Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden, en polsk professor, är chef för institutionen för genetik vid det polska universitetet (nedan kallat universitetet).

2. Den 25 juni 2004 ingick universitetet ett avtal [1] med kommissionen (nedan kallat avtalet), på grundval av vilket kommissionen beviljade universitetet Marie Curie-gäststipendier (nedan kallat bidraget) för ett projekt med titeln ”Genomiska metoder för att förbättra grödor”(nedan kallat projektet). Klaganden utsågs till projektsamordnare på universitetets vägnar.

3. I avtalet angavs att EU:s maximala bidrag till projektet skulle vara 336 677 euro. Detaljerade betalningsvillkor angavs i avtalets andra bilaga med rubriken "Allmänna villkor".

4. Enligt avtalet skulle projektet inledas den 1 juni 2004 och pågå till och med den 31 maj 2008, dvs. totalt 48 månader. Projektet var indelat i fyra rapporteringsperioder med följande varaktighet: P1, till och med den 30 maj 2005 (månaderna 1–12). P2, som avslutades den 30 maj 2006 (månaderna 13–24). P3, som slutar den 30 maj 2007 (månaderna 25–36) och P4, som slutar den 30 maj 2008 (månaderna 37–48).

5. I enlighet med artiklarna 4 och 5 i avtalet skulle universitetet lämna in en rapport till kommissionen för varje period. Detta måste ske inom 45 dagar efter respektive periods slutdatum. I artikel 6.1 b i avtalet, jämförd med artikel II.7.2 b i de allmänna villkoren, föreskrevs att universitetet skulle lämna in en kompletterande rapport om det behövde ytterligare förfinansiering som inte förutsågs i slutet av ovannämnda perioder. Projektsamordnaren var tvungen att lämna in rapporterna online med hjälp av kommissionens SESAM-system. Han var också tvungen att skriva ut rapporterna och skicka dem per post.

6. Den 4 augusti 2004 betalade kommissionen ut den första förfinansieringen till universitetet för projektet (95 079 euro).

7. Den 15 juli 2005 lämnade klaganden in den första rapporten (rapport P1) till kommissionen, som kommissionen godkände den 18 oktober 2005. Eftersom de kostnader för vilka ersättning begärts var mindre än 70 % av den första förfinansieringen, i enlighet med artikel 6.1 b ii i avtalet [2], gjorde kommissionen ingen utbetalning för period P1.

8. Den 15 november 2005 mottog kommissionen universitetets kompletterande rapporter. Den 22 december 2005 godkände kommissionen dem och betalade ut den andra förfinansieringen på 107 322,64 euro, eftersom universitetet under tiden hade använt 70 % av den första förfinansieringen.

9. Den 15 juli 2006 lämnade klaganden in rapporten om den andra rapporteringsperioden (rapport P2), som godkändes av kommissionen den 10 oktober 2006. Eftersom de kostnader som begärdes utgjorde mindre än 70 % av den andra förfinansieringen gjordes ingen utbetalning för period P2.

10. Den 12 och 15 juli 2007 lämnade klaganden in en rapport om projektets tredje fas (rapport P3).

11. Den 18 mars 2008 begärde kommissionen att klaganden skulle göra vissa korrigeringar i rapport P3.

12. Den 16 juni 2008 lämnade klaganden in den ifyllda versionen av rapport P3. Kommissionen godkände rapport P3 den 17 juni 2008.

13. Projektet avslutades den 31 maj 2008. Universitetet beställde därför en revision som omfattade projektets hela löptid (från den 1 juni 2004 till den 31 maj 2008)[3].

14. Revisorn utfärdade de slutliga slutsatserna den 12 juli 2008 (revisionsintyget). I intyget hänvisade revisorn till kommissionens två ekonomiska bidrag (den första och den andra förfinansieringen, som uppgick till 202 897,46 euro). Revisorn intygade att universitetet spenderade 201 898 euro på hela projektet.

15. Den 15 juli 2008 lämnade klaganden in rapporten för period 4 (rapport P4), slutrapporten och det ovannämnda revisionsintyget via SESAM. Samma dag skickade kommissionen dessa rapporter och revisionsintyget per post. Rapporterna och revisionen mottogs av kommissionen den 23 juli 2008.

16. Den 5 september 2008 bad kommissionen klaganden per e-post att göra vissa korrigeringar i rapport P4 och slutrapporten. I sitt e-postmeddelande hänvisade kommissionen till revisionsintyget. Klaganden översände de korrigerade rapporterna den 15 september 2008.

17. Den 1 december 2008 överförde kommissionen 66 940,14 euro till universitetet. Kommissionen ansåg att denna betalning var den tredje förfinansieringen av projektet, som baserades på rapport P3.

18. Den 6 januari 2009 godkände kommissionen rapport P4 och slutrapporten.

19. Universitetet anser att det belopp på 66 940,14 euro som kommissionen betalade in på universitetets konto den 1 december 2008 utgjorde den slutliga utbetalningen av bidraget. Som ett resultat av detta spenderade universitetet i mars 2009 detta belopp för sin egen forskning som inte är relaterad till projektet.

20. Den 18 juni 2009 bad kommissionen revisorn om förtydliganden avseende hennes arvoden, vilka hon lämnade den 21 juni 2009.

21. Den 15 juli 2009 underrättade kommissionen rektorn vid universitetet om sin avsikt att inleda ett återkravsförfarande för de 66 940,14 euro som utbetalades den 1 december 2008. En kopia av kommissionens skrivelse skickades till klaganden med post [4]. Kommissionen begärde att universitetet skulle återbetala ovannämnda betalning ”eftersom det belopp som [universitetet använt för projektet] var berättigat och godkänt var lägre än förfinansieringen”.

22. Klaganden, som agerade på universitetets vägnar, ifrågasatte ovannämnda beslut i ett antal efterföljande skrivelser till kommissionen (daterade den 17 juli, 30 juli, 31 juli, 11 augusti, 29 september och 3 november 2009).

23. I klagandens skrivelse av den 17 juli 2009 angavs att han ansåg att den tredje förfinansieringen som gjordes i december 2008 var slutbetalningen. Kommissionen svarade den 28 juli 2009 och den 11 september 2009. I dessa svar uppgav kommissionen att klaganden felaktigt ansåg att den betalning som gjordes den 1 december 2008 var slutbetalningen. Detta berodde på att ”förfinansieringen med denominering inte innebär en finansiering innan kostnaderna uppstod, utan ett bidrag innan kommissionen godkänner de uppkomna kostnaderna. Den tredje periodrapporten P3 godkändes av Europeiska kommissionen den 17 juni 2008. Denna tredje förfinansiering på 66 940,14 euro som betalades ut den 1 december 2008 beräknades med beaktande av de uppgifter som angavs i den tredje periodiska rapporten och inte i den slutrapport som [klaganden] också hade lämnat in under tiden (den 23 juni 2008). Det senare godkändes först den 9 januari 2009."[5] Kommissionen hävdade vidare att det på grundval av slutrapporten framgick att de kostnader som universitetet begärde ersättning för och som revisorn hade attesterat uppgick till 201 989,18 euro, vilket var mindre än alla kommissionens bidrag. Kommissionen godtog att täcka kostnaderna för revisionen (3606,56 euro). Kommissionen hade dock fortfarande betalat universitetet 64 332,82 euro för mycket.

24. Den 11 augusti 2009 skickade klaganden skrivelser till kommissionsledamot Janez Potočnik och generaldirektören för GD Forskning. Han klagade över den övergripande ekonomiska förvaltningen av projektet av kommissionens avdelningar.

