Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden är en registrerad tysk förening som var mottagare av ett ”bidragsavtal för externt bistånd” (nedan kallat bidragsavtalet) för ett projekt med titeln ”Hållbara populära bostäder med ekologiska material i provinsen Villa Clara/Kuba”. Byrån för samarbete EuropeAid beviljade bidraget. Projektet pågick från den 1 oktober 2000 till den 30 september 2005.

2. Förevarande klagomål rör kommissionens hantering av klagandens begäran om utbetalning av den slutliga projektbetalningen efter det att projektet slutförts.

3. Den 22 januari 2010 vände sig klaganden till ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

4. I sitt klagomål till ombudsmannen framförde klaganden följande påstående och krav.

Påstående

Kommissionen behandlade inte klagandens begäran om utbetalning av den slutliga projektbetalningen från den 17 juli 2006 på ett korrekt sätt. Kommissionen i) betalade inte ut slutbetalningen och angav inga skäl för detta, trots att alla relevanta handlingar hade lämnats in till den, och ii) svarade inte i tid på relevanta begäranden.

Anspråk

Kommissionen bör behandla klagandens begäran och betala ut slutbetalningen.

Utredningen

5. Klagomålet vidarebefordrades till kommissionens ordförande för yttrande. Kommissionens yttrande översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som översändes den 2 juli 2010. Mot bakgrund av dessa iakttagelser och kommissionens yttrande drog ombudsmannen slutsatsen att ytterligare undersökningar var nödvändiga. I en skrivelse av den 24 november 2010 begärde ombudsmannen därför att kommissionen skulle förse honom med ytterligare information om klagandens påstående och anspråk.

6. Kommissionens svar vidarebefordrades till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Den 12 april 2011 översände klaganden sina synpunkter. Den 13 maj 2011 översände klaganden ytterligare handlingar i ärendet.

7. Efter att ha granskat kommissionens svar mot bakgrund av klagandens synpunkter ansåg ombudsmannen att det fortfarande fanns ett behov av ytterligare förtydliganden. Genom skrivelse av den 19 september 2011 begärde han därför att kommissionen skulle ge honom ytterligare upplysningar om klagomålet.

8. Kommissionen skickade sitt svar den 19 december 2011. Detta svar översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Därefter, den 19 mars och den 8 maj 2012, lämnade klaganden ytterligare information till ombudsmannen om sitt ärende och överlämnade vid detta tillfälle sin ytterligare korrespondens med kommissionen till honom.

9. Den 31 maj 2012 lämnade klaganden återigen information till ombudsmannen om den fortsatta utvecklingen i ärendet. Sökanden påpekade även att kommissionen inte hade besvarat en skrivelse som den hade skickat den 7 maj 2012.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

10. Med tanke på deras faktiska samband är det lämpligt att betrakta klagandens påstående och anspråk tillsammans.

A. När det gäller klagandens påstående och påstående

Argument som framförts till ombudsmannen

11. Klaganden hävdade att kommissionen inte hade behandlat dess begäran om utbetalning av den slutliga projektbetalningen från den 17 juli 2006 på ett korrekt sätt. Kommissionen i) betalade inte ut slutbetalningen och angav inga skäl för detta, trots att alla relevanta handlingar hade lämnats in till den, och ii) svarade inte i tid på relevanta begäranden. Klaganden hävdade att kommissionen borde behandla dess begäran och betala ut slutbetalningen.

12. I sitt yttrande och när kommissionen kommenterade den första aspekten av klagandens påstående uppgav den att den enligt bidragsavtalet var skyldig att göra en förskottsbetalning, fyra mellanliggande årliga betalningar och en slutbetalning till klaganden. Redan när kommissionen mottog begäran om den fjärde mellanliggande betalningen påminde den klaganden 2005 om behovet av att lämna in all information om både de tekniska och de finansiella delarna av den slutrapport som ska ingå i begäran om slutbetalning. Den tekniska komponenten avsåg bland annat information om projektets inverkan, Den berörda finansiella komponenten, särskilt motiveringen till överskridanden av budgetposter och en fullständig förteckning över utgifter. När det gäller överskridna kostnader preciserade kommissionen att bidragsavtalet visserligen medger en viss flexibilitet, men att de relevanta beloppen fortfarande behövde motiveras och granskas innan utbetalning kunde göras.

