Kära C.,
Den 28 april 1999 ingav ni ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen för "Sistemi Formativi Confindustria" (SFC). Ni hävdade att kommissionen, efter att den 15 juni 1998 ha godkänt finansieringen av ett projekt som skulle utvecklas av SFC för industriell utveckling i södra Italien, ännu inte hade betalat den första delbetalningen av projektet för 40 % av de totala kostnaderna.
Den 6 maj 1999 vidarebefordrade jag ert klagomål till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen översände sitt yttrande den 9 september 1999, som jag översände till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Den 6 oktober 1999 mottog jag era synpunkter. Mot bakgrund av tillgängliga uppgifter begärde jag ett andra yttrande från kommissionen den 9 november 1999. Institutionens svar av den 11 januari 2000 skickades till Er den 27 januari 2000. Era kommentarer mottog jag den 22 februari 2000. Ni har lämnat kompletterande upplysningar i flera skrivelser av den 23 december 1999, den 11 och 31 januari 2000 och den 11 maj 2000.
Jag skriver nu för att låta er veta resultatet av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden var de relevanta omständigheterna följande:
Den 15 juni 1998 beslutade Europeiska kommissionen att finansiera ett projekt som skulle genomföras av SFC med ett bidrag på 12,5 miljoner euro. Beloppen skulle finansieras genom Europeiska regionala utvecklingsfonden (Eruf). Projektet omfattade utveckling av ett "BICI - Business Innovation and Co-operative Industries"(1). Kontraktet för att genomföra projektet undertecknades den 22 januari 1999 mellan kommissionen och SFC. Enligt artikel 13.2 i avtalet skulle en första delbetalning på 40 % av det totala beloppet göras efter det att avtalet hade undertecknats. Klaganden hävdade att kommissionen ännu inte hade betalat detta belopp i strid med denna avtalsförpliktelse.
Klaganden hänvisade sedan till de problem som hans företag, SFC, stod inför när det gällde att få slutbetalningen för ett tidigare projekt som också finansierades av kommissionen. Han ansåg att båda projekten inte var relaterade, och om kommissionen hade fastställt någon koppling mellan de två projekten borde ett sådant förhållande därför betraktas som godtyckligt och omotiverat. Han ansåg att eventuella tvivel i samband med hans genomförande av ett tidigare projekt inte borde ha lett till att SFC:s förmåga att genomföra ett annat initiativ hade föregripits.
Mot denna bakgrund skrev klaganden till ombudsmannen och hävdade att i)
kommissionens försenade betalning på 40 % av kostnaderna för projektet utgjorde ett administrativt missförhållande,
ii) Kommissionen bör därför fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter och betala detta belopp.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande
Kommissionen förklarade först den rättsliga grunden för sitt ekonomiska bidrag till projektet. Institutionen påpekade att artikel 5.2 c i förordning (EEG) nr 2052/88 om strukturfondernas uppgifter gör det möjligt för kommissionen att delegera förvaltningen av ett globalt stöd till lämpliga mellanhänder som utsetts av medlemsstaten som en av stödformerna inom ramen för strukturfonderna.
I dessa fall genomförs beviljandet av ekonomiskt stöd genom en rättsakt (beslut). I enlighet med artikel 6.2 i förordning (EEG) nr 4254/88, där bestämmelserna för Europeiska regionala utvecklingsfonden (Eruf) fastställs, är användningen av bidraget beroende av ett avtal som ingåtts mellan den berörda medlemsstaten, kommissionen och mellanhanden.
Enligt artikel 16.1 i förordning (EEG) nr 4253/88 skall förmedlaren utses av den berörda medlemsstaten i samförstånd med kommissionen, bland dem som kan lämna solvensgarantier och som har den administrativa kompetens som krävs för att leda den verksamhet som kommissionen planerar.
Kommissionen förklarade därefter de olika avtalen mellan institutionen och SFC. Samtliga hade utgått från en standardmodell, enligt vilken den första delbetalningen skulle göras efter det att avtalet hade undertecknats.
När det gäller kommissionens första bidrag till SFC på 5 miljoner ecu (2) förklarade institutionen att det rörde sig om ett projekt för att främja små och medelstora företag i regionen Mezzogiorno i Italien. Avtalet undertecknades med stödmottagaren den 21 maj 1992. Det förutsåg en genomförandeperiod mellan den 1 januari 1992 och den 31 december 1993, som skulle förlängas till och med den 31 december 1994 för finansiella och tekniska åtaganden, och till och med den 31 december 1996 för intermediärernas betalningar. Begäran om slutbetalning överlämnades till kommissionen den 27 mars 1997.
