Kära P. och A., Den
25 november 1998 lämnade ni in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om uttagningskommitténs beslut av den 9 oktober och den 16 november 1998 att inte tillåta er att delta i det allmänna uttagningsprovet PE/83/A. Den 7 december 1998 ingav A. ett liknande klagomål om beslut av den 9 oktober och den 17 november 1998. Ombudsmannen beslutade därför att ansluta sig till de två klagomålen för sin undersökning.
Den 14 och 18 december 1998 vidarebefordrade jag era klagomål till Europaparlamentets talman. Parlamentet översände sitt yttrande om de förenade klagomålen den 18 februari 1999 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som P översände den 28 april 1999 och A den 27 april 1999.
Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.
Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att hantera dina klagomål.

Klagomålet

Klagandena klagar över parlamentets vägran att låta dem delta i det allmänna uttagningsprovet PE/83/A (grekisk språkhandläggare vid generalsekretariatet)(1) som anordnats av parlamentet och för vilket de hade ansökt. Den 9 oktober 1998 underrättade parlamentet klagandena om att deras ansökningar uteslöts på grund av att deras yrkeserfarenhet inte ansågs lämplig för att utföra de uppgifter som angavs i meddelandet om uttagningsprov. Klagandena skrev motiverade skrivelser till uttagningskommittén med en begäran om omprövning av nämndens beslut, men nämnden svarade i sina beslutsskrivelser av den 16 november och den 17 november 1998 med en standardskrivelse till båda klagandena utan att ta hänsyn till de särskilda argument som framfördes i klagandenas skrivelser.
Klagandena framförde följande påståenden:
i) Uttagningskommittén avslog deras ansökningar godtyckligt utan att ange något skäl:

- I klagomål 1260/98/(OV)BB avslog uttagningskommittén klagandens ansökan med motiveringen att han efter sin universitetsexamen saknade minst två års yrkeserfarenhet som motsvarade de arbetsuppgifter som avses i avsnitt II i meddelandet om uttagningsprov (avsnitt III.B.2.b i meddelandet). Klaganden hävdar att nämnden har undervärderat hans tioåriga yrkeserfarenhet som tjänsteman vid Europeiska kommissionen och översättare vid översättningstjänsten.

- I klagomål 1305/98/(OV)BB avslog uttagningskommittén klagandens ansökan av identiska skäl på grundval av avsnitt III.B.2.b i meddelandet. Klaganden hävdar att nämnden inte har beaktat hans yrkeserfarenhet som teknisk-arkitektonisk tjänsteman. Enligt klaganden har nämnden inte preciserat exakt vad hans brist på yrkeserfarenhet består av.

ii) Uttagningskommittén svarade med en standardskrivelse på de olika argument som klagandena hade framfört i sina enskilda överklaganden av den 14 oktober 1998 och den 2 november 1998.

Frågeställningen

Parlamentets yttrande
I sitt yttrande gjorde parlamentet sammanfattningsvis följande påpekanden:
Eftersom parlamentet inte hade förutsett några urvalsprov i uttagningsprovet, före anordnandet av de skriftliga proven och i enlighet med artikel 5 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna, prövade uttagningskommittén ansökningarna mot bakgrund av de krav som angavs i meddelandet om uttagningsprov och upprättade på grundval av detta förteckningen över sökande till allmänt uttagningsprov PE/83/A.
Vad gäller P:s klagomål beslutade uttagningskommittén att hans yrkeserfarenhet som översättare inom ramen för detta uttagningsprov inte skulle likställas med yrkeserfarenhet på en nivå som motsvarar den som gäller för den tjänst som beskrivs i avsnitt II i meddelandet om uttagningsprov. Detta beslut tillämpades på samma sätt på alla sökande med denna profil. Ansökan avslogs därför inte godtyckligt.
Vad beträffar A:s klagomål var det svar som uttagningskommittén skickade till honom efter hans överklagande, i vilket det uttryckligen hänvisades till kraven på yrkeserfarenhet i avsnitt II i meddelandet om uttagningsprov, uttagningskommitténs ståndpunkt som svar på de uppgifter som klaganden hade lämnat.
Parlamentet påpekade att det först nyligen hade mottagit en kopia av ombudsmannens beslut i fråga om klagomål 850/3.9.96/IJA/FIN/KT/BB, där det konstateras att uttagningskommittén bör ge individuella förklaringar till de sökande som uttryckligen begär det. Ombudsmannen bör vara förvissad om att Europaparlamentets framtida uttagningskommittéer kommer att uppmärksammas på denna ståndpunkt.
Klagandenas synpunkter
Klagandena vidhöll sina klagomål.