13. Kommissionen påpekade att klaganden den 11 april 2006 skickade en första begäran om slutbetalning på 14 767 euro tillsammans med en revisionsrapport och en ekonomisk rapport. Den 2 maj 2006 informerade kommissionen klaganden om att den hade skjutit upp slutbetalningen till dess att den skulle få vissa saknade handlingar som begärts redan i februari 2005. Kommissionen uppgav att de handlingar som saknades skulle vara nödvändiga för dess kontroll av utgifterna. Dessa dokument innehöll till exempel information om den växelkurs som klaganden använde, de personalresurser som berördes och kopior av titlarna på vissa överföringar till de lokala projektpartnerna.

14. Den 17 juli 2006 lämnade klaganden in en andra begäran om slutbetalning på 18 276 euro. Tillsammans med denna begäran bifogade kommissionen samma ekonomiska rapport som med sin första begäran och lämnade information om överföringar till projektpartner, beräkningar av växelkursen, översikter över personalresurser, anbudsförfaranden för utrustning och revision samt projektplanering. Det begärda beloppet bekräftades inte i den revisionsrapport som klaganden lämnat in.

15. Den 12 december 2006 bekräftade kommissionen sitt beslut att skjuta upp utbetalningen till dess att alla styrkande handlingar avseende den reviderade ansökan om utbetalning, som uppgick till 18 276 euro, hade lämnats in. Kommissionen begärde dessutom in de handlingar som saknades och som redan hade identifierats i dess tidigare skrivelser.

16. Den 17 november 2007 inkom klaganden med ytterligare handlingar. Efter klagandens begäran om detta bekräftade kommissionen mottagandet den 24 april 2008. Samtidigt informerade kommissionen klaganden om att de handlingar som nämndes i dess tidigare skrivelser fortfarande saknades, vilket omöjliggjorde attestering av slutbetalningen.

17. Den 30 juni 2008 lämnade klaganden in fem Excel-tabeller över kostnader per verksamhet. Detta gav upphov till ett e-postutbyte mellan klaganden och kommissionens delegationer i Kuba och Dominikanska republiken, under vilket delegationen i Dominikanska republiken informerade klaganden om att en extern revision skulle behöva genomföras.

18. Mot denna bakgrund hävdade kommissionen att den vid upprepade tillfällen hade efterfrågat saknade handlingar och beskrivit dem i detalj. Kommissionen påpekade vidare att den emellertid ännu inte hade fått några slutliga rapporter om samtliga utgifter enligt bidragsavtalet. Till följd av detta var kommissionen tvungen att hålla inne slutbetalningen. Mot bakgrund av dessa omständigheter informerade kommissionen i april 2008 klaganden om sitt beslut att inleda en extern revision.

19. När det gäller den andra aspekten av klagandens påstående hävdade kommissionen att den hade besvarat alla utom en av klagandens skrivelser inom rimlig tid. Kommissionen påpekade också att klaganden bröt mot en avtalsbestämmelse enligt vilken information måste lämnas inom 30 dagar. Samtidigt medgav kommissionen att den inte hade svarat i tid på klagandens skrivelse av den 17 juli 2006 och noterade att dess svar var från den 12 december 2006. Kommissionen bekräftade emellertid också att det inte hade skett någon ändring av utbetalningens status, eftersom klaganden fortfarande inte hade efterkommit kommissionens begäran om att inkomma med ytterligare dokumentation.

20. När det gäller klagandens påstående hävdade kommissionen att det skulle strida mot EU:s finansiella regler att betala ut en betalning utan vederbörlig motivering. Kommissionen underströk att den hyste berättigade tvivel beträffande vissa utgifter. Om klaganden hade lämnat en korrekt motivering till dessa kostnader skulle kommissionen ha betalat ut den ersättning som motsvarar dessa kostnader. Enligt kommissionen handlade det aktuella ärendet emellertid mer om att utfärda ett betalningskrav än om att betala ut slutbetalningen. Detta berodde på att i) inställandet av slutbetalningen uteslutande var en följd av klagandens beteende, eftersom klaganden inte hade lämnat in relevanta styrkande handlingar. Enligt kommissionen kunde klaganden inte begära utbetalning av slutbetalningen, eftersom den var väl medveten om att den inte hade lämnat in relevanta styrkande handlingar. Dessutom hade ii) klagandens beteende lett till ytterligare förseningar och kostnader. Kommissionen hade redan meddelat sin avsikt att inleda en extern revision i syfte att inhämta de handlingar som saknades och kontrollera skillnaderna mellan de rapporter som lämnats in av klaganden. Kommissionen skulle därför åtminstone delvis behöva betala för en dyr extern revision. Slutligen har iii) kommissionens maximala bidrag fastställts till 75 % av de faktiska utgifterna. På grundval av en preliminär analys av den begränsade tillgängliga informationen ansåg kommissionen att den borde utfärda ett betalningskrav för alltför stora utbetalningar av förfinansiering till klaganden.