Kommissionens finansiella avdelningar (GD XX) genomförde två kontroller på plats av detta projekt i maj 1995 och oktober 1996. Till följd av detta konstaterades ett antal finansiella oegentligheter. Rapporten överlämnades till kommissionens ansvariga avdelningar (GD XVI) den 30 mars 1998 och till medlemsstaten den 6 juli 1998. Trots att GD XVI hade begärt utbetalning av bidraget i september 1997 blockerade GD XX betalningarna eftersom flera oegentligheter hade upptäckts under besöken på plats.
När det gäller SFC:s andra projekt förklarade kommissionen att de italienska myndigheternas ansökan om globalt stöd mottogs den 26 maj 1997. Det gällde ett projekt för att främja små och medelstora företag, med särskild tonvikt på frågor som rör teknisk innovation.
GD XVI behandlade begäran och vidarebefordrade den till andra avdelningar inom kommissionen. GD XX gav dock sitt samtycke till projektet med en enda reservation, enligt vilken frigörandet av gemenskapsmedel bör vara beroende av lösningen på de kvarstående problemen i samband med SFC:s första projekt. Kommissionen godkände det andra bidraget den 15 juni 1998.
För att lösa dödläget anordnade GD XX en utfrågning tillsammans med SFC och de italienska myndigheterna den 13 november 1998. Som ett resultat av detta initiativ skickades ett tredje besök på plats för att se över situationen. Inspektionen omfattade även personal från OLAF och ägde rum den 23-25 juni 1999. Rapporten innehöll ett förslag om att pengarna för det första bidraget skulle betalas ut när vissa avdrag hade gjorts och att vissa förbättringar skulle införas i förvaltningen av det andra SFC-projektet.
På grundval av dessa slutsatser drog kommissionen slutsatsen att SFC kunde genomföra sitt andra initiativ och gick därför med på att frigöra den första delen av bidraget. Vid tidpunkten för kommissionens yttrande hade GD XX godkänt utbetalningen, som sedan överfördes till stödmottagaren.
Klagandens synpunkter
Ombudsmannen vidarebefordrade kommissionens yttrande till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. I sitt svar vidhöll klaganden i allmänhet de argument som redan framförts i hans ursprungliga klagomål. Han betonade dock att den försening som kommissionen ålagt för utbetalningen av bidragen orsakade SFC enorma skador.
Klaganden uppgav att trots kommissionens försäkringar hade delbetalningen för det andra bidraget ännu inte kommit fram till hans företag. Han undrade varför kommissionen först nu hade accepterat att frigöra medlen när information om SFC:s resultat fanns tillgänglig efter den senaste inspektionen på plats i november 1998. Dessutom hade de rekommendationer som gjordes till följd av dessa inspektioner inte vidarebefordrats till klaganden, så han kunde inte känna till dess innehåll.
Klaganden tillade i sina synpunkter ett nytt påstående. Med tanke på förseningarna i mottagandet av pengarna och den därav följande förmögenhetsskadan betonade klaganden att hans företag skulle behöva en ytterligare förlängning för att genomföra projektet, som ursprungligen hade planerats för en period som varade till och med den 31 december 1999. Han underströk vikten av att kommissionen godkänner hans begäran om förlängning av tidsfristen.
När det gäller denna aspekt av ärendet skickade klaganden flera ytterligare skrivelser till ombudsmannen. Den 23 december 1999 översände han en skrivelse från kommissionen till ombudsmannen av den 22 december 1999, i vilken institutionen förklarade att ingen förlängning av tidsfristen för att genomföra det andra projektet kunde beviljas. Kommissionen hävdade att en sådan förlängning skulle strida mot reglerna för EG:s strukturfonder. I skrivelsen angavs också att detta beslut skulle kunna ändras i framtiden mot bakgrund av slutsatserna från ombudsmannens undersökning. Den 11 januari 2000 skrev klaganden på nytt till ombudsmannen och betonade i sin skrivelse att kommissionens underlåtenhet att verkställa betalningarna för projekten orsakade hans företag en enorm skada och att han ansåg att institutionens vägran att förlänga tidsfristen för slutförandet av det andra projektet var orättvis. Den klagande skickade också en annan skrivelse till ombudsmannen av den 31 januari 2000, i vilken han återtog alla fakta och påståenden i klagomålet.