25. I sin skrivelse av den 11 september 2009 beklagade kommissionen det missförstånd som uppstått i dess kontakter med klaganden och medgav att detta i viss utsträckning berodde på förseningar från kommissionens sida när det gäller den vetenskapliga och administrativa behandlingen av rapport P3 och slutrapporten. Kommissionen uppgav att den första förseningen inträffade ”i augusti 2007, efter det att klaganden hade lämnat in rapport P3” och därefter i mitten av mars 2008, då kommissionen först begärde att klaganden skulle göra korrigeringar.

26. I samma skrivelse förklarade kommissionen vidare att efter det att den operativa enheten mottagit rapport P4 och slutrapporten i slutet av juli 2008, som slutfördes i september 2008, begärde den vetenskapliga tjänstemannen vid denna operativa enhet en extern granskning av slutrapporten (en standardpraxis för Marie Curie-värdstipendier). Denna översyn slutfördes i slutet av november 2008 och utvärderade projektet som "bra till utmärkt". I januari 2009 överfördes projektet från den operativa enheten till enheten för administration och ekonomi. Efter att ha analyserat slutrapporten fastställde enheten för administration och ekonomi att de kostnader som universitetet hade begärt ersättning för och som hade attesterats av revisorn var lägre än kommissionens bidrag. Kommissionen drog följande slutsats: ”Om ni ansåg att den utbetalning som kommissionen gjorde den 26 november 2008 och som den överförde till er i början av december 2008 var slutbetalningen och inte förfinansieringen för den tredje rapporteringsperioden, borde ni ha kontaktat kommissionen och återbetalat det överskjutande beloppet, eftersom EG-bidraget under inga omständigheter kan leda till en vinst för avtalsparterna. Det var först när slutbetalningen behandlades som kommissionen insåg att det hade skett en för stor utbetalning.”

27. Klaganden reagerade på kommissionens synpunkter den 29 september 2009. Han upprepade att kommissionen i sina svar inte hade tagit ställning till hans uttalande om den tredje förfinansieringen, enligt vilket den tredje förfinansieringen enligt avtalet inte kunde avse rapport P3, eftersom klaganden under detta projekt inte använde 70 procent av de mottagna pengarna. Klaganden begärde inte heller några ytterligare betalningar. Klaganden höll med om att EU-bidrag inte bör användas i vinstsyfte av stödmottagarna. Bidragen bör dock inte heller orsaka förluster. Med tanke på att kommissionen inte informerade den klagande om vad betalningen av den 1 december 2008 faktiskt var, användes dessa pengar av universitetet för forskning. Att betala tillbaka dessa pengar skulle resultera i stängningen av universitetets avdelning för genetik. Kommissionen orsakade också skada för klagandens och hans avdelnings anseende eftersom den informerade rektorn vid universitetet (som informerade dekanus vid fakulteten) om att det hade förekommit "oegentligheter i projektets genomförande ".

28. I sitt svar av den 23 oktober 2009 uppgav kommissionen att den inte förstod hur den kunde ha skapat några berättigade förväntningar hos universitetet om att det hade rätt att spendera 269 341,60 euro. Universitetet begärde ersättning för och granskade kostnader på 202 897,46 euro och kommissionen godkände 205 504,74 euro (de ovannämnda kostnaderna plus kostnaderna för revision).

29. I sitt ytterligare svar av den 19 november 2009 på klagandens ytterligare skrivelse av den 3 november 2009 uppgav kommissionen att den inte skulle inleda någon ytterligare korrespondens med klaganden om bidraget. Den angav att debetnotan för återbetalning av det överskjutande beloppet på 64 322,82 euro skulle skickas till universitetets juridiska ombud. Den klagande vände sig sedan till ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

30. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påståenden och påståenden:

Anklagelser

1. Kommissionen har gjort sig skyldig till en rad administrativa oegentligheter vid handläggningen av bidraget.

2. Kommissionens online-rapporteringssystem SESAM är bristfälligt.

Fordringar

1. Kommissionen bör erkänna och be om ursäkt för sina fel.

2. Kommissionen bör betala klaganden skadestånd på 100 000 euro.

Utredningen

31. Klagomålet ingavs den 12 mars 2010. Ombudsmannen vidarebefordrade den till kommissionen den 6 maj 2010 med en begäran om yttrande senast den 31 augusti 2010. Kommissionen översände både sitt yttrande och sin översättning till polska den 25 oktober 2010, som översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Klaganden inkom med sina synpunkter den 14 januari 2011. Den 16 juni 2011 utfärdade ombudsmannen sitt förslag till rekommendation till kommissionen. Den 27 september 2011 besvarade kommissionen förslaget till rekommendation. Översättningen av detta svar till polska översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 31 oktober 2011. Klaganden inkom inte med några synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstådda administrativa oegentligheter vid handläggningen av bidragsansökningar och därmed sammanhängande ansökningar

Argument som framförts till ombudsmannen

32. Till stöd för sitt påstående framförde klaganden en rad argument i sitt klagomål. Han hävdade först att kommissionen hade betalat ut den”tredje förfinansieringen” trots att universitetet i) inte hade uppfyllt avtalskravet på att ha använt 70 % av kommissionens tidigare bidrag och ii) inte hade lämnat in några kompletterande rapporter för att visa sådana utgifter. Dessutom gjorde kommissionen den tredje utbetalningen av förfinansiering efter det att projektet hade avslutats och slutrapporten hade lämnats in. Detta gjorde det omöjligt för universitetet att spendera detta bidrag på projektet. Till följd av detta fick kommissionen felaktigt klaganden att tro att den tredje utbetalningen av förfinansiering var den sista utbetalningen. (Första argumentet)

33. Han hävdade också att kommissionen inte respekterade de avtalsenliga tidsfristerna för bedömning och godkännande av den tredje och fjärde periodiska rapporten (rapport P3 och rapport P4) och slutrapporten. (Det andra argumentet)

34. Dessutom underlät kommissionen att i tid och på ett korrekt sätt informera klaganden om att rapport P3 hade godkänts och att den tredje utbetalningen av förfinansiering skulle göras på grundval av denna rapport. Klaganden ansåg att kommissionens tolkning av förfinansiering var vilseledande. Enligt honom definieras förfinansieringen i artikel II.1 punkt 16 och artikel II.21 i de allmänna avtalsvillkoren som det bidrag som betalats ut för att projektet ska kunna fortsätta. (Det tredje argumentet)

35. Klaganden hävdade också att kommissionen hade inlett direkta kontakter med universitetets revisor och rektor, medan den i enlighet med artiklarna 9.1 och 2 i avtalet först borde ha haft kontakt med projektsamordnaren (klaganden) i alla projektrelaterade frågor. (Fjärde argumentet)

36. Slutligen underlät kommissionen att på ett korrekt sätt svara på klagandens skrivelser av den 11 augusti 2009 till GD Forskning och till kommissionsledamot Potocnik. Kommissionen besvarade inte heller det klagomål som han skickade till följande e-postadress: sg-plaintes@ec.europa.eu. Han påpekade att kommissionen inte hade informerat honom om att de externa experterna hade bedömt slutrapporten som ”god till utmärkt”. (det femte argumentet)

37. Den klagande krävde skadestånd och "officiella"ursäkter. Till stöd för sin begäran om ekonomisk ersättning hävdade klaganden att kommissionens tredje utbetalning av förfinansiering tvingade honom att tillbringa åtta månader med institutionen och att studera kommissionens finansiella regler i stället för att utföra vetenskapligt arbete, skriva akademiska texter – för vilka han kunde tjäna extra pengar – och ansöka om andra bidrag.