21. Tillsammans med sina synpunkter lämnade klaganden in tre cd-romskivor som bland annat innehöll olika beskrivningar av projektet, bilder av byggda hus och information om olika utmärkelser som mottagits för projektet. Klaganden hävdade att kommissionens redogörelse för händelserna var felaktig i ett antal avseenden och ofullständig i andra avseenden.

22. Enligt klaganden gav kommissionen intryck av att klaganden endast hade överlämnat en revisionsrapport, nämligen för perioden från den 1 oktober 2004 till den 30 september 2005. Den hade emellertid redan från projektets början, tillsammans med varje delrapport, till kommissionen överlämnat revisionsrapporter som utarbetats av lokala revisorer och en extern revisor med säte i Tyskland. Den senare hade granskat hela projektet. Delrapporterna hade kontrollerats och godkänts av kommissionen, som därefter hade betalat ut relevanta mellanliggande betalningar. Den tyska revisorn hade också granskat andra kommissionsfinansierade projekt som drevs av klaganden och som aldrig hade gett upphov till några invändningar från kommissionen.

23. När det gäller det reviderade beloppet för den begärda slutbetalningen hävdade klaganden att det ursprungliga beloppet (14 767 euro) måste justeras till 18 276 euro för att återspegla kostnader som uppkommit efter revisionen, såsom revisionskostnader efter projektets slut, frakt- och personalkostnader.

24. Klaganden uppgav också att kommissionen i sin korrespondens med klaganden inte informerade klaganden om när den externa revisionen skulle äga rum. Eftersom kommissionen inte besvarade klagandens e-postmeddelanden av den 27 oktober och den 11 december 2009 var klaganden tvungen att anta att den inte längre skulle få någon relevant information. I sitt sista e-postmeddelande till klaganden av den 20 augusti 2009 meddelade kommissionen att den skulle informera klaganden senast i september 2009, men inga ytterligare uppgifter lämnades därefter.

25. Klaganden uppgav att den hade lämnat in alla nödvändiga handlingar till kommissionens delegationer i både Kuba och Dominikanska republiken. Klaganden beklagade att inte alla originalkvitton kunde skickas till kommissionen, eftersom dess lokala projektpartner inte fick skicka dem utomlands. De flesta kvitton kunde dock lämnas in. Klaganden påpekade att förbud mot att skicka kvitton till andra länder fanns i de flesta stater och hade godtagits av EU:s delegationer. Klaganden hade dessutom uppmanat kommissionens delegation i Kuba att besöka projektet och vid behov utföra kontroller på plats. Delegationen gjorde dock inte detta. Klaganden hävdade också att smärre förseningar i inlämnandet av handlingar berodde på att klaganden efter projektets slut inte längre hade något avtalsförhållande med den lokala projektpartner som hade fastställt andra prioriteringar i sitt arbete. I vilket fall som helst hade klaganden gjort allt som stod i hans makt för att snabbt lämna in de handlingar som krävdes till delegationerna och hade samarbetat fullt ut med dem.

26. Klaganden påpekade dessutom att bidragsavtalet medgav ett överskridande av budgetposter inom vissa gränser och uppgav att den vederbörligen hade rapporterat om överskridanden i varje interimsrapport. Klaganden förklarade orsakerna till överskridandena och uttryckte besvikelse över kommissionens avslag på en ytterligare begäran om att använda vissa medel för att gottgöra de skador som orsakats av en orkan.

27. Klaganden hävdade också att det bidrag från kommissionen som ursprungligen begärdes uppgick till 358 344 euro (74,9970 % av projektvolymen). Kommissionen konstaterade vidare att denna summa inte hade använts fullt ut, trots att projektets mål hade förverkligats. Kommissionens bidrag vid projektets slut uppgick till 339 927 euro (321 651 euro plus den utestående slutbetalningen på 18 276 euro, vilket motsvarar 72,9016 % av projektvolymen). Av detta följer att klaganden hade burit en större andel av kostnaderna än vad som förutsågs i den ursprungliga beräkningen, medan kommissionen i själva verket sparade ett belopp på 18 417 euro. Klaganden bad därför ombudsmannen att godkänna hans påstående.