Ytterligare undersökningar

För att få ett förtydligande från kommissionen beträffande den klagandes synpunkter skrev ombudsmannen till institutionen den 9 november 1999. Han begärde ytterligare klargöranden från kommissionen när det gäller
1) den tid som institutionen använde för att undersöka det potentiella missbruket av EG-medel i regionen, som enligt den klagande hade varit orimligt lång,
(2) Kommissionens påstådda underlåtenhet att informera klaganden om rekommendationerna i den rapport som upprättats efter kommissionens besök på plats i juni 1999.
Ombudsmannen begärde också ytterligare uppgifter om utbetalningen av båda bidragen.
Kommissionens andra yttrande
Kommissionen förklarade i sitt andra yttrande att vissa uppgifter fortfarande var oklara, trots de slutsatser som drogs vid inspektionen i november 1998. Institutionen hänvisade särskilt till de kostnader som uppstått för tjänster till företag, de uppgifter som utförts av varje deltagare i projekten och vissa detaljer som ingår i en rapport som utarbetades av SFC i juni 1999. Kommissionen påpekade dessutom att SFC hade slutfört vissa betalningar i samband med det första bidraget först den 11 maj 1999.
När det gäller institutionens påstådda underlåtenhet att lämna en kopia av rapporten till klaganden förklarade kommissionen att denna typ av rapporter från inspektioner på plats endast vidarebefordras till de nationella myndigheterna. Denna praxis är förenlig med det avtal som ingåtts mellan GD XX och de ansvariga myndigheterna i medlemsstaterna. När det gäller Italien överlämnas dessa rapporter till ministeriet för budget och finanser. Inom kommissionen vidarebefordras kopior av rapporter som utarbetats av GD XX till GD XVI, Olaf och även till revisionsrätten.
Det finns därför ingen skyldighet att skicka en kopia av denna typ av rapporter till projektutvecklaren eller den finansiella intermediären i medlemsstaten. När det gäller SFC:s projekt överlämnades den första rapporten till de italienska myndigheterna den 6 juli 1998 och den andra den 9 december 1999.
När det gäller detaljerna i utbetalningarna påpekade kommissionen att slutbetalningen för det första bidraget gjordes den 29 november 1999, efter kontroll och godkännande av de italienska myndigheterna den 11 november 1999. När det gäller det andra bidraget gjordes den första delbetalningen på 40 % av det totala beloppet den 24 augusti 1999, efter godkännande av GD XX.
Klagandens andra synpunkter
Klaganden ansåg att det var orättvist av kommissionen att använda sig av oklara aspekter när det gäller ett projekt som genomfördes 1995-1996 för att bromsa utbetalningen av ett annat projekt som lämnades in 1998. Dessutom ansåg han att kommissionen inte borde ha godkänt finansieringen av det andra projektet i juni 1998 om det fanns några relevanta problem med SFC:s behörighet. Han hänvisade till bestämmelserna i artikel 21 i förordning (EEG) nr 2082/93, där det anges att betalningar av ekonomiska bidrag bör göras inom två månader från mottagandet av en godtagbar begäran.
När det gäller de förklaringar som kommissionen lämnat för att motivera behovet av ytterligare begäranden om upplysningar påpekade klaganden att han frivilligt skulle ha lämnat ut dessa handlingar och uppgifter om han hade känt till behovet av sådana upplysningar.
Han beklagade dock att informationen i den rapport som utarbetats av kommissionens avdelningar gavs till de nationella myndigheterna långt efter det att inspektionerna hade genomförts.
Den 11 maj 2000 begärde klaganden att ombudsmannen skulle inta en brådskande ståndpunkt i fråga om detta klagomål, eftersom han ansåg att detta kunde vara avgörande för en ändring av kommissionens ståndpunkt.

