Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden, en icke-statlig organisation, genomförde fyra EU-finansierade projekt i Vitryssland. Projekten, som finansierades inom ramen för det europeiska instrumentet för demokrati och mänskliga rättigheter, var inriktade på yttrandefrihet och oberoende journalistik^[1].

2. Kommissionen granskade klagandens räkenskaper och beslutade att klaganden skulle återbetala 8 620 euro. Den 8 augusti 2017 vände sig klaganden till ombudsmannen för att överklaga detta beslut.  

Utredningen

3. Ombudsmannen inledde en undersökning av huruvida kommissionens beslut att återkräva medel var rättvist.

4. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen kommissionens svar på klagomålet och därefter klagandens synpunkter som svar på kommissionens svar.

Argument som framförts till ombudsmannen

5. Kommissionen ansåg att dess beslut att återkräva medel var fullständigt motiverat och lagenligt. Den lämnade detaljerade förklaringar till varför den ansåg att olika kostnadsposter inte var stödberättigande. Kommissionen sade särskilt följande:

•   När det gäller bonusar kunde klaganden inte bevisa att de hade beviljats på ett sätt som säkerställde likabehandling av personal inom ramen för något projekt som krävde liknande sakkunskap, oavsett finansieringskälla. Bonusarna ingick inte heller i projektbudgetarna, vilket tyder på att de beviljades av diskretionära skäl till personal som arbetade med EU-projekt.
•   När det gäller dubbel tidsbokning för olika projekt uppgav kommissionen att den verksamhet som utförs av den berörda personalen i ett tredjeland inte förutsågs i beskrivningen av åtgärden. Dessutom skulle projektet genomföras i Vitryssland och inte i ett annat land.
•   När det gäller bränslekostnader uppgav kommissionen att klaganden endast tillhandahöll intäkter från bensinstationer men inte tillhandahöll någon förteckning över tillryggalagda sträckor, den genomsnittliga förbrukningen av de fordon som användes och hur det belopp som var nödvändigt för projektet beräknades. Klaganden hävdade att dess verksamhet i Belarus var olaglig men angav inte hur den relaterade säkerhetsrisken var relevant i detta avseende.
•   När det gäller växelkurser uppgav kommissionen att den i god tid hade uppmärksammat klaganden på de tillämpliga reglerna och att klaganden tillämpade växelkurser på olika kontrakt på ett inkonsekvent sätt.

6. Kommissionen medgav att klaganden hade handlat i god tro. Vissa av de kostnader som klaganden begärde ersättning för var dock inte stödberättigande i enlighet med relevanta regler. Kommissionen var därför rättsligt skyldig att täcka dessa kostnader. Kommissionen ansåg att det ur ett rättsligt perspektiv inte var relevant att projekten genomfördes framgångsrikt i en mycket svår miljö och att de finansiella bristerna kan ha varit små. Avtalet är tydligt och kommissionen är skyldig att agera i enlighet med lagen.

7. Klaganden bestred kommissionens bedömning. Den ansåg att kommissionens svar var alltför stelbent och att dess krav på återbetalning var oproportionerligt. Revisionerna utfördes på ett sätt som gjorde att revisorerna inte kunde utföra revisionerna på ett tillfredsställande sätt. Klaganden anser att kommissionen tillämpade en ”nollriskpolicy för finansiella fel”. Kommissionen bör inte försöka återkräva sådana små belopp när organisationen i fråga handlat i god tro och bestrider slutsatserna. Klaganden hävdade vidare att EU:s riktlinjer och meddelande inte alltid var helt tydliga. Klaganden noterade vidare att de medel som investerats för att återkräva medlen var oproportionerliga, med tanke på de berörda beloppen. Hela förfarandet, som omfattade fyra revisioner, innebar en oproportionerlig administrativ börda och budgetbörda för klaganden.

Ombudsmannens bedömning

8. Ombudsmannen uppskattar att genomförandet av dessa projekt måste ha varit utmanande med tanke på det politiska sammanhanget. Kommissionen verkar också ha varit nöjd med resultatet. Det faktum att vissa bokföringsfel faktiskt gjordes till kommissionens fördel tyder på att klaganden hela tiden agerade i god tro. Det verkar också som om de identifierade felen helt och hållet var av relativt liten karaktär.

9.  Ombudsmannen är medveten om att klaganden är en icke-statlig organisation med begränsade resurser. Icke-statliga organisationer står inför en rad specifika utmaningar när de genomför EU-finansierade projekt och genomgår efterföljande revisioner. De fyra revisioner som genomfördes flera år efter det att projekten hade slutförts utgjorde otvivelaktigt en betydande administrativ börda för klaganden.

10. När EU-institutionerna fattar beslut måste de se till att de åtgärder som vidtas står i proportion till det mål som eftersträvas. I det aktuella fallet var kommissionens mål att garantera en sund ekonomisk förvaltning av EU:s medel. Det är mycket möjligt att kostnaden för dessa revisioner och det administrativa uppföljningsförfarandet för EU i detta fall översteg det belopp som slutligen återkrävdes. När revisionerna inleddes var resultatet dock uppenbart okänt och revisionen gällde de totala utgifterna, som i detta fall uppgick till 3 307 380 euro^[2]. Kommissionens åtgärder i detta ärende var i sig förenliga med proportionalitetsprincipen.

11. Ombudsmannen konstaterar vidare att det inte räcker att visa att ett projekt har genomförts för att utbetalningen av ett bidrag ska vara motiverad. De som får EU-bidrag måste lägga fram bevis för att de belopp som begärs verkligen är helt i linje med de faktiska kostnaderna och att de följer alla tillämpliga regler. Detta är avgörande för att allmänheten ska kunna lita på hur EU-institutionerna hanterar skattebetalarnas pengar.

12. Klaganden hävdade att även om misstag begåtts och felaktigheter inträffat, borde detta inte leda till att en del av bidraget återkrävs.

13. Ombudsmannen har grundligt granskat allt material som tillhandahållits av parterna och kunde inte identifiera några uppenbara brister i kommissionens bedömning av de enskilda kostnadsposter som inte ansågs vara stödberättigande. Ombudsmannen anser att kommissionens förklaringar, som sammanfattas i punkt 5 ovan, är övertygande och rimliga.

14. Ombudsmannen anser således att kommissionen inte har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande i detta ärende.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Det förekom inga administrativa missförhållanden.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 21 juni 2019

[1] Bidragsavtal EIDHR/2010/214-845 Medieutbildning för demokrati i Vitryssland, EIDHR/2010/227-079 Stöd till yttrandefrihet via radio och tv och nya medier i Vitryssland, EIDHR/2011/246-869 Stöd till oberoende tryckta medier i Vitryssland, EIDHR/2012/294-176 Stöd till yttrandefrihet via radio och tv och nya medier i Vitryssland.

[2] Kommissionen återkrävde 8 620 euro, dvs. cirka 0,26 % av det totala EU-bidraget.