Beslutet

1 Uttagningskommittén avslog klagandenas ansökningar godtyckligt och utan att ange något skäl i allmänt uttagningsprov PE/83/A
1.1 Klagandena hävdar att uttagningskommittén avslog deras ansökningar godtyckligt och utan att ange något skäl.
1.2 Även om uttagningskommittén för ett uttagningsprov på grundval av meriter och prov enligt domstolens fasta rättspraxis har ett utrymme för skönsmässig bedömning vid bedömningen av de sökandes meriter och praktiska erfarenhet, är den ändå bunden av ordalydelsen i meddelandet om uttagningsprov. Den grundläggande funktionen med ett meddelande om uttagningsprov är enligt tjänsteföreskrifterna att ge de intresserade så exakta uppgifter som möjligt om villkoren för tillträde till tjänsten, så att de kan bedöma om de ska ansöka om den och vilka styrkande handlingar som är viktiga för uttagningskommitténs arbete och som därför måste bifogas ansökan (2). När uttagningskommittén beslutar att inte tillåta en sökande att delta i proven är den dessutom skyldig att exakt ange vilka villkor i meddelandet om uttagningsprov som den sökande inte anses ha uppfyllt (3).
1.3 I meddelandet om uttagningsprov PE/83/A angavs alla nödvändiga villkor som de sökande skulle uppfylla. Ett av villkoren i avsnitt III.B.2.b i meddelandet var att ha minst två års yrkeserfarenhet, som förvärvats efter en universitetsexamen, av en standard som motsvarar den som gäller för de arbetsuppgifter som avses i avsnitt II i meddelandet om uttagningsprov.
1.4 Ombudsmannen noterar att det av de uppgifter som lämnats av klaganden och av kommissionen framgår att uttagningskommittén hade agerat i enlighet med meddelandet om uttagningsprov när den beslutade att klagandenas ansökningar inte kunde godtas på grund av att de inte uppfyllde det begärda kravet.
1.5 När det gäller uttagningskommitténs skyldighet att exakt ange vilka villkor i meddelandet om uttagningsprov som den sökande inte anses ha uppfyllt, noterar ombudsmannen att uttagningskommittén i sina skrivelser av den 9 oktober 1998 och av den 16 och 17 november 1998 hänvisade till de uppgifter som beskrivs i punkt II i meddelandet och motiverade varför de sökande uteslöts från uttagningsprovet.
2 Uttagningskommittén svarade med en standardskrivelse på de olika argument som klagandena framförde i sina enskilda överklaganden till uttagningskommittén i allmänt uttagningsprov PE/83/A
2.1 Klagandena hävdar att uttagningskommittén inte besvarade de olika argument som klagandena framförde i sina enskilda överklaganden till uttagningskommittén.
2.2 Den 16 och 17 november 1998 skickade uttagningskommittén standardsvar på skrivelser till klagandena.
2.3 I samband med uttagningsprov måste uttagningskommitténs beslut att avvisa en sökande innehålla de villkor i meddelandet om uttagningsprov som inte har uppfyllts (4). Om det finns ett stort antal sökande kan uttagningskommittén inledningsvis begränsa sig till att kortfattat ange skälen till avslaget och endast informera de sökande om kriterierna och resultatet av urvalet (5). Uttagningskommittén måste dock därefter ge en individuell förklaring till de sökande som uttryckligen begär det (6).
2.4 I sina skrivelser av den 14 oktober 1998 och den 2 november 1998 begärde klagandena uttryckligen att uttagningskommittén skulle ompröva deras yrkeserfarenhet i det allmänna uttagningsprovet PE/83/A. Uttagningskommittén svarade den 16 och 17 november 1998 genom identiska standardskrivelser och angav endast att uttagningskommittén hade behandlat frågan vid sitt möte den 12 november 1998.
Uttagningskommittén kunde endast bekräfta sitt ursprungliga beslut att inte tillåta klagandena att delta i det allmänna uttagningsprovet PE/83/A på grund av att klagandenas yrkeserfarenhet inte motsvarar den typ av arbetsuppgifter som beskrivs i punkt II i meddelandet om uttagningsprov. 2.5 Uttagningskommitténs standardsvar till klagandena innehöll inte tillräckliga uppgifter för att klagandena skulle kunna förstå de faktorer som låg till grund för nämndens beslut om deras individuella överklaganden och för att möjliggöra en omprövning av de skäl som låg till grund för beslutet. Svaret gav därför inte klagandena tillräckliga individuella skäl för att avslå deras ansökningar.
3 Slutsats På
grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

I samband med uttagningsprov ska uttagningskommitténs beslut att avslå en sökande innehålla de villkor i meddelandet om uttagningsprov som inte är uppfyllda. Om det finns ett stort antal sökande kan uttagningskommittén inledningsvis begränsa sig till att kortfattat ange skälen till avslaget och endast informera de sökande om kriterierna och resultatet av urvalet. Uttagningskommittén måste dock därefter ge en individuell förklaring till de sökande som uttryckligen begär det.

Uttagningskommitténs standardsvar till klagandena innehöll inte tillräckliga uppgifter för att klagandena skulle kunna förstå de faktorer som låg till grund för nämndens beslut om deras individuella överklaganden och för att möjliggöra en omprövning av de skäl som låg till grund för beslutet. Svaret gav därför inte klagandena tillräckliga individuella skäl för att avslå deras ansökningar.

Eftersom denna aspekt av målet rör förfaranden som rör specifika händelser i det förflutna, är det inte lämpligt att eftersträva en uppgörelse i godo i frågan. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.
Europaparlamentets talman kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänlig hälsning
Jacob Söderman

---

(1) EGT C 77 A, 12.3.1998.

(2) Mål T-158/89, Van Hecken mot Ekonomiska och sociala kommittén, REG 1991, s. II-1341.

(3) De förenade målen 4, 19 och 29/78, Salerno m.fl. mot kommissionen, REG 1978, s. 2403, och mål T-108/84, De Santis mot revisionsrätten, REG 1985, s. 947.

(4) De förenade målen 4, 19 och 28/78, Salerno mot kommissionen, REG 1978, s. 2403, s. 2416.

(5) Mål 225/82, Verzyck mot kommissionen, REG 1983, s. 1991.

(6) Mål T-55/91, Olivier Fascilla V. Parliament, REG 1992, s. II-1757, punkterna 34–35.