Beslutet

1 Kommissionens bristande omsorg vid utbetalningen av det andra bidraget
1.1. Klaganden hävdade att kommissionen ,, efter att den 15 juni 1998 ha beslutat att ge finansiellt stöd till klaganden för BICI-projektet, ännu inte hade gjort den första utbetalningen på 40 % av det totala bidraget. Han ansåg att kommissionen hade åsidosatt sina avtalsförpliktelser, eftersom det i artikel 13.2 i det avtal som undertecknats med SFC föreskrivs att en första delbetalning på 40 procent av det totala beloppet skulle göras efter det att avtalet hade undertecknats. Klaganden ansåg dessutom att kommissionen inte hade följt gällande regler, eftersom detta anges i artikel 21 i förordning (EEG) nr 4064/89. 2082/93 måste betalningar av ekonomiska bidrag göras inom två månader efter mottagandet av en godtagbar begäran.
Denna försening av kommissionens betalning av 40 procent av kostnaderna för projektet utgjorde, enligt klaganden, ett fall av administrativt missförhållande.
1.2. Kommissionen motiverade förseningen med att dess finansiella tjänster hade identifierat ett antal potentiella oegentligheter i ett tidigare EG-finansierat projekt som genomförts av klaganden. Dessa finansiella aspekter måste kontrolleras innan några nya betalningar kunde göras.
För att lösa situationen anordnade kommissionen först ett hörande med klaganden och de italienska myndigheterna den 13 november 1998. Som ett resultat av detta initiativ skickades en inspektion för att granska situationen den 23-25 juni 1999. På grundval av sina slutsatser drog kommissionen slutsatsen att problemen i samband med det första bidraget hanterades på ett tillfredsställande sätt och att SFC därmed kunde genomföra det andra projektet på ett korrekt sätt. Institutionen hade därefter beslutat att betala ut den första delbetalningen av detta bidrag, vilken ägde rum den 24 augusti 1999.
1.3. Från det formella antagandet av beslutet att bevilja finansiellt stöd till BICI-projektet (den 15 juni 1998) till den faktiska utbetalningen av den första delbetalningen (den 24 augusti 1999) tog det mer än ett år för kommissionen att betala ut en del av de beviljade medlen.
För att bedöma om den tid det tog för kommissionen att vidta var orimligt lång, och därför om institutionen agerade med tillbörlig aktsamhet, bör en preliminär utvärdering av de tillämpliga reglerna och omständigheterna i ärendet göras.
1.4. De allmänna reglerna för förskottsutbetalningar för denna typ av bidrag finns i förordning (EEG) nr 2082/93 (3), genom vilken förordning (EEG) nr 4253/88 ändrades. I artikel 21.1 anges följande: ”Ekonomiskt stöd ska i regel betalas ut [ ] inom två månader från mottagandet av en godtagbar ansökan.” Kommissionens beslut av den 15 juni 1998 om beviljande av EG-stöd till BICI grundade sig på den tidigare förordningen för att lösa betalningsrelaterade frågor (4). Dessa regler bör å andra sidan ligga till grund för det enskilda avtalet med SFC.
I den tidigare bestämmelsen fastställs en period på två månader för betalningar som en allmän regel, och därför kan en längre period förefalla godtagbar i händelse av exceptionella omständigheter. Kommissionen hävdade att dessa särskilda omständigheter förelåg i samband med BICI-projektet, eftersom dess avdelningar var skyldiga att reda ut vissa olösta finansiella frågor som rörde SFC:s resultat i ett tidigare projekt.
1.5. Ombudsmannen noterar att kommissionen är skyldig att se till att gemenskapens medel används på rätt sätt, i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning. Denna princip måste ligga till grund för genomförandet av alla åtgärder som finansieras genom strukturfonderna (5). Med tanke på kommissionens finansiella tjänsters oro för SFC:s tidigare resultat var det rimligt att institutionen kontrollerade dessa aspekter innan den gjorde några nya betalningar, för att säkerställa en sund ekonomisk förvaltning.
