderingscentrumet

Argument som framförts till ombudsmannen

9. Klaganden hävdade att det ökade antalet sökande som bjöds in till utvärderingscentrumet på grund av framgångsrika begäranden om granskning av deras resultat från talangscreening påverkade en sökandes chans att föras upp på förteckningen över godkända sökande. Detta försatte kandidater som den klagande i en ofördelaktig situation.

10. Epso hävdade att möjligheten att begära omprövning av uttagningskommitténs beslut anges i meddelandet om uttagningsprov ^[8]. I meddelandet om uttagningsprov angavs också att om resultatet av en sådan begäran är positivt kommer en sökande ”att återinträda i urvalsförfarandet i det skede då [han eller hon] uteslöts, oavsett hur långt uttagningsprovet har fortskridit under tiden”.

11. Epso uppgav att det högsta antalet sökande som kallas till utvärderingscentrumet gäller när uttagningskommittén granskar de sökandes ansökningar i urvalsförfarandets talent screener-skede. Detta antal kan ökas till följd av godkända begäranden om omprövning från sökande som ursprungligen uteslutits. Förteckningen över sökande som kallas till utvärderingscentrumet (eller till något annat skede av ett urvalsförfarande) färdigställs således inte förrän uttagningskommittén har behandlat alla begäranden om omprövning. Detta är i linje med meddelandet om uttagningsprov, där det anges att ”alla återtagna sökande efter ett framgångsrikt överklagande kommer också att bjudas in till nästa steg. Om de sökande har lika många poäng för den sista lediga platsen på reservlistan kommer de alla att föras upp på reservlistan. Alla sökande som återtas efter ett framgångsrikt överklagande i detta skede av förfarandet kommer också att föras upp på reservlistan.”^[9] Epso uppgav att det fanns fyra sökande med samma lägsta poäng som skulle föras upp på listan över godkända sökande. De fördes därför alla upp på förteckningen, som således bestod av 27 kandidater (24+3).

12. På grundval av ovanstående uppgav Epso att uttagningskommitténs beslut att bjuda in ytterligare sökande till utvärderingscentrumet var i linje med meddelandet om uttagningsprov.

Ombudsmannens bedömning

13. Meddelandet om uttagningsprov gav alla sökande rätt att ”begära omprövning av alla beslut som fattats av uttagningskommittén eller Epso och som fastställer [deras] resultat och/eller avgör om [de] kan gå vidare till nästa steg i uttagningsprovet eller utesluts”^[10]. När en begäran om omprövning godtas är den sökande skyldig att ”återinträda i urvalsprocessen i det skede då [han eller hon] uteslöts”^[11].  

14. På grundval av Epsos förklaringar anser ombudsmannen således att uttagningskommitténs ´ beslut att bjuda in 82 sökande till utvärderingscentrumet var i linje med tillämpliga regler. 

Om användningen av modersmål vid utvärderingscentrumet

Argument som framförts till ombudsmannen

15. Klaganden hävdade att det är ”ojämlikt och orättvist” att sökande med engelska, franska eller tyska som modersmål får använda dessa språk i utvärderingscentrumet.

16. Epso uppgav att det i meddelandet om uttagningsprov angavs att”du måste ha kunskaper i minst två officiella EU-språk, ett på minst nivå C1 (fördjupade kunskaper) och det andra på minst nivå B2 (tillfredsställande kunskaper). [...] Språk 1: Det språk som används för de datorbaserade proven med flervalsfrågor. Språk 2: Det språk som används i ansökningsformuläret, utvärderingscentrumet och kommunikationen mellan Epso och de sökande som har lämnat in en giltig ansökan. Detta måste skilja sig från språk 1. Språk 2 måste vara engelska, franska eller tyska. [...] Nyrekryterade fastighetsadministratörer, tekniker och assistenter kommer att behöva ha dagliga kontakter med entreprenörer, externa företag och lokala myndigheter, oavsett om de befinner sig i Bryssel, Luxemburg eller Strasbourg. De viktigaste arbetsspråken för dessa externa intressenter är engelska och franska (i Bryssel och Strasbourg) samt franska och tyska (i Luxemburg). Godkända sökande måste därför ha tillfredsställande kunskaper (minst nivå B2) i minst ett av dessa språk för att omedelbart kunna börja arbeta vid rekryteringen”^[12]. Epso anser således att meddelandet om uttagningsprov innehåller den motivering som krävs för de särskilda språkkraven i uttagningsförfarandet.

Ombudsmannens bedömning

17. Meddelandet om uttagningsprov innehåller objektivt motiverade skäl, baserade på de uppgifter som ska utföras, för det särskilda språkkravet avseende engelska, franska eller tyska. Dessa skäl gäller även om vissa sökande kan ha bättre kunskaper i dessa språk än andra sökande.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Europeiska rekryteringsbyrån har inte gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 30 september 2019

[1] EPSO/AD/342/17 (AD 6), se https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=OJ:C:2017:242A:FULL&from=EN

[2] I meddelandet om uttagningsprov anges de kriterier och regler som gäller för urvalsförfarandet.

[3] Se punkt 5 i avsnittet ”Hur kommer jag att väljas ut” i meddelandet om uttagningsprov (fotnot 1).

[4] I varje urvalsförfarande finns en uttagningskommitté som ansvarar för att välja ut de sökande i varje etapp, på grundval av på förhand fastställda kriterier, och upprätta den slutliga förteckningen över godkända sökande.

[5] I talent screener måste kandidaterna svara på ett antal frågor om sin yrkeserfarenhet och sina kvalifikationer. Frågorna baseras på urvalskriterierna för det aktuella urvalsförfarandet. Uttagningskommittén bedömer sedan de sökandes svar och poängsätter dem. På grundval av denna poäng avgör uttagningskommittén om en sökande uppnår kravet för godkänt för att få gå vidare till nästa steg i urvalsförfarandet. Mer information om talent screener finns på https://epso.europa.eu/help/faq/2711_en

[6] Enligt Epsos uppgifter var antalet sökande som faktiskt deltog i utvärderingscentrumet 81.

[7] Enligt meddelandet om uttagningsprov måste språk 2 vara engelska, franska eller tyska, och det definieras som ”det språk som används för ansökningsformuläret, utvärderingscentrumet och kommunikationen mellan Epso och de sökande som har lämnat in en giltig ansökan. Detta måste skilja sig från språk 1.”

[8] Se punkt 4.2.2 i bilaga III till meddelandet om uttagningsprov (fotnot 1).

[9] Se bilaga III till meddelandet om uttagningsprov (fotnot 1)

[10] Se avsnitt 4.2.2 i bilaga III till meddelandet om uttagningsprov (fotnot 1)

[11] Se fotnot 9.

[12] Se punkt 2 i avsnittet ”Kan jag söka?” i meddelandet om uttagningsprov (fotnot 1).