28. Klaganden underströk slutligen projektets framgång, som hade utmärkts av ett antal utmärkelser.

29. I sin första begäran om ytterligare information bad ombudsmannen kommissionen att i) kommentera klagandens argument att den, med tanke på ett förbud mot att skicka kvitton utomlands, inte kunde lämna in alla nödvändiga handlingar till kommissionen. Han bad kommissionen att förklara om den tog hänsyn till denna aspekt i sin utvärdering av de handlingar som lämnats in av klaganden. Ombudsmannen uppgav också att ii) det verkade som om kommissionen inte svarade på klagandens e-postmeddelanden av den 27 oktober och den 11 december 2009, där klaganden frågade om hur ärendet fortskred och uppmanade kommissionen att kommentera denna aspekt. Slutligen bad ombudsmannen iii) kommissionen att informera honom om den planerade tidsplanen för att inleda den externa revision som avses i hans korrespondens med klaganden.

30. I sitt svar underströk kommissionen sin vilja att betala klagandens stödberättigande kostnader, men uppgav också att det var helt upp till klaganden att bevisa dessa kostnader.

31. Som svar på ombudsmannens första fråga hävdade kommissionen i huvudsak att bidragsmottagaren är skyldig att lämna fullständig information om genomförandet av projektet och att föra korrekta och regelbundna räkenskaper. När det gäller nivån på den dokumentation som krävs för detta ändamål pekade kommissionen på ett visst utrymme för skönsmässig bedömning som den åtnjöt, vilket innebar att den i många fall inte uppmanade stödmottagarna att lämna in originalkvitton. I den klagandes fall begärde kommissionen inte originalhandlingar, utom i ett fall, och den klagande skulle ha uppfyllt sina avtalsenliga skyldigheter genom att lämna in kopior av kvitton. När det gäller möjligheten att utföra kontroller på plats påpekade kommissionen att det åligger stödmottagaren att uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter, medan kontroller, i strid med principen om sund ekonomisk förvaltning, skulle ha inneburit att kommissionen skulle ådra sig ytterligare kostnader. Dessutom möjliggjorde de snäva politiska förbindelserna med Kuba inte kontroller på plats, eftersom kommissionens avdelningar inte längre beviljades tillgång till samfinansierade projekt som den kubanska förvaltningen ansåg vara ”olagliga”.

32. När det gäller ombudsmannens andra fråga hävdade kommissionen att delegationen till Dominikanska republikens sista direkta kontakt med klaganden ägde rum den 20 september 2009. Vid ett senare tillfälle informerade den klaganden om läget genom det yttrande som den överlämnade till ombudsmannen den 3 juni 2010. Kommissionen medgav att den borde ha svarat på klagandens e-postmeddelanden och bad om ursäkt.

33. När det gäller ombudsmannens tredje fråga påpekade kommissionen att den kostnadsredovisning som klaganden lämnat inte innehöll någon information om utgifter i lokal valuta. Klaganden ignorerade dessutom kommissionens begäran om att få information om upphandlingsförfaranden. Kommissionen uppgav att den inte hade prioriterat att inleda en revision på grund av en stor arbetsbörda, personalbrist och sin avsikt att invänta resultatet av ombudsmannens undersökning, under vilken den hoppades få ytterligare information. Efter en översyn av den nuvarande situationen hade kommissionen emellertid beslutat att överlåta hela ansvaret för att motivera stödberättigande kostnader till klaganden och därmed avstå från att inleda en revision på egen hand. I stället skulle den utfärda ett förhandsmeddelande om återkrav av överskjutande belopp och samtidigt ge klaganden en sista chans att lämna in styrkande handlingar avseende de kostnader som den hade redovisat. Kommissionen uppgav att den skulle invänta resultatet av ombudsmannens undersökning innan den inledde denna process.

34. I sina synpunkter upprepade klaganden att den hade uppfyllt villkoren för ersättning genom att lämna in attesterade interimsrevisionsrapporter samt en specificerad kostnadsredovisning som motsvarade den kostnadsredovisning som sammanställts av en attesterad revisor. Denna dokumentation motiverade utbetalningen av en slutbetalning på 14 797 euro, som senare hade höjts till 18 267 euro, för att ta hänsyn till kostnader som hade uppstått efter projektets slut. Det fanns inget revisionsintyg för denna skillnad, eftersom en revision skulle vara oproportionerlig i förhållande till det aktuella beloppet. Klaganden upprepade att bidraget inte hade använts fullt ut, trots att projektets mål hade uppnåtts. När det gäller projektets "olagliga karaktär" påpekade klaganden att kommissionen inte vid något tillfälle informerat den om någon sådan utveckling. Kommissionen hade godtagit alla interimsrapporter som lämnats in av klaganden och betalat ut motsvarande belopp. Detta var ett bevis på projektets laglighet.