1.6. Även om kontrollen av dessa aspekter tog mer än ett år kan ombudsmannen inte dra slutsatsen att kommissionen inte agerade med tillbörlig aktsamhet. Till följd av problemen med det första bidraget den 30 mars 1998 försökte kommissionen klargöra dem genom att höra klaganden och de italienska myndigheterna den 13 november 1998, vilket ledde till en inspektion på plats hos olika avdelningar inom kommissionen den 23-25 juni 1999 och till slutbetalningen den 24 augusti 1999.
Med tanke på komplexiteten i de frågor som ska behandlas och antalet olika avdelningar som berörs verkar denna tidsåtgång inte vara orimligt lång, och institutionen föreföll därför inte agera utan tillbörlig aktsamhet.
Ombudsmannen har därför dragit slutsatsen att det inte förefaller föreligga några administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.
2 Utbetalning för det andra SFC-projektet
2.1. Klaganden hade begärt att kommissionen skulle betala ut den första delbetalningen av bidraget till BICI-projektet, motsvarande 40 % av den totala finansieringen.
2.2. Kommissionen har uppgett att betalningen gjordes den 24 augusti 1999, efter att ha kontrollerat vissa olösta frågor rörande den klagandes företags resultat.
2.3. Ombudsmannen noterar att från de synpunkter som översänts av klaganden har beloppet redan betalats ut i enlighet med begäran i det ursprungliga klagomålet.
Ombudsmannen anser därför att det inte förefaller föreligga några administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.
3 Förlängning av tidsfristen för slutförandet av projektet
3.1. Till följd av de synpunkter som kommissionen framförde i sitt yttrande tog klaganden i sina synpunkter med ett nytt påstående. På grund av förseningarna i mottagandet av betalningarna och den därav följande förmögenhetsskadan bad den klagande ombudsmannen att få kommissionen att bevilja hans begäran om att senarelägga tidsfristen för projektets slutförande efter den 31 december 1999.
3.2. Eftersom denna aspekt inte ingick i det ursprungliga klagomålet och institutionen därför inte hade någon möjlighet att kommentera det, anser ombudsmannen att det inte är lämpligt att behandla detta nya påstående i detta sammanhang.
3.3. Ombudsmannen noterar dock villkoren i en skrivelse från kommissionen till klaganden av den 22 december 1999, som översändes av klaganden den 23 december 1999. Institutionen förklarade i denna skrivelse att ingen förlängning av tidsfristen för att genomföra det andra projektet kunde beviljas, eftersom detta skulle kunna strida mot bestämmelserna om EG:s strukturfonder. Institutionen föreslog dock att dess beslut skulle kunna ändras i framtiden mot bakgrund av ombudsmannens slutsatser i detta ärende.
3.4. Såsom anges i punkt 1 har ombudsmannen dragit slutsatsen att det inte har förekommit något administrativt missförhållande från kommissionens sida. Det är dock viktigt att understryka att ombudsmannen, på grundval av den tillgängliga bevisning som ombudsmannen fått kännedom om under sin undersökning, anser att det är rimligt att kommissionen fattar ett rättvist och skäligt beslut med avseende på klagandens begäran om en förlängning av tidsfristen för BICI-projektet.
4 Slutsats På
grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte ha förekommit några administrativa missförhållanden vid Europeiska kommissionen. Ombudsmannen har därför beslutat att avsluta ärendet.
Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänliga hälsningar,
Jacob Söderman

---

(1) Kommissionens beslut K(1998) 1244 av den 15 juni 1998.

(2) Beslut K(92) 406/4 av den 2 mars 1992.

(3) Rådets förordning (EEG) nr 2082/93 av den 20 juli 1993 om ändring av förordning (EEG) nr 4253/88 om tillämpningsföreskrifter för förordning (EEG) nr 2052/88 om samordningen av de olika strukturfondernas verksamheter dels inbördes, dels med Europeiska investeringsbankens och andra befintliga finansieringsorgans verksamheter EGT L 193, 31.7.1993, s. 20.

(4) Artikel 3 i beslut nr 1244 av den 15 juni 1998.

(5) Se artikel 274 EG: "Kommissionen skall genomföra budgeten i enlighet med bestämmelserna i de förordningar som utfärdats i enlighet med artikel 279 [ ] with regard to the principles of sound financial management".