38. Han hävdade vidare att om han tidigare hade varit medveten om att förfinansieringen i samband med rapport P3 var möjlig, skulle hans avdelning ha kunnat använda dessa pengar till projektet, påstå att pengarna var i enlighet med kontraktet och därmed ha undvikit de nuvarande ekonomiska svårigheterna. Universitetet ville lämna in en kompletterande rapport efter period P3 för att visa att det under tiden hade använt 70 % av EU:s bidrag. Den kunde dock inte göra detta eftersom kommissionen försenade sin bedömning och sitt godkännande av rapport P3. Eftersom universitetet inte kunde finansiera projektet med egna medel var det tvunget att begränsa sina utgifter för projektet till de belopp som kommissionen hade betalat i förskott.

39. Dessutom ifrågasatte kommissionens direkta kontakter med universitetets rektor klagandens anseende som projektsamordnare.

40. I sitt yttrande angav kommissionen först att dess tredje utbetalning av förfinansiering åtföljdes av ett meddelande från kommissionens finansiella system (ABAC). I detta meddelande angavs universitetet, den klagandes namn, kontraktsnummer och projektets akronym. Kommissionen angav också att utbetalningen avsåg rapport P3. Kommissionen medgav dock att han, såsom klaganden hävdar, kanske inte har mottagit detta meddelande. GD Budget informerade GD Forskning och innovation om att sådana åtföljande meddelanden, beroende på bankpraxis i de olika medlemsstaterna, kan förkortas. Kommissionen har därför infört en korrigerande åtgärd och den ansvariga avdelningen skickar nu rutinmässigt ett e-postmeddelande till projektsamordnaren när den gör varje utbetalning av förfinansiering. Kommissionen konstaterade dock i detta avseende att klaganden var i ständig kontakt med kommissionens projekt- och finansansvariga och ”lätt kunde ha frågat om hur ärendet fortskred”.

41. När det gäller bedömningen av slutrapporten uppgav kommissionen att den externa granskningen är ett standardförfarande för alla Marie Curie-värdstipendier, vilket gör det möjligt för kommissionen att bedöma forskningsframstegen under kontraktets hela löptid. Vid granskningen bedömdes slutrapporten som ”god till utmärkt”, vilket uttrycktes i kommissionens interna dokument (rapport om projektbedömning och rapport om projektöversyn). Denna information sparas för den interna bedömningen av programmet och lämnas därför inte till samordnaren om han eller hon inte begär det.

42. När det gäller skillnaden mellan förfinansieringen och slutbetalningen förklarade kommissionen att begreppet ”förfinansiering” definieras i avtalsbestämmelserna, nämligen artikel II.1.16 i de allmänna avtalsvillkoren. Denna definition förklaras närmare i sjätte ramprogrammets vägledning om finansiella frågor (s. 81 och 82). "[Den] är faktiskt inriktad på eventuella partiella bidrag för att projektet ska kunna fortsätta, utbetalade i förväg - men med hänvisning till en motivering av de kostnader som uppkommit under den föregående perioden, inte med hänvisning till de kostnader som kommer att uppstå [under den fortsatta fasen]". I artikel 6.1 d i avtalet definieras begreppet ”slutbetalning” som ”en ny betalning i slutet av en rapporteringsperiod som åtföljs av ett revisionsintyg ska betraktas som slutlig.” Slutbetalningen är således betalningen för de faktiska kostnaderna. Förfinansieringen tillhör kommissionen och kan betraktas som en slutbetalning endast om de kostnader för vilka ersättning begärs tidigare har godkänts av kommissionen. Förfinansieringen används av uppdragstagarna men "förblir kommissionens egendom." Förfinansieringen blir uppdragstagarens egendom endast för det förfinansieringsbelopp som täcks av de kostnader som uppdragstagaren begär ersättning för. Dessa kostnader måste attesteras av revisorn och godkännas av kommissionen.

43. Kommissionen underströk, med avseende på ovanstående förklaring, att klaganden hade deltagit i de utbildningstillfällen som den anordnade i Warszawa och Kraków i maj 2007. Utbildningen var inriktad på finansiella frågor, såsom skillnaden mellan förfinansiering och betalningar som gjorts efter det att kostnaderna hade styrkts. Vid överföringen av kunskap planeras dessutom särskilda medel för att göra det möjligt för stödmottagarna att anställa specialister för att följa upp och övervaka de finansiella frågorna. Universitetet använde dock endast 10 % av dessa medel.

44. Kommissionen hävdade vidare att dess uppdragstagare/bidragsmottagare är ansvariga för att kontrollera att dess betalning enligt avtalet är korrekt. Om betalningen är högre än de uppkomna kostnaderna bör de kontakta kommissionen och återbetala det överskjutande beloppet. "Gemenskapens bidrag får under inga omständigheter leda till vinst för avtalsparterna."

45. Kommissionen klargjorde att även om universitetet inte använde 70 % av kommissionens tidigare förfinansiering var den tredje förfinansieringen motiverad. Detta berodde på den relevanta ändringen av EG:s genomförandebestämmelser för budgetförordningen (artikel 180.1), som infördes under tiden. Den 3 december 2007 informerades alla samordnare för Marie Curie-ramprogrammet (inklusive klaganden) om denna ändring.

46. Kommissionen beklagade att den tredje utbetalningen av förfinansiering och dess hantering av rapporterna P3 och P4 och slutrapporten var föremål för administrativa förseningar, särskilt på grund av ”den administrativa överbelastningen i samband med inrättandet av genomförandeorganet för forskning”. Kommissionen bad om ursäkt för dessa förseningar i sitt yttrande och påminde om att den redan hade bett om ursäkt i en skrivelse till klaganden av den 11 september 2009 och undertecknats av direktören för GD Forskning.

47. Kommissionen underströk vidare att varje betalning motsvarar olika rapporteringsperioder och behandlas separat. Trots att kommissionen hade mottagit rapporten för period P4 (rapport P4) innan den gjorde utbetalningen (efter att ha godkänt rapport P3) för den föregående perioden P3, fortsatte den med den senare utbetalningen ”för att inte bestraffa [universitetet], eftersom saldot i de flesta fall är positivt.” Först efter analysen av rapport P4 och slutrapporten stod det klart att det totala bidrag som betalats av kommissionen, vilket borde motsvara de faktiska kostnader som universitetet begärt ersättning för, som intygats av revisorn och godkänts av kommissionen, var högre än det totala förfinansieringsbelopp som kommissionen redan hade överfört till universitetet. Denna skillnad uppgick till 63 836,86 euro. De kostnader som begärdes för den första perioden uppgick till 47 110 euro. För den andra perioden: 51 967,27 euro, För den tredje perioden: 32 450,87 euro, och för den fjärde perioden: 73 976,60 euro [6], totalt: 205 504,74 euro. Den totala förfinansiering som kommissionen betalade ut uppgick till 269 341,60 euro. I början av projektet betalade kommissionen 95 079 euro. Efter inlämnandet av den kompletterande rapporten till rapport P2 betalade kommissionen ut 107 322,46 euro och slutligen, som den tredje förfinansieringen, betalade den ut 66 940,14 euro. Till följd av detta utfärdades ett betalningskrav på 63 836,86 euro jämte ränta på 495,96 euro.

48. I enlighet med avtalet skickade kommissionen sin korrespondens om avtalet till klaganden. Den 15 juli 2009 skickade kommissionen en skrivelse till den tidigare rektorn vid universitetet (som var universitetets juridiska ombud vid undertecknandet av avtalet) för att informera honom om sin avsikt att återkräva det utestående beloppet. Kommissionen skickade en kopia av denna skrivelse till klaganden. Den 28 juli 2009 skickade kommissionen ytterligare en skrivelse till klaganden och en kopia till universitetets nya rektor. Kommissionen betonade att den aldrig har ifrågasatt klagandens anseende som samordnare.

49. Kommissionen uppgav att den hade besvarat alla klagandens skrivelser och e-postmeddelanden och tillhandahållit kopior av sina svar tillsammans med yttrandet. När det gäller klagomålet som skickades till e-postadressen sg-plaintes@ec.europa.eu kontrollerade kommissionen sina register och bekräftade att den inte fick detta e-postmeddelande. Kopian av klagomålet, som lämnades in tillsammans med klagomålet till ombudsmannen och vidarebefordrades till kommissionen, visar inte datum och tidpunkt för avsändandet inom det relevanta området.

50. Kommissionen avslutade med att hänvisa till artikel II.3 i de allmänna villkoren i avtalet, där det föreskrivs att ”samordnaren ska b) se till att projektet genomförs effektivt och vidta alla nödvändiga och rimliga åtgärder för att se till att projektet genomförs i enlighet med villkoren i detta avtal …”Projektsamordnaren ansvarar för förvaltningen av medlen när avtalet har undertecknats. Han eller hon är därför skyldig att känna till de relevanta finansiella regler som gäller för projektet i fråga ”före och under projektets löptid, för att undvika problem i slutet av projektet”. Han eller hon är skyldig att ta del av kommissionens regler för projektet och kommissionen underlättar dessa uppgifter genom att anordna utbildning och tillhandahålla särskilda medel för att anställa en professionell projektledare. De ekonomiska svårigheter som klaganden hänvisade till i sitt klagomål berodde på att han inte stämde av de uppkomna kostnaderna mot de mottagna medlen. I enlighet med avtalet måste alla överskjutande belopp som betalats ut av kommissionen återkrävas.

51. Kommissionen tillade därefter i sitt yttrande (den polska versionen) att den ”inte anser att det är motiverat att betala klaganden ersättning, eftersom klaganden sedan december 2008 förfogar över 63 836 euro, varav 86 är kommissionens egendom”.

52. I sina synpunkter vidhöll klaganden alla sina ursprungliga argument och påståenden. Han hänvisade till kommissionens uttalande i punkt 51, där den polska versionen av det yttrande som översändes till honom hade följande lydelse: ”Klaganden förfogar över 63 836 euro, varav 86 sedan december 2008”(understrykning tillagd). Han konstaterade att kommissionen hade gjort en allvarlig och ogrundad anklagelse mot honom, samtidigt som det är uppenbart att det inte fanns några rättsliga möjligheter för klaganden som samordnare att förfoga över det stipendium som tilldelats universitetet. Klaganden hade dessutom redan sett relevanta handlingar som visade att universitetet den 9 december 2009 hade återbetalat ett belopp på 64 332,82 euro till kommissionen i två klumpsummor (55 307,33 euro och därefter 9 025,49 euro).

53. Vidare ansåg klaganden att det var orättvist att kommissionen antydde att han saknade kunskap om de relevanta finansiella reglerna och inte kunde förena de kostnader som uppkommit med de medel som mottagits. I detta avseende erinrade han om att revisorn inte fann några oegentligheter. "Hans problem" började först efter det att kommissionen felaktigt hade gjort den tredje utbetalningen av förfinansiering. Han betonade att kommissionen själv bedömde att det projekt han samordnade var "bra till utmärkt".

Ombudsmannens bedömning som ledde till ett förslag till rekommendation

Klaganden har framfört fem argument i samband med sitt första påstående:

När det gäller klagandens fjärde argument att kommissionen bröt mot avtalet genom att kommunicera med andra i stället för med honom

54. I artikel 9.1 i avtalet föreskrivs att "all kommunikation som föreskrivs i avtalet skall … skickas till [klagandens adress]".

55. I sitt ursprungliga klagomål hävdade klaganden att kommissionen inte hade respekterat denna bestämmelse genom att skicka i) ett brev om återkravet till rektorn vid universitetet den 15 juli 2009 och ii) ett e-postmeddelande till revisorn med en begäran om en förklaring av revisionsintyget den 18 juni 2009. Klaganden tillade i sitt yttrande att kommissionen den 26 november 2009 skickade debetnotan till universitetets rektor, men inte skickade någon kopia till honom.

56. Å ena sidan verkar det som om artikel 9.1 i avtalet inte är tillämplig på ovannämnda korrespondens, eftersom den skickades efter avtalets sista genomförandedatum. Å andra sidan föreskrivs det i artikel 2 i avtalet att bestämmelserna i artikel II.7 i de allmänna villkoren ska tillämpas även efter den sista dagen för genomförande. I artikel II.7 i de allmänna villkoren fastställs en skyldighet för avtalsparterna att lämna in rapporter och delresultat till kommissionen i enlighet med artikel 9.1 i avtalet. Ombudsmannen anser att även om artikel II.7 i de allmänna villkoren (och därmed artikel 9.1 i avtalet) endast är tillämplig på entreprenörerna, skulle det ha varit rättvist av kommissionen att skicka sin korrespondens till klagandens adress (i enlighet med artikel 9.1 i avtalet) även efter det att avtalet hade slutförts. Slutligen har artikel II.7 i de allmänna villkoren inte varit föremål för individuell förhandling och det förefaller som om dess tillämpning endast på avtalsparterna har orsakat en betydande obalans i parternas skyldigheter enligt avtalet [7].

57. Mot bakgrund av ovanstående noterade ombudsmannen att universitetet, företrätt av sin rektor, var kommissionens uppdragstagare. Därför var det rimligt att skicka brev till rektorn för att informera honom om betalningsföreläggandet. På samma sätt var det rimligt att vända sig direkt till revisorn när det gäller revisionsintyget för det projekt som hon hade granskat. Ombudsmannen anser att kommissionen agerade rättvist genom att skicka en kopia av ovannämnda skrivelser till klaganden.

58. I sina synpunkter hävdade klaganden att kommissionen inte skickade honom den korrespondens som den skickade till universitetets rektor den 26 november 2009. Ombudsmannen ansåg det inte lämpligt att be kommissionen att kommentera detta nya påstådda faktum. Det är uppenbart att kommissionen skrev till rektorn efter sitt beslut att gå vidare med återkravet, vilket delgavs klaganden den 19 november 2009. Beslutet hade följande lydelse: "Jag anser att fakta om ärendet nu är väletablerade och därför kommer jag inte att inleda någon ytterligare korrespondens med er om detta. För att gå vidare med återkravet av den överskjutande betalningen på 64 322,82 euro har jag instruerat mina avdelningar att direkt skicka den nödvändiga debetnotan till universitetets juridiska ombud.

59. Mot bakgrund av sina slutsatser i punkterna 56 och 57 ansåg ombudsmannen att kommissionen agerade orättvist genom att inte skicka klaganden en kopia av sin skrivelse av den 26 november 2009 till universitetets rektor. Detta var ett första fall av administrativt missförhållande.

Vad gäller klagandens femte argument avseende hans korrespondens med kommissionen

60. Ombudsmannen noterade att kommissionen, tillsammans med sitt yttrande, lämnade in kopior av sina svar på klagandens skrivelser. Dessa inbegrep dess svar av den 28 juli 2009 på klagandens skrivelse av den 17 juli 2009, sitt svar av den 23 oktober 2009 på klagandens skrivelse av den 29 september 2009, sitt svar av den 19 november 2009 på klagandens skrivelse av den 3 november 2009, och sitt svar av den 11 september 2009 på klagandens skrivelser av den 11 augusti 2009 som samma dag riktades till både kommissionsledamot Janez Potočnik och GD Forskning [8]. Kommissionen förklarade också varför den inte kunde hitta den korrespondens som klaganden påstods ha skickat till e-postadressen till kommissionens generalsekretariat (punkt 49 ovan). Denna förklaring är rimlig. I sina synpunkter lade klaganden inte fram några tydliga bevis för när och när e-postmeddelandet i fråga skickades. Ombudsmannen ansåg också att kommissionens förklaring till varför den inte informerade klaganden om att de externa experterna bedömde slutrapporten som ”god till utmärkt” var rimlig (punkt 41 ovan).

61. I sina synpunkter klargjorde klaganden sitt femte argument genom att ange att innehållet i kommissionens svar enligt hans uppfattning var otillfredsställande. Eftersom föremålet för klagomålet omfattar innehållet i dessa skrivelser, och ombudsmannens bedömning som leder till ett förslag till rekommendation omfattar de materiella aspekterna av dessa svar, ansåg ombudsmannen att det inte behövs några ytterligare undersökningar av klagandens omformulerade argument.

Klagandens första, andra och tredje argument avseende kommissionens påstådda förseningar och dess tredje utbetalning av förfinansiering

62. Ombudsmannen påpekade att klaganden lämnade in rapport P3 den 12 och 15 juli 2007, och att kommissionen reagerade på den rapporten för första gången (genom att begära ändringar) den 18 mars 2008. I punkt II.8.2 i bilaga II "Allmänna villkor" till avtalet, som utgör en integrerad del av avtalet, föreskrivs dock följande: "Kommissionen åtar sig att utvärdera [periodiska] verksamhetsrapporter för projekt … inom 45 dagar efter mottagandet av dessa." Det är självklart att kommissionen överskred tidsfristen på 45 dagar genom att ta ungefär åtta månader på sig att utvärdera rapport P3.

63. Denna försening i utvärderingen av rapport P3 hade dessutom en dominoeffekt. För det första kunde klaganden inte införa de nödvändiga ändringarna och lämna in den vederbörligen ändrade rapporten P3 förrän den 16 juni 2008. För det andra godkände kommissionen rapport P3 först den 17 juli 2008, det vill säga ett år efter det att den först hade lämnats in och mottagits. För det tredje betalade kommissionen ut den”tredje förfinansieringen” i samband med rapport P3 först den 1 december 2008 [9]. Detta berodde på att förhandsfinansieringen endast kunde göras ”efter godkännande av de relevanta rapporter som avses i artikel II.7 i bilaga II (Allmänna villkor) till avtalet.”[10]

64. Dessutom mottog kommissionen de ändrade versionerna av rapport P4 och slutrapporten den 15 september 2008, men godkände dem först den 6 januari 2009. Detta visar att kommissionen återigen inte respekterade den avtalsenliga tidsfristen på 45 dagar för att utvärdera rapporterna.

65. Kommissionen motiverar dessa förseningar med sin egen omorganisation (”den administrativa överbelastningen i samband med inrättandet av genomförandeorganet för forskning”). En sådan administrativ bekvämlighet kan emellertid inte vara tillräcklig för att motivera en försening på åtta månader vid behandlingen av klagandens första version av rapport P3. Ombudsmannen konstaterar att klaganden, en forskare, skötte förvaltningen av stipendiet på egen hand (liksom sitt vetenskapliga arbete), medan kommissionen hade ett stort antal specialiserade avdelningar som utförde sina uppgifter. Kommissionen har tillräckliga medel och resurser till sitt förfogande för att se till att en intern administrativ omorganisation inte påverkar avtalsparternas och bidragsmottagarnas intressen.

66. Mot bakgrund av ovanstående ansåg ombudsmannen att kommissionens mycket allvarliga och omotiverade förseningar, särskilt dess dröjsmål med behandlingen av rapport P3, som i sin tur orsakade en försening av utbetalningen av den tredje förfinansieringen, stred mot dess avtalsförpliktelser [11].

67. Allt tyder dessutom på att kommissionen gjorde den tredje försenade förfinansieringen automatiskt efter det att den för sent hade godkänt rapport P3. Detta trots att man var medveten om att universitetet inte kunde och inte borde använda sådan finansiering. Om man endast beaktar ordalydelsen i bestämmelserna i artikel II.1.16 i avtalet [12] tillhandahålls förfinansieringen tydligt för att täcka nästa fas av ett projekt [13]. Den 1 december 2008 var ingen sådan nästa fas möjlig eftersom projektet i fråga hade avslutats och kommissionen var väl medveten om detta.

68. Den tillgängliga bevisningen [14] visar att kommissionen åtminstone i början av september 2008, det vill säga tre månader innan kommissionen gjorde den tredje förfinansieringen avseende rapport P3 för period 3, kände till innehållet i revisionsintyget av den 12 juli 2008, som omfattade alla projektperioder och de kostnader som begärdes i alla rapporter. Det är rimligt att anta att rapport P4 och slutrapporten, som lämnades in samtidigt med revisionsintyget, inte kunde och inte innehöll andra uppgifter än de som fanns i revisionsintyget [15]. När kommissionen väl hade tagit del av innehållet i revisionsintyget var det inte nödvändigt att analysera rapport P4 och slutrapporten för att dra slutsatsen att utbetalningen av den tredje förfinansieringen den 1 december 2008 inte skulle ha någon ändamålsenlig verkan.

69. I revisionsintyget intygade revisorn att projektet avslutades den 31 maj 2008 och att universitetet vid denna tidpunkt hade spenderat 201 898 euro på alla projektperioder. Det framgick av revisionsintyget att de stödberättigande kostnader som universitetet ådragit sig för projektet nästan motsvarade det belopp som kommissionen redan hade betalat ut till det (den första förfinansieringen på 95 079 euro och den andra förfinansieringen på 101 311,46 euro, totalt 196 380 euro). Universitetet använde inga medel till projektet förutom de medel som revisorn hade attesterat i juli 2008. Företaget begärde inte heller några extra pengar från kommissionen [16]. I december 2008 hade kommissionen därför ingen anledning att ”förskotta” ytterligare EU-medel för att ”inte straffa” universitetet.

70. Mot bakgrund av ovanstående ansåg ombudsmannen att kommissionen, genom att ha betalat ut den försenade tredje förfinansieringen till universitetet vid en tidpunkt då den inte längre kunde användas för projektet, hade gjort sig skyldig till ett andra administrativt missförhållande.

När det gäller klagandens påståenden

71. Klaganden begärde ekonomisk ersättning på 100 000 euro.

72. Klaganden hävdade med rätta att projektet, till följd av att den tredje förfinansieringen inte betalades ut under projektets löptid, avslutades i maj 2008 efter att ha använt EU-medel som var 25 % lägre än vad som ursprungligen planerats (det totala planerade beloppet för projektet var 336 677 euro).

73. Det kan inte uteslutas att projektets resultat hade kunnat bli ännu bättre om den tredje förfinansieringen hade betalats ut vid rätt tidpunkt. Detta skulle ha varit till fördel för både universitetet och dess forskare som arbetar med projektet (inklusive klaganden) och i slutändan till fördel för den europeiska vetenskapen. Om kommissionen inte hade varit sen med utvärderingen av rapport P3 och hade respekterat den avtalsenliga tidsfristen på 45 dagar för att göra sin utvärdering, skulle samma belopp på 66 940,14 euro ha kunnat betalas ut inom den avtalsenliga tidsfristen på 90 dagar från mottagandet av den korrigerade rapporten [17], det vill säga senast i slutet av 2007. Detta skulle ha varit möjligt även om den klagande hade behövt göra korrigeringar. Ombudsmannen noterade att från och med den 16 juli 2007 var regeln att 70 % av den tidigare finansieringen skulle användas för att erhålla en ny betalning (70 %-regeln) inte längre tillämplig [18]. Om den tredje förfinansieringen hade gjorts tillgänglig i slutet av 2007 skulle universitetet därför fortfarande ha kunnat använda detta belopp för projektet. Sådana ytterligare utgifter skulle ha kunnat visas i det revisionsintyg som upprättades i slutet av projektet (maj 2008). Om universitetet inte kunde använda eller inte behövde använda detta belopp kunde beloppet ha angetts som ett överskott för kommissionen i revisionsintyget.

74. Den bevisning som finns tillgänglig i ärendet visar dock att universitetet, efter att ha lämnat in rapport P3 och fram till projektets slut (maj 2008), inte begärde ytterligare medel från kommissionen för projektet (från och med december 2007 var klaganden medveten om att 70-procentsregeln inte längre var tillämplig.[19]) Klaganden uppgav i sina synpunkter att han inte hade gjort någon sådan begäran. Universitetet kunde fortfarande ha lämnat in kompletterande rapporter och det kunde också ha begärt en förlängning av projektets slutdatum om det ansåg att ytterligare EU-medel skulle kunna hjälpa det att få bättre resultat. Den relevanta ändringen av avtalet skulle då ha kunnat göras [20]. Universitetet kunde i stället avsluta projektet med ett blygsamt EU-bidrag och ordna med annan finansiering från länder utanför EU [21] på ett sådant sätt att projektet resulterade i kommissionens bedömning av ”bra till utmärkt”. Detta bör lovordas, men ger inte universitetet rätt att kräva skadestånd.

75. Sammanfattningsvis drog ombudsmannen slutsatsen att klaganden inte har visat att universitetet förlorade pengar på grund av att EU:s finansiering av projektet begränsades till 201 898,18 euro.

76. Klaganden hävdade vidare att om den tredje förfinansieringen inte hade betalats ut den 1 december 2008 skulle hans tvist med kommissionen inte ha ägt rum. Han ansåg sammanfattningsvis att kommissionens oberättigade betalning var orsaken till hans skadeståndsyrkande, vilket återspeglade den tid och ansträngning som han var tvungen att investera i tvisten.

77. Ombudsmannen konstaterade dock att orsaken till tvisten inte bara var den försenade och värdelösa tredje förfinansieringen, utan också det faktum att detta belopp användes av universitetet. Ombudsmannen medgav att det är möjligt att kommissionen inte informerade klaganden ordentligt om arten av de 66 940,14 euro som den betalade ut [22]. Ombudsmannen ansåg dock att det skulle ha varit rimligt för klaganden att fråga kommissionen om skälen till denna betalning innan universitetet använde pengarna (enligt klaganden började universitetet använda detta belopp i mars 2009 och det återbetalades till kommissionen i december 2009 [23]). I slutändan är klaganden och kommissionen överens om att bidrag endast bör användas för att täcka projekt och inte för att generera vinst för stödmottagaren. Universitetet avslutade projektet med de medel som kommissionen betalat ut före den 1 december 2008.

78. Med tanke på att klaganden aldrig ställde en sådan fråga kunde ombudsmannen inte stödja sitt skadeståndsanspråk avseende hans påstådda förluster på grund av hans tvist med kommissionen ("åtta månader motsvarande institutionen och att studera kommissionens finansiella regler i stället för att utföra vetenskapligt arbete och skriva akademiska texter för vilka han kunde tjäna extra pengar eller ansöka om andra bidrag ").

79. Ombudsmannen ansåg dock att kommissionen, i enlighet med hans första och andra konstaterande av administrativa missförhållanden (punkterna 59 och 70), borde be klaganden och universitetet om ursäkt.

80. Ombudsmannen noterade i detta avseende att kommissionen bad om ursäkt för sina förseningar i behandlingen av rapporterna. Klaganden godtog dock inte dessa ursäkter i sina synpunkter. Ombudsmannen förstod klagandens uppfattning.

81. För det första anser kommissionen att den, förutom att lämna uppenbart oriktiga uppgifter (såsom anges i punkt 79 ovan), gjorde ett misstag som ledde till klagandens förståeliga indignation. I den polska översättningen av yttrandet gjorde kommissionen [24] fel uttalande om att ”klaganden har 63 836 euro. 86 i hans ägo sedan december 2008"(min kursivering). I den engelska versionen av yttrandet hade emellertid samma mening följande lydelse: ”Klaganden förfogar över 63 836,86 euro sedan december 2008”(understrykning tillagd). Den possessiva bestämmaren "dess" antyder faktiskt att kommissionen i själva verket ville hänvisa till universitetet. Det är dock beklagligt att kommissionen misslyckades med att formulera ett så viktigt uttalande och också misslyckades med att kontrollera sina egna översättningar ordentligt.

82. I sina skrivelser/e-postmeddelanden till klaganden, universitetets rektor och revisorn lämnade kommissionen inga synpunkter som rimligen kan anses ifrågasätta klagandens anseende. Kommissionen föreföll emellertid göra detta i sitt yttrande i den aktuella undersökningen. Ombudsmannen ansåg att kommissionens kommentarer om klagandens kännedom om finansiella regler eller om hans förmåga att förvalta medlen var helt onödiga och meningslösa.

83. Mot bakgrund av ovanstående lade ombudsmannen fram följande förslag till rekommendation i enlighet med artikel 3.6 i Europeiska ombudsmannens stadga [25]: ”Kommissionen bör skicka en skrivelse till universitetets rektor där den ber klaganden och universitetet om ursäkt för förseningarna, särskilt när det gäller den försenade och ”värdelösa” tredje utbetalningen av förfinansiering. Det bör också anges i denna skrivelse att klagandens arbete som projektsamordnare inte hade någon som helst inverkan på kommissionens förseningar. Slutligen bör den erkänna klagandens och universitetets arbete för att kunna slutföra projektet med mycket goda resultat med hjälp av lägre EU-finansiering än vad som ursprungligen förutsågs.”Ombudsmannen noterade också att klaganden i sina iakttagelser insisterade på att dessa ursäkter skulle vara ”officiella” och tydligt påpekade att kommissionen och inte klaganden var ansvarig för förseningarna.

De argument som lades fram för ombudsmannen efter hans förslag till rekommendation

84. I sitt svar på förslaget till rekommendation uppgav kommissionen att den i stor utsträckning instämmer i ombudsmannens bedömning av ärendet. När det gäller den sista delen av förslaget till rekommendation föreslog kommissionen dock att den tredje förfinansieringen skulle beskrivas som ”försenad och otillbörlig” och inte som ”försenad och värdelös”, vilket ombudsmannen gjorde i sitt förslag till rekommendation. Dessutom gick kommissionen med på att i sin skrivelse till universitetets rektor erkänna att projektet hade slutförts med mycket goda resultat, men inte att dessa mycket goda resultat hade uppnåtts med hjälp av lägre EU-finansiering än vad som ursprungligen planerats. Kommissionen hävdade i detta avseende att en korrekt uppskattning av projektets kostnader är viktig under förhandlingsfasen och att en överskattning av kostnaderna får till följd att de förfinansieringsbetalningar som mottagits är högre än de belopp som behövs. I sådana fall blockeras dessutom de outnyttjade medlen under kontraktets löptid i stället för att användas för andra projekt. I detta specifika fall var 131 173 euro blockerade och outnyttjade i fyra år.

85. I enlighet med ombudsmannens förslag till rekommendation beslutade kommissionen att skicka en skrivelse till universitetets rektor [26], som sammanfattas nedan.

86. För det första medgav kommissionen sina förseningar i den tredje utbetalningen av förfinansiering och i sin hantering av rapporterna P3 och P4 och slutrapporten. Kommissionen bad universitetet och klaganden uppriktigt om ursäkt för förseningarna.

87. För det andra bekräftade kommissionen att klagandens arbete som projektsamordnare inte hade någon som helst inverkan på kommissionens ovannämnda förseningar.

88. För det tredje uppgav kommissionen att den "uppskattar det faktum att klaganden och universitetet kunde leverera mycket goda resultat. Projektresultaten bedömdes av de externa experterna som "goda till utmärkta". Dessa goda resultat uppnåddes med ett belopp på 205 504 euro. 74, som godkändes av kommissionen. Det bör dock noteras att detta belopp är betydligt lägre än det ursprungliga förhandlade EU-bidraget på 336 677 euro, och kommissionen vill understryka vikten av en korrekt kostnadsberäkning vid eventuella framtida förhandlingar.

89. Kommissionen avslutade sitt brev med att "djupt beklaga de olägenheter som orsakats" och bad rektorn" att vänligen acceptera dess ursäkter".

90. Klaganden lämnade inga synpunkter på kommissionens ovan beskrivna ståndpunkt som svar på ombudsmannens förslag till rekommendation.

Ombudsmannens bedömning efter förslaget till rekommendation

91. Ombudsmannen välkomnar kommissionens positiva reaktion på förslaget till rekommendation och anser att dess argument för att motivera att man avviker från förslaget till rekommendation genom att ersätta ” onödigt” med ” värdelöst” och när det gäller frasen ” användning av lägre EU-finansiering än vad som ursprungligen förutsågs” är rimliga.

92. Ombudsmannen uppskattar att kommissionen har skickat ett officiellt brev undertecknat av generaldirektören för GD Forskning och innovation till universitetets rektor. Denna skrivelse innehöll uppriktiga ursäkter för de administrativa missförhållanden som identifierats i ombudsmannens förslag till rekommendation och erkände klagandens positiva bidrag till projektet.

93. Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att kommissionen godtog den väsentliga delen av hans förslag till rekommendation.

B. Påstådda brister i onlinerapporteringssystemet SESAM

Argument som framförts till ombudsmannen

94. Klaganden hävdade att SESAM-systemet inte gör det möjligt för en tjänsteman med ansvar för ett projekt att göra några smärre ändringar i de rapporter som han eller hon får in. Han ansåg att denna (goda) praxis kringgicks av en namngiven kommissionstjänsteman som införde en ändring i rapporten om fördelningen av medel utanför SESAM-systemet (i Excel-beräkningsbladet) för att visa utbetalningen av 66 940,14 euro som den ”tredje förfinansieringen”. Tjänstemannen bad inte klaganden (som projektsamordnare) att införa sådana ändringar genom Sesam. Klaganden hävdade också att en annan ansvarig tjänsteman ett år efter det att han hade lämnat in rapport P3 skickade honom mallar att använda som inte fanns i SESAM. Detta visade enligt honom att det inte fanns några fasta standarder i SESAM. Hur systemet fungerade berodde på viljan hos de tjänstemän som råkade hantera bidraget (det fanns nio tjänstemän som hanterade projektet). Han hänvisade också till ett antal tekniska problem som han stötte på när han använde SESAM (lösenordet fungerade inte när han ville skicka rapport P1, den tjänsteman som då var ansvarig kunde inte återställa systemet och han hade också problem med att skicka rapport P3).

95. I sitt yttrande angav kommissionen att rapporteringsreglerna och det elektroniska rapporteringssystemet inrättades i början av sjätte ^{ramprogrammet} och att kommissionen genom direkta kontakter via e-post och under möten informerade alla samordnare om hur de skulle rapportera om projektet. Dessa regler förklarades också i de riktlinjer för rapportering som finns tillgängliga online (kommissionen tillhandahöll den relevanta länken). Kommissionen hävdade att systemet förbättrades under ramprogrammet för att göra det mer användarvänligt och för att undanröja så många brister som möjligt.

96. Det faktum att SESAM-systemet inte gör det möjligt för projektansvariga att införa mindre ändringar är motiverat eftersom det utgör en skyddsåtgärd för stödmottagarna. Alla ändringar måste göras av samordnarna för att undvika att kommissionens tjänstemän gör ändringar på eget initiativ eller för att undvika diskussion om vad som kan betraktas som en mindre ändring. Kommissionen anser att detta är god praxis.

97. Klagandens argument om bedömningen av rapporterna av projekthandläggarna själva är inte grundat eftersom det finns standardformulär för bedömning i SESAM och projekthandläggarna utbildas i hur man utvärderar projektens resultat och genomförande i enlighet med internt godkända regler och förfaranden.

Ombudsmannens bedömning

98. När det gäller klagandens argument att den namngivna tjänstemannen införde en relevant ändring utanför SESAM beklagade ombudsmannen att kommissionen inte tog ställning till detta påstådda faktum vare sig i sina skrivelser till klaganden eller i sitt yttrande. Med tanke på att det påstådda faktumet rör kommissionens beteende, för vilket det andra administrativa missförhållandet konstaterades, ansåg ombudsmannen dock inte att det var lämpligt att behandla detta argument separat.

99. När det gäller klagandens återstående argument ansåg ombudsmannen inte att klaganden har påvisat en allvarlig brist i systemet. Klaganden informerade t.ex. kommissionen den 10 juli 2007 om sina problem när han försökte lämna in rapport P3. Han kunde därefter lämna in denna rapport två dagar senare, den 12 juli 2007.

100. Ombudsmannen drog slutsatsen att inga ytterligare undersökningar är motiverade av det andra påståendet.

C. Slutsatser

På grundval av sina undersökningar av detta klagomål anser ombudsmannen att kommissionen, när det gäller klagandens första påstående, godtog huvuddelen av ombudsmannens förslag till rekommendation och därmed uppfyllde klagandens första påstående. Av de skäl som anförts i punkterna 77 och 78 ovan kan klagandens andra yrkande inte godtas. När det gäller klagandens andra påstående är inga ytterligare undersökningar motiverade.

Kommissionen och klaganden kommer att underrättas om detta beslut.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 23 november 2011

---

[1] MTKD-CT-2004-509834 Kunskapsöverföring.

[2] I artikel 6.1 b ii sista meningen i avtalet föreskrevs följande: ”Om mindre än 70 % av förhandsfinansieringen har använts i slutet av en rapporteringsperiod och trots kommissionens godkännande av de tillhörande rapporterna får , efterföljande mellanliggande förhandsfinansiering endast betalas ut om i) ett revisionsintyg tillhandahålls för den rapporteringsperioden eller ii) på grundval av en kompletterande periodisk förvaltningsrapport som avses i artikel II.7.2 b och som ska lämnas till kommissionen när ovannämnda utnyttjandegrad har uppnåtts.”

[3] I enlighet med artiklarna II.7.3 och II.22 i de allmänna avtalsvillkoren.

[4] I yttrandet uppgav kommissionen att den först hade informerat klaganden om betalningsföreläggandet den 9 juni 2009. I sina synpunkter uppgav klaganden att så inte var fallet. Det finns ingen kopia av ett sådant brev i akten.

[5] Citat från kommissionens skrivelse av den 28 juli 2009.

[6] Ombudsmannen förstår att kostnaderna för revisionen ingick i detta belopp. I slutrapporten begärde universitetet 68 793,77 euro.

[7] I detta avseende bör det noteras att det i artikel 11 i avtalet föreskrivs följande: ”Förstainstansrätten eller Europeiska gemenskapernas domstol, alltefter omständigheterna i det enskilda fallet, är ensam behörig att pröva tvister mellan gemenskapen och uppdragstagaren om giltigheten, tillämpningen eller tolkningen av detta avtal.”

[8] Innehållet i dessa skrivelser sammanfattas i punkterna 23, 25, 26, 28 och 29 ovan.

[9] Det bör noteras att kommissionen enligt artikel 6.1 e i avtalet skulle ha betalat ut den tredje förfinansieringen 90 dagar efter godkännandet av den korrigerade rapporten P3. Artikel 6.1 e i avtalet: ”Om det inte krävs några kommentarer, ändringar eller väsentliga korrigeringar av någon av verksamhetsrapporterna eller de ekonomiska redovisningarna för projektet eller om kommissionen godkänner rapporterna mer än 45 dagar efter mottagandet, ska kommissionen göra lämplig utbetalning inom 90 dagar efter mottagandet av verksamhetsrapporterna för projektet och tillhörande ekonomiska redovisningar. Om kommissionen begär väsentliga synpunkter, ändringar, ytterligare uppgifter eller justeringar inom denna period skjuts förseningen upp efter anmälan från kommissionen. Återstoden av betalningsfristen på 90 dagar börjar på nytt först efter det att uppdragstagaren har lämnat in de begärda uppgifterna.”

[10] Citatet är hämtat från FP6 Guide to Financial Issues (s. 82). Vägledningen finns på http://ec.europa.eu/research/fp6/model-contract/pdf/fp6-guide-financial-issues-feb05_en.pdf

[11] Se fotnot 8.

[12] Artikel II.1.16 i de allmänna villkoren i avtalet har följande lydelse: ”Förfinansiering: varje del av gemenskapens ekonomiska bidrag som betalas ut före inlämnandet av bevis på att arbete har utförts under en viss period av projektet, antingen för att tillhandahålla förskottsmedel så att arbetet med projektet kan inledas eller fortsätta med nästa fas.”

[13] Se fotnot 8.

[14] Kommissionen skickade ett e-postmeddelande till klaganden av den 5 september 2008 (bifogat klagomålet i bilaga 8) där kommissionens ekonomichef bad klaganden om ytterligare information om revisionsintyget: ”I. Revisionsintyg. Enligt kontraktstypen … är de två referensartiklar [i de allmänna avtalsvillkoren] som används inte korrekta … Vi skulle vilja få ett undertecknat uttalande från revisorn "D.P" där de bara bekräftar att de följer ovannämnda (korrekta) artikel med hänvisning till det revisionsintyg som redan tillhandahållits."

[15] Den enda minimala skillnaden gällde den fjärde perioden: de attesterade kostnaderna på 68 932,22 euro och slutrapporten för den perioden visade ett belopp på 68 793,77 euro (bilaga 12.1 till iakttagelserna). Fotnot 18 nedan (sista meningen) kan också jämföras med kommissionens uttalande som beskrivs i punkt 46 i detta förslag till rekommendation.

[16] På sidan 12 i revisionsintyget bekräftade revisorn (DP) i punkt I att projektet avslutades den 31 maj 2008 och att alla åtgärder som anges i avtalet hade genomförts. På sidan 11, i punkterna V.1, 4 respektive 5, intygade hon att universitetet mellan den 1 juni 2004 och den 31 maj 2008 i) erhöll 202 401, 46 euro av ”projektets medel”, ii) Universitetet använde 201 898,18 euro av projektets medel (exklusive kostnaden för revisionen). och iii) universitetet var tvunget att återbetala 999,24 euro till kommissionen (exklusive kostnaden för revisionen). I punkt V.7 på sidan 11 intygade hon dessutom att universitetet använde 9217,63 euro av sina egna medel till projektet. På sidan 10 redogjorde hon slutligen för projektkostnaderna från och med den 1 juni 2004 till och med den 31 maj 2008. Kostnaderna beskrevs i en tabell som visar kostnaderna för varje rapporteringsperiod P1-P4 separat ("Rozliczenie kosztow projektu za okres od 01.06.2004 do 31.05.2008 r.") Kostnaderna för projektet "bärs" av universitetet och attesteras av revisorn för period 1 uppgick till 47 110 euro. för period 2: 51 967,27 euro, för period 3: 32 450,87 euro och för period P4: 68 932,22 euro.

[17] Artikel 6.1 e i avtalet: ”Om det inte krävs några kommentarer, ändringar eller väsentliga korrigeringar av någon av verksamhetsrapporterna eller de ekonomiska redovisningarna för projektet eller om kommissionen godkänner rapporterna mer än 45 dagar efter mottagandet, ska kommissionen göra lämplig utbetalning inom 90 dagar efter mottagandet av verksamhetsrapporterna för projektet och tillhörande ekonomiska redovisningar. Om kommissionen begär väsentliga synpunkter, ändringar, ytterligare uppgifter eller justeringar inom denna period skjuts förseningen upp efter anmälan från kommissionen. Återstoden av betalningsfristen på 90 dagar börjar på nytt först efter det att uppdragstagaren har lämnat in de begärda uppgifterna.”

[18] Se kommissionens skrivelse av den 3 december 2007 till samordnarna för Marie Curie-gäststipendierna.

[19] Se fotnot 2.

[20] Artikel II.5.5 i de allmänna avtalsvillkoren och artikel 8 i avtalet.

[21] I sina synpunkter uppgav klaganden att det polska finansministeriet 2005 beviljade universitetet medel för samma forskning som omfattas av projektet (585 000 zloty).

[22] Se punkt 40 ovan.

[23] Ombudsmannen noterar med oro att kommissionen inte informerade honom i sitt yttrande om att universitetet redan hade återbetalat återbetalningskravet. Enligt klagandens synpunkter efterkom universitetet den 9 december 2009 betalningsföreläggandet och betalade tillbaka det utestående beloppet till kommissionen i två klumpsummor: 55 307,33 euro och därefter 9 025,49 euro.

[24] I enlighet med ombudsmannens praxis skickades endast den polska versionen av yttrandet till klaganden.

[25] Europaparlamentets beslut av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (94/262/EKSG, EG, Euratom), EGT L 113, 1994, s. 15.

[26] Kommissionen bifogade till sitt svar en kopia av sitt utkast till skrivelse till universitetets rektor.