35. När det gäller utgifter i lokal valuta hävdade klaganden att endast kostnader i US-dollar hade debiterats projektet, medan utgifter i lokal valuta betraktades som ett bidrag in natura av projektets lokala stödmottagare. Dessa utgifter ingick följaktligen inte i kostnadsredovisningen, och kommissionen hade hittills inte begärt någon relevant förteckning. När det gäller upphandlingsförfaranden påpekade klaganden att den den 11 april och den 17 juli 2006 skickade jämförande anbud till kommissionens delegation. Det var därför felaktigt att påstå att den inte lämnade relevanta uppgifter.

36. Tillsammans med sina iakttagelser bifogade klaganden vad den kallade alla kvitton som skickats till den av dess lokala projektpartner, inklusive revisionsrapporter från lokala revisorer, som hade granskats ytterligare av klagandens revisor. Klaganden lämnade också på nytt in en kopia av den slutliga revisionsrapport som utarbetats av dess revisor. Klaganden påpekade att den hoppades att frågan om slutbetalningen slutgiltigt skulle kunna bedömas på grundval av de handlingar som lämnats in. Därefter lämnade klaganden in ytterligare handlingar, särskilt kvitton som den hade mottagit ”från Kuba”. Företaget förklarade att dess lokala partner i Ecuador inte längre existerade och därför inte kunde skicka in några ytterligare handlingar.

37. I sin andra begäran om ytterligare information bad ombudsmannen kommissionen att i) analysera de handlingar som lämnats in av klaganden, i syfte att bedöma klagandens begäran om utbetalning av den slutliga projektbetalningen. Ombudsmannen bad också kommissionen ii) att behandla och vid behov ta hänsyn till vissa förtydliganden som klaganden hade lämnat när det gäller utgifter i lokal valuta och upphandlingsförfaranden vid bedömningen av klagandens begäran om utbetalning av den slutliga projektbetalningen.

38. Som svar på ombudsmannens första fråga underströk kommissionen återigen sin beredvillighet att analysera slutrapporten och den dokumentation som klaganden lämnat in för att fastställa stödberättigande kostnader och, i förekommande fall, gå vidare med utbetalningen av slutbetalningen. Kommissionen uppgav att den hade överlämnat de handlingar som mottagits under ombudsmannens undersökning till delegationen i Dominikanska republiken för analys. När denna analys har slutförts kommer kommissionen att informera klaganden och ombudsmannen om det slutliga resultatet.

39. Som svar på ombudsmannens andra fråga tackade kommissionen klaganden för dess klargöranden om utgifter i lokal valuta och uppgav att den skulle ta hänsyn till dem vid analysen av klagandens begäran om utbetalning av den slutliga projektbetalningen.

Ytterligare utveckling

40. Klaganden försåg därefter ombudsmannen med kopior av sin vidare korrespondens med kommissionens delegation. Av dessa dokument framgår det att delegationen den 8 mars 2012 slutförde sin analys av klagandens utbetalningskrav mot bakgrund av de bevis som ni lämnat till Europeiska ombudsmannen. Delegationen påpekade att fullständiga styrkande handlingar saknades för upphandlingsförfaranden avseende många transaktioner, men uppgav också att den hade tagit hänsyn till den inneboende svårigheten/omöjligheten att fullt ut uppfylla upphandlingskraven i det kubanska sammanhanget. Kommissionen ansåg därför att relevanta kostnader var stödberättigande. Vissa andra kostnader ansågs dock inte vara stödberättigande på grund av brist på styrkande handlingar och den påstådda förekomsten av en intressekonflikt. Delegationen uppmanade klaganden att lämna förklaringar och/eller styrkande handlingar och uppgav att den annars skulle dra av de icke stödberättigande kostnaderna från det totala bidragsbeloppet och göra slutbetalningen till ett belopp av 1 362,22 euro.

41. I sin skrivelse av den 19 mars 2012 ifrågasatte klaganden delegationens ståndpunkt att vissa kostnader inte var stödberättigande, motiverade sin ståndpunkt och lämnade in ytterligare handlingar.

