Bäste herr L.,

Den 26 april 1999 lämnade ni in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på uppdrag av Centre for European Policy Studies om påstådda oegentligheter i samband med ett Phare-kontrakt.

Den 21 maj 1999 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 15 september 1999. Jag vidarebefordrade den till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som ni skickade den 15 november 1999. Den 28 november 2000 bad jag kommissionen om ytterligare upplysningar. Kommissionen översände sitt andra yttrande den 31 januari och den 1 mars 2001 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Inga synpunkter verkar ha inkommit från er.

Den 27 juli, den 7 september och den 17 december 1999 samt den 14 april och den 5 maj 2000 översände ni ytterligare upplysningar till mig.

Den 15 maj 2001 översände kommissionen ytterligare upplysningar till mig. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni sände den 11 juli 2001.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att behandla ditt klagomål.

Klagomålet

I april 1999 lämnade den klagande, direktören för Centre for European Policy Studies (CEPS), in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om Phare-kontrakt nr 95-1111.00. Kontraktet avsåg tillnärmning av lagstiftning i Rumänien och tilldelades 1995 av Europeiska kommissionen till ett konsortium som leddes av CEPS.

Enligt klaganden gick projektet in i två helt olika faser. Under de första arton månaderna hade konsortiet stora svårigheter att fullgöra sina skyldigheter. Den klagande ingrep därför direkt i projektet 1997. En uppgörelse nåddes med en sänkning av avgifterna med cirka 20 %. Huvudrådgivaren ersattes och kommissionen samtyckte till en förlängning av projektet med ytterligare sex månader fram till juni 1998 så att merparten av arbetet kunde slutföras.

Nivån på engagemanget och kvaliteten på arbetet förbättrades enormt under den senaste perioden och den rumänska regeringen lovordade konsortiet, dess chefsrådgivare och CEPS vid flera tillfällen. Tyvärr har kommissionen samtidigt inte längre förvaltat projektet rationellt eller rimligt. Klaganden uppgav att CEPS aldrig bestred kommissionens rätt och skyldighet att granska konsortiets produktion och ekonomiska förvaltning. Det största problemet under de senaste femton månaderna hade dock varit att CEPS inte fick någon detaljerad dokumentation som visade varför och på vilka punkter kommissionen var missnöjd med konsortiets arbete. Klaganden hade försökt kontakta kommissionen flera gånger och bifogade en dagbok över sina kontakter med kommissionen från slutet av 1997 till april 1999 som illustrerade kommissionens beteende.

Mot denna bakgrund hävdade klaganden att i) kommissionen inte hade betalat några fakturor och ii) kommissionen inte hade lämnat några uppgifter om vad som var fel eller varför fakturorna inte hade betalats.

Frågeställningen

I sitt yttrande förklarade kommissionen inledningsvis att den inom ramen för gemenskapens "föranslutningsstrategi" slutit avtal med konsulter för att bistå och ge råd till regeringarna i kandidatländerna i Central- och Östeuropa i alla frågor som är relevanta för tillnärmningen av deras interna lagstiftning till gemenskapens regelverk. CEPS vann kontraktet för Rumänien.

Genomförandet av projektet var behäftat med problem från början. Enligt kommissionen kunde tillhandahållandet av utbildning och dokumentation till de rumänska myndigheterna anses vara godtagbart, men de rapporter som upprättats om olika sektorer av rumänsk lagstiftning var av dålig kvalitet. Under 1997 ledde detta till en minskning av CEPS uppdrag, en ersättning av chefsrådgivaren och en minskning av kommissionens betalning för de tjänster som utförts fram till juni 1997.

Även om kommissionen medgav att CEPS resultat från och med då hade förbättrats, var den dåliga kvaliteten på de flesta inlämnade rapporterna och det faktum att andra rapporter inte var godtagbara fortfarande den viktigaste tvistefrågan mellan parterna. Kommissionens huvudsakliga invändningar sammanfattades i en skrivelse av den 13 juli 1999 till klaganden. Till följd av en särskild revision som genomfördes 1998 och efter en grundlig analys av alla inlämnade rapporter föreslog kommissionen en slutlig uppgörelse avseende de omtvistade fakturorna för perioden juli 1997–juni 1998. Enligt kommissionen fanns det inga utestående fakturor i kommissionens räkenskaper.

När det gäller klagandens påstående att kommissionen inte lämnade någon information om varför fakturorna inte hade betalats avvisade kommissionen detta och hänvisade till den dagbok som bifogades klagomålet och revisionen 1998, och uppgav därmed att CEPS hela tiden var fullt medvetet om problemen.

Kommissionen drog slutsatsen att CEPS kanske inte är nöjd med förslaget till förlikning, men vet mycket väl varför det lades fram.

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål.

I ytterligare skrivelser till ombudsmannen framförde klaganden ett antal synpunkter på kommissionens beteende. Klaganden hänvisade bland annat till det faktum att fakturor avseende utbildning aldrig hade bestridits av kommissionen, trots att de betalades först i juli 1999. Den största förseningen var själva sakrapporten, för vilken det tog kommissionen åtta månader att göra smärre ändringar trots att texten upprepade gånger begärdes av klaganden.

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga. Ombudsmannen bad kommissionen att lämna ytterligare information om i) varför de icke ifrågasatta delarna av avtalet (arbete som utförts i samband med utbildning och dokumentation) inte betalades i ett tidigare skede utan i stället ingick i den finansiella revisionen, ii) kommissionen ombads att förklara den tid det tog att utfärda två betalningar, iii) frågan om dröjsmålsränta togs upp och iv) kommissionen ombads att kommentera påståendet att inga betydande ändringar hade gjorts i den materiella rapporten under åtta månader.

I sitt andra yttrande redogjorde kommissionen kortfattat för följande punkter.

Vad beträffar de kostnader som uppkommit under perioden 1 juli 1997–31 mars 1998 (vilka inbegrep kostnader för utbildning) kunde betalningar inte göras på grund av flera svårigheter som kommissionen förklarade närmare. Den hade beslutat att den finansiella revisionen skulle omfatta en fullständig granskning av avtalet. När det gäller de två betalningarna godtog kommissionen att det tog längre tid än normalt att utfärda dessa och angav vissa skäl. När det gäller frågan om dröjsmålsränta har kommissionen anfört att det ankommer på uppdragstagaren att begära ränta.

Kommissionens andra yttrande översändes till klaganden för synpunkter. Inga synpunkter verkar ha inkommit från klaganden.

I maj 2001 informerade kommissionen ombudsmannen om att efter möten med klaganden i februari och mars 2001 hade ett förlikningsavtal informellt godkänts av båda parter den 26 april 2001. Avtalet skulle behandlas inom kommissionen och sedan överlämnas till klaganden för kontrasignering.

Ombudsmannen vidarebefordrade denna information till klaganden för synpunkter. Klaganden informerade därefter ombudsmannen om att han hade godtagit den uppgörelse som kommissionen föreslagit och att den hade undertecknats den 15 maj 2001. Som en del av överenskommelsen hade klaganden åtagit sig att inte gå vidare med klagomålet till ombudsmannen. Slutligen tackade klaganden ombudsmannen för hans ansträngningar i detta fall.

Beslutet

1.1 Klaganden hävdade att kommissionen inte hade betalat några fakturor och att den inte hade lämnat några uppgifter om vad som var fel eller varför fakturorna inte hade betalats. När det gäller sakrapporten hävdade klaganden dessutom att inga betydande ändringar hade gjorts under åtta månader.

1.2 Kommissionen avvisade anklagelserna och redogjorde för sin ståndpunkt både i sitt första och andra yttrande. Kommissionen uppgav att fakturorna hade betalats och att den hade hållit klaganden underrättad. När det gäller rapporten i sak har kommissionen inte framfört några särskilda synpunkter.

1.3 I maj 2001 informerade kommissionen ombudsmannen om att ett förlikningsavtal hade godkänts informellt av båda parter den 26 april 2001. I juli 2001 informerade klaganden ombudsmannen om att en uppgörelse hade undertecknats den 15 maj 2001. Som en del av överenskommelsen hade klaganden åtagit sig att inte gå vidare med klagomålet till ombudsmannen.

1.4 Ombudsmannen noterar att en uppgörelse har nåtts mellan kommissionen och klaganden. Det förefaller därför som om frågan har avgjorts.

Det framgår av kommissionens synpunkter och klagandens synpunkter att kommissionen har vidtagit åtgärder för att lösa frågan och därmed tillfredsställt klaganden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

Jacob Söderman