42. Den 23 april 2012 svarade delegationen klaganden och förklarade att den, trots att det saknades fullständiga styrkande handlingar när det gäller vissa upphandlingsförfaranden, beslutade att erkänna relaterade kostnader som stödberättigande (79 049,60 euro). När det gäller de kostnader som delegationen inte ansåg vara stödberättigande förklarade den att den, efter att ha granskat de förklaringar och handlingar som lämnats av klaganden, nu ansåg att vissa av dessa kostnader var stödberättigande. Som en följd av detta skulle kommissionen gå vidare med utbetalningen av slutbetalningen till ett belopp av 1 980,13 euro.

43. I en skrivelse av den 7 maj 2012 uttryckte klaganden tillfredsställelse över delegationens beslut att erkänna ytterligare kostnader som stödberättigande, men instämde inte i att de återstående kostnaderna inte var stödberättigande och motiverade sin ståndpunkt.

44. Den 31 maj 2012 informerade klaganden ombudsmannen om att delegationen inte besvarade dess skrivelse av den 7 maj 2012. Klaganden uppgav också att den var osäker på om delegationen fortfarande arbetade med sitt ärende, med tanke på att klaganden under tiden hade mottagit en betalning på 1 980,13 euro till dess fördel. Klaganden insisterade dock på att han förväntade sig att delegationen skulle svara på dess skrivelse av den 7 maj 2012 och upprepade sin åsikt att slutbetalningen (helt) skulle betalas ut.

Ombudsmannens bedömning

45. Ombudsmannen erinrar om att klagandens påstående rör två olika aspekter, nämligen i) kommissionens beslut att inte betala ut den slutliga projektbetalningen och ii) hur den hanterade vissa delar av klagandens korrespondens.

46. När det gäller den första aspekten noterar ombudsmannen att hans nuvarande undersökning har bidragit till att inleda en dialog mellan klaganden och kommissionen om utbetalningen av den slutliga projektbetalningen. Närmare bestämt lämnade klaganden under undersökningens gång in ett antal ytterligare handlingar som ombudsmannen uppmanade kommissionen att kommentera. Såsom påpekades i kommissionens svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information bedömde och beaktade kommissionen dessa handlingar. Även om kommissionen i sitt yttrande angav att det i förevarande fall snarare handlade om att utfärda ett betalningskrav än om att betala ut den slutliga projektutbetalningen, ändrade kommissionen sin uppfattning under undersökningens gång. Det framgår nämligen av de uppgifter som klaganden har lämnat att kommissionen nu delvis har betalat ut den slutliga projektbetalningen och motiverat sitt beslut. Ombudsmannen anser därför att hans undersökning har främjat en viss konvergens mellan klagandens och kommissionens ståndpunkter.

47. Det är riktigt att det exakta beloppet för den slutliga projektutbetalningen till klaganden fortfarande är omtvistat mellan parterna. I sin skrivelse till kommissionen av den 7 maj 2012 framförde klaganden därför vissa nya argument till stöd för sin åsikt att kommissionen bör anse att merkostnader är stödberättigande. I sin skrivelse till ombudsmannen av den 31 maj 2012 uppgav klaganden att kommissionen inte besvarade dess ytterligare argument och samtidigt klargjorde att den, trots att den hade mottagit en betalning till förmån för klaganden, fortfarande förväntade sig att kommissionen skulle inta en slutlig ståndpunkt i fråga om klagandens argument.

48. Ombudsmannen strävar efter att handlägga ärenden snabbt och försöker nå en preliminär slutsats i en undersökning av ett klagomål inom ett år från det att det inleddes. I det aktuella fallet visade det sig inte vara möjligt att nå en preliminär slutsats inom ett år, även med tanke på att klaganden lämnade in omfattande handlingar som kommissionen var tvungen att bedöma. Denna situation gör det än mer rimligt, användbart och motiverat att skilja de nya frågor som klaganden tog upp i sin skrivelse av den 7 maj 2012 till kommissionen från den aktuella undersökningen. Ombudsmannen anser därför att den skrivelse av den 31 maj 2012 som klaganden riktade till honom utgör ett nytt klagomål och kommer, i den mån det är nödvändigt, att inleda en ny undersökning av det.

49. När det gäller den andra aspekten av klagandens påstående anser ombudsmannen att kommissionen under sin undersökning medgav att den inte hanterade viss korrespondens från klaganden på ett korrekt sätt och bad om ursäkt för detta misslyckande.

50. Mot bakgrund av ovanstående överväganden drar ombudsmannen slutsatsen att det inte finns någon grund för ytterligare undersökningar.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsatser:

Det finns ingen grund för ytterligare undersökningar av klagandens påstående och anspråk.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 17